MANUAL DE COMPLETARE A CERERII DE FINAARE

Curs Manager de proiect, ISOP, noiembrie 2013

MANUAL DE
COMPLETARE A
CERERII DE
FINAARE

Pagina 1 din 18

MANUAL DE COMPLETARE A CERERII DE FINAARE

Curs Manager de proiect, ISOP, noiembrie 2013

SUMAR
1.

PROCESUL DE ELABORARE A CERERII DE FINANTARE.........................................3

2.

STRUCTURA UNUI PROIECT................................................................................ 4

3.

IDENTIFICAREA, PRIORITIZAREA I JUSTIFICAREA PROBLEMEI...........................5

3.1.

Identificarea problemei........................................................................................ 5

3.2.

Prioritizarea problemei........................................................................................ 5

3.3.

Justificarea problemei.......................................................................................... 6

4.

SCOPUL PROIECTULUI....................................................................................... 7

5.

OBIECTIVELE PROIECTULUI............................................................................... 7

5.1.

Stabilirea rezultatelor........................................................................................... 8

5.2.

Determinarea indicatorului de performan................................................................8

5.3.

Determinarea standardului de performan................................................................8

5.4.

Determinarea beneficiarilor................................................................................... 8

5.5.

Determinarea timpului necesar pentru atingerea rezultatului...........................................8

5.6.

Scrierea obiectivului........................................................................................... 8

5.7.

Evaluarea obiectivului......................................................................................... 8

6.

BENEFICIARI GRUP INT............................................................................... 9

7.

PLANUL DE ACTIVITATE...................................................................................10
7 pai n scrierea activitilor..................................................................................... 11

8. EVALUAREA....................................................................................................... 12
9. BUGETUL........................................................................................................... 13
Estimarea costurilor................................................................................................ 14
Categorii de buget................................................................................................... 14
Contribuia aplicantului............................................................................................ 15
10. CONTINUARE / SUSTENABILITATE......................................................................15
GLOSAR................................................................................................................ 17

Pagina 2 din 18

MANUAL DE COMPLETARE A CERERII DE FINAARE

Curs Manager de proiect, ISOP, noiembrie 2013

1. PROCESUL DE ELABORARE A CERERII DE FINANTARE

Elaborarea este doar o parte a procesului - Stephen Wilbers
Singurul lucru pe care trebuie s-l facei ca s primii o finanare este s scrie i o cerere
bun. Adevarat?
Fals. De fapt, cuvntul scriere n expresia scrierea unei cereri ne poate induce n eroare.
Cuvinte ca planificare, orchestrare sau implementare descriu mai precis ce trebuie fcut
pentru a beneficia de finanare. Scrierea cererii este doar un pas dintr-un lung proces. S
mparim procesul n 4 etape.
Etapa 1. Evaluarea ideii i abilitatea de a o ndeplini. Primul lucru care trebuie fcut este
evaluarea valorii ideii. Este necesar acest lucru? Rezolv o problem important? Este
durabil, unic ori inovatoare? Chiar putei s realizai ce v-ai propus?
Programele de finantare n general finaneaz un proiect luand n considerare 5 criterii:
1.
2.
3.
4.
5.

Calitatea persoanelor implicate,

Semnificaia problemei,
Importana soluiei,
Obiectivele programului de finantare,
Rezonabilitatea preului (cost/ eficien).

Etapa 2. Gsirea unei surse potrivite. Citii cu grij ghidul programului, cerinele potrivite
i criteriile de evaluare. ntrebai prin telefon sau printr-o scurt scrisoare dac programul e
interesat de proiectul vostru. Cerei o list a proiectelor finantae anterior. Cerei consultan
pentru cererea voastr.
Etapa 3. Adunarea sprijinului intern i extern. Acesta este stadiul n care sunt implicati
oameni, din interiorul sau din afara organizaiei. Asigurai-v ca avei destul personal necesar
pentru proiect. Aflai dac sunt intresai i dedicai ideii d-voastr. Depinde de natura
proiectului, putei aduna o echipa de supraveghetori sau putei solicita scrisori de sprijin din
partea unor autoriti bine cunoscute.
Etapa 4. Proiectarea, revizuirea i elaborarea cererii. Structurai cererea n concordan cu
ghidul programului. Putei ncepe scrierea innd cont de cteva indicii:

Subliniai de ce organizaia voastr este cea mai calificat n a rezolva problema.

Documentai-v cererea n mod concret i specific, dar nu exagerai.
Prezentai mai nti cele mai puternice argumente i documentarea obligatorie
Anticipai ntrebarile verificatorului prin expunerea principiilor proiectului.
Concentrai-v asupra punctului cel mai slab al cererii, acesta fiind relevana
proiectului.
Fii consecvent n stil i form pe tot parcursul cererii.
Asigurai-v c cererea este complet, fr greeli i atractiv. Tabelele graficele sunt
apreciate de cititori.
nainte de a trimite cererea, rugai colegii i consultanii s o citeasc i s o
aprecieze.

Ei bine, e un adevarat proces, nu-i aa? Nu vreau s v descurajez n ncercarea Dvs. dar luai
n considerare urmatoarele: Scrierea unei cereri este cea mai uoar parte. Dac vi se acord
finanarea, munca cea mai grea de acuma ncepe.

Pagina 3 din 18

MANUAL DE COMPLETARE A CERERII DE FINAARE

Curs Manager de proiect, ISOP, noiembrie 2013

2. STRUCTURA UNUI PROIECT

ntrebari - cheie
CE ncearc acest proiect s realizeze?
CE vei schimba sau influena prin
intermediul acestui proiect?
DE CE suntei cel mai potrivit pentru a
realiza proiectul?
CUM vei realiza proiectul?
CUM va fi condus proiectul?
UNDE se va desfura proiectul?
CND se vor desfura activitile
proiectului?
CUM vei controla realizarea proiectului n
derulare?
CUM vei msura eficiena?
CUM vei transmite celorlali ceea ce ai
fcut?
CT de mult va costa proiectul?
CE resurse vor fi necesare?
CUM va fi continuat proiectul?
CE se va ntmpla dup ce proiectul iniial va
fi ncheiat?
CE alte materiale puteti oferi n sprijinul
propunerii?

Componentele propunerii
Scopuri i obiective
Justificarea urgenei rezolvrii problemei
i a capacitii organizaiei de a o rezolva.
Planificarea n timp i spatiu a proiectului
i a modului de implemetare.
Monitorizare, evaluare i raportare.

Pagina 4 din 18

Bugetul proiectului.
Durabilitate / Sustenabilitate
Materiale de sustinere

MANUAL DE COMPLETARE A CERERII DE FINAARE

Curs Manager de proiect, ISOP, noiembrie 2013

3. IDENTIFICAREA, PRIORITIZAREA I JUSTIFICAREA

PROBLEMEI
3.1.

Identificarea problemei

De ce?
Identificarea unei probleme specifice i foarte clar definite este primul pas critic spre
implementarea cu succes a unui proces de rezolvare a problemei. Strategia de mbuntire a
calitii serviciilor implic rezolvarea problemelor ntr-o ordine de prioritati. De ce este
important ca problemele s fie prioritizate?

Resursele i timpul sunt limitate. Nu pot fi rezolvate toate problemele n acelai timp,
de aceea eforturile ar trebui focalizate, initial, pe cea mai important problem.
Pentru a ctiga experien i a acumula expertiz cu procesul de rezolvare a
problemelor, prima problem pe care ar trebui s lucrai ar trebui s fie una care s
poat fi uor studiat i rezolvat. Alegei o problem pentru care sunt disponibile
multe informaii.
Dac rezolvarea primei probleme are succes, acea soluie poate fi reprodus uor la
nivel local sau naional, i chiar mai departe, dac corespunde cu politicile prioritatare
ale institutiei.

Ce?
O problem apare atunci cnd exist o diferen ntre ceea ce ar trebui s fie i ceea ce
este; ntre ideal i situaia actual. O problema:
1. exprim diferena ntre situaia dorit i situaia actual;
2. este direct sau indirect corelat cu situaia grupului afectat
3. este exprimat n termeni de procese, efecte, impact i satisfacie.

Cum?
Putei selecta o problem folosind una din urmtoarele tehnici:

o tehnica de observare direct, precum sondajele populaiei;

o tehnic de consens, precum o matrice de prioritizare, care folosete brainstorming-ul
ca prim pas;
o tehnic de analizare a datelor, precum folosirea unui grafic de control.

Pentru a identifica constelaia de probleme putei folosi tehnica "mind mapping". Astfel,
folosind modelul desenului de mai jos, scriei n mijloc efectul observat, identificai grupurile
afectate sau interesate de rezolvarea problemei. O dat identifcate vor fi trecute n dreptul
fiecarei liniue, i se va pune intrebarea "Ce crede grupul identificat care este cauza?"

3.2.

Prioritizarea problemei

Matricea prioritilor este o metoda ce ne va ajuta n stabilirea acelei probleme pe care

urmeaz s o abordeze proiectul nostru. Vom lua toate problemele pe care le-am identificat i
le vom prioritiza. Problema cu cea mai mare prioritate va fi aceea care apare cel mai frecvent,
este cea mai important iar abordarea ei de ctre noi este cea mai fezabil.
Pagina 5 din 18

MANUAL DE COMPLETARE A CERERII DE FINAARE

Curs Manager de proiect, ISOP, noiembrie 2013

Prioritizarea problemelor va fi realizat de ctre grupul int al proiectului. Implicarea

beneficiarilor n acest proces va asigura c vom gsi problema cea mai important pentru
acetia.
Vom considera trei criterii pentru prioritizarea problemelor:
1. Frecvena (Ct de frecvent este problema? Apare des sau doar rareori?)
2. Importana (Din punctul de vedere al beneficiarilor, care este cea mai important, cea mai
stringent problem?)
3. Fezabilitatea (Este realist s afirmm c noi vom putea rezolva problema?)
Problemele se introduc ntr-un tabel dup cum urmeaz:
Probleme
Frecvena
Importana
Problema 1
Problema 2
Problema 3
Problema 4

Fezabilitatea

TOTAL

Fiecare participant la procesul de prioritizare va vota de trei ori pentru fiecare din cele trei
criterii ce apar n coloanele principale ale tabelului. n cadrul unei coloane-criteriu, un
participant poate acorda toate cele trei voturi pentru o singur problem, poate acorda cte un
punct pentru trei dintre probleme sau poate acorda dou voturi uneia dintre probleme i un
punct unei alte probleme. Acelai procedeu se repet pentru fiecare din cele trei coloanecriteriu. n ultima coloan se cumuleaz punctele acumulate de fiecare problem n parte,
nsumnd punctele de pe cele trei coloane-criteriu. n cadrul proiectului va fi abordat acea
problem care a obinut cel mai mare punctaj.

3.3.

Justificarea problemei

Justificarea unei problemei pornete ntotdeauna de la misiunea i scopurile organizaiei cu

care trebuie s fie n relaie. Problema trebuie s fac parte din aria geografic i domeniul de
activitate n care organizaia acioneaz.
Explicai de ce organizaia voastr este n masur s abordeze problema i s o rezolve.
Exemple cu succesele anterioare sunt binevenite. Acest lucru va aduce un plus de credibiliate
organizaiei ca fiind capabil s rezolve problema. Dorina de a soluiona sau ameliora
problema trebuie s stea la baza construirii proiectului.
Problema justificat trebuie s fie real. De aceea se descrie situaia actual ntr-un anumit loc
i perioad, precum i populaia afectat de problem. Se prezint problema sau nevoia care
se cere a fi rezolvat, motivul pentru care este necesar rezolvarea ei i modul n care se va
ameliora aceasta dup ncheierea proiectului. Este important descrierea strategiei prin care se
ajunge de la situaia actual n care exist problema la situaia dorit. n acest capitol se vor
descrie beneficiarii i grupul int care vor face parte din proiect.
Pentru a fi credibil problema, se prezint dovezi, date concrete, uor verificabile n favoarea
acesteia: studii, analize statistice, cercetari n domeniu, articole de pres, opiniile experilor
din domeniul respectiv, alte documente oficiale, etc. Se recomand folosirea acestui tip de
dovezi pentru a evita considerarea problemei ca fiind nefondat, fr temei. Nu facei
presupuneri cu privire la existena problemei i nu inventai dovezi.
O problema existent are susinerea comunitii. De aceea este bine s fie sprijinit de
autoriti i de comunitatea n care exist. Sprijinul din partea acestora este realizat cu

Pagina 6 din 18

MANUAL DE COMPLETARE A CERERII DE FINAARE

Curs Manager de proiect, ISOP, noiembrie 2013

ajutorul scrisorilor oficiale de susinere. Problema trebuie prezentat din perspectiva

beneficiarilor iar rezolvarea ei trebuie dezvoltat tot din aceast direcie.
n fine, forma pe care justificarea problemei o va avea este important. Persoana care citeste
acest capitol trebuie s aib o imagine clar asupra contextului problemei. Astfel justificarea
trebuie s fie ct de simpl posibil, s fie interesant de citit, s nu conin elemente de jargon,
s aib dimensiuni rezonabile (adic s nu ncerce s rezolve toate problemele din lume) i s
nu fie lipsa programului dect n situaia n care programul nu funcioneaz.

4. SCOPUL PROIECTULUI
Scopul proiectului este ceea ce dorim s realizm dup desfurarea lui, adic starea la care
vrem s ajungem. Atunci cnd l formulm ne gndim la ntrebarea:
Unde vrem s ajungem?.
n general, proiectele se adreseaz unei probleme majore i i propun s rezolve problema
dac e posibil, sau s amelioreze situaia creat de existena problemei respective. Scopul este
stadiul n care dorim s ajung problema n urma implementrii proiectului.
Scopul proiectului este unic i se stabileste n conformitate cu misiunea organizaiei, cu
strategia sa de dezvoltare, dar i cu contextul n care se desfoar, cu nevoile i problemele
comunitii.
Cnd formulm scopul, acesta trebuie:
S conin
Un enun clar i concis
Un ideal
Un rezultat urmrit pe termen lung
Un verb la forma conjunctiv: s
realizeze... sau un substantiv verbal:
realizarea...

S nu conin
Elemente masurabile
Conjunctia si - desparte 2 scopuri
Cuvantul prin - descrie metoda

ntrebri de verificare a scopului:

Reiese schimbarea pe termen lung din formularea scopului?
Scopul este clar? Poate fi neles de cineva care nu cunoate proiectul?

5. OBIECTIVELE PROIECTULUI
Imaginai-v c scopul este destinaia la care dorii s ajungeti. Obiectivele sunt calea prin
care ajungei la destinaie.
Obiectivele sunt pai necesari pentru atingerea scopului. Un obiectiv trebuie s fie realizabil,
specific, concret, atins ntr-o perioad de timp msurabil. El trebuie s fie n mod logic
legat de problem i scop. Obiectivul conine grupul int, adic grupul de implementare a

Pagina 7 din 18

MANUAL DE COMPLETARE A CERERII DE FINAARE

Curs Manager de proiect, ISOP, noiembrie 2013

proiectului. Astfel, din formularea scopului trebuie s reias faptul c proiectul i propune
atingerea unor rezultate.
Pentru o construcie corect a obiectivului, v propunem un exerciiu simplu din 7 pasi.

5.1. Stabilirea rezultatelor.

Rezultatul este dovada concret ca un obiectiv a fost ndeplinit. Pentru a fi siguri c obiectivul
poate fi ndeplinit, ne stabilim ce rezultate dorim s avem. Rezultatul determin o schimbare,
o mbuntire pe care proiectul a produs-o asupra beneficiarilor.
ntrebarea la care trebuie s rspudem este: Care sunt rezultatele pe care dorim s le atingem
la sfritul proiectului?
Exemplu de rezultat: 1 curs de instruire realizat, 1 conferin de pres realizat, o cldire
renovat, 20 de maini achiziionate, 16 participani la curs care au primit certificat de
manager de proiect.

5.2. Determinarea indicatorului de performan

Performana este nivelul la care dorim s se realizeze un rezultat. Indicatorul de performan
este unitatea de msur a rezultatului. El ne ajut s vedem ct de aproape am ajuns
comparativ cu rezultatele anticipate. Pentru a determina indicatorul, trebuie s rspundem la
ntrebarea: Cu ce msurm rezultatul pe care l-am stabilit? Exemplu de indicator al
rezultatului bucat, kilogram, zile (merele se msoar n buci sau kilogram; cursul de
instruire se msoar n zile)

5.3. Determinarea standardului de performan

Standardul reprezint cantitatea unitii de msur. El ne arat care ar trebui s fie valoarea
indicatorilor de performan pentru a fi siguri c am atins rezultatul. De exemplu: 2 mere, 7
zile, etc.

5.4. Determinarea beneficiarilor

Beneficiarul este persoana n folosul creia se realizeaz proiectul. Beneficiarul trebuie
descris clar n obiectiv pentru a putea fi verificat. De exemplu, n programul de finanare a
Inspectoratului Judeean de Poliie Bihor pentru un proiect de prevenire a delincvenei
juvenile, beneficiarii pot fi persoane cu vrsta cuprins ntre 12 i 18 ani.

5.5. Determinarea timpului necesar pentru atingerea rezultatului

Timpul trebuie s fie exprimat clar, astfel nct s se tie n ce interval de timp vom desfura
proiectul. Timpul poate fi exprimat n ore, zile, luni. De exemplu, n programul de finanare al
Inspectoratului Judeean de Poliie Bihor, proiectul trebuie s se ncheie cel trziu la 31
decembrie a anului n care a nceput proiectul.

5.6. Scrierea obiectivului

Acest pas presupune combinarea informaiilor rezultate din parcurgerea celor 5 pai anteriori.
Enunul care exprim obiectivul trebuie s fie coerent i clar.

5.7. Evaluarea obiectivului

Pentru a verifica dac obiectivul este corect trebuie s raspundem la cteva ntrebri de
verificare:
Ce? Cnd? Unde? Pentru cine?

Obiectiv specific

(Realizarea, elaborarea, reabilitarea...etc.)

Pagina 8 din 18

MANUAL DE COMPLETARE A CERERII DE FINAARE

Curs Manager de proiect, ISOP, noiembrie 2013

Ce cantitate de rezultat voi obine?

Obiectiv msurabil

Rezultatul pe care i l-ai propus poate fi ndeplinit de

organizaia ta cu resursele de care dispune?

Obiectiv Abordabil, A
adic poate fi atins

(persoane, timp, bani)?

Exist n realitate posibilitatea s ndeplineti rezultatul pe care Obiectiv Realist
i l-ai propus?

(ex. dac i propui s cltoreti pe planeta Jupiter, chiar dac

ai persoanele, timpul i banii suficieni, n realitate nu poi s
faci acest cltorie).
Obiectivul exprim clar intervalul de timp (n zile sau luni) Obiectiv ncadrat n T
necesar pentru realizarea sa?
Timp
Cte obiective putem avea ntr-un proiect?
E bine de reinut c un numr mare de obiective nu nseamn c proiectul este bun. n general
se recomand scrierea unui numr de maxim 3 obiective SMART ntr-un proiect.

6. BENEFICIARI GRUP INT

Grup int - Beneficiari direci - Beneficiari indireci
Definirea corect a acestor categorii de persoane este important pentru ca finanatorul s
neleag cine va realiza proiectul i cui i se vor adresa activitile din cadrul acestuia,
rezultatele lui.
Grup int - reprezint grupul prin intermediul cruia aciunea i atinge scopul. El va fi
reprezentat mereu de un singur grup de persoane. Atunci cnd se definete grupul int trebuie
precizate urmatoarele:
numarul exact al membrilor grupului, vrsta lor;
elemente de identificare a grupului, caracteristica lor comun dar nu faptul c sunt
membri ai organizaiei aplicante.
Grupul de beneficiari sunt persoanele fizice sau juridice n folosul crora se produce
schimbarea urmrit. Categoria beneficiarilor poate fi subclasificat n categoria beneficiarilor
direci i cea a beneficiarilor indireci.
Beneficiari direci - reprezint segmentul de populaie, instituiile, structurile care
beneficiaz n mod direct, nemijlocit de rezultate/efecte. El va fi reprezentat mereu de unul
sau mai multe grupuri de persoane fizice clar difereniate (s nu existe ntre ele legatur
direct de tip ntreg-parte) sau de persoane juridice.
Atunci cnd se definesc beneficiarii direci, persoane fizice, trebuie precizate urmtoarele:
numrul rotunjit al membrilor grupului, vrsta lor (n cazul n care grupul este foarte
mare locuitorii oraului sau nu poate fi estimat dimensiunea lui biciclitii din
Oradea , nu e neprat necesar precizarea numrului persoanelor din grup);
elemente multiple de identificare a grupului, caracteristicile lor comune ct mai
exacte.
Atunci cnd se definesc beneficiarii direci, persoane juridice, trebuie precizate urmatoarele:

Pagina 9 din 18

MANUAL DE COMPLETARE A CERERII DE FINAARE

Curs Manager de proiect, ISOP, noiembrie 2013

numele complet al acesteia, fr abrevieri;

scurt descriere a modului n care acestea vor beneficia de pe urma proiectului.
Trebuie precizat numrul rotunjit al beneficiarilor directi. Exagerarile vor fi depunctate de
finanator, n plus, din raportul final va reiei numrul real al beneficiarilor, deci ar fi bine s
faceti un calcul realist al beneficiarilor proiectului vostru de la bun nceput. Dac numrul
beneficiarilor va fi mai mare dect numrul prevazut iniial, n proiectul scris, acest lucru nu
reprezint neaprat un punct negativ, ns dac numrul acesta va fi mult mai mic dect cel
prevazut, asta denot lipsa voastr de realism sau de capacitate organizatoric.
Beneficiari indirecti - reprezint segmentul de populaie care beneficiaz n mod indirect de
rezultate/efecte, urmare a efectului multiplicativ. El va fi reprezentat mereu de unul sau mai
multe grupuri de persoane fizice clar difereniate (s nu existe ntre ele legatura direct de tip
ntreg-parte) sau de persoane juridice.
Atunci cnd se definesc beneficiarii indireci, persoane fizice, trebuie precizate urmatoarele:
numrul aproximativ al membrilor grupului, vrsta lor (n cazul n care grupul este
foarte mare locuitorii oraului sau nu poate fi estimat dimensiunea lui biciclitii
din Oradea , nu e neprat necesar precizarea numrului persoanelor din grup);
elemente multiple i ct mai concrete de identificare a grupului, caracteristicile lor
comune ct mai exacte, detaliate;
scurta descriere a modului n care vor beneficia de pe urma proiectului.
Atunci cnd se definesc beneficiarii indirecti, persoane juridice, trebuie precizate urmatoarele:
numele complet al acesteia, fara abrevieri;
scurta descriere a modului n care va beneficia de pe urma proiectului.
Dat fiind c nu avei controlul direct asupra acestei categorii de beneficiari, gradul de
aproximare poate fi mai ridicat n cazul acestora. Precizarea ct mai multor elemente de
identificare a grupului, precum i descriere modului n care grupul va beneficia de pe urma
proiectului, arat ns c tii exact cui vrei s v adresai, cine vrei s beneficieze de pe
urma proiectului vostru.
Definirea clar a acestor categorii de persoane v poate aduce puncte importante n grila de
evaluare a proiectelor.

7. PLANUL DE ACTIVITATE
Planul se refer la modalitatea n care proiectul se va desfura i va rezolva problema.
Acesta trebuie s includ detalii legate de:
Grupul int i implicarea acestuia n activitate. Numrul oamenilor pe care intentionai
s i serviti. Unele proiecte se adreseaz la dou tipuri de public: participanii direci
(muzicienii din formaia local, copii care fac curenie n parcuri) i beneficiarii indireci
(iubitorii de muzic, oamenii care se plimb n parcuri). n acest caz, descriei ambele tipuri
de public.
Ce urmeaz s facei. Descriei activitile. Informai-l pe finanator asupra obiectivelor
proiectului, asupra numrului de activiti pe care le vei face ntr-o perioad de timp, cte
ntlniri cu ci membri ai grupului int etc. Asigurai-v c nu facei promisiuni care nu pot
fi ndeplinite.

Pagina 10 din 18

MANUAL DE COMPLETARE A CERERII DE FINAARE

Curs Manager de proiect, ISOP, noiembrie 2013

Ce planificari au fost fcute deja n proiect. Dac ai facut deja cercetri, ai asigurat
numrul participanilor sau ai fcut alte munci iniiale, informai-l pe finanator pentru a
vedea c suntei bine intentionai.
Data de la care se va desfura proiectul. Trebuie s existe o dat de ncepere i de
terminare a acestuia. n general, spunem despre un proiect c a inceput, n momentul n care
ai nceput s cheltuii bani.
Unde se va desfura proiectul. n momentul n care naintai cererea de finanare, s-ar
putea s nu tii rspunsul la toate aceste chestiuni. Dar cu ct tii mai mult, cu att va arta
mai bine propunerea.
Activitile care apar, resursele i personalul necesar n desfurarea proiectului.
De cte ori e posibil justificai cursul aciunii fcute. Metoda cea mai economic care ar
trebui folosit este aceea care nu compromite calitatea proiectului.
Subliniai trsturile inovatoare care pot fi considerate distincte fa de altele. De cte ori
este posibil, folosii anexe pentru a da detalii, informaii suplimentare i informaii pentru o
analiz n amnunt. Aceste tipuri de informaie, dei necesare cererii, dac sunt incluse n
plan, pot ngreuna lecturarea acestuia. Anexele ofer cititorului un acces imediat la detalii
dac sau cnd clarificarea unei idei sau concluzii este necesar. Orare, planuri de lucru,
activiti, metodologii, acte juridice, date autobiografice, scrisori de recomandare i aprobari
sunt exemple de anexe.
Concluzii:
Activitile trebuie s rezulte din obiective i s duc la ndeplinirea lor.
Activitile trebuie s fie bine definite.
Activitile trebuie s includ implementarea efectiv; locul de desfurare; resurse;
metodologie; persoane responsabile; mod de evaluare.
-CE (activitile) - care vor fi activitile principale n cadrul proiectului?
-CUM (metodele) - i va atinge proiectul obiectivele?
- va fi administrat proiectul?
-UNDE - se va desfura proiectul?
-CND - se vor desfura activitile?
-care sunt termenele-cheie n derularea proiectului?
-cnd / cum i va coordona organizaia activitile cu cele ale ageniilor donatoare /
partenere?
-CU CE (resurse) -buget
-CT DE BINE (evaluare)

7 pai n scrierea activitilor

Pasul 1: Identificati rezultatele pe care le avei la fiecare obiectiv. Fii ateni cci acestea pot
fi mai multe att la nivel de individ ct i la nivel de organizaie.

Pagina 11 din 18

MANUAL DE COMPLETARE A CERERII DE FINAARE

Curs Manager de proiect, ISOP, noiembrie 2013

Pasul 2: Identificai cel puin un indicator msurabil pentru fiecare rezultat. Indicatorii fac
rezultatele observabile. Ei descriu rezultatele n termeni msurabili. Iei include deseori
numere i/sau procente.
Pasul 3: Scriei rezulatele ateptate, n coloana din tabel, cuprinznd i indicatorii
identificai.
Pasul 4: Indetificai activitatea / activitile care duc la realizarea rezultatului. Specificai n
mod clar procesul sau seria de evenimente care duc la realizarea ei.
Pasul 5: Identificai resursele de care avei nevoie pentru a ndeplinii activitatea.
Pasul 6: Identificai de ct timp avei nevoie, cine este responsabil pentru fiecare activitate.
Pasul 7: Reviziurea planului de actiune. Vor duce activitile la realizarea rezultatelor?
Activitile i rezultatele duc la realizarea obiectivelor?
Obiectivul Activitatea Metodologia Locul Resurse Evaluare umane materiale De timp

8. EVALUAREA
Evaluarea are doua pri: a produsului i a procesului.
Evaluarea produsului ofer rezultate care pot fi atribuite proiectului, precum i msura n
care proiectul i-a atins obiectivele.
Evaluarea procesului arat cum a fost condus proiectul, n legatur cu planul de aciune
stabilit i cu eficiena diverselor activiti din plan.
Majoritatea finanatorilor cer acum o form de evaluare a programului. Solicitrile proiectului
trebuie s fie studiate cu grij. Evaluarile pot fi conduse de un membru din interiorul
organizaiei, de o firm de evaluare sau de amndoi. Solicitantul trebuie s precizeze durata
necesar pentru evaluare, cum va fi distribuit feedback-ul n cadrul grupului int, i un
program pentru revizuire i comentarii asupra acestui tip de comunicare. Planurile de evaluare
se pot realiza la nceputul, mijlocul sau sfritul proiectului, dar solicitantul trebuie s
specifice punctul de pornire. E practic s se prezinte planul de evaluare la nceputul
proiectului din dou motive:
1. Evalurile convingatoare necesit colectarea informaiei potrivite nainte i n timpul
desfurrii programului, i
2. Dac planul nu poate fi pregtit la nceput, atunci o revizuire critic a planului este de
preferat. Aceasta parte trebuie s respecte urmatoarele criterii:
S prezinte un plan pentru realizarile obiectivelor
S prezinte un plan al metodelor de evaluare
S arate cine va realiza evaluarea i cum vor fi/ au fost acetia alei
S prezinte clar criteriile de evaluare
S descrie modul n care informaiile vor fi adunate
S explice orice chestionare sau teste folosite
S descrie procesul analizei datelor

Pagina 12 din 18

MANUAL DE COMPLETARE A CERERII DE FINAARE

Curs Manager de proiect, ISOP, noiembrie 2013

S arate cum va fi folosit evaluarea pentru a mbunti programul

S descrie orice raport de evaluare produs
De ce e nevoie de un proces de evaluare?
Cum vei ti dac ai obinut impactul dorit? Dac ai fcut treab bun, tot ce trebuie s facei
este s descriei informaiile adunate pentru a vedea ct de mult v-ai ndeplinit scopul. Vei
ine evidena telefoanelor primite? i vei pune pe voluntari s in un jurnal al orelor lucrate?
i vei mai consilia pe beneficiari la ase luni dup ce au prsit programul pentru a vedea cum
stau?

9. BUGETUL
Ce este un buget?
Un buget este un plan financiar al unui proiect. Un astfel de document trebuie s includ o
preconizarea a cheltuielilor i a venturilor legate de proiect. El reprezint un document a crui
fezabilitate depinde de susinerea din partea unui finanator sau a unui partner.
Totui, e mai sigur s nu anticipm faptul c venitul de pe urma finanrii va fi singurul suport
al proiectului. Aceasta consideraie trebuie dat tuturor solicitrilor de buget, i n particular,
articolelor care se afl sub presiunea inflaiei.
Bugetul trebuie s respecte urmatoarele criterii:
S prezinte aceleai lucruri ca i n coninut
S fie detaliat n toate aspectele
S includ costurile proiectului create la implementarea programului
Sa nu conin sume nefondate
S includ toate punctele cerute de surs
S includ toate punctele pltite de alte surse
S includ toi voluntarii
S includ toi consultanii
S detalieze beneficiile, separat de salarii
S detalieze separat toate costurile care nu au legatur cu personalul
S includ coloane separate pentru listarea tuturor serviciilor donate
S includ costurile indirecte unde e cazul
S fie suficiente pentru a ndeplini sarcinile descrise n coninut
S prezinte un plan specific pentru obinerea fondurilor dac programul va fi continuat
S descrie cum vor fi obinute alte fonduri
S includ liste cu ali finanatori ai proiectului (numele sponsorului, data expedierii cererii,
suma cerut, statutul prezent)
S depind ct mai puin de urmatoarea finanare
S nu indice c organizaia va solicita alte sume de bani.
El trebuie s conin

Pagina 13 din 18

MANUAL DE COMPLETARE A CERERII DE FINAARE

Curs Manager de proiect, ISOP, noiembrie 2013

-planul financiar pentru toat durata proiectului, inclusiv contribuiile n natur, contribuiile
beneficiarilor i ale organizaiei, fondurile cerute/furnizate de ctre donatori.
-o scurt descriere a modului cum vor fi gestionate fondurile n cadrul organizaiei, banca
folosit, sistemul de raportare financiar, persoana responsabil cu contabilitatea n cadrul
organizaiei
-bugetul arat exact ct (de ce sum este nevoie) i cum va fi alocat aceast sum.

Estimarea costurilor
Dup ce avei listate toate resursele de care este nevoie n proiect, ncercai s estimai costul
unei uniti i apoi calculai costul total.
Cum se face estimarea costului unitar? De cele mai multe ori este vorba de a ghici ntr-un
mod tiinific. Pentru a fi ct mai exaci avei urmtoarele soluii:

s obinei informatii de la furnizori, eventual oferte tampilate pentru a le prezenta

finanatorului,

s le cereti membrilor echipei, n special celor din departamentele specializate, s fac

o estimare,

s aflai de la cineva care a fcut un proiect similar,

s studiai notele de la proiectele anterioare ale organizaiei voastre.

Categorii de buget
Urmatoarele categorii de cheltuieli sunt eligibile:
-Administrative: chirie sediu, ap, canalizare, electricitate, gaze, costuri de nclzire;
-nchirieri: echipamente, mijloace de transport, sli de activiti (seminarii, cursuri, expoziii,
etc.);
-Salarii, onorarii, consultan: pentru personalul de specialitate direct implicat n proiect;
-Transport: bilete i abonamente transport, transport echipamente i materiale, bonuri de
benzin. Transportul se va realiza pe ct posibil cu cele mai ieftine mijloace de transport, la
clasa a doua;
-Cazare i mas: cazarea i masa nu va depi echivalentul a 100 Euro pe zi/persoan;
-Consumabile: hrtie, toner, cartu imprimant, markere, etc.;
-Echipamente: se vor finana echipamente pn la valoarea de .......... Euro (la echivalentul n
lei din ziua achiziiei), reprezentand maxim 10% din valoarea total a bugetului;
-Servicii: orice activitate prestat de o persoan juridic sau fizic, care nu se ncadreaz la
categoriile onorarii. Exemple: traduceri, tehnoredactare, developri filme foto, comisioane
bancare, montaje filme, reparaii, ntreinerea aparaturii, etc.;
-Comunicaii: telefon, fax, e-mail, internet, pot. Factura de telefon se poate deconta n
proporie de maxim 75% din valoarea total a facturilor aferente;
-Tiprituri: brouri, pliante, fluturai, manuale, afie, etc.;
-Alte costuri: tot ceea ce nu poate intra n categoriile mai sus menionate, dar care se justific
pentru activitile proiectului.

Pagina 14 din 18

MANUAL DE COMPLETARE A CERERII DE FINAARE

Curs Manager de proiect, ISOP, noiembrie 2013

Nu se vor finana achizitii de terenuri, cladiri, burse, deplasari individuale, ajutoare umanitare,
dobanzi, rezerve pentru posibile pierderi.

Contribuia aplicantului
Contribuia aplicantului se poate realiza prin trei modalitati:
-contribuia uman: poate s fie evaluat prin munca voluntarilor n cadrul proiectului.
Voluntarii pot fi folosii pentru activiti administrative, orice activitate care este necesar n
derularea proiectului, s ofere n mod sporadic consultan, asisten, instruire profesional,
asisten legal. Contravaloarea muncii voluntarilor permaneni va fi stabilit lund ca baz de
calcul salariul minim pe economie, doar n limta a 4 ore pe zi, 5 zile pe sptmn.
Cuantificarea muncii specialistilor, consultanilor, etc. se va face n funcie de onorariul pe
care acesta l-ar fi solicitat n cazul n care ar fi fost pltii dar nici acesta nu poate depi 3
salarii medii pe economie. Pentru decontarea acestor cheltuieli se vor ncheia contracte de
voluntariat individuale.
-contribuia material: poate s consiste n folosirea echipamentelor care aparin
organizaiei sau membrilor acesteia, n regim de nchiriere. Contravaloarea acestei contribuii
nu poate s depeasc mai mult de 30% din valoarea produsului.
Decontarea acestei categorii se va realiza pe baza unei declaraii din partea aplicantului. De
asemenea, tot n aceast categorie intr serviciile i bunurile materiale primite de ctre
aplicant n favoarea proiectului de la persoane juridice i fizice. Decontarea se va realiza pe
baza contractului de sponsorizare sau a contractului ntre pri.
-contribuia financiar: aplicantul poate s contribuie la bugetul proiectului i cu numerar
realizat din: cotizaii ale membrilor, de la donatori, de la finanatori, de la sponsori, din taxe,
din venituri realizate din activiti economice, etc.
Contribuiile n natur pot fi importante din trei motive:
Arat modul n care comunitatea sprijin proiecul vostru , dei nu toi sunt pltii.
Arat adevaratul cost al proiectului, ce ar trebui s cheltuii dac nu ai avea sprijinul
comunitii.
Dac v aflai ntr-o situaie de cofinantare, veniturile n natur poate fi folosit ca parte a
finanrii.

10. CONTINUARE / SUSTENABILITATE

ntrebarile la care trebuie s rspundei n acest capitol sunt urmatoarele:
Ce se va ntmpla cu proiectul dup ncheierea activitilor propuse?
Cum se va manifesta impactul proiectului dup ce acesta s-a ncheiat?
S-au creat sau sunt posibiliti de identificare a altor resurse pentru continuarea
proiectului?
Cum va fi finanat proiectul n viitor?
Cum va fi administrat proiectul dup ce se ncheie activitile finanate?
Cum vor continua activitatea persoanele implicate?
Din punct de vedere financiar, finanatorii doresc s tie cum vei asigura finantarea
proiectului dup ce se termin fondurile primite de la ei. Ei doresc s tie dac este cazul s

Pagina 15 din 18

MANUAL DE COMPLETARE A CERERII DE FINAARE

Curs Manager de proiect, ISOP, noiembrie 2013

investeasc n proiectul vostru. Pentru a nu le da impresia c banii lor vor fi aruncai pe geam
trebuie s le oferii perspective de viitor palpabile. De aceea este cazul s v gndii la o
strategie de finanare pe termen lung.
Din punct de vedere instituional trebuie s artai dac organizaiile implicate n proiect vor
mai avea dispoziia i resursele (umane, materiale) de a continua proiectul. Nu trebuie s
lsai impresia c ideea proiectului este una trectoare, c nu v intereseaz prea mult, n timp,
ce se va ntmpla cu problema pe care ncercai s o rezolvai, ce se va ntmpla cu nevoile
grupului int. Interesul vostru fa de problema abordat trebuie s fie cu btaie lung, mai
lung dect durata acestui proiect punctual.
Putei i trebuie s artai care vor fi efectele pe termen lung ale proiectului vostru, impactul
pe care l va avea i dincolo de perioada pentru care ai semnat contractul de finanare.
Schimbarea pe care o aduce proiectul vostru nu trebuie s fie trectoare.
Dac ulterior derulrii proiectului se va reveni la situaia anterioar, problematica proiectul nu
i-a atins cu adevarat scopul.
Descriei cum va continua proiectul dup terminarea finanrii:
se va dezvolta
va continua n aceai form, cu alte mijloace de susinere
va avea ca rezultat un alt proiect
proiectul i-a sfarsit n momentul ncheierii finanrii

Pagina 16 din 18

MANUAL DE COMPLETARE A CERERII DE FINAARE

Curs Manager de proiect, ISOP, noiembrie 2013

GLOSAR
Activitate = Actiune complexa ce implica consumarea unor resurse (timp, bani, munca) pentru
a obtine un rezultat.
Beneficiari = persoanele care beneficiaza de rezultatele activitilor noastre
Buget = Planul financiar de venituri i cheltuieli al unui proiect sau al unei organizaii.
Coordonator = Persoana care supervizeaza toate activitile din cadrul unui proiect i imparte
responsabilitatile intre celelalte persoane implicate.
Comunitate = grup de persoane care au o caracteristica comuna (locul n care traiesc, varsta,
perocuparile etc)
Efect = rezultatul unei cauze, a unei probleme lasata nerezolvata.
Evaluare = identificarea diferentelor intre ceea ce ne-am propus i ceea ce am reusit sa facem
Finantare = suma de bani nereturnabila acordata unei organizaii de catre o institutie publica
sau privata pe baza unui proiect scris.
Finantator = institutie publica sau privata care acorda bani nereturnabili organizaiior pe baza
unor proiecte scrise.
Grup tinta = Persoanele care se ocupa de realizarea proiectului, a activitilor din cadrul
acestuia.
Misiune = ideal pe care organizaia il tinteste pe termen lung sau foarte lung.
Nevoie = Element lipsa, ceea ce ne trebuie pentru a evolua, pentru a rezolva o problema.
Obiective = pasi necesari pentru atingerea scopului propus.
Organizaie = grup de persoane care actioneaza impreuna i n mod organizat pentru un scop
comun.
ONG = Organizaie Non-Guvernamentala, poate lua forma unei fundatii sau asociatii.
Prioritate = Cel mai important dintr-o grupa de elemente.
Problema = O lacuna existenta intre situatia actuala i cea pe care ne-o dorim n viitor.
Program = Mai multe proiecte ce urmaresc acelasi scop, desfurate intr-o perioada mai mare
de timp.
Program de finantare = Suma de bani alocata pentru o anumita categorie de activiti precum
i setul de reguli aferente referitoare la modul de acordare a banilor.
Personalitate juridica = Recunoasterea legala a unei organizaii ce se obtine la judecatorie.
Proiect = mai multe activiti desfurate intr-un interval dat de timp ce urmaresc aceleasi
obiective i acelasi scop.
Relevanta = importanta unei probleme intr-un loc dat, la un anumit moment pentru o categorie
de persoane.
Rezultat = Produsul final al unei activiti dintr-un proiect.
Scop = ceea ce dorim sa realizam prin intermediul proiectului.

Pagina 17 din 18

MANUAL DE COMPLETARE A CERERII DE FINAARE

Curs Manager de proiect, ISOP, noiembrie 2013

Scriere de proiecte = procesul de completare a formularelor de cerere de finantare necesar

obtinerii de fonduri nereturnabile.
Solicitant = organizaia care solicita suma de bani nereturnabila de la o institutie publica sau
privata, pe baza unui proiect scris.
Voluntar = Persoana care lucreaz n cadrul unei organizaii fr s fie pltit pentru munca
depus.

Pagina 18 din 18