ORGANIZATOR EVENIMENTE

CORPORATE
curs online

TEMA 5:
Planificarea evenimentului

5. Planificarea evenimentului
I.

Cum incepem?

Comunicand cu clientul corporate!

Primele intrebari pe care si le pune organizatorul unui eveniment sunt:

Cine este firma beneficiara?
Cine sunt participantii la eveniment?
De ce se reunesc?

5. Planificarea evenimentului

I.

Cum incepem?

Pe

baza

raspunsurilor

se

stabilesc

nevoile

si

dorintele

beneficiarilor si, corespunzator, se fixeaza obiectivele care vor sta la

baza stabilirii programului evenimentului. Toate aceste elemente sunt
bineinteles coroborate cu bugetul aflat la dispozitia organizatorului.

5. Planificarea evenimentului

II. Etapele planificarii

1. Stabilirea obiectivelor
2. Importanta educatiei
3. Analiza nevoilor
4. Identificarea nevoilor SMART
5. Alegerea locatiei
6. Solicitarea propunerilor
7. Constrangeri bugetare
8. Controlul costurilor
9. Controlul evenimentului

5. Planificarea evenimentului

II. Etapele planificarii

1.

Stabilirea obiectivelor

Doua intrebari sunt esentiale:

Din cine este compus grupul?
De ce se intalnesc?

In mod firesc apare si o a treia intrebare:

Care este obiectivul acestui eveniment?

5. Planificarea evenimentului

II. Etapele planificarii

1. Stabilirea obiectivelor
Stabilirea obiectivelor reprezinta primul pas in procesul de planificare al unui
eveniment. Principalele caracteristici ale obiectivelor sunt: claritatea, concizia si
posibilitatea de masurare.
Stabilirea obiectivelor va determina selectia locatiei, a serviciilor F&B, a aspectelor
legate de transport si, mai ales, continutul programului.
Cei mai multi oameni participa la evenimente din trei motive:
educare
intercomunicatie
conducerea unei afaceri.

5. Planificarea evenimentului

II. Etapele planificarii

1. Stabilirea obiectivelor
Daca organizatorul nu stabileste programul in functie de aceste obiective,
evenimentul s-ar putea transforma intr-un esec.
Cele mai bune obiective sunt cele care se focalizeaza pe participanti. De ce
participa la intrunire? Care va fi castigul financiar pe care il vor resimti? De ce participa
la anumite evenimente si la altele nu?

5. Planificarea evenimentului

II. Etapele planificarii

2. Importanta educatiei
Una dintre componentele cheie ale organizarii de evenimente consta in asigurarea
unui mediu propice educatiei. Se considera ca au trecut de mult timpurile cand
evenimentele erau considerate simple modalitati de a ne distra.
In prezent, lipsa unor beneficii de ordin educativ sta la baza stabilirii insuccesului
unei manifestari. Sunt numeroase situatii in care participantii isi achita costurile aferente
prezentei la eveniment, iar alcatuirea programului acestuia devine o chestiune de
importanta maxima.

5. Planificarea evenimentului

II. Etapele planificarii

2. Importanta educatiei
Asteptarile participantilor sunt, de la un an la altul, mai ridicate, ceea ce impune
perfectionarea continua in alcatuirea programului in conditiile pastrarii la un nivel
acceptabil al costului de participare.
Videoconferintele si celelalte inovatii tehnologice ne determina sa ne punem
intrebarea de ce mai organizam evenimente, in varianta fizica, care necesita cheltuieli
ridicate si care asigura aceleasi obiective?

5. Planificarea evenimentului
II. Etapele planificarii

2. Importanta educatiei
Intr-o masura tot mai mare, cei care isi desfasoara activitatea intr-un domeniu,
oricare ar fi acesta, incearca sa se diferentieze prin obtinerea unor certificate sau
licente care sa ateste competente sporite in domeniul lor. Multe persoane nu isi pot
permite sa-si paraseasca locurile de munca pentru a frecventa cursurile unei scoli in
acest scop.
In acest context, se bazeaza pe asociatiile profesionale pentru a-i tine la curent cu
ultimele informatii de profil si pentru a-si realiza educatia continua. in acest scop sunt
organizate conventii anuale, seminarii regionale sau programe de educare la distanta,
pe Internet. Pentru fiecare workshop la care au participat, indivizii primesc un atestat, iar
toate atestatele vor sta la baza certificatului sau licentei finale.

5. Planificarea evenimentului

II. Etapele planificarii

3. Analiza nevoilor
Este o parte a identificarii obiectivelor si se concretizeaza in stabilirea unei metode
de determinare a asteptarilor in legatura cu un anumit eveniment.
O varianta simpla consta in chestionarea managerului firmei beneficiare asupra
propriilor obiective.
In mod normal, prima intrebaere este Cine sunt participantii?. O firma care se
respecta detine informatii istorice legate de doleantele, nevoilor fostilor participanti, ce
le-a placut sau displacut, etc.
.

5. Planificarea evenimentului

II. Etapele planificarii

3. Analiza nevoilor
Intrebari importante:
care este varsta si sexul fostilor participanti?
care este nivelul lor de expertiza profesionala incepatori, mediu, avansati+
care este pozitia lor in ierarhia firmelor nou angajati, management inferior,
management superior?
ce facilitati hoteliere prefera piscine acoperite, spa-uri, terenuri de tenis, acces
internet wireless?

5. Planificarea evenimentului

II. Etapele planificarii

3. Analiza nevoilor
intrebari importante:
-

Au necesitati medicale sau de dieta , restrictii deosebite vegetarieni, diabetici, sunt

musulmani, evrei?

Cine achita costurile?

Vor veni participantii insotiti, isi vor aduce copiii?

Cat de departe de domiciliu sunt dispusi sa se deplaseze pentru a participa la eveniment?

Partcicipantii straini au nevoie de interpreti?

Persoanele cu dizabilitati au solicitari speciale la cazare?

Care sunt asteptarile educationale ale evenimentului?

O parte dintre aceste informatii sunt obtinute in baza formularelor de iregistrare pe care le

completeaza participantii, altele din evidentele asociatiilor sau ale organizatorului.

.

5. Planificarea evenimentului
II. Etapele planificarii
4. Stabilirea obiectivelor SMART
Dupa determinarea nevoilor participantilor precum si ale beneficiarului, obiective se
pun pe hartie intr-o forma concisa si clara, astfel incat toti cei implicati in organizarea
evenimentului sa le priceapa.
O metoda utilizata in acest scop este abordarea SMART. Fiecare litera identifica o
caracteristica a unui obiectiv bine ales.
Specific. Un obiectiv acopera un singur concept
Masurabil. Trebuie stabilita o modalitate de masurare sau cuantificare a indeplinirii
obiectivului.
Achievable (poate fi indeplinit).
Relevant.

Obiectivul

este

inmportant

pentru

realizarea

scopului

global l

evenimentului.
Timp. Obiectivul trebuie sa includa momentul pana la care trebuie indeplinit
.

5. Planificarea evenimentului
II. Etapele planificarii

4. Stabilirea obiectivelor SMART

Este de dorit ca atunci cand se formuleaza obiectivele fraza sa inceapa cu un verb
care sa exprime o actiune (dobandire, promovare, intelegere, concepere) si, daca este
necesar, sa includa si costurile aferente. De asemenea sunt trecute toate persoanele
care poarta responsabilitatea indeplinirii obiectivului.
Obiectivele servesc drept elemente de orientare pe parcursul organizarii si derularii
evenimentului. La finele acestuia, de regula se comunica managementului beneficiarului
care dintre obiective au fost indeplinite, care au fost depasite, care nu s-au indeplinit si
de ce. Se cauta motivatiile neindeplinirii pentru corecturile viitoare necesare.
.

5. Planificarea evenimentului
II. Etapele planificarii

4. Alegerea locatiei

Procesul alegerii locatiei poate incepe imediat dupa stabilirea obiectivelor. Acestea
vor ajuta planner-ul sa decida asupra locatiei fizice, tipul facilitatilor necesare, optiunile
de transport, alte componente ale evenimentului. Procesul selectiei dureaza o perioada
variabila, in functie de tipul evenimentului, respectiv zile, saptamani, luni sau chiar ani.
In cazul unor conventii de anvergura, alegerea orasului organizator dureaza intre 35 ani anterior evenimentului.
.

5. Planificarea evenimentului

II. Etapele planificarii

5. Alegerea locatiei

Alegerea locatiei reprezinta hotararea unui grup de persoane, tinandu-se cont de

preferintele managerilor firmei beneficiare. De multe ori, acesta decizie se ia in functie
de posibilitatile de agrement in zona sau dupa calitatea facilitatilor oferite de centrul de
conferinte sau hotelul ales.
.

5. Planificarea evenimentului
II. Etapele planificarii
5. Alegerea locatiei
Modalitatea de transport reprezinta un alt factor al selectiei locatiei: pe calea
aerului, in variantele rutiere, cu trenul, etc. Multi oameni sunt reticenti la deplasarea cu
avionul, sau disponibilitatea zborurilor influenteaza negativ alegerea acestui mijloc de
transport.
Tipul hotelului sau caracteristicile facilitatilor organizatorice sunt, de asemenea,
importante. Ne referim la hoteluri din orase, din zonele periferice ale acestora,
aeroporturi terminale, hoteluri-cazino, etc. Avem in vedere si centrele de conferinta care
sunt cladiri special construite pentru a gazdui evenimente.

5. Planificarea evenimentului

II. Etapele planificarii

5. Alegerea locatiei

Sunt importante facilitatile, numarul spatiilor puse la dispozitie, salile de banchet,

spatii adiacente pentru organizatori, inregistrare.
Intereseaza si aspecte precum inaltimea incaperilor, capacitatea exprimata in
numar locuri, facilitatile de intrare-iesire, amplasarea coloanelor sau alte componente
arhitecturale care obstrueaza.

5. Planificarea evenimentului
II. Etapele planificarii
6. Solicitarea propunerilor
Urmatoarea etapa consta in formularea unei propuneri (RFP request for
proposal), care reprezinta o descriere in varianta scrisa a tuturor solicitarilor majore
legate de organizarea evenimentului.. Informatiile de baza continute sunt:
Denumirea evenimentului
Data inceperii si data de sfarsit
Informatii ale persoanelor cheie de contact
Numarul estimat de participanti
Numarul si tipul spatiilor de cazare solicitate
Numarul si tipul spatiilor de organizare propriu-zisa a evenimentului
Solicitarile privind Food si Beverage
Data finala transmiterii RFP

5. Planificarea evenimentului
II. Etapele planificarii
6. Solicitarea propunerilor
Dupa stabilirea formei finale a RFP se disemineaza catre hoteluri sau centre de
conferinte interesate in organizarea de intruniri
Dupa ce planner-ul a revazut forma finala a RFP si a organizat vizitarea locatiilor
posibile, incep negocierile dintre planner si departamentele de vanzari ale locatiilor
vizate.

5. Planificarea evenimentului
II. Etapele planificarii
7. Constrangeri bugetare
Intrebarile esentiale sunt:
Cat va costa producerea evenimentului?
Cine va plati?
Cat vor plati participantii care confirma participarea?
Ce tipuri de evenimente F&B au fost alese si ce se va servi ?
Masa va fi oferita gratuit sau contra-cost?
Ce sponsorizari vor fi utilizate?

5. Planificarea evenimentului
II. Etapele planificarii
7. Constrangeri bugetare
Stabilirea bugetului presupune parcurgerea a trei etape:
a. Stabilirea obiectivelor
b. Clasificarea cheltuielilor
c. Identificarea surselor de acoperire
Obiectivele financiare se pot incadra intr-una din urmatoarele trei situatii:
incasarile = Cheltuieli (Break-Even)
profit
deficit

5. Planificarea evenimentului
II. Etapele planificarii
7. Constrangeri bugetare
b. Clasificarea cheltuielilor
Costuri indirecte, sunt cele care nu sunt direct legate de eveniment, sunt de regula
de

natura

administrativa

precum

salariile

personalului

implicat,

reparatiile

echipamentelor, etc.
Costuri fixe sunt cele care nu depind de numarul participantilor , costurile de
inchiriere ale salilor de intruniri, echipamentul audiovideo.
Costuri variabile care depind de numarul participantilor : F&B

5. Planificarea evenimentului
II. Etapele planificarii
7. Constrangeri bugetare
c. Identificarea surselor de acoperire.

Principalele surse sunt costurile pentru organizarea de evenimente prevazute in

bugetele operationale ale companiilor beneficiare. Acestea determina numeroase limitari
planner-ului.
Cele mai importante surse, altele decat cele prezentate anterior si taxele achitate
de participanti sunt:
Fonduri ale organizatorului
Fonduri private
Taxele percepute expozantilor

5. Planificarea evenimentului
II. Etapele planificarii
7. Constrangeri bugetare
c. Identificarea surselor de acoperire.
Cele mai importante surse, altele decat cele prezentate anterior si taxele achitate
de participanti sunt:
Sponsorizari
Taxe promotionale
Asistenta locala, regionala sau guvernamentala
Promovarea unor firme pe pagina web a evenimentului
Parteneri oficiali
Contributii cash sau in natura (produse sau servicii)
Inainte de orice se determina nivelul la care incasarile ce trebuie colectate acopera
costurile estimate.

5. Planificarea evenimentului
II. Etapele planificarii
8. Controlul costurilor
Cuprinde masurile de mentinere a cheltuielilor sub control. Cel mai important factor
este cel de stabilire a persoanelor (cat mai putine) cu autoritate de decizie asupra
modificarii cheltuielilor stabilite initial.

5. Planificarea evenimentului
II. Etapele planificarii
9. Controlul evenimentului
Crearea si implementarea unui eveniment reprezinta un efort de echipa. Plannerii
sunt interesati ca dupa fiecare eveniment sa realizeze o evaluare pe baza feed-back-ului
de la participanti, personalul firmelor prestatoare de servicii, expozanti, contractanti sau
orice alte firme sau persoane implicate. Sunt evaluate calitatea moderatorilor, efectele
resimtite de participanti in legatura cu seminariile educationale, confortul cazarii,
functionarea transportului, calitatea mancarii, inspiratia alegerii locatiei, etc.
Aceste informatii sunt colectate in baza unor chestionare completate dupa
eveniment, dar se folosesc si modalitati de colectare prin telefon, fax, web. Acesta din
urmi este metoda cea mai rapida si consta in conectarea celui intervievat la link-ul cu
chestionarul.

5. Planificarea evenimentului
II. Etapele planificarii
9. Controlul evenimentului
La fel cum primul pas al organizarii consta in stabilirea unor obiective reale, la fel in
cadrul evaluarii trebuie stabilit ce anume se evalueaza. Astfel:
Care sunt informatiile necesare?
Cine le va folosi?
Care metoda de diseminare a rezultatelor se va alege?