Cuprins:

1.Prezentarea domeniului firmei

2.Delimitarea ariei de intindere pentru subsistemul analizat
3.Modelarea grafica a sistemului informational al organizatiei

CAPITOLUL I. PREZENTAREA DOMENIULUI FIRMEI

1.1.Descrierea organizatiei
12 mai 1989 a devenit o zi semnificativ pentru piaa
Moldovei. n aceast zi a aprut cel mai mare productor de
cosmetice i parfumerie din republic - "Viorica-Cosmetic".
De la nceputul activitii sale, "Viorica" s-a recomandat ca
fiind un productor al produselor cosmetice de calitate nalt.
Produsele de debut alefabricii au fost ampoanele "Victoria",
"Viorel", precum i linia pentru copii "Victoria" i "Victora".

Fig.1 Emblema fabricii

De la nceputul activitii sale, "Viorica" s-a recomandat ca fiind un productor al

produselor cosmetice de calitate nalt. Produsele de debut alefabricii au fost ampoanele
"Victoria", "Viorel", precum i linia pentru copii "Victoria" i "Victora".
De-a lungul perioadei de activitate, principiile de baz ale companiei au fost i rmn
loialitatea fa de consumatori i produsele calitative la preuri accesibile. Mrfurile companiei
de nenumrate ori au fost remarcate i au devenit premiante ale concursurilor i expoziiilor
naionale i internaionale.
Compania "Viorica-Cosmetic" deja mai mult de 26 de ani produce cosmetice i
parfumerie de cea mai nalt calitate, care ncorporeaz toat bogia naturii. Tehnologiile
moderne si tendinele contemporane n industria frumuseii i ingredientele se regsesc n
produsele companiei.
Anume aceste caliti permit s pstreze unicitatea companiei i evideniaz rafinamentul
imaginii create. Grija de consumator, ingredientele calitative, extractele naturale, i tehnologiile
moderne, stau la fundamentul noului asortiment de produse marca "Viorica".
Prioritatea companiei noastre reprezint produsele de cea mai nalt calitate, concepute pentru
a drui frumusee isntate!
Magazinele VIORICA sunt amplasate n zonele centrale active ale Chiinului dar si nafara lui.
Interiorul elegant al magazinelor, consultana profesionist i diversitatea de cosmetice naturale
de cea mai bun calitate - sunt elementele care definesc politica de deservire a companiei.

Chiinu
Orhei
Drochia
Rezina
Ungheni

Bli
Cahul
Edinet

1.2. Prezentarea sistemului informational al organizaiei

Sistemul informaional este definit ca un ansamblu,interconectat ntr-o concepie sistemica,a
datelor, informaiilor, circuitelor i fluxurilor informaionale, procedurilor informaionale i a
mijloacelor de culegere, prelucrare, transmitere i stocare a informaiilor care acioneaz
intercorelat n vederea realizrii obiectivelor fundamentale ale organizaiei.
Organizaia const din 3 subsisteme principale,aflate n interaciune permanent:
-subsistemul informaional , care gestioneaza informaiile externe i interne necesare
conlucrrii parilor organizaiei.
-subsistemul decizional, care orienteaz i dirijeaz organizaia.
-subsistemul operaional, care se ocup cu transformrile pentru care a fost creat organizaia.

Fig.2 Subsistemele organizaiei

Activitatea ntreprinderii, conducerea acesteia i exercitarea controlului se desfoar ca
efect al deciziilor. Legtura ntre procesul de decizie i cel de execuie se realizeaz prin fluxul
continuu de informaii.
Sistemul informaional al ntreprinderii este constituit din ansamblul mijloacelor i
metodelor prin care se realizeaz colectarea, prelucrarea i transmiterea datelor i a informaiilor
i reprezint premis a organizrii i desfurarii eficiente a activitilor de conducere, coordonare
i control ct i a celor operative.

n vederea extinderii activitii i creterea numrului de consumatori, entitatea i

propune dezvoltarea sistemului informatic, extinderea ariei de desfacere, i diversificarea
cosmeticii naturale de cea mai bun calitate .

1.3. Specificarea principalelor (sub)sisteme informationale

Sistemul informaional constituie o mulime de resurse care colecteaz datele i
informaiile, att din interiorul ct i din exteriorul companiei, le transmite ntr-o form comod
pentru a fi utilizate de fiecare treapt de conducere i prelucreaz deciziile,urmrete efectele
aplicrii acestora att n timpul execuiei ct i dup terminarea aciunii lor.
Subsistemul informational cuprinde ansamblul datelor, informatiilor, fluxurilor
informationale, circuitelor informationale, procedurilor informationale si mijloacelor de tratare a
informatiilor implicate in procesul de fundamentare a deciziilor manageriale care contribuie la
indeplinirea sistemului de obiective al organizatiei.
Principalele componente ale subsistemului informational al unei organizatii sunt:

data-descrierea cifrica sau letrica a unor actiuni, procese si fenomene desfasurate in

organizatie.
informatia- constituie acea data care aduce adresantului un plus de cunoastere cu privire
la un proces sau la un fenomen desfasurat in organizatie, furnizandu-i elemente noi,
utilizabile in indeplinirea sarcinilor ce ii revin.;
circuitul informational- constituie traseul pe care il parcurg informatiile de la emitator la
receptor.;
fluxul informational-cuprinde totalitatea informatiilor vehiculate cu o anumita viteza,
frecventa si pe anumiti suporti informationali intre emitator si receptor.;
procedura informationala- reuneste un ansamblu de elemente prin care se stabilesc
modalitatile de culegere, inregistrare, prelucrare si transmitere a informatiilor in cadrul
unei organizatii.;
mijloacele de tratare a informatiilor-constituie suportul tehnic al subsistemului
informational cu ajutorul caruia se efectueaza operatiile de culegere, inregistrare,
prelucrare si transmitere a informatiilor vehiculate in cadrul unei organizatii.

Viorica Cosmetic dispune de un sistem informaional complex i total automatizat. Utilizeaz

cele mai populare sisteme de gestiune a companiei : 1C i Oracle, furnizorii acestor sisteme fiind
Daac System.
Odat cu dezvoltarea tehnologiilor i creterea numarului de clieni Viorica Cosmetic i
propune implimentarea unui sistem ERP (Sistemul de planificare a resurselor ntreprinderii )
este instrumentul software care faciliteaza integrarea tuturor informaiilor dintr-o organizaie ntr-

o platform unic. Scopul ERP este s asigure transparena datelor n cadrul unei organizaii i
s faciliteze accesul la orice tip de informaie util n desfurarea activitii.

1.4.Prezentarea structurii organizaionale

Prin structura organizationala se intelege cadrul de baza al pozitiilor si grupelor de pozitii intre
care se stabilesc modele de interactiune si relatii ce permit realizarea misiunii si obiectivelor
organizatiei.
n cadrul companiei Viorica Cosmetic sunt evideniate subdiviziunile de baz responsabile de
activitatea ei:
Departamentul Producere toata activitatea practico-stiintifica cu privire la produse se
realizeaza in laboratoare:
-Lab. de elaborare a produselor noi are drep sarcina elaborarea compozitiilor, odorantilor si
articolelor de cosmetica si este divizata 2 laboratoare: laboratorul de elaborare articolelor de
parfumerii si laboratorul de elaborare articolelor de cosmetica.
-Lab. controlului chimico-tehnic care include in sine si laboratorul microbiologic, realizeaza
analiza materiei prime si a materialelor, a produselor finite.
Productia gata se ambaleaza cu ajutorul utilajelor germane cu o capacitate de 25 mln. articole
pe an. Fabrica este dotata cu instalatii de ambalare a produselor finite in pelicula de polietilena.
In cadrul intreprinderii exista sectia de design industial cu specialisti de inalta calificare, care cu
propriile mijloace elaboreaza design-ul ambalajului si etichetei viitorului produs, cit si a
materialului publicitar.
Toate produsele de parfumerie si cosmetica fabricate la S.A. "Viorica-Cosmetic" sunt testate
dermatologic si vizate de Ministerele Sanatatii din Republica Moldova, Romania, Rusia si
Ucraina. Director de Producie- Gavriliuc Iurii.
Departamentul Vnzri are loc toat evidena vnzrilor , n cadrul acestui
departament Drgan Rada - ef Seciei Vnzri, este responsabil de executarea corect a tuturor
proceselor ct i de nregistrare a acestora.
Departamentul Contabilitate aici are loc procesele de evidena contabil i financiar,
evidena conturilor i a mijloacelor fixe i circulante. La nivelul acestui departament deasemenea
este o persoan responsabil de corectitudinea fiscal a executrii acestor procese. Dodon
Larisa- Contabil ef.
Departamentul Resurse umane- In cadrul intreprinderii activeaza in jur de 250 de
angajati cu virsta cuprinsa intre 33-50 de ani,deci observam ca domina muncitori calificati cu o

inalta experienta de munca.Dintre acestea cea mai mare parte din angajati sunt femei. Codreanu
Mariana- ef Secia Juridic i Resurse Umane.
Departamentul Marketing- aici au loc toate procesele ce tin de promovarea produselor.
Fabrica are un site de promovare dar i contracte cu diferite companii de marketing care se ocup
cu publicitate i promovarea firmei.
Organigrama- o reprezentare schematic a structurii organizatorice a ntreprinderii,a
subordnrii compartimentelor acestora, a tipurilor de legturi dintre acestea. n mod obinuit
organigrama este alctuit din dreptunghiuri ce reprezint posturi de conducere sau
compartimentele, i din linii care reflect legturile dintre aceste compartimente sau posturi.

Fig.3 Organigrama fabricii Viorica Cosmetic.

apitolul II. DELIMITAREA ARIEI DE NTINDERE A SUBSISTEMULUI

Deoarece fabrica este de dimensiuni mari i se afla ntr-o continu cretere, n
departamentul Vanzari este necesar de implimetat un subsistem de eviden a produselor
fabricate i comercializate , mai nou i mai eficient decat cel existent.
n cadrul acestui subsistem, componenta decizional este reprezentat de mai muli
manageri responsabili de toate procesele ce cuprind acest departament. n subordinea lor se afl
mai muli angajai din sistemul operaional,care nu au drept de decizie, dar care oricum n
procesul de activitate zilnic sunt responsabili de acumularea datelor referitor la comenzile i
vanzrile nregistrate.
Sistemul informaional propus pentru studiu, va servi rept surs de informaii i pentru
departamentul Contabilitate cat si pentru departamentul Producere.Aceste departamente
reprezint entiti externe pentru sistemul informaional de eviden a produselor fabricate i
comercializate, care la randul lor pot furniza sau recepiona informaii din sistem.
Nr.

Entitatea extern

Departamentul Contabilitate

Intrri de la entitatea
extern n sistem
-

Departamentul Producere

Cantiti produse

Ieiri din sistem ctre

entitatea extern
Bilanul contabil, rapoarte
ncasari, facturi, rapoarte
statistice.
Solicitari de noi produse

Departamentul Resurse
Umane
Client

Ore de munc angajai

Solicitari concedieri/angajri.

Plati

Informatii, servicii, produse,

bon de plata
Tabelul 2.1. Prezentarea surselor,destinaiei i fluxurilor de date pentru subsitemul analizat.

naintea descrierii proceselor de activitate, v-om descrie rolurile persoanelor din domeniul
studiat, a celor impliate i n procesele de activitate de baz.
1. Director Marketing:
-semneaz contracte cu agenii publicitare pentru promovarea produselor
-propune diferite promoii pentru atragerea clienilor
2. Contabil ef
-duce evidena ntregii activiti a fabricii

-elaboreaz rapoarte de orice gen pe baza informaiilor acumulate

-calculul salariilor angajailor.
3.Manager Resurse Umane
-duce evidena lunar a numarului de ore a angajailor
-elaboreaz rapoarte cu privire la angajari sau concedieri de personal
4. Parfumer si Cosmetolog Sef
-elaboreaza diferite analize/teste asupra produselor
-duc evidenta cantitatilor de materii prime necesare cat si conditiile de fabricare necesare
5. ef Secie Aprovizionare
-ncaseaz diferite livrri de la furnizori
-este responsabil de disponibilul i necesarul de produse pentru fabricare.

2.2.Descrierea actvitii subsistemului informaional

Activitatea subsistemului informaional de eviden a produselor fabricate i comercializate a
companiei VIORICA va fi descris prin un ir de procese responsabile de prelucrarea fluxurilor
informaionale.Logic procesele prezente n cadul companiei pot fi grupate astfel:
o Informarea clientului
o nregistrarea produselor vandute
o Prezentarea ofertelor despre produsele fabricate
o ncheierea contractelor cu diferiti distribuitori
o nregistrarea i achitarea produselor
o Generarea raportlui ncasri
o Generarea i analiza raportului vnzri
O analiz mai complex i detaliat a proceselor este prezentat n Tabelul 2.2.

Procesul

Descrierea succint a

Intrri n

Ieiri din

Formulele

1.Informarea
clientului

2. nregistrarea
produselor vandute

operainilor de
prelucrare
1.Clientul interest solicit
informaii privind
produsele
2.Managerul n vnzri
caut oferta potrivit.
1. Vanzatorul nregistreaz
n baza de date totalitatea
produselor vandute

proces

proces

Solicitari
informatii

Detalii
informatii

Informaie
vanzari

Informaia
nregistrat
despre
produs
Ofertele
comerciale

3. Prezentarea

sau relaiile
de calcul
-

1.Prezentarea produselor
Solicitarea
potrivite pentru client
clientului
ofertelor despre
2.n cazul cnd clientul nu
produsele fabricate
este satusfcut pregtirea
unei oferte n conformitate
cu cerinele acestuia.
4. ncheierea
1.Verificarea corectitudinii Date despre
Contractul
Suma total =
datelor.
distribuitor
i bonul
pre produs*
contractelor cu
2. Pregtirea contractului
fiscal
cantitate
diferiti distribuitori
i prezentarea acestuia
distribuitorului
3. Pregtirea bonului fiscal
4. Semnarea contractului
de ctre ambele pri
5.Generearea
1.Contabilul, n baza
Informaii
Raport
raportului
facturii genereaz raportul sume achitate zilnic
ncasri
vnzrilor zilnice.
2.Verific corectitudinea
achitrii
6.Generarea i
1.Zilnic se genereaz
Date vnzri Rapoarte
analiza raportului
raportul privind vnzri i asigurri
statistice.
sinteza
se transmite efului seciei
pentru analiz
Tabelul 2.2. Prezentarea proceselor, a intrrilo i ieirilor de date pentru fiecare process de
prelucrare.

Documentele care circul n sistemul prezentat:

1. Bonul fiscal:
Bonul fiscal este emis de casa de marcat i trebuie s aib nscrise cel puin urmtoarele date:
-denumirea ,adresa i codul fiscal ale agentului economic emitent;
-logotipul i seria aparatului de marcat;
-numrul de ordine al bonului,data i ora emiterii;
-denumirea produselor livrate/serviciilor prestate ,cantitile,preurile unitare,valoarea i cota de
TVA aplicat;
-valoarea total a bonului,valoarea aferent TVA i valoarea altor taxe necuprinse n baza de
impozitare a TVA.
2. Bonul de plat
Bonul de plat este asemntor ca structur cu bonul fiscal,doar c nu conine date referitoare la
TVA, aparatul de marcat,codurile fiscale.
3. Raportul vnzri:
Raportul vnzri este creat individual de fiecare companie n dependen de datele pe care
aceasta dorete s le stocheze. Raportul este unul de stric eviden deoarece poate con ine date
confideniale. Acces la acest raport l poate avea persoana responsabil de completarea acestuia
i eful seciei asigurrilor bunurilor persoanelor fizice.
4.

Contractul cu distribuitorii:

Contractul se emite n dou exemplare i se semneaz de ctre ambele pr i contractante. n

contract gsim informaiile despre tipul contractului, cantiti de produse livrate/primte, taxe
achitate precum si drepturi i obligaiuni ale parilor contractante.

CAPITOLUL III. MODELAREA GRAFIC A SISTEMULUI INFORMAIONAL AL

ORGANINZAIEI
3.1.Diagrama de context
O component esenial n cadrul unui sistem informaional o constituie procesele. Aceast
component are rolul de a transforma datele n informaii, respective datele n cunotine.
Diagramele fluxului de date au fost propuse de Larry Constantine, primul dezvoltator al designului structurat, bazat pe modelul lui Martin i Estrin . Diagramele fluxului de date au ca obiectiv
urmrirea modului de transfer al datelor ntre procesele de prelucrare a lor, astfel de diagrame se
mai numesc i modele ale proceselor de prelucrare, iar operaiunea se numete modelarea
proceselor.
Sistemul descris de noi este : sistemul de eviden a produselor fabricate i
comercializate. n figura 3.1 prezentm diagram de context de tip stea, n centru fiind prezentat
sistemul iar n jur entitile externe i fluxurile informaionale care ies i intr n sistem.

Figura3.1. Diagrama de context

3.2. Digrama fluxuriloe de date logic a procesului de eviden a produselor fabricate i

comercializate.
Diagrama fluxurilor de date nu scoate n eviden factorul timp, de asemenea, nu reiese c un
process este executat ntr-un moment sau altul.Diagrama schiat n figura3.2 ofer utilizatorului
o ide despre cum locaia informaiei adugate ulterior are un effect asupra ntregului sistem.

CAPITOLUL IV. ARGUMENTAREA NECESITII MODERNIZRII

SISTEMULUI INFORMAIONAL EXISTENT
4.1 Motivarea necesitii i implementrii sistemului informatic i destinaia SI
Sistemul informatic uureaz mult munca angajailor i mbntete calitatea serviciilor
prestate de ctre orice. Implementarea unui sistem informatic n cadrul companiei reprezint o
munc enorm i un sistem complex i complicat. Deoarece compania studiat este de
dimensiune mare, implimentarea unu sistem informatic va reprezenta un avantaj pentru
companie.
Printre argumentele eseniale de implementare a sistemului informatic n cadrul seciei
date putem enuna urmtoarele:
Reducerea muncii de rutin
Stocarea i efectuarea operaiunilor cu un numr mare de date/informaii
Accesul rapid la date
Prezentarea la timp a rapoartelor
Corectitudinea datelor

 Economisirea timpului
Avantajele aduse prin implementarea SI in de securitatea maxim i corectitudinea datelor,
satisfacerea tuturor necesitilor specifice companiei i clienilor si.
Necesitatea SI in cadrul organizatiei:
-evoluia cerinelor business
-nivelul nalt de biroctaie
-nlocuirea treptat a documentelor pe hrtie cu documentele n format electronic
-creterea exponenial a volumului de informaie
-creterea necesitii reglementrii i controlului.

4.2.Destinaia SI este prezentat n Tabelul 4.2.

Denumirea Sistemului Informati
Destinaia

Utilizatorii SI

Ce probleme vor fi soluionate la

implementarea SI

Sistem informatic de eviden a produselor

fabricate i comercializate
nregistrarea datelor despre clieni i produsele
procurate de acetia n modul cel mai efectiv,
comod i rapid..
1. Administrator de sistem
2. Manager vnzri
3. Contabil
4. Directorul
Simplificarea procesului de nregistrare i
prelucrare a datelor despre produsele vandute,
distribuitori i clienii companiei.

Tabelul 4.2. Descrierea necesitii SI

CAPITOLUL V.FORMULAREA I SPECIFICAREA CERINELOR FA
DE SISTEM INFORMAIONAL
5.1. Cerine funcionale fa de SI

Cerinele funcionale sunt de fapt afirmaii referitoare la serviciile pe care sistemul

trebuie s le conin i s le ofere diferitor tipuri de utilizatori,precum i cum trebuie sistemul s
rspund la anumite intrri i cum s se comporte n anumite situaii.
Nr.
cerinei
1.
2.
3.

4.
5.

6.

Definirea cerinei
nregistrarea vanzarii
produselor
nregistrarea fabricrii
produselor
nregistrarea sumei

Descrierea succint

Vanzatorul trebuie sa nregistreze fiecare

vanzare efectuat n BD a SI
Directorul de producie nregistreaza toate
produsele fabricate n BD a SI
SI trebuie sa calculeze suma total a
produselor vandute si generarea bonului de
plat.
nregistrarea plii
SI trebuie s permit nregistrarea plaii n
caserie i generarea bonului de plat
nregistrarea
SI trebuie sa-i permit nregistrarea
rapoartelor
rapoartelor zilnice referitoare la ncasri i
sintez
Vizualizarea comod a SI trebuie s permit cautarea i vizualizarea
informaiilor
comod i eficient a informaiei de orice gen.

Prioritatea
nalt
nalt
nalt

nalt
nalt

nalt