Tema 3. Aspectele strategice ale achiziiilor.

1.1. Strategia ntreprinderii.

1.2. Organizarea n vederea planificrii.
1.3. Sarcinile i etapele legate de planificare.
1.1. Strategia ntreprinderii.
Creterea i dezvoltarea firmelor prin achiziii constituie, n prezent, una dintre modalitile cele
mai rspndite de extindere a ntreprinderilor. Asociate politicilor de cretere extern, achiziiile
reprezint un mijloc prin care ntreprinderile pun n aplicare strategia de specializare, integrare
vertical sau diversificare. Achiziiile au cunoscut un avnt important n ultimii ani i au devenit
micri importante n strategia marilor grupuri, dar i a ntreprinderilor mai mici. n consecin ,
aceste operaiuni constituie una dintre principalele modaliti de dezvoltare pe care
ntreprinderile le au la dispoziie pentru mbuntirea poziiei strategice n cadrul mediului lor
inconjurtor. Operaiunile de achiziii reflect, din ce n ce mai mult, valoarea firmelor i a
echipelor manageriale i constituie elemente centrale ale micrilor lor strategice. Un aspect
important care trebuie subliniat este c achiziiile nu reprezint o strategie n sine, a a cum ar
prea poate la o prim ncercare de cunoatere a acestui trm vast, ci acestea sunt instrumente
folosite pentru realizarea unei strategii i, cel mai important, pentru a crea valoare.
Subiectul achiziiilor este, ntr-adevr, foarte vast, dar n acelai timp reflect o realitate a
mediului economic actual.
Toate organizaiile trebuie s-i planifice viitorul, iar pentru a permite desfurarea acestui proces
trebuie definit un cadru de referin. De ndat ce se ajunge la un acord privind obiectivele
strategice, pot fi formulate strategiile.
Este esenial ca n acest proces s fie implicate toate structurile ntreprinderii, inclusiv funcia
achiziiilor. n mod tradiional, achiziiile au avut tendina de a se implica mai mult n activitile
operaionale cotidiene i nu au contribuit la activitatea economic a ntreprinderilor pe msura
capacitilor lor. Achiziiile trebuie s se implice n procesul de luare a deciziilor tactice i
strategice.
Principalele motive care explic intensificarea implicrii funciei achiziiilor n procesul
decizional strategic snt, dup cum urmeaz:
Achiziiile snt considerate ca un domeniu n care se poate aduga va loare, nu numai unul n
care se pot obine reduceri de costuri.
Ritmul accelerat de inovare a produselor necesit o echip managerial mai integrat, implicnd
toate funciile si adoptnd mai curnd o metod de gestiune bazat pe procese dect una
funcional.
Implicarea activ a furnizorilor poate reduce costurile.
 Importana crescnd acordat costurilor strategice ale aprovizionrii mai curnd dect
preurilor pe termen scurt.
Creterea i dezvoltarea implicrii Institutului Acreditat de Achiziii i Aprovizionare n
sprijinirea rolului acestor activiti.
Influena companiilor japoneze, care consider de mult timp c aceast activitate este o
entitate strategic important.
Mai buna identificare i nelegere a tendinei de cretere a cheltuie lilor legate de
materialele achiziionate din exterior i a impactului po tenial al achiziiilor asupra profitului.
Probleme asociate activitilor i valorii:
Una din principalele probleme cu care se confrunt activitatea de achiziii si aprovizionare n
numeroase organizaii este incapacitatea de a-i asuma un rol strategic proactiv.
dezvoltare n care se afl activitatea i s se proiecteze dezvoltarea adecvat necesar.
Procesul de planificare
1.2.Organizarea n vederea planificrii
Legea lui Herbert Simon, conform creia rutina nlocuiete planificarea i rezult n
aceea c urgena ctig prioritate n detrimentul importanei", este foarte pertinent pentru multe
organizaii achizitoare. Ea ne aduce aminte de o organizaie n care doi angajai importani din
departamentul de achiziii suferiser atacuri de cord ntr-un interval de ase luni.
Msurile de urgen ctigaser prioritate n defavoarea msurilor importante, deoarece
timpul disponibil pentru planificare devenise o resurs rar. Dup cum s-a exprimat chiar
managerul n cauz, Toat viaa am stins incendii". O reorganizare a sarcinilor i o implicare
timpurie a achiziiilor n procesul de dezvoltare a produselor au rezultat n degajarea de mai mult
timp disponibil pentru planificare. Acum, angajaii cu responsabiliti de achiziii trebuiau s
rezolve problema utilizrii timpului proaspt eliberat. n prim abordare, am putea considera c
este vorba de o problem imaginar. La urma urmei, care dintre noi nu s-ar bucura de un surplus
de timp? Ei, ns, erau ceea ce am putea numi cumprtori ai extremelor". Vieile lor fuseser
dominate de telefon, de sertarul de coresponden primit i de grija continuitii produciei. Ei
nu erau obinuii s dispun de timp pentru reflecie".
Dat fiind c ntreaga organizaie era obinuit cu tipul de activitate anterior, s-a decis s se
capitalizeze ceea ce s-a considerat a fi o oportunitate perfect de a promova filozofia planificrii
i de a crea legturi mai strnse ntre funciile ntreprinderii. S-a programat un scurt seminar, n
cadrul cruia au fost analizate cerinele sistemului de planificare.
n ceea ce privete funcia achiziiilor, membrii grupului de discuie au ajuns la concluzia c era
nevoie de ceea ce ei au numit achizitori realiti i lucizi", care s acioneze ca cercettori. n
funcia de marketing, ntreprinderea dispunea de ageni comerciali (care puteau fi asimilai
achizitorilor). Totui, ea avea i un departament de cercetare a pieei i de planificare. Anume
acest ultim grup, i nu agenii comerciali, a conceput sistemele de planificare i contribuiile din
cadrul lor. S-a considerat c exista o nevoie similar de reflecie i n activitile care urmau s
contribuie la planificare.
Drept rezultat, la timpul potrivit, o echip mic, format din doi oameni, a nceput s opereze o
unitate numit seciunea de cercetare i planificare a achiziiilor".

Printre activitile iniiale desfurate de aceast seciune s-au numrat: investigaii ale
echilibrului ofert-cerere de pe pieele-cheie de aprovizionare, un important studiu privind
necesitatea de a fabrica sau de a cumpra anumite articole, precum i o analiz a impactului
legislaiei n curs de aprobare pe o anumit pia de aprovizionare. n mod special, membrii
acestui grup au cutat s construiasc legturi mai strnse cu colegii lor implicai n dezvoltarea
produselor. Aceast din urm iniiativ s-a dovedit a fi unul dintre cele mai mari succese ale
ntregului exerciiu, deoarece practic toate deciziile economice eseniale snt influenate de
ntrebarea Ce produse ar trebui s avem n gama noastr?". O strategie de produs care este
dedus din rspunsul la aceast ntrebare va deveni, probabil, nucleul ntregului efort de
planificare. Cu toate acestea, nu ntotdeauna se recunoate faptul c achiziiile ar trebui s joace
un rol important n elaborarea respectivei strategii.
1.3. Sarcinile i etapele legate de planificare
Exist un set de caracteristici specifice, care vor permite identificarea sarcinilor legate de
planificare sau de elaborarea strategiilor pornind de la rolul achiziiilor.
Totui, este important s reinem c modul de organizare, sistemele i procedurile elaborate vor
trebui s reflecte, de exemplu:
1. Gradul de internaionalizare.
2. Dimensiunea companiei.
3. Stilul managerial al conducerii.
4. Gradul de centralizare.
5. Autoritatea delegat managerilor.
6. Volatilitatea pieei de aprovizionare.
7. Tipurile de produse i ritmul schimbrilor tehnologice care le afecteaz.
8. Nivelul cunotinelor manageriale.
9. Sistemul de comunicare.
10. Component a unui sistem de planuri
Este important s reinei c implicarea achiziiilor n procesul de planificare trebuie s fie
considerat ca parte dintr-un ntreg. n mod vdit, ea nu este independent. Organizaia exist
pentru a satisface anumite nevoi de pe piaa sa final, iar rolul achiziiilor const n a asigura c
ntreprinderea este cel mai bine plasat pentru a ndeplini acest obiectiv, prin desfurarea unei
gestiuni eficiente i eficace a intrrilor n producie materiale i informaii.
Procesul de luare a deciziilor privind obiectivele organizaiei, resursele utilizate pentru atingerea
acestor obiective i politicile care urmeaz s guverneze achiziionarea, alocarea i consumul
resurselor n cauz."
Pornind de la aceast definiie, putem considera c orice aspect al activitii ntreprinderii aduce
o contribuie la acest proces. ntr-adevr, planificarea presupune un proces sistematic de luare a
unor decizii strategice. Relaiile reciproce dintre elementele-cheie din ntreprindere au un impact
asupra acestor decizii. Astfel, de exemplu, dac este ignorat implicarea funciei de achiziii,
probleme precum crizele de ofert, inflaia preurilor la materii prime i progresele tehnologice
pe piaa de apro-" vizionare ar putea modifica ipotezele pe baza crora au fost elaborate planurile
de marketing. Dac se produc asemenea situaii, obiectivele bazate pe respectivele ipoteze s-ar
putea dovedi imposibil de realizat.
De regul, planurile snt organizate n trei etape, astfel:
un plan anual;
un plan pe termen mediu (s zicem, 2-3 ani);
un plan pe termen mai lung (s zicem, de la 3 pn la 15 ani).
Orizonturile temporale ale acestor planuri difer de la o ramur economic la alta i chiar ntre
companiile din cadrul aceleiai ramuri.*
Cele trei planuri din set snt elaborate ca un ansamblu, fiecare fiind corelat cu celelalte.
Planul pe termen lung este uneori considerat ca un document-scenariu. El este conceput astfel
nct s permit un control anual, executat pe o aa-numit baz dinamic", al faptului c
ntreprinderea evolueaz conform strategiei alese. n acest plan se regsesc mai ales aspectele
legate de dezvoltarea ntreprinderii.
Planul pe termen mediu este, de asemenea, elaborat anual i pe aceeai baz. Totui, acest plan
este de regul mult mai cuprinztor.
King-shott (1975) i-a descris planul pe termen mediu ca referitor la impactul ciclului comercial
asupra activitilor companiei".
El a enumerat principalele scopuri ale unui asemenea plan, printre care:
elaborarea obiectivelor de ntreprindere;
previziunea fluctuaiilor ciclice;
elaborarea planurilor de achiziii i de vnzri;
identificarea problemelor i a oportunitilor;
identificarea nevoilor de decizii privind politicile ntreprinderii;
oferirea de sprijin pentru deciziile viznd cheltuielile de capital;
oferirea bazei de referin pentru un plan anual.
Prin acest tip de abordare, diversele elemente ale planului snt integrate unele cu altele, de
exemplu, vnzrile cu producia i cu aprovizionarea cu materii prime. Majoritatea autorilor
susin c este esenial ca un plan s fie elaborat pe o baz multifuncional; dup cum s-a
exprimat King-shott, planul trece prin toate verigile lanului managerial i nu rsare dintr-un
departament de planificare". Din acest plan snt deduse o serie de previziuni n legtur cu
vnzrile, achiziiile, fora de munc i indicatorii de rezultate financiare.
Planul anual este, apoi, o confirmare a informaiilor detaliate care constituie nivelurile
vnzrilor, produciei, achiziiilor i cheltuielilor de capital, indicatori conturai n planul pe
termen mediu. Adesea, el cuprinde, de asemenea, sarcinile-cheie convenite cu personalul
funcional. De regul, documentul i procedura planului vor oferi o baz pentru monitorizarea
derulrii activitilor. Planul va cuta s permit o analiz rapid a abaterilor, suficient pentru a
arta ce s-a modificat, de ce s-au produs schimbri i cine este responsabil de ele.

Sfera de cuprindere a rolului de planificare jucat de funcia achiziiilor poate fi foarte larg.
Totui, necesitatea dezvoltrii aptitudinilor, atitudinilor, sistemelor, procedurilor i informaiilor
relevante va deveni evident numai dac impactul achiziiilor asupra sistemelor din ntreprindere
este neles pe termen lung, mediu i scurt. O mare parte din aceast nelegere va rezulta dintr-o
analiz riguroas a sistemului n cauz i a mediului complex n care funcioneaz el. Necesitatea
unor asemenea analize i msuri nu poate fi supraestimat, dat fiind ritmul rapid al schimbrilor
din lumea contemporan.

Mediul extern influeneaz alegerea unei strategii. Percepiile manageri lor de la toate nivelurile,
precum i cultura i experiena companiei vor influena eficacitatea strategiilor adoptate.
Capitolul pune accentul pe ne voia de a adopta strategii care vor crea i ntreine avantajul
concurenial.

Este vital ca funcia de achiziii s fie bine informat n ceea ce privete mediul extern i
influenele acestuia, n scopul de a putea aduce o contri buie eficace n cadrul activitii integrate
de planificare a organizaiei.