Sunteți pe pagina 1din 18

122

Alocarea de resurse la activiti

10

Alocarea de resurse la activiti


O atribuire sau alocare (assignment) reprezint asocierea
dintre o resurs i o activitate n scopul efecturii de operaii. Din
perspectiva activitilor, s-ar putea numi aceasta o atribuire de
activitate; din perspectiva resurselor, s-ar putea numi alocare de
resurs. O activitate plus o resurs reprezint o alocare. Nu trebuie
alocate resurse la activiti n Project; s-ar putea lucra doar cu
activiti. Dac se aloc resurse la activiti, se poate rspunde la
ntrebri de genul:

Cine ar trebui s lucreze, cu ce activiti i cnd?

Exist numrul corespunztor de resurse pentru a ndeplini


cantitatea de munc solicitat de proiect?

Exist posibilitatea ca o resurs s lucreze la o activitate ntr-o


perioad de timp n care resursa respectiv este indisponibil pentru
lucru (de exemplu, cnd va fi resursa n concediu?)

S-a alocat o resurs la att de multe activiti nct s-a depit


capacitatea de lucru a resursei - cu alte cuvinte, s-a supraalocat
resursa?

Se pot evalua performanele resursei n comparaie cu un plan


prestabilit? O resurs care pare s fie foarte ocupat, ns are nevoie
de un timp dublu pentru efectuarea unei activiti fa de alt resurs,
s-ar putea s nu fie att de productiv ct pare.

Se va utiliza fiierul ablon denumit Film Project B (File, New,


On my computer...). Acest fiier se salveaz fr datele de referin cu
un nume diferit.

10

Alocarea de resurse la activiti

123

Alocarea unei singure resurse la o activitate


Alocarea unei resurse la o activitate permite urmrirea
progresului resursei n lucrul cu activitatea respectiv. De asemenea,
dac se introduc informaiile despre costuri, Project calculeaz
costurile pentru resurs i activitate.
Capacitatea de lucru a unei resurse se msoar n uniti i este
nregistrat n cmpul Max.Units. Exceptnd cazul n care nu se
specific, Project aloc un procent de 100% din unitile resursei la
activitate. Dac resursa are disponibile mai puin de 100% din numrul
maxim de uniti, Project aloc valoarea maxim de uniti a resursei.

Se vor aloca activitilor resurse individuale:


1. Se selecteaz opiunea Gantt Chart din meniul View.
2.  pe butonul Assign Resources de pe bara cu instrumente Standard
. Pe ecran apare caseta de dialog Assign Resources. n cazul n
care caseta de dialog Assign Resources acoper tabelul Entry, se
trage caseta de dialog ntr-o parte, ctre colul din dreapta jos al
ecranului.
3. n coloana Task Name din tabelul Entry,  pe activitatea 8,
Reserve camera equipment".
4. n coloana Resource Name din caseta de dialog Assign Resources, se
selecteaz Jan Miksovsky i  pe butonul Assign. Un semn de

validare apare lng numele Jan Miksovsky, indicnd faptul c s-a


atribuit persoanei respective activitatea de rezervare a camerelor
de filmat. n coloana Units, se poate vedea c resursa este alocat
100%.

Se pot aloca una sau mai multe resurse la o activitate i


utiliznd mouse-ul. La nceput, se selecteaz resursa sau resursele
n caseta de dialog Assign Resources. Pentru a selecta mai multe
resurse,  pe numele primei resurse, se ine apsat tasta Ctrl i 
pe celelalte nume de resurse. Se mut pointerul n coloana din
stnga numelui de resurs. Atunci cnd indicatorul mouse-ului se

124

Alocarea de resurse la activiti

10

transform ntr-o pictogram de resurs, se trage pictograma


resursei pe numele resursei n tabelul Entry.
n continuare, se vor aloca i alte resurse la activiti.
5. n tabelul Entry,

pe numele activitii 7, Apply for filming

permits".
6. n caseta de dialog Assign Resources, se selecteaz numele
Kim Yoshida i  pe Assign. Lng numele Kim Yoshida apare un
semn de validare, care indic faptul c s-a alocat resursa
respectiv la activitatea selectat.
7. n tabelul Entry,

pe numele activitii 9, Reserve sound

equipment".
8. n caseta de dialog Assign Resources, se selecteaz numele
Peter Kelly i  pe Assign.
9.

pe butonul Close pentru a nchide caseta de dialog Assign

Resources.
Numele resurselor alocate apar
lng barele Gantt

Resursele alocate la activitatea


selectat...

...au un semn de validare lng numele


lor n caseta de dialog Assign Resources

10

Alocarea de resurse la activiti

125

Formula de planificare: durat, uniti, lucru


O activitate creat cu o anumit durat nu are asociat nici o
sarcin de lucru. Lucrul reprezint cantitatea de timp pe care o vor
petrece o resurs sau mai multe resurse pentru efectuarea unei
activiti. Pentru o persoan care lucreaz cu norm ntreag,
cantitatea de timp msurat ca munc este aceeai cu cantitatea de
timp msurat ca durat. Cantitatea de munc difer de durat
numai dac se aloc mai multe resurse la o singur activitate sau dac
resursa unic alocat nu lucreaz cu norm ntreag.
Project calculeaz lucrul folosind ceea ce mai este numit uneori
formula de planificare:
Durata x Uniti = Lucru
Durata activitii 8 este de o sptmn. Pentru proiectul
curent o sptmn reprezint 40 de ore. (Se poate vedea cte ore
constituie o sptmn deschiznd meniul Tools, alegnd comanda
Options i executnd  pe eticheta Calendar). Atunci cnd s-a
atribuit Jan Miksovsky activitii 8, Project a alocat 100% din timpul
de lucru al lui Jan pentru aceast activitate. Formula de planificare
pentru activitatea 8 arat astfel:
40 de ore de durat a activitii x 100% uniti de resurs = 40 de
ore de lucru
Cu alte cuvinte, dac Jan este alocat la activitatea 8 cu 100%
uniti, activitatea ar trebui s necesite 40 de ore de lucru. Se poate
verifica aceasta n Project afind formularul de activitate (Task Form)
n vizualizarea Task Entry.

n Task Entry:

1. n vizualizarea Gantt Chart,

pe numele activitii 8, Reserve

Camera Equipment".
2.  pe opiunea Split din meniul Window. Pe ecran apare caseta
Task Form, n panoul de jos al ferestrei Project. Task Entry afieaz
vizualizarea Gantt Chart n panoul superior al ferestrei Project i
vizualizarea Task Form n panoul de jos. Task Form afieaz simultan

126

10

Alocarea de resurse la activiti

toate cele trei variabile din formula de planificare: durata activitii


n cmpul Duration, unitile resursei n coloana Units i valoarea
rezultat de lucru pentru atribuirea la activitate n coloana Work.

n formularul Task Form se vd toate


cele trei variabile din formula de planificare:
uniti, lucru si durat

Se poate trage bara de desprire


pentru a vedea mai mult sau mai
puin din Gantt Chart i Task Form.

Alocarea mai multor resurse la o activitate


Se vor aloca dou resurse la o singur activitate pentru a
vedea care este efectul asupra duratei globale a activitii. n mod
prestabilit, Project folosete o metod de planificare denumit
planificare bazat pe eforturi (effort-driven scheduling). Aceasta
nseamn c munca necesar pentru o activitate rmne constant
indiferent de numrul de resurse care i se aloc. Project aplic
planificarea bazat pe eforturi numai atunci cnd se aloc resurse sau
se terg resurse de la activiti.
Se definete cantitatea de munc reprezentat de o
activitate atunci cnd se aloc pentru prima dat o resurs sau mai
multe resurse activitii respective. Dac se adaug ulterior resurse

10

Alocarea de resurse la activiti

127

suplimentare activitii, cantitatea de munc nu se schimb ns


durata activitii scade automat. Reciproc, se poate ca iniial s fie
alocate mai multe resurse unei activiti, iar ulterior s fie terse din
resursele respective. Dac se procedeaz astfel avnd activat
planificarea bazat pe eforturi, cantitatea de lucru necesar rmne
constant, ns durata, sau timpul necesar pentru ca resursa
rmas s execute activitatea, crete.

Se vor aloca mai multe resurse unor activiti individuale i se va


observa cum influeneaz acest mod de alocare duratele activitii.
1. n tabelul Entry,

 pe numele activitii 2, Review Script".

2. n coloana Resource Name din Task Form, clic direct sub titlul coloanei
Resource Name.  pe micua sgeat n jos care apare pe ecran n locul
respectiv.
3. n lista Resource Name,

pe opiunea Scott Cooper, apoi

pe

OK n colul din dreapta sus al ferestrei Task Form. Scott Cooper este
alocat activitii 2. O verificare a formulei de planificare:
80 de ore (2 sptmni) x 100% uniti de resurs
= 80 de ore de lucru
n continuare se va aloca a doua resurs pentru activitate n
Task View.
4. n coloana Resource Name din Task Form, clic direct sub numele
Scott Cooper i apoi  pe micua sgeat n jos care apare pe
ecran n locul respectiv.
5.

pe numele Clair Hector, OK. i Clair Hector este alocat

activitii 2:

128

Alocarea de resurse la activiti

10

Durata acestei activiti scade pe msur ce i sunt


alocate resurse suplimentare.

Cele 80 de ore de lucru pentru aceast activitate


sunt mprite ntre cele dou resurse alocate.

Dup cum se poate vedea n cmpul Duration din Gantt


Chart, Project reduce durata activitii 2 de la dou sptmni la o
sptmn.
Perioada total de lucru necesar este tot de 80 de ore, la fel
cum era cnd doar Scott era alocat pentru activitate, ns acum
munca este distribuit ntre Scott i Clair. Aceasta ilustreaz modul
de funcionare a planificrii bazate pe eforturi. Dac, dup o alocare
iniial, se adaug resurse unei activiti, totalul de ore de lucru
rmne constant, ns este distribuit ntre resursele alocate. n
continuare, durata activitii scade corespunztor, n Task Form,
semnul de validare din caseta de validare Effort Driven comunic

10

Alocarea de resurse la activiti

129

faptul c pentru activitatea 2 este activat planificarea bazat pe


eforturi.
Acum formula de planificare arat astfel:
40 de ore (1 sptmn) x 200% uniti de resurs
= 80 de ore de lucru
Valoarea de 200% uniti de resurse reprezint suma dintre
100% ale lui Scott i 100% ale lui Clair, iar cele 80 de ore de lucru
reprezint suma dintre cele 40 de ore ale lui Scott i cele 40 de ore
ale lui Clair.
Cellalt efect important al reducerii duratei activitii 2 este
faptul c se modific i datele de nceput ale activitilor succesoare. n
acest exemplu se observ avantajul crerii relaiilor ntre activiti
fa de introducerea de valori fixe pentru datele de nceput i sfrit.
Project modific datele de nceput ale activitilor succesoare care nu
sunt restricionate de o dat de nceput sau de sfrit fix.

n continuare se aloc mai multe resurse activitii 3.


6. n Gantt Chart,

pe numele activitii 3, Develop script

breakdown and schedule".


7.

pe primul rnd din coloana Resource Name din Task Form. Se

selecteaz numele Scott Cooper din list i OK.


8. Clic direct sub numele lui Scott Cooper.
9.

 pe numele John Thorson i OK.

Project reduce durata activitii 3 de la 2 sptmni la o singur


sptmn i modific datele de nceput i de sfrit ale tuturor
activitilor succesoare.

130

Alocarea de resurse la activiti

10

Valorile Units determin modul n care munca la activitate


este mprit ntre mai multe resurse alocate

Deoarece n acest caz valorile din formula de planificare


nu sunt numere ntregi, modul n care trateaz Project aceste
valori rezult astfel:

Durata de 45,7 ore a activitii (egal cu 1,14 sptmni) este


rezultatul mpririi celor 80 de ore de lucru la 175% uniti.

Valoarea de lucru de 45,7 ore a lui Scott reprezint 100%


uniti nmulit cu durata de 45,7 ore a activitii.

Valoarea de lucru de 34,28 ore a lui John reprezint 75%


uniti nmulit cu durata de 45,7 ore a activitii.

Scott va lucra la aceast activitate exact 45,7 ore, iar John


34,28 ore? Probabil nu. Project poate genera numere de acest fel care,
dei corecte matematic, ar putea fi prea precise pentru a fi i practice.
Elementul important aici este nelegerea modului n care sunt
generate numerele.

10

Alocarea de resurse la activiti

131

Se vor aloca mai multe resurse unei activiti n cadrul casetei de


dialog Assign Resources:
10.

n Gantt Chart,

11.

 pe numele activitii 5, Scout locations".

pe butonul Assign Resources de pe bara cu instrumente

Standard. Pe ecran apare caseta de dialog Assign Resources.


12. n coloana Name a casetei de dialog Assign Resources, se
selecteaz numele Jo Brown i apoi  pe Assign. Lng numele Jo
Brown apare un semn de validare, indicnd faptul c iniial s-a alocat
aceast persoan activitii selectate.
13.

n coloana Name, se selecteaz numele Jan Miksovsky i

pe

Assign. Durata activitii 5 este redus, iar datele de nceput ale


tuturor activitilor succesoare sunt modificate corespunztor.
14.

pe butonul Close pentru a nchide caseta de dialog Assign

Resources.

Un semn de validare plasat aici indic faptul


c resursa este alocat activitii selectate

132

10

Alocarea de resurse la activiti

Alocarea de resurse fr planificare bazat pe eforturi


Este posibil ca planificarea bazat pe eforturi s nu poat fi
aplicat tuturor activitilor dintr-un proiect; atunci cnd este nevoie,
se poate dezactiva.

Se dezactiveaz planificarea bazat pe eforturi pentru o activitate


i se aloc mai multe resurse activitii respective.
1. n tabelul Entry,

pe numele activitii 4, Develop production

boards".
2. n fereastra Task Form, se anuleaz validarea casetei Effort
Driven.
3.

pe primul rnd al coloanei Resource Name din Task Form. Se

selecteaz numele Scott Cooper i OK.


4. Chiar sub numele lui Scott Cooper,
sub numele lui John Thorson,

pe John Thorson, OK. Chiar


pe Kim Yoshida, OK.

Planificarea bazat pe eforturi este dezactivat pentru aceast


activitate, astfel c durata activitii nu este influenat, iar efortul de
lucru crete pe msur ce sunt alocate mai multe resurse

10

Alocarea de resurse la activiti

133

Dup cum se poate vedea, durata activitii rmne aceeai


indiferent de numrul de resurse care i se aloc. Project aloc pentru
fiecare resurs o sarcin de lucru proprie, care mrete cantitatea
total de munc pentru activitate. Acum, formula de planificare
arat astfel:
160 de ore pentru activitate (20 de zile) x 275% uniti de resurse
= 440 de ore de lucru

Valoarea de 275% uniti de resurse reprezint suma dintre


sarcinile de 100% pentru Scott, 75% pentru John i 100% pentru
Kim.

Cele 440 de ore de lucru reprezint suma dintre 160 de ore ale lui
Scott, 120 de ore ale lui John i 160 de ore ale lui Kim.
Se dezactiveaz planificarea bazat pe eforturi i se aloc mai
multe resurse unei activiti n caseta de dialog Task Information:

 pe numele activitii 6, Select locations".


instrumente Standard,  pe butonul Task

5. n tabelul Entry,
6. n

bara

Information
Information.
7.

cu

. Pe ecran este afiat caseta de dialog Task

 pe eticheta Advanced.

8. Se terge caseta de validare Effort Driven i apoi

pe eticheta

Resources.
9. Clic imediat sub titlul de coloan Resource Name.
10.

n lista Resource Name,

 pe numele Jo Brown.

11. n coloana Resource Name, clic chiar sub numele Jo Brown


i apoi  pe numele Scott Cooper.
12. n coloana Resource Name, clic chiar sub numele Scott
Cooper, apoi  pe numele Clair Hector, Enter.

10

134

Alocarea de resurse la activiti

13.

 pe OK pentru a nchide caseta de dialog Task Information.

n Gantt Chart i Task Form, se poate observa c s-au alocat


aceste trei resurse activitii 6, pentru care a fost dezactivat
planificarea bazat pe eforturi. Dezactivarea planificrii bazate pe
eforturi i alocarea de resurse n caseta de dialog Task Information
reprezint un alt exemplu prin care se poate efectua aceeai activitate
prin metode diferite n Project, n funcie de preferine.
tergerea unei alocri de resurs
Se poate terge oricnd o resurs dintr-o activitate. Este
recomandat aceast operaiune din mai multe motive diferite:

Resursa nu este necesar pentru efectuarea activitii.

S-ar putea ca o resurs s fie indisponibil (de exemplu, s fie n


concediu) atunci cnd trebuie s se lucreze la o activitate, i trebuie
alocat activitii alt resurs, diferit.

O resurs de echipament se defecteaz i trebuie nlocuit o pies


de echipament.
Dac planificarea bazat pe eforturi este activ pentru activitate,
tergerea unei resurse conduce la creterea duratei activitii i la
redistribuirea sarcinilor de lucru ntre resursele rmase. Dac
planificarea bazat pe eforturi este dezactivat, eliminarea unei resurse

10

Alocarea de resurse la activiti

135

scade cantitatea total de munc pentru activitate, dar nu modific


durata.
Planificarea bazat pe eforturi este dezactivat pentru activitatea
6. Formula de planificare pentru activitatea 6 nainte de tergerea unei
alocri de resurs arat astfel:
80 de ore pentru activitate (2 sptmni) x 300% uniti de resurse
= 240 de ore de lucru

Se terge o alocare de resurs de la o activitate.

 pe numele Jo Brown.
i apoi  pe OK n colul din dreapta sus al

1. n fereastra Task Form,


2. Se apas tasta Delete

ferestrei Task Form. Jo Brown este exclus de la aceast activitate.

Formula de planificare pentru activitatea 6 arat acum astfel:


80 de ore pentru activitate (2 sptmni) x 200% uniti de resurse
= 160 de ore de lucru
Cantitatea total de sarcini a sczut dup ce resursa a fost
eliminat de la activitate.

136

10

Alocarea de resurse la activiti

3. n meniul Windows,

pe opiunea Remove Split (se ascunde

fereastra Task Form).


Alocarea de resurse materiale activitilor

Se

aloc resursa material 16 mm film" unei activiti i se


introduce o cantitate unitar fix pentru consum.
1.

pe butonul Assign Resources de pe bara cu instrumente

Standard. Pe ecran este afiat caseta de dialog Assign Resources.


2. n vizualizarea Gantt Chart,

pe numele activitii 5, Scout

locations".
3. n caseta de dialog Assign Resources, se deruleaz lista de resurse
materiale pn cnd apare resursa 16 mm Film, i se selecteaz
cmpul Units pentru resursa respectiv.
4. Se introduce de la tastatur valoarea 2160 i

pe butonul

Assign.

Atunci cnd se introduc uniti pentru alocarea unei resurse


materiale, n loc s se specifice un procent se introduce o rat
de consum sau (n acest caz) o cantitate fix

10

Alocarea de resurse la activiti

137

Deoarece filmul pe 16 mm este o resurs material, nu poate


munci. Din acest motiv, alocarea acestei resurse nu influeneaz
durata activitii.

Crearea unei resurse noi i alocarea acesteia la o activitate

Se creeaz resurse i se aloc unei activiti cu ajutorul casetei


de dialog Assign Resources.
1. n caseta de dialog Assign Resources,

pe prima celul liber din

coloana Name, i se introduce textul Megan Sherman, Enter.


2. Se selecteaz numele Megan Sherman,  pe Assign. Megan
Sherman este noul cameraman care se adug n lista de resurse a
proiectului. n continuare se vor introduce informaiile despre costuri
corespunztoare noii resurse.
3. Dublu  pe numele Megan Sherman. Pe ecran este afiat caseta
de dialog Resource Information.
4.  pe eticheta Costs.
5. n cmpul Standard Rate, se introduce valoarea 18/h, Enter.
6.  pe OK pentru a nchide caseta de dialog Resource Information.
7.  pe Close pentru a nchide caseta de dialog Assign Resources. Nu
se dorete ca alocarea camerei s influeneze durata activitii; nu
este acelai tip de sarcin pe care o execut resursele umane.
n continuare se va dezactiva planificarea bazat pe eforturi
pentru activitatea 5 i se vor introduce informaii referitoare la
camer.
8.
9.

 pe butonul Task Information de pe bara cu instrumente Standard.


 pe eticheta Advanced i apoi se terge caseta de validare Effort

Driven.
10.  pe eticheta Resources.
11. n coloana Resource Name,

pe prima celul liber, se

introduce textul Megan's 16 mm camera, Enter.


12.  pe OK pentru a nchide caseta de dialog Task Information.
Megan i camera pe 16 mm sunt alocate activitii 5. Deoarece

138

Alocarea de resurse la activiti

10

Megan a fost alocat ca resurs atunci cnd planificarea bazat pe


eforturi era activat, a determinat reducerea duratei globale a
activitii. ns camera pe 16 mm nu influeneaz n nici un fel
durata activitii.

Se pot crea resurse n multe dintre locaiile din Project n care


se pot aloca resurse (cum ar fi fereastra Task Form i caseta de dialog
Assign Resources).
Rezumatul lucrrii

Alocarea unei resurse la o activitate.


Afiarea, simultan, a valorilor pentru durat, unitate i
lucru.
Alocarea mai multor resurse la o activitate.
Dezactivarea planificrii bazat pe eforturi pentru o
activitate i alocarea resurselor.
Dezactivarea alocrii de resurse pentru o activitate.
Alocarea unei resurse material la o activitate.
Alocarea resurselor n caseta de dialog Assign Resources
i alocarea la activiti.

Glosar
Alocare

Atribuirea unei resurse de lucru (persoan sau


echipament) la activitate pentru a efectua o anumit
sarcin. La o activitate se poate aloca i o resurs
material, ns aceste resurse nu influeneaz munca
sau durata.

Durat

Intervalul total de timp de lucru pentru o activitate,


msurat de la data de nceput a activitii i pn la
data de sfrit a activitii. Durata este o variabil n
formula de planificare: Durata x Uniti = Munc

Formula de
planificare

Conceptul pe baza cruia Microsoft Project calculeaz


munca, folosind durata activitii i unitile de resurse
alocate activitii. Formula de planificare este:

10

Alocarea de resurse la activiti

139

Durata x Uniti = Munc


Planificare
bazat pe
eforturi

O metod de planificare n care munca la o activitate


rmne constant indiferent de numrul de resurse
alocate. Dac se adaug resurse unei activiti, durata
acesteia scade, ns cantitatea de munc rmne
aceeai i este distribuit ntre resursele alocate. n
Microsoft Project, planificarea bazat pe eforturi este
activat n mod prestabilit, ns se poate dezactiva
pentru orice activitate

Munca

Cantitatea total de efort necesar pentru executarea


unei activiti. Munca este msurat n persoan-ore
i poate s nu corespund cu durata activitii. Munca
este o variabil n formula de planificare:
Durata x Uniti = Munc

Restricie

O constrngere definit pentru data de nceput sau de


sfrit a unei activiti, cum ar fi must start on"
(trebuie s nceap la) sau start not earlier than" (nu
ncepe nainte de)

Uniti

O metod standard de msurare a capacitii de lucru


a resursei atunci cnd se aloc unei activiti n
Microsoft Project. Unitile reprezint o variabil n
formula de planificare: Durata x Uniti = Munc