Rapoarte i propuneri

Rapoartele i propunerile
Sunt documente de mare ntindere, pentru care se face cercetare i care sunt scrise i prezentate n stilul lucrrilor tiinifice tradiionale sau al manuscriselor pentru monografii; Rapoartele (reports) rezum informaiile despre un anumit subiect; Propunerile (proposals) prezint detaliat planul unei aciuni care va avea loc;

Organizarea rapoartelor i propunerilor

Rapoartele i propunerile pot s aib apte seciuni: scrisoare, paginile preliminare, sinopsis, partea principal, referinele, bibliografia i anexele;

Scrisoarea
Rapoartele i propunerile trebuie s fie nsoite de o scrisoare de prezentare (letter of documentation). n cazul n care exist numeroase anexe, trebuie s fie inclus i o scrisoare de transmitere (letter of transmital). Aceste scrisori sunt elemente premergtoare ale coninuturilor.

Scrisoarea de prezentare i de transmitere

scrisoarea de prezentare, numit i scrisoare explicativ (cover letter) este adresat persoanei care trebuie s citeasc raportul sau propunerea; prezint coninuturile i persoanele care s-au ocupat de cercetare, planificare, redactare i ilustrare, un rezumat al rezultatelor, recomandrilor, adresa de contact a semnatarului scrisorii; scrisoarea de transmitere asigur credibilitatea documentului respectiv; semnaleaz destinatarului ce s-a trimis i de ce i va conine lista coninutului, prezentnd n rezumat rezultatele i recomandrile;

Paginile preliminare
acestea sunt coperta/pagina de titlu, tabla de materii, lista cu tabelele, desenele i ilustraiile; aceste pagini sunt numerotate n general cu cifre romane mici (i, ii, iii etc.);

Sinopsisul
mai este cunoscut i sub numele de rezumat (abstract) sau rezumat de lucru (executive summary); se ntinde pe o pagin maximum dou i este o prezentare foarte succint a coninutului; scopul lui este s-i ofere cititorului o imagine clar a acestui document;

Partea principal
are trei seciuni principale: introducerea, cuprinsul i concluziile; introducerea trece n revist contextul problemei studiate, scopul studiului i metodele folosite, justific importana studiului, trece n revist problemele ntmpinate i arat cum au fost ele rezolvate; cuprinsul este construit n jurul unei ipoteze. Fiecare punct va fi probat de fapte; concluziile decurg n mod natural din rezultatele propunerii sau raportului. Din concluzii decurg recomandri. Ele trebuie formulate cu claritate;

Referinele
sursa fiecrei informaii trebuie citat corect utiliznd notele de subsol sau notele finale, indicaii bibliografice complete;

Bibliografia
ofer toate sursele de baz citate n note i cele consultate fr a fi citate, identificnd gama complet a lucrrilor consultate;

Anexele
cuprind schemele, tabelele, ilustraiile, hrile, copiile chestionarelor i alte materiale ilustrative care nu au putut fi incluse n partea principal; singurele materiale de acest tip care trebuie s apar n cuprins sunt tabelele i schemele simple; materialele complexe sunt prezentate n anexe; anexele posed un indicativ Anexa A, B etc.

Inteligibilitatea i aplicabilitatea
sunt factori care influeneaz prerea celor care citesc un raport sau o propunere; inteligibilitatea este asigurat de folosirea unui limbaj simplu ns cu suficiente cuvinte tehnice pentru a ctiga ncrederea cititorului; folosirea titlurilor, subtitlurilor, alineatelor a sublinierilor i a altor semnale vizuale pot mri nivelul inteligibilitii; aplicabilitatea. Propunerile sunt destinate s declaneze o aciune. Acest lucru se ntmpl dac textul este clar, de ncredere, justificat i relevant pentru situaia respectiv; aciunile recomandate trebuie s apar ca uor de ndeplinit;