Mediul de lucru Microsoft Access

1. Definirea componentelor principale ale SGBD Microsoft Access SGBD Microsoft Access 2003 (XP, 2000) asigur posibilitatea manipulrii datelor n conformitate cu cerinele utilizatorilor. Datele sunt stocate n mod organizat n baze de date. Baza de date permite localizarea rapid a unui anumit element, compararea statisticilor pe diverse perioade de timp, interogarea anumitor categorii de date i obinerea facil a rezultatelor tiprite. ! baz de date Microsoft Access reprezint o colecie de obiecte de tipul" tabele, formulare, interogri, rapoarte, pagini, macroinstruciuni i module. biectele Microsoft Access sunt percepute prin #ceea ce fac$%&'(, comportamentul lor masc)nd elemente de structur intern. *n momentul n care obiectul a fost creat, el poate fi utilizat i n alte aplicaii, compuse din obiecte care interacioneaz prin specificul comportamentului lor. *n acest caz, nu mai e+ist un program care manipuleaz datele, ci obiecte care i transmit reciproc date. ,venimentele care apar i sc-imbrile de stare pe care acestea le declan eaz determin o sc-imbare a metodologiei de concepere a sistemului. !abelele (!ables" sunt obiecte utilizate de .ccess pentru stocarea datelor. /rearea unei baze de date ncepe cu definirea tabelelor. 0iecare coloan a tabelului este denumit c#mp 1field), iar fiecare r)nd al tabelului constituie o $nregistrare 1record). *nregistrrile unui tabel respect aceea i structur de c)mpuri. 2a crearea unui tabel nou se solicit definirea c)mpurilor, atribuindu3se fiecruia o denumire unic i indic)ndu3i SGBD Access tipul de date corespunztor. 4lterior se pot aduga i alte c)mpuri, cu condiia reproiectrii eventualelor formulare i rapoarte care folosesc datele tabelului n structura anterioar acestei operaii. %nterogarile (&ueries" sunt obiecte .ccess ce reprezint ntrebri pe care utilizatorul le formuleaz n legtur cu numite informaii din baza de date. *n momentul n care utilizatorul porne te la construcia unei interogri, acesta trebuie s aib de5a o 'iziune de ansamblu asupra datelor pe care dore te s le regseasc, i anume" ce c)mpuri se vor utiliza, din care tabele se vor e+trage datele, ce criterii trebuie s ndeplineasc aceste date, n ce ordine vor fi ele sortate. /onstruirea unei interogri n SGBD .ccess reprezint un proces simplu i rapid de a ezare a tabelelor i a c)mpurilor necesare pe o gril de tipul 6B, 1 &uer( b( )*ample). 2imba5ul 6B, a fost lansat pe pia n anii 789 ai secolului :: de firma ;B<, care a dorit s pun la dispoziia utilizatorilor un produs performant de regsire a datelor ntr3 o baz de date. Succesul limba5ului 6B, a fost at)t de mare, nc)t acesta este prezent ntr3o form sau alta n aproape toate sistemele SGBD, inclusiv n <icrosoft .ccess. +ormularele (+orms" reprezint obiecte .ccess destinate introducerii datelor ntr3o baz de date 1c)nd formularul este asociat unui tabel), precum i vizualizrii datelor datelor din baza de date 1c)nd formularul este asociat unei interogri). .stfel, cu a5utorul formularelor se pot efectua c)teva operaii tipice n baza de date, i anume operaii de adugare, modificare sau de tergere a unor date din baza de date.
1

,apoartele 1,eports) reprezint un alt obiect al unei baze de date Microsoft Access, prin intermediul cruia utilizatorul are posibilitatea de a prezenta date selectate n rezumat, inclusiv n format pentru tiprire. =rin intermediul rapoartelor utilizatorul are un control complet asupra dimensiunilor i modului de prezentare a datelor de ie ire. De asemenea, rapoartele permit prezentarea unor informaii de sintez rezultate ca urmare a prelucrrilor e+ecutate n baza de date. >apoartele se difereniaz de formulare prin faptul c n timp ce formularul este proiectat pentru a avea un acces aleator la date, el baz)ndu3se pe un set dinamic al datelor, rapoartele nu modific niciodat datele din baza de date, parcurgerea nregistrrilor realiz)ndu3se n mod secvenial 1SGBD Microsoft Access utilizeaz pentru obinerea unui raport o copie a datelor prote5at la scriere). Paginile (Pages" sunt obiecte .ccess ce asigur accesarea bazelor de date din ;nternet prin intermediul navigatoarelor 1bro-ser3elor) ?eb. .ceste obiecte sunt necesare ca urmare a prelucrrii integrate a datelor care circul n ;nternet sub forma unei aplicaii globale a datelor, inclusiv pentru funcia de parta.are a datelor. Macroinstruciunile sau macro/urile (Macros" reprezint obiecte Access care definesc ansamble de comenzi pe care sistemul <icrosoft .ccess le e+ecut automat la apariia unor evenimente. Macro3urile pot fi ata ate unui formular, raport sau control n scopul automatizrii unor operaii de rutin 1desc-idere sau nc-idere de formulare, imprimarea unor rapoarte, filtrarea, verificarea sau validarea unor date etc.). Modulele (Modules" sunt obiecte .ccess ce sunt create n limba5ul @isual Basic pentru aplicaii, @B. 10isual Basic for Applications), destinate e+tinderii posibilitilor funcionale ale unei baze de date. '. Deschiderea i nchiderea unei baze de date n Microsoft Access Desc-iderea sesiunii de lucru <icrsoft .cces se realizeaz, de regul, prin succesiunea de opiuni 1tart All Programs Microsoft ffice Microsoft Access 20032 ! alternativ pentru aceast variant este acionarea, prin dublu clicA, a pictogramei

aferente aplicaiei de pe suprafaa de lucru 1desAtop) 3

0ig. 1. Deschiderea sesiunii de lucru Microsoft Access /a urmare a acestei comenzi, se des-ide fereastra aplicaiei, care are aspectul din figura '.

Linia de titlu Linia de meniuri Bara de instrumente standard i specifice bazelor de date Bara de stare

Panoul de lucru

0ig. '. Fereastra Microsoft Access 2a desc-iderea aplicaiei, fereastra <icrosoft .ccess are urmtoarele componente" 1. linia de titlu afi eaz numele aplicaiei desc-ise 1<icrosoft .ccess) i numele bazei de date n lucru 1n cazul nostru, deocamdat nu este desc-is nici o baz de date)B '. linia de meniuri conine operaiunile 1comenzile) posibile n <icrosoft .ccessB
3

C. bara de instrumente conine butoane pentru accesarea rapid a celor mai utilizate comenzi din meniuB &. bara de stare afi eaz informaii despre elementele selectate sau despre aciunile pe care le efectueaz utilizatorul la un moment datB D. panoul de lucru (tas3 pane" afi eaz diferite opiuni care au legtur cu activitatea curent. 2a lansarea programului, panoul de lucru se nume te 4e- +ile i are ca opiuni realizarea de diverse tipuri de fi iere 1baz de date, poiect). !piunile apar sub forma unor -EperlinA3uri. =utem comuta ntre diferite panouri de lucru cu a5utorul listei ascunse din partea de sus a panoului. De e+emplu, n cele ce urmeaz, vom desc-ide panoul de lucru 5etting started2 .cesta conine o legtur ctre o pagin ?eb cu informaii despre pac-etul <icrosoft !ffice, un motor de cutare de informaii, ca i dou butoane pentru desc-iderea unui fi ier e+istent i respectiv crearea unui nou fi ier.

De aici se poate comuta ntre panouri Lista ascuns pentru comutarea ntre panouri

0ig. C. Comutarea ntre dou panouri de lucru =anoul de lucru poate fi dezactivat i reactivat din meniul 0ie-, opiunea !as3 Pane sau cu combinaia de taste 6trl 7 +82 =entru a ne familiariza cu mediul de lucru <icrosoft .ccess, vom desc-ide baza de date Bdstudenti. Baza de date se afl pe portal, n seciunea Anul % %nstrumente soft-are pentru afaceri. *nainte de a o desc-ide, v rugm s o salvai pe partiia dvs. de disc 1F"). Desc-iderea bazei de date se poate face n urmtoarele moduri" cu opiunea pen din panoul 5etting started222 i specificarea cii fi ieruluiB cu opiunea +ile pen din meniul aplicaiei <icrosoft .ccesB prin selectarea butonului pen de pe bara de instrumente standardB

prin dublu clicA pe pictograma , de pe discul dvs. /a urmare a desc-iderii bazei de date, fereastra <icrosoft .ccess va avea aspectul din figura &. Se observ apariia unei noi ferestre, specifice bazei de date.
4

Fereastra bazei de date

0ig. &. Aspectul ferestrei Microsoft Access dup deschiderea bazei de date BDStudenti 0ereastra 9atabase are urmtoarele componente" linia de titlu 1conine numele bazei de date desc-ise)B bara de instrumente specifice bazei de date, care conine butoanele" o o o o o o o 3 permite vizualizarea datelor obiectului selectatB 3 permite modificarea obiectului selectatB 3 permite crearea unui nou obiect al bazei de dateB 3 pentru tergerea unui nou obiect al bazei de dateB 3 permite vizualizarea pictogramelor obiectelor bazei de date la o dimensiune mai mareB 3 permite vizualizarea pictogramelor obiectelor bazei de date la o dimensiune mai micB

3 permite vizualizarea pictogramelor obiectelor bazei de date sub forma unei listeB o 3 permite vizualizarea detaliat a informaiilor despre obiectele bazei de date 1denumirea, data la care au fost create sau modificate obiectele i tipul lor)B bara de obiecte ( b.ects", pe care o vom detalia ulteriorB un spaiu de 'izualizare a obiectelor din categoria selectat pe bara de obiecte.

Linia de titlu

!ate"orii de obiecte ale bazei de date

Bara de instrument e specifice bazei de date #izualizarea obiectelor din cate"oria selectat $n cazul nostru% Tables &tabele ale bazei de date'

0ig. D. Componentele ferestrei Database SGBD Microsoft Access poate fi pornit din meniul 1tart sau din zona de lucru. 2a pornirea SGBD Access 2003, panoul de lucru 5etting 1tarted este disponibil n partea din dreapta ecranului 10ig.G). Din meniul 0izualizare (0ie-" se e+ecut clic pe opiunea !as3 Pane de unde se alege panoul de lucru dorit cu clic pe sgeata de list de pe bara de titlu a panoului respectiv. /omutarea ntre panourile de lucru se efectueaz cu clic pe butoanele :napoi (Bac3" i :nainte (+or-ard"2 *nc-iderea unui panou de lucru se efectueaz prin intermediul butonului :nc;idere (6lose"2

0ig..G. anoul de lucru al SGBD Microsoft Access 2003 /aseta 1earc; for< serve te pentru cutarea unui nume sau a unei locaii de fi ier. De asemenea, 1earc; for< poate fi util pentru cutarea unei proprieti ntr3o baz de date sau a unui anumit ir de caractere. 9esc;iderea unei baze de date e*istente se e+ecut din panoul de lucru 5etting 1tarted, cu opiunea pen din meniul +ile sau cu butonul !pen de pe bara cu instrumente, urmat de numele bazei de date. /rearea unui nou fi ier se face cu opiunea !as3 Pane 1fig.G). =entru o baz de date nou se alege opiunea Blan3 database< din meniul 4e- 10ig.8).

0ig. 8. Ale!erea op"iunii de creare a unei baze de date noi 9esc;iderea unei baze de date e+istente sau noi presupune lucrul cu fereastra 9atabase 1baz de date) care afi eaz obiectele care formeaz baza de date. 0ereastra 9atabase pune la dispoziie utilizatorului o metod simpl de gestionare a obiectelor care compun baza de date. /ele trei butoane 1butonul pen, butonul 9esign, butonul 4e-), afi ate n partea de sus a ferestrei 9atabase, sunt utilizate pentru crearea, modificarea i respectiv afi area obiectului curent. !biectele create vor fi afi ate n lista cu obiecte situat n mi5locul ferestrei 9atabase. *n interiorul acestei liste se mai afl trei opiuni rapide de creare a obiectelor. !biectele gestionate cu SGBD Microsoft Access, mpreun cu elementele de control care le sunt asociate, conin proprieti i declan eaz apariia unor tipuri de e'enimente. =entru modificarea proprietilor unui obiect, se selecteaz din partea st)ng a ferestrei 9atabase etic-eta corespunztoare tipului de obiect. .ceast operaie are ca efect afi area n ordine alfabetic 1n lista cu obiecte) a tuturor obiectelor de acela i tip. Se e+ecut un clic cu butonul din partea dreapt a mouse3ului pe obiectul a crui proprietate se dore te a se modifica, iar din meniul rapid care apare se pot efectua urmtoarele" H desc-iderea obiectului respectiv pentru a consulta datele coninute n elB
(

H desc-iderea obiectului n modul 9esign pentru a efectua modificri de structurB H salvarea obiectului respectiv sub un alt numeB H vizualizarea coninutului obiectului nainte de a3l trimite pentru tiprireB H realizarea unei copii a coninutului obiectului la imprimantB H tergerea din baza de date a obiectului, sau redenumirea acestui obiectB H realizarea unui duplicat al obiectului curent prin copierea n clipboard 1memorie tampon sau temporar) i apoi recopierea din aceast memorie tampon. .ceast comand este necesar atunci c)nd este nevoie de un tabel similar cu unul de5a creat. SGBD .ccess cere confirmarea copierii tabelului cu toate datele pe care le conine, sau numai a structurii acestui tabelB H copierea unui tabel sau a unui obiect de tip interogare n clipboard i apoi recopierea acestuia n programe ca )*cel i =ordB se determin astfel copierea datelor .ccess n programele respective. Butonul pen 1desc-ide), sau alegerea opiunii pen din meniul rapid, are ca efect o afi are a obiectului selectat pentru o utilizare normal. Butonul 9esign 1proiectare), sau alegerea opiunii 9esign din meniul rapid, asigur ca obiectul selectat s fie desc-is n modul de afi are 9esign n vederea efecturii modificrilor necesare tipului de aplicaie dorit de utilizator. Butonul 4e- 1nou) asigur crearea unui obiect nou, de tipul selectat anterior. *n timpul lucrului cu 15B9 Microsoft Access se pot obine informaii de a5utor prin intermediul meniului Ielp de pe bara cu instrumente. =rin introducerea unui sau mai multor cuvinte3c-eie n caseta Searc- forJ se obin e+plicaii detaliate referitoare la subiectul dorit. C. Tabelul C.1. Crearea unui tabel !abelul (!able) este un obiect specific SGBD Microsoft Access pentru stocarea datelor. /rearea unei baze de date 1structurile de date specifice acesteia) ncepe cu definirea tabelelor. .ceast definire nseamn, de fapt, stabilirea structurii tabelului. 0iecare coloan a tabelului este denumit c#mp 1field), iar fiecare r)nd al tabelului constituie o $nregistrare 1record). *nregistrrile unui tabel respect structura de c)mpuri a tabelului. 2a crearea unui tabel nou se solicit definirea c)mpurilor, atribuindu3se fiecruia o denumire unic i indic)ndu3i SGBD Microsoft Access tipul de date corespunztor. 4lterior, se pot aduga i alte c)mpuri, cu condiia reproiectrii eventualelor formulare i rapoarte care folosesc datele tabelului n structura anterioar acestei operaii. =entru crearea unui tabel, se poate utiliza una dintre urmtoarele trei metode" K 6reate table in 9esign 0ie- 1crearea tabelului cu a5utorul ferestrei de proiectare)B K 6reate table b( using -izard 1crearea tabelului prin folosirea g-idului)B K 6reate table b( entering data. 1crearea tabelului prin introducerea datelor). /rearea tabelelor prin alegerea opiunii 6reate table b( using -izard 1program #vr5itor$ dedicat tabelelor) asigur asistarea pe ntregul parcurs de construcie a unui tabel,
)

definind prin intermediul unui dialog cu utilizatorul numele i tipul de c)mpuri care definesc tabelul. ! alt modalitate de a crea un tabel o constituie e+ecutarea unui clic de mouse pe butonul 4e- i alegerea, din fereastra de dialog 4e- !able, a uneia dintre cele cinci opiuni disponibile 1fig.L)" 1. 9atas;eet 0ie- H permite crearea unui tabel n modul 9atas;eet 1foaie de date), av)nd 19 c)mpuri 1coloane) i '1 de nregistrri 1r)nduri) libere, pregtit pentru completare.

0ig. L. Fereastra New Table '. 9esign 0ie- H permite crearea unui tabel n modul 9esign 1proiectare). C. !able =izard H permite crearea de tabele cu a5utorul magicienilor bazei de date. &. %mport !able H aceast facilitate import tabele i obiecte aflate n alte baze de date. D. >in3 !able H creeaz tabele n baza de date curent care sunt legate cu alte tabele din baze de date e+terne. 6rearea tabelelor cu a.utorul opiunii 9esign 0ie- presupune parcurgerea a trei pa i pentru definirea unui c)mp n structura unui tabel" stabilirea numelui c)mpului, stabilirea tipului de dat asociat acelui c)mp i stabilirea proprietilor acestuia. /)nd se alege aceast modalitate de construcie a unui tabel, pe ecranul monitorului este afi at fereastra de dialog !able 1fig.M).

0ig.19. Fereastra de dialo! Table

*

0ereastra de dialog !able este format din dou zone" zona aflat n partea de sus a ferestrei 1zon folosit pentru declararea c)mpurilor), alctuit dintr3un tabel format din trei coloane, i o a doua zon aflat n partea de 5os a ferestrei, zon n care se stabilesc proprietile c)mpului. Fona de declarare a c)mpurilor este format dintr3un tabel compus din trei coloane" K /oloana +ield 4ame H n aceast coloan se declar numele c#mpurilor. 15B9 Microsoft Access permite folosirea unor nume de c)mpuri de ma+im G& de caractere, inclusiv spaiile. *n construcia numelui unui c)mp se pot folosi litere mari i mici, av)ndu3se n vedere ca aceste nume s nu prezinte aceea i denumire cu numele utilizate ca proprieti de SGBD Microsoft Access. K /oloana 9ata !(pe H indic ce tip de date vor fi memorate n acel c)mp i c)t memorie se va aloca pentru acel c)mp. K /oloana 9escription 19escriere) H n aceast coloan se poate scrie de ctre utilizator un te+t e+plicativ cu scopul de a detalia destinaia c)mpului. !ipurile de date asociate c#mpurilor definesc tipurile de c#mpuri ?i sunt urmtoarele" 1. !e*t 4n c)mp te+t are, implicit, D9 de caractere, dar se poate opta pentru orice lungime cuprins ntre 1 i 'DD. '. Memo /)mpurile memo constau numai din te+t i au ma+im 'DD de caractere, n acestea put)nd fi incluse i secvenele de salt la nceput de r)ndNsalt la r)nd nou. .ceste c)mpuri sunt utilizate pentru a scrie comentarii. C. 4umr (4umber" Oipul 4umber include mai multe subtipuri de date, care difer prin modul de stocare i viteza de rspuns, i anume" K subtipul B(te (octet" care accept numai valori ntregi pozitive 1fr semn)cuprinse ntre 9 i 'DDB K subtipul %nteger ($ntreg" acoper domeniul numerelor ntregi de la HC'8GL la PC'8GLB K subtipul >ong %nteger ($ntreg lung" acoper domeniul numerelor ntregi dincolo de limitele Q '.999.999.999B K subtipul 1ingle 1numere reale reprezentate n virgul mobil simpl precizie) acoper domeniul numerelor fracionare cu ma+im apte cifre semnificativeB K subtipul 9ouble 1numere reale reprezentate n virgul mobil dubl precizie) acoper domeniul numerelor fracionare cu ma+im 1& cifre semnificativeB K subtipul ,eplication%9 1identificator duplicare sau identificator multiplicare)B aceast valoare este reprezentat pe 1G octei i a fost creat cu scopul de a asigura un identificator unic global pentru bazele de date n care trebuie realizate sincronizrile unui mare volum de date suplimentare. &. 9at calendaristic@or (9ate@!ime" 15B9 Microsoft Access stoc-eaz intern datele calendaristice sub forma unor numere n virgul mobil pe L octei, ora fiind reprezentat ca o fraciune dintr3o zi. Sistemul introduce automat data curent prin proprietatea 9efault 0alue
1+

1valoare implicit) a c)mpului A 9ate("2 Se poate folosi opiunea A 4o-(" pentru a stoca ora i data. =roprietatea +ormat trebuie s fie stabilit pentru toate c)mpurile dat calendaristicNor 1dateNtime). D. !ipul 'alut (6urrenc(" Oipul 6urrenc( acoper valorile n 4SD, cu 1D cifre la partea ntreag, iar la partea zecimal p)n la sutimi de cent. Din punct de vedere al reprezentrii interne, tipul valut este un numr n virgul fi+. G. 4umr cu incrementare automat (Auto4umber" Datele de acest tip au proprietatea c sunt incrementate automat 1Auto4umber) i pot primi valori ntregi lungi secveniale. Oipul este numit /ounter 1numrtor). 8. !ipul 9a@4u (Bes@4o" Datele de acest tip sunt booleene. /a urmare, primesc valorile !rue@+alse 1ade'rat@fals) i sunt afi ate ntr3una din formele !rue@+alse, respectiv n@ ff. L. biect >) Oipul de c)mp !2, 1 b.ect >in3ing and )mbedding) este destinat pstrrii datelor provenite de la alte programe care s3au nregistrat ca servere !2, n ?indoRs. .ceasta permite bazei de date s stoc-eze documente create de programe de prelucrare a te+telor, seturi de foi de calcul, sunete, videoclipuri .a. Cona $n care se stabilesc proprietile c#mpurilor este format din urmtoarele opiuni" 1. =roprietatea +ield 1ize 1dimensiunea c)mpului) depinde de tipul c)mpului 1Oe+t, Sumber i .utonumber). .ceast proprietate stabile te dimensiunea ma+im a datelor care pot fi stocate n tipul de c)mp respectiv. '. =roprietatea +ormat !piunea stabilit pentru aceast proprietate afecteaz modul n care SGBD <icrosoft .ccess afi eaz datele. /oninutul irului de formatare poate fi un format predefinit, cum ar fi" 6urrenc(, Percent 1procent) sau 1;ort 9ata 1dat calendaristic n format scurt). *n cazul datelor numerice, irul poate conine informaii despre modul de afi are a valorilor pozitive, negative sau nule. ,+emple" 3 TU,UU9.99 3 afi eaz numere pozitive n format valutB 3 1TU,U99)%>ed( H afi eaz numerele negative cu ro uB 3 V V H valorile nule sunt suprimateB 3 VDn3no-nE%5reen( 3 cuv)ntul Vun3no-n$ scris n verde indic o valoare nul. C. =roprietatea %nput Mas3 (masca de intrare" =rin intermediul acestei proprieti este controlat introducerea datelor n cadrul c)mpului. <asca de intrare determin, pentru fiecare caracter al c)mpului, dac este opional sau necesar, precum i tipul de caracter acceptat 1numeric, alfabetic, alfanumeric sau orice tip de caracter). De e+emplu, masca de intrare UMM9,999.9MMM impune introducerea unui numr cu valoarea absolut mai mare dec)t 1999 i mai mic dec)t 1.999.999. ,ste nevoie de cel puin o zecimal, iar caracterul U permite introducerea caracterelor negative. <asca de intrare Pass-ord determin afi area tuturor caracterelor dintrun c)mp cu asteriscuri. &. =roprietatea 6aption @aloarea proprietii 6aption (titlu" este utilizat pentru a afi a titlurile numelor de c)mp n modul de afi are 9atas;eet. Dac proprietatea 6aption este necompletat, titlul este stabilit de numele c)mpului.
11

D2=roprietile 0alidation ,ule@0alidation !e*t =roprietatea 0alidation ,ule 1regula de validare) se utilizeaz pentru defini anumite cerine pe care trebuie s le ndeplineasc datele introduse ntr3un c)mp din baza de date. *n cazul n care datele introduse nu respect setarea 0alidation ,ule se utilizeaz proprietatea 0alidation !e*t 1te+t de validare) pentru a specifica un mesa5 de avertizare. Setarea propriettii 0alidation ,ule are scopul de a reduce numrul de erori care pot apare n momentul introducerii datelor de ctre utilizator. G.Proprietatea ,eFuired =roprietatea ,eFuired 1necesar) se utilizeaz n momentul n care se dore te introducerea n c)mpul respectiv a unei valori n mod e+pres, deci valoarea c)mpului respectiv nu poate fi S422 1vid). 8. =roprietatea %nde*ed ;ndec ii asigur mecanismul de regsire rapid a datelor. 4n c)mp se inde+eaz n urmtoarele condiii" H c)mpul cuprinde valori cu gam larg de variaieB H c)mpul va fi folosit n mod semnificativ n criteriile de selecie sau sortare. ;nde+ul c;eie primar (Primar( Ge(" prevede c)te un pointer 1indicator) unic spre fiecare nregistrare i reprezint ordinea de afi are prestabilit pentru tabele. /elelalte c)mpuri pot fi inde+ate cu opiunea 4o 9uplicates (fr duplicate", respectiv 9uplicates G 1sunt permise duplicatele). 4n inde+ desemnat cu opiunea 9uplicates G nu va prezenta acelea i performane ca un inde+ unic. ,+ist i posibilitatea crerii de indec i pe baza mai multor c)mpuri, utiliz)nd fereastra %nde*es 1din meniul 0ie-). .tunci c)nd utilizatorul a stabilit denumirea c)mpurilor, tipul de dat ce poate fi acceptat n acel c)mp precum i proprietile aferente c)mpurilor respective, se nc-ide fereastra de dialog !able2 Dup aceasta, SGBD .ccess afi eaz fereastra de dialog 1a'e n interiorul creia utilizatorul denume te tabelul creat. <etoda de creare a tabelelor cu a.utorul opiunii !able =izard reprezint cea mai rapid metod de creare a unui tabel. .legerea opiunii !able =izard din fereastra 4e- !able are ca rezultat afi area pe ecranul monitorului a ferestrei de dialog !able =izard. .ceast fereastr, prezentat n figura 19, este compus din" K un grup de dou opiuni Business i Personal, care ofer posibilitatea de a alege categoria de tabele doriteB K o list 1ample !ables, care conine e+emple de tabele corespunztoare opiunii aleseB K o list 1ample +ields, care conine e+emple de c)mpuri corespunztoare tipului de tabel alesB K patru butoane pentru activarea c)mpurilor 1este posibil ca n tabelul final s se transfere toate c)mpurile disponibile din lista 1ample +ields sau s se transfere numai c)mpurile necesare, unu c)te unu)B K o caset +ields in m( ne- table, care se vizualizeaz numele c)mpurilor selectate de utilizatorB K un buton ,ename +ield cu a5utorul cruia utilizatorul poate modifica denumirea c)mpului.

12

Fi", 1+, Fereastra Table Wizard pentru crearea tabelelor cu a#utorul !hidului Dup ce utilizatorul a ales tipul de tabel i c)mpurile care vor face parte din tabelul respectiv, acesta poate s treac mai departe e+ecut)nd un clic cu pointerul de la mouse pe butonul 4e*t pentru a stabili numele tabelului i c;eia primar, sau poate s e+ecute un clic pe butonul +inis; pentru a lsa 15B9 Microsoft Access s stabileasc singur numele tabelului i c-eia primar. Modul de lucru cu $nregistrrile 2a desc-iderea unui tabel, pe ecran apar informaii similare cu cele prezente ntr3o foaie de calcul. .cest mod de prezentare n SGBD Microsoft Access este denumit 9atas;eet 1foaie de calcul). Denumirea c)mpurilor apare deasupra fiecrei coloane. =entru a selecta toat coloana se e+ecut clic pe numele unui c)mp. 0iecare nregistrare are un buton denumit ,ecord 1elector 1selectorul nregistrrii), dispus n st)nga sa. *nregistrarea selectat n mod curent este marcat cu un triung-i n acest buton. 4ltimul r)nd al unei foi de gard este un r)nd liber, el fiind marcat cu un asterisc n butonul ,ecord 1elector. .cest r)nd este necesar n cazul n care se adaug n tabel o nregistrare nou.=entru a edita datele dintr3o celul este suficient un clic pe celula respectiv, dup care se pot introduce date de la tastatur. .spectul butonului de selectare se va sc-imba de la marca5ul triung-i la marca5ul stilou, pentru a evidenia faptul c modificrile realizate n cursul editrii nu au fost salvate. /)nd apare simbolul 9, nseamn c n regimul de lucru multiutilizator o procedur sau un utilizator a blocat nregistrarea, nepermi)nd editarea ei 1fig.11).

13

0ig.11. $izualizarea datelor din tabelul Materiale /)nd se nc-ide foaia de date sau se trece la o alt nregistrare, modificrile fcute asupra unei nregistrri sunt automat salvate. *n cazul n care se dore te salvarea unei nregistrri imediat dup ce a fost modificat 1fr a trece automat la o alta), se tasteaz concomitent SI;0OP,SO,> sau se selecteaz opiunea 1a'e ,ecord din meniul ,ecords 1nregistrri).Dac un tabel are mai multe nregistrri, butoanele de navigare printre acestea 1,ecord 4a'igation) aflate la captul din st)nga al barei de derulare orizontale sunt foarte utile i ele sunt urmtoarele" 3 +irst ,ecord 1prima nregistrare)B 3 Pre'ious ,ecord 1nregistrarea anterioar)B 3 4e*t ,ecord 1nregistrarea urmtoare)B 3 >ast ,ecord 1ultima nregistrare)B 3 4e- ,ecord 1nregistrare nou). *ntre aceste butoane, 15B9 Microsoft Access afi eaz numrul nregistrrii curente, care reflect doar ordinea curent de afi are, neput)nd fi utilizat pentru identificarea unei anumite nregistrri, ntruc)t se sc-imb atunci c)nd nregistrrile sunt adugate, terse, filtrate sau sortate.

14