Sunteți pe pagina 1din 12

SC QUESO LAR SRL

Procedura Generala Pagina 1 din 12



Cod Document:PG
Versiunea 1.0






PROCEDURA PRIVIND
CONTROLUL DOCUMENTELOR


APROBAT:
Elena Mudura

Data: 07.02.2014

VERIFICAT
Elena Mudura

Data: 07.02.2014

ELABORAT:
Giura Larisa-Mihaela
Exemplar controlat:
DA X NU Data: 04.02.2014

Acest document este proprietatea UNITII SC QUESO LAR SRL. Copierea, difuzarea sau utilizarea lui, chiar
parial, n exteriorul UNITII este interzis, dac nu exist acordul conducerii acestuia.


INDICATORUL REVIZIILOR I APROBRILOR

Nr.
crt.
Editia/
Revizia
Data
aplicarii
Capitolul,
subcapitolul, pagina
(modificat, adaugat)
Nume, prenume, semnatura
Elaborat Verificat Aprobat
1 1/0 07.02.2014 Elaborarea procedurii Giura
Larisa
Elena
Mudura
Elena
Mudura










Nr.
pagin
Nr.
revizie
Nr.
Pagin
Nr.
revizie
Nr.
pagin
Nr.
revizie
1 0 6 0
2 0 7
3 0
4 0
5 0



SC QUESO LAR SRL Ediia: 1/07.02.2014 Revizia: 0



CUPRINS
INDICATORUL REVIZIILOR SI APROBARILOR
1. SCOPUL SI DOMENIUL DE APLICARE
2. MASURI PREALABILE
3. DEFINITII SI ABREVIERI
3.1. Definitii
3.2. Abrevieri
4. DOCUMENTE DE REFERINTA
5. DESCRIEREA PROCEDURII
5.1. Elaborarea documentelor interne
5.2. Verificarea documentelor
5.3. Avizarea documentelor
5.4. Aprobarea documentelor
5.5. Codificarea documetelor
5.6. Indexarea/inregistrarea documentelor
5.7. Multiplicarea si difuzarea documentelor
5.8. Modificarea: actualizarea paginilor unui document/ schimbarea editiei si/sau
reviziei documentelor
5.9. Retragerea, nlocuirea documentelor nevalabile si arhivarea documentelor
5.10. Controlul documentelor externe
5.11. Documentele clientilor
6. RESPONSABILITATI
6.1. Directorul
6.2. Responsabilul Calitatatii
7.Anexe













1. Scopul si Domeniul de aplicare

Prezenta procedura are ca scop stabilirea regulilor si responsabilitatilor privind
primirea,analiza si solutionarea reclamatiilor.

Procedura se aplica tuturor documentelor SMC (elaborarea, verificarea, avizarea,
aprobarea, codificarea, nregistrarea, multiplicarea, difuzarea, modificarea,
retragerea/nlocuirea, arhivarea), inclusiv formularelor pentru nregistrari, etichetelor
si stampilelor, precum si tuturor angajatilor care le utilizeaza
2. Masuri prealabile
2.1 Modelul de formulare este stabilit de fiecare procedura care le introduce iar
completarea ulterioara se face de catre persoanele indicate la responsabilitati sau
care le utilizeaza mai frecvent.
2.2 Formular pagina de garda
Acest formular contine prima pagina a fiecarei proceduri.
2.3 Formular lista de difuzare-retragere
Acest formular constituie documentul de baza caruia se difuzeaza si se/sau retrage
de catre RC o procedura

.

3. Definitii si abrevieri
3.1. Definitii

Document: informatia cu mediul/suportul aferent.
Informatie: date care au semnificatie.
Specificatie: document care stabileste cerinte.
Documente externe:

3.2. Abrevieri

SMC Sistemul de mangement al calitatii
MC Manualul calitatii
PG Procedura generala
RC Responsabilul Calitatii
PS-procedura specifica


4. Documente de referinta
4.1. SR EN ISO 9001: 2008 Sisteme de management al calitatii. Cerinte
4.2. SR EN ISO 9000: 2006 ,Sisteme de management al calitatii. Principii fundamentale si
vocabular
4.3. SR EN ISO 22000:2005
4.4. Manualul calitatii, cod: MC-01
4.5. Procedura privind elaborarea documentelor SMC, cod : PG01
4.6. Ghid ISO/CEI-2.1996 Termeni generali si definitiile lor privind standardizarea si activitatile
conexe.

4.7. Norme generale de protectie a muncii Norme generale de protectie a muncii,Ministerul
Muncii si Societatii,Ministerul Sanatatii si Familiei.Bucuresti

5. Descrierea procedurii

5.1 Elaborarea documentelor interne
Documentele SMC sunt tehnoredactate pe calculator. Dupa definitivarea de catre
elaborator, se printeazaproiectul de document. Dupa analiza proiectului, se opereaza
modificarile admise si se printeaza documentul original.
Structura si forma tuturor procedurilor care documenteaza SMC sunt reglementate prin
prevederile Procedurii privind elaborarea documentelor SMC, cod: PG01
Documentele interne ale SMC se elaboreaza pe calculator si se mentin pe toata perioada
de valabilitate a editiei/reviziei n vigoare a respectivului document.
Documentele interne ale SMC sunt prezentate n Lista documentelor interne in vigoare,
cod: PG01
Persoana care a elaborat documentul este nominalizata si semneaza n coloana
ELABORAT a tabeluluiinclus pe pagina 1 a fiecarei proceduri/pe prima pagina
nenumerotata a MC, situata imediat dupa coperta.

5.2 Verificarea documentelor
Toate documentele interne ale SMC sunt analizate/verificate anual sau ori de cte ori se
considera necesar.
Persoana care a verificat documentul este nominalizata si semneaza n coloana
VERIFICAT a tabelului inclus pe pagina 1 a fiecarei proceduri/pe prima pagina
nenumerotata a MC, situata imediat dupa coperta.

5.3 Avizarea documentelor
Toate documentele SMC sunt avizate de Responsabilul calitatii.
Responsabilul calitatii, dupa examinarea in comisiapentru evaluarea si asigurarea calitatii,
semneaza n coloana VERIFICAT a tabelului inclus pe pagina 1 a fiecarei proceduri/pe prima
pagina nenumerotata a MC, situata imediat dupa coperta.

5.4 Aprobarea documentelor
Manualul calitatii, procedurile generale/specifice si Instructiunile de lucru sunt aprobate de
directorul SC QUESO LAR SRL
Documentele interne (formularele completate) sunt aprobate de functiile si persoanele care
sunt nominalizate pe acestea.
Functia si persoana care aproba documentul este nominalizata si semneaza pe coperta
documentului.

5.5 Codificarea documentelor

Codificarea procedurilor. Procedurile care documenteaza SMC sunt identificate prin denumire si
cod.Codul procedurilor generale/specifice este format din grupul de litere PG/PS, urmat de un grup
de cifrecare reprezinta capitolul / subcapitolul din standardul de referinta ( SR EN ISO 9001:2008) cu
ale carui cerinte este armonizata procedura respectiva, o cratima si, n final, un numar de ordine
atribuit de elaborator.
Codificarea instructiunilor de lucru. Codul instructiunilor de lucru este format din grupul de litere IL,

urmat de un grup de cifre al procedurii cu care este asociata instructiunea, o cratima si, in final, un
numar de ordine atribuit de elaborator.
Codificarea MC. Manualul calitatii care descrie SMC implementat n SC QUESO LAR SRL
Codificarea formularelor. Toate formularele SMC (prezentate ca anexe la proceduriI) se identifica
printr-un cod de formular. Codul formularelor este format din: grupul de litere PG/PS/IL, urmat de
acelasi grup de cifre din finalul codului procedurii care l genereaza, o cratima, litera F, cu semnificatia
formularsi un numar de ordine atribuit formularului n documentul care l-a generat.


5.6 Indexarea/nregistrarea documentelor
Toate documentele SMC sunt identificate prin cod si/sau titlu,numar unic, data si sunt nregistrate.

5.7 Multiplicarea si difuzarea documentelor
Documentele originale ale SMC aprobate, sunt utilizate pentru a face copii xerox.
Exemplarele numerotate se distribuie sub semnatura, n conformitate cu Lista de difuzare.
Documentatia de realizare/executie este difuzata controlat si este inscriptionata VALABIL IN
ANUL.( n care se mentioneaza anul curent).
Exemplarele-copii ale documentelor interne care sunt distribuite n scop informativ, nu
primesc numar de exemplar si se inscriptioneaza cu COPIE INFORMATIVA

5.8 Modificarea: actualizarea paginilor unui document/ schimbarea editiei si/sau reviziei
documentelor.
Daca in urma efectuarii auditurilor interne/externe sau n urma analizelor efectuate de management
se impun modificari ale documentelor SMC, aceste modificari pot sa fie:
Actualizarea paginilor se realizeaza cnd se impun modificari minore n continutul unui
document,cum ar fi: greseli de scriere sau gramaticale, modificari/adaugari de fraze sau
paragrafe care nu sunt de fond si au scopul de a face precizari suplimentare. nregistrarea
acestor modificari si monitorizarea paginilor actualizate se realizeaza n Lista de control a
reviziilor/modificarilor. Paginile actualizate se retrag de distribuitor si se nlocuiesc cu
paginile actualizate.
Schimbarea reviziei unui document implica o crestere cu o unitate a numarului de ordine
atribuit reviziei si se realizeaza n cazurile n care apar modificari importante n continutul
documentului.
Schimbarea editiei unui document implica o crestere cu o unitate a numarului de ordine
atribuit editiei si se realizeaza n cazul n care modificarile efectuate n continutul
documentului sunt majore.

5.9 Retragerea, nlocuirea documentelor nevalabile si arhivarea documentelor
Toate documentele perimate sunt retrase prin grija Responsabilului cu calitatea din SC QUESO LAR
SRL.Toate documentele interne controlate sunt arhivate n coditii corespunzatoare care sa le asigure
lizibilitatea,integritatea si securitatea, n locuri si pe intervalele de timp specificate. Documentele si
datele perimate, care se pastreaza n scopuri juridice si/sau de conservare a informatiei, sunt
marcate cu inscriptia EXPIRAT LA DATA , nsotita de numele si semnatura persoanei care a facut
aceasta mentiune.
Toate documentele sunt mentinute att pe suport de hrtie, ct si pe suport informatic. Accesul la
documentele mentinute pe suport informatic este controlat pentru asigurarea securitatii
informatiilor si pentru ca persoane neautorizate sa nu poata face modificari neautorizate.

5.10 Controlul documentelor externe

Documentele externe, inclusiv reglementarile legale aplicabile sunt pastrate astfel nct sa fie
accesate de catre toate persoanele interesate, fiind tinute la zi si protejate mpotriva deteriorarii sau
pierderii.

5.11 Documentele clientilor sunt pastrate, difuzate, modificate sau retrase de catre persoana
care asigura legatura cu clientul.

6. Responsabilitati
6.1. Directorul:
o aproba documentele interne ale SMC, care prin continutul lor necesita aceasta aprobare;
o numeste responsabilul cu documentele SMC;
o stabileste responsabilitatile care revin personalului din SC QUESO LAR SRL n ceea ce priveste
controlul documentelor si al datelor;
o stabileste necesarul de documente specifice firmei pentru buna desfasurare a activitatii si
desemneaza persoane competente care elaboreaza procedurile/instructiunile de lucru
aplicabile proceselor desfasurate n SC QUESO LAR SRL;
o desemneaza persoana care arhiveaza documentele si datele generate n SC QUESO LAR SRL;
o aproba procedurile/instructiunile de lucru elaborate n cadrul SC QUESO LAR SRL;
o asigura tinerea sub control a documentelor care apartin clientilor.


6.2 Responsabilul Calitatii
o asigura cunoasterea, ntelegerea, acceptarea si respectarea de catre personalul din
subordine adocumentelor aplicabile;
o verifica daca personalul SC QUESO LAR SRL utilizeaza editia si revizia n vigoare a
documentelor;
o asigura difuzarea controlata a documentelor;
o asigura retragerea/distrugerea documentului iesit din uz si nlocuirea documentului retras cu
documentul n vigoare;
o asigura revizia/modificarea documentelor si datelor n ceea ce priveste identificarea si
operarea.

7.Anexe
7.1Anexa 7.1-Lista documentelor interne controlate
7.2Anexa 7.2-Lista de difuzare
7.3 Anexa 7.3 Lista de difuzare a paginilor actualizate
7.4 Anexa 7.4 Lista pentru controlul formularelor
7.5Anexa 7.5-Plan de lucru al echipelor calitatii
















Anexa7.1



LISTA DOCUMENTELOR INTERNE CONTROLATE


Nr crt Denumire/cod
document
Editia/Revizia/Data
intrarii in vigoare
Elaborator Locul/durata
de arhivare
Observatii





































Aprobat, Elaborat,
................. .................

Anexa 7.2


LISTA DE DIFUZARE

Titlul documentului:
Codul documentului:


Nr crt Editia Nr reviziei/Data
reviziei
Nr
exemplarului
difuzat
Distribuit Primit
Numele si
prenumele
Numele si
prenumele
Data Semnatura Data Semnatura



































Anexa 7.3



LISTA DE DIFUZARE A PAGINILOR ACTUALIZATE


Titlul documentului:
Codul documentului:


Nr crt Editia Nr reviziei/Data
reviziei
Nr
exemplarului
difuzat
Distribuit Primit
Numele si
prenumele
Numele si
prenumele
Data Semnatura Data Semnatura


































Anexa 7.4


LISTA PENTRU CONTROLUL FORMULARELOR,
ETICHETELOR,STAMPILELOR


Nr crt Denumire document* Cod Localizare Observatii



















Prin document se intelege:formular,eticheta,stampila.



Aprobat , Elaborat,



















ANEXA 7.5



PLAN DE LUCRU AL ECHIPELOR CALITATII



Nr crt Denumire
procedura
Cod Elaborare Avizare Aprobare Difuzare Implementare
Termen

Termen

Termen
Termen
Termen
Intocmit RC