"Decizia implementrii unui sistem ERP

extins si impactul acestuia asupra

afacerii"
Facultatea IMST, Politehnica Bucureti
0
4
M
ai
2
0
1
1
B
u
c
ur
e
t
i
1. Probleme/factori care
fundamentea! deciia
im"lementarii unui #i#tem $%P&
2. 'biecti(ele i eta"ele/faele
obli)atorii ale unui "roiect $%P
*. +riterii fundamentale de #elec,ie
a celei mai "otri(ite #olu,ii
4. Strate)ii de im"lementare
-. Im"actul #i#temului a#u"ra afacerii
care fundamenteaa deciia
___________im"lementarii unui #i#tem $%P_____
Im"lementarea unui #i#tem $%P e#te o deciie
#trate)ic! )enerat! de o #erie de "robleme.
P1. Mana)ementul )reoi al "roce#elor/
P2. 0e#tiunea dificil! i li"#it! de o"erati(itate a
#tocurilor/
P*. Proce#e de mar1etin)/(in!ri li"#ite
de eficient!/
*
P4. 2i"#a informa,iilor #au acce#ul )reoi la
ace#tea/
P-. Su"raincarcarea "er#onalului cu ta#1uri
redundante/
P3. 4lte moti(atii
+456$. 7 controlul i analia )reoaie a cauelor unor
de(ia,ii 8n "roce#ul afacerii/
- ru"tura 8ntre mana)ementul #trate)ic i cel
o"era,ional/
- "robleme "ri(ind colaborarea i interac,iunea
dintre #tructuri func,ionale/
*
- di#func,ii 8n #tandardiarea, automatiarea i
'
armoniarea "roce#elor/
- controlul )reoi al co#turilor i "rofitului/
- acce#ul dificil la informa,ii care #! facilitee
7
analie ale mana)ementului/
- (alorificarea ineficient! a re#ur#elor/
- nemul,umiri "ri(ind func,ionarea #i#temului
nt, etc
e#tiunea
o"erati(itate a #tocurilor
+456$.
- mediu de "elucrare a datelor fra)mentat/
- controlul )reoi al mic!rilor "rodu#elor/
| w
- "roce#area incorect! i )reoaie a
tranac,iilor/

7
- controlul in#uficient al #"a,iilor de
de"oitare/
- li"#a unor in#trumente de o"timiare a
#tocurilor i de 8mbun!t!,ire a in(entarierii/

7
- li"#a de fle9ibilitate i reacti(itate la cerin,ele
"ie,ei/
- controlul
dificil al ofertelor i
"romo,iilor/
- di#func,ii 8n
urmarirea i
e(aluarea
7 7
#ati#fac,iei clien,ilor/
7 7
7
tim"i mari de ate"tare, etc.
- li"#a de corectitudine i ritmicitate a
(:n!rilor/
- urmarirea )reoaie a e9"edierilor/
- li"#a "o#ibilitatii de acce# "arta;at la
informatii la ni(elul "roce#elor, etc
+456$.
- mediu de "relucrare a datelor
fra)mentat <a#a
numitele in#ule informa,ionale=/
- redundan,!, incon#i#ten,!, deinformare/
7
7
7
7 7
- li"#a unor in#trumente i mecani#me eficiente
de acce# ra"id la informa,ii, de filtrare,
a)re)are i ra"ortare a ace#tora/
- re#ur#e i cheltuieli mari "entru acce# la
informa,ie/
7
7
- li"#a de "arta;are a acce#lului #i "roducti(itatea
redu#!/
ul )reoi
la
ace#te
a
- li"#a de inte)rare elementar! a a"lica,iilor
utiliate de diferite #tructuri func,ionale/
*
- li"#a de inte)rare a datelor/
- li"#a de "ortabilitate a #i#temelor <ace#tea
rulea! "e diferite "latforme hard>are=/
- li"#a de fle9ibilitate 8n alocarea #arcinilor/
- nece#itatea
moderni!rii
#i#temului informational
7
i 8mbun!t!,irea "erformantelor acti(it!,ii <(ite!,
acurate,e, economii=/
- minimiarea ri#curilor/
- eliminarea dea(anta;elor economice fa,! de
concurent!/
7
1
de#chiderea c!tre a"lica,ii front7end <baate "e ?$B
7eBu#ine##7 i Internet= i inte)rarea ace#tora cu a"lica,ii bac17
office tradi,ionale ceea ce "ermite ca anumite "roce#e
<a"ro(iionare, )e#tiune #tocuri, comeni clien,i= #! fie derulate
neincluderea clientului 8n "roce#, etc
direct cu "artenerii=/4)enda
1. Probleme/factori care fundamentea!
deciia im"lementarii unui #i#tem $%P&
2. 'biecti(ele i eta"ele/faele obli)atorii ale
unui "roiect $%P
*. +riterii fundamentale de #elec,ie a celei
mai "otri(ite #olu,ii
4. Strate)ii de im"lementare
-. Im"actul #i#temului a#u"ra afacerii
'biecti(ele #tabilite "entru un "roiect $%P #unt
determinante "entru #ucce#ul ace#tuia i ele includ.
1. Stabilirea duratei (perioada estimat sau termenul limit);
2. @efinirea func,ionalit!,ilor (domeniile de activitate acoperite de
sistem concretizate n module !unc"ionale ac#izi"ionate);
$. 4locarea re#ur#elor (oameni% ec#ipamente% aplica"ii% pro&rame%
spri'in te#nic% consultan"% etc);
(. $(aluarea ri#curilor (riscurile ce pot in!luen"a realizarea proiectului%
recuperarea investi"iei% neacceptarea sistemului de ctre utilizatori% etc);
). $(aluarea com"le9it!,ii (di!icult"i de implementare);
*. @efinirea corec! i e9hau#ti(! a beneficiilor i

comunitatea Ar"
1. $ducarea mana)erilor/#tafului (proces continuu si sistematic de
invatare si creare a unei atitudini pozitive);
2. Bumirea echi"ei de "roiect (numar mem+ri !unctie de amploarea si
comple,itatea proiectului);
$. 4nalia cerin,elor (cerin"e le&ale% cerin"e in!orma"ionale% de
!unc"ionalitate% de securitate. -nalizati in detaliu ceea ce este +un in
) .
!unctionarea a!acerii si mai ales ceea ce nu mer&e su!icient de +ine);
Planul de inte)rare cu bu#ine##7ul or)ania,iei
(inte&rarea sistemului /01 cu procesele de +aza ale or&aniza"iei);
(. @efinirea obiecti(elor proiectului (!undamentul sc#im+rilor
mana&eriale 2i or&aniza"ionale% +azat pe cerin"e 2i planul de inte&rare);
). Pre)!tirea i in#truirea echi"ei de "roiect (a+ordare detaliat a
implementrii% conversii date% rela"ia cu !urnizorul% etc);
*. Studiul ofertelor de #olu,ii $%P (preselec"ie !urnizori% \ module
!unc"ionale incluse% costuri% +ene!icii% etc. 3tudiati cu atentie 4
o!erta de produse /01 din pia"a); 5 . 5n
itatea6'571continuare
c
o

m

u

n

i

t

a
t
e
7. 4nalia feabilit!,ii "roiectului
(evaluare ar&umentelor calitative 2i estimative a
costurilor 2i +ene!iciilor);
c
o

m

u

n

i

t

a
t
e
8. 2an#are cereri de ofert! (sunt
importante acurate"e 2i descrierea detaliat a
cerin"elor% sta+ilirea unei liste de poten"ieli
!urnizori);
c
o

m

u

n

i

t

a
t
e
9. $(aluarea re#ur#elor hard>are
(proces !! important% de multe ori su+estimat cu
consecin"e directe asupra succesului proiectului);
c
o

m

u

n

i

t

a
t
e
1:. Ciite de lucru, demon#tratii,
#e#iuni de "lanificare
(activit"i !oarte utile !undamentrii deciziei);
c
o

m

u

n

i

t

a
t
e
11. Proce#ul de luare a deciiei
(evaluarea solu"iilor prin prisma nevoilor%
cerin"elor in!orma"ionale% rezultatul testelor% etc);
$laborarea i #emnarea contractulu
c
o

m

u

n

i

t

a
t
e
continuar
e
c
o

m

u

n

i

t

a
t
e
i
$laborare
"lan de
im"lementar
e detaliat
c
o

m

u

n

i

t

a
t
e
12. In#truirea echi"ei de "roiectare
1*. +onfi)urare #i#teme, a"lica,ii
c
o

m

u

n

i

t

a
t
e
14. $(aluarea/di#cutarea #itua,iilor
i ra"oartelor
1-. Te#tarea urmat! de modificarea
#i ada"tare
c
o

m

u

n

i

t

a
t
e
flu9urilor de lucru, a"lica,iilor
(armonizarea !lu,urilor cu cerin"ele
reale% modi!icare circuite% !lu,uri%
adaptare aplica"ii% eviden"
modi!icrietc);
c
o

m

u

n

i

t

a
t
e
1*. +on(er#ie date (preluare date
din vec#ile +aze de date in noul sistem);
17. $laborare "roceduri de
bac1u", reco(erD, ur)en,!
c
o

m

u

n

i

t

a
t
e
(proces !! important% de multe ori su+estimat cu
consecin"e directe 5a2upra succesului
proiectului);
continuare
c
o

m

u

n

i

t

a
t
e
18. $laborarea documenta,iei
"roiectului (o !ace !urnizorul solu"iei
e,primarea n scris a activit"ilor e,ecutate%
documentare !lu,uri de procese% con!i&urri%
setri% analize);
c
o

m

u

n

i

t

a
t
e
19. In#truire utiliatori finali
(particularizat pe tipuri de utilizatori);
2:. @area 8n e9"loatarea a #i#temului
c
o

m

u

n

i

t

a
t
e
21. Planificarea acti(it!,ilor "o#t
im"lementare
4uditare "roiect (o !ace ec#ipa de audit
intern a or&aniza"iei% iterativ e,ist;nd trei
momente c#eie< preimplementare% implementare%
c
o

m

u

n

i

t

a
t
e
post implementare)
c
o

m

u

n

i

t

a
t
e
.
1. Probleme/factori
care fundamentea!
deciia
c
o

m

u

n

i

t

a
t
e
im"lementarii unui
#i#tem $%P&
c
o

m

u

n

i

t

a
t
e
2. 'biecti(ele i
eta"ele/faele
c
o

m

u

n

i

t

a
t
e
obli)atorii ale unui
"roiect $%P
c
o

m

u

n

i

t

a
t
e
*. +riterii fundamentale
de #elec,ie a celei
7
c
o

m

u

n

i

t

a
t
e
mai "otri(ite #olu,ii
4. Strate)ii de
im"lementare
c
o

m

u

n

i

t

a
t
e
-. Im"actul #i#temului
a#u"ra afacerii
c
o

m

u

n

i

t

a
t
e
$2$M$BT$ +4%$ @$FIB$S+
+%IT$%II2$ @$ S$2$+EI$.
- com"le9itatea "roce#elor/
c
o

m

u

n

i

t

a
t
e
- dimen#iunea afacerii/
- am"loarea "roce#ului de
mana)ement al #chimb!rii/
c
o

m

u

n

i

t

a
t
e
- infra#tructura tehnolo)ic!
e9i#tent!/
- #"ecificul bu#ine##ului/
c
o

m

u

n

i

t

a
t
e
- )radul de di#"er#ie
)eo)rafica a #ediilor,
locatiilor, bu#ine##ului/
c
o

m

u

n

i

t

a
t
e
- #tructura a"lica,iilor e9i#tente/
- ni(elul de
#en#ibilitate/criticitate a datelor/
c
o

m

u

n

i

t

a
t
e
- ni(elul de "re)atire al
an)a;a,ilor in domeniul IT.
c
o

m

u

n

i

t

a
t
e
i#ta c
1. Bi(elul de imbun!t!,ire al "roce#elor, flu9urilor,
fle9ibilit!,ii or)ania,ionale i a tran#"aren,ei informationale/
2. Calidarea #i#temului de c!tre "ia,!/
*. Su"ortul i a#i#ten,a la im"lamentare i
"o#tim"lementare/
4. 4da"tabilitatea i fle9ibilitatea a"lica,iilor/
-. Scurtarea ciclurilor de tim"i de "roce#are/
3. 2ucrul multi(alut!/
F. +reterea #ati#fac,iei clien,ilor/
. '
G. +aracterul interna,ional al #oft>areului i

com"atibilitatea cu cel e9i#tent/
H. +on#idera,ii #trate)ice/
10. 4rhitectura modular!/
continuare
11. Poi,ionarea furniorului "e "ia,a/
12. Im"lementarea tuturor "roce#elor dorite/
1*. Tim" de im"lementare #curt/
14. Inde"enden,a fa,! de "latforme <S', bae de date,
hard>are=/
1-. @i#"onibilitatea in#trumentelor de ada"tare a
#oft>areului la ne(oie/
13. @i#"onibilitatea unor #olu,ii/func,ionalit!,i #"ecifice
bi#ni##ului/ramurii/domeniului de acti(itate/
1F. +aracteri#tici ino(ati(e inclu#i( 8n "lanul #tructurii
or)ania,ionale/
1G. Prelucr!ri 8n tim" real/
1H. Bi(elul de #ecuritate i inte)ritate a datelor/
i
e
- 4
nalia ti in
i#ta c
Fle9ibilitatea 8n creterea num!rului de utiliatori/
detaliu ceea ce e#te acum bun in functionarea afacerii #i
mai ale# ceea ce nu mer)e #uficient
de bine (cu accent deose+it pe o+iective% respectiv pe ceea ce ati dori sa
introduceti nou in procesele e,istente% valoarea nou adau&ata proceselor%
inte&rarea proceselor% reducerea comple,itatii% etc);
- 4"elati la un con#ultant inde"endent $%P (v poate
a'uta sa traduceti in termeni de speci!icatie te#nica planurile% pro+lemele si
aspectele pozitive pe care le-ati identi!icat de'a
- Studiati cu atentie oferta de "rodu#e $%P
(cu a'utorul
)
specialistului independent /01 selectati o serie un numar de ma,im
$-) produse% pe care le considerati ca raspund cel mai +ine ori sunt
!i apropiate de cerintele dvs.)
- Solicitati oferte detaliate de la furniorii
$%P #electati, "e baa #"ecificatieilor tehnice
formulate de;a.
- Bu (a )rabiti in luarea unei deciii (=iscutati
in detaliu conditiile contractuale cu privire la toatele spectele le&ate
de implementare< analiza% apro+ari% sedinte de proiect%
mana&ementul de proiect% serviciile de instruire% serviciile de suport
post implementare% precum si posi+ilitatea de a avea access la
dezvoltari de !unctionalitati suplimentare dupa !inalizarea
implementarii proiectului)
+omunitatea $%P (! "une la di#"oitie o baa de
date
( > | ! i

e9tin#! cu "rodu#e #i furniori de #er(icii

"recum #i o baa de date cu informatii utile
le)ate de "roce#ul de #electie #i de
im"lementaere a unui #i#tem $%P. S"eciali#tii
+omunitatii $%P (! #tau la di#"oitie in
"roce#ul de im"lementare a #i#temului $%P
"otri(it afacerii/ne(oilor dumnea(oa#tr!.
1. Probleme/factori care
fundamentea! deciia
im"lementarii unui #i#tem $%P&
2. 'biecti(ele i eta"ele/faele
obli)atorii ale unui "roiect $%P
*. +riterii fundamentale de #elec,ie
a celei mai "otri(ite #olu,ii
4. Strate)ii de im"lementare
Im"actul #i#temului a#u"ra afaceri
iStrate)iile de im"lementare #unt inflen,ate direct de
con#iderentele/moti(a,ia ale)erii #i#temului $%P care
#! i #e "otri(ea#c! cel mai bine, re#"ecti(.
- + on#iderente tehnice (plat!orme nvec#ite% aplica"ii
multiple 2i izol ate% etc);
7+on#iderente o"era,ionale (dis!unc"ii la nivel de procese%
necesitatea reducerii costurilor opera"ionale% lipsa vizi+ilit"ii
in!orma"ionale% etc);
- +on#iderente #trate)ice (m+unt"irea rela"iei cu clien"ii%
restructurarea a!acerii% standardizare multiloca"ie% nevoia de e!icien"
2i
' ) ' ) '
inte&rare)
+o#tul
nuare
Strate)ia cu
ri#curi minime
este speci!ic proiectelor de anver&ur; dureaz cca 2
ani pentru parcur&erea tuturor etapelor
nu este in!luentat de costuri% solicit resurse mari.
) .
Strate)ia de bu)et
urmre2te implementarea unui sistem cu +u&et c;t mai mic;
simpli!ic la minim !azele (cule&ere in!orma"ii% analiza ratei de
renta+ilitate% cerere o!erte% vizite la !urnizori% demonstrare solutii%
luare decizie% ne&ociere contract% instalare% con!i&urare
aplica"ii% conversie date% dare n e,ploatare) risc mare de
e2ec
Strate)ia IBi) Ban)I
metodolo&ie rapid% reune2te !azele de +az (cule&ere in!ormatii%
luare decizie% ne&ociere contract% instalare% conversie date% dare in
e,ploatare);
timp ! rapid de implemenatre% costuri reduse< decizie impus de top
mana&ement% a&resiv 2i di!icil
1. Probleme/factori care fundamentea!
deciia im"lementarii unui
#i#tem $%P&
2. 'biecti(ele i eta"ele/faele obli)atorii
ale unui "roiect $%P
*. +riterii fundamentale de #elec,ie a celei
7
mai "otri(ite #olu,ii
4. Strate)ii de im"lementare

Im"actul #i#temului a#u"ra afacerii1. Tran#form!ri

or)ania,ionale
8n cultura or)ania,ional! (noi concepte% re&uli%
metodolo&ii% proceduri; standarde% codi!icri% documente);
8n #trate)ie (apar instrumente de conver&en" opera"ional 2i
strate&ic% se elimin &rani"ele ntre departamente 2i !unc"iuni )/
8n mana)ementul "roce#elor afacerii (trecere de la structura
!unc"ional la cea orientat pe procese; noi instrumente de &estiune% indicatori
de masur% analiz 2i control% e!icientizarea
alocrii 2i &estiunii resurselor% leaders#ip !ara control);
8n rolurile indi(iduale (noi roluri% !unc"ii% atri+u"ii% responsa+ilit"i. 1roces
sistematic de con2tientizare 2i instruire%
nou stil de lucru% !lu,uri 2i circuite in!orma"ionale noi% etc);
8n tehnolo)ia informa,ional! (in!rastructur ?7 comple,% !acilit"i
multiuser% ar#itectur comple, de date% inte&rarea te#nolo&iilor de
telecomunica"ii).
2. '"timi!ri tehnolo)ice
Si#teme informa,ionale #trate)ice (sisteme care spri'in sau
contri+uie la c;2ti&area sau m+unt"irea pozi"iei competi"ionale );
$forturi e(oluti(e continue (cre2terea productivit"ii%
m+unt"irea procesului decizional% mana&ementul in!orma"ional% 7otal
@ualitA Bana&ement% inova"ie 2i creativitate n serviciul clien"ilor%
sc#im+ri mana&eriale e!iciente% metode 'ust in time% mana&ementul
cuno2tin"elor% maan&ementul documentelor);
Bu#ine## "roce## %een)ineerin) (C10 D un salt calitativ de
1::E prin procese 2i structuri noi pentru cre2terea satis!ac"iei clien"ilor%
reducre costuri% utilizarea optim a competen"elor% reducerea
nt;rzierilor% ameliorarea valorii adu&ate% cre2terea puterii de reac"ie%
etc );
+omer,ul electronic (e-commerce% e-+usiness% m -comerce
a=
b=
c=
comunitateaI
*. Tran#form!ri culturale i "rofe#ionale
a= Trecerea de la de"artamente la echi"e de "roiecte/
b= Modificarea "o#tului de lucru de la #arcini #im"le la lucr!ri
multidimen#ionale/
Salaria,ii nu mai #unt controla,i ci 8m"uternici,i cu dre"turi de
acce# i "utere de deciie/
M!#urarea "erforman,elor i acordarea com"en#a,iilor are la
ba! reultate concrete ci nu acti(it!,i de#f!urate/
' '
Schimbarea criteriilor de a(an#are de la "erforman,! la
abilit!,i "rofe#ionale/
Calorile nu mai #unt "rote;ate ci de(in "roducti(e/ Statutul
mana)erilor mi)rea! de la #u"er(iori la antrenori, ei nu #e mai
c=
d=
e=
f=

)
=
ocu"! de 8nre)i#trarea reultatelor ci de(in lideri/ h= Proce#ul de
in#truire de(ine continuu i ada"tat cerin,elor.