COLEGIUL ECONOMIC HERMES PETROANI COMISIA DE EVALUARE I ASIGURAREA

CALITII
j

PROCEDURA DE SIST EM - PS.1. 02

Data elaborrii:
13.10.2010

CONTROLUL NREGISTRRILOR

Elaborat
Verificat
Aprobat

Profesor: Pascal Rodica

Profesor: lanc Clara
Director: Irimie Charlotte

Semntura:
Semntura:
Semntura:

PROCEDUR
CONTROLUL NREGISTRRILOR

Exemplarul numrul 1 Data intrrii n vigoare: 13.10.2010

Revizuire

Data

Persoana responsabil

1
2
3
4

CUPRINS
1.
SCOPUL PROCEDURII
2.
DOMENIUL DE APLICARE AL PROCEDURII
3.
DEFINIII SI PRESCURTRI

Semntura

PROCEDURA
PROCEDURA
PROCEDURA
CONTROLUL
CONTROLUL
NREGISTRRILOR
NREGISTRRILOR
PROCEDURA
PROCEDURA
CONTROLUL
NREGISTRRILOR
Cod
PS.02
Ediia
Revizia
Pagina1 2 / 4
Cod
PS.02
Ediia11/2010
/2010
Revizia
00
11 22 3 3 ANEXA
CONTROLUL
CONTROLULNREGISTRRILOR
NREGISTRRILOR
Cod PS.02
Ediia 1 /2010
Revizia
0
1
2
3
Pagina 3 / 4
Cod
Cod
PS.02
PS.02
Ediia
Ediia
1 /2010
1 /2010Revizia
Revizia0
01
1
2
2
3
ANEXA
3
Pagina
2
4/4
4.
DOCUMENTE DE REFERINA
5.1.1 nregistrrile
furnizeaz
dovezi obiective ca
procesele de realizare si produsul
5.MODEL
DESCRIEREA
PROCESULUI
SI inregistrarilor
RESPONSABILITI
SPECIFICE
FORMULAR
Centralizatorul
sistemului
de management
calitatii",
cod
MODEL
semnate
de persoanele
care
le-au completat,
verificat
(daca
este cazul) al
si sa
precizeze
FORMULAR
Lista
formularelor
in
vigoare",
cod
F.CEHP.04
furnizat
satisfac
cerintele
explicite
(cerute
prin
specificatii
de produs, contracte),
6.
INREGISTRARI IMPUSE DE PROCEDURA
F.CEHP.03
data completarii, verificarii.
cerintele implicite sau cele obligatorii (legale sau reglementate) aplicabile, cerintele
7.
ANEXE
5.3.3
In
mod
normal,
nu
se
admit
modificari pe inregistrari.
sunt
Nr.
Denumirea formularului
CodDaca acestea
Revizia
din standardele
de referinta ale SMC.
Nr.
Inregistrare
necesare, se vor pune in evidenta in mod clar numele persoanei
care aPerioada
modificatdesi o
crt.
formular
5.1.2 Toate compartimentele din organizatie vor identifica inregistrarile cerute
de de
Exemplar
crt.
Semntura
viza a unei persoane imputernicite sa verifice inregistrarile din zona
pastrare
de activitate
(ani)
proceduri,
instructiuni,
documentatia
tehnica
sau
cele
utile
a
fi
intocmite
in
zona
lor
Nr.
primire
Destinatar document
Data difuzrii
unde s-a efectuat inregistrarea.
de activitate.
Se
stabilesc
in
scris,
plecand
de
la
documentul
care
impune
- Ianc Clara
1. 5.4 -director.adjunct
20.10.2010
Pastrarea inregistrarilor
inregistrarea, urmatoarele:
sef.- Schweitzer
Adriana si mentinute astfel incat
Inregistrarile
sunt pastrate
sa poata fi regasite cu
2. 5.4.1-secretar
20.10.2010

modelul de formular, cap tabel, forma de intocmire, etc.;

3. usurinta
-contabil
sef. - Cimpu
Victoriaoricarui risc de deteriorare sau
si protejate
impotriva
pierdere. Inregistrarile
responsabilitatile pentru completarea inregistrarii si, eventual, 20.10.2010
verificarea acesteia;
generate/primite
sunt
indosariate,
indexate,
identificate
si
organizate
pe sectiuni
4.
-bibliotecar. - Dresher Mihaela
20.10.2010

denumirea si codificarea inregistrarii;

activitatilor/produselor/lucrarilor
in legatura cu care acestea au fost initiate.
5. specifice
- Stnoiu Raluca
20.10.2010
-psiholog
surselescolar
de informatii;
5.4.2 Pentru a putea fi lizibile in timp, fax-urile se xeroxeaza.

numarul de exemplare;
5.4.3 Inregistrarile privind calitatea se pastreaza o perioada de 3 ani (cu exceptia
1.SCOPUL
PROCEDURII
modul de completare si numarul de exemplare;
cazului in care exista reglementat o alta perioada de pastrare a acestora), pentru a
Aceasta procedura

cinedocumenteaz
si cum utilizeaza
modul
informatiile
in caredinColegiul
inregistrare;
Economic,,Hermes" Petroani
demonstra conformitatea cu cerintele si faptul ca SMC implementat este operational.
realizeaza managementul
accesul la procesului
inregistrare;
de control al inregistrarilor astfel incat sa se asigure
5.5
Accesul la inregistrari
ca:

pastrarea, arhivarea (loc, perioada);

5.5.1 Au acces la inregistrari:

inregistrarile

distrugerea
sunt stabilite
(eliminarea).
si mentinute pentru a furniza dovezi ale conformitatii cu
reprezentantii autorizati ai clientului sau imputerniciti ai acestuia, de obicei atunci cand
Nota
cerintele
2: Pentru
sistemului
inregistrarile
de management
impuse de
al legislatie
calitatii; (formulare cu regim special),
s-a convenit prin contract, insotiti de un reprezentant autorizat al organizatiei;
reglementari
sunt definite
se modul
pastreaza
si responsabilitatile
formularele si codificarea
pentru identificarea,
emitentului. depozitarea, protejarea,

organisme de reglementare/autorizare
regasirea,
5.1.3
durata
Sefiidecompartimentelor
pastrare si eliminarea
stabilesc
inregistrarilor.
Lista inregistrarilor curente" pe care o

organismele de certificare insotite de RC;

Nota 1: Inregistrarile
predau RC sitrebuie
pentrusa
informare
fie lizibile,
personalului
identificabile
responsabil
si regasibile
cu completarea.
cu usurinta.
5.5.2 Personalul interesat (altul decat cel de la pct. 5.5.1) din cadrul organizatiei
5.1.4 RC colecteaza aceste liste si intocmeste Centralizatorul inregistrarilor SMC",
are acces la inregistrarile altui compartiment, daca este autorizat sau cu
2.DOMENIUL
APLICARE AL
pe care DE
il actualizeaza
oriPROCEDURII
de cate ori apare o noua inregistrare.
NOTE:
asentimentul sefului compartimentului din zona in care este efectuata inregistrarea.
Procedura 5.1.5
se aplica:
RC
si
sefii
compartimentelor
implicate
stabilesc modul de realizare a
formulare
sunt prezentate
in procedurile
5.5.3 1.
Alte Aceste
persoane
din exteriorul
organizatiei
au acces la specifice.
inregistrarile organizatiei
2.1 in toate
activitatileproduselor
in care sunt
generate
inregistrari
ce furnizeaza
functionarii
trasabilitatii
prin
inregistrarile
intocmite,
cand estepedovada
o care
cerinta
specificata
a
La departamente
sunt difuzate numai formularele
acestea
le
numai 2.
cu acordul
Directorului.
eficaceclientului.
a SMC
5.5.4 initiaza.
Inregistrarile nu pot fi scoase in afara organizatiei fara acordul unui director,
2.2 tuturor
inregistrarilor,
indiferent
de pentru
suportulprocesele
pe care acestea
- hartie
sau
5.1.6
Procedurile
stabilesc,
pe carese leprezinta
descriu,
inregistrarile
3.
Formularele
tipizate
nu suntconventii,
supuse revizuirii
si nu sunt
cu exceptia
cazului
cand exista
anumite
reglementari.
suport necesare
informatic,
care sunt
de de
standardele
referinta,
reglementarile
in
prevazute
de solicitate
standardele
referinta. de
In functie
de de
situatie,
se pot intocmi
in lista
de mailasus.
5.5.5 cuprinse
Inregistrarile
difuzate
clienti nu vor putea fi multiplicate si difuzate de catre
vigoare,
de
cerintele
si
clauzele
contractuale.
inregistrari suplimentare fata de cele prevazute in proceduri.
acestia altor organizatii fara aprobarea organizatiei .
2.3 personalului
din toate compartimentele
5.2 Identificarea
inregistrarilor care completeaza inregistrari.
5.6 Distrugerea inregistrarilor
5.2.1 Identificarea inregistrarilor se realizeaza prin denumirea inregistrarii ceruta de
5.6.1 Eliminarea
inregistrarilor are loc dupa trecerea perioadei de timp prevazuta
3.DEFINITII
SI PRESCURTARI
procedura
sau instructiune si codificarea formularului ce va fi folosit (folosind
pentru
pastrarea/arhivarea
acestora. Eliminarea se aproba de catre directorul
3.1 Definitii
sistemul de codificare al formularelor descris in procedura de sistem Controlul
in care au
intocmite
inregistrarile

Pentrucompartimentului
scopul acestei PS-01).
proceduri
sefost
aplica
definitiile
din SR EN respective.
ISO 9000:2006 Sisteme
documentelor",
6.INREGISTRARI
IMPUSE
DE
PROCEDURA
de Management
Principii
fundamentale
si vocabular".
5.2.2 RC al
vaCalitatii
intocmi -Lista
formularelor
in vigoare",
pe care o actualizeaza cand este
Centralizatorul inregistrarilor SMC
3.2 Prescurtari
nevoie.
Lista
formularelor in vigoare
RC = Responsabilul
CEAC
5.2.3
Compartimentele
vor identifica dosarele sau registrele care contin
8.
ANEXE
CEAC=Comisia
de evaluare
si asigurare
inregistrarile
in felul
urmator :a calitatii SMC =
Anexade
1:management
Model formular
Centralizatorul
inregistrarilor SMC",
Sistemt
calitatii
CEHP= Colegiul
a) se
va completaalcoperta
dosarului/registrului,
cu denumirea compartimentului,
Anexa
2:
Model
formular
"Lista
formularelor
in vigoare"
Economic,,Hermes"Petrosani
SR/ =
Standard(inregistrarii),
Roman
EN
denumirea dosarului
registrului
= Norma
b) Europeana
se vor pastra distinct documentele arhivate (dosare sau registre pline) de cele in
ISO = Organizatia
Internationala de Standardizare MC =
curs de completare
Manualul calitatii
5.2.4 Se vor numerota filele tuturor registrelor destinate inregistrarilor iar in cazul
dosarelor se va intocmi un opis cu toate documentele continute de acel dosar.
4. DOCUMENTE
DE REFERINTA
5.3 Completarea
si verificarea inregistrarilor
SR EN ISO 9001:2001, Sisteme de Management al Calitatii - Cerinte
5.3.1 Inregistrarile se vor completa si verifica de personal numit de directori, sefi

SR EN ISO 9000:2006, Sisteme de Management al Calitatii-Principii fundamentale si

de compartimente si se vor pastra la locurile indicate.
vocabular
5.3.2 Inregistrarile trebuie sa fie:

SR ISO/TR 10013:2003, Linii directoare pentru documentatia sistemului de

lizibile, concise, usor de inteles;

management al calitatii

identificabile in raport cu produsul sau procesul la care se refera;

completate conform instructiunilor;

5. DESCRIEREA PROCESULUI SI RESPONSABILITATI SPECIFICE
5.1 Generarea inregistrarilor