Referat Microsoft Office

Anghel Andreea- Roxana

Scoala Postliceala Sanitara Fundeni Profil : asistent medical generalist Anul I, Clasa L

Cuprins
Denumire Capitol Pagina

Introducere..3 Realizarea diagramelor in Word.4 Realizarea diagramelor in Excel.5 Exemplu de diagrame..11 Bibliografie..12

-2-

Introducere
Microsoft Office sau MS Office este o suit de programe de birou create de firma Microsoft Corporation, care sunt nsoite i de o aplicaie special suprapus lor pentru accesarea unitar simpl. Pachetul microsoft office contine urmatoarele programe: -Microsoft Office Word -Microsoft Excel -Microsoft Power Point -Microsoft Outlook -Microsoft Access -Microsoft Groove -Microsoft Info Path -Microsoft Project -Microsoft Publisher -Microsoft SharePoint. In cele ce urmeaza, ne vom axa in principal pe aplicatiile Microsoft Office Word si Microsoft Excel, doua dintre cele mai utilizate aplicatii.

-3-

Capitolul 1 Realizarea diagramenlor in Word

Microsoft Word este un procesor de texte si a fost considerat ca fiind principalul program in office.Este cel mai complex editor de texte. Permite lucrul cu tabele si chenare, inserarediverse imagini din aplicatia CLIP ART, desenare impartireatextului in mai multe coloaneetc. Nici un alt editor de texte nu-l bate pe Word in ceea ce priveste numarul de facilitatiavansate si totusi usor de folosit. In Microsoft Word sunt mai multe bare de instrumente.Ele pot fii activate sau dezactivate din meniul View, Toolbars sau butonul bifarea cu butonul drept al mouse-ului pe orice bara de unelte sau chiar pe bara de meniuri. Formatul .doc este considerat satndard, de altfel Word 2007 poate sa utilzeze bazeXML si update-ul la SP2 va suporta ODF si PDF. Una din cele mai importante faciliti ale programului Microsoft Word este facilitatea de a corecta textul dumneavoastr, n caz c are greeli gramaticale. MicrosoftWord conine o mare varietate de alfabete. Microsoft Word este un program foarte accesibil i n acelai timp foarte folositor.De exemplu pentru importarea unei diagrame (grafic) Excel, trebuie executati urmatori pasi: se fixeaza punctul de inserie n locul n care se doreste insertia diagramei apoi din meniul Insert se selecteaza comanda Picture>Chart (Imagine>Diagram). n mod automat Word-ul va insera n punctul de inserie o diagrama Excel nsoit de o foaie de calcul n care dumneavoastr se pot introduce datele dorite a fi reprezentate grafic n diagrama inserat. Dup introducerea datele n foaia de calcul se face click cu mouse-ul oriunde pe pagin pentru a nchide foaia de calcul i a analiza rezultatul obinut. Re-editarea datelor introduse n foaia de calcul se face prin dublu click pe diagrama pentru a deschide foaia de calcul i a afia bara de instrumente Excel. Stergerea diagramei se face prin selectarea acesteia fcnd un simplu click pe ea apoi apsai tasta Delete.

-4-

Capitolul 2 Realizarea diagramelor in Excel

Microsoft Excel este un program de calcul tabelar. Astazi este cel mai cunoscut Software pentru calculul tabelar. Procesorul de tabele Excel include un numar mare de functii predefinite (232), dar ofera si posibilitatea ca utilizatorul sa-si defineasca propriile functii, potrivit cerintelor de exploatare a aplicatiilor. Functiile permit efectuarea de calcule si prelucrari diverse, de la cele mai simple pana la cele mai complexe. Una dintre cele mai importante facilitati al acestui procesor de calcul tabelar o constituie reprezentarea grafica - sub forma de diagrama - a datelor numerice prezente ntr-o anumita zona a foii de calcul. Reprezentarile grafice ilustraza mai bine relatiile, tendintele, anomaliile ce se stabilesc ntre date, fiind mai usor de vizualizat si de interpretat dect simpla prezentare tabelara a cifrelor studiate. Reprezentarile grafice sub Excel se genereaza pe baza unui tablou de analiza ce constituie un domeniu bine precizat si delimitat al foii de calcul, ce contine la rndul sau date numerice organizate n serii de date. Pentru construirea unei diagrame, datele ce se doresc a fi reprezentate grafic se editeaza, iar apoi se selecteaza. n selectia domeniului ce va fi baza construirii graficului se cuprind si anumite elemente (de text, dar nu numai) care vor constitui legendele diagramei si etichetele axei abscisei. Selectia domeniului vizeaza seriile de valori numerice care se vor reprezenta grafic si elementele aditionale ce vor explicita diagrama. Selectia poate cuprinde cmpuri grupate ,sau cmpuri disparate dar dispuse pe plaje continue de celule. Selectarea cmpurilor disparate se face cu mouse-ul apasndu-se si tasta <Ctrl>. Dupa ce cmpurile au fost selectate, se apasa butonul Chart Wizard (Asistentul generator de grafice), aflat pe bara de butoane Standard sau se activeaza comanda Insert Chart. Asistentul de grafice (Chart Wizard) genereaza o reprezentare grafica n patru pasi. *Primul pas reprezinta selectarea tipului de grafic. n Excel se pot genera urmatoarele tipuri de grafice : 1.Grafice de tip histograma, orientate vertical (Column), sunt diagrame ce ilustraza grafic modificarile suferite n timp de diferitele date de reprezentat, precum si comparatia ntre anumite elemente analizate. Histogramele sunt reprezentate grafic sub forma de bare. -6-

2.Graficele de tip histograma orientate orizontal (Bar), sunt identice din punctul de vedere al continutului si semnificatiei reprezentarii grafice cu diagramele de tip Column cu deosebirea ca histogramele ce reprezinta evolutia fenomenelor studiate sunt dispuse orizontal. O alta diferenta fata de primele ar fi aceea ca diagramele orizontaleColumn nu poseda un subtip de reprezentare grafica tridimensionala. 3.Graficele lineare (Line), sunt reprezentari sub forma de linii frnte sau curbe ce semnifica evolutia si tendinta fenomenelor analizate. Graficele lineare pot fi simple (fara marcarea punctelor de intersectie sau cu marcarea punctelor de intersectie), cumulate (idem), sau 100% (idem). Graficele lineare pot fi reprezentate si sub forma de suprafete. 4.Graficele n arii (Area), sunt reprezentate prin suprafete dispuse n straturi, semnificnd marimea si evolutia elementelor reprezentate. Graficele n arii pot fi: plane (simple, cumulate, 100%) sau n relief (idem). 5.Graficele de tip "nor de puncte" (Scatter), figura 1.30a, sunt diagrame statistice de regresie ce pun n evidenta gradul de corelatie ntre una sau mai multe variabile cantitative (explicative) si o variabila calitativa (de explicat). Diagramele de tip Scatter mai sunt cunoscute si sub numele de diagrame XY, datorita faptului ca fiind adaptate reprezentarii fenomenelor continue, pot evidentia relatiile ntre doua fenomene dependente de acelasi parametru.

Punctele graficului vor putea fi unite n ordinea cuplurilor primei serii calitative cu prima serie cantitativa, apoi primei serii (calitative) cu a doua serie cantitativa si asa mai departe. Astfel valorile seriilor de date cantitative pot reprezenta fenomene continue exprimate n functie de seria de date calitativa. 6.Graficele sectoriale (Pie), sunt diagrame de structura ce semnifica parti ale elementului analizat, raportate la ntreg. Pentru construirea unui grafic sectorial, se va alege numai o singura vorba de disocierea unui element n partile sale componente. Graficele sectoriale mai sunt folosite pentru a pune n evidenta un element semnificativ dintr-un ntreg. 7.Graficele concentrice (Doughnut), sunt similare graficelor sectoriale cu exceptia faptului ca pentru construirea lor se pot alege mai multe serii de date. Fiecare cerc concentric (inel) reprezinta o serie de date. 8.Graficele polare (Radar), reprezinta seriile de date corespunzatoare fenomenelor studiate pe mai multe axe dispuse radial, fata de un punct central. Graficele polare evidentiaza si simetria datelor, comparnd valorile numerice agregate ale seriilor de date. Un grafic polar poate avea minim serii de date. -7-

9.Graficele n suprafete (Surface), sunt diagrame care cauta sa reprezinte optimul combinatiilor ntre diferitele serii de date. Cele mai uzuale aplicatii ale acestor reprezentari sunt n domeniul hartilor topogeografice unde diferitele culori si motive ale elementelor analizate indica situarea suprafetelor n aceleasi plaje de valori. 10.Graficele tip "nor de puncte" (Bubble), sunt similare cu graficele Scatter, cu deosebirea ca marcatorul "bulina" indica valoarea celei de-a treia valori studiate sub forma marimii acesteia. 11.Graficele bursiere (Stock), sunt diagrame ce reprezinta grafic amplitudinile fenomenelor studiate. Aplicatiile unor astfel de grafice se gasesc de regula n domeniul financiar unde se analizeaza amplitudinile si fluctuatiile cursului unei actiuni la bursa sau variatia nregistrata de cursul valutar. Reprezentarile grafice bursiere sunt construite pe serii de date ce au o semnificatie predefinita. Seriile de date utilizate de graficele bursiere pot fi: cotatia maxima atinsa de o valoare mobiliara ntr-o zi (High), cotatia minima (Low), cotatia la deschiderea sesiunii de licitatie (Open), cotatia la nchide (Close), volumul capitalizarii bursiere pentru ziua respectiva (Volume). Alte tipuri de grafice standard ar fi cele de tip: cilindru (Cylinder); con (Cone) sau piramida (Pyramid). Respectivele reprezentari grafice pot fi bidimensionale sau tridimensionale, dispuse vertical sau orizontal, pot fi simple, cumulate si 100%. *Al doilea pas n elaborarea graficelor ,consta n precizarea sursei de date pe care se va genera reprezentarea grafica. Astfel se pot efectua urmatoarele operatii: selectarea seriilor de date ce vor fi reprezentate grafic (Data Range), daca acestea nu au fost selectate initial; precizarea orientarii seriilor de date (Series in) : pe linie (Row) sau pe coloana (Columns) Prin orientarea seriilor de date pe linie se ntelege urmatorul fapt: informatia din prima linie a zonei selectate va fi atribuita etichetelor pentru abscisa, iar informatia din prima coloana a zonei selectate va fi atribuita legendelor. Prin orientarea seriilor de date pe coloana se ntelege faptul ca : informatia din prima coloana a zonei selectate va fi atribuita etichetelor pentru abscisa, iar informatia din prima linie a zonei selectate va fi atribuita legendelor.

Daca reprezentarea grafica este deja generata si seriile de date ce definesc orientarea graficului sunt organizate pe coloana, pentru a se elimina o anume serie de date reprezentata grafic, se selecteaza (cu mouse-ul printr-un click) reprezentarea grafica a respectivei serii de date de eliminat, iar apoi se apasa tasta Delete. n momentul selectiei seriei grafice de date, se activeaza automat domeniul ce defineste tabloul de analiza al graficului, adica plaja de celule ce contine valorile pe care este construita respectiva diagram. Graficul generat poate fi modificat n sensul eliminarii unor elemente ale reprezentarii grafice prin simpla manipulare a zonei domeniului pe care respectiva digrama este construita. -8-

*Al treilea pas consta in generarea unei diagrame stabileste optiunile graficului. Astfel prin apasarea butonului fisei Titles se pot stabili : titlul graficului (Chart title); titlul abscisei (Category X axes) titlul ordonatei (Value Y axes) titlul celei de a doua axe Y n cazul n care aceasta este declarata

Prin apasarea fisei Axes se pot stabili afisarea categoriilor ce vor fi dispuse pe abscisa (caseta se selectare Category (X) axis) si afisarea valorilor ordonatei (caseta de selectare Value (Y) axis. Prin apasarea fisei Gridlines, se pot stabili grile orizontale si vericale sub forma unui caroiaj de linii. Grilele sunt necesare pentru a usura citirea seriilor de date reprezentate grafic, furniznd repere certe de evaluare a marimilor elementelor reprezentate. Astfel se pot afisa grile corespunzatoare diviziunilor si subdiviziunilor abscisei (Category (X) axis) si ordonatei (Value (Y) axis): pe un intervalul major (Major gridlines) si pe un interval minor (Minor gridlines). Prin apasarea fisei Legends, se pot stabili : afisarea sau neafisarea legendei (Show legend) plasarea legendei (Placement) n colt (Corner), n partea superioara (Top), n partea inferioara (Bottom), n stnga (Left), n dreapta (Right)

Prin apasarea fisei Data Labels, se pot afisa etichetele seriilor de date pe digrama adica valoarea punctelor de intersectie ale abscisei cu ordonata pentru fiecare serie de date n parte. Etichetele datelor pot fi de tip valoare numerica (Show value), de tip procent - pentru grafice sectoriale, concentrice si histograme 100% (Show percent), de tip eticheta afisata pe abscisa (Show label), de tip eticheta de abscisa si procent (Show label and percent), de tip dimensiune "nor de buline" (Show bubble sizes).

Prin intermediul fisei Data Table, se poate afisa alaturi de diagrama construita grafic si tabelul de analiza ce reprezinta domeniul de date aferent graficului. Acest lucru este posibil prin activarea casetei de selectare Show data table. n egala masura, prin activarea casetei de selectare Show legend keys, se pot afisa pe diagrama, reperele grafice (sub forma de pictograme) prin care este reprezentata legenda fiecarei serii de date. -9-

*Ultimul pas n generarea reprezentarilor grafice precizeaza amplasamentul graficului.Astfel, un grafic poate fi plasat:fie ntr-o foaie grafica speciala (As new sheet) si specificarea numelul graficului (implicit Chart1), fie ca obiect ntr-o foaie de calcul existenta (As object in) cu specificarea numelui acesteia (implicit Sheet1).Graficul va fi generat n foaia de calcul prin apasarea butonului Finish a asistentului grafic. O reprezentare grafica poate fi modificata selectnd obiectul grafic generat si activnd meniul contextual Chart. Prin acest meniu, conform figurii 1.51, se poate modidica tipul graficului, orientarea acestuia, se por adauga sau elimina serii de date, se pot modifica legendele, titlul graficului si axelor, etichetele de date, caroiajul graficului, amplasamentul acestuia. O diagrama poate fi eliminata din foaia de calcul, selectnd respectiva reprezentare grafica si actionnd tasta Delete.

-10-

Bibliografie

1. Perry, Greg - Microsoft Office 2003, Editura Niculescu, ediia 2003; 2. Steele, Heidi - Microsoft Office Word 2003, Editura Niculescu, ediia 2003; 3. etrescu, Simona; Homorodean, Marcel Andrei - S nvm Word i Excel pas cu pas, Editura
Niculescu, ediia 2006;

4.