2.8.

Pregtirea activitilor de audit la faa locului

2.8.1. Pregtirea planului de audit
Conductorul echipei de audit ar trebui s pregteasc un plan de audit pentru a
asigura baza nelegerii dintre clientul auditului, echipa de audit i auditat referitor la
desfurarea auditului. Planul are rolul s uureze programarea i coordonarea
activitilor de audit.
Detaliile furnizate n planul de audit ar trebui s reflecte domeniul i
complexitatea auditului. Planul de audit ar trebui s fie suficient de flexibil pentru a
permite modificri, cum ar fi modificrile domeniului auditului, care pot deveni
necesare pe msura desfurrii activitilor de audit la faa locului.
Planul de audit ar trebui s includ:
- obiectivele auditului;
- criteriile de audit i orice documente de referin;
- domeniul auditului, inclusiv identificarea unitilor organizaionale i
funcionale precum i a proceselor care urmeaz s fie auditate;
- datele i locaiile unde se vor desfura activitile de audit la faa locului;
- perioada i durata apreciate pentru desfurarea activitilor de audit la faa
locului, inclusiv ntlnirile cu managementul auditului i cele ale echipei de
audit;
- rolurile i responsabilitile membrilor echipei de audit i a persoanelor care l
nsoesc;
- alocarea resurselor corespunztoare pentru zonele critice ale auditului;
- identificarea reprezentantului pentru audit din partea auditatului;
- limba n care se lucreaz i cea n care se redacteaz raportul de audit atunci
cnd este diferit de limba auditorului i/sau a auditatului;
- elementele raportului de audit;
- acordurile de natur logistic (transport, faciliti la faa locului etc.);
- aspectele referitoare la confidenialitate;
- orice aciune de urmrire a auditului.
Planul ar trebui analizat i acceptat de clientul auditului i prezentat auditatului
nainte de nceperea activitilor de audit la faa locului.

2.8.2. Alocarea activitilor n cadrul echipei de audit

Conductorul echipei de audit, de comun acord cu echipa de audit, trebuie s
atribuie fiecrui membru responsabilitatea pentru auditarea anumitor procese, funcii,
locuri, zone sau activiti.
Distribuia responsabilitilor ar trebui s ia n considerare necesitatea de
independen i competen a auditorilor precum i utilizarea eficace a resurselor, ca i
rolurile i responsabilitile diferite ale auditorilor. Pe msura desfurrii auditului pot
fi fcute schimbri ale alocrii activitilor cu scopul de a se asigura realizarea
obiectivelor auditului.

2.8.3. Pregtirea documentelor de lucru

Membrii echipei de audit trebuie s analizeze informaiile relevante pentru
activitile de audit alocate i s-i pregteasc, dup cum este necesar, documentele de
lucru, ca referin i pentru nregistrarea desfurrii auditului. Astfel de documente de
lucru pot include:
- liste de verificare i planuri de eantionare pentru audit;
- formulare pentru nregistrarea informaiilor, cum ar fi dovezile de susinere,
constatrile de audit i nregistrrile edinelor.
Utilizarea listelor de verificare i a formularelor nu ar trebui s restricioneze
amploarea activitilor de audit, care se poate schimba ca rezultat al informaiilor
colectate pe parcursul auditului. Documentele de lucru, inclusiv nregistrrile rezultate
din utilizarea lor, ar trebui pstrate, cel puin pn la terminarea auditului.

2.9. Desfurarea activitilor de audit la faa locului

2.9.1. Desfurarea edinei de deschidere
O edin de deschidere trebuie s se in cu managementul auditatului sau
atunci cnd este cazul, cu acei responsabili de funciile i procesele auditate. Scopul
unei edine de deschidere este:
- confirmarea planului de audit;
- furnizarea unui scurt rezumat al modului de desfurare a activitilor de audit;
- confirmarea canalelor de comunicare;
- furnizarea unei oportuniti pentru auditat s pun ntrebri.

2.9.2. Comunicarea pe parcursul auditului

n funcie de domeniul i de complexitatea auditului poate fi necesar s se fac
unele convenii oficiale pentru comunicarea n cadrul echipei de audit i cu auditatul pe
parcursul unui audit.
Echipa de audit ar trebui s fac periodic schimb de informaii, s evalueze
desfurarea auditului i s realoce activitatea ntre auditori dup cum este nevoie.
Pe parcursul auditului, conductorul echipei de audit ar trebui s comunice
periodic stadiul auditului, dup cum este cazul. Dovezile colectate n timpul auditului
care sugereaz un risc imediat i semnificativ ar trebui anunate fr ntrziere
auditatului, i cnd este cazul, clientului auditului.
Orice nevoie de schimbare a domeniului auditului care poate deveni evident n
timpul desfurrii activitilor de audit la faa locului ar trebui analizat i aprobat de
clientul auditului, i dup cum este cazul, de ctre auditat.

2.9.3. Rolul i responsabilitile ghizilor i observatorilor

Ghizii i observatorii pot nsoi echipa de audit dar nu fac parte din ea. Nu
trebuie s influeneze sau s intervin n desfurarea auditului. Atunci cnd ghizii sunt

desemnai de auditat, ei ar trebui s asiste echipa de audit i s acioneze la cererea

conductorului echipei de audit. Responsabilitile lor pot include urmtoarele:
- stabilirea contactelor i a timpilor pentru interviuri;
- aranjarea vizitelor ntr-o anume parte a locaiei sau companiei;
- asigurarea c regulile referitoare la procedurile de siguran i securitate ale
locaiei sunt cunoscute i respectate de membrii echipei de audit;
- asistarea la audit n numele auditatului;
- furnizarea clarificrilor sau participarea la colectarea informaiilor.

2.9.4. Colectarea i verificarea informaiilor

n timpul auditului, informaiile relevante fa de obiectivele, domeniul i
criteriile auditului, inclusiv informaiile referitoare la interfeele dintre funcii, activiti
i procese ar trebui colectate prin eantionare corespunztoare i ar trebui verificate.
Doar informaiile care sunt verificabile pot fi dovad de audit. Dovezile de audit
trebuiesc nregistrate.
n figura 2 este ilustrat prezentarea de ansamblu a procesului, de la colectarea
informaiilor la stabilirea concluziilor de audit.
Sursa
Sursa
dedeinformaii
informaii

Colectarea prin eantionare

corespunztoare i verificare
Dovada de audit

Evaluarea fa de criteriile de audit

Constatri ale auditului

Analizare

Concluzii ale auditului

Fig. 2.2. Prezentarea procesului de la colectarea informaiilor pn la stabilirea
concluziilor auditului.

Metodele de colectare a informaiilor includ:

interviuri;
observarea activitilor;
analiza documentelor.

2.9.5. Generarea constatrilor auditului

Dovezile de audit ar trebui evaluate fa de criteriile de audit pentru a genera
constatrile auditului. Constatrile auditului pot indica fie conformitatea fie
neconformitatea cu criteriile de audit. n cazul n care este specificat n obiectivele
auditului, constatrile auditului pot identifica o oportunitate de mbuntire.
Conformitatea cu criteriile de audit ar trebui sintetizat pentru a indica locaiile,
funciile sau procesele care au fost auditate.
Neconformitile i dovezile de audit care le susin trebuiesc nregistrate, pot fi
de asemenea clasificate. Acestea ar trebui analizate cu auditatul pentru a obine
confirmarea c dovada de audit este clar i astfel neconformitile sunt nelese.

2.9.6. Desfurarea edinei de nchidere

edina de nchidere condus de conductorul echipei de audit, trebuie inut
pentru a prezenta constatrile i concluziile auditului, astfel nct acestea s fie nelese
i nsuite de auditat i pentru a se conveni dac este cazul, asupra unei perioade de timp
pentru ca auditatul s prezinte un plan de aciuni corective i preventive.
Printre participanii la edina de nchidere ar trebui s includ auditatul i de
asemenea pot fi inclui clientul auditului i alte pri interesate. Dac este necesar,
conductorul echipei de audit trebuie s l ntiineze pe auditat de situaiile ntlnite pe
parcursul auditului, care pot diminua ncrederea n concluziile auditului.

2.10. Pregtirea, aprobarea i difuzarea raportului de audit

Conductorul echipei de audit este responsabil de pregtirea i coninutul
raportului de audit. Raportul de audit ar trebui s furnizeze o nregistrare complet,
exact, concis i clar a auditului, i ar trebui s conin sau s fac referire la:
- obiectivele auditului;
- domeniul auditului, n special identificarea unitilor funcionale i
organizatorice, sau a proceselor auditate i a perioadei de timp n care s-a
desfurat auditul;
- identificarea clientului auditului;
- identificarea conductorului i a membrilor echipei de audit;
- datele i locurile n care s-au desfurat activitile de audit la faa locului;
- criteriile de audit;
- constatrile auditului;
- concluziile auditului.

Raportul de audit poate, de asemenea, s includ sau s fac referire la

urmtoarele, dup caz:
- planul de audit;
- lista reprezentanilor auditatului,
- un rezumat al procesului de audit inclusiv al incertitudinii i / sau obstacolelor
ntlnite care pot diminua ncrederea n concluziile auditului;
- confirmarea c obiectivele auditului au fost realizate n cadrul domeniului
auditului n concordan cu planul de audit;
- zonele neacoperite, dei incluse n domeniul auditului;
- orice opinii divergente nerezolvate ntre echipa de audit i auditat;
- recomandrile pentru mbuntire, dac este specificat n obiectivele auditului;
- planurile aciunilor de urmrire convenite, dac exist;
- o declaraie referitoare la confidenialitatea coninutului raportului;
- lista de difuzare a raportului de audit.
Raportul de audit ar trebui emis n perioada de timp convenit. Dac nu este
posibil, motivele de ntrziere ar trebui comunicate clientului auditului i ar trebui
convenit o nou dat de emitere.
Raportul de audit ar trebui datat, analizat i aprobat conform procedurilor
programului de audit. Raportul de audit aprobat ar trebui difuzat destinatarilor
desemnai de clientul auditului. Raportul de audit este proprietatea clientului auditului.
Membrii echipei de audit i toi destinatarii raportului ar trebui s respecte i s pstreze
confidenialitatea raportului.

2.11. ncheierea raportului

Auditul se consider ncheiat atunci cnd activitile descrise n planul de audit
au fost ndeplinite i raportul de audit aprobat a fost difuzat.
Documentele referitoare la audit ar trebui reinute sau distruse n baza acordului
dintre prile participante i n concordan cu procedurile programului de audit i
cerinele legale, reglementate i contractuale aplicabile.
Dac nu se cere altfel prin lege, echipa de audit i cei responsabili pentru
conducerea programului de audit nu ar trebui s dezvluie coninutul documentelor,
orice informaii obinute n perioada auditului sau raportul de audit, nici unei pri fr
acordul explicit al clientului auditului i, cnd este cazul, fr aprobarea auditatului.
Dac este cerut dezvluirea coninutului documentelor auditului, clientul auditului i
auditatul ar trebui informai ct mai curnd posibil.

2.12. Desfurarea activitilor de urmrire rezultate din audit

Concluziile unui audit pot indica necesitatea unei aciuni corective, preventive
sau de mbuntire, dup caz. Astfel de aciuni sunt decise i ntreprinse de obicei de
auditat n cadrul perioadei de timp convenite i nu sunt considerate ca fcnd parte din
audit. Auditatul ar trebui s-l informeze pe clientul auditului referitor la stadiul acestor
aciuni.
Finalizarea i eficacitatea aciunilor corective ar trebui verificat. Aceast
verificare poate fi parte a unui audit ulterior.

2.13. Cunotine i abiliti

2.13.1. Cunotine i abiliti generice pentru auditorii sistemelor
de management al calitii i de mediu
-

Auditorii ar trebui s aib cunotine i abiliti n urmtoarele domenii:

principii, proceduri i tehnici de audit: care s permit auditorului s le aplice pe
cele corespunztoare diferitelor audituri i s se asigure c auditurile sunt
desfurate ntr-o manier consecvent i sistematic. Un auditor ar trebui s fie
capabil s:
o aplice principiile, procedurile i tehnicile de audit;
o planifice i s organizeze activitatea n mod eficace;
o efectueze auditul n limitele programului agreat;
o stabileasc prioritile i s se concentreze pe probleme n funcie de
importan;
o colecteze informaii n mod eficace prin intervievare, ascultare, observare
i analizarea documentelor, nregistrrilor i a datelor;
o neleag adecvarea i consecinele utilizrii tehnicilor de eantionare
pentru auditare;
o verifice exactitatea informaiilor colectate;
o confirme c dovezile de audit sunt suficiente i adecvate pentru a susine
constatrile i concluziile auditului;
o evalueze acei factori care pot influena credibilitatea constatrilor i
concluziilor auditului,
o utilizeze documente de lucru pentru a nregistra activitile auditului;
o pregteasc rapoartele de audit;
o menin confidenialitatea i securitatea informaiilor;
o comunice eficace, fie prin abilitile lingvistice personale, fie prin
intermediul unui interpret.
sisteme de management i documente de referin care s permit auditorului s
neleag domeniul auditului i s aplice criteriile de audit. Cunotinele i
abilitile n acest domeniu ar trebui s cuprind:
o modul de aplicare a sistemelor de management diverselor organizaii;
o interaciunea dintre componentele sistemului de management;
o standardele sistemelor de management al calitii sau de mediu,
proceduri aplicabile sau alte documente ale sistemului de management
utilizate ca i criterii de audit;
o recunoaterea diferenelor dintre documentele de referin i prioritile
acestora;
o aplicarea documentelor de referin pentru diferite situaii de audit;
o sisteme informatice i tehnologia informaiei utilizate pentru autorizarea,
securitatea, difuzarea i controlul documentelor, datelor i nregistrrilor.

situaii organizaionale, care s permit auditorilor s neleag contextul

operaional al organizaiei. Cunotinele i abilitile n acest domeniu ar trebui
s cuprind:
o mrimea, structura, funciile i relaiile organizaiei;
o procesele generale ale activitii i terminologia conex;
o obiceiurile culturale i sociale ale auditului.

legile, reglementrile i alte cerine relevante aplicabile disciplinei care permit

auditorului s cunoasc cerinele care se aplic organizaiei auditate i s lucreze
n limitele acestor cerine. Cunotinele i abilitile n acest domeniu ar trebui s
cuprind:
o coduri, legi i reglementri locale, regionale i naionale;
o contracte i acorduri;
o tratate i convenii internaionale,
o alte cerine la care organizaia subscrie.

Conductorii echipei de audit ar trebui s aib cunotine i abiliti suplimentare

de leadership al auditului pentru a facilita desfurarea eficace i eficient a auditului.
Un conductor al unei echipe de audit ar trebui s fie capabil s:
- planifice auditul i s utilizeze eficace resursele pe durata unui audit;
- reprezinte echipa de audit n comunicarea cu clientul auditului i auditatul;
- organizeze i s orienteze membrii echipei de audit;
- asigure orientarea i ndrumarea auditorilor n curs de formare;
- conduc echipa de audit pentru a obine concluziile auditului;
- previn i s rezolve conflictele;
- pregteasc i s finalizeze raportul de audit.
Auditorii sistemului de management de mediu ar trebui s aib cunotine i
abiliti n urmtoarele domenii:
- tehnici i metode din domeniul managementului mediului: pentru a permite
auditorului s examineze sistemele de management de mediu i s genereze
constatrile i concluziile corespunztoare auditului. Cunotinele i abilitile n
acest domeniu ar trebui s cuprind:
o terminologia n domeniul mediului;
o principiile de management de mediu i aplicarea acestora;
o instrumentele managementului de mediu i aplicarea acestora (cum ar fi
evalurile impacturilor/ aspectelor de mediu, evaluarea ciclului de via,
evaluarea performanei de mediu etc.).
-

tiine i tehnologii de mediu pentru a permite auditorului s neleag relaia

fundamental dintre activitile umane i mediu. Cunotinele i abilitile n
acest domeniu ar trebui s cuprind:
o impactul activitilor umane asupra mediului;
o interaciunea sistemelor;
o tipuri de mediu (exemplu: aer, ap, sol);
o managementul resurselor naturale (exemplu: combustibili fosili, apa,
flora i fauna);

o metode generale pentru protecia mediului.

-

aspecte tehnice i de mediu referitoare la operare pentru a permite auditorului s

neleag interaciunea activitilor, produselor, serviciilor i operaiunilor
auditatului cu mediul. Cunotinele i abilitile n acest domeniu ar trebui s
cuprind:
o terminologia specific sectorului;
o aspecte i impacturi de mediu;
o metode pentru evaluarea msurii n care aspectele de mediu sunt
semnificative sau nu;
o caracteristici critice ale proceselor operaionale, produselor i serviciilor;
o tehnici pentru monitorizare i msurare;
o tehnologii pentru prevenirea polurii.

2.13.2. Studii, experien profesional, instruire ca auditor i

experien de audit
Auditorii ar trebui s aib studii, experien profesional, instruire ca auditor i
experien de audit:
- trebuie s absolve studii suficiente pentru a dobndi cunotinele i abilitile
prezentate mai sus;
- trebuie s aib experien profesional care s contribuie la dezvoltarea
cunotinelor i abilitilor pentru conducerea unui audit;
- s fac dovada finalizrii instruirii ca auditor care contribuie la dezvoltarea
cunotinelor i abilitilor n domeniu. Aceast instruire poate fi furnizat de
propria organizaie sau de o organizaie extern;
- trebuie s aib experien de audit, experien ce ar trebui acumulat sub
orientarea i ndrumarea unui auditor care este competent n calitate de
conductor al unei echipe de audit n aceeai disciplin.
Organizaiile ar trebui s stabileasc nivelurile de audit, experien profesional,
instruire ca auditor i experien de audit pentru un auditor, necesare pentru a dobndi
cunotinele i abilitile corespunztoare programului de audit.

2.13.3. Meninerea i mbuntirea competenei

Dezvoltarea profesional continu se refer la meninerea i mbuntirea
cunotinelor, a abilitilor i a aptitudinilor personale. Aceasta poate fi realizat prin
mijloace ca experiena de munc suplimentar, instruire, studiu individual, studiu
asistat, participarea la ntlniri, seminarii i conferine sau alte activiti relevante.
Auditorii ar trebui s demonstreze dezvoltarea profesional continu.

2.13.4. Evaluarea auditorilor

Evaluarea auditorilor i a conductorilor echipei de audit ar trebui planificat,

implementat i nregistrat n concordan cu procedurile programului de audit pentru a
furniza un rezultat care este obiectiv, consecvent, corect i de ncredere.
Procesul de evaluare ar trebui s identifice nevoile de instruire i alte nevoi de
mbuntire a abilitilor. Evaluarea auditurilor intervine n urmtoarele etape:
- evaluarea iniial a persoanelor care doresc s devin auditori;
- evaluarea auditorilor ca parte a procesului de selectare a echipei de audit;
- evaluarea continu a performanei auditorului pentru a identifica necesitile
pentru meninerea i mbuntirea cunotinelor i a abilitilor.
-

Procesul de evaluare implic patru pai principali:

pasul 1 identificarea aptitudinilor personale, a cunotinelor i abilitilor
pentru a ndeplini necesitile programului de audit. Pentru stabilirea
cunotinelor i abilitilor adecvate ar trebui s ia n considerare:
o mrimea, natura i complexitatea organizaiei care va fi auditat;
o obiectivele i amploarea programului de audit;
o cerinele de certificare/ nregistrare i acreditare;
o rolul procesului de audit n managementul organizaiei care va fi
auditat;
o nivelul de ncredere cerut n programul de audit;
o complexitatea sistemului de management care va fi auditat.
pasul 2 stabilirea criteriilor de evaluare. Criteriile pot fi cantitative (ca de
exemplu anii de experien profesional i de studii, numrul de audituri
efectuate, orele de instruire n domeniul auditului) sau calitative (ca de exemplu
demonstrarea aptitudinilor personale, a cunotinelor sau a abilitilor, n timpul
instruirii sau la locul de munc).
pasul 3 evaluarea ar trebui realizat de o persoan sau de un grup de persoane
care utilizeaz una sau mai multe metode selectate dintre cele prezentate n
tabelul 1. Pentru utilizarea datelor prezentate n tabel ar trebui s se ia n
considerare:
o metodele prezentate reprezint o gam de opiuni i pot s nu fie
aplicabile n toate situaiile;
o diferitele metode prezentate pot diferi n ceea ce privete ncrederea
conferit;
o o combinaie de metode care ar trebui de regul s fie utilizat pentru a
asigura un rezultat obiectiv, coerent, corect i de ncredere.
Tabelul nr. 1

Nr.
crt.
1.

Metoda de evaluare

2.

Feedback pozitiv i

Analiza
nregistrrilor

Metode de evaluare
Obiective

Exemple

Verificarea pregtirii i Analiza

nregistrrilor
experienei acumulate de referitoare
la
studii,
auditor
instruire,
experien
profesional i de audit
Furnizarea informaiilor Supravegheri, chestionare,

negativ
3.

Interviu

4.

Observare

5.

Testare

6.

Analiza post audit

despre
cum
este
perceput
prestaia
auditorului
Evaluarea aptitudinilor
personale i a abilitilor
de
comunicare,
verificarea informaiilor,
testarea cunotinelor i
obinerea de informaii
suplimentare
Evaluarea aptitudinilor
personale i a capacitii
de a aplica cunotine i
abiliti
Evaluarea aptitudinilor
personale, cunotinelor
i abilitilor, precum i
aplicarea acestora
Furnizarea informaiilor
atunci cnd observarea
direct nu este posibil
sau nu este adecvat

referine personale, mrturii,

reclamaii,
evaluarea
prestaiei, analize reciproce
Interviuri fa n fa sau la
telefon

Interpretare
de
roluri,
audituri cu supraveghere,
evaluarea
n
timpul
activitii sale
Examene scrise i orale,
testare psihometric
Analizarea raportului de
audit i discuia cu clientul
auditului, cu auditatul, cu
colegii i cu auditorul

pasul 4 desfurarea evalurii. La acest pas informaiile colectate despre

persoan sunt comparate cu criteriile stabilite la pasul 2. Atunci cnd o persoan
nu ndeplinete criteriile, se solicit instruire suplimentar, experien
profesional i/ sau experien de audit suplimentar, dup care ar trebui
efectuat o reevaluare.

10