A.

CONSTITUIREA ARHIVEI CURENTE

C. Constituirea dosarelor i pregtirea unitilor arhivistice n vederea

depunerii la arhiva general a departamentului economico-financiar i
administrativ sau a instanei

1. Constituirea dosarelor la compartimentele din cadrul Departamentului

economico-financiar i administrativ
2. Pregtirea documentelor (unitilor arhivistice) n vederea depunerii lor la
arhiva Departamentului economico-financiar i administrativ
3. Constituirea dosarelor de judecat i a materialelor preconstituite de la
instanele judectoreti i pregtirea lor n vederea depunerii la arhiva
general

Bibliografie:
1. Legea Arhivelor Naionale cap. III, art. 8, alin. 1
2. Instruciuni privind activitatea de arhiv art. 16-17
3. Regulamentul de ordine interioar al instanelor judectoreti (Anex la
Hotrrea nr. 387 din 22 09. 2005 a Consiliului Superior al Magistraturii)
Art. 38, alin. 1; Art. 62, alin. 1 litera d, i, j, k ; Art. 84, alin. 1-6; Art. 86,
alin. 1; Art. 102, alin. 1-7; Art. 115, alin. 1-4 i Art. 116, alin. 1-2 (circuitul
dosarelor restituite de instanele de apel sau de recurs)

1
 1. Constituirea dosarelor la compartimentele din cadrul Departamentului
economico-financiar i administrativ

Legea Arhivelor Naionale art. 8 aliniatul 1 Anual, documentele se

grupeaz n uniti arhivistice (dosare, registre) potrivit problematicii i
termenelor de pstrare stabilite n nomenclatorul documentelor de arhiv,
care se ntocmete de ctre fiecare creator pentru documentele proprii
Aa cum menioneaz art. 15 din Instruciuni privind activitatea de
arhiv, dup confirmare, Nomenclatorul dosarelor va fi difuzat la toate
compartimentele de munc i la registratur (Secretariat) n vederea aplicrii
lui. S urmrim circuitul documentului n cadrul procesului de formare a
arhivei curente. Documentele pot fi primite, expediate sau ntocmite pentru
uz intern. Prima operaiune din cadrul acestui circuit o reprezint
nregistrarea n Registrul de intrare-ieire a corespondenei administrative
prin respectarea obligativitii completrii corecte a tuturor rubricilor cerute
de categoria de document ce urmeaz a fi nregistrat. Dup primirea
corespondenei din exterior, pentru repartizarea documentului spre rezolvare
este obligatorie rezoluia efului instituiei (managerul). Odat consemnat
rezoluia, la registratur (secretariat) se procedeaz la nregistrarea
documentelor n ordinea cronologic a numerelor de intrare din registru.
Pentru completarea rubricii indicativul dosarului se preia din Nomenclator
acest indicativ i se consemneaz la rubric respectiv i pe colul din
dreapta sus a documentului (cu creionul). Se repartizeaz spre rezolvare pe
baz de borderou de coresponden i semntur la compartimente.
n cadrul compartimentului de munc documentul este la rndul lui
repartizat spre rezolvare unei persoane. n funcie de coninutul
documentului acesta, potrivit cu nomenclatorul, este depus n dosar

2
urmrindu-se dac este necesar un rspuns i termenul de rezolvare sau,
poate fi clasat definitiv la dosarul respectiv.
n cazul cnd se cere un rspuns la un document primit, adresa de
rspuns va ncepe, n primul rnd, prin completarea datelor ce trebuie s le
cuprind o adres:
- antetul (denumirea unitii, compartimentul)
- va trece ca numr de expediere numrul trecut deja la nregistrare (aflat pe
tampila cu numrul de intrare i data intrrii)
- data expedierii, fiind ziua n care a concretizat rspunsul i
- destinatarul
- va consemna (dac nu s-a fcut la registratur) indicativul dup
nomenclator i se va dactilografia n dou exemplare.
- adresa se dactilografiaz n dou exemplare dintre care:
- originalul rspunsului se va expedia, prin registratur, la destinatar, iar
originalul adresei primite mpreun cu copia rspunsului expediat (ambele
avnd acelai numr de nregistrare i aflate una lng cealalt) se vor
depune n dosarul stabilit pentru problema respectiv prin nomenclator.
n cazul cnd se emite un document se preia din Registrul de
intrare-ieire a corespondenei administrative un numr de nregistrare, se
trece n antetul documentului mpreun cu data i se consemneaz
indicativul dosarului dup nomenclator. Adresa se dactilografiaz n dou
exemplare dintre care un exemplar se expediaz destinatarului, prin condica
de expediie, iar al doilea exemplar se pstreaz la dosar n funcie de
problema pe care o cuprinde n cadrul compartimentului.
n cazul n care nu se cere rspuns documentul se depune la dosar
potrivit cu problema din nomenclator i indicativul stabilit prin acesta.

3
 n cazul documentelor de uz intern se nregistreaz n registrul de
intrare - ieire, documentul cuprinznd:
1. denumirea unitii; compartimentul, nr. de nregistrare; data nregistrrii
(n antet); 2. destinatarul (Ctre.....) i 3. indicativul dosarului.
Un exemplar se trimite la compartimente pentru luare la cunotiin pe baz
de condic sau borderou de coresponden iar al doilea exemplar se
pstreaz n dosar.
n felul acesta documentele, dup rezolvare, se grupeaz n dosare,
potrivit cu nomenclatorul, n acelai dosar grupndu-se documente cu aceiai
problematic i cu acelai termen de pstrare. Pe parcursul ntregului an
documentele se claseaz n dosare constituindu-se aa numita arhiv curent.
Pentru repartizarea corespunztoare a actelor n dosare n
conformitate cu nomenclatorul dosarelor, la nceputul fiecrui an
calendaristic compartimentele de munc vor deschide attea dosare cte sunt
consemnate n Nomenclatorul dosarelor. Pe coperta dosarelor se vor
completa dup cum urmeaz (Anexa 1):
- Antetul (Denumirea unitii i a compartimentului de munc) n stnga
sus
- Dosar nr... (se preia indicativul dosarului din nomenclator A/1, B/3 etc.) la
mijlocul dosarului
- Referitor la... (se completeaz coninutul dosarului potrivit cu
nomenclatorul neadmindu-se prescurtri) la mijlocul dosarului scris cite
- nceput la data..... (se trece data primului document)
- ncheiat la data ..( se completeaz numai la ncheiere dosarului)
- numr file ..... (se numeroteaz filele n dreapta sus cu creionul sau
mecanic)
- volumul (se trece numrul de volum pe msura constituirii acestora)

4
- Termenul de pstrare (se preia din Nomenclator)
- Numrul de inventar (se trece dup efectuarea operaiei de ordonare i
inventariere)
P.S (La nceputul anului calendaristic se vor completa numai datele cu litere
ngroate)
Respectnd aceste prevederi ale legislaiei documentele vor fi grupate
din start corect, pe probleme i termene de pstrare uurndu-se i celelalte
operaiuni care urmeaz a se efectua asupra dosarelor (inventariere,
selecionare)

5
 Anexa 1
DENUMIREA UNITII
....................................

Compartimentul (Birou, Serviciul)

......................................

DOSAR NR.............(indicativul din nomenclator - B/11)

referitor la..........................................(din Nomenclator)

nceput la............

ncheiat la............
Nr. file.................
Vol......................

Termenul de pstrare: (din Nomenclator)

Nr. inventar:
(numrul n ordinea cronologic a dosarelor din inventar)

6
2. Pregtirea documentelor (unitilor arhivistice) n vederea depunerii lor la
arhiva Departamentului economico-financiar i administrativ

n conformitate cu legislaia arhivistic n vigoare persoanele fizice i

juridice creatoare i deintoare de documente ce fac parte din Fondul
Arhivistic Naional rspund de evidena i inventarierea documentelor
create.
ntre atribuiile responsabilului cu munca de arhiv sau arhivarului, potrivit
art. 5 lit. b din Instruciunile privind activitatea de arhiv, sunt i cele
privitoare la verificarea i preluarea de la compartimentele de munc, pe
baz de inventare i proces verbal de predare-primire, a dosarelor constituite
de acestea, asigurnd evidena tuturor documentelor intrate i ieite din
depozitul de arhiv, pe baza registrului de eviden curent (anexa nr. 3 la
Legea Arhivelor Naionale)
Evidena documentelor ncepe odat cu nregistrarea lor obligatorie n
registrul de intrare-ieire, continu cu gruparea lor apoi n dosare, potrivit cu
Nomenclatorul arhivistic i se ncheie prin inventarierea dosarelor i
nregistrarea acestor inventare n Registrul de eviden curent.
Potrivit art. 16 din Instruciuni, dup rezolvarea lor, documentele se
grupeaz n dosare, potrivit cu nomenclatorul, i se predau apoi la
compartimentul de arhiv, n al doilea an de la constituire. Deci pentru a
putea fi predate n condiii corespunztoare compartimentul de munc are la
dispoziie un an pentru efectuarea operaiunilor de pregtire n vederea
predrii dosarelor la arhiv. Abia la un an de la ncheierea lor, dosarele se
predau, pentru a fi pstrate temporar sau permanent n funcie de termenele
de pstrare ale acestora n arhiva unitii.

7
 Prin rezolvarea documentelor se nelege activitatea ce se desfoar
ncepnd cu deschiderea corespondenei la registratur pentru documentele
primite, continund cu punerea rezoluiei (de ctre conductorul unitii),
nregistrarea lor n registrul de intrare-ieire, inclusiv completarea rubricii
indicativul dosarului, difuzarea la compartimentele de munc pe baz de
borderou de coresponden, formularea rspunsului la actul respectiv (dac
este necesar un rspuns), expedierea prin borderou de coresponden a
adresei originale de rspuns i ataarea copiei la originalul adresei primite.
Acelai parcurs l au i documentele emise din oficiu sau pentru uz intern
ultima activitate n cadrul acestui circuit fiind gruparea actului la dosar
potrivit cu nomenclatorul, operaiune care este uurat prin completarea
obligatorie i corect, la nceput de an calendaristic, a copertei dosarului cu
elementele necesare: Antet (denumirea unitii, denumirea
comaprtimentului) numrul de dosar potrivit cu nomenclatorul (indicativul
dosarului) rezumatul pe scurt al coninutului dosarului (preluat din
nomenclator), data nceperii dosarului, volumul i termenul de pstrare,
formular prezentat la tema anterioar avnd ca titlu - Constituirea dosarelor.
Odat constituite dosarele la nivelul fiecrui compartiment de munc
pentru a putea fi predate la arhiva unitii sunt necesare urmtoarele
operaiuni (activitate care se mai numete activitatea de perfectare a
dosarelor):
1. ordonarea cronologic sau dup alte criterii (alfabetic, geografic) a
documentelor din dosar astfel ca primul document din dosar s fie deasupra.
Atunci cnd n constituirea dosarului se folosete ordinea cronologic, actele
mai vechi trebuie s se afle deasupra i cele mai noi dedesupt (cea mai veche
dat a documentului nregistrat este i prima fil a dosarului). Aceast
operaiune este obligatorie cu deosebire ns pentru documentele permanente

8
care urmeaz apoi a fi predate la Arhivele Naionale pentru pstrare i
valorificare.
2. ndeprtarea prilor metalice, ciorne, dublete, file nescrise
3. documentele ordonate cronologic se vor lega (prin coasere cu a
mai tare folosindu-se n acest scop mecanisme de gurire) ntre dou coperi
de carton astfel ca s nu fie acoperit scrisul i s se asigure citirea complet,
inclusiv a notelor sau rezoluiilor marginale.
4. dosarele nu trebuie s aib mai mult de 250-300 de file; n cazul
depirii acestui numr se vor constitui mai multe volume ale aceluiai
dosar.
5. filele dosarului se vor numerota mecanic sau cu creion negru n
partea din dreapta sus; n cazul dosarelor compuse din mai multe volume,
filele se numeroteaz ncepnd cu numrul 1 pentru fiecare volum.
6. se completeaz coperta dosarului cu datele rmase necompletate la
nceputul anului odat cu deschiderea lui respectiv: data de ncheiere (care
este data ultimului act din dosar), numrul filelor, volumul, numrul de dosar
din inventar i anul. Dac nu a fost copletat la nceputul anului la cele de mai
sus se adaug : denumirea unitii, denumirea compartimentului, indicativul
din nomenclator, data de nceput i termenul de pstrare.
7. pe o foaie nescris, adugat la sfritul dosarului sau pe prima
pagin nescris a registrelor i condicilor se face certificarea: Prezentul
dosar (registru, condic) conine .......... file n cifre i, ntre paranteze, n
litere, dup care se semneaz i se pune data certificrii.

9
 3. Constituirea dosarelor de judecat i a materialelor preconstituite de la
instanele judectoreti i pregtirea lor n vederea depunerii la arhiva
general

Aa cum menioneaz art. 15 din Instruciuni privind activitatea de

arhiv, dup confirmare, Nomenclatorul dosarelor va fi difuzat la toate
instanele i seciile, la registratur, n vederea aplicrii lui. S urmrim
circuitul documentului n cadrul procesului de formare a arhivei curente la o
instan de judecat. Documentele (dosarele) pot fi primite, expediate sau
ntocmite pentru uz intern. Prima operaiune din cadrul acestui circuit o
reprezint nregistrarea n Registrul general electronic de dosare de la
registratura instanei (la judectorii concomitetent se efectueaz nregistrarea
manual n registrul general de dosare), prin respectarea obligativitii
completrii complete i corecte (conform instruciunilor de utilizare) a
tuturor cmpurilor cerute de categoria de document (dosar) ce urmeaz a fi
nregistrat.
Dup primirea corespondenei din exterior, pentru repartizarea
documentului (dosarelor) spre rezolvare, judectorul de serviciu, numit de
preedintele instanei, primete actele de sesizare a instanei i verific dac
sunt ndeplinite cerinele prevzute de normele procedurale. Actele de
sesizare a instanei depuse personal sau prin reprezentant, sosite prin pot,
curier ori fax, se depun la registratur, unde, n aceiai zi, dup stabilirea
obiectului cauzei, primesc numr din aplicaia ECRIS i dat cert.
Stabilirea obiectului cauzei se face, de regul, de ctre un grefier cu studii
superioare, sub conducerea unui judector. Dup stabilirea numrului din
aplicaia ECRIS, dosarele se predau personalului responsabil cu efectuarea

10
repartizrii aleatorii, avnd ataate dovezile privind modul n care au fost
transmise.
Celelalte cereri i acte de orice natur, inclusiv corespondena cu
caracter administrativ sosite prin pot, curier, fax, e-mail sau prin orice alt
mijloc de comunicare, se nregistreaz n registrul general de dosare,
registrul de intrare-ieire a corespondenei administrative ori n registrul de
eviden a petiiilor i se prezint, dup caz, preedintelui instanei. Dovezile
de comunicare a procedurilor se primesc la registratura instanei sub
semntur, dup caz se predau arhivarului care le ataeaz la dosar, fcndu-
se meniune despre aceasta pe conceptul de citare.
Actele i cererile de orice natur, prezentate de justiiabili, inclusiv de
avocai, preedintelui instanei ori judectorului de serviciu, primesc dat
cert la prezentarea lor, prin aplicarea tampilei de intrare a instanei
respective, iar dup rezolvare se predau registratorului care le nregistreaz
potrivit prevederilor legale.
n vederea repartizrii pe complete i a stabilirii primului termen de
judecat, dosarele nou-formate vor fi transmise persoanei desemnate cu
repartizarea aleatorie a cauzelor. Repartizarea cauzelor se va efectua n
sistemul informatic prin programul ECRIS.
Odat consemnat nregistrarea documentelor n ordinea cronologic
a numerelor de intrare din registru general electronic, stabilit de calculator,
se trece la completarea copertei dosarelor de instan i concomitent a
cmpurilor din calculator potrivit cu coninutul documentului (dosarului)
nregistrat.
Pe coperta dosarului se va meniona, dup caz :
- denumirea instanei
- secia

11
 - completul de judecat
- numrul dosarului
- numele sau denumirea prilor
- obiectul pricinii
- starea de arest
- termenele de judecat
- numrul i data hotrrii
- iniialele judectorului nsrcinat cu redactarea hotrrii
- indicele statistic
- poziia din registrul de executri penale
Completarea rubricii indicativul dosarului, operaiune prevzut de
normele arhivistice n vigoare (vezi - Instruciuni privind activitatea de
arhiv art. 9 aliniatul 5), n prezent, nu se efectueaz la instanele de
judecat. Acest indicativ al dosarului se preia din Nomenclatorul de dosare
al Ministerului Justiiei i va trebui consemnat att n registrul electronic, ca
un cmp aparte, ct i pe copert dosarului, pe colul din dreapta sus (cu
creionul). Odat cu completarea indicativului dup nomenclator, n mod
obligatoriu, se preia termenul de pstrare din nomenclatorul dosarelor care,
de asemenea, se va consemna ntr-un cmp aparte n registrul general
electronic i apoi pe coperta dosarului (de regul la prima nregistrare la
prima instan).
Spre deosebire de ali creatori de arhiv, dosarele de judecat constituite
de ctre instane au un parcurs (de la crearea lui i pn la depunerea la
arhiva general), nu ntotdeauna determinat, intervenile n dosar sunt
frecvente, n funcie de evoluia procesului de judecat, adesea, chiar pe
parcursul mai multor ani dar reglementate de prevederile Regulamentului de
ordine interioar al instanelor judectoreti. Din acest motiv pregtirea

12
dosarelor de judecat n vederea depunerii la arhiva general se execut pe
tot parcursul unui procesul, pn la satbilirea unei hotrri definitive i la ea
particip mai multe categorii de grefieri : registratori, arhivari, de edin
delegai etc.
Grefierul-arhivar face parte din personalul auxiliar de specialitate care are
ca principale atribuii pstrarea i manipularea dosarelor i registrelor din
arhiva curent i din arhiva general a instanei. Grefierul arhivar, potrivit
art. 62 alin. 1 literele c la l, (vezi i Fia postului) ine evidena dosarelor
nregistrate i a circuitului lor, ntocmesc conceptele pentru citarea prilor
din procese, ntocmesc citaiile pentru primul termen i urmresc expedierea
acestora, pun dosarele la dispoziia publicului i in evidena persoanelor
care primesc dosarele spre studiu, pregtesc dosarele pentru edinele de
judecat i asigur circulaia acestora n cadrul instanei, precum i trimiterea
lor la alte instane. O atribuie important este aceea a informrii persoanelor
care au calitatea de pri ori sunt mputernicite de acestea, conform legii,
asupra datelor solicitate din dosarele n care acestea sunt direct interesate.
La judectorii i tribunale nainteaz instanelor superioare dosarele n
care s-a declarat apel sau recurs, iar la secii, le predau la registratura
general pentru naintare.
Dar, aa cum am mai spus, principala rspundere este pstrarea n bun
stare a dosarelor i registrelor din arhiva curent i din arhiva general.
Dosarele soluionale precum i mapele de hotrri, registrele i condicile de
edin sunt ordonate i pstrate n arhiva general pe secii iar n cadrul
acestora pe ani. Avnd n custodie toate dosarele i registrele din cadrul
instanei grefierul-arhivar trebuie s cunosc i s aplice prevederile
legislaiei arhivistice n vigoare i a Regulamentului de ordine interioar al
instanelor judectoreti n vederea desfurrii activitii de arhivare a

13
dosarelor i registrelor precum i de ntocmire a inventarelor (listelor)
dosarelor aflate n pstrare i conservare n arhiva general a instanei. Unul
dintre grefierii-arhivari, numit prin decizie intern, va deine i funcia de
responsabil cu munca de arhiv pe instan fiind secretarul raportor al
Comsiei de selecionare din cadrul instanei. Grefierul-arhivar, numit
responsabil cu munca de arhiv are o contribuie nsemnat la asigurarea
unor condiii corespunztoare de pstrare, conservare i securitate a
documentelor semnalnd conducerii instanei toate neajunsurile constatate
care ar contribui la pierderea sau distrugerea documentelor.
Exist prevederi foarte stricte cu privire la constituirea i perfectarea
dosarelor de judecat. n art. 102 punctele 2-7 din Regulamentul de ordine
interioar al instanelor judectoreti sunt precizate condiiile pe care trebuie
s le ndeplineasc un dosar nainte de a fi pus la dispoziia justiiabililor sau
pentru eliberarea unor nscrisuri din dosarul deja perfectat. Astfel, nainte de
a fi pus la dispoziia justiiabililor sau predate pentru edina de judecat,
dosarele trebuie s aib toate filele cusute i numerotate iar n cazul n care
dosarul urmeaz a fi naintat la instana de apel sau recurs, la alt autoritate,
sau, se depune pentru conservare, se va proceda la nuruirea definitiv i
aplicarea sigiliului, iar pe faa interioar a ultimei coperte grefierul arhivar
va certifica numrul filelor n cifre i, n paranteze, n litere i va semna
pentru autentificare. n cazul n care se solicit eliberarea unor nscrisuri
aflate n dosarele altor autoriti, ataate dosarului aflat n conservare, se
poate proceda la desigilarea acestora cu ntocmirea unui proces verbal
despre operaiuna ntreprins, realizndu-se n mod corespunztor o nou
numerotare, lsndu-se la dosar o copie a actului respectiv.
O alt prevedere a Regulamentului de ordine interioar prevede
posibilitatea formrii a doua sau mai multe volume a aceluiai dosar cu

14
condiia ca n adresele de naintare a dosarelor s se indice numrul
volumelor i numrul de pagini al fiecrui volum.
La instana de apel i la instana de recurs, la celelelate instane, se
formeaz adesea un nou dosar la care se ataeaz, separat, dosarul altei
instane i, dup caz, al instanei de appel sau de recurs. La fel, n cazul
desfiinrii sau casrii hotrrii, cu trimiterea spre rejudecare, se va forma un
nou dosar, la care se va ataa dosarul iniial. La toate aceste categorii de
dosare grefierul-arhivar trebuie s acioneze n conformitate cu prevederile
legale desprinse din Legea Arhivelor i Regulamentul de ordine interioar.
Astfel, fiecare dosar, nou constituit, va avea filele numerotate i certificate
iar n adresa de trimitere spre alte instane vor fi consemnate numrul de
volume i filelele fiecruia dintre aceste volume.
n cazul n care la un dosar se depun alte categorii de acte n timpul
desfurrii procesului, actele se depun la sfritul dosarului (i nu n faa
dosarului) i se numeroteaz n continuare. Existena mai multor dosare (sau
mai multor volume) la un numr unic de dosar, numerotate fiecare ncepnd
cu cifra 1, se vor pregti n vederea inventarierii n aa fel nct, cu prilejul
inventarierii, s poat constitui poziii aparte, avnd fiecare dintre ele
rubricile completate, inclusiv nunrul diferit al filelor.
Articolul 84 din Regulamentul de ordine interioar la rndul su conine
prevederi referitoare la constituirea i perfectarea mapelor de hotrri.
Astfel, fiecare map conine, de regul 100 de hotrri, grupate n ordine
numeric pe ani i separat, pe materii. La map se pune al doilea exemplar al
hotrrii, semnat de toi membrii completului de judecat i grefier. Mapele
se in pe secii, separat, dup cum hotrrile sunt pronunate n prima
instan, n apel sau n recurs. La ncheierea tutror procedurilor mapele de

15
hotrri se vor pregti (perfecta) n vederea inventarierii spre a fi depuse n
arhiva general.
Este interzis scoaterea mapelor din instan. De asemenea, este interzis
scoaterea hotrrilor din mape. Mapele se pstreaz de grefierul ef sau,
dup caz, de grefierul ef de secie timp de 6 luni de la data ultimei hotrri,
dup care se predau la arhiv, n conservare.
n cadrul instanelor dosarul (documentul) este repartizat spre
rezolvare n conformitate cu prevederile stipulate n Regulamentul de ordine
interioar n capitolul III, Seciunea II-a : Activitatea premergtoare edinei
de judecat i de rezolvare a lucrrilor cu caracter administrativ, art 93-103 ;
Seciunea III-a : Activitatea n timpul edinei de judecat art. 104 ;
Seciunea a IV-a : Activitatea ulterioar ncheerii dezbaterilor, art. 105-110 ;
Seciunea V-a : nregistrarea cererilor de apel sau de recurs i naintarea
dosarelor la instana de apel sau recurs art. 111-114 ; Seciunea VI-a :
Circuitul dosarelor restituite de instanele de apel sau de recurs art. 115-116;
Seciunea VII-a : Punerea n executare a hotrrilor art. 117-126 . La toate
aceste activiti asupra dosarelor de judecat i a registrelor sau a altor
categorii de documente (caietul de note al grefierului de edin) sunt
implicai i au o contribuie nsemnat la ntocmirea i manipularea lor
grefierii-registratori, grefierii-arhivari efi, grefierii-arhivari alturi de
celelalte categorii de grefieri din cadrul instanelor.
Constituirea i manipularea dosarelor ncepnd cu activitatea
premergtoare edinei de judecat i ncheind cu circuitul dosarelor
restituite trebuie s constituie subiectul unei dezbateri separate pentru
perfecionarea continu n vederea unei operativiti sporite n desfurarea
actului de justiie.

16
 n funcie de coninutul dosarului (documentului) acesta va circula de
la registratur la instan, de la instan la arhiv, de la arhiv la alte instane
i n final la prima instan unde va ramne pentru conservare sau pentru
selecionare n urma expirrii termenului de pstrare. Dosarele vor circula
nsoite de adresele prevzute de Regulamentul de ordine interioar i cu
respectarea prevederilor arhivistice referitoare la repartizarea i circuitul
documentelor (dosarelor) n interiorul i exteriorul instanelor.
Vom prezenta prevederile stipulate n Instruciunile privind activitatea
de arhiv cu privire la modul de redactare i expediere a unei adrese
nregistrate care urmeaz s fie depus la un dosar sau cu care se trimite un
dosar:
n cazul cnd se cere un rspuns la un document (dosar) primit,
adresa de rspuns va ncepe, n primul rnd, prin completarea datelor ce
trebuie s le cuprind o adres:
- antetul (denumirea unitii, compartimentul)
- se va trece ca numr de expediere numrul trecut deja la nregistrare (din
Registrul general electronic sau aflat pe tampila cu numrul de intrare i
data intrrii)
- data expedierii, fiind ziua n care a concretizat rspunsul i
- destinatarul
- va consemna (dac nu s-a fcut la registratur) indicativul dup
nomenclator i se va dactilografia n dou exemplare.
- adresa se dactilografiaz n dou exemplare dintre care:
a) originalul rspunsului se va expedia, prin registratur, la destinatar, iar
b) originalul adresei primite mpreun cu copia rspunsului expediat (ambele
avnd acelai numr de nregistrare i aflate una lng cealalt) se vor

17
depune n dosarul cauzei, stabilit pentru problema respectiv prin
nomenclator.
n cazul cnd se emite un document se preia, dup caz, din Registrul
electronic de dosare sau din Registrul de intrare-ieire a corespondenei
administrative un numr de nregistrare, se trece n antetul documentului
mpreun cu data i se consemneaz indicativul dosarului dup nomenclator.
Adresa se dactilografiaz n dou exemplare dintre care un exemplar se
expediaz destinatarului, prin condica de expediie, iar al doilea exemplar se
pstreaz la dosar n funcie de problema pe care o cuprinde n cadrul
compartimentului.
n cazul n care nu se cere rspuns documentul se depune la dosarul
cauzei sau potrivit cu problema din nomenclator i indicativul stabilit prin
acesta.
n cazul documentelor de uz intern se nregistreaz n registrul de
intrare ieire a corespondenei administrative, documentul cuprinznd:
1. denumirea instanei; secia, nr. de nregistrare; data nregistrrii (n antet);
2. destinatarul (ctre.....)
3. indicativul dosarului.
Un exemplar se trimite la compartimente pentru luare la cunotiin pe baz
de condic sau borderou de coresponden iar al doilea exemplar se
pstreaz n dosar.
n felul acesta documentele (dosarele de judecat), n timpul rezolvrii
cauzei, se grupeaz n dosare, potrivit cu numrul unic de dosar (i potrivit
cu nomenclatorul n cazul consemnrii lui pe coperta dosarului), n acelai
dosar grupndu-se documente cu aceiai problematic (obiect al cauzei) i
cu acelai termen de pstrare, respectiv cu posibiliatatea ca prin modificarea
obiectului cauzei n timpul procesului s se procedeze la schimbarea

18
termenului de pstrare (de ctre un judector), care va fi cel mai mare dintre
acestea. Pe parcursul ntregului an documentele se claseaz n dosare
constituindu-se aa numita arhiv curent. Unele dintre dosare nu au
hotrrea definitiv, deci rmn nencheiate urmndu-i cursul peste ani ceea
ce ngreuneaz procesul de pregtire a dosarelor n vederea depunerii la
arhiva general.
Instanaele, cu aprobarea colegiului de conducere, pentru asigurarea
unei manipulri ct mai operative a dosarelor, pot nfiina aa numitele
arhive curente n care documentele create se pot pstra pn la cinci ani
nainte de a fi predate spre conservare n arhiva general.
Pentru repartizarea corespunztoare a actelor n dosare sau a dosarelor
de judecat n conformitate cu nomenclatorul dosarelor, la nceputul fiecrui
an calendaristic registraturile de la instane (secii) vor deschide attea
dosare i registre cte sunt consemnate n Nomenclatorul dosarelor. n cazul
n care toate dosarele de judecat cuprinse n nomenclatorul dosarelor
Ministerului Justiiei sunt nregistrate n Registrul general electronic de
dosare, la nceputul fiecrui an calendaristic se vor deschide toate
materialele preconstituite (registre) existente n nomenclator prin
completarea datelor necesare pe coperta registrului deoarece ele vor constitui
instrumentele de eviden (inventare) pentru dosarele judectoreti, cu
deosebire, registrul general electronic de dosare care este listat periodic i
compactat ca map aparte.
Pe coperta dosarelor tiprite, prezentate mai sus, n afara datelor
stabilite pentru coperta respectivei instane sau secii: secia, completul,
obiectul, pri, data nregistrrii, nr. i data hotrrii, indice statistic, dosar
nr.) se vor completa, suplimentar, n conformitate cu prefederile legislaiei
arhivistice cele trei elemente :

19
- indicativ dosar arhiv nr... (se preia indicativul dosarului din nomenclator
I/A/1, II/B/3 etc.) n colul de jos al dosarului
- Termenul de pstrare (se preia din Nomenclator)
- Numrul de inventar al dosarului (se trece dup efectuarea operaiei de
ordonare i inventariere a documentelor (dosarelor) din arhiva general
pentru documentele cu termen de pstrare permanent).
Pe coperta registrelor se vor consemna la deschiderea registrului
aa cum am mai menionat denumirea instanei, denumirea seciei ; anul
sau anii la care se refer documentele ; numerele de nceput i sfrit
cuprinse n registru. La sfritul anului sau la ncheierea fiecrui volum al
registrului se certific, sub semntur, numrul de nregistrri i numrul de
file folosite cu urmtoarea formulare : Prezentul registru se ncheie pe anul
(sau perioada respectiv) la fila . Cu nr. de nregistrare . . Se trece
apoi data i semntura celui care face certificarea.
Respectnd aceste prevederi ale legislaiei documentele vor fi grupate
din start corect, pe probleme i termene de pstrare uurndu-se i celelalte
operaiuni care urmeaz a se efectua asupra dosarelor (inventariere,
selecionare)
n concluzie putem afirma c la instanele judectoreti prevederile
legislaiei arhivistice n vigoare cu privire la constituirea dosarelor i
pregtirea lor n vederea predrii la depozitul general de arhiv al instanei
se aplic parial, acestea fiind reglementate, n mare parte, datorit
specificului activitii de creare i manipulare a dosarelor (documentelor) de
judecat, prin Regulamentul de ordine interioar al instanelor judectoreti.
Astfel, la instanele de judecat, nu se aplic Nomenclatorul dosarelor
la nregistrarea actelor n Registrul general electronic i nici la gruparea lor
n dosare. nregistrarea dosarelor la registratur se efecteaz n mod corect,

20
prin completarea datelor din calculator i pe coperta dosarelor (cu execeia
neconsemnrii pe copert i n cmpul calculatorului a indicativului din
nomenclator i a termenului de pstrare la deschiderea dosarului de
judecat ) n conformitate cu prevederile Regulamentului de ordine
interioar, dosarele fiind repartizate spre rezolvare, n mod aleator, prin
calculator, potrivit prevederilor legale. Circuitul dosarelor ncepnd de la
prima instan (prima nregistrare) i pn la depunerea definitiv la arhiv
este stipulat prin prevederile Regulamentul de ordine interioar,
documentele grupndu-se n dosare potrivit desfurrii procedurilor
juridice.
Legislaia arhivistic prevede ca documentele (dosarele) i registrele
constituite pe parcursul unui an calendaristic, potrivit cu nomenclatorul, s
fie predate la arhiva general, n al doilea an de la constituire. n cazul
instanelor judectoreti, potrivit Regulamentului de ordine interioar,
predarea n al doilea an de la constituirea dosarelor nu este posibil n
totalitate, multe dintre dosare se depun n arhiva general mai repede, altele
se pstreaz la instane peste anul calendaristic respecitv.
Pregtirea (perfectarea) dosarelor i registrelor n vederea depunerii la
arhiva general a instanei (perfectarea dosarelor) se poate realiza pentru o
parte din dosarele i registrele create, cu deosebire a celor cu termen de
pstrare limitat (10 ani, 5 ani, 3 ani). De asemenea, toate materialele
preconstituite (registrele) din Nomenclatorul dosarelor, vor fi pregtite n
vederea inventarieii lor pentru predarea la arhiva general pe baza procesului
verbal de predare-primire.
Perfectarea dosarelor presupune urmtoarele activiti :
1. ordonarea cronologic sau dup alte criterii (alfabetic, geografic) a
documentelor din cadrul dosarului astfel ca primul document din dosar s fie

21
deasupra. Atunci cnd n constituirea dosarului se folosete ordinea
cronologic, actele mai vechi trebuie s se afle deasupra i cele mai noi
dedesupt (cea mai veche dat a documentului nregistrat este i prima fil a
dosarului). n cazul instanelor de judecat aceast operaiune este
obligatorie, cu deosebire, pentru documentele cu termen de pstrare
permanent care urmeaz a fi predate la Arhivele Naionale pentru pstrare i
valorificare. ntruct, toate dosarele se numeroteaz filele, se nuruiesc i se
certific n momentul predrii spre justiiabili sau se trimit altor instane,
numeroatarea va fi aceea iniial.
2. ndeprtarea prilor metalice, ciorne, dublete, file nescrise
3. documentele ordonate cronologic se vor lega (prin coasere cu a
mai tare folosindu-se n acest scop mecanisme de gurire) ntre dou coperi
de carton astfel ca s nu fie acoperit scrisul i s se asigure citirea complet,
inclusiv a notelor sau rezoluiilor marginale.
4. dosarele de judecat nu trebuie s aib mai mult de 250-300 de file
iar n cazul mapelor cu hotrri mai mult de 100 de hotrri; n cazul
depirii acestui numr se vor constitui mai multe volume ale aceluiai
dosar.
5. filele dosarului se vor numerota mecanic sau cu creion negru n
partea din dreapta sus; n cazul dosarelor compuse din mai multe volume,
filele se numeroteaz ncepnd cu numrul 1 pentru fiecare volum.
6. se completeaz coperta dosarului cu datele rmase necompletate la
nceputul anului odat cu deschiderea lui respectiv: data de ncheiere (care
este data ultimului act din dosar), numrul filelor, volumul, numrul de dosar
din inventar i anul. Dac nu a fost completat la nceputul anului la cele de
mai sus se adaug : denumirea instanei, denumirea seciei, indicativul din
nomenclator, data de nceput i termenul de pstrare.

22
 7. pe o foaie nescris, adugat la sfritul dosarului sau pe prima
pagin nescris a registrelor i condicilor se face certificarea: Prezentul
dosar (registru, condic) conine .......... file n cifre i, ntre paranteze, n
litere, dup care se semneaz i se pune data certificrii.

20. 05. 2010 Ioan Dordea

23
6) Regulement art. 102
COPERT DOSAR

ROMNIA

CURTEA DE APEL CLUJ

SECIA CIVIL,
DE MUNCA I ASIGURRI SOCIALE,
PENTRU MINORI I FAMILIE

COMPLET ..

OBIECT .

PRI

DATA NREGISTRRII .. TERMENE

NR. I DATA HOTRRII .. ..

REDACTOR . ..

INDICE STATISTIC . .

DOSAR NR. .

ARHIV :
Ind. dos nomenclator: II/A/7
(se trece prin parcurgerea nomenclatorului = la nregistrare sau alte
operaiuni)
Termen de pstrare: P
(se trece la nregistrarea n Registru general de dosare (electronic)
Nr. Inventar:
(dup inventariere)

24
7)
_________________
Denumirea instanei
Denumirea seciei
ARHIVA
IND. DOS
TERMEN DE PSTRARE

REGISTRUL GENERAL DE DOSARE

ANUL ___________________
(SAU ANII LA CARE SE REFER DOCUMENTELE)

De la nr.____ la nr. _____________

(Numerele de nceput i sfrit cuprinse n registru)

Filele registrului general de dosare se numeroteaz. La

sfritul anului sau la ncheierea fiecrui volum al registrului se certific, sub
semntur, numrul de nregistrri i numrul de file folosite, cu urmtoarea
formulare: Prezentul registru se ncheie pe anul (sau perioada respectiv)
.. la fila . cu nr. de nregistrare .. Se trece apoi data i semntura
celui care face certificarea i parafarea.
Potrivit art. 86 alin. 1-2 din Regulamentul de ordine interioar, la
sfritul fiecrui an, dup ultima operaie, n fiecare registru se va ntocmi un
proces verbal de nchidere, care va fi semnat de preedintele instanei i

25
primul- grefier, respectiv grefierul-ef sau, dup caz, preedintele de secie i
grefierul ef de secie aplicndu-se tampila instanei.
8)
COPERT DOSAR

DENUMIREA UNITII
....................................

Compartimentul (Birou, Serviciul)

......................................

DOSAR NR.............(indicativul din nomenclator - B/11)

referitor la..........................................(din Nomenclator)

nceput la............

ncheiat la............
Nr. file.................
Vol. ......................

Termenul de pstrare: (din Nomenclator)

Nr. inventar:

26
(numrul n ordinea cronologic a dosarelor din inventar)

27