ELABORAT: Giura Larisa-Mihaela Exemplar controlat: DA X NU Data: 04.02.2014
Acest document este proprietatea UNITII SC QUESO LAR SRL. Copierea, difuzarea sau utilizarea lui, chiar parial, n exteriorul UNITII este interzis, dac nu exist acordul conducerii acestuia.
INDICATORUL REVIZIILOR I APROBRILOR
Nr. crt. Editia/ Revizia Data aplicarii Capitolul, subcapitolul, pagina (modificat, adaugat) Nume, prenume, semnatura Elaborat Verificat Aprobat 1 1/0 07.02.2014 Elaborarea procedurii Giura Larisa Elena Mudura Elena Mudura
Nr. pagin Nr. revizie Nr. Pagin Nr. revizie Nr. pagin Nr. revizie 1 0 6 0 2 0 7 3 0 4 0 5 0
SC QUESO LAR SRL Ediia: 1/07.02.2014 Revizia: 0
CUPRINS INDICATORUL REVIZIILOR SI APROBARILOR 1. SCOPUL SI DOMENIUL DE APLICARE 2. MASURI PREALABILE 3. DEFINITII SI ABREVIERI 3.1. Definitii 3.2. Abrevieri 4. DOCUMENTE DE REFERINTA 5. DESCRIEREA PROCEDURII 5.1. Elaborarea documentelor interne 5.2. Verificarea documentelor 5.3. Avizarea documentelor 5.4. Aprobarea documentelor 5.5. Codificarea documetelor 5.6. Indexarea/inregistrarea documentelor 5.7. Multiplicarea si difuzarea documentelor 5.8. Modificarea: actualizarea paginilor unui document/ schimbarea editiei si/sau reviziei documentelor 5.9. Retragerea, nlocuirea documentelor nevalabile si arhivarea documentelor 5.10. Controlul documentelor externe 5.11. Documentele clientilor 6. RESPONSABILITATI 6.1. Directorul 6.2. Responsabilul Calitatatii 7.Anexe
1. Scopul si Domeniul de aplicare
Prezenta procedura are ca scop stabilirea regulilor si responsabilitatilor privind primirea,analiza si solutionarea reclamatiilor.
Procedura se aplica tuturor documentelor SMC (elaborarea, verificarea, avizarea, aprobarea, codificarea, nregistrarea, multiplicarea, difuzarea, modificarea, retragerea/nlocuirea, arhivarea), inclusiv formularelor pentru nregistrari, etichetelor si stampilelor, precum si tuturor angajatilor care le utilizeaza 2. Masuri prealabile 2.1 Modelul de formulare este stabilit de fiecare procedura care le introduce iar completarea ulterioara se face de catre persoanele indicate la responsabilitati sau care le utilizeaza mai frecvent. 2.2 Formular pagina de garda Acest formular contine prima pagina a fiecarei proceduri. 2.3 Formular lista de difuzare-retragere Acest formular constituie documentul de baza caruia se difuzeaza si se/sau retrage de catre RC o procedura
.
3. Definitii si abrevieri 3.1. Definitii
Document: informatia cu mediul/suportul aferent. Informatie: date care au semnificatie. Specificatie: document care stabileste cerinte. Documente externe:
3.2. Abrevieri
SMC Sistemul de mangement al calitatii MC Manualul calitatii PG Procedura generala RC Responsabilul Calitatii PS-procedura specifica
4. Documente de referinta 4.1. SR EN ISO 9001: 2008 Sisteme de management al calitatii. Cerinte 4.2. SR EN ISO 9000: 2006 ,Sisteme de management al calitatii. Principii fundamentale si vocabular 4.3. SR EN ISO 22000:2005 4.4. Manualul calitatii, cod: MC-01 4.5. Procedura privind elaborarea documentelor SMC, cod : PG01 4.6. Ghid ISO/CEI-2.1996 Termeni generali si definitiile lor privind standardizarea si activitatile conexe.
4.7. Norme generale de protectie a muncii Norme generale de protectie a muncii,Ministerul Muncii si Societatii,Ministerul Sanatatii si Familiei.Bucuresti
5. Descrierea procedurii
5.1 Elaborarea documentelor interne Documentele SMC sunt tehnoredactate pe calculator. Dupa definitivarea de catre elaborator, se printeazaproiectul de document. Dupa analiza proiectului, se opereaza modificarile admise si se printeaza documentul original. Structura si forma tuturor procedurilor care documenteaza SMC sunt reglementate prin prevederile Procedurii privind elaborarea documentelor SMC, cod: PG01 Documentele interne ale SMC se elaboreaza pe calculator si se mentin pe toata perioada de valabilitate a editiei/reviziei n vigoare a respectivului document. Documentele interne ale SMC sunt prezentate n Lista documentelor interne in vigoare, cod: PG01 Persoana care a elaborat documentul este nominalizata si semneaza n coloana ELABORAT a tabeluluiinclus pe pagina 1 a fiecarei proceduri/pe prima pagina nenumerotata a MC, situata imediat dupa coperta.
5.2 Verificarea documentelor Toate documentele interne ale SMC sunt analizate/verificate anual sau ori de cte ori se considera necesar. Persoana care a verificat documentul este nominalizata si semneaza n coloana VERIFICAT a tabelului inclus pe pagina 1 a fiecarei proceduri/pe prima pagina nenumerotata a MC, situata imediat dupa coperta.
5.3 Avizarea documentelor Toate documentele SMC sunt avizate de Responsabilul calitatii. Responsabilul calitatii, dupa examinarea in comisiapentru evaluarea si asigurarea calitatii, semneaza n coloana VERIFICAT a tabelului inclus pe pagina 1 a fiecarei proceduri/pe prima pagina nenumerotata a MC, situata imediat dupa coperta.
5.4 Aprobarea documentelor Manualul calitatii, procedurile generale/specifice si Instructiunile de lucru sunt aprobate de directorul SC QUESO LAR SRL Documentele interne (formularele completate) sunt aprobate de functiile si persoanele care sunt nominalizate pe acestea. Functia si persoana care aproba documentul este nominalizata si semneaza pe coperta documentului.
5.5 Codificarea documentelor
Codificarea procedurilor. Procedurile care documenteaza SMC sunt identificate prin denumire si cod.Codul procedurilor generale/specifice este format din grupul de litere PG/PS, urmat de un grup de cifrecare reprezinta capitolul / subcapitolul din standardul de referinta ( SR EN ISO 9001:2008) cu ale carui cerinte este armonizata procedura respectiva, o cratima si, n final, un numar de ordine atribuit de elaborator. Codificarea instructiunilor de lucru. Codul instructiunilor de lucru este format din grupul de litere IL,
urmat de un grup de cifre al procedurii cu care este asociata instructiunea, o cratima si, in final, un numar de ordine atribuit de elaborator. Codificarea MC. Manualul calitatii care descrie SMC implementat n SC QUESO LAR SRL Codificarea formularelor. Toate formularele SMC (prezentate ca anexe la proceduriI) se identifica printr-un cod de formular. Codul formularelor este format din: grupul de litere PG/PS/IL, urmat de acelasi grup de cifre din finalul codului procedurii care l genereaza, o cratima, litera F, cu semnificatia formularsi un numar de ordine atribuit formularului n documentul care l-a generat.
5.6 Indexarea/nregistrarea documentelor Toate documentele SMC sunt identificate prin cod si/sau titlu,numar unic, data si sunt nregistrate.
5.7 Multiplicarea si difuzarea documentelor Documentele originale ale SMC aprobate, sunt utilizate pentru a face copii xerox. Exemplarele numerotate se distribuie sub semnatura, n conformitate cu Lista de difuzare. Documentatia de realizare/executie este difuzata controlat si este inscriptionata VALABIL IN ANUL.( n care se mentioneaza anul curent). Exemplarele-copii ale documentelor interne care sunt distribuite n scop informativ, nu primesc numar de exemplar si se inscriptioneaza cu COPIE INFORMATIVA
5.8 Modificarea: actualizarea paginilor unui document/ schimbarea editiei si/sau reviziei documentelor. Daca in urma efectuarii auditurilor interne/externe sau n urma analizelor efectuate de management se impun modificari ale documentelor SMC, aceste modificari pot sa fie: Actualizarea paginilor se realizeaza cnd se impun modificari minore n continutul unui document,cum ar fi: greseli de scriere sau gramaticale, modificari/adaugari de fraze sau paragrafe care nu sunt de fond si au scopul de a face precizari suplimentare. nregistrarea acestor modificari si monitorizarea paginilor actualizate se realizeaza n Lista de control a reviziilor/modificarilor. Paginile actualizate se retrag de distribuitor si se nlocuiesc cu paginile actualizate. Schimbarea reviziei unui document implica o crestere cu o unitate a numarului de ordine atribuit reviziei si se realizeaza n cazurile n care apar modificari importante n continutul documentului. Schimbarea editiei unui document implica o crestere cu o unitate a numarului de ordine atribuit editiei si se realizeaza n cazul n care modificarile efectuate n continutul documentului sunt majore.
5.9 Retragerea, nlocuirea documentelor nevalabile si arhivarea documentelor Toate documentele perimate sunt retrase prin grija Responsabilului cu calitatea din SC QUESO LAR SRL.Toate documentele interne controlate sunt arhivate n coditii corespunzatoare care sa le asigure lizibilitatea,integritatea si securitatea, n locuri si pe intervalele de timp specificate. Documentele si datele perimate, care se pastreaza n scopuri juridice si/sau de conservare a informatiei, sunt marcate cu inscriptia EXPIRAT LA DATA , nsotita de numele si semnatura persoanei care a facut aceasta mentiune. Toate documentele sunt mentinute att pe suport de hrtie, ct si pe suport informatic. Accesul la documentele mentinute pe suport informatic este controlat pentru asigurarea securitatii informatiilor si pentru ca persoane neautorizate sa nu poata face modificari neautorizate.
5.10 Controlul documentelor externe
Documentele externe, inclusiv reglementarile legale aplicabile sunt pastrate astfel nct sa fie accesate de catre toate persoanele interesate, fiind tinute la zi si protejate mpotriva deteriorarii sau pierderii.
5.11 Documentele clientilor sunt pastrate, difuzate, modificate sau retrase de catre persoana care asigura legatura cu clientul.
6. Responsabilitati 6.1. Directorul: o aproba documentele interne ale SMC, care prin continutul lor necesita aceasta aprobare; o numeste responsabilul cu documentele SMC; o stabileste responsabilitatile care revin personalului din SC QUESO LAR SRL n ceea ce priveste controlul documentelor si al datelor; o stabileste necesarul de documente specifice firmei pentru buna desfasurare a activitatii si desemneaza persoane competente care elaboreaza procedurile/instructiunile de lucru aplicabile proceselor desfasurate n SC QUESO LAR SRL; o desemneaza persoana care arhiveaza documentele si datele generate n SC QUESO LAR SRL; o aproba procedurile/instructiunile de lucru elaborate n cadrul SC QUESO LAR SRL; o asigura tinerea sub control a documentelor care apartin clientilor.
6.2 Responsabilul Calitatii o asigura cunoasterea, ntelegerea, acceptarea si respectarea de catre personalul din subordine adocumentelor aplicabile; o verifica daca personalul SC QUESO LAR SRL utilizeaza editia si revizia n vigoare a documentelor; o asigura difuzarea controlata a documentelor; o asigura retragerea/distrugerea documentului iesit din uz si nlocuirea documentului retras cu documentul n vigoare; o asigura revizia/modificarea documentelor si datelor n ceea ce priveste identificarea si operarea.
7.Anexe 7.1Anexa 7.1-Lista documentelor interne controlate 7.2Anexa 7.2-Lista de difuzare 7.3 Anexa 7.3 Lista de difuzare a paginilor actualizate 7.4 Anexa 7.4 Lista pentru controlul formularelor 7.5Anexa 7.5-Plan de lucru al echipelor calitatii
Anexa7.1
LISTA DOCUMENTELOR INTERNE CONTROLATE
Nr crt Denumire/cod document Editia/Revizia/Data intrarii in vigoare Elaborator Locul/durata de arhivare Observatii
Nr crt Editia Nr reviziei/Data reviziei Nr exemplarului difuzat Distribuit Primit Numele si prenumele Numele si prenumele Data Semnatura Data Semnatura
Anexa 7.3
LISTA DE DIFUZARE A PAGINILOR ACTUALIZATE
Titlul documentului: Codul documentului:
Nr crt Editia Nr reviziei/Data reviziei Nr exemplarului difuzat Distribuit Primit Numele si prenumele Numele si prenumele Data Semnatura Data Semnatura
Anexa 7.4
LISTA PENTRU CONTROLUL FORMULARELOR, ETICHETELOR,STAMPILELOR
Nr crt Denumire document* Cod Localizare Observatii
Prin document se intelege:formular,eticheta,stampila.