Sunteți pe pagina 1din 10

1

DESCRIEREA SISTEMULUI LOGISTIC AL UNEI FIRME



1. INTRODUCERE

S.C.X-Com S.R.L are sediul in ...., punctul de lucrul este la adresa ...
Este inregistrata la Registrul Comertului ... cu numarul ..., cod unic de inregistrare
si cu un capital subscris si varsat de 10.510 RON.
Societatea comerciala X-Com S.R.L are capital integral romanesc si este
organizata si functioneaza in conformitate cu statutul propriu avand ca obiectiv clar de
activitate:
- comertul in sistem en-gross
- comertul in sistem en-detail
Societatea a luat fiinta in anul 1994 din dorinta fondatorilor ... de a demara o
afacere pe cont propriu. Aceasta afacere s-a dezvoltat intr-un ritm constant pornind de
la un chiosc in piata agro-alimentara ..., continuand cu deschiderea unor magazine si a
unui depozit en-gross de desfacerea produselor alimentare si nealimentare. In 2003 a
fost amenajat un supermarket pe o artera importanta a municipiului. O data cu aceste
investitii imobiliare, societatea a investit constant in mijloace de transport si o serie de
alte active marindu-si in acelasi timp numarul de angajati de la 2 in anul infiintarii, la
aproape 100 in prezent.
Depozitul de produse alimentare si nealimentare este folosit atat pentru nevoi
proprii (aprovizionarea propriilor magazine si supermarketuri de pe raza municipiului
...) cat si pentru distributia lor spre alte firme care comercializeaza produse alimentare si
nealimentare, si spre persoanele fizice interesate care achizitioneaza produsele direct de
la sediul depozitului.
Marfurile oferite sunt reprezentate de autovehicule, piese si accesorii pentru
autovehicule, produse agricole si animale vii, produse textile, materiale lemnoase,
produsele de papetarie si materiale de birou, produse alimentare, produse zaharoase,
produse de panificatie si patiserie, bauturi si tutun, produse cosmetice, aparate electrice
si de uz gospodaresc, produse din ceramica, sticlarie, tapete si produse de intretinere,
echipamente si furnituri de fierarie, iposerie, si incalzire, iar aria teritoriala vizata este
reprezentata de judetele Suceava, Neamt, Iasi, Botosani, Vaslui.
In prezent, data fiind activitatea desfasurata de S.C. X-Com S.R.L gradul de
implicare al acesteia in activitati logistice este destul de ridicat, firma desfasurand
activitati de aprovizionare, desfacere si livrare.
Efectuarea comenzilor catre furnizori si preluarea acestora de la clienti se
realizeaza prin fax sau prin posta.
2

Desi gestiunea stocurilor este tinuta pe calculator, firma nu detine momentan un
site oficial prin care sa-si faca cunoscuta activitatea, produsele sale nefiind vandute prin
internet, ci doar prin intermediul comenzilor postale sau a celor prin fax, dar si prin
interactiunea directa cu clientii.

2. LOGISTICA DE APROVIZIONARE
Responsabilul departamentului de achizitii este d-na ..., care indeplineste si
functia de director comercial.


Aceasta are mai multe responsabilitati printre care:
- relatii cu furnizorii si cu clientii
- aprovizionarea zilnica cu materialele
- supravegherea personalului responsabil cu executarea comenzilor clientilor.

S.C. X-Com S.R.L are un numar mare de parteneri de afaceri, furnizori respectiv
clienti, selectati pe baza unor criterii foarte stricte punandu-se accent in primul rand pe:
o calitatea produselor;
o politica de preturi;
o conditii de furnizare;
o prestigiul si seriozitatea firmei

Aprovizionarea se face de la furnizori pe baza de factura inregistrata in
contabilitate ca nota de receptie. Inregistrarea se face pe contul de marfuri pe fiecare
furnizor in parte si pe fiecare produs, precum si pe magazii.

3

Exista doua tipuri de relatii cu furnizorii:
Cei cu care se intretin relatii de afaceri de mai mult timp, exista relatii bazate pe
incredere;
Furnizorii noi - se incheie contracte.
In functie de necesitatile societatii, furnizorii pot fi impartiti pe categorii precum:
- furnizori de marfuri: produse alimentare (S.C. Adicost S.R.L SV, S.C.Griro Com S.R.L SV,
S.C. T.G.I.E. S.R.L Oradea), bauturi alcoolice (S.C. Bermas S.A. SV, S.C.Vinalcool S.R.L. SV),
produse industriale (S.C. Interbrands S.R.L. SV, S.C. Aquila S.R.L. Ploiesti, S.C. Ro Team
Piatra Neamt, S.C. EEPLTD Bucuresti);
- furnizori de materiale consumabile, produse de schimb
- obiecte de inventar (S.C. Assist S.R.L SV - echipamente hard si soft, S.C. SedcomLibris
S.A., S.C. Brax S.R.L. SV - materiale consumabile);
- furnizori de combustibili (SNP Petrom, S.C. Benzinaria Negru S.R.L Scheia);
- furnizori prestatori de servicii (S.C. Electrica S.A. SV, Romtelecom S.A SV, S.C. Goscom
S.A. Falticeni, S.C. Nada Florilor Falticeni).



Furnizorii societatii sunt atat societati cu capital privat cat si cu capital de stat.
Intre firma si furnizori exista o permanenta legatura, informandu-i asupra problemelor
aparute si asupra noilor materiale. Are loc vehicularea tuturor informatiilor
necesare procesului de distributie, atat pe ruta producator - intermediari -
consumatori, cat si pe circuitul invers.
Facturile de la furnizori se trec in Jurnalul de Cumparari pe baza caruia se
determina TVA-ul (442.6), care se va centraliza in declaratia de T.V.A impreuna cu
celelalte cumparari pentru nevoile firmei sau de mijloacele fixe ori utilitati. Acest
registru de cumparari se prezinta organelor de control in momentul in verificarii T.V.A.
ului de catre Administratia Financiara.


4

3. LOGISTICA DE DEPOZITARE (Warehousing)
Activitatea firmei este structurata in diverse departamente si birouri:
- birou desfacere comercial;
- birou aprovizionare-transport;
- birou administrativ;
- birou personal-salarizare;
- birou juridic;
- serviciu contabil, financiar;
- magazine;
- depozit en-gross;
- etc.
Responsabil pentru logistica de depozitare este doamna G. Marinela. Acesta
primeste produsele alimentare si nealimentare si urmareste traseul pe care acestea le
parcurg pana la intrarea in posesie de catre consumatorul final. Multe din aceste
produse ajung in posesia consumatorului final, fie prin achizitionarea directa de la sediul
depozitului en-gross, fie prin intermediul magazinelor de vanzare cu amanuntul. Se tine
legatura cu departamentul comercial pentru a se asigura necesarul de materiale si a nu
exista goluri.
Spatiile de depozitare se prezinta sub forma unor hale situate pe str. Dimitrie
Leonida nr. 3. Halele sunt situate in spatele fabricii de paine MOPAN S.A. Depozitul de
marfuri este o structura noua, construita din fibrociment ecologic.

Spatiul interior este de circa 560 mp si transferul marfurilor se face cu elevatorul
de 1 tona sau cu transpaleta. Atunci cand este posibil, marfa din interiorul depozitului
este paletizata si, intotdeauna catalogata si inregistrata.

5

In interiorul acestor hale sunt amenajate birouri administrative, depozite,
camere frigorifice, o camera si o baie exterioara cu dus pentru angajati, o parcare de cca.
1500 mp pentru camioane, o zona acoperita pentru stocarea marfurilor (cu suprafata de
circa 100 mp.) si un depozit acoperit de circa 900 mp., in interiorul caruia se gaseste si
zona frigorifica. Aceasta este formata dintr-o antecamera pentru descarcarea marfii la
temperatura controlata, cu capacitatea de refrigerare de -7 grade C. si doua camere
frigorifice cu capacitatea de refrigerare de -25 grade C.




Antecamera la temperatura de refrigerare are o suprafata utila de 150 mp, unde
pot sa fie stocati circa 25 de paleti cu produse alimentare refrigerate. Fiecare camera
frigorifica de joasa temperatura are o capacitate de stocare de circa 200 de paleti cu
inaltimea maxima de 2,5 m.
Controlul si gestiunea sanitara a partidelor intrate, inmagazinate sau in iesire
din depozitul frigorific, se face conform Planului de sistem de autocontrol pentru
supravegherea igienica HACCP (Directivele nr. 93/43/C.E.E. si nr. 96/3/C.E.).
Pentru a garanta corecta pastrare a produselor, in afara sistemelor obligatorii de
detectare a temperaturilor din interiorul camerelor frigorifice prevazute de legislatia
actuala, este activ un sistem de alarma telefonica GSM autoalimentat, conectat la mai
multi destinatari (proprietar, frigotehnist care intra in functiune in cazul lipsei
curentului electric.
6

In afara de acestea, mai exista un software care semnalizeaza eventuala crestere
a temperaturii in interiorul camerei frigorifice, care avertizeaza, in acelasi mod,
diferitele persoane interesate.
Zona logistica este supravegheata de camere video si protejata cu alarme acustice
si telefonice conectate, printre altele, cu personalul de la paza si securitatea depozitului.
In hale, pe langa faptul ca exista aceste produse depozitate, se mai afla si cateva spatii
destinate producerii si ambalarii hartiei igienice, precum si executiei tamplariei de
aluminiu.
Departamentul financiar-contabil are un rol strategic in ansamblul societatii
deoarece este cel care coordoneaza intreaga activitate. In cadrul acestui departament
lucreaza 5 persoane care isi impart responsabilitatile in functie de competentele
dobandite, astfel incat intreaga activitate a firmei sa fie acoperita in mod corespunzator.
Sistemul logistic se bazeaza si pe utilizarea unor tehnici de ultima ora legate de
tehnologia informatiei care se traduc in folosirea mai multor PROGRAME DE GESTIUNE
care sunt achizitionate sub licenta si up-datate in functie de necesitati de catre operatori
speciali.
Un astfel de program este NeoManager 4.0 utilizat in special in gestionarea
salariilor. De asemenea societatea utilizeaza si un program informational de tip retea
CIEL. Cu ajutorul acestui program se realizeaza o buna colaborare intre
compartimentele contabil, aprovizionare, desfacere, facturare, asigurare si situatii
economico-financiare care stau la baza deciziilor manageriale.
Produsul informatic CIEL existent in cadrul unitatii este de tip retea locala LAN
Local Area Network instalat in cadrul compartimentelor functionale. Sistemul
informatic este caracterizat prin procese de centralizare a prelucrarilor si de
transmitere de date intre baza centrala si baze de date locale.
***
Toate produsele aflate in depozit sunt introduse intr-un calculator, fiecare avand
un nume si un cod, pentru a avea o gestiune clara a ceea ce se afla in hala. In functie de
comenzi se depoziteaza in partea din fata produsele necesare mai devreme, care au o
cerere mare si in capat produsele utilizate mai tarziu.
Controlul se face prin intermediul calculatorului in care Marinela G. are
responsabilitatea sa actualizeze zilnic datele referitoare la produsele existente in stoc.
Domnisoara Camelia M. are subalterni, agenti de vanzari, care au
responsabilitatea de a aduna comenzi si de a le preda apoi ei pentru a fi trecute in
gestiune. Iesirea produselor din depozit se face sub supravegherea d-rei Camelia si
raportata d-nei Marinela pentru actualizarea datelor privind stocul de produse. Daca
mai sunt necesare alte tipuri de produse, este informata d-ra Camelia care in foarte scurt
timp ia legatura cu furnizorii.
7

4. TRANSPORTUL
Societatea X Com S.R.L efectueaza transporturi rutiere pentru aprovizionarea si
distribuirea produselor. Acesta se efectueaza cu camioane de tip MAN, doua aflandu-se
chiar in dotarea firmei. Daca exista situatii in care aceste camioane nu fac fata
solicitarilor, se apeleaza la serviciul de inchirieri camioane de la firmele din zona. Parcul
auto propriu detine 2 camioane MAN, 2 motostivuitoare, 1 elevator, utilaje pentru
executia produselor din tamplarie de aluminiu. Are o capacitate de 50 mp si este situat
in fata halelor.
Relatiile cu firmele de transport sunt contractuale, in functie de nevoi. Rutele
sunt stabilite de d-ra Camelia, director comercial, in functie de destinatia dorita.
Programarea transporturilor se face dupa ce se calculeaza distanta, viteza medie si
timpul necesar, in functie de urgenta comenzii si de mijloacele de transport existente.
Mijloacele de comunicare sunt reprezentate de telefon. Fiecare angajat are propriul lui
telefon mobil pus la dispozitie de catre firma pentru o mai buna comunicare si
coordonare.

5. STRATEGII DE DISTRIBUTIE
Canalul de distributie utilizat este unul lung, varianta de circuit a distributiei,
utilizata in cazul bunurilor de consum urmeaza traseul:

In cadrul acestui canal puterea este detinuta de intermediar. Intermediarul, cum
este numit cel mai adesea, in virtutea inertiei, a traditiei, este membrul canalului de
distributie, de activitatea caruia depinde in foarte mare masura soarta unei afaceri si in
care isi pun sperantele in primul rand producatorii, pentru ca ei pot accelera
schimburile, dar si consumatorii, pentru ca ei le dau sansa sa-si satisfaca cel mai bine
nevoile, punandu-le la dispozitie bunurile ce se produc in societate.
Acest tip de canal se utilizeaza in mod frecvent pentru marfurile cu sortiment
complex, cu cerere sezoniera sau care presupun operatiuni de sortare, ambalare, etc. In
acest caz produsele trec printr-o singura veriga de depozitare, dar pot fi si mai multe. Un
asemenea canal necesita cheltuieli mai mari, incetinirea vitezei de rotatie si chiar
pierderi datorita conditiilor de depozitare, dar asigura o aprovizionare ritmica si conditii
in genere adecvate de pastrare. Produsele sunt oricand disponibile pentru un numar cat
mai mare de consumatori de pe piata. Personalul care se ocupa de distributia
produselor se afla sub indrumarea domnului C. Horatiu, care poseda cunostinte de
specialitate si desfasoara eforturi pentru o buna promovare a produselor respective.
8


Activitatea intregului canal de distributie se concretizeaza in aducerea
produselor cat mai aproape de consumatorii finali si intr-un timp cat mai util, de
asemenea oferirea unor costuri cat mai mici ale produselor, dar care intrunesc in
aceleasi cerintele de calitate.
In cadrul Societatii X Com S.R.L exista doua tipuri de vanzari: prin magazinele
proprii catre persoanele fizice si din depozitul en-gross catre persoanele juridice si nu
numai. Persoanele fizice primesc bonurile de casa de la casele de marcat, ca justificare a
vanzarilor facute.
La nivelul depozitului en-gross se intocmesc facturi pe numele fiecarui client in
parte cu datele de identificare trecute pe factura, iar calculatorul va scoate un
centralizator al vanzarilor, pe facturi si clienti, cu plata in numerar sau prin ordin de
plata sau C.E.C/bilet la ordin, care se trece de asemenea in Jurnalul de Vanzari.
Pe baza jurnalului de vanzari si a Jurnalului de Cumparari, care sunt obligatorii
pentru calculul T.V.A.-ului conform Legii Contabilitatii, firma mai are obligatia sa tina si
alte registre:
- Registrul Jurnal;
- Registrul Inventar;
- Registrul Unic de Control - procese verbale ale tuturor Organelor de Control;
- Registrul de Casa incasarile si platile in numerar care se fac de catre firma pe
baza documentelor emise de furnizori si clienti.
La sfarsitul fiecarei luni pe baza tuturor documentelor legate de activitatea
societatii (facturi, state de plata, note contabile, registru de casa, extrase de cont) si prin
intermediul softului CIEL se elaboreaza Balanta de Verificare.
La 6 luni se intocmeste Contul de Profit si Pierdere iar anual Bilantul pe baza
Balantei de verificare.
Din cele precizate mai sus se poate constata ca societatea insasi fiind un depozit
en-gross nu-si vinde produsele mai departe altor en-grossisti, ci unor retaileri, ajungand
in final la consumator. Reteaua de distributie este foarte vasta, aria sa de acoperire fiind
formata din orasele Suceava, Piatra-Neamt, Botosani precum si toate localitatile aflate in
imprejurimile acestora.
9

Timpul alocat, pentru ca produsul sa ajunga la client este de maxim o saptamana,
in functie de marfurile sau materialele necesare. Preluarea comenzilor se realizeaza si in
sistem electronic - prin fax - d-na Marinela fiind cea careia ii revine aceasta sarcina.
Strategia de distributie utilizata este cea intensiva sau generala deoarece implica
desfacerea in orice punct posibil a bunurilor ce se cumpara in mod curent, ce se cumpara
zilnic sau la intervale mici, fara a fi interesanta marca produsului.
Pentru producatori, S.C Com realizeaza vanzarea, finantarea, asumarea riscului,
distributia fizica, promovarea, etc. deci activitati de marketing, de tranzactionare, de
miscare a produselor pana la consumatorul final.
Pentru consumator, societatea este cea care le asigura accesul la produsele
dorite, in momentul si la locul potrivit, cu cele mai mici cheltuieli financiare si de timp.
Actiunile de promovare ale societatii sunt luate numai cu aprobarea directorului
comercial, d-ra Camelia, ea fiind cea care aproba sau nu politica de promovare.

6. RELATII POST VANZARE
O vanzare de succes nu se incheie odata cu semnarea contractului. Dezvoltarea
unor servicii post vanzare de calitate poate fi esentiala in succesul unei afaceri. Dupa
incheierea contractelor si distribuirea produselor firma nu mai pastreaza legatura cu
toti clientii cu care a interactionat o singura data , ci doar cu cei mai fideli dintre ei.
Se considera faptul ca acestia sunt foarte importanti si lor le trebuie acordata
atentia cea mai mare, daca nu maxima, fiind una din sursele principale de venituri ale
firmei.

REZUMAT:
- sistemul de aprovizionare este unul reusit;
- n permanenta sunt verificate stocurile de marfa si sunt sesizate marfurile care s-au
epuizat sau sunt in cantitati insuficiente pentru a satisface o cerere ridicata;
- prin monitorizarea permanenta a comenzilor responsabilul de depozitare stie care sunt
produsele cele mai cerute si astfel isi asigura pe cat posibil cantitatea necesara pentru a
nu intampina probleme in livrarea comenzilor;
- s-a intamplat sa se epuizeze stocurile de marfuri si astfel sa intarzaie livrarea
comenzilor;
- au introdus sistemul de stocare pe calculator, reusind astfel sa observe mult mai usor
epuizarea marfurilor;
- sistemul de depozitare este bine gandit;
- marimea spatiilor de depozitare care este foarte mica;
- uneori halele sunt insuficiente in raport cu necesitatile firmei;
- transportul, spre deosebire de depozitare nu este atat de bine organizat;
10

- datorita faptului ca firma nu are in dotare mijloacele de transport necesare a intampinat
de multe ori probleme pentru ca nu a putut sa-si livreze marfa;
- nu le sunt aduse la cunostinta celor care transporta marfa, informatii cu privire la starea
drumurilor, dificultatile care le pot intampina pe parcursul traseului.
- canalul de ditributie este unul direct: furnizor - intermediar - client;
- strategia de ditributie utilizata este cea intensiva sau generala, dar ar fi fost mai eficienta
o strategie selectiva, deoarece aceasta permite realizarea unui control mai eficient si
costuri mai mici cu distributia, dar si o colaborare doar cu anumite persoane, selectate in
acest scop;
- SC ar putea sa-si creeze o baza de date cu clientii fideli si sa aplice anumite facilitati
pentru acestia;
- ar putea pastra legatura cu toti clientii pentru o mai buna colaborare in viitor;
- informatizarea lucrarilor de contabilitate constituie o activitate complexa, care
presupune imbinarea stransa a cunoasterii economice de specialitate cu cele privind
programarea si utilizarea calculatoarelor electronice.