Modelarea nlocuirii unui sistem informatic complet (hardware i

software) n cadrul unei companii prin utilizarea Microsoft Project

I.

Introducere

Managementul proiectelor poate fi perceput ca i o tiin, ca i o art sau ca o tehnic

.prin care se realizeaz un anumit scop.
n prezent ,se consider c 50% dintre activitile companiilor mari sunt conduse dup
principiile impuse de managementul proiectelor.Cu ajutorul managerului de proiect se pot
realiza proiecte n orice domeniu de activitate( sntate,economie,informatic,drept etc).
I.1.

Ce este managementul de proiect?

Managementul de proiect este procesul planificrii, organizrii i conducerii sarcinilor i

resurselor pentru a realiza un obiectiv definit, de obicei cu constrngeri legate de timp, resurse
sau costuri. Un plan pentru un proiect poate fi simplu, de exemplu, o list de sarcini cu datele
iniiale i finale scrise pe o foaie de hrtie sau poate fi complex, de exemplu, mii de sarcini i
resursele aferente, alturi de un buget de milioane de dolari.
Majoritatea proiectelor au activiti comune, cum ar fi mprirea proiectului n sarcini
uor de realizat, programarea sarcinilor, comunicarea lor n cadrul echipei i urmrirea acestora
pe perioada desfurrii lucrului. Toate proiectele cuprind trei etape majore:
Construirea planului;
Urmrirea i conducerea proiectului;
nchiderea proiectului.
Cu ct aceste etape sunt realizate mai bine, cu att este mai mare posibilitatea obinerii
unui proiect de succes.
1.2.1 Cele trei componente principale ale proiectului
Ce bine ar fi dac ai putea s prevedei viitorul proiectului dvs.. ntr-un fel putei, dac
reuii s nelegei cei trei factori care stau la baza fiecrui proiect:
Timp: timpul necesar realizrii proiectului care este reflectat n planul acestuia;

 Bani: bugetul proiectului realizat pe baza costurilor resurselor: personal,

echipament i materiale, necesare ndeplinirii sarcinilor;
Scop: obiectivele i sarcinile proiectului i timpul de lucru necesar pentru a le
efectua.
Acest trio timp, bani, scop reprezint triunghiul proiectului. Ajustarea unuia dintre
aceste elemente le afecteaz pe celelalte dou. Chiar dac toate cele trei elemente sunt
importante, de obicei, unul dintre ele va avea o influen mai puternic n cadrul proiectului.
Relaia dintre aceste elemente difer de la un proiect la altul i determin tipurile de
probleme cu care v vei confrunta i soluiile pe care le putei folosi. tiind care v sunt
punctele slabe i cele forte vei putea mai uor s v planificai i s conducei proiectul.
I.2.

Microsoft Project

Microsoft Project reprezint o aplicaie foarte puternic a managentului proiectelor ,care

permite gestionarea proiectelor mcii i medii(pn la 10000 de activiti).Programul poate fi
folosit la proiectarea ,planificarea i urmrirea proiectelor,punndu-se la dispoziie o gam larg
de posibiliti de reprezentare grafic a informaiilor.
n afar de planificarea duratelor i termenelor de realizare a activitilor programul d i
posibiltatea planificrii costurilor i resurselor
Deasemenea se poate realiza i un proiect de control a activitilor prin care se poate
compara planificarea iniial cu ceea actualizat i se pot elibera rapoarte de stare comparative
ntre situia real existent i ceea corespunztoare planificrii iniiale.
n ansamblu pachetelor Microsoft Office , programul Microsft Project are un loc aparte ,
fcnd parte din categoria programelor de calcul pentru management.
I.3.

Accesul la datele de care avei nevoie

Astzi v ocupai de datele limit, mine de costuri. Baza de date a proiectului conine
numeroase informaii, ns, la un moment dat, avei nevoie doar de cteva dintre ele. Pentru a
obine informaia necesar, folosii urmtoarele opiuni:
Views aceast opiune ofer un set de informaii despre proiect ce sunt uor de
interpretat. De exemplu, Gantt Chart grupeaz informaiile eseniale referitoare la
sarcini n coloane i bare de grafice.
Tables cu ajutorul acestei opiuni se definesc coloanele.
Filters aceast opiune este specializat pe anumite sarcini sau resurse.
Fiecare imagine prezint un anumit tip de informaie. Aa cum atunci cnd schimbai
canalele T.V. nu nseamn c le tergei, la fel se ntmpl cnd folosii views, tables sau filters.
Informaia nu este tears, ci ascuns i se afl n baza de date unde este actualizat.
1

I.4.

Cum planific sarcinile microsoft project ?

Pentru a programa nceputul i sfritul unei sarcini Microsoft Project, trebuie s luai n
considerare mai muli factori cum ar fi constrngerile legate de sarcini, concediile, vacanele.
Ceea ce este mai important, este ca Microsoft Project programeaz fiecare sarcin utiliznd
formula: durata = munca / efort resurs, unde:
Durata reprezint timpul necesar ndeplinirii unei sarcini.
Munca reprezint efortul cerut pe o anumit perioad de timp pentru a ndeplini o
sarcin.
Efort resurs reprezint efortul total al resurselor repartizate unei sarcini.
De exemplu, dac:
Trei pictori lucreaz 2 zile la o sarcin 8h/zi, munca depus de fiecare resurs uman
este de 16h (2 zile * 8 ore);
Efortul total al resurselor este de 24h/zi (3 pictori * 8 ore);
Timpul total de lucru este de 48h (2 zile * 8 ore * 3 pictori);
Durata este de 2 zile: 48h / (3 pictori * 8h).
Cunoaterea acestei formule este important pentru a nelege modul n care o modificare
fcut unei sarcini poate afecta programul proiectului.
I.5.

Asamblarea

Dup ce ai creat lista de sarcini i ai introdus informaiile necesare, planul este terminat.
Putei vedea un model al proiectului, inclusiv datele sale finale i datele de nceput i de sfrit
pentru fiecare sarcin. Ce urmeaz n continuare?
Analizai soluiile critice pentru problemele care ar putea s apar. O soluie
reprezint o serie de sarcini ce trebuie ndeplinite la timp pentru ca proiectul s fie
terminat la momentul stabilit. Astfel dac una din sarcinile care ine de soluia
respectiv nu este ndeplinit la timp poate duce la ntrzierea proiectului.
Evaluai i optimizai planul pn cnd suntei mulumii. nainte de a ncepe proiectul
i n mod periodic pe parcursul desfurrii acestuia, va trebui s evaluai i s ajustai
planul proiectului. Luai n considerare scopul, resursele i programul.

 Dac actualizai datele n legtur cu ndeplinirea sarcinilor, Microsoft Project v va

oferi un plan actualizat. Putei s v actualizai planul chiar voi sau echipa dvs., dup
care trebuie s-l analizai pentru a vedea efectul schimbrilor fcute. A depit
proiectul bugetul? Este un membru al echipei programat s lucreze peste program? Va
fi proiectul terminat la timp?
Dup ce ai creat lista de sarcini i ai introdus informaiile necesare, planul dvs. este
terminat. Putei vedea un model al proiectului, inclusiv datele sale finale i datele de nceput i
de sfrit pentru fiecare sarcin. Ce urmeaz n continuare?
Analizai soluiile critice pentru problemele care ar putea s apar. O soluie
reprezint o serie de sarcini ce trebuie ndeplinite la timp pentru ca proiectul s fie
terminat la momentul stabilit. Astfel dac una din sarcinile care ine de soluia
respectiv nu este ndeplinit la timp poate duce la ntrzierea proiectului.
Evaluai i optimizai planul pn cnd suntei mulumii. nainte de a ncepe proiectul
i n mod periodic pe parcursul desfurrii acestuia, va trebui s evaluai i s ajustai
planul proiectului. Luai n considerare scopul, resursele i programul.
Dac actualizai datele n legtur cu ndeplinirea sarcinilor, Microsoft Project v va
oferi un plan actualizat. Putei s v actualizai planul chiar voi sau echipa dvs., dup
care trebuie s-l analizai pentru a vedea efectul schimbrilor fcute. A depit
proiectul bugetul? Este un membru al echipei programat s lucreze peste program? Va
fi proiectul terminat la timp?

II.

Scurt descriere a proiectului

Proiectul de fa exemplific o situaie potenial real n care obiectivul const n

schimbarea unui sistem informaional att hardware ct i software, n cadrul unei
companii oarecare.
Pentru realizarea acestui proiect este necesar parcurgerea urmtorilor pai:
1.Stabilirea listei de activiti
2.Stabilirea duratei de execuie pentru fiecare activitate n parte
3.Determinarea relaiilor dintre activiti.Implicit relaia este de tip
Finish-Start, dar aceasta se poate modifca n funcie de cerine.
Plecnd de la premisa c aceast companie client a contactat furnizorul aflat la o
oarecare distan manifestndu-i interesul pentru obiectivul amintit i c firma
furnizoare de astfel de servicii IT este att apt ct i disponibil i receptiv la
solicitarea venit ntregul proces prezint urmatoarele caracteristici modelate sub form
grafic n Microsoft Project 2003:

Durata proiectului
- 43 zile lucrtoare , respectiv perioada:

02 Octombrie 2014- 02 Decembrie 2014

Calendarul activitilor va ine cont de faptul ca programul de lucru este de 8 ore,

respectiv de la 8 la 16, de Luni pn Vineri, i de zilele libere prin lege, respectiv:
- 1 Decembrie- Ziua Naional a Romniei;
4

- 24, 25, 26 Decembrie Naterea Domnului Crciunul;

- 31 Decembrie 01,02 Ianuarie Zile libere de Anul Nou.

Lista de activiti
Lista de activiti a proiectului este ilustrat n tabelul de mai jos:
Nr.crt
1
2

Macroactiviti
Prospectare

Activitti elementare

Constituirea comisiei de prospectare:

Manager, Inginer electronist, Programator
Analiza sistemului informatic al companiei
1
Verificarea conexiunilor reelei utilizate
1
Verificarea sistemelor de operare n uz
2
Evaluarea posibilelor metode de implementare a 2
noului sistem
Ofertare
1

3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24

25
26

Durata(zile)
8
IT 1

Contractare servicii
Achiziionare
materiale

resurse

Verificarea ofertelor pieei pentru a alege varianta 3

optim
Achiziia sistemelor partea harware
3
Crearea accesului la distan
7
i procesarea informaiilor
bazei de date
Obinerea acordului pentru accesare i 2
prelucrarea bazei de date a companiei client
Copierea informaiilor arhivate din baza de date 3
pe un server comun pentru back-up
Crearea unui protocol de back-up i restaurare a 2
datelor arhivate
Crearea si testarea aplicatiei
13
sursa cu subdomeniile sale
Testarea compatibilitii produsului cu cerinele 5
clientului - sedine demonstrative
Instruirea personalului pentru utilizarea aplicaiei 5
noi
Completarea i updatarea softului n urma 3
testrilor
Amplasarea noii reele de
8
sisteme hardware i software
nlocuirea serverului local
2
nlocuirea calculatoarelor individuale
3
Instalarea sistemelor de operare i a aplicaiei pe 2
fiecare terminal
Conectarea la reeaua local, verificarea 1
respectrii protocoalelor de transmisie a datelor,
securitii, confidenialitii etc.
Aciuni
periodice
mentenan i update

de

1
Sedinte lunare pentru imbuntirea calitii

Alocarea resurselor :

Pentru alocarea resurselor pentru fiecare activitate n parte n graficul Gantt se selectez
pe rnd cte o activitate i corespunztor acesteia n caseta Assign Resources se selecteaz
resursa necesar i numrul de uniti apoi se d click pe butonul Assign.
Dup ce a fost realizat i alocarea resurselor pentru fiecare activitate se trece la definirea
costurilor pentru fiecare activitate.
Astfel prin introducerea costurilor, pe msura ce proiectul se deruleaz, permite
gestionarea activitilor i resurselor, astfel nct proiectul se va desfura n termenele i
costurile planificate.

Dup ce au fost introduce toate

costurile, programul calculeaz costul
total corespunztor fiecrei activiti.
Costul total planificat al proiectului
poate fi vzut n fereastra Properties din
meniul File ca n figura alturat.

Panorama Calendar a proiectului: afieaz activitile i duratele lor n perioada n care

se desfoar activitatea.

Si n final Panorama Gantt Chart sau Tracking Gantt afieaz activitile proiectului
sub forma grafic de bare cu informaiile dorite de utilizator.

10