Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Tipuri de audit
Profesor coordonator:
Prof.univ. Florin Rotaru
Student:
Stoica Ana Cristina
Grupa307
BUCURETI
2013
1
operaionale ale unei entiti. Prin urmare, aprecierile, recomandrile, sfaturile auditorului se vor
face n funcie de obiectivele prestabilite.(care sunt diferite de la un caz la altul).
n cele mai multe cazuri, auditul operaional conine elemente de cuantificare
financiar(profit, disponibiliti, datorii).
Auditul de gestiune are ca obiectiv fie gsirea de probe ale unei fraude, fie de a aduce o
judecat critic asupra unei operatiuni de gestiune sau asupra performantelor unei entitti sau a
unui grup de entitti.
Auditul tinde a se generaliza la numeroase domenii care nu au raporturi directe cu situatiile
financiare ale ntreprinderii(social,de calitate ,de mediu,etc...); n acest caz, el desemneaz
diagnosticul de organizare si de gestiune si n mod deosebit controlul procedurilor si maniera n
care organismul (ntreprinderea) actioneaz n raport cu atributiile si obiectivele acesteia;
Auditul situaiilor financiare vizez colectarea de probe ce privesc setul de situaii financiare
ale unei entiti cu scopul exprimrii unei opinii asupra conformrii acestora sub aspectul
elaborrii, prezentrii, publicrii cu un set de norme naionale (ex. Legea nr. 82/1990, legea
contabilitii), internaionale (ex. International Financial Reportingstatements) ori cu principiile
i practicile general acceptate (ex. UK General Accounting Accepted Principle).
Din punct de vedere al modului de organizare a activitii de audit:
a. Audit extern
b. Audit intern
Auditul extern este realizat de un profesionist independent i rspunde nevoilor terilor i
entitii auditate n ceea ce privete gradul de ncredere care poate fi acordat situaiilor financiare
(auditul de atestare financiar), respectarea reglementrilor legale, statutare, regulamentelor i
deciziilor manageriale (auditul de conformitate), precum i eficacitii n activitatea desfurat
(audit operaional).
Auditul intern reprezint o funcie independent stabilit n cadrul structurii de control intern
al unei entiti, cu scopul examinrii i evalurii permanente a activitilor i serviciilor acesteia.
Auditul intern este o activitate independent de asigurare obiectiv i consultativ destinat s
adauge valoare i s antreneze mbuntirea activitii entitii, pe care l susine n ndeplinirea
obiectivelor, printr-o abordare sistematic i ordonat a evalurii i creterii eficacitii
proceselor de gestionare a riscului de control i conducere.
Ca activitate de asigurare obiectiv i consultativ, destinat s adauge valoare i s
antreneze mbuntirea activitii unei entiti, auditul intern constituie o activitate de estimare
stabilit n cadrul unui organism ac funcie a acestuia. Rolul primordial al auditului intern este de
a acorda asisten personalului structurii auditate n ndeplinirea responsabilitilor oferind
conducerii asigurarea c politicile, procedurile i controalele efectuate n scopul evitrii erorilor
umane i combaterii fraudelor sau aciunilor greite acioneaz eficient. Astfel, auditorii interni
sunt rspunztori n faa managementului, n general, i n faa celor care rspund direct de
funcia de audit intern, n special (comitetul de audit).
Auditorii interni procedeaz la evaluarea riscurilor i analia operaiunilor verificrilor
efectuate, astfel nct, pornind de la rezultatele auditurilor realizate, s furnizeze obiective,
sugestii i recomandri. Totodat, conducerea entitii asigur orientarea general adecvat sferei
de cuprindere i activitilor care urmeaz a fi supuse auditrii.
Auditul intern poate fi realizat att de persoane angajate n cadrul entitii, ct i de persoane
din exteriorul entitii (outsourcing).
procesele intreprinderii;
calificarea necesar pentru a efectua audituri ale calitii. El trebuie s fie autorizat pentru
efectuarea unui anumit audit.
3.3 Obiectivele generale ale auditului ssitemelor de management al calitii
Auditul sistemelor de management al calitii poate fi efectuat n urmtoarele scopuri
principale:
evaluarea conformitii proceselor i rezultatelor acestor procese (produse,
servicii) cu un anumit standard sau cu un alt document normativ;
evaluarea conformitii unor elemente ale sistemului calitii, sau a sistemului n
ansamblu, cu cerinele specificate;
evaluarea eficacitii
sistemului calitii intreprinderii privind realizarea
obiectivelor stabilite;
identificarea punctelor critice, surse ale deficienelor, n desfurarea activitilor
din intreprindere;
iniierea msurilor corective i de mbuntire necesare, privind procesele i
rezultatele acestor procese (produse, servicii);
urmrirea aplicrii msurilor corective i de mbuntire stabilite.
O ntreprindere poate hotr, prin urmare, efectuarea unor audituri periodice pentru a
stabili dac produsele n curs de fabricaie, sau cele noi, corespund cerinelor specificate (n
standarde sau n alte documente normative) i pentru a evalua n ce msur procesele sunt inute
sub control.
Pe de alt parte, auditurile pot fi efectuate pentru evaluarea sistemului calitii
intreprinderii, n raport cu un anumit standard sau pentru a verifica dac acest sistem este
implementat i satisface n mod constant cerinele prestabilite. Prin auditul sistemelor de
management al calitii intreprinderea urmrete , de asemenea, identificarea punctelor critice, n
vederea reducerii costurilor referitoare la calitate, ca i supravegherea aplicrii msurilor
corective stabilite.
Pe baza rezultatelor auditurilor pot fi mai bine fundamentate aciunile de mbuntire a
calitii proceselor, produselor i a sistemului calitii intreprinderii. n msura n care aceste
audituri sunt corect planificate i programate, innd seama de natura i importana activitilor
i sunt efectuate de auditori calificai, se poate ajunge la micorarea continu a abaterilor i
implicit la creterea gradului de satisfacere a cerinelor.
3.4 Tipuri de audituri ale sistemelor de management al calitii
Prin auditurile sistemelor de management al calitii pot fi evaluate produse, servicii, procese
sau sistemul calitii unei intreprinderi. n funcie de obiectul lor, auditurile sistemelor de
management al calitii sunt de trei tipuri (fig. 1.1):
auditul calitii produsului/serviciului;
auditul calitii procesului;
auditul sistemului calitii .
Auditul calitii
produsului/serviciului
Auditul Calitii
Procesului
Auditul Sistemului
Calitii
Fig. 1.1. Tipuri de audituri ale sistemelor de management al calitii n funcie de obiectul
lor
Auditul Calitii
Audituri Interne
(prima parte)
Audituri externe
Audituri secunda
parte
Fig 1.2. Tipuri de audituri ale sistemelor de management al calitii, n funcie de scopul
lor
putea fi adaptat unor situaii concrete, pe baza informaiilor obinute n timpul efecturii
auditului.
Organizarea echipei de audit. Auditul sistemului de mangement al calitii poate fi efectuat
de unul sau mai muli auditori. Responsabilitatea general a auditului revine responsabilului de
audit ("lead auditor"). El trebuie s aib capacitatea, experiena i autoritatea necesar pentru a
lua deciziile referitoare la conducerea auditului, n toate fazele desfurrii acestuia.
Responsabilul de audit stabilete atribuiile fiecrui auditor din cadrul echipei de audit, pe
elemente ale sistemului calitii, sau pe componentele intreprinderii. Echipa de audit poate
cuprinde i experi, specialiti n domeniul respectiv, auditori n curs de formare sau observatori,
n condiiile acceptrii lor de ctre client, cel auditat i de responsabilul auditului.
Stabilirea documentelor de lucru. Pentru facilitarea desfurrii auditului i pentru
consemnarea i raportarea concluziilor pot fi utilizate urmtoarele tipuri de documente: liste de
verificare-pentru evaluarea fiecrui element al sistemului de management al calitii (elaborate,
de regul, de auditorul desemnat pentru auditarea acestor elemente); formulare-pentru raportarea
observaiilor auditorului; formulare-pentru documentarea dovezilor care vor servi la
fundamentarea concluziilor finale ale auditorilor etc. Documentele de lucru trebuie astfel
concepute nct s nu limiteze activitile sau investigaiile suplimentare, care pot deveni
necesare pe parcursul desfurrii auditului.
c) Efectuarea auditului presupune parcurgerea a trei etape:
reuniunea de deschidere
examinarea propriu-zis a elementelor sistemului calitii
reuniunea de ncheiere a auditului.
Reuniunea de deschidere are loc n urmtoarele scopuri: prezentarea membrilor echipei de
audit conducerii intreprinderii auditate, discutarea obiectivelor i domeniului de aplicare al
auditului, prezentarea succint a metodelor i procedurilor care vor fi utilizate pentru efectuarea
auditului, determinarea sistemului oficial de comunicare ntre echipa de audit i cel auditat,
confirmarea asigurrii mijloacelor i facilittilor necesare efecturii auditului, confirmarea datei
la care va avea loc reuniunea de ncheiere, precum i reuniunile intermediare ale echipei de audit
cu conducerea intreprinderii, clarificarea detaliilor planului de audit.
Examinarea sistemului calitii sau a unor elemente ale acestuia presupune culegerea
dovezilor i formularea observaiilor auditorilor.
Culegerea dovezilor se realizeaz prin analiza documentelor, chestionarea personalului
implicat n domeniul auditat i prin observarea direct a desfurrii activitilor n domeniul
respectiv.
Observaiile auditorilor formulate dup auditarea tuturor activitilor sunt analizate de echipa
de audit, pentru a se stabili care din ele vor fi raportate ca neconformiti. Aceste neconformiti
trebuie s fie documentate clar i concis i demonstrate pe baza unor dovezi corespunztoare.
Identificarea neconformitilor se realizeaz n raport cu cerinele specificate n standard sau n
alte documente de referin ale auditului. Se recomand ca observaiile s fie analizate de
responsabilul de audit, mpreun cu reprezentantul conducerii ntreprinderii auditate.
n mod obinuit, neconformitile constatate cu prilejul auditului se clasific, n funcie
de gravitatea lor, n dou categorii: majore i minore. Aceast delimitare este important n
luarea deciziei de aprobare/certificare a sistemului calitii organizaiei.
Neconformitile majore se refer la nesatisfarea cerinelor standardului de referin care
afecteaz ntr-o msur important implementarea sau meninerea sistemului calitii. Exemple
tipice de asemenea neconformitti sunt considerate urmtoarele :
8
Clientul, mpreun cu cel auditat, poate stabili, dupa consultarea organismului auditor, data
finalizrii aciunilor corective i a auditurilor de urmrire ("follow-up audits"). Dupa verificarea
implementrii aciunilor corective, organismul auditor poate elabora un "raport de urmrire", pe
care-l va difuza n acelai mod ca i raportul de audit initial.
3.6 Stabilirea documentelor de lucru ale auditului sistemelor de management al calitii
Pentru desfurarea corespunztoare a auditului sistemelor de management al calitii se
recomand utilizarea unor documente de lucru.
Totui nu trebuie cazut n capcana utilizrii unui numr prea mare de asemenea
documente care ncetinesc auditul.
Auditorul ef poate avea documente de lucru ntr-un format standard, pentru a controla cadrul
general al desfurrii auditului. Forma acestor documente de lucru nu este important .Conteaz
mai mult ca ele s fie eficiente i subordonate procesului de audit.
Pentru facilitarea desfurrii auditului i pentru consemnarea i raportarea concluziilor
pot fi utilizate urmtoarele tipuri de documente:
liste de verificare / chestionare de audit, utilizate pentru evaluarea sistemului de
management al calitii / zonei auditate;
formulare pentru raportarea observaiilor auditului;
formulare pentru documentarea dovezilor de sustinere a concluziilor la care au ajuns
auditorii.
Documentele de lucru trebuie astfel concepute nct s nu limiteze activitile sau investigatiile
suplimentare, care pot deveni necesare pe parcursul desfurrii auditului.
Liste de verificare
Dintre documentele de lucru o atenie deosebit trebuie acordat elaborrii listelor de
verificare/chestionarelor de audit.
Prin lista de verificare se nelege un chestionar detaliat pe care l folosete auditorul n
zona auditat. Acest document cuprinde toate ntrebarile posibile, referitoare la zona respectiv.
Chestionarul rezolv o parte din obiectivele auditului, dar i poate reduce eficiena. O
list de verificare prea detaliat poate deveni o piedic n desfurarea corespunzatoare a
auditului.
Listele de verificare/chestionarele de audit se pot ntocmi lund n considerare:
standardul de referin;
rezultatele auditurilor anterioare;
deficienele constatate n ceea ce privete calitatea;
prioriti stabilite de conducere;
documentele sistemului calitii;
alte documente ale organizaiei;
consideraii ale auditorilor, bazate pe propriile cunotine, experiena, evaluri
preliminare etc.
Un ghid bun pentru pregtirea listelor de verificare/chestionarelor de audit const n a
gandi n termeni ca: "ce s vad?" "ce s caut?". ntrebrile fundamentale sunt: ce?, cum?, unde?,
cnd?, cine?, de ce?
10
Nu trebuie s se piard din vedere c, prin utilizarea listelor de verificare, trebuie s se obin
dovezi obiective.
Un alt aspect, care trebuie avut n vedere la elaborarea listelor de verificare/chestionarelor
de audit, const n aceea c prin ntrebrile formulate, auditorul trebuie s afle cum vor proceda
compartimentele atunci cnd n sistemul calitii apar disfuncionaliti pentru a menine cursul
normal al activitilor .
Se vor ntocmi liste de verificare care vor prezenta urmtoarele avantaje:
permit auditorilor s fie bine informai cu privire la obiectivele i cerinele zonei
auditate;
permit auditorului ef s evalueze activitatea de pregtire a auditului, desfsurat de
ceilali membri ai echipei;
ajut auditorii s menin sub control "ritmul" auditului;
sunt utile n cazul redistribuirii sarcinilor ntre membrii echipei de audit;
asigur o nregistrare corespunzatoare a domeniilor i activitilor specifice, investigate
n timpul auditului.
3.7 Tehnici de evaluare utilizate pe parcursul desfurrii auditului sistemelor de
management al calitii
Tehnicile de evaluare sunt utilizate pentru a obine informaiile necesare privind
conformitatea sistemului de management al calitii organizaiei auditate, cu standardul de
referin.
Urmrind un plan logic, procesul de obinere a dovezilor obiective se simplific i nu
exist pericolul s se omit unele zone, funcii sau operaii.
Un astfel de plan logic ar trebui s conin :
analiza manualului calitii, care identific politica referitoare la calitate, obiectivele,
responsabilitile i autoritatea personalului cu rol esenial n asigurarea calitii, altfel
spus, modul de implementare a sistemului de management al calitii, n general;
analiza procedurilor de sistem i a celor de lucru, care detaliaz ce este de facut, cum i
de ctre cine;
examinarea zonelor de lucru, a operaiilor i proceselor;
examinarea produsului realizat pentru a stabili conformitatea cu instruciunile de lucru
documentate i cu desenele;
analiza disponibiliii resurselor (personal, materiale i echipamente) n fiecare zon;
analiza modului de pstrare a documentaiei, a rapoartelor i nregistrrilor;
formularea de ntrebri pentru obtinerea informaiilor necesare;
examinarea documentelor care confirm declaraiile facute i verificarea informaiei
obinute , atunci cnd este cazul pe baza unui alt document.
Ascultarea activ
Ascultarea activ este o tehnic pe care ar trebui s-o nvee i s-o aplice n mod constant
toi auditorii, aceasta fiind cheia comunicrii eficiente. Ascultarea activ implic att ascultarea
propriu-zis, ct i corecta nelegere a tuturor mesajelor/semnalelor transmise de vorbitor.
Ascultarea activ este o tehnic pe care muli o consider dificil de utilizat pentru c ei:
nu-l las pe vorbitor s-i urmeze ritmul i aud numai ce vor sau ce asteapt ei s aud;
reactioneaza prematur i / sau emoional;
11
"Ce?"
Este prima ntrebare care se pune n procesul de colectare a informaiilor. ntrebarea
"ce ?" permite compararea activitii pe care auditorul o descrie cu ceea ce se intampla n
realitate, acest lucru ducnd la alte ntrebri. Abia dup ce s-a folosit "ce?" se va pune ntrebarea
"de ce?".
.
"De ce?
Formularea acestei ntrebri permite auditorului s evalueze n ce msur auditatul
nelege i i ndeplinete atribuiile care-i revin. Auditorul poate nelege ce activiti se
desfoar i care sunt obiectivele activitilor respective.
"Cnd?"
Este uor de observat c, dupa ce se afl "ce" i "de ce", se desfoar o anumit
activitate, se simte nevoia de a ti cnd i n ct timp se ndeplinete sarcina respectiv. Aceast
ordonare a ntrebarilor n timpul auditului poate fi omis, de aceea chiar i un auditor
experimentat trebuie s consulte lista sa de ntrebari. De exemplu, este simplu s se verifice c o
anumit atribuie a fost neleas i ndeplinit, dar se poate uita s se ntrebe dac ea a fost
ndeplinit la timp.
"Cum?"
De obicei oamenii tiu ce fac, de ce i cnd, dar sunt situaii n care nu se acord
suficient atenie i modului n care se face acest lucru. De exemplu, este simplu s se spun "leam spus s fac aa", dar poate ei nu au fost ateni sau nu au neles ce au de facut. Este necesar
s se stabileasc "cum" s-a facut, pentru a se observa dac cei care trebuiau a fac un anumit
lucru nu au neles (datele de intrare fiind incorecte) sau incomplete sau nu au realizat ceva n
mod intenional.
ntrebarea "cum?" l va duce pe auditor la verificarea practic a informaiilor aflate prin
celelalte ntrebri.
"Unde?"
Este important s se determine unde se desfoar activitile care fac obiectul auditului.
Aceast ntrebare poate s-l conduc pe auditor ntr-o zon care nu a fost luat n considerare sau
care nu era cunoscut.
"Cine?"
Auditorul trebuie s identifice persoana care se ocup de zona sau activitatea care se auditeaz.
Nu se fac presupuneri, ci se pun ntrebri.
a) nelegerea ntrebrii
n primul rnd, auditorul trebuie s formuleze ntrebarea n mod clar, astfel nct s poat
fi neleas de auditat. n al doilea rnd, rspunsul trebuie neles de auditor.
Auditorul trebuie s formuleze ntrebrile avnd n vedere caracteristicile, activitatea i
personalitatea celui chestionat. Confuziile pot s apar din nenelegerea termenilor tehnici sau
din exprimarea neclar. De aceea auditorul trebuie s formuleze ntrebarea n mai multe feluri,
pentru a obine un raspuns clar i consistent.
Unii auditori folosesc urmatoarea regul: pun ntrebarea n trei feluri i accept ca
rspuns adevarat pe acela care d aceeai informaie n dou din cele trei rspunsuri.
Acest procedeu pare simplu, dar auditorul trebuie s fie foarte atent la raspunsul primit
pentru a sesiza orice element care indic nelegerea necorespunztoare a ntrebrii. n acest caz
auditorul trebuie s reformuleze ntrebarea.
b) Formularea intrebrilor
Modul n care se formuleaz ntrebarea trebuie luat n considerare pentru obinerea unui
rspuns corespunztor.
ntrebrile nu trebuie formulate pentru rspunsuri cu "da" i "nu". n primul rnd aceste
rspunsuri ofer puine informaii i, n al doilea rnd, oamenilor le place s-i etaleze
cunotinele i nsuirile, explicnd aciunile i motivele lor n domeniile care sunt analizate.
Auditorul trebuie s formuleze ntrebarea astfel nct rspunsul s permit un anumit
nivel de explicare, n msur s genereze celui ntrebat un sentiment de mulumire.
Auditorul trebuie s foloseasc ntotdeauna lista de verificare pentru a se asigura c toate
aspectele au fost acoperite.
Dac n timpul chestionrii se trece de la un subiect la altul, exist riscul s se piard
informaii i auditul s devin ineficient.
c) ntrebarea "concluzie"
Cnd auditorul a ajuns s neleag desfurarea activitii pe care o analizeaz, el poate
pune o ntrebare "concluzie" la sfritul secvenei de ntrebri.
d) Intervievarea intrare contra iesire
Toate activitile din intreprindere au "intrri" i "ieiri'. De aceea echipa de audit trebuie
s aib n vedere c cele ase ntrebri se folosesc att n ceea ce privete intrrile, ct i ieirile.
Exist o tendin natural de a acorda atenie, n formularea ntrebrilor, elementelor de ieire ale
activitilor , uitndu-se c, de obicei, intrrile au un efect mai mare asupra performanelor.
Cnd se dorete identificarea informaiilor referitoare la intrri se pune urmtoarea
ntrebare: "ce informaie, ce serviciu sau ajutor ai primit?". Totui, scopul final al auditului
calitii este de a descoperi dac sistemul implementat este eficient. Din acest motiv, se
recomand s se pun ntrebri suplimentare, cum ar fi: "Primii toate informaiile pe care le
solicitai?".
e) Intervievarea aplicativ
S presupunem c cele ase ntrebri de baz sunt adresate ntr-un mediu deschis, onest,
prietenos unde oamenii sunt multumii de munca i funciile lor. Dar nu ntotdeauna se ntmpl
astfel. Adesea auditorul ntlnete o echip a auditatului, care nu este multumit c este auditat
i nici nu este ncntat de statutul i autoritatea sa. Auditorul trebuie s fie atent la sentimentele
acestor persoane i s fie pregtit la tonul interogrii. Pentru a te apropia de oamenii care se simt
marginalizai se prefer ntrebarea: "Ce v-ar place s vedeti fcut?" mai degrab dect ntrebarea
"Ce facei?".
14
Managerii din zonele auditate nu vor asculta pe auditorii interni, considernd ca le sunt superiori.
Ei nu nteleg c auditorii interni sunt o autoritate delegat, superioar managerilor de zon. De
asemenea, cei auditai au impresia c problemele lor zilnice au prioritate fa de audit.
Este un mod de gndire care nu trebuie s afecteze obiectivele i scopurile auditului, aa
cum au fost stabilite n planul de audit.
Cu ct intreprinderea are rezultate mai bune n domeniul asigurrii calitii, cu att auditurile
interne vor fi tratate cu mai mult seriozitate, att la nivelul conducerii de vrf, ct i al zonelor
auditate.
P
roblemele specifice, care ar putea s apar n faza de planificare a auditului sunt
prezentate n continuare.
a) Programarea auditului
Dup cum se tie, stabilirea datei pentru audit se face de comun acord cu auditatul. Dar,
auditorul ef poate primi de la conductorul seciei auditate o cerere de amnare, pe motiv c
secia are foarte mult de lucru la data respectiv (de exemplu, se lanseaz un produs nou n
perioada n care s-a prevzut auditul).
n acest caz auditorul ef trebuie s analizeze situaia i s-i dea seama dac auditatul
chiar are un motiv intemeiat pentru amnarea auditului. Pentru aceasta el poate propune ca
scopul auditului s fie verificarea modului de lansare a unui nou produs. Rspunsul la aceasta
propunere indic adevaratul scop al amnrii.
Un alt rspuns al auditorului ef la cererea de amnare ar putea fi acela ca unul dintre
obiectivele auditului este s verifice eficiena sistemului, iar dac "problema" ridicat de auditat
face parte din activitile normale, atunci nu este nici un motiv de amnare a auditului.
Auditorul ef trebuie s analizeze toi factorii. n orice caz programarea auditurilor
interne trebuie riguros controlat. Cel auditat mpreun cu auditorul ef trebuie s stabileasc de
comun acord datele pentru efectuarea auditurilor.
b) Persoana care lipsete
Un alt motiv de amnare a auditului este acela c la data auditului unele persoane lipsesc
din intreprindere. Trebuie reamintit auditatului c unul din obiectivele auditului este de a verifica
cum funcioneaz sistemul calitii n astfel de situaii cnd cineva cu anumite responsabiliti
lipsete.
Probleme posibile n desfurarea auditului
Atunci cnd echipa de audit ncepe auditul, pot aprea o serie de probleme intentionate
sau nu.
Dac auditatul percepe auditul ca o "btlie" n care trebuie s "marchezi puncte n poarta
auditorului", atunci el va ncerca prin orice mijloace s-l distrag pe auditor de la programul
prevzut. Cea mai obinuit problem a auditului va fi pierderea de timp, fie deliberat, fie pentru
ca auditatul este prea zeios.
a) Pierderea de timp la edina de deschidere
Presupunnd ca auditul a fost corect planificat, atunci vor fi anse mici s se piard
timpul n edine ntmpltoare, sau ca persoanele importante pentru desfurarea auditului s
lipseasc.
Dac planificarea edinei de deschidere a fost corect fcut i agenda de lucru a fost
ntocmit suficient de detaliat pentru fiecare element, atunci nu se va pierde timpul.
Auditatul poate pregti o prezentare foarte lung i detaliat a activitilor i subiectului
auditului. Auditorul ef trebuie s asigure controlul edinei, astfel nct s se dea numai
16
informaiile cerute de echipa de audit i acestea cu ct mai puine detalii. Un auditat care vrea s
obstructioneze auditul poate adopta aceast prezentare lung, dar cu fermitate i politee
auditorul ef poate aduce pe auditat la subiectul n cauz.
O alt tactic care poate fi adoptat de auditat o reprezint abordarea "anticamera
subiectului "(a nu intra n subiect). Aceasta se nceara, uneori, n timpul auditului de selectare a
fumizorilor, unde, aparent, fiecare informaie cerut este dat auditorului n edina iniial, fr
s se prseasc sala n care are loc edina.
O asemenea abordare poate avea succes la un auditor neexperimentat, atunci cnd are dea face cu un manager care "cunoate foarte bine" sistemul calitii. ntreprinderea are, adesea, o
prezentare impresionant a activitilor sale, cu nregistrri video, desene, dischete etc. Desigur,
multe din aceste informaii pot fi bune pentru scopul auditului, dar nu trebuie s nlocuiasc
niciodat faza "artati-mi", cnd lucrurile bine descrise trebuie demonstrate.
Aceast tactic se poate aplica i ntr-o secie mic sau departament, unde explicaiile i
toate informaiile cerute sunt date de managerul seciei n biroul lui. Auditorul are
responsabilitatea de a se asigura c teoria se aplic n practic i de aceea trebuie s verifice ce se
ntmpl n realitate.
b) "VorbreuI"
Aceasta este abordarea prezentrilor lungi care nu spun nimic, fcute pentru a distrage
atenia de la lucruri care pot fi dezavantajoase pentru auditat. n asemenea situaii, auditorul
trebuie s formuleze ntrebrile ntr-un mod strict, la care se poate rspunde cu "da" sau "nu", sau
dac tot primete rspunsuri lungi trebuie s adreseze ntrebrile altei persoane mai puin
vorbree. Dac o asemenea persoan nu exist sau nu e disponibil, atunci auditorul va prelungi
timpul de audit, astfel nct auditatul s-i dea seama c este implicat pentru mai mult timp,
dect se astepta n audit.
c) Managerul foarte ocupat
Aceasta se poate nampla atunci cnd managerul sectorului auditat nu este informat de
ctre conducere ca auditul are loc n sectorul respectiv. n acest caz managerul poate pretinde c
are alte activiti, neputndu-se implica n desfurarea auditului. O asemenea problem este, de
obicei, simplu de evitat prin afiarea anunului cu data auditului la intrarea seciei. Echipa de
audit trebuie s indice managerului seciei auditate ora la care ajunge n secie. Sau se poate
spune: "Dac nu v putem vedea acum pentru c suntei ocupai, putem discuta dup orele de
program".
d) Abateri de la programul auditului
Aceasta poate fi o problem nentenionat sau poate fi deliberat, pentru a ncetini i
pentru a dezorganiza auditul.
Asemenea abateri sunt, de obicei, ntrzierea la ntlnirea stabilit sau abordarea "sunt prea
ocupat acum", sau chiar un telefon neateptat pentru care persoana prsete edina sau vorbete
la telefon.
Auditorul trebuie s detecteze inteniile deliberate de ntrerupere a auditului i s le ia n
considerare. Poate a cheme pe reprezentantul auditatului, dac el nu este de fa, pentru a ine
locul persoanei care lipsete. Dac se repet ntreruperile, auditorul ef ia legatura cu conducerea
pentru clariflcrile necesare.
Numai n cazurile severe se atenioneaz clientui auditului. De regul, aceste ntreruperi
se rezolv prin prelungirea perioadei de audit sau prin reprogramarea lui.
Acolo unde este posibil, dac aceast tactic de ntrziere se folosete, auditorii trebuie s-i
continue auditul n secie, pn cnd managerul seciei se elibereaz de problema ivit. Gndul
17
c auditorul vorbete cu alii i vede prile negative ale "imperiului", l va aduce pe managerul
seciei napoi mai repede dect se atepta auditorul.
e) Distragerea ateniei auditorului
Bine intentionat sau nu auditatul poate oferi explicaii/demonstraii privind unele
elemente sau procese, care sunt nerelevante pentru audit, dar care potrivit opiniei auditatului, l-ar
interesa pe auditor. Depinde de auditor s nu se lase atras ntr-un domeniu care l intereseaz, dar
care l face s piard timpul necesar auditului. Numai printr-o disciplia riguroas, auditorul
poate evita o asemenea curs.
f) Obstrucionarea auditului
Variaiile n sistem
Adesea, cnd se descoper o diferen ntre procedur i practic, auditorului i se poate spune
c este un caz special. De fapt, dac auditorul descoper mai multe neconcordane, i pune
problema dac procedura a fost implementat corespunzator n zona auditat. De obicei, pentru
ca procedurile sunt corect documentate, cel auditat ncearc s scuze o serie de diferene care
apar n desfurarea activitilor , prin circumstane "speciale".
BIBLIOGRAFIE
o Ion Mihilescu -Obiective care guverneaz un audit al situaiilor financiare, Revista
Audit Financiar,nr. 11/2008
o Marin Toma Iniiere n auditul situaiilor financiare ale unei entiti, Editura CECCAR,
Bucureti,2005
o Mircea Boulescu, Marcel Ghi, Valeric Mare Fundamentele auditului intern, Editura
Didactic iPedagogic, Bucureti, 2001
http://ro.scribd.com/doc/51456355/5/Tipuri-de-audit
http://facultate.regielive.ro/referate/economie/auditul-sistemelor-de-management-al-calitatii105400.html
18