REGULAMENT DE ORGANIZARE SI

FUNCTIONARE

SIGLA DENUMIRE FIRMA

Cod: ROF-01
Data:

Pag. 1 din 7

REGULAMENT DE ORGANIZARE SI FUNCTIONARE

Evidenta modificarilor:
Nr.
crt.

Pagina

Capitol

Descrierea modificarii

NUME

FUNCTIA

Data/ Versiunea

DATA

Observatii

SEMNATURA

ELABORAT
VERIFICAT
APROBAT

Note:
1. Acest document contine informatii si date care sunt proprietatea SC SRL
2. Prezentul document este destinat utilizarii exclusive pentru propriile cerinte.
3. Utilizarea integrala sau partiala a acestei proceduri in orice scop sau activitate, sau reproducerea partiala / integrala in orice publicatie si prin orice
procedeu ( electronic, mecanic, fotocopiere, microfilmare etc.) este interzisa fara acordul scris al PROPRIETARULUI.

Versiunea: 1.1.

Document: Original

SIGLA DENUMIRE FIRMA

REGULAMENT DE ORGANIZARE SI
FUNCTIONARE

Cod: ROF-01
Data:

Pag. 2 din 7

CUPRINS
1. DESCRIEREA FIRMEI ..3
2. ORGANIZARE .3
3. INLOCUIREA PERSOANELOR CARE LIPSESC DIN FIRMA
4. DREPTURI DE SEMNATURA SI STAMPILA .....
5. ACCESUL LA CHEI ..
6. PROGRAMUL DE LUCRU ..
7. ECHIPAMENTUL DE LUCRU SI FOLOSIREA VESTIARULUI ....
8. PRIMIREA PERSOANELOR STRAINE ...
9. ACTIONAREA IN CAZ DE URGENTA (ALARMA) .
10. ALTE REGULI .
11. RELATIA CU CLIENTII .
12. CLAUZA ...

Versiunea: 1.1.

Document: Original

REGULAMENT DE ORGANIZARE SI
FUNCTIONARE

SIGLA DENUMIRE FIRMA

Cod: ROF-01
Data:

Pag. 3 din 7

1. DESCRIEREA FIRMEI
Denumirea firmei:

SC SRL

Obiectul principal de activitate al firmei SC... il constituie furnizarea si instalarea

sistemelor de ventilatie, climatizare si incalzire.
SC... inseamna: calitate
Strategia companiei este de a oferi solutii complete si eficiente in raport cu
specificatiile clientului si posibilitatilor tehnice moderne.
Obiectivele de moment ale firmei sunt cresterea continua si constanta a cifrei de
afaceri si impunerea firmei SC... pe piata romana a furnizorilor de sisteme de
ventilatii.
Proiectele de viitor ale firmei noastre consideram ca trebuie sa fie intotdeauna
rezonabile, sa preintampine si sa depaseasca asteptarile clientilor.
Pentru a fi siguri de succesul in realizarea obiectivelor propuse se au in vedere atat
cresterea preocuparilor pentru formarea profesionala, cat si a preocuparilor in
vederea perfectionarii produselor noastre.
SC...

promoveaza in domeniul personalului angajat urmatoarele principii:

principiul
principiul
principiul

2. ORGANIZARE
Organigrama n vigoare a firmei este disponibil tuturor angajailor si reprezinta
Anexa 1 la acest regulament. ZDM rspunde de permanenta actualizare a
organigramei. Modificri n organigram se pot face numai cu aprobarea ZDM.
Atributiile, responsabilitatile si interdependenta angajatilor sunt definite conform
fiselor postului fiecarui angajat. Intocmirea/actualizarea fiselor postului este
realizata de catre sefii de departamente pentru personalul din subordine.
Descrierea activitatii specifice fiecarui post de lucru este prezentata in proceduri.
Fiecare angajat are obligatia de a cunoate i aplica intocmai prevederile fisei
postului si ale procedurilor referitoare la activitatea pe care o desfasoara.
3. INLOCUIREA PERSOANELOR CARE LIPSESC DIN FIRMA
Este important ca in situatia in care anumite persoane lipsesc din firma din diferite
motive (concedii, deplasari, etc.), activitatea acestora s fie desfasurata de catre
inlocuitorii desemnati in acest scop. In acest fel, toate activitatile se vor desfasura
normal, fara probleme. Fiecare angajat trebuie sa stie persoana pe care trebuie sa
o inlocuiasca in cazul in care aceasta lipseste din firma. In plus, pentru informarea
Versiunea: 1.1.

Document: Original

SIGLA DENUMIRE FIRMA

REGULAMENT DE ORGANIZARE SI
FUNCTIONARE

Cod: ROF-01
Data:

Pag. 4 din 7

mai facila a tuturor angajatilor cu privire la inlocuiri, lista completa a inlocuitorilor

desemnati se gaseste in Anexa 2 la acest Regulament.
Pentru angajatii care nu se regasesc in Lista inlocuitorilor, regula este urmtoarea:
in cazul absentei unui angajat, activitatea acestuia este distribuita de catre seful
direct, celor prezenti la lucru.
Persoana inlocuita are obligatia de a aduce la cunostinta inlocuitorului durata
absentei sale din firma si de a pune la dispozitia acestuia toate informatiile si
mijloacele necesare desfasurarii normale a activitatii in perioada in care urmeaza
sa fie inlocuit.
In situatia in care si inlocuitorul lipseste, conducatorul locului de munca va
desemna o alta persoana pentru inlocuire. Conducatorii locurilor de munca au
obligatia de a preveni pe cat posibil astfel de situatii.
4. DREPTURI DE SEMNATURA SI STAMPILA
Angajatii firmei au dreptul de a semna si stampila documente numai cu respectarea
prevederilor din Anexa 3 unde sunt precizate Persoanele care au drept de
semnatura.
IMPORTANT:
- este interzisa aplicarea semnaturii sau a stampilei pe alte documente sau de catre
alte persoane decat cele prevazute in fisierul de mai sus.
5. ACCESUL LA CHEI
Administratorul detine un set complet de chei.
Al doilea set complet de chei se pastreaza in camera de garda intr-un dulapior inchis, prevazut cu fereastra
independenta pentru fiecare cheie. Oricare din aceste chei poate fi folosita de gardian in caz de urgena, sparganduse gemuletul pentru a scoate cheia, dupa care, agentul de paza va consemna incidentul intr-un proces verbal.
Administratorul distribuie angajatilor, pe baza de semnatura de primire, anumite chei. Angajatii care au in posesie
chei, raspund pentru pastrarea acestora si nu vor permite efectuarea de copii neautorizate dupa acestea.

6. PROGRAMUL DE LUCRU
Programul de lucru este de luni pana vineri, incepand de la ora 8,30 i
pn la ora 17,30.
Cei care intarzie in mod repetat vor primi scrisoare de avertisment mergandu-se
ulterior pana la desfacerea contractului de munca.
Angajatul care pleaca din firma in timpul programului, o va face numai cu
aprobarea sefului de departament.
Pauze:
7. ECHIPAMENTUL DE LUCRU SI FOLOSIREA VESTIARULUI
Echiparea/ dezechiparea angajatilor ce desfasoara activitati care necesita echipament de lucru
Versiunea: 1.1.

Document: Original

SIGLA DENUMIRE FIRMA

REGULAMENT DE ORGANIZARE SI
FUNCTIONARE

Cod: ROF-01
Data:

Pag. 5 din 7

si/sau echipament de protectie, se efectueaza numai in vestiar.

Angajatii Societatii au rol important in crearea si mentinerea unei imagini cat mai bune a Societatii,
si de aceea, trebuie sa aiba in orice imprejurare o tinuta profesionala ingrijita.
Angajatii de la departamentul Montaj au obligatia de a se schimba in echipamentul de lucru:
- vara: tricou, pantaloni lung,pantofi.
- iarna: salopeta, pantalon lung, vesta/canadiana, bocanci, caciuli.
Angajatii care au in mod frecvent relatii de serviciu cu clienti/vizitatori din afara firmei au obligatia
de a fi imbracati prezentabil, potrivit pentru o tinuta de afaceri.
8. PRIMIREA PERSOANELOR STRAINE
De la intrare, toate persoanele straine vor fi indrumate catre secretara, care
anunta persoana de contact si va prelua oaspetele. Nici un vizitator nu va circula
si nu va stationa neinsotit in cladirea birourilor, sau depozit. Singurele locuri unde
vizitatorii pot sta neinsotiti sunt: holul de la intrare (secretariat). Dup
incheierea vizitei la unul dintre angajati, acesta va conduce vizitatorul inapoi
la secretara (dac vizita in firma s-a incheiat) sau la un alt angajat, dac
vizitatorul doreste s continue vizita.
9. ACTIONAREA IN CAZ DE URGENA (ALARMA)
Orice angajat care sesiseaza producerea unui eveniment care poate pune in pericol
viata persoanelor sau poate provoca distrugeri sau pierderi materiale (incendiu,
furt, etc.), va actiona imediat cel mai apropiat buton de alarma ptr. incendiu si/ sau
anunta cel mai apropiat superior.
10. ALTE REGULI
10.1. Fiecare angajat al firmei SC... trebuie sa pastreze ordinea si curatenia la locul
de munca. Trebuie sa facem in asa fel incat oaspetii nostri sa perceapa ca
muncim bine, curat, calitativ, prezentabil, ca o adevarata echipa.
10.2. Fiecare angajat raspunde pentru pastrarea confidentialitatii lucrarilor de
serviciu cat si a drepturilor salariale conform clauzelor de confidentialitate si
de neconcurenta prevazute in contractul de munca.
10.3. Toate documentele care contin astfel de informatii, inclusiv fisierele
din computer, trebuie protejate de catre cei care le utilizeaza pentru a
nu permite scurgerea de informatii. Cel care se face vinovat de inclcarea
acestor principii va fi sanctionat, mergsnd psn la desfacerea contractului de
muncs. Accesul in reteaua de calculatoare SC... este permis numai
angajatilor.
10.4. Fiecare utilizator de computer va folosi numai programe cu licent, n caz
contrar, va suporta consecintele legilor in vigoare.
10.5. Pentru a evita contaminarea retelei de calculatoare cu virusi, utilizatorii de
Internet vor intreprinde urmatoarele masuri:
- nu vor deschide fisierele cu extensii necunoscute si provenind de la adrese
necunoscute;
aceste mesaje vor fi sterse imediat dupa primire.

Versiunea: 1.1.

Document: Original

SIGLA DENUMIRE FIRMA

REGULAMENT DE ORGANIZARE SI
FUNCTIONARE

Cod: ROF-01
Data:

Pag. 6 din 7

vor solicita administratorului de retea scanarea si devirusarea tuturor mailurilor continand fisiere atasate considerate periculoase (gen .exe, etc),
inainte de citire.
Deasemeni, utilizarea dischetelor si a CD-urilor noi sau straine este permisa
numai dupa verificarea prealabila si acordul administratorului de retea.
10.6. Fumatul in birouri, vestiar, depozit si anexe este interzis, cu exceptia
locurilor special amenajate pentru fumat, amplasate in interior (balcon,
secretariat).
10.7. Introducerea si consumul bauturilor alcoolice in firma sunt strict interzise,
chiar si dupa orele de program, exceptie fac evenimentele lunare organizate
pentru sarbatorirea angajatilor. Nerespectarea acestei reguli se sancioneaza
cu desfacerea contractului de munca.
10.8. Fiecare angajat va acorda o atentie maxima cheltuielilor care se fac in
departamentul lui si va actiona pentru reducerea acestora. Cheltuielile
angajatilor se deconteaza numai daca sunt cheltuieli facute in interesul firmei
si pentru care s-a fcut cererea de avans spre decontare.
10.9. Fiecare angajat este direct raspunztor pentru folosirea eficienta a energiei la
locul de munca, precum si in locurile comune (vestiar, holuri, toalete, etc.) si
actioneaza permanent pentru a evita risipa de energie. Ultimul angajat care
paraseste o incapere are datoria de a nu lasa lumina aprinsa. Orice angajat
care se face vinovat de risipa de energie electrica va fi penalizat cu un
procent de xx% din salariul net.
10.10.
Angajatii sunt obligati sa utilizeze bunurile Societatii, articolele de
birotica, echipamentele, instalatiile, precum si resursele de telecomunicatii si
informationale ale Societatii (de exemplu: telefon, fax, e-mail, acces Internet)
strict in scopul indeplinirii sarcinilor de serviciu. Incalcarea acestei obligatii
constituie abatere disciplinara a carei repetare determina desfacerea
disciplinara a contractului individual de munca
10.11. Cheltuielile autorizate facute de Angajati in contul Societatii vor fi decontate integral pe baza
documentelor justificative. Cheltuielile neautorizate nu vor fi decontate.
10.12.
Utilizarea telefoanelor fixe sau mobile ale firmei nu este permisa decat
angajatilor. Interziceti altor persoane s utilizeze aceste telefoane, cu
exceptia cazurilor intemeiate!
10.13.
Formula de raspuns la telefon este: SC..., buna ziua!, iar in cazul in
care sunteti sunati prin centrala (telefon interior): numele si prenumele.
Mesajul de intampinare al mesageriei vocale de pe telefoanele mobile este:
Bun ziua, sunt (numele i prenumele) de la firma SC.... V rog s
lsai mesajul dumneavoastr!.
10.14.
Posesorilor de telefoane mobile de serviciu, compania le suporta
abonamentul care include un anumit numr de minute. Depasirea minutelor
acordate prin abonament va fi suportata de catre utilizator in orice situatie.
10.15.
Posesorii de masina de serviciu, au obligatia de a le utiliza conform
regulilor prevazute in Regulamentul de utilizare a masinii de companie.
10.16.
Fiecare sef de departament raspunde direct de activitatea
departamentului aflat in subordinea sa si poate propune masuri de motivare
sau de sanctionare a personalului din subordine, atunci cand este cazul.
10.17.
Pastrarea si protejarea bunurilor firmei SC... este responsabilitatea
fiecrui angajat. In cazul in care totusi anumite bunuri care apartin societatii
sunt deteriorate/pierdute si vina apartine angajatilor, bunurile respective vor
-

Versiunea: 1.1.

Document: Original

REGULAMENT DE ORGANIZARE SI
FUNCTIONARE

SIGLA DENUMIRE FIRMA

Cod: ROF-01
Data:

Pag. 7 din 7

fi achitate de angajati la valoarea pietei din momentul deteriorarii/pierderii

bunului respectiv.
10.18.
Nu este permis scoaterea din unitate a bunurilor/documentelor
specifice societii, indiferent de ce natura ar fi acestea, decat cu acordul
scris (pe formular tip) al directorului general sau al inlocuitorului acestuia.
11. RELATIA CU CLIENTII
Satisfactia deplina si permanenta a clientului trebuie sa fie un obiectiv major. Un
client multumit va reveni ntotdeauna la firma si o va recomanda si altora. De
aceea, fiecare angajat trebuie sa respecte urmatoarele principii:
11.1. Problema clientului este problema mea. Nu tratati clientul cu indiferenta,
pentru a scapa de el! Nu-l facei sa astepte, dati-i intotdeauna cele
mai clare si complete informatii la care are dreptul. Oferiti-i intotdeauna
cele mai bune servicii. Fiti atenti in orice moment la ceea ce el asteapta de la
firma noastra. Descoperiti ceea ce este cu adevrat important pentru client.
11.2. Faceti tot posibilul pentru a nu pierde niciodat un client. Fiecare angajat
trebuie sa identifice permanent orice problema ar putea sa apara si sa
reactioneze rapid pentru corectarea ei. Sa ne recunoastem greselile si sa le
prevenim! Sa verificam totul inainte de a transmite clientului orice informatie.
11.3. Fiti un bun cunoscator al informatiilor legate de activitatea firmei, pentru a
putea raspunde la intrebarile clientilor.
11.4. Fiti ambasadorul firmei SC... in interiorul si in exteriorul locului de munca.
Vorbiti intotdeauna pozitiv. Nu faceti comentarii negative la adresa firmei sau
a angajatilor.
11.5. Nu faceti critici la adresa clientului. Laudati-l, atunci cand este cazul.
11.6. Mentineti intotdeauna un contact vizual pozitiv. Utilizati un vocabular adecvat
cu toti oaspetii.
11.7. Utilizati norme de eticheta adecvate in convorbirile telefonice. Raspundeti
dupa maxim trei apeluri si cu buna dispozitie.
11.8. CLIENTUL TREBUIE TRATAT EXACT CUM DORIM NOI SA FIM TRATATI CAND
SUNTEM CLIENTII ALTORA !
12. CLAUZA
12.1 Fac parte integranta din prezentul Regulament de Organizare si Functionare
urmatoarele anexe:
anexa 1 organigrama societatii
anexa 2 lista inlocuitori
anexa 3 drepturi de semnatura
12.2. Toate modificarile aduse prezentului Regulament de Organizare si Functionare
vor fi aduse la cunostinta angajatilor prin afisare la sediul societatii si prin
comunicarea acestora pe e-mail directorilor de departamente care au obligatia sa
le aduca la cunostinta angajatilor din subordine.
12.3. Acest regulament intra in vigoare in data de xx.xx..

Versiunea: 1.1.

Document: Original