Alctuirea unei echipe eficiente ntr-un proiect

Instrumente folosite n managementul proiectelor

I.

Alctuirea i conducerea unei echipe de proiect

Alctuirea i conducerea unei echipe de proiect reprezint factori eseniali pentru finalizarea cu
succes a unui proiect. Acestea fac parte din atribuiile unui manager de proiect.
Echipa unui proiect este format din membri care au diferite personaliti, cunotine, calificri i
caliti. Rolul unui manager de proiect este de a evalua proiectul nainte de a-i alege personalul, pentru
a construi o echip care s fie avantajat de calitile fiecrui membru. La formarea echipei, este necesar
s se cunoasc activitile care trebuie realizate, cunotinele i aptitudinile necesare pentru a desfura
acea activitate, riscurile care pot aprea, posibilele persoane care pot fi implicate n proiect. Deseori,
selectarea membrilor echipei debuteaz cu discuii informale, privind eventuala disponibilitate i dorina
de implicare n proiect. De asemenea, s-a dovedit c nucleul de baz al echipei de proiect trebuie s
conin doar 2 4 persoane, pentru o mai bun coordonare a tuturor membrilor din echip.
Pentru alctuirea unei echipe eficiente, trebuie avute n vedere urmtoarele sugestii:
cutai persoane cu experien n managementul proiectelor
- ncurajai nvarea celor mai puin iniiai n managementul proiectelor de la cei cu mai mult
experien
cutai persoane capabile
inei cont de realizrile pn la momentul de fa ale membrilor
dai toate informaiile necesare celor care fac parte din echip, pentru a cunoate care este situaia
n momentul de fa i unde dorim s ajungem, care sunt resursele de care dispunem i riscurile care
pot aprea
desemnai responsabiliti i lsai libertate fiecrui membru de a-i defini propriile metode de lucru
pentru atingerea obiectivelor
evitai s lsai nerezolvate problemele care apar
cutai s gsii ci de popularizare a meritelor individuale
stimulai lucrul n echip, pentru a conduce la crearea unei viziuni comune
nu conducei proiectul prin stri emoionale
definii clar ceea ce nu trebuie fcut n proiect.
Etapele pe care le parcurge o echip pn la transformarea ei ntr-una eficient sunt:

formare

confruntare pot aprea conflicte din cauza viziunilor diferite asupra scopului sau metodelor de
lucru alese

normalizare membrii ncep s capete o viziune comun

realizare echipa ncepe s devin eficient

transformare echipa i poate redefini scopul comun, comunicarea ntre membrii echipei este mare,
responsabilitile fiecrui membru sunt nelese i acceptate.
Condiiile necesare pentru formarea unei echipe eficiente se refer la 4 elemente de baz:
simul scopului: viziune comun asupra scopului i obiectivelor urmrite
alegerea persoanelor potrivite pentru sarcinile care trebuie efectuate
resursele necesare: tehnologie, metode de lucru clare, ntlniri eficiente, documentare,
managementul timpului, managementul conflictelor
caracteristici proprii: o bun comunicare, flexibilitate, motivare.
n ceea ce privete conducerea echipei, este necesar mai nti o bun identificare a problemelor care
apar pe parcursul derulrii proiectului, pentru a putea alege dac acestea pot fi rezolvate de ctre o
singur persoan sau de un grup. Discutarea acestor probleme se va face n cadrul ntlnirilor ce vor
urma.

II.

Instrumente folosite n managementul proiectelor

Managementul proiectelor utilizeaz diferite instrumente (tools), specifice fiecruia dintre cele 5 procese
ale oricrui proiect (iniiere, planificare, execuie, control i nchidere). Folosirea acestora poate fi
opional, ns ele pot oferi soluii viabile la problemele care pot aprea pe parcursul derulrii
proiectului.
Instrumentele utilizate (conform Institutului de Managementul Proiectelor) sunt:
1.
n procesul de iniiere
demonstrarea necesitii i fezabilitii proiectului
Va fi necesar abordarea urmtoarelor probleme:

descrierea scopului proiectului trebuie fcut n termeni clari

prezentarea rezultatelor pe care dorim s le obinem

metodele care se vor aplica n vederea obinerii rezultatelor dorite

o estimare iniial a resurselor necesare

beneficiile care se vor obine la terminarea proiectului

lista posibililor sponsori i stakeholder-i

capacitatea de finanare din partea celor implicai n proiect

gsirea momentului, a locului i a celor interesai pentru prezentarea propunerii de proiect

obinerea aprobrii proiectului din partea finanatorului
Va fi ales managerul de proiect, care va primi autorizaia din partea finanatorilor pentru utilizarea
resurselor (financiare, materiale) necesare n desfurarea activitilor.
Datele obinute vor fi reprezentate n figura 5.1
Titlul proiectului:_____________
Data:_______________
Justificarea proiectului: _____________________________
Rezultate estimate a se obine:_________________________
Principalii stakeholder-i i rolul acestora:_________________
Fig. 5.1: Diagrama proiectului la finalul procesului de iniiere
2.
n procesul de planificare
descrierea scopului proiectului
Vor fi prezentate:

scopul proiectului i justificarea acestuia

principalele rezultate dorite

obiectivele proiectului (n care vor fi incluse criterii de cost, de timp i de calitate)

WBS care va defini scopul final al proiectului

definirea i ordonarea activitilor
Rezultatele obinute n urma utilizrii acestui instrument sunt:

lista cu activitile care se vor realiza pe parcursul proiectului

diagrama de reea care prezint i relaiile dintre activiti

estimarea duratei pentru fiecare activitate i a resurselor necesare
Care sunt resursele necesare pentru fiecare activitate?
Evaluarea duratei pentru fiecare activitate se va face n funcie de duratele pentru activiti similare sau n
funcie de estimrile specialitilor din echipa de proiect.
Faz i activitate

Durata

Resursele necesare

Durata total
Tabel 5.1: Estimarea duratei i a resurselor pentru fiecare activitate
prezentarea programului proiectului (diagrame Gantt, diagrame PERT)
estimarea costurilor

Exist trei metode de estimare a costurilor:

estimarea costurilor pentru fiecare activitate i determinarea costurilor totale ale proiectului (bottom
up)

prin utilizarea costurilor dintr-un proiect similar (top down)

printr-un buget fix (se pornete de la suma total care a fost acordat proiectului i n funcie de
aceasta, se distribuie pe activiti)
prezentarea bugetului
atingerea unui anumit grad al calitii
Atingerea anumitor standarde de calitate depinde de politica de calitate a organizaiei, de scopul
proiectului, de anumite standarde.
specificarea anumitor metode de comunicare
Se vor discuta modurilor de diseminare a informaiei, tehnologiile disponibile pentru comunicare,
metode de mbuntire a comunicrii. Astfel: vom rspunde la ntrebrile: ce comunicm? cum
comunicm? cnd i cui comunicm?
formarea i coordonarea echipei de proiect
Se va pleca de la descrierea activitilor care vor fi realizate n proiect, stabilirea ulterioar a cerinelor
pentru ndeplinirea activitilor, alegerea membrilor din echip
identificarea riscurilor
Se vor analiza:

sursele de risc

riscurile poteniale

consecinele riscurilor prevzute

modalitile de eliminare sau diminuare a riscurilor

realizarea unui plan de management al riscului

prezentarea resurselor suplimentare necesare n cazul manifestrii riscurilor

obinerea unor resurse (bunuri/servicii) suplimentare prin identificarea unor poteniali contractori
realizarea planului proiectului
Reprezint o sintez a tuturor datelor prezentate pn la acest moment. Planul proiectului va cuprinde:
scopul, WBS, milestones, echipa de proiect, riscurile, costurile.
terminarea etapei de planificare
Presupune aprobarea planului proiectului de ctre finanator i principalii stakeholder-i.
reanalizarea planului proiectului i modificarea lui ulterioar dac aceasta este necesar
Se va verifica dac planul realizat conduce la atingerea scopului propus de proiect, dac respect
criteriile de cost, de calitate i ateptrile celor implicai n proiect.
3.
n procesul de execuie
execuia activitilor proiectului
Pe parcursul execuiei proiectului, se vor realiza raportri periodice asupra activitilor care s-au
efectuat.
4.
n procesul de control
controlul activitilor proiectului
Efectuarea periodic a controlului proiectului va permite verificarea modului n care se vor atinge
scopul propus de proiect, deliverables, a respectrii termenelor prevzute, care sunt modificrile care apar
i activitile care trebuie ntreprinse ulterior astfel nct s obinem rezultatele propuse la timpul la care
acestea au fost prevzute.
5.
n procesul de nchidere
- terminarea activitilor din proiect

III.

Planul proiectului (Lientz, Rea)

Conform autorilor Lientz i Rea, realizarea planului unui proiect va fi fcut n mai multe etape:
1.
fixarea obiectivelor i a ariei de ntindere a proiectului
Stabilirea obiectivelor este etapa cea mai important ntr-un proiect, deoarece ele constituie msuri/tactici
de realizare a unor strategii organizaionale, locale, naionale sau internaionale. ndeplinirea acestora
trebuie s corespund rezolvrii unor probleme identificate n prealabil.

descrierea sumar a condiiilor n care se va implementa proiectul pentru a justifica necesitatea

acestuia
Autorii au alctuit o list cu factorii care au impact asupra unui proiect: tehnologiile existente la momentul
respectiv, concurena, anumite reglemetri guvernamentale, politici.
3.
conceperea strategiei proiectului
Presupune abordarea modului n care va fi organizat proiectul, gestionarea riscurilor , selecia echipei de
proiect i a coordonatorului.
4.
prezentarea jaloanelor eseniale ale proiectului, planificarea calendaristic a acestora
Dac se lucreaz pe subproiecte, se recomand utilizarea a 10-20 de jaloane pentru fiecare subproiect,
urmnd s fie evideniate ulterior legturile dintre jaloane ce aparin unor subproiecte diferite.
5.
definirea bugetului iniial, etap n care se va pune din nou problema fezabilitii obiectivelor
Pentru fiecare jalon, se stabilesc resursele necesare; n proiectele cu un grad mare de incertitudine, se va
aloca 5-10 % din valoarea total a proiectului pentru cheltuieli neprevzute.
6.
identificarea principalilor actori implicai n realizarea proiectului i rolul acestora
7.
stabilirea metodelor i a instrumentelor de lucru
Indiferent de metodele de lucru alese, este necesar ca acestea s aib urmtoarele caracteristici:

scalabilitate (posibilitatea aplicrii acestuia n orice proiect)

colaborarea pentru stimularea lucrului n echip

modernismul

msurabilitatea posibilitatea evalurii metodelor

popularizarea leciilor nvate pe parcursul proiectului pentru mbuntirea managementului

proiectelor viitoare
8.
identificarea domeniilor de risc la care este expus proiectul
9.
reanalizarea planului calendaristic i a bugetului
10. identificarea coordonatorului de proiect
11. identificarea i stabilirea echipei de proiect
12. realizarea planului detaliat al proiectului (stabilirea jaloanelor, realizarea WBS, stabilirea
dependenelor ntre activiti, alocarea resurselor pentru fiecare activitate, estimarea duratei).
2.

1. Care sunt categoriile de persoane interesate / implicate in proiect?

Categoriile de parti interesate / implicate in proiect sunt:
conducatorul de proiect: organizatia sau persoana care raspunde de derularea proiectului;
clientul: individul/ organizatia care va folosi produsul proiectului;
executantul proiectului: intreprinderea ai carei angajati sunt implicati direct in managementul
proiectului;
sponsorul: organizatia sau persoana care asigura resursele financiare necesare proiectului;
promotorul: organizatia sau persoana care sustine derularea proiectului;
beneficiarii proiectului: cei afectati (pozitiv sau negativ),de derularea si/sau rezultatele
proiectului, din aceasta categorie facand parte si beneficiarii directi ai proiectului.
Rolul partilor interesate:
pot avea o contributie esentiala la reusita sau esecul proiectului;
comparativ cu un agent exterior proiectului, pot cunoaste mult mai bine in ce masura anumite
actiuni sunt fezabile si ce resurse sunt necesare pentru realizarea anumitor obiective;
asteptarile acestora trebuie sa fie gestionate pe parcursul derularii proiectului;
pot oferi informatii importante despre stadiul proiectului.
2. Cum se organizeaza de obicei derularea unui proiect?
De obicei, pentru managementul unui proiect este nevoie de crearea a minim doua echipe, cu roluri
diferite:
echipa de conducere a proiectului, formata din 3 - 5 membri, cu rolul de a supraveghea
mersul proiectului si de a decide asupra oportunitatii aplicarii de masuri corective si/sau
preventive;
echipa de proiect, constituita din toate acele persoane ale caror competente sunt necesare
pentru derularea proiectului.
Componenta echipei de proiect este stabilita de conducerea organizatiei promotoare si este formata
din cei care au interese/competente directe in rezolvarea problemei sau care vor fi implicati in
implementarea activitatilor propuse. Echipa isi inceteaza activitatea dupa ce proiectul este finalizat.
3. Cum functioneaza o echipa de proiect?
Echipa de proiect functioneaza bine atunci cind sint cunoscute urmatoarele aspecte:
numele si responsabilitatile persoanelor incluse in echipa de proiect: ce rol trebuie sa
indeplineasca fiecare dintre membrii echipei proiectului si de ce
obiectivele urmarite, rezultatele dorite si activitatile de desfasurat
informatiile relevante despre proiect: de ce si cit este de important proiectul pentru organizatie
recompensele sau impactul ce pot aparea dupa incheierea proiectului
problemele si restrictiile posibile si dificultatile la nivelul fiecareia dintre partile implicate
conditiile de lucru in echipa (subordonare, raportare, stabilirea prioritatilor, nivelul de decizie
acceptat)
regulile ce trebuie respectate in cadrul proiectului.
4. Care sunt competentele unui manager de proiect?
Managerul de proiect raspunde de indeplinirea obiectivelor, de respectarea termenelor, inclusiv de
persoanele implicate si de resursele alocate, in asa fel incat rezultatele muncii de proiect sa fie optime.
Astfel, managerul de proiect raspunde de planificarea, evaluarea/diagnosticul stadiului proiectului,
informarea si documentarea, supravegherea si realizarea activitatilor. El are functia de coordonare si
conducere a membrilor echipei de proiect, raspunde de masurile de asigurare a calitatii proiectului si de
informarea si pregatirea deciziilor echipei de conducere a proiectului.

Conducatorul de proiect trebuie sa imbine urmatoarele competente:

competente metodice (gandire strategica, cunostinte si experienta in domeniul managementului

proiectelor, aptitudini organizatorice, cunoasterea instrumentelor de management al proiectelor)
competente de specialitate (experienta in activitatea de baza, cunostinte generale despre
continutul proiectelor);
competente sociale (experienta in coducere, aptitudini pentru munca in echipa, capacitate de
motivare a personalului, de solutionare a conflictelor, loialitate si onestitate, spirit critic,
incoruptibilitate);
competente personale, comunicationale si relationale (abilitate in comunicare, prezentare in
public, moderare, creativitate, integritate, incredere in sine).
Astfel, profilul unui manager de proiect este definit de urmatoarele:
comportamente:
o sesizarea si valorificarea oportunitatilorw luarea initiativei pentru punerea in miscare a
lucrurilor
o Rezolvarea creativa a problemelor
o Conducere autonoma
o Asumarea responsabilitatii si a proprietatii asupra a ceea ce se intimpla
o Intelegerea substratului situatiilor complexe
o Crearea de legaturi efective, pentru gestiunea interdependentelor
o Imbinarea creativa a diferitelor aspecte ale unui intreg
o Asumarea rationala a riscurilor;
Atitudini:
o Orientare catre realizare personala si ambitie
o Incredere in sine si echilibru
o Perseverentaw Nivel inalt de auto-control (autonomie)
o Orientare catre actiunew Inclinare catre experienta cistigata in munca
o Capacitate mare de munca;
o Hotarirew Creativitate;
Abilitati:
o Rezolvarea creativa a problemelor
o Forta de convingere
o Capacitate de negociere
o Abilitate de vinzare
o Capacitatea de a propune solutii viabile;
o Conducerea holistica a situatiilor create pe parcursul derularii proiectului
o Gindire strategica
o Luarea de decizii in mod intuitiv, in conditii de incertitudine
o Capacitatea de relationare cu toate partile implicate (networking).