Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Carmen Buzea
OBIECTIVE
Dup parcurgerea acestui curs vei putea s:
1. Explicai utilitatea analizei postului i a analizei rolurilor n procesul de
recrutare.
2. Elaborai instrumentele de culegere a datelor necesare pentru analiza
posturilor i a rolurilor.
2. ntocmii fia de post i specificaia postului.
Bibliografie:
Armstrong, M. & Taylor, S. (2014). Armstrongs Handbook of Human Resource Management
Practice. 13th Edition. London: Kogan Page (capitolul 51. Job, role and skills analysis and
competency modelling, pp. 603-618)
of
Occupational
Titles
D.O.T.),
accesibil
la
adresa
Interviul este metoda cea mai frecvent utilizat deoarece permite obinerea de
informaii calitativ bogate, ndeosebi pentru posturi cu o structur complex. Conduse
adecvat, interviurile furnizeaz informaii complete cu privire la post i competenele solicitate
de acesta. Principalele minusuri ale metodei sunt: consumul mare de timp i faptul c nu se
poate asigura anonimatul respondenilor. Interviul de analiz a postului ia forma unui interviu
semi-structurat, realizat n timpul programului de lucru, n acord cu o programare prealabil.
Pentru a obine informaii cu un nivel acceptabil de acuratee trebuie evitate ntrebrile cu
caracter amenintor, cele disconfortabile sau cele la limita politicii de confidenialitate.
ntrebrile din cadrul ghidului de interviu pot fi:
1. Care este denumirea postului?
2. Care este postul cruia i se subordoneaz?
3. Cu cine comunic pentru realizarea sarcinilor?
4. Cum se desfoar o zi obinuit de lucru?
5. Care sunt principalele responsabiliti?
6. Care sunt principalele sarcini?
7. Ce echipamente de lucru/documente sunt utilizate?
8. Care sunt cunotinele utilizate pentru realizarea sarcinilor?
9. Care sunt aptitudinile i abilitile necesare obinerii performanei pe post?
Observaia structurat permite identificarea operaiilor realizate de angajat n
succesiunea lor fireasc, precum i a factorilor ce condiioneaz ndeplinirea sarcinilor. Aceast
metod solicit familiarizarea prealabil a analistului cu operaiile pe care le va observa,
familiarizare obinut prin studierea documentelor. Observaia se realizeaz pe baza fiei de
observaie, document ce cuprinde minimal: lista unitilor nregistrate (secvene
comportamentale), timpul alocat fiecrei secvene i frecvena comportamentului. n urma
fiecrei sesiuni de observare se ntocmete un raport de lucru care sintetizeaz datele
colectate.
Principala problem ridicat de utilizarea metodei este interaciunea dintre analist i
angajatul observat. Acesta i poate modifica comportamentul, n direcie creterii gradului de
respectare a specificaiilor tehnologice i/sau a succesiunii operaiilor. Angajaii au tendina de
a nu respecta integral instruciunile tehnologice sau de a le modifica, n vederea economisirii
timpului i a energiei. Atta vreme ct aceste intervenii nu contravin normelor de siguran a
muncii i nu diminueaz calitatea rezultatelor, ele trebuie analizate pentru a se vedea n ce
msur pot fi transpuse n prescripiile formale ale postului. Atunci cnd se opteaz pentru
utilizarea observaiei este necesar ca angajatul s cunoasc scopul i rezultatul procedurii, n
caz contrar ntreaga activitate poate fi perceput ca una de spionaj.
Observaia se utilizeaz doar pentru anumite categorii de posturi, de regul cele cu
operaii repetitive, scurte i bine definite. n mod cert acesta nu poate fi utilizat pentru
posturi cu activitate preponderent intelectual sau pentru job-urile ce solicit un nivel ridicat
de creativitate.
Chestionarul de analiz a postului este metoda de culegere a informaiei care asigura
standardizarea datelor, atingerea parametrilor cantitativi i anonimatul respondenilor.
Chestionarul poate cuprinde doar ntrebri nchise, lund forma unor liste cu activiti,
competene i abiliti, angajaii fiind solicitai s le marcheze pe cele care se regsesc n
structura postului ocupat. Acest tip de chestionar este denumit list de control a sarcinilor
(task inventory). Chestionarul cu ntrebri preponderent deschise cuprinde itemi ce se regsesc
i n ghidul de interviu, solicitndu-se ns exprimarea n scris a acestora. De aici rezult i
principala limit a metodei: solicit comunicarea n scris, din partea unor categorii de angajai
cu instruire sczut, care pot ntmpina dificulti sau pot manifesta reticen fa de aceast
cerin.
Avantajele aplicrii chestionarelor de analiz a postului sunt: posibilitatea prelucrrii n
sistem centralizat a datelor i rapiditatea culegerii informaiei. De regul, chestionarele sunt
aplicate titularilor de post, informaia fiind verificat i completat de eful direct.
Jurnalul zilnic este metoda aplicat cu predilecie pentru posturile de conducere sau
pentru poziiile cu un nivel ridicat de flexibilitate. Angajatul este solicitat s completeze zilnic
informaii cu privire la activitile desfurate, pe urmtoarele dimensiuni: activitate, durat,
frecven. Perioada de completare a jurnalului poate varia ntre minimum dou sptmni i
maximum o lun.
Metoda incidentelor critice presupune nregistrarea i analiza tuturor situaiilor
disfuncionale (ntrzieri, perturbri ale activitii, absena resurselor etc.) i a situaiilor care
au condus la rezultate foarte bune. Pentru fiecare incident se realizeaz o fi de analiz ce
cuprinde: cauzele, factorii implicai, circumstanele, consecinele i soluia adoptat. De
exemplu, analiza incidentului critic ntrzierea aprovizionrii seciei cu materie prim poate
evidenia: cauzele ntrzierii, posturile responsabile cu aprovizionarea la termen, impactul
asupra produciei i soluia adoptat de ctre eful de secie. Ori
Convocarea experilor este metoda prin care informaia este obinut de la un numr
variabil de persoane (preferabil ntre opt i zece), recunoscute pentru expertiza i calificarea
lor n raport cu activitile postului. Experi pot fi: foti titulari de post promovai de puin
vreme, consultani, clieni etc.
Pentru a compensa limitele fiecrei metode este recomandat combinarea acestora,
binomul cel mai frecvent folosit fiind interviu-observaie. Construirea mix-ului de analiz se
face, cel puin, n funcie de urmtorii factori:
1. obiectivul analizei. Dac utilizm analiza postului pentru recrutare i selecie, atunci
interviul va furniza informaii valoroase;
2. numrul i caracteristicile job-urilor ce trebuie analizate. Dac avem 300 de titulari de post
care lucreaz pe aceeai poziie, chestionarul va economisi resurse, dar dac avem 10 posturi
flexibile, atunci jurnalul i interviul sunt oportune;
3. bugetul disponibil. Analiza postului este o procedur costisitoare, iar alegerea metodei
trebuie s ia n calcul resursele alocate.
Procesul de analiz ofer informaii despre nivelul de ncrcare a posturilor i gradul de
respectarea a principiilor de proiectare a acestora. Putem descoperi cu aceast ocazie c unele
posturi prezint erori grave de configurare, c anumite posturi sunt suprancrcate sau altele
nu cuprind suficiente sarcini pentru a justifica meninerea lor.
n ceea ce privete analiza structurii posturilor, putem lua ca punct de reper modelul
caracteristicilor postului elaborat de Hackman i Oldham (1974). Acest model atrage atenia
asupra factorilor ce trebuie dimensionai pentru obinerea performanei:
1. varietatea sarcinilor: realizarea unor sarcini diferite i utilizarea unor abiliti variate;
2. identitatea postului: posibilitatea de a face un lucru de la nceput pn la sfrit;
3. semnificaia postului: posibilitatea ca munca bine prestat s fie recunoscut att n
interiorul ct i n exteriorul organizaiei;
4. autonomia: exprimat n autonomie decizional, program flexibil, organizarea muncii fr
constrngeri;
5. feed-back-ul: posibilitatea de a primi informaii despre rezultate i performan.
10
ncadrare juridic a acestora, exist denumiri de posturi folosite de companii, dar care nu se
regsesc n COR. n aceste situaii este recomandat s precizm ambele titluri ocupaionale;
c) departamentul/divizia/secia;
d) nivelul postului (clasificarea se face n acord cu terminologia utilizat n cadrul fiecrei
companii: posturi de conducere, de specialist/expert, de execuie, entry level, junior, senior
etc.;
e) locaia (rubric oportun atunci cnd exist mai multe puncte de lucru).
2. relaiile organizaionale
a) ierarhice: de subordonare, de coordonare. Se precizeaz postul imediat superior i posturile
aflate n directa subordine. Principiul unitii de comand i control enunat nc din 1916 de
H. Fayol afirm c un angajat pentru a fi eficient trebuie s fie direct subordonat unui singur
ef. Subordonarea multipl poate aprea, dar genereaz dificulti n ndeplinirea sarcinilor;
b) de colaborare: n interiorul i exteriorul companiei. Colaborarea n exteriorul companiei
poate fi nlocuit prin rubrica relaii de reprezentare;
c) funcionale (profesionale). Relaiile funcionale sunt relaii de subordonare profesional,
ntlnite n organizaiile cu mai multe uniti de business. Un director de producie dintr-o
companie cu zece fabrici, este direct subordonat managerului general i subordonat funcional
directorului de producie la nivel naional.
Relaiile organizaionale pot fi structurate i dup fluxul muncii, atunci cnd acesta este
clar i uor de identificat. Se precizeaz care sunt posturile care furnizeaz input-uri i posturile
care utilizeaz output-urile (rezultatele) muncii. Rubrica poate fi structurat, dac apreciem c
este oportun pentru organizaia noastr, i sub forma fluxului de comunicare. O alt
modalitate de redactare, foarte sugestiv, este aceea de a nlocui ntreaga rubric cu secvena
de organigram aferent postului sau de a suplimenta informaia cu aceast imagine. Impactul
vizual asupra titularului de post este mult mai puternic, comparativ cu situaia n care angajatul
citete un text;
3) obiectivul postului exprim raiunea existenei postului n organizaie. Se utilizeaz o fraz
care explic n termeni clari care este aportul postului la atingerea obiectivelor organizaiei.
Este o rubric de sintez i este de preferat s fie scris dup configurarea celorlalte informaii;
4) cuprinsul fiei de post se refer la sarcini i responsabiliti, atribuii sau activiti.
Denumirea rubrici rmne la alegerea persoanei care ntocmete fia de post, preferndu-se
sintagme prietenoase, precum responsabilitile i sarcinile sau termeni coercitivi
11
precum atribuii i ndatoriri. Dei nu exist reete, se consider c orice post ar trebui s fie
descris printr-un numr de maximum zece propoziii. Pentru a fi siguri c am fcut o sintez
bun, vom ncerca s punem accentul pe rezultate, nu pe modul de efectuare a activitilor.
Vom folosi propoziii care ncep cu un verb sau substantiv. Pentru analistul postului, una dintre
responsabiliti este: organizarea i sistematizarea informaiei n vederea ntocmirii fiei de
post sau s organizeze i s sistematizeze informaia n vederea ntocmirii fiei de post.
Cuprinsul fiei de post poate fi structurat:
a) pe schema responsabilitilor i a sarcinilor aferente;
b) n funcie de contribuia activitilor la ndeplinirea obiectivelor postului: activiti
principale, activiti secundare;
c) n funcie de frecvena sarcinilor: sarcini permanente, sarcini temporare, sarcini ocazionale;
d) n funcie de alte criterii ce rspund nevoilor organizaiei.
5) informaii adiionale. Aceast rubric se configureaz n funcie de obiectivele urmrite prin
descrierea postului. Dac fia de post va fi utilizat pentru procesul de recrutare atunci se
poate include programul de lucru, echipamente i condiii de munc, nivelul de salarizare.
Dac fia de post este proiectat pentru procesul de integrare, atunci pot fi cuprinse informaii
de interes pentru noul angajat i care nu se regsesc n documentele oficiale ale companiei
(Regulamentul de Ordine Intern - ROI sau Regulamentul de Organizare i Funcionare - ROF).
Informaia ce ncheie fia de post cuprinde: numele i funcia analistului/persoanei care
a ntocmit fia de post, a persoanei care a verificat informaia (de regul eful direct), a celei
care a aprobat-o (reprezentantul legal al organizaiei) i evident numele i prenumele
titularului de post. De asemenea, se noteaz data ntocmirii i dac este cazul, numrul ediiei
revizuite i data revizuirii.
Deoarece posturile sunt dinamice, fia de post, indiferent de obiectivul acesteia,
trebuie revizuit periodic. n termeni ideali informaia ar trebui reactualizat la fiecare ase
luni, dar n mod uzual revizuirea anual acoper standardele de exigent legate de acest
parametru.
12
Descrierea criteriului
Esenial/
Dezirabil
E
D
Sursa de informare
Formularul de
candidatur
E
D
E
D
D
E
E
E
E
Formularul de
candidatur
Interviul iniial
Interviul de selecie
Test de cunotine
Interviul de selecie
Teste aptitudinale
Interviul de selecie
13