CAPITOLUL IV POSIBILITI DE UTILIZARE A MIJLOACELOR MODERNE DE

CALCUL N ANALIZA CHELTUIELILOR CU PERSONALUL

4.1
Delimitri conceptuale privind informatizarea sistemului informaional
contabil
Sistemul este o entitate format din dou sau mai multe componente sau subsisteme, care
interacioneaz ntre ele pentru atingerea unui obiectiv. Orice sistem este caracterizat prin faptul
c este legat de mediul ambiant, c are o anumit structur, funcioneaz dup anumite reguli i
urmrete un anumit scop.1
Orice sistem este format din intrri, prelucrri i ieiri. Pentru o entitate intrrile sunt
reprezentate de resursele economice pe care aceasta le utilizeaz n activit ile sale; prelucrrile
sunt procesele prin care intrrile sunt transformate n ieiri; iar ieirile sunt bunurile i serviciile
obinute de ntreprindere.
Sistemul informaional este o component esenial a oricrei organizaii, ce poate juca
un rol important n succesul unei ntreprinderi, prin fapul c furnizeaz informa ii utile
conducerii. Sistemul informaional reprezint un ansamblu de fluxuri informaionale, de
mijloace i metode de culegere, prelucrare i transmitere a informaiilor, n vederea lurii
deciziilor pe toate treptele organizatorice ale conducerii i asigurrii unei bune funcionri a
sistemului operaional.2
Serviciul contabilitate este considerat punctul central al activitii economice, iar sursele
de informaii sunt: serviciile desfacere, aprovizionare, financiar, personal, producie.
Informatizarea ntreprinderilor a evoluat de la aplicaii informatice simple la sisteme informatice
complexe, capabile s gestioneze eficient informaiile existente i s ofere solu ii pentru
atingerea obiectivului esenial i anume eficiena gestionrii resurselor.
Sistemul informaional contabil face parte din sistemul informa ional i poate fi definit ca
fiind un set de resurse umane i de capital care colecteaz, proceseaz, stocheaz, acceseaz i

1 Adam Romic Sisteme informatice de gestiune Note de curs, Editura ALMA

MATER, Bacu 2013, pag 3;
2 Idem, pag 7

transmite datele i informaiile despre procesele contabile ce au loc n organiza ie. Sistemul
informaional contabil poate fi structurat pe cele dou laturi ale contabilitii:
-

subsistemul contabilitii de gestiune care ofer informaii contabile utilizatorilor

interni;
subsistemul contabilitii financiare care ofer informaii contabile utilizatorilor
externi.

Sistemele informatice de contabilitate furnizeaz o multitudine de tipuri de date i

informaii precum: date financiare, date non financiare, analize rezultate din managementul
datelor, informaii de cutare, informaii despre management, despre acionari/ asociai, etc.
Influena tehnologiei informaiei asupra raportrilor financiare primare se face simit n
furnizarea informaiei financiar contabile. Cu ajutorul internetului se pot face modificri asupra
modului de furnizare a coninutului rapoartelor financiare, sau a disponibilitii informaiei .
Sistemul informatic de contabilitate are rolul de a furniza informa ii referitoare la:
venituri, clieni, dinamica ncasrilor i plilor, cheltuieli, principalii furnizori, etc. Aceste
informaii trebuie furnizate n

timp util, ct mai exact, pentru to i destinatarii informa iei

contabile, astfel un sistem informatic modern este capabil s preia automat datele furnizate de
ctre alte subsisteme.

4.2

Aspecte privind informatizarea contabilitii cheltuielilor cu personalul.

Descrierea aplicaiei

nregistrarea i calculul salariilor reprezint, din punct de vedere organizatoric, o grea

ncercare pentru cei care vegheaz la buna lor desfurare. Sunt necesare:
introducerea, modificarea sau tergerea din baza de date a informaiilor referitoare
la salariai, cu nregistrarea concediilor i ntocmirea foii colective de prezen;
calcularea drepturilor i reinerilor salariale;
nregistrarea n contabilitate a drepturilor i reinerilor salariale;
afiarea rezultatelor.
Calculatorul poate veni n sprijinul acestei activiti care n mod obinuit se face manual.
Lucrarea de fa i propune evidenierea utilitii unei baze de date n uurarea muncii de
nregistrare i calculare a salariilor i a altor drepturi salariale. Pentru aceasta este necesar

cunoaterea i nelegerea conceptului de baz de date i a modului n care informaiile din

mediul extern pot fi stocate i manevrate ntr-o baz de date.
Privit din exterior, organizarea contabilizrii drepturilor i obligaiilor personalului
angajat la o entitate public sau privat, necesit att efort ct i timp pentru completarea,
verificarea, calcularea i afiarea unor rapoarte cum sunt foaia colectiv de prezen, statele de
plat, etc. De asemenea n unitile publice sau private unde numrul de angajai este foarte
mare, unde exist un volum foarte mare de date care trebuie prelucrate ntr-un timp foarte scurt
se cere automatizarea prelucrrii datelor. Astfel se nate ideea automatizrii acestei activiti prin
punerea la dispoziia unitilor publice i private a unei baze de date i a unui program care s
permit prelucrarea rapid i eficient a datelor. Astfel se prelucreaz cu uurin orice informaie
primit, se contabilizeaz i orice modificare ulterioar de orice fel s poat fi fcut uor astfel
nct cei care utilizeaz software-ul respectiv i cei care asigur service-ul programului
informatic s fie mulumii din toate punctele de vedere.
Pentru buna desfurare a activitii i propune realizarea unui sistem informatic care s
rezolve problemele privind evidena salariailor, a drepturilor i obligaiilor acestora. Pentru
fiecare salariat se cunosc: marca, nume, prenume, codul numeric personal, adresa i profesia.
Salariaii lucreaz n compartimentele societii care sunt identificate prin cod i
denumire. Conform organigramei n fiecare compartiment exist mai multe posturi. Pentru
fiecare post se cunosc codul, denumirea, salariul minim i salariul maxim. Angajaii i negociaz
salariul pentru postul ocupat.
Prezena angajailor la locul de munc este evideniat n foaia colectiv de prezen care
se ntocmete lunar pentru toi angajaii firmei i conine: marca, numele i prenumele
salariatului, numrul de ore lucrate, numrul de ore absen, numrul de zile de concediu de
odihn, numrul de zile de concediu medical, luna i anul.
Salariaii pot avea persoane n ntreinere. n momentul n care acetia se angajeaz se vor
stabili: salariul, data angajrii i data de sfrit dac este pe perioad determinat i postul pe
care sunt ncadrai i numrul de persoane aflate n ntreinere.
Plata salariilor se face prin card bancar. Pentru fiecare card se menioneaz numele i
prenumele salariatului, numrul cardului, banca emitent, numrul contului, data emiterii i data
pn la care este valabil.

Pentru uurarea muncii operatorului au fost create urmtoarele tabele care respect toate
formele normale, descompunerea la atribute atomice, restriciile de integritate i tranzitive,
validri pe cmpurile incluse n tabele: