Ghid Implementare SGL v2

Proiectul privind nvmntul Secundar (ROSE)
GHIDUL DE IMPLEMENTARE
SCHEMA DE GRANTURI PENTRU LICEE
- Septembrie 2017 -
Unitatea de Management al Proiectelor cu

Finanare Extern
CUPRINS
Cuvnt nainte
1. Aspecte generale privind implementarea granturilor

1.1. Cadrul legislativ
1.2. Combaterea practicilor de fraud i corupie
1.3. Evitarea conflictului de interese
2. Asisten tehnic i suport n implementarea granturilor
2.1. Ghiduri privind implementarea granturilor i realizarea activitilor pedagogice
2.2. Asisten tehnic din partea monitorilor
2.3. Asisten de tip mentorat pentru activitile pedagogice, de sprijin i extracurriculare
3. Implementarea activitilor proiectului
3.1. Demararea proiectului
3.2. Perioada de implementare
3.3. Finalizarea Acordului de Grant
3.4. Suspendarea sau rezilierea Acordului de Grant
3.5. Modificri la Acordul de Grant
3.6. Resursele umane proprii implicate n proiect
3.6.1.Echipa de proiect (EP)
3.6.2.Cadre didactice/ consilieri implicai n derularea activitilor proiectului
4. Realizarea achiziiilor n cadrul granturilor
4.1. Prevederi generale
4.2. Planificarea achiziiilor
4.3. Metode de achiziii aplicabile n cadrul granturilor
4.4. Dispoziii comune aplicabile tuturor metodelor de achiziii n cadrul granturilor
4.4.1.Pregtirea specificaiilor tehnice/ caietului de sarcini/ termenilor de referin
4.4.2.ntocmirea Referatului de necesitate
4.4.3.Stabilirea Comisiei de evaluare
4.4.4.Lansarea invitaiei de participare i asigurarea publicitii
4.4.5.Solicitarea i transmiterea clarificrilor pe parcursul derulrii achiziiei
4.4.6.Notificri i Contestaii
4.4.7. nregistrarea corespondenei i a contractelor
4.5. Selecia consultanilor
4.5.1.Selecia n baza calificrii consultanilor (SCC)
4.5.2.Selecia consultanilor individuali (SCI)
4.5.3.Selecia consultanilor din surs unic (SSU)
4.6. Achiziia de bunuri, lucrri sau servicii, altele dect consultan
4.6.1.Cererea de oferte (CO)
4.6.2.Achiziionarea articolelor de pe raft (AAR)
4.6.3.Contractarea direct (CD)
4.7. Dosarul Achiziiei
4.8. Supervizarea achiziiilor
4.9. Managementul contractelor
5. Managementul financiar al granturilor
5.1. Repartizarea anual a fondurilor din granturi ctre Beneficiar
5.2. Mecanismul de pli multi-tran/ Disponibilizarea tranelor
5.3. Justificarea cheltuielilor pentru plat
5.4. Efectuarea plilor
5.5. Proceduri de management financiar-contabil
5.6. Control financiar i audit
i
6. Raportarea n cadrul granturilor
6.1. Raportarea financiar
6.2. Realizarea/generarea rapoartelor financiare
6.3. Rapoartele tehnice de progres
6.4. Raportarea achiziiilor derulate n cadrul granturilor
7. Monitorizarea granturilor
7.1. Procesul de monitorizare n cadrul Schemei de Granturi pentru Licee
7.2. Proceduri interne de monitorizare a implementrii granturilor
7.3. Implicarea comunitii n monitorizarea implementrii granturilor
7.4. Monitorizarea impactului de mediu
Anexe
Anexa 1 - Planul de achiziii
Anexa 2 - Referatul de necesitate
Anexa 3 - Decizie de numire a comisiei de evaluare
Anexa 4.1 - Declaraie privind evitarea conflictului de interese
Anexa 4.2 - Declaraie privind confidenialitatea i imparialitatea
Error! Reference source not found.
Anexa 5.1 - Termeni de referin
Anexa 5.2.1 - Invitaia de participare (SCC)
Anexa 5.2.2 - Invitaia de participare (SCI)
Anexa 5.3.1 - Raportul de evaluare privind selecia consultanilor (SCC)
Anexa 5.3.2 - Raportul de evaluare privind selecia consultanilor (SCI)
Anexa 5.4.1 - Notificare privind selecia consultanilor (SCC)
Anexa 5.4.2 - Notificare privind selecia consultanilor (SCI)
Anexa 5.5 - Solicitare de depunere a propunerii tehnice i financiare (SCC)
Anexa 5.6 - Raport de examinare a propunerii tehnice i financiare (SCC)
Anexa 5.7.1 - Proces-verbal de negociere (SCC)
Anexa 5.7.2 Proces-verbal de negociere (SCI)
Anexa 5.8.1 - Contract de consultan (SCC)
Anexa 5.8.2 - Contract civil de consultan (SCI)
Anexa 6 - Formulare pentru achiziia de bunuri, lucrri i servicii, altele dect consultana
(inclusiv instruire)
Anexa 6.1.1 - Specificaii tehnice (B/S)
Anexa 6.1.2 - Caiet de sarcini (L)
Anexa 6.2.1 Invitaie de participare (CO-B)
Anexa 6.2.2 - Invitaie de participare (CO-S)
Anexa 6.2.3 - Invitaie de participare (CO-L)
Anexa 6.3 - Raport de evaluare (CO)
Anexa 6.4 - Proces - verbal de selecie a furnizorului (AAR)
Anexa 6.5 - Notificare privind rezultatul evalurii (CO)
Anexa 6.6.1 - Contract de furnizare (B)
Anexa 6.6.2 - Contract de prestri servicii (S)
Anexa 6.6.3 - Contract de execuie (L)
Anexa 6.6.4 - Not de comand (AAR)
Anexa 7 Proces-verbal de recepie
Anexa 8 Solicitare deschidere credite bugetare
Anexa 9 Raport financiar lunar
Anexa 10 - Raport financiar trimestrial/ Raport financiar de progres
Anexa 11 - Raport financiar final
Anexa 12 Raport tehnic de progres
Anexa 13 - Raport tehnic final
Anexa 14 - Raport privind progresul achiziiilor
ii
GHIDUL DE IMPLEMENTARE SCHEMA DE GRANTURI PENTRU LICEE (ROSE)
CUVNT NAINTE
Ghidul de Implementare este parte component a Manualului de Granturi pentru Licee, avnd rolul
de a facilita nelegerea unitar a procesului de implementare a proiectelor finanate prin Schema
de Granturi pentru Licee (SGL) i de a familiariza Beneficiarii de granturi cu cerinele, regulile i
recomandrile de baz pentru implementarea proiectelor.
Ghidul de Implementare este conceput astfel nct s ajute Beneficiarul n stabilirea structurii
organizaionale necesare pentru ndeplinirea sarcinilor specifice privind managementul proiectului.
De asemenea, Ghidul ofer repere i recomandri cu privire la gestionarea resurselor umane
implicate, realizarea achiziiilor i managementul contractelor, planificarea financiar, efectuarea
plilor, managementul financiar-contabil, raportarea tehnic i financiar, monitorizarea
activitilor i rezultatelor, impactul de mediu etc., precum i modele/formate pentru documentele
i rapoartele care urmeaz s fie ntocmite de Beneficiari.
Beneficiarul va implementa proiectul pe propria rspundere, ndeplinind obligaiile i respectnd

prevederile din Acordul de Grant ncheiat cu Ministerul Educaiei Naionale - Unitatea de
Management al Proiectelor cu Finanare Extern (MEN-UMPFE), din Manualul de Granturi pentru
Licee i din legislaia aplicabil n vigoare.
1
1. ASPECTE GENERALE PRIVIND IMPLEMENTAREA GRANTURILOR
1.1. Cadrul legislativ

Cadrul legislativ i reglementrile aplicabile pentru implementarea granturilor acordate n cadrul
Schemei de Granturi pentru Licee, finanat de Banca Internaional pentru Reconstrucie i
Dezvoltare (BIRD) prin Proiectul privind nvmntul Secundar (ROSE) includ:
Acordul de Grant (inclusiv anexele) semnat ntre Ministerul Educaiei Naionale - Unitatea
de Management al Proiectelor cu Finanare Extern (MEN-UMPFE) i Beneficiarul de grant;
Documentele oficiale ale Proiectului ROSE:
- Acordul de mprumut nr. 8481-RO semnat la Washington n data de 17 aprilie 2015
ntre Guvernul Romniei i Banca Internaional de Reconstrucie i Dezvoltare
(Banca Mondial), ratificat de Parlamentul Romniei prin Legea nr. 234/2015;
- Manualul de Granturi pentru Licee, cuprinznd Ghidul Aplicantului, Ghidul
Evaluatorului i Ghidul de Implementare, parte a Manualului Operaional al
Proiectului;
Ghidurile Bncii Mondiale privind realizarea achiziiilor:
- Ghidul privind selecia i angajarea consultanilor n cadrul mprumuturilor BIRD i a
Creditelor i Granturilor Asociaiei Internaionale pentru Dezvoltare (AID), de ctre
mprumutaii Bncii Mondiale, denumit Ghidul privind serviciile de consultan,
publicat n ianuarie 2011 i revizuit n iulie 2014;
- Ghidul privind achiziia de bunuri, lucrri i servicii, altele dect cele de consultan,
n cadrul mprumuturilor BIRD i a Creditelor i Granturilor AID, de ctre
mprumutaii Bncii Mondiale, denumit Ghidul privind achiziiile, publicat n Ianuarie
2011 i revizuit n iulie 2014;
- Ghidul privind prevenirea i combaterea fraudei i corupiei pentru proiecte
finanate prin mprumuturi BIRD, credite i granturi AID, denumit Ghidul
Anticorupie, publicat n octombrie 2006 i revizuit n ianuarie 2011;
Legislaia romneasc n vigoare:
- Legea educaiei naionale nr. 1/2011, cu modificrile i completrile ulterioare;
- Legea nr. 234/2015 pentru ratificarea Acordului de mprumut (Proiectul privind
nvmntul secundar) ntre Romnia i BIRD;
- Legea nr. 500/2002 privind finanele publice, cu modificrile i completrile
ulterioare;
- Hotrrea de Guvern nr. 215/2015 privind aprobarea Programului Naional Sprijin la
bacalaureat, acces la facultate;
- Hotrrea de Guvern nr. 26/2017 privind organizarea i funcionarea Ministerului
Educaiei Naionale;
2
- Regulamentul-cadru de organizare i funcionare a unitilor de nvmnt

preuniversitar (aprobat prin OM nr. 5079/2016);
- alte prevederi legale aplicabile.
n conformitate cu prevederile Acordul de mprumut, fiecare beneficiar de grant trebuie:
s realizeze subproiectul cu diligena necesar i eficien i n conformitate cu standardele

i practicile tehnice, economice, financiare, manageriale, de mediu i sociale, satisfctoare
Bncii, aa cum sunt definite n Manualul Operaional al Proiectului, care s includ, n
conformitate cu Ghidul Anticorupie, prevederi aplicabile primitorilor de sume din
mprumut, care sunt alii dect mprumutatul;
s achiziioneze bunurile, lucrrile sau serviciile care vor fi finanate prin grant n
conformitate cu prevederile referitoare la achiziii incluse n Ghidul de implementare i
procedurile descrise n acesta;
s menin politici i proceduri adecvate care s i permit s monitorizeze i s evalueze
indicatorii stabilii, precum i progresul subproiectului i atingerea obiectivelor acestuia;
s menin aranjamentele de management financiar ntr-un mod adecvat care s reflecte
operaiunile, resursele i cheltuielile aferente grantului; i
s pregteasc i s furnizeze UMPFE i Bncii Mondiale toate informaiile solicitate n mod
rezonabil despre cele menionate anterior.
1.2. Aranjamente instituionale

Ministerul Finanelor Publice (MFP) reprezint autoritatea din cadrul Guvernului Romniei creia i
s-a ncredinat responsabilitatea de a asigura finanarea necesar proiectului ROSE (prin deschideri
de credite bugetare i de angajament) ctre MEN, prin intermediul Activitii de Trezorerie i
Contabilitate Public a Municipiului Bucureti, i de a solicita rambursarea cheltuielilor eligibile
aferente proiectului ROSE din suma mprumutului de la Banca Mondial.
Ministerul Educaiei Naionale (MEN) este autoritatea central din cadrul Guvernului Romniei
responsabil pentru implementarea i managementul general al proiectului ROSE, asigurndu-se de
respectarea deplin a prevederilor Acordului de mprumut, ale Manualului Operaional i ale
Acordului Subsidiar ncheiat ntre MFP i MEN.
Unitatea de Management al Proiectelor cu Finanare Extern (UMPFE) reprezint departamentul

din cadrul MEN care gestioneaz i coordoneaz activitile proiectului ROSE, inclusiv cele privind
achiziiile de la nivel central, managementul financiar, activitile de monitorizare i evaluare,
precum i de raportare i management al impactului asupra mediului, dac este cazul.
UMPFE asigur managementul la nivel central al Schemei de Granturi pentru Licee, inclusiv pentru
elaborarea ghidurilor privind depunerea, evaluarea, contractarea i implementarea subproiectelor
finanate prin Schema de Granturi pentru Licee (incluse n Manualul de Granturi pentru Licee).
3
UMPFE rspunde de contractarea consultanilor care asigur sprijin n implementarea granturilor

prin elaborarea de ghiduri, activiti de monitorizare, mentorat etc.
UMPFE asigur managementul financiar la nivel central al granturilor pentru licee: stabilete
bugetul anual pentru fiecare grant, primete i analizeaz solicitrile de deschideri de credite
transmise de monitori, centralizeaz toate solicitrile de deschideri de credite pentru granturi i
transmite o solicitare cumulat de deschideri de credite bugetare ctre MEN. UMPFE informeaz
inspectoratele colare cu privire la sumele alocate fiecrui liceu beneficiar de grant.
UMPFE monitorizeaz, direct i prin monitori i ali consultani dedicai, progresul implementrii
fizice i financiare a sub-proiectelor finanate din Schema de Granturi pentru Licee, n conformitate
cu prevederile aprobate referitoare la implementare i cu intele agreate.
UMPFE rspunde de raportarea ctre Banca Modial cu privire la proiectul ROSE, inclusiv de
raportarea aferent Schemei de Granturi pentru Licee, n baza raportrilor primite de la fiecare
beneficiar de grant.
UMPFE asigur, de asemenea, coordonarea cu alte departamente i agenii/organisme din cadrul

MEN, inclusiv inspectoratele colare, implicate n implementarea granturilor.
Direcia General Economic (DGE) este departamentul din MEN responsabil de verificarea i
aprobarea propunerii de buget anual ntocmite de UMPFE i de gestionarea contului de trezorerie
n care MFP aloc fondurile aferente ROSE. DGE stabilete filele de buget pentru fiecare inspectorat
colar, inclusiv sumele alocate pentru proiectul ROSE pe Titlul 65 Cheltuieli aferente programelor
cu finanare extern rambursabil, n baza comunicrii de ctre UMPFE, precum i deschiderile de
credite bugetare corespunztoare pentru inspectoratele colare care coordoneaz liceele
beneficiare de grant. DGE consolideaz situaiile financiare trimestriale i anuale pentru a fi trimise
ctre MFP, avnd ca baz raportarea financiar efectuat de UMPFE pentru proiectul ROSE.
Inspectoratele colare Judeene (ISJ), respectiv Inspectoratul colar al Municipiului Bucureti

(ISMB), se implic n fluxul financiar al Schemei de Granturi pentru Licee prin distribuirea filelor de
buget ctre fiecare liceu beneficiar de grant i prin deschiderea de credite bugetare n conturile de
trezorerie ale liceelor. De asemenea, ISJ/ISMB sprijin n mod direct implementarea proiectelor la
nivel judeean/ al municipiului Bucureti, n conformitate cu cerinele specifice transmise de MEN,
incluznd asistena oferit de facilitatorii i monitorii alocai de UMPFE.
Beneficiarii de granturi (licee de stat eligibile) vor implementa subproiectele aprobate i finanate
din grant (denumite de acum nainte proiecte), ntr-o manier descentralizat, n baza Acordurilor
de Grant semnat cu MEN/UMPFE. Pentru asigurarea calitii Schemei de Granturi pentru Licee
(SGL), liceele vor beneficia de asisten tehnic finanat prin ROSE.
Alte pri implicate n implementarea SGL includ:

facilitatori, contractai de MEN/UMPFE ca asisten tehnic pentru licee, n vederea
pregtirii i evalurii propunerilor de grant;
4
monitors, contractai de MEN/UMPFE ca asisten tehnic pentru monitorizarea pe teren a

implementrii proiectelor i pentru asigurarea raportrii centralizate n sistemul informatic;
mentori, contractai de MEN/UMPFE ca asisten tehnic pentru monitorizarea pe teren a
activitilor pedagogice, de sprijin i extracurriculare;
reprezentani ai comunitii locale, incluznd cadre didactice, prini, elevi, reprezentani ai
autoritilor locale i ai grupurilor vulnerabile, furnizori de servicii sociale, ONG-uri locale cu
activitate n domeniile de interes etc.
Matricea responsabilitilor n implementarea Granturilor pentru Licee

Instituie/
Direcie Responsabiliti
responsabil
verific i aprob propunerea de buget anual ntocmit de UMPFE
gestioneaz contul de trezorerie pentru fondurile alocate proiectului
ROSE;
stabilete filele de buget pentru fiecare inspectorat colar, incluznd
Direcia sumele pentru granturile SGL pe Titlul 65 Cheltuieli aferente
General programelor cu finanare extern rambursabil;
Economic deschide creditele bugetare pentru inspectoratele care coordoneaz
liceele beneficiare de granturi;
consolideaz situaiile financiare trimestriale i anuale pentru a fi trimise
ctre MFP, avnd ca baz raportarea financiar efectuat de UMPFE
pentru proiectul ROSE;
ntocmete propunerea de buget anual pentru proiectul ROSE;
informeaz inspectoratele colare cu privire la sumele alocate fiecrui
liceu beneficiar de grant;
gestioneaz i coordoneaz activitile proiectului ROSE (achiziiile de la
nivel central, managementul financiar, activitile de monitorizare i
evaluare, precum i de raportare i management al impactului asupra
mediului);
asigur sprijin pentru implementarea granturilor (elaborarea de ghiduri,
UMPFE activiti de monitorizare i mentorat etc.);
asigur managementul financiar la nivel central al granturilor pentru
licee;
monitorizeaz progresul implementrii granturilor din punct de vedere
tehnic i financiar;
raporteaz ctre Banca Mondial cu privire la proiectul ROSE, inclusiv cu
privire la Schema de Granturi pentru Licee, n baza raportrilor primite de
la fiecare liceu beneficiar de grant;
distribuie filele de buget pentru fiecare liceu beneficiar de grant;
deschid creditele bugetare n conturile de trezorerie ale liceelor
Inspectoratele benediciare de granturi;
colare sprijin implementarea proiectelor la nivel judeean/ al municipiului
Bucureti
5
Matricea responsabilitilor n implementarea Granturilor pentru Licee

Instituie/
Direcie Responsabiliti
responsabil
realizeaz proiectul n conformitate cu standardele i practicile tehnice,
economice, financiare, manageriale, de mediu i sociale, satisfctoare
Bncii;
achiziioneaz bunurile, lucrrile sau serviciile care vor fi finanate prin
Liceele
grant n conformitate cu prevederile referitoare la achiziii incluse n
beneficiare de
Ghidul de implementare;
granturi
menin aranjamentele de management financiar ntr-un mod adecvat
care s reflecte operaiunile, resursele i cheltuielile aferente grantului;
raporteaz periodic ctre UMPFE.
1.3. Combaterea practicilor de fraud i corupie

Toate persoanele i entitile care primesc fondurile aferente granturilor finanate prin SGL, sunt
responsabile pentru depunerea sau transferul acestora, iar cele care iau sau influeneaz deciziile
privind utilizarea lor au obligaia respectrii celor mai nalte standarde de etic. n particular, toate
aceste persoane i entiti trebuie s ia toate msurile corespunztoare pentru a preveni i a
combate frauda i corupia i s se abin de la implicarea n fraud i corupie n legtur cu
utilizarea respectivelor fonduri.
n conformitate cu Ghidul Anticorupie, urmtoarele practici sunt definite n general ca fraud i
corupie:
a) O practic corupt este oferirea, darea, primirea sau solicitarea, direct sau indirect, a oricrui
lucru de valoare pentru a influena n mod necorespunztor aciunile unei alte pri (de exemplu
darea i luarea de mit).
b) O practic frauduloas este orice aciune sau omisiune, inclusiv o denaturare, care, cu bun
tiin sau din impruden, induce n eroare sau ncearc s induc n eroare una dintre pri,
pentru a obine un beneficiu financiar sau de alt tip sau pentru a evita o obligaie.
c) O practic de complicitate este un aranjament ntre dou sau mai multe pri destinat realizrii
unui scop necorespunztor, inclusiv de a influena n mod necorespunztor aciunile unei alte pri.
n sensul acestei definiii, prin parte se nelege un participant la o procedur de achiziii, inclusiv
reprezentani oficiali, care ncearc, direct sau printr-o alt persoan sau entitate care nu particip
la procedura de achiziii, s simuleze competiia sau s stabileasc preurile achiziiei la un nivel
artificial, necompetitiv, ori care sunt la curent cu privire preurile celeilalte/celorlalte pri sau cu
alte condiii care ar trebui s fie confideniale.
d) O practic coercitiv presupune afectarea, dunarea, sau ameninarea de a afecta sau de a
prejudicia, direct sau indirect, oricare dintre pri sau proprieti a uneia/unora dintre pri pentru a
6
influena n mod necorespunztor aciunile unei pri. n sensul acestei definiii, prin parte se
nelege un participant la procesul de achiziii sau la execuia contractului.
e) O practic obstructiv nseamn (i) distrugerea, falsificarea, modificarea sau ascunderea n mod
deliberat a dovezilor importante pentru o anchet sau depunerea declaraiilor false n faa
anchetatorilor, n scopul de a mpiedica n mod semnificativ o anchet a Bncii asupra acuzaiilor de
practic corupt, frauduloas, coercitiv sau de complicitate; i/sau ameninarea, hruirea sau
intimidarea oricrei pri pentru a o mpiedica s divulge informaiile sale despre aspecte relevante
pentru anchet sau s continue ancheta, sau (ii) acte destinate s mpiedice n mod semnificativ
exercitarea drepturilor contractuale ale Bncii de audit sau de acces la informaii.
n conformitate cu politica Bncii Mondiale1, pentru a combate practicile de fraud i corupie n
derularea procedurilor de achiziie la nivelul granturilor finanate prin SGL, MEN-UMPFE, prin
monitorul desemnat sau direct, va ntreprinde urmtoarele aciuni referitoare la fraud i corupie:
a) Va respinge o propunere de atribuire, dac se stabilete faptul c ofertantul/consultantul
recomandat pentru atribuire, sau oricare dintre angajaii, agenii, subcontractanii, consultanii
subcontractai, prestatorii de servicii, furnizorii acestuia i/sau personalul acestora s-au implicat, n
mod direct sau indirect, n practici corupte, frauduloase, de complicitate, coercitive sau obstructive
atunci cnd au concurat pentru respectivul contract.
b) Va declara achiziie neconform i va propune anularea prii din grant alocate n baza unui
contract, n cazul n care constat, n orice moment, c reprezentani ai Beneficiarului de grant s-au
angajat n practici corupte, frauduloase, de complicitate, coercitive sau obstructive n timpul
procesului de achiziie sau n implementarea contractului n cauz, fr ca Beneficiarul s fi luat la
timp msuri adecvate, satisfctoare pentru MEN-UMPFE, pentru a aborda acele practici atunci
cnd au aprut, inclusiv prin neinformarea MEN-UMPFE i a monitorului desemnat, la momentul
aflrii acelor practici;
c) Va declara public o companie sau o persoan ca fiind neeligibil, pe termen nelimitat sau pe o
perioad stabilit de timp: (i) pentru atribuirea unui contract finanat din grant; i (ii) pentru a
candida drept subcontractant, consultant, furnizor sau prestator de servicii al unei companii
eligibile creia i s-a atribuit un contract finanat din grant;
n vederea respectrii standardelor de etic i a prevenirii fraudei i corupiei, Beneficiarii de
granturi vor include, n documentele de licitaie i n contractele finanate din grant prin SGL, o
clauz care prevede c furnizorii i contractanii, precum i subcontractanii, agenii, angajaii,
consultanii, prestatorii de servicii sau furnizorii acestora vor permite MEN-UMPFE i Bncii
Mondiale inspecia tuturor conturilor, evidenelor i altor documente referitoare la prezentarea
ofertelor i execuia contractului, precum i auditul acestora de ctre auditori externi independeni.
n orice caz suspectat de fraud i corupie, reprezentantul legal al liceului beneficiar are obligaia
de a informa n cel mai scurt timp monitorul desemnat i reprezentanii UMPFE.
1
Conform paragrafelor 1.23 i 1.24 din Ghidul privind serviciile de consultan, pentru achiziia de servicii de
consultan, respectiv a paragrafelor 1.16 i 1.17 din Ghidul privind achiziiile, pentru achiziia de bunuri, lucrri sau
servicii, altele dect consultana (inclusiv instruire)
7
MEN-UMPFE i rezerv dreptul de a recupera sumele acordate n cadrul grantului de la

persoanele fizice gsite vinovate de gestionarea frauduloas a fondurilor, precum i dreptul de a
le aciona n judecat.
1.4. Evitarea conflictului de interese

n derularea proiectelor finanate din grant n cadrul SGL, mai ales n procesul de achiziii,
Beneficiarii se vor asigura c att personalul propriu, ct i consultanii individuali, furnizorii de
servicii, bunuri i lucrri i desfoar activitatea evitnd conflictul de interese i respectnd
prevederile prezentului ghid referitoare la acesta.
Angajaii beneficiarului trebuie s i deruleze activitatea n cadrul proiectului finanat din grant
ntr-o manier profesionist, obiectiv i imparial, asigurndu-se c niciun interes, de natur
patrimonial sau de alt natur, n legtur cu proiectul n care i desfoar activitatea, nu este de
natur s le afecteze capacitatea de a duce la ndeplinire, cu obiectivitate i imparialitate, sarcinile
care le revin, i evitnd obinerea de avantaje sau foloase necuvenite pentru ei, soi/soii, rude ori
afini, pn la gradul al patrulea inclusiv.
Consultanii (prin consultani se neleg att firme de consultan, inclusiv experii acestora, ct i
consultani individuali) angajai de Beneficiar trebuie s ofere consiliere profesional, obiectiv i
imparial i, n orice moment, s asigure clientul mpotriva oricrui risc care-i poate afecta
interesele, fr s aib n vedere lucrri viitoare, iar n prestarea serviciilor de consultan s evite
orice conflict cu alte sarcini sau cu propriile interese. Consultanii nu vor fi angajai pentru sarcini
care ar fi n conflict cu obligaii anterioare sau curente fa de ali clieni, sau care i-ar pune n
poziia s nu-i poat exercita sarcinile n cel mai bun interes al Beneficiarului.
Un consultant/ prestator/ furnizor/ executant care particip la un proces de achiziie n cadrul
proiectelor finanate din SGL nu trebuie s se afle ntr-o situaie de conflict de interese, n caz
contrar acesta nu va fi eligibil pentru atribuirea unui contract n cadrul SGL.
Fr a se limita la exemplele prezentate n continuare, consultanii/ prestatorii/ furnizorii/
executanii nu vor fi angajai n cazul circumstanelor stabilite mai jos:
(a) Conflict n cadrul activitilor de consultan i achiziie de bunuri, lucrri sau servicii, altele
dect cele de consultan: o firm ce a fost angajat de ctre Beneficiar s furnizeze bunuri, lucrri,
sau servicii, altele de dect de consultan, va fi descalificat de la prestarea serviciilor de
consultan ce rezult din sau au legtur direct cu acele bunuri, lucrri sau servicii pentru care a
fost angajat. Invers, un consultant angajat s presteze servicii de consultan pentru
implementarea unui proiect, va fi descalificat de la furnizarea ulterioar de bunuri, lucrri sau
servicii (altele dect consultan) i care rezult sau se afl n legtur direct cu serviciile de
consultan pentru care a fost angajat.
(b) Conflict n cadrul sarcinilor de consultan: Niciun consultant nu va fi angajat pentru a efectua o
sarcin care, prin natura sa, poate fi n conflict cu o alt sarcin a consultanilor. De exemplu,
8
consultanii angajai pentru pregtirea Termenilor de Referin pentru o anumit sarcin, nu vor fi
angajai pentru efectuarea sarcinii n cauz.
(c) Relaii cu personalul Beneficiarului: Nu li se va putea acorda un contract consultanilor sau
firmelor (inclusiv personalul acestora) care au o relaie de afacere sau de familie cu un angajat al
Beneficiarului (sau al ageniei de implementare, sau al unui beneficiar al unei pri din mprumut)
care este implicat n mod direct sau indirect n orice parte a:
(i) pregtirii Termenilor de Referin pentru sarcina respectiv/documentelor de licitaie/caietului
de sarcini pentru contract,
(ii) procesului de selecie/evaluare pentru contract, sau
(iii) implementrii/supervizrii unui astfel de contract
(d) Transmiterea mai multor oferte: Dac un consultant/ o firm transmite mai mult de o singur
ofert, fie separat, fie ca partener ntr-o asociere n participaie la o alt ofert, toate aceste oferte
vor fi descalificate. Este permis participarea unei firme de consultan ca subconsultant, sau a unei
persoane individuale ca membru n echip, n mai multe oferte, n cazul n care aceast
circumstan este justificat i dac acest lucru este permis de ctre Invitaia de participare, precum
i participarea unei firme ca subcontractant n mai mult de o ofert.
Astfel, Beneficiarul are obligaia s ia toate msurile care s conduc la evitarea apariiei sau
ncetarea unei astfel de situaii de conflict de interese i s informeze fr ntrziere n scris MEN-
UMPFE, cu privire la orice situaie care d natere sau este posibil s dea natere unui astfel de
conflict.
Pentru evitarea conflictului de interese, toi participanii la procedurile de achiziie derulate n

cadrul granturilor, inclusiv reprezentanii Beneficiarului (membrii echipei de proiect, ai comisiilor de
evaluare, reprezentantul legal) vor completa i semna o Declaraie privind evitarea conflictului de
interese, i o Declaraie privind confidenialitatea i imparialitatea, conform modelelor din
prezentul Ghid.
9
2. ASISTEN N IMPLEMENTAREA GRANTURILOR

Toate liceele care au accesat granturi n cadrul SGL beneficiaz de asisten tehnic i sprijin n
faza de implementare, constnd n: accesul la materiale suport/ ghiduri specifice, instruire privind
implementarea granturilor, asisten privind derularea tehnic i financiar a activitilor
proiectului etc.
2.1. Ghiduri privind implementarea granturilor i realizarea activitilor

pedagogice
Pe durata de implementare a SGL, MEN-UMPFE pune la dispoziia tuturor liceelor beneficiare

materiale ndrumtoare privind att implementarea granturilor, conform reglementrilor
specifice (Manualul de Granturi pentru Licee), ct i realizarea activitilor pedagogice, de sprijin i
extracurriculare. Astfel, se va realiza i se va distribui urmtorul set de ghiduri, ca instrument
suport pentru implementarea activitilor pedagogice, de sprijin i extracurriculare:
- Ghid privind dezvoltarea competenelor socio-emoionale;
- Ghid privind dezvoltarea personal i coaching;
- Ghid privind activitile de remediere i tutorat;
- Ghid privind consilierea i orientarea profesional;
- Ghid privind educaia incluziv.
2.2. Monitorizare i evaluare

Monitorii sunt experi contractai de ctre UMPFE/ o firm contractat de MEN-UMPFE pe toat
perioada de implementare a SGL, care i desfoar activitatea la nivel local, ndeplinind sarcini
precum:
organizarea de sesiuni de instruire cu membrii echipei de proiect, referitoare la
implementarea tehnic i financiar a grantului, inclusiv proceduri de achiziii, management
financiar, mecanisme de raportare i aspecte sociale i de protecie a mediului nconjurtor;
acordarea de asisten i consiliere echipei de proiect privind implementarea grantului,
inclusiv referitor la elaborarea Planului de achiziii, revizuirea Graficului activitilor,
eligibilitatea cheltuielilor, proceduri de achiziii, pregtirea rapoartelor tehnice i de progres
etc.;
monitorizarea derulrii acordurilor de grant, n ceea ce privete respectarea reglementrilor
aplicabile n domeniul financiar i al achiziiilor, a Graficului activitilor, a prevederilor
privind protecia mediului ori asigurarea participrii comunitii la implementarea i
monitorizarea proiectului finanat din grant;
avizarea/aprobarea solicitrilor de modificare a Graficului activitilor, a Planului de achiziii
i a celorlalte modificri solicitate de Beneficiar, conform prevederilor din Acordul de grant;
10
efectuarea periodic de vizite la faa locului i verificarea documentelor referitoare la

implementarea proiectului finanat din grant (din punct de vedere tehnic, financiar, al
achiziiilor, raportrilor etc.);
avizarea rapoartelor de progres i a rapoartelor financiare, dup verificarea respectrii
reglementrilor valabile petru SGL i a concordanei documentelor cu realitatea, precum i
eligibilitatea, autenticitatea i relevana cheltuielilor;
avizarea cererilor pentru o nou tran din grant, dup verificarea cheltuirii a cel puin 70%
din trana anterioar i respectarea prevederilor legale, a celor din Manualul de grant i a
concordanei documentelor, precum i a eligibilitii, autenticitii i relevanei cheltuielilor;
centralizarea informaiilor la nivel local i transmiterea acestora ctre MEN-UMPFE sau
raportarea centralizat n sistemul informatic, dup caz.
Monitorii vor vizita liceele care le-au fost arondate cel puin o dat pe trimestru. Liceele care vor
avea nevoie de sprijin suplimentar vor beneficia de vizite mai frecvente din partea monitorilor
desemnai.
Toate constatrile rezultate n urma acestor vizite ale monitorilor vor fi susinute prin documente i
comunicate beneficiarilor i, n caz de inexactiti/discontinuiti n rapoarte, documente suport sau
nerespectarea prevederilor stabilite, trebuie discutate i agreate cu beneficiarii msuri de
remediere.
Urmtoarea tran va fi alocat dup ce monitorul va verifica trana anterioar pe baza
documentelor justificative scanate i a datelor raportate i/sau a vizitelor pe teren. n cazul n care
sunt constatate nereguli n urma verificrii documentelor i/sau a monitorizrii la faa locului a
implementrii grantului, urmtoarea tran nu va fi alocat pn ce beneficiarul grantului nu va
remedia n mod satisfctor aceste nereguli.
Personalul UMPFE poate nsoi monitorii n timpul vizitelor pe teren sau poate efectua vizite la
liceele beneficiare de granturi pentru a verifica stadiul implementrii proiectului, documentele,
modul n care se respect reglementrile SGL etc., precum i pentru a discuta cu membrii echipelor
de proiect, elevii, directorii, cadrele didactice i membrii comunitii locale.
Monitorii vor fi n permanent legtur cu liceele beneficiare de granturi, oferindu-le acestora
orientare i asisten, ori de cte ori este nevoie.
Echipele de proiect constituite la nivelul liceelor beneficiare pot solicita clarificri (verbale sau n
scris) monitorilor desemnai, cu privire la aspecte care in de derularea grantului, iar monitorul are
obligaia de a rspunde n cel mai scurt timp. n cazul n care, n termen de 30 de zile, liceul
beneficiar nu primete un rspuns la ntrebarea adresat n scris, atunci acesta are posibilitatea de
a se adresa direct MEN-UMPFE printr-o scrisoare oficial, n care va expune detaliat tipul
informaiei solicitate precum i numele persoanei contactate care nu a rspuns solicitrii de
clarificri n termenul stabilit.
Personalul UMPFE preia rolul monitorului, verificnd documentele elaborate de echipa de proiect,
care necesit aprobare, inclusiv monitorizarea modului de realizare a achiziiilor, doar n situaia n
11
care, din diferite motive, pentru un anumit sub-proiect, nu a fost desemnat un monitor sau acesta
nu este disponibil temporar.
2.3. Asisten de tip mentorat pentru activitile pedagogice, de sprijin i

extracurriculare
Pe durata de implementare a proiectelor de ctre licee, un grup de mentori va sprijini i va
monitoriza interveniile pedagogice, de sprijin i extracurriculare la nivelul liceelor, ndeplinind
sarcini precum:
acordarea de asisten ntregii echipe a liceului beneficiar, prin consiliere i sprijin pedagogic
i metodologic, pentru creterea calitii activitilor de predare-nvare-evaluare, n
vederea sporirii performanei generale a liceului;
acordarea de asisten i consiliere echipei pedagogice a liceului beneficiar n ceea ce
privete planificarea, implementarea, monitorizarea i evaluarea activitilor pedagogice, de
sprijin i extracurriculare, astfel nct aceste activiti s fie realizate n mod coerent i
consecvent, contribuind astfel la atingerea obiectivelor proiectului finanat din grant i a
obiectivului Proiectului ROSE;
acordarea de sprijin cadrelor didactice din liceul beneficiar pentru mbuntirea practicilor
didactice, identificarea dificultilor de nvare i a nevoilor individuale ale elevilor, n
special a celor aflai n situaie de risc, adaptarea curriculumului i a instrumentelor de
evaluare la nevoile identificate, dezvoltarea competenelor elevilor etc.;
efectuarea periodic de vizite la liceu, pentru a observa practicile didactice i pentru a
consilia personalul colii (cadre didactice, directori, personal auxiliar), dar i a eventualilor
consultani angajai pentru implementarea activitilor pedagogice, de sprijin i
extracurriculare;
acordarea de asisten echipelor din licee pentru utilizarea ghidurilor i pentru realizarea
activitilor pedagogice, de sprijin i extracurriculare, elaborate n cadrul proiectului ROSE.
Se preconizeaz ca fiecare liceu s beneficieze de vizite pe an de cel puin 4 zile din partea
mentorului care ofer asisten pedagogic individualizat, n funcie de necesitile beneficiarului.
n funcie de nevoi, anumite licee beneficiare pot primi vizite suplimentare din partea mentorilor.
Mentorii vor fi n permanent legtur cu liceele beneficiare de granturi, oferindu-le acestora
orientare i asisten, ori de cte ori este nevoie.
12
3. IMPLEMENTAREA ACTIVITILOR PROIECTULUI
3.1. Demararea proiectului

Implementarea proiectului ncepe la data semnrii Acordului de Grant de ctre ambele pri.
Imediat dup intrarea n vigoare a Acordului de grant, Beneficiarul va ntreprinde urmtoarele
aciuni:
nominalizarea echipei de proiect i stabilirea sarcinilor i responsabilitilor aferente fiecrei

poziii (ntocmirea fielor de post i a contractelor/ actelor adiionale la contractele
individuale de munc sau a altor documente, dup caz);
asigurarea accesului membrilor echipei de proiect i ai CA la documentele proiectului
(Acordul de mprumut, Acordul de grant) i familiarizarea acestora cu prevederile
Manualului de Granturi pentru Licee);
planificarea n timp a activitilor prevzute n proiect i stabilirea calendarului actualizat de
desfurare a acestora, conform propunerii de proiect aprobate i innd cont de data
aprobrii Acordului de grant, precum i demararea acelor activiti realizate cu resurse
proprii (care nu necesit aplicarea unei proceduri de achiziie), dac este cazul;
realizarea Planului de achiziii i transmiterea acestuia ctre monitorul desemnat, cu
respectarea termenului prevzut n Acordul de grant;
informarea Ageniei Naionale pentru Achiziii Publice (ANAP) cu privire la semnarea
Acordului de Grant, conform prevederilor art. 28 alin. (2) din Legea 98 / 2016 privind
achiziiile publice;
comunicarea cu MEN-UMPFE/ monitorul desemnat i transmiterea
informaiilor/documentelor solicitate;
asigurarea participrii la sesiunile de instruire organizate de MEN-UMPFE, prin intermediul
monitorilor, pentru membrii echipei de proiect.
3.2. Perioada de implementare

Durata de implementare a proiectului este de 4 ani, ncepnd cu data intrrii n vigoare a Acordului
de Grant. Liceul beneficiar deruleaz activitile prevzute n proiect n perioada de implementare,
conform Graficului activitilor, cu respectarea prevederilor Acordului de Grant i ale Manualului de
Granturi pentru Licee. Activitile proiectului i bugetul aferent sunt prevzute pentru fiecare an de
proiect, care nu se confund cu anul calendaristic sau cu anul colar.
Activitile pedagogice i de sprijin, precum i cele extracurriculare se vor desfura n afara

programului colar, venind n completarea activitilor colare ale elevilor. De asemenea, activitile
proiectului, implicit cele care vizeaz lucrul direct cu elevii, se pot desfura inclusiv n zilele libere
(sfrit de sptmn, vacane etc.), cu acordul CA al Beneficiarului i al cadrelor didactice
implicate.
13
3.3. Finalizarea Acordului de Grant

La ncheierea perioadei de implementare, ulterior aprobrii Raportului final (tehnic i financiar)
primit de la Beneficiar, MEN-UMPFE va considera nchis Acordul de Grant i va transmite acestuia o
Scrisoare de informare a Beneficiarului cu privire la finalizarea grantului.
Conform prevederilor Acordului de Grant , acesta nceteaz oficial n ziua urmtoare transmiterii de
ctre MEN-UMPFE a Scrisorii de informare a Beneficiarului cu privire la finalizarea grantului, dar
nu mai trziu de 31 decembrie 2022, data de finalizare a proiectului ROSE.
Dup finalizarea perioadei de implementare, se menine obligaia Beneficiarului de a asigura
sustenabilitatea proiectului, conform propunerii de proiect aprobate i anexate Acordului de Grant.
De asemenea, Beneficiarul are obligaia de a pstra toate documentele aferente proiectului

finanat prin grant pe o perioad de cel puin 7 (apte) ani de la ncheierea Proiectului ROSE i de a
le pune la dispoziia MEN-UMPFE, monitorilor, Bncii Mondiale, reprezentanilor firmei de audit
extern angajate de UMPFE, precum i oricrui organism abilitat s efectueze verificri asupra
modului de utilizare a finanrii obinute prin grant.
3.4. Suspendarea sau Rezilierea Acordului de Grant

n cazul n care Beneficiarul nu i ndeplinete obligaiile asumate prin Acordul de grant, MEN-
UMPFE are dreptul de a suspenda sau termina dreptul acestuia de a folosi fondurile provenite
din grant, i/sau de a cere rambursarea unei pri sau a ntregului grant alocat.
MEN-UMPFE are dreptul de a rezilia unilateral Acordul de grant n urmtoarele situaii:
a) Beneficiarul, din motive imputabile lui, nu a nceput implementarea proiectului n
termen de 60 de zile de la semnarea Acordului de Grant;
b) Beneficiarul nu respect cerinele menionate n Acordul de Grant, cu privire la
raportarea n formatul solicitat i la termenele prevzute i, n urma solicitrilor de
remediere, nu implementeaz soluiile agreate;
c) Beneficiarul, din motive imputabile lui, nu cheltuie ntr-un an cel puin 10% din suma
total alocat i nu implementeaz soluiile de remediere agreate cu monitorul
desemnat;
d) Beneficiarul face cheltuieli neeligibile i nu implementeaz soluiile de remediere
agreate cu monitorul desemnat;
e) Liceul se nchide sau nceteaz s existe din motive independente de implementarea
grantului.
n cazul identificrii de ctre monitorul desemnat sau de ctre MEN-UMPFE a riscului de
apariie a uneia din situaiile mai sus menionate, MEN-UMPFE transmite o notificare
Beneficiarului prin care l informeaz cu privire la riscul de suspendare/reziliere i propune un
14
set de aciuni de remediere (precum efectuarea unei vizite la faa locului, emiterea unui act
adiional etc.), dup consultare cu monitorul desemnat. Dac soluiile de remediere identificate
nu sunt puse n aplicare de ctre Beneficiar conform termenelor stabilite, atunci MEN-UMPFE
apeleaz la suspendarea temporar/rezilierea Acordului de Grant i notific Beneficiarul n
acest sens.
n cazul rezilierii, MEN-UMPFE include n notificarea ctre liceul beneficiar i informaia cu
privire la obligaia returnrii pariale/integrale a fondurilor.
3.5. Modificri la Acordul de Grant

Avnd n vedere durata de 4 ani a proiectului aprobat pentru finanare prin SGL i nevoia de
flexibilitate, n vederea adaptrii la situaiile neprevzute aprute n perioada implementrii,
Beneficiarul poate solicita operarea unor modificri, n conformitate cu prevederile Acordului de
Grant.
Beneficiarii vor avea n vedere c orice modificare adus acordului de grant trebuie s fie temeinic
justificat, nu trebuie s afecteze obiectivele proiectului i trebuie s contribuie la o mai bun
implementare a acestuia i la atingerea indicatorilor asumai.
n funcie de tipul modificrilor solicitate de Beneficiar, acestea trebuie comunicate MEN-
UMPFE/monitorului desemnat, spre informare sau spre aprobare, dup caz.
(1) Beneficiarul va trimite ctre monitorul desemnat i MEN-UMPFE o Notificare (scrisoare de
informare care nu necesit aprobare), n cazul modificrilor precum:
a. modificri care in de aspecte tehnice privind implementarea efectiv a activitilor;
b. actualizri ale Graficului activitilor, care presupun modificarea duratei sau a perioadei de
desfurare a unor activiti, dar care nu includ renunarea la activiti aprobate prin acordul de
grant/introducerea de noi activiti.
(2) Beneficiarul va trimite ctre monitor o Solicitare de aprobare, n cazul modificrilor precum:
a. revizuiri/actualizri ale Planului de achiziii;
b. schimbri ale modalitii de monitorizare i evaluare intern a proiectului;
c. schimbri ale modalitii de implicare a comunitii n monitorizarea implementrii proiectului;
d. schimbri ale strategiei de asigurare a sustenabilitii proiectului;
e. modificri ale bugetului ntre tipurile de cheltuieli stabilite conform Manualului de granturi
pentru licee, care se ncadreaz n limita de 10% din valoarea total a Grantului, cu respectarea
ponderilor stabilite prin Acordul de grant pentru fondurile alocate celor 4 categorii de activiti
eligibile.
(3) Beneficiarul va trimite ctre MEN-UMPFE o Solicitare de aprobare, avizat de monitor, n cazul
modificrilor precum:
a. actualizri ale Graficului activitilor, care se refer la renunarea la activiti aprobate prin
acordul de grant sau la introducerea unor noi activiti, care nu se regseau n acordul de grant;
15
b. modificarea valorii indicatorilor stabilii prin Anexa la Acordul de grant.

(4) Beneficiarul va trimite ctre MEN-UMPFE o Solicitare de aprobare prin Act adiional la Acordul
de grant, avizat de monitor, n cazul modificrilor precum:
a. modificri ale bugetului ntre tipurile de cheltuieli stabilite conform Manualului de granturi
pentru licee, care depesc 10% din valoarea total a Grantului, cu respectarea ponderilor
stabilite pentru fondurile alocate celor 4 categorii de activiti eligibile;
b. prelungirea duratei Acordului de Grant, pe o perioad agreat de pri, dar nu mai mult de 31
decembrie 2022, data de finalizare a Proiectului ROSE;
c. modificarea valorii totale a grantului.
Solicitarea Beneficiarului de a efectua modificri asupra propunerii de proiect aprobate va descrie
modificrile solicitate, precum i o justificare fundamentat a acestora, indiferent dac aceasta
necesit aprobare sau nu, i va fi nsoit de documentul modificat, dac este cazul. Monitorul
desemnat va analiza propunerile de modificare care necesit aprobare, verificnd relevana i
oportunitatea acestora, va solicita Beneficiarului eventuale clarificri, dup caz, i va decide dac
solicitarea poate fi avizat sau trebuie respins, ca nejustificat.
n cazul n care monitorul consider c propunerea de modificare nu este justificat i nu poate fi
aprobat, acesta va comunica Beneficiarului respingerea propunerii de modificare, inclusiv motivele
respingerii i eventuale recomandri. Ulterior, monitorul va acorda asisten liceului pentru
soluionarea problemelor care au condus la propunerea de modificare.
n cazul n care monitorul consider c propunerea de modificare este justificat i poate fi
aprobat, se vor parcurge urmtorii pai:
i. Pentru solicitrile menionate la pct. (2) a-e, monitorul va aviza propunerea de modificare,
n numele UMPFE, i va transmite avizul att Beneficiarului, ct i UMPFE;
ii. Pentru solicitrii menionate la pct. (3) a-b, monitorul va aviza propunerea de modificare i
o va transmite ctre UMPFE, n vederea aprobrii. UMPFE va analiza solicitarea i, dup o
eventual consultare cu monitorul, va transmite Beneficiarului o Scrisoare de aprobare a
modificrii/ Scrisoare de respingere a modificrii, inclusiv motivele respingerii i eventuale
recomandri;
iii. Pentru solicitrile menionate la pct. (4) a-c, monitorul va aviza propunerea de modificare i
o va transmite ctre UMPFE, n vederea aprobrii prin act adiional la Acordul de Grant.
UMPFE va analiza solicitarea i, dup o eventual consultare cu monitorul, va elabora Actul
Adiional la Acordul de Grant sau va transmite Beneficiarului o Scrisoare de respingere a
modificrii, inclusiv motivele respingerii i eventuale recomandri;
iv. Pentru alte modificri majore propuse de Beneficiar, UMPFE va decide, n funcie de
solicitare, asupra modalitii de aprobare (direct sau prin Act Adiional la Acordul de Grant).
Orice modificare adus proiectului sau acordului de grant se aplic de la data aprobrii/ notificrii,
fr s produc efecte retroactive.
16
Modificrile aduse proiectului sau Acordului de Grant pot fi iniiate i de ctre MEN-UMPFE n
perioada de implementare a proiectului i nu vor avea efecte retroactive. De exemplu, n situaia n
care, n urma verificrii ori a activitilor de monitorizare i evaluare, MEN-UMPFE constat c
activitile proiectului nu au condus i nu vor conduce la rezultatele ateptate, atunci MEN-UMPFE
poate propune Beneficiarului s revizuiasc activitile proiectului, innd cont de recomandrile
formulate.
3.6. Resursele umane proprii implicate n proiect

n contextul SGL, resursele umane implicate n implementarea grantului reprezint toate persoanele
care particip la realizarea activitilor prevzute n proiect, respectiv:
personalul propriu al Beneficiarului: membrii echipei de proiect responsabile de activitile

de management, precum i cadrele didactice/consilierii din liceu/personalul didactic auxiliar,
implicai n activitile pedagogice i de sprijin/ extracurriculare;
experi din afara instituiei : firme/ONG/consultani individuali selectai n baza unei
proceduri de achiziie de servicii de consultan, conform prevederilor prezentului Ghid, n
vederea realizrii unor activiti pedagogice i de sprijin/extracurriculare;
reprezentani ai comunitii colare/locale, implicai n proiect pe baz de voluntariat,
conform legislaiei n vigoare.
Personalul propriu, personal didactic sau didactic auxiliar, angajat pe durat nedeterminat sau
determinat, care contribuie la implementarea activitilor sau la managementul grantului,
suplimentar normei de munc, poate fi remunerat pentru activitile derulate n cadrul proiectului,
n limita fondurilor disponibile/bugetului aprobat, din categoria (f) Costuri operaionale adiionale.
Salarizarea se face n baza unui contract de munc/act adiional la contractul de munc, cu
respectarea prevederilor legale n vigoare.
Niciun funcionar public nu poate fi remunerat pentru activitatea desfurat n proiect cu sume
din grant, indiferent dac este vorba despre personal propriu sau personal selectat n baza unei
proceduri de achiziie!
n conformitate cu Art. 16 alin. (5) i (6) al Hotrrii Guvernului nr. 26/2017 privind organizarea i
funcionarea MEN, unitile de nvmnt liceal beneficiare de granturi din Proiectul ROSE pot
angaja cu contracte individuale de munc, pe perioada proiectului, personalul necesar pentru
implementarea activitilor prevzute n Acordul de Grant, n afara numrului maxim de posturi
aprobat la nivelul unitii respective.
3.6.1. Echipa de proiect (EP)
17
Echipa de proiect nominalizat va funciona pe toat durata de implementare a proiectului i va

include n mod obligatoriu2:
un coordonator de grant, care poate fi directorul, directorul adjunct sau un alt cadru
didactic desemnat;
un responsabil financiar, contabilul ef/contabilul unitii de nvmnt;
un responsabil pentru realizarea achiziiilor, care poate fi un membru al CA sau oricare
reprezentant al personalului didactic/auxiliar care are competene minime necesare pentru
realizarea achiziiilor.
n tabelul de mai jos sunt prezentate principalele responsabiliti ale echipei de proiect:
RESPONSABILITILE PRIVIND IMPLEMENTAREA GRANTULUI

COORDONATORUL DE GRANT
coordoneaz derularea activitilor proiectului;
asigur respectarea acordului de grant i a prevederilor legale aplicabile, pe toat
durata proiectului;
gestioneaz/coordoneaz resursele umane implicate n proiect i stabilete
procedurile interne de monitorizare i validare a activitii acestora;
asigur monitorizarea implementrii proiectului - a activitilor, a nivelului de
ndeplinire a obiectivelor propuse i a gradului de atingere a indicatorilor stabilii,
precum i luarea deciziilor necesare pentru rezolvarea la timp a oricrei probleme
care poate aprea pe parcursul implementrii;
stabilete msurile necesare pentru a evita orice situaie neprevzut care ar putea
impiedica implementarea proiectului, iar n cazul apariiei unei asemenea situaii, ia
msurile de remediere adecvate;
informeaz permanent conducerea colii/ Consiliul de Administraie despre stadiul
implementrii/ progresul proiectului, despre eventualele dificulti i probleme
aprute, precum i despre msurile de soluionare a acestora luate de echipa de
proiect sau propunerile de msuri care necesit aprobarea conducerii colii/
Consiliului de Administraie;
asigur implicarea comunitii colare/locale n implementarea i monitorizarea
proiectului;
este responsabil de ntocmirea Rapoartelor de progres trimestriale privind stadiul
implementrii tehnice i financiare a proiectului i, dup aprobarea de ctre
reprezentantul legal, le transmite spre validare monitorului desemnat, la termenul
convenit;
este responsabil de ntocmirea Raportului final privind implementarea proiectului i
de transmiterea spre validare monitorului desemnat, la termenul stabilit (ulterior
aprobrii acestuia de ctre reprezentantul legal);
rspunde de pregtirea oricror alte rapoarte solicitate de MEN-UMPFE/monitori sau
Banca Mondial;
coordoneaz procesul de realizare a achiziiilor, precum i managementul
contractelor de achiziie;
2
Cf. Ghidului Aplicantului, seciunea 4.2 Echipa pentru pregtirea propunerii de proiect i Echipa de proiect
18
asigur respectarea cerinelor cu privire la impactul de mediu;

asigur transparena cu privire la utilizarea fondurilor sau orice alte informaii
relevante despre proiect;
coordoneaz nregistrarea n Sistemul Informatic de Management (SIM) a tuturor
raportrilor solicitate, asigurndu-se c datele introduse n SIM sunt corecte, exacte
i reflect realitatea;
particip la programele de formare i ntlnirile de lucru organizate periodic de MEN-
UMPFE sau de monitori, pe plan local;
menine comunicarea permanent cu monitorul desemnat i rspunde la termenele
convenite solicitrilor transmise de MEN-UMPFE/monitor;
rspunde solicitrilor primite n timpul vizitelor de monitorizare i audit extern.
RESPONSABILUL FINANCIAR
asigur managementul financiar al proiectului;
monitorizeaz activitile i operaiunile financiar-contabile ale proiectului;
ntocmete i, dup aprobarea de ctre coordonatorul de grant/ordonatorul de
credite, transmite MEN-UMPFE/monitorului previziunile legate de alocrile financiare
lunare/trimestriale;
asigur realizarea cheltuielilor conform bugetului aprobat i cu respectarea
condiiilor de eligibilitate corespunztoare fiecrei categorii de activiti;
urmrete modul de execuie a bugetului aprobat, exactitatea i corectitudinea
acestuia i, dac este cazul, solicit revizuirea bugetului, conform prevederilor
Acordului de Grant i ale prezentului Ghid;
coordoneaz angajarea i efectuarea plilor;
realizeaz operaiunile bancare aferente proiectului i asigur relaia cu Trezoreria;
efectueaz i nregistreaz operaiunile financiar-contabile aferente proiectului la
nivelul Beneficiarului;
nregistreaz n Sistemul Informatic de Management (SIM) toate datele financiar-
contabile solicitate, asigurndu-se c datele introduse n SIM concord cu realitatea,
sunt corecte, exacte i reflect execuia bugetar;
ntocmete rapoartele financiare i declaraiile de pli, nsoite de documentele
justificative, conform cerinelor specifice;
urmrete stadiul implementrii financiare a proiectului (execuia bugetar) i
raporteaz situaia coordonatorului de grant/ reprezentantului legal/ CA;
pstreaz toate documentele financiar - contabile, n conformitate cu Acordul de
Grant i cu prevederile legale n vigoare;
nregistreaz i gestioneaz bunurile din patrimoniu achiziionate n cadrul
proiectului, cu respectarea dispoziiilor legale n vigoare;
rspunde solicitrilor din timpul vizitelor de monitorizare i audit extern.
RESPONSABILUL PENTRU REALIZAREA ACHIZIIILOR
planific realizarea achiziiilor aferente proiectului conform Acordului de Grant i a
prezentului Ghid, cu respectarea legislaiei aplicabile;
ntocmete i actualizeaz Planul de achiziii i, dup aprobarea de ctre
coordonatorul de grant, l transmite monitorului desemnat spre aprobare;
19
sprijin activitatea responsabilului financiar n alocarea fondurilor necesare pentru

derularea achiziiilor;
lanseaz i coordoneaz procedurile de achiziii de bunuri/lucrri/servicii prevzute
n proiect, cu respectarea Planului de achiziii, a Acordului de Grant i a prevederilor
prezentului Ghid;
particip la elaborarea specificaiilor tehnice/devizelor de lucrri/termenilor de
referin i ntocmete documentaiile de achiziie aferente;
transmite invitaiile de participare ctre potenialii ofertani i public anunurile
specifice ;
coordoneaz activitile de primire, deschidere i evaluare a ofertelor/ scrisorilor de
interes/ propunerilor tehnice i financiare i asigur comunicarea rezultatelor
procedurii ctre toi participanii la procedur (inclusiv publicarea anunului de
atribuire, dac este cazul );
coordoneaz activitile de semnare a contractelor de achiziii cu ofertanii selectai;
coordoneaz activitile privind soluionarea contestaiilor, dac este cazul;
nregistreaz n Sistemul Informatic de Management (SIM) toate datele solicitate
referitoare la achiziii, asigurndu-se c datele introduse n SIM concord cu
documentele originale;
transmite MEN-UMPFE/monitorului desemnat, dup caz, toate documentele care fac
obiectul verificrilor prealabile i ulterioare, conform cerinelor specifice;
asigur managementul contractelor de achiziie, cu sprijinul celorlali membri ai
echipei de proiect;
rspunde solicitrilor din timpul vizitelor de monitorizare i audit extern.
Echipa de proiect poate include i ali membri - asisteni implicai n activiti de management
precum realizarea achiziiilor, derularea financiar-contabil a grantului sau raportarea tehnic i
financiar, n funcie de necesiti, dar salarizarea acestora se face cu ncadrare n limita fondurilor
disponibile pentru activitile de management (cel mult 10% din valoarea total a grantului).
Membrii echipei de proiect pot fi nlocuii prin decizia reprezentantului legal al Beneficiarului, cu
obligaia de a notifica MEN-UMPFE i monitorul desemnat cu privire la aceast modificare.
3.6.2. Cadre didactice/consilieri implicai n derularea activitilor proiectului
Ulterior semnrii Acordului de Grant, Beneficiarul ntreprinde o analiz a resurselor umane proprii
i selecteaz, dintre cei care i-au exprimat interesul de a participa la activitile proiectului, n baza
unor criterii obiective i transparente, personalul care va realiza activiti pedagogice i de sprijin,
precum i extracurriculare, n conformitate cu propunerea de proiect i bugetul aprobat.
n baza hotrrii CA, directorul liceului nominalizeaz cadrele didactice/consilierii selectai care vor
fi implicai n primul an de implementare a proiectului, n baza principiilor menionate. n baza
acestei decizii interne, se ntocmesc contracte individuale de munc / acte adiionale la contractele
de munc, pentru activitile desfurate n proiect i remunerate din grant, cu respectarea
20
prevederilor legale n vigoare. Periodic, de regul la finalizarea fiecrui an de implementare,

Beneficiarul analizeaz rezultatele obinute n cadrul proiectului i contribuia personalului propriu
implicat. n urma acestei analize, Beneficiarul poate decide continuarea sau nu a activitii unor
cadre didactice/consilieri pentru anul urmtor, n funcie de performana acestora (msurat prin
rezultatele colare obinute de elevi, dar i prin feedback-ul beneficiarilor - elevi, prini etc.)
Pentru justificarea activitii derulate de personalul propriu, la nivelul Beneficiarului se vor stabili
procedurile interne de monitorizare i validare a activitii acestuia, inclusiv o modalitate de
nregistrare/consemnare a activitii desfurate (activitatea, perioada i durata de desfurare,
participanii, precum i orice alte informaii relevante). De exemplu, o unitate de nvmnt
beneficiar poate ntocmi o anex la condica de prezen a personalului, dedicat exclusiv
activitilor finanate prin ROSE. Plile se vor face n baza pontajelor nregistrate n condic i vor fi
aprobate de coordonatorul de grant/directorul liceului, n limita fondurilor disponibile.
21
4. REALIZAREA ACHIZIIILOR N CADRUL GRANTURILOR
4.1. Aspecte generale

Toate achiziiile n cadrul granturilor vor fi realizate n conformitate cu procedurile specifice,
prevzute n Acordul de grant i n prezentul Ghid de implementare, parte integrant a Manualului
de Granturi.
n conformitate cu Legea nr. 234/2015 pentru ratificarea Acordului de mprumut (Proiectul
privind nvmntul secundar) ntre Romnia i BIRD, achiziiile n cadrul granturilor se realizeaz
respectnd Ghidurile Bncii Mondiale privind realizarea achiziiilor, astfel:
1. Ghidul privind selecia i angajarea consultanilor n cadrul mprumuturilor BIRD i a Creditelor
i Granturilor Asociaiei Internaionale pentru Dezvoltare (AID), de ctre mprumutaii Bncii
Mondiale, denumit Ghidul privind serviciile de consultan, publicat n ianuarie 2011 i
revizuit n iulie 2014;
2. Ghidul privind achiziia de bunuri, lucrri i servicii, altele dect cele de consultan, n cadrul
mprumuturilor BIRD i a Creditelor i Granturilor AID, de ctre mprumutaii Bncii
Mondiale, denumit Ghidul privind achiziiile, publicat n Ianuarie 2011 i revizuit n iulie
2014;
De asemenea, este necesar s fie respectate cu strictee prevederile Ghidului privind
prevenirea i combaterea fraudei i corupiei pentru proiecte finanate prin mprumuturi BIRD,
credite i granturi AID, denumit Ghidul Anticorupie, publicat n octombrie 2006 i revizuit n
ianuarie 2011.
Beneficiarul de grant va acorda o atenie deosebit prevederilor privind Eligibilitatea
(clauzele 1.8 1.10 din Ghidul privind achiziiile, respectiv 1.11 1.13 din Ghidul privind serviciile
de consultan), Fraud i Corupie (clauzele 1.16 1.17 din Ghidul privind achiziiile, respectiv
1.23 1.24 din Ghidul privind serviciile de consultan) i Conflictul de Interese (clauzele 1.6 1.7
din Ghidul privind achiziiile, respectiv 1.9 din Ghidul privind serviciile de consultan).
O companie sau o persoan fizic, care a fost sancionat de ctre Banca Mondial n
conformitate cu Ghidul privind achiziiile sau cu Ghidul privind serviciile de consultan sau pe
baza Ghidului Anticorupie, va fi declarat neeligibil de la atribuirea unui contract finanat de
Banca Mondial sau nu va putea beneficia dintr-un contract finanat de Banc, financiar sau n
oricare alt manier, pe perioada stabilit de ctre Banc. Lista firmelor i a persoanelor fizice
excluse de la atribuirea contractelor finanate de Banca Mondial este disponibil la adresa
www.worldbank.org/debarr
Principiile de baz care reglementeaz procesul de achiziie n cadrul SGU:
Economia i eficiena, respectiv folosirea sistemului concurenial i a criteriilor economice,
pentru atribuirea contractului de achiziie public;
Transparena, respectiv punerea la dispoziia tuturor celor interesai a informaiilor referitoare
la aplicarea procedurii pentru atribuirea contractului de achiziie public;
Informaii i oportuniti egale pentru toi participanii, respectiv, asigurarea condiiilor pentru
ca orice furnizor de produse, executant de lucrri sau prestator de servicii s aib anse egale de
a i se atribui contractul respectiv, inclusiv aplicarea n mod nediscriminatoriu a criteriilor de
selecie i a criteriilor pentru atribuirea contractului de achiziie public;
22
Confidenialitate i corectitudine pe parcursul evalurii, respectiv garantarea protejrii

secretului comercial i a proprietii intelectuale ale ofertantului;
Stimularea contractrii pe plan local, respectiv ncurajarea utilizrii resurselor umane i
materiale disponibile pe plan local.
Actorii implicai n procesul de achiziii n cadrul grantului sunt:
La nivelul beneficiarului - responsabilul pentru realizarea achiziiilor i ceilali membri ai
echipei de sub-proiect sunt responsabili att pentru aplicarea procedurilor de achiziii, ct i
pentru monitorizarea i raportarea acestora;
La nivel local - monitorii verific i monitorizeaz modul de realizare a achiziiilor i ofer
Beneficiarilor asisten tehnic n derularea procedurilor de achiziii;
La nivel central - personalul UMPFE3 asigur asisten de specialitate n aplicarea i
monitorizarea procedurilor de achiziii n cadrul granturilor.
Beneficiarul de grant este responsabil de realizarea achiziiilor n cadrul proiectului, n
conformitate cu prevederile Acordului de Grant i ale Manualului de Granturi.
Realizarea achiziiilor n cadrul granturilor presupune ndeplinirea de ctre Beneficiari a
urmtoarelor aciuni:
Revizuirea estimrilor costurilor pentru activitile planificate, cu ncadrarea n bugetul
aprobat;
ntocmirea Planului de Achiziii, cu utilizarea metodei adecvate pentru fiecare achiziie,
potrivit procedurilor din prezentul Ghid;
ntocmirea specificaiilor tehnice pentru bunuri/ devizelor estimative pentru lucrri/
termenilor de referin pentru servicii;
Trimiterea Cererilor de oferte, primirea i nregistrarea ofertelor;
Evaluarea ofertelor i desemnarea ofertei ctigtoare n conformitate cu criteriile de
evaluare stabilite;
Acordarea i semnarea contractului / a notei de comand;
Verificarea documentelor referitoare la cantitatea i calitatea bunurilor furnizate sau
lucrrilor efectuate de executani, sau a serviciilor prestate/ rapoartelor/ livrabilelor
elaborate de consultani;
Efectuarea plilor i ntocmirea documentelor de raportare solicitate de MEN-
UMPFE/monitor;
Arhivarea tuturor documentelor aferente achiziiilor i, la cerere, punerea lor la dispoziia
personalului Bncii Mondiale, a auditorilor, a monitorilor i personalului MEN-UMPFE, sau a
oricror alte organisme abilitate, conform prevederilor legale n vigoare.
De asemenea, Beneficiarul are obligaia de a permite exercitarea dreptului MEN-UMPFE de
a verifica periodic, prin monitori, alte persoane/firme desemnate n acest scop de ctre UMPFE sau
3
Personalul UMPFE verific i monitorizeaz modul de realizare a achiziiilor, prelund rolul monitorului, doar n
situaia n care, din diferite motive, pentru un anumit sub-proiect, nu a fost desemnat un monitor sau acesta nu este
disponibil.
23
personalul UMPFE, modul de realizare a achiziiilor prevzute n cadrul proiectului, precum i a

dreptului Bncii Mondiale de a solicita audituri i de a inspecta operaiunile aferente grantului,
inclusiv realizarea achiziiilor.
4.2. Planificarea achiziiilor

Achiziiile din proiect se realizeaz n conformitate cu Planul de Achiziii. Pregtirea unui
Plan de Achiziii realist, fezabil, este o condiie esenial pentru monitorizarea i implementarea cu
succes a proiectului.
Planul de Achiziii se ntocmete conform modelului furnizat n Anexa 1, pe baza activitilor
principale din cadrul proiectului i a bugetului aprobat, pentru ntreaga perioad de implementare.
UMPFE, respectiv monitorul desemnat va sprijini beneficiarul n elaborarea Planului de
Achiziii imediat dup semnarea Acordului de Grant i va aproba varianta final a acestuia.
Planul de Achiziii este strict corelat cu Graficul activitilor proiectului i cuprinde informaii
referitoare la:
denumirea achiziiei, cu enumerarea bunurilor/lucrrilor/serviciilor care se achiziioneaz i
indicarea cantitii;
bugetul estimat pentru fiecare achiziie;
metoda de achiziie utilizat;
datele estimate pentru lansarea procedurii, pentru semnarea contractului i pentru
finalizarea acestuia.
Pentru elaborarea Planului de Achiziii, se vor parcurge urmtoarele etape:
i. ntocmirea listei de bunuri, lucrri i servicii necesare pentru realizarea activitilor prevzute
n proiect, precum i stabilirea datelor estimate la care acestea trebuie sa fie disponibile,
conform calendarului estimat al activitilor, dar i a previziunilor de alocare a tranelor de
finanare;
ii. Gruparea bunurilor/lucrrilor/serviciilor care urmeaz a fi achiziionate/contractate n
pachete, dac este cazul; fiecare pachet va reprezenta n final un proces de achiziie;
iii. Estimarea costurilor potrivit bugetului aprobat al grantului, dar i n baza informaiilor
obinute de pe pia: preuri de desfacere, preuri din cataloage, preuri disponibile pe
Internet etc. Stabilirea acestor costuri estimative trebuie efectuat cu mare atenie, astfel
nct s reflecte ct mai fidel preurile reale practicate pe pia;
iv. Stabilirea metodei de achiziie aplicabile, n conformitate cu prevederile din prezentul Ghid;
v. Estimarea duratei fiecrui proces de achiziie, data lansrii procedurii, data semnrii
contractului i data finalizrii fiecrui contract.
Fiecare produs, lucrare sau serviciu din cadrul unui proiect poate fi considerat un articol de
achiziionat. Articolele se pot grupa pe pachete de achiziie cuprinznd articole similare din punct
de vedere tehnic i care vizeaz acelai tip de firme furnizoare. Articolele din cadrul unui pachet pot
fi mprite pe loturi, innd cont de natura articolelor/ caracteristicile tehnice i apoi de specificul
pieei i al furnizorilor. De exemplu, Pachetul Echipamente poate cuprinde n lotul 1 patru laptopuri
i o multifuncional, iar n lotul 2 un videoproiector i un ecran de proiecie.
24
Beneficiarul de grant va stabili utilizarea unei anumite metode pentru fiecare achiziie, n
funcie de:
Categoria de achiziie (bunuri/lucrri/servicii);
Particularitile i complexitatea bunurilor/lucrrilor/serviciilor care urmeaz a fi
achiziionate;
Bugetul estimat.
n planul de achiziii se vor descrie toate procedurile de achiziii, cu excepia celor
corespunztoare costurilor operaionale, care se realizeaz n conformitate cu legislaia
romneasc n domeniul achiziiilor publice.
Toate procedurile de achiziii derulate n cadrul unui grant se vor efectua n conformitate cu
Planul de Achiziii aprobat.
Planul de Achiziii se revizuiete anual sau ori de cte ori este nevoie (inclusiv n situaia
modificrii procedurii de atribuire, de ex. organizarea unei proceduri de Selecie din Surs Unic
sau de Contractare Direct n locul unei proceduri competitive), orice modificare fiind transmis,
spre aprobare, UMPFE/ monitorului desemnat. Pentru orice modificare a Planului de Achiziii,
beneficiarul va transmite o not explicativ ctre UMPFE / monitorul desemnat, n care va prezenta
motivele pentru care dorete modificarea, mpreun cu noua variant a Planului. Modificarea
solicitat intr n vigoare ulterior aprobrii acesteia.
4.3. Metode de achiziii aplicabile n cadrul granturilor

Procedurile de achiziii descrise n cadrul acestui Manual sunt obligatorii pentru beneficiarii
de grant. n funcie de tipul de cheltuieli vizate, urmtoarele metode specifice de achiziii pot fi
aplicate n cadrul granturilor:
Tipuri / categorii de Metode specifice de achiziii

cheltuieli
Selecie n baza calificrii consultanilor (SCC)
a) Servicii de
Selecie de consultani individuali (SCI)
consultan
Selecie din surs unic (SSU)
Cerere de oferte (CO)
b) Instruire
Contractare direct (CD)
c) Servicii, altele dect Cerere de oferte (CO)
consultan Contractare direct (CD)
d) Bunuri Achiziionare de Articole de pe Raft (AAR)
e) Lucrri
Pentru achiziiile corespunztoare Costurilor operaionale adiionale,
Beneficiarul va aplica legislaia romneasc n domeniul achiziiilor
publice.
f) Costuri operaionale
n consecin, achiziiile din cadrul proiectului, corespunztoare
adiionale
Costurilor operaionale adiionale, trebuie cuprinse n planul de
achiziii general al Beneficiarului respectiv (ntocmit conform Legii 98 /
2016 privind achiziiile publice).
25
Beneficiarii au obligaia de a aplica una dintre metodele de mai sus pentru atribuirea
oricrui contract de achiziie din cadrul sub-proiectelor.
Ca regul general, pentru respectarea principiilor de baz care reglementeaz procesul
de achiziie, menionate la punctul 4.1, se recomand aplicarea metodelor competitive precum:
Selecie n baza calificrii consultanilor (SCC), pentru servicii de consultan prestate de
firme;
Selecie de consultani individuali (SCI), pentru servicii de consultan prestate de experi
individuali;
Cerere de oferte (CO), pentru achiziia de bunuri, lucrri sau servicii, altele dect
consultana (inclusiv Instruire).
Celelalte metode prezentate se pot aplica doar n anumite circumstane, bine justificate,
conform prezentului Ghid.
4.4. Dispoziii comune aplicabile tuturor metodelor de achiziii n cadrul

granturilor
Beneficiarul are obligaia s respecte dispoziiile prezentate n continuare, aplicabile tuturor
metodelor de achiziie prevzute de acest Ghid, fie c vizeaz selecia consultanilor sau achiziia de
bunuri/ lucrri/ servicii, altele dect cele de consultan.
Prezentul Ghid furnizeaz, n seciunea de Anexe, modele de ntocmire a documentaiei

specifice procedurilor de achiziii, precum i modele de contracte care pot fi ncheiate n urma
parcurgerii unei astfel de proceduri.
Beneficiarii pot face adaptri / completri ale modelelor propuse, conform necesitilor
specifice ale sub-proiectului, atta vreme ct sunt prezente toate elementele de coninut stabilite
n model.
4.4.1. Pregtirea specificaiilor tehnice/ caietului de sarcini/ termenilor de

referin
Anterior demarrii unei proceduri de achiziie, Beneficiarul va elabora specificaiile tehnice/

caietul de sarcini/ termenii de referin, ntr-o manier ct mai clar i cuprinztoare, astfel nct s
fie descrise toate caracteristicile bunurilor/ lucrrilor/ serviciilor necesare Beneficiarului care permit
tuturor ofertanilor s elaboreze oferta tehnic, pe baza accesului egal la informaii.
Pentru serviciile de consultan aceste cerine sunt denumite Termeni de Referin, pentru
bunuri sau servicii, altele dect consultana se numesc Specificaii tehnice, iar pentru lucrri, Caiet
de sarcini (sau Devizul lucrrilor).
Specificaiile tehnice/ caietul de sarcini sau devizul lucrrilor/ termenii de referin includ
toate cerinele, inclusiv caracteristicile de natur tehnic /funcional /operaional care permit
fiecrui bun/ lucrare/ serviciu s fie descris n mod obiectiv, ntr-o manier corespunztoare
ndeplinirii necesitii Beneficiarului, n concordan cu Acordul de Grant.
Termenii de referin se ntocmesc conform modelului furnizat n Anexa 5.1 i conin cel
puin descrierea serviciilor solicitate, experiena/ condiiile minimale pe care trebuie s le
26
ndeplineasc prestatorul, durata i perioada de desfurare a activitii i orice alte informaii

relevante pentru sarcina propus.
Specificaiile tehnice trebuie s evite referirea la o anumit marc/firm, origine, procedeu.

Dac acest lucru nu este posibil, atunci referirea la o anumit marc/ firm trebuie urmat
obligatoriu de expresia sau echivalent.
4.4.2. ntocmirea Referatului de necesitate

Referatul de necesitate se ntocmete anterior demarrii procedurii de achiziie, de regul
de ctre directorul de grant i este aprobat de ctre reprezentantul legal al Beneficiarului. Referatul
cuprinde descrierea obiectului contractului, prezentarea motivelor pentru care este necesar
achiziia, prin corelare cu obiectivele i activitile sub-proiectului, precum i innd cont de
principiul cost rezultate, valoarea estimat, precum i metoda de achiziie care urmeaz a fi
aplicat, conform Planului de Achiziii aprobat.
Un model de Referat de necesitate este furnizat n Anexa 2 a prezentului Ghid.
n msura n care acest lucru este posibil, Beneficiarul va ntocmi o list care s conin
minimum 5 (cinci) furnizori/ prestatori/ executani/ consultani eligibili, care, din informaiile
deinute de Beneficiar, au calificarea i capacitatea de a presta serviciile/ furniza bunurile sau
executa lucrrile, pentru activitile n cauz.
Astfel, Beneficiarul va face toate demersurile pentru a se asigura c firmele/ persoanele care
urmeaz a fi invitate au o bun reputaie, iar serviciile solicitate fac parte din obiectul curent de
activitate al acestora.
Lista cu potenialii furnizori/ prestatori/ executani/ consultani calificai, precum i
specificaiile tehnice/ caietul de sarcini/ termenii de referin aprobai se vor anexa Referatului de
necesitate (a se vedea Anexa 2).
Valorile estimate, stabilite la nivelul Planului de Achiziii, sunt detaliate i actualizate, n
baza necesitilor efective, conform specificaiilor tehnice aprobate, precum i a preurilor curente
practicate pe pia. Valorile de referin ale preurilor/ cotaiilor utilizate pentru estimarea
costurilor pot fi primite de la diveri ofertani, direct sau n urma unei solicitri, pot fi obinute prin
analiza pieei (cataloage, magazine online i orice baz de date disponibil pe internet) sau pot fi
stabilite pe baza unor cheltuieli similare, efectuate anterior de ctre Beneficiar.
n cazul n care valoarea estimat actualizat la nivelul Referatului de necesitate depete
valoarea aprobat la nivelul Planului de Achiziii, Beneficiarul poate lansa procedura de achiziie
doar n urma aprobrii prealabile a UMPFE / monitorului i a actualizrii corespunztoare a Planului
de Achiziii.
Valoarea estimat, menionat n Referatul de necesitate, trebuie s fie valabil la
momentul efectiv al lansrii, respectiv transmiterea invitaiilor de participare.
Nicio procedur de achiziie nu poate fi lansat fr aprobarea Referatului de necesitate de

ctre reprezentantul legal al Beneficiarului.
4.4.3. Stabilirea Comisiei de evaluare

Pentru atribuirea fiecrui contract de achiziie, Beneficiarul are obligaia de a alctui o
Comisie de Evaluare, format din cel puin 3 membri.
27
Decizia pentru numirea comisiei de evaluare este emis de reprezentantul legal al

Beneficiarului. Un model de decizie este furnizat n Anexa 3 a prezentului Ghid.
Comisia de evaluare este format din membri ai Consiliului de Administraie, ai echipei de
sub-proiect sau alt personal implicat n derularea activitilor sub-proiectului i are urmtoarele
atribuii, dup caz:
Deschiderea ofertelor i verificarea coninutului acestora (se va verifica dac ofertele sunt
complete sau nu);
Verificarea documentelor de calificare, dac acestea au fost cerute;
Evaluarea CV-urilor i a documentelor suport/ ofertelor/ propunerilor tehnice i financiare;
Stabilirea consultantului selectat i negocierea contractului, n cazul achiziiei de servicii de
consultan;
Stabilirea ofertei ctigtoare, n cazul achiziiei de bunuri, lucrri sau servicii, altele dect
consultan.
Membrii comisiei de evaluare au obligaia de a cunoate i respecta prevederile prezentului
Ghid de implementare. Evaluarea se face cu pstrarea confidenialitii, cu obiectivitate i
imparialitate i lund n considerare prevederile privind conflictul de interese.
Beneficiarul are obligaia de a pstra confidenialitatea asupra coninutului ofertei, precum
i asupra oricrei informaii privind ofertantul, a cror dezvluire ar putea aduce atingere dreptului
acestuia de a-i proteja proprietatea intelectual sau secretele comerciale.
Comisia de evaluare nu are dreptul de a dezvlui ofertanilor sau altor persoane,
neimplicate oficial n procedura de atribuire a contractului de achiziie public, informaii legate de
propria activitate pn cnd nu a fost comunicat rezultatul aplicrii procedurii respective.
Beneficiarul are obligaia de a lua toate msurile necesare pentru evitarea situaiilor de
natur s determine apariia unui conflict de interese, aa cum este acesta definit n reglementrile
Bncii Mondiale i n legislaia naional.
n sensul celor mai sus menionate, membrii comisiei de evaluare vor semna declaraii
privind evitarea conflictului de interese i declaraii de confidenialitate i imparialitate, conform
modelelor din Anexa 4.1, respectiv Anexa 4.2 a prezentului Ghid.
4.4.4. Lansarea invitaiei de participare i asigurarea publicitii
n cazul achiziiei de servicii de consultan, Invitaia de participare se ntocmete de ctre

Beneficiar, conform modelelor furnizate n Anexa 5.2.1 i Anexa 5.2.2 ale prezentului Ghid i trebuie
s indice, n mod obligatoriu, datele de identificare a Beneficiarului, informaii privind sub-proiectul
n cadrul cruia sunt necesare serviciile de consultan care urmeaz a fi prestate, descrierea
serviciilor, data limit pentru depunerea scrisorilor de interes, precum i alte meniuni considerate
importante de ctre Beneficiar. Invitaia de participare este nsoit de Termenii de referin,
precum i de formularele care vor fi completate de candidai pentru demonstrarea calificrilor i a
experienei anterioare a firmei i a experilor din cadrul firmei.
n cazul achiziiei de bunuri/ lucrri/ servicii, altele dect consultan, Invitaia de participare
trebuie s indice, n mod obligatoriu, bunurile/ lucrrile/ serviciile, altele dect consultana care
urmeaz a fi achiziionate, datele de identificare a Beneficiarului, data limit pentru depunerea
ofertelor, termenul de livrare/ prestare/ execuie (considerat de la data semnrii contractului),
precum i alte meniuni considerate importante de ctre Beneficiar, precum cerine legate de
garanie, ambalare, livrare, instalare etc. Pentru ntocmirea Invitaiei de participare, prezentul Ghid
28
include modele specifice pentru achiziia de bunuri (Anexa 6.2.1), servicii (Anexa 6.2.2) sau lucrri
(Anexa 6.2.3).
Invitaia de participare include n anex specificaiile tehnice/ caietul de sarcini, dup caz,
precum i o anex cu Termenii i Condiiile de Livrare/ Prestare/ Execuie, care va fi completat,
semnat i returnat de Furnizori/ Prestatori/ Executani la depunerea ofertei.
Beneficiarul se va asigura c furnizorii/ prestatorii/ executanii invitai s depun oferte, au
capacitatea tehnic i funcional necesar ndeplinirii contractului, iar bunurile, serviciile sau
lucrrile ofertate fac parte din activitatea curent a acestora. n cazul n care beneficiarul primete
oferte nesolicitate, acestea pot fi acceptate dup verificarea cu atenie a ndeplinirii condiiilor mai
sus menionate.
Pentru a se asigura c va primi un numr suficient de oferte conforme (minimum 3) care s
asigure competiia pentru atribuirea contractului, Beneficiarul va trimite cel puin 5 (cinci) Invitaii
de participare ctre furnizorii/ prestatorii/ executanii identificai ca deinnd capacitatea tehnic,
financiar i profesional s furnizeze bunurile, s presteze serviciile sau s execute lucrrile, n
conformitate cu cerinele de calitate i performan solicitate.
Se recomand ca, pentru asigurarea unui proces ct mai competitiv n atribuirea unui
contract de achiziie i a unui numr suficient de participani la procedura de achiziie, un anun de
lansare a achiziiei sau invitaia de participare, dup caz, s fie publicate de ctre Beneficiar,
utiliznd una sau mai multe din urmtoarele mijloace de publicitate: site-ul propriu, site-uri
specializate, presa local, reviste de specialitate, medii profesionale relevante etc.
n cazul n care Beneficiarul nu poate identifica un numr de 5 (cinci) posibili consultani/

prestatori/ executani, acesta poate lansa procedura de achiziie i cu un numr mai mic de invitaii
sau fr a transmite nicio invitaie, dar cu asigurarea unei publiciti adecvate, astfel nct s se
obin cel puin 3 oferte sau scrisori de interes conforme.
Beneficiarul va acorda minimum 7 (apte) zile potenialilor candidai pentru pregtirea i

transmiterea Scrisorilor de Interes/ ofertelor.
De asemenea, n cazul n care a fost publicat un anun de participare, Beneficiarul are

obligaia publicrii unui anun de atribuire, utiliznd aceleai mijloace de publicitate folosite
pentru lansarea procedurii, n termen de dou sptmni de la semnarea contractului. Anunul de
atribuire va conine, cel puin informaii referitoare la numele i adresa (localitatea, judeul)
ctigtorului desemnat, data semnrii contractului, metoda de achiziie aplicat, durata, obiectul i
valoarea contractului.
4.4.5. Solicitarea i transmiterea clarificrilor pe parcursul derulrii achiziiei

n perioada de pregtire a Ofertelor/ Scrisorilor de Interes, Beneficiarul are obligaia de a
rspunde solicitrilor de clarificri din partea furnizorilor/ executanilor/ prestatorilor/
consultanilor, cu privire la aspecte care in de cerinele/ specificaiile tehnice/ termenii de referin
sau de modul de prezentare a ofertelor/ scrisorilor de interes, n timp rezonabil, cu cel puin 24 de
ore nainte de data limit a depunerii ofertelor/scrisorilor de interes.
Rspunsul la solicitrile de clarificri se transmite tuturor furnizorilor/ prestatorilor/
consultanilor/ executanilor care au primit documentaia de achiziie i se public, dac este cazul,
folosind aceleai modaliti utilizate pentru publicarea Invitaiei de Participare. n cazul n care
Beneficiarul consider c, n urma transmiterii clarificrilor este necesar prelungirea termenului de
29
depunere a ofertelor/ scrisorilor de interes, va anuna acest lucru pe site-ul/ site-ul inspectoratului
colar pe care au fost publicate Invitaiile de Participare, precum i, dup caz, prin notificarea
tuturor furnizorilor / prestatorilor/ consultanilor/ executanilor care au primit documentaia de
achiziie.
De asemenea, pe parcursul procesului de evaluare, Comisia de evaluare poate formula i
transmite ofertanilor cereri de clarificri (informaii sau documente suplimentare, care s permit
acesteia s stabileasc dac sunt ndeplinite cerinele menionate), stabilind termenul limit pn la
care ofertanii trebuie s rspund.
Rspunsurile la Cererea de clarificri nu trebuie s duc la modificarea ofertei depuse, ci la
clarificarea unor aspecte tehnice/financiare, pentru o evaluare ct mai obiectiv. Cu excepia
situaiei n care modificarea este determinat de corectarea unor erori aritmetice, n cazul n care
ofertantul modific, prin clarificrile pe care le prezint, coninutul ofertei tehnice i/sau
financiare, comisia de evaluare are obligaia de a respinge oferta.
4.4.6. Notificri i Contestaii

Toi participanii vor fi informai cu privire la rezultatul evaluarii (numele ctigtorului i
valoarea contractului/ punctajul obinut, dup caz, termenul limit pentru depunerea
contestaiilor) prin intermediul unei notificri. Ctigtorului i se va indica data i locul pentru
negocierea i/sau semnarea contractului, dup caz.
n cazul n care un ofertant/consultant nu este de acord cu rezultatul evalurii, acesta poate
contesta n scris, n maximum 3 (trei) zile lucrtoare de la primirea notificrii, solicitnd doar
informaii referitoare la propria ofert i/sau motivele pentru care nu a fost selectat. Beneficiarul
este obligat s informeze toi participanii la procedura de achiziie despre existena unei
contestaii i s rspund contestatarului ntr-un termen rezonabil, care nu va depi 5 (cinci) zile
lucrtoare. Dac se constat c motivele contestaiei nu sunt fondate, Beneficiarul va rspunde
corespunztor, explicnd motivele respingerii. Dac se constat c procedura nu a fost respectat
sau c exist motive ntemeiate pentru contestaie, Comisia de Evaluare poate reconsidera decizia
iniial. Rspunsul dat contestaiei trebuie trimis n scris n termen de o zi dup ce s-a ajuns la o
concluzie, iar, dac decizia final s-a modificat, trebuie informai toi participanii la procedur.
Semnarea contractului va fi amnat pn la soluionarea contestaiei i trimiterea
rspunsului ctre contestatar i ceilali participani, dac este cazul.
4.4.7. nregistrarea corespondenei i a contractelor

Invitaiile de participare, notificrile, scrisorile de interes/ ofertele i solicitrile de clarificri
cu privire la procesul de achiziie, contractele de achiziie, inclusiv corespondena cu furnizorii
/executanii/ prestatorii/ consultanii elaborate n cadrul unei proceduri de achiziie, vor fi
nregistrate n registrul de coresponden. Pentru corespondena prin pot, vor fi pstrate
chitanele de confirmare.
4.5.Selecia consultanilor
n vederea selectrii consultanilor pentru realizarea serviciilor de consultan prevzute n

cadrul granturilor, se recomand utilizarea unei proceduri competitive precum Selecia n baza
30
calificrii consultanilor (SCC), n cazul firmelor, sau Selecia consultanilor individuali (SCI), n cazul
experilor individuali.
n anumite situaii bine justificate, cnd aplicarea unei proceduri competitive nu este posibil/
fezabil, att n cazul firmelor, ct i al consultanilor individuali, Beneficiarul poate contracta
serviciile de consultan prin metoda Seleciei din surs unic (SSU), dar numai cu aprobarea
prealabil a UMPFE / monitorului.
4.5.1. Selecia n baza calificrii consultanilor (SCC)

Selecia n baza calificrii consultanilor (SCC) se aplic pentru Serviciile de consultan de
natur complex, care nu pot fi realizate de un singur expert, prestatorii fiind companii/ firme sau
ONG-uri care au n obiectul de activitate astfel de servicii.
Se recomand obinerea de Scrisori de Interes de la ct mai multe companii/ firme sau
ONG-uri, dintre care cel puin 3 (trei) candidai cu experien relevant. Dac sunt ntrunite
condiiile pentru asigurarea competiiei, adic sunt primite cel puin 3 scrisori de interes de la
candidai - firme/companii sau ONG-uri care ndeplinesc condiiile de calificare, candidatul care
rspunde cel mai bine criteriilor prezentate n Invitaia de participare va fi selectat i doar acesta va
fi invitat s depun oferta (propunerea tehnic i propunerea financiar).
n cazul n care nu este ntrunit numrul minim de scrisori de interes necesare, se va relua
procedura.
n situaii bine justificate, n care Beneficiarul poate dovedi c a fcut suficiente demersuri
de informare/ publicitate pentru a obine numrul minim de oferte care rspund criteriilor, acesta
poate continua procedura de atribuire i n cazul n care a primit 2 (dou) scrisori de interes
conforme, dar numai cu acordul prealabil al UMPFE/ monitorului.
Etapele specifice care trebuie urmate pentru aceast metod sunt:
Pregtirea Termenilor de referin;
ntocmirea listei cu poteniali candidai pentru realizarea serviciilor de consultan, n msura
n care este posibil;
Pregtirea i lansarea Invitaiei de participare;
Invitaia de participare se ntocmete de ctre Beneficiar, conform modelului furnizat n Anexa
5.2.1, a prezentului Ghid.
Primirea i nregistrarea Scrisorilor de interes
Prestatorii interesai s participe la procedura de selecie vor elabora Scrisorile de interes
conform cerinelor din Invitaia de Participare, utiliznd formularele standard furnizate i le vor
transmite Beneficiarului prin modalitile precizate n invitaia de participare: n original, prin fax
sau prin email (cu confirmare de primire i nregistrare), la termenul convenit.
Toate scrisorile de interes primite vor fi nregistrate n ordinea recepionrii.
Verificarea calificrii candidailor i selecia celui care rspunde cel mai bine cerinelor
stipulate
Membrii Comisiei de Evaluare sunt responsabili pentru derularea corespunztoare a
procesului de evaluare i selectare. Acetia examineaz Scrisorile de Interes i ntocmesc Raportul
de evaluare privind selecia consultanilor, n conformitate cu modelul furnizat n Anexa 5.3.1 a
prezentului Ghid. Raportul sintetizeaz rezultatul verificrii modului de ndeplinire a cerinelor
minime de calificare de ctre candidai, precum i acordarea punctajelor prin aplicarea criteriilor de
selecie, conform invitaiei de participare/ termenilor de referin. Candidatul care ndeplinete
31
cerinele de calificare i care rspunde cel mai bine criteriior de selecie va fi invitat s depun
propunerea tehnic i financiar.
Reprezentantul legal al Beneficiarului aprob raportul elaborat de ctre Comisia de
evaluare.
Notificarea rezultatului i invitarea firmei selectate s depun propunerea tehnic i
financiar
Dup finalizarea verificrii calificrii consultanilor i aprobarea de ctre Beneficiar a
Raportului de evaluare privind selecia consultanilor, participanii la procedur vor fi notificai cu
privire la rezultatul seleciei, iar firma care a ndeplinit toate cerinele minime de calificare i a
obinut cel mai bun punctaj n urma aplicrii criteriilor de selecie stabilite este invitat s depun
propunerea tehnic i financiar. Notificarea privind selecia consultanilor se ntocmete conform
modelului furnizat n Anexa 5.4.1 a prezentului Ghid.
De asemenea, Beneficiarul transmite firmei selectate o Solicitare de depunere a propunerii
tehnice i financiare, ntocmit conform modelului din Anexa 5.5 a prezentului Ghid i care include
i formularele standard ce vor fi utilizate de ofertant pentru elaborarea propunerii tehnice i
financiare.
Termenul limit de depunere a propunerii tehnice i financiare va fi de minimum 7 (apte)
zile de la data transmiterii solicitrii, n funcie de complexitatea activitilor i serviciilor vizate.
Primirea i evaluarea propunerii tehnice i financiare depuse de firma selectat
Propunerea tehnic i propunerea financiar vor fi ntocmite de firma selectat, n
conformitate cu formularele standard furnizate (anexate Solicitrii de depunere a propunerii tehnice
i financiare) i vor fi prezentate n plicuri separate i sigilate, la termenul limit comunicat de
Beneficiar.
Comisia de evaluare examineaz mai nti propunerea tehnic i ulterior pe cea financiar,
dac este cazul.
Evaluarea tehnic const n verificarea de ctre Comisia de evaluare a modului de
ndeplinire a prevederilor din Termenii de Referin, aplicnd criteriile de evaluare (precum
abordarea tehnic i metodologie, planul de lucru, organizare i echip) i ponderile aferente,
menionate n Solicitarea de depunere a propunerii tehnice i financiare.
Fiecare membru al comisiei de evaluare ntocmete o Fi de evaluare individual a
propunerii tehnice., conform modelului prezentat n anexa Raportului de examinare a ofertei
tehnice i financiare (Anexa 5.6). Punctajele se calculeaz n funcie de calificativele acordate pentru
fiecare criteriu, dup cum urmeaz:
Echivalent n procente
Calificativ (grad de conformitate) (se aplic asupra punctajului maxim pentru fiecare
criteriu de evaluare stabilit)
Nesatisfctor (NS) 40%
Satisfctor (S) 70%
Bine (B) 90%
Foarte bine (FB) 100%
De asemenea, n baza analizei ntreprinse, Comisia de evaluare formuleaz punctele tari i
punctele slabe ale propunerii tehnice, precum i recomandri de mbuntire, dac este cazul.
Pentru ca propunerea tehnic s fie acceptabil, adic s respecte n mod substanial
condiiile stipulate n Termenii de Referin, aceasta trebuie s ntruneasc un punctaj minim
32
stabilit i comunicat n Solicitarea de depunere a propunerii tehnice i financiare (de exemplu, 70 de

puncte din maximum 100 de puncte).
Dac propunerea tehnic este considerat acceptabil, atunci Comisia de evaluare
procedeaz la evaluarea financiar. n cazul n care propunerea tehnic nu ntrunete punctajul
minim stabilit, oferta este respins, propunerea financiar este returnat ofertantului (sigilat), iar
candidatul clasat pe locul urmtor n etapa anterioar de selecie este invitat s depun propunerea
tehnic i financiar. Decizia de respingere a unei oferte trebuie s fie temeinic justificat de
Comisia de evaluare.
Evaluarea financiar presupune:
- Corecii ale unor eventuale erori aritmetice;
- Corelarea propunerii financiare cu cea tehnic (se verific dac detalierea costurilor pe
activiti reflect corect activitile prevzute n propunerea tehnic).
Erorile aritmetice se corecteaz dup cum urmeaz:
a) dac exist o discrepan ntre valorile pariale (din detalierea costurilor pe activiti) i
valoarea total (din propunerea financiar), se vor lua n considerare valorile pariale, iar
valoarea total va fi corectat n mod corespunztor;
b) dac exist o discrepan ntre litere i cifre, se va lua n considerare valoarea exprimat n
litere, iar valoarea exprimat n cifre va fi corectat n mod corespunztor.
n cazul unor omisiuni sau inconsistene cu propunerea tehnic, acestea vor fi corectate.
Activitile i serviciile descrise n propunerea tehnic, dar care nu se regsesc n detalierea
costurilor pe activiti, vor fi considerate ca fiind incluse n costurile activitilor prevzute n ofert.
Beneficiarul va solicita un rspuns din partea firmei selectate dac accept eventualele
corecii ale erorilor aritmetice i/sau inconsistenelor identificate, iar acestea vor fi evideniate n
raportul de evaluare. Dac firma de consultan nu accept corectarea acestor erori/ inconsistene/
omisiuni, oferta sa va fi considerat necorespunztoare i, n consecin, va fi respins de ctre
comisia de evaluare.
Comisia de evaluare poate respinge propunerea tehnic i financiar numai dac: (i)
propunerea tehnic nu a reuit s rspund la aspecte importante solicitate prin Termenii de
Referin sau prezint deficiene majore fa de acetia; sau (ii) propunerea tehnic nu ntrunete
punctajul minim stabilit prin Solicitarea de depunere a propunerii tehnice i financiare; sau (iii)
preul ofertat este substanial mai mare dect valoarea estimat (peste 10%). n acest din urm caz,
fezabilitatea creterii bugetului estimat sau diminuarea sferei serviciilor cu consultantul ar trebui
investigat n dialog cu UMPFE / monitorul desemnat. n acest caz, nicio reducere substanial a
obiectului serviciilor nu va fi acceptat i, dac propunerea nu este corespunztoare, va fi solicitat
depunerea unei oferte tehnice i financiare de ctre urmtoarea firm clasat, n cadrul etapei
anterioare de selecie.
La finalul procesului de evaluare, membrii Comisiei ntocmesc Raportul de examinare a
ofertei tehnice i financiare (conform modelului din Anexa 5.6), incluznd o descriere scurt a
procesului de evaluare, precum i justificarea deciziei, raport care va fi aprobat de reprezentantul
legal al Beneficiarului.
Negocierea contractului
Dac propunerea depus ndeplinete cerinele stipulate i este acceptabil, Beneficiarul va
invita firma selectat la negocierea contractului.
33
Pentru realizarea negocierilor, Beneficiarul va nfiina o Comisie de Negociere; se va ntocmi

Procesul-verbal de negociere (conform modelului furnizat n Anexa 5.7.1 a prezentului Ghid),
semnat de ambele pri i nregistrat de Beneficiar.
Att aspectele tehnice, ct i cele financiare ale propunerii depuse pot fi negociate, cu
condiia ca acestea s nu modifice substanial scopul sau calitatea serviciilor conform Termenilor
de referin sau termenii contractuali care ar putea conduce la afectarea relevanei procesului de
evaluare. Negocierea preului ofertat este posibil, deoarece acesta nu a fost factor de evaluare n
selecia consultanilor.
Dac negocierile cu firma selectat eueaz (nu conduc la un acord pentru semnarea
contractului) sau dac firma nu semneaz contractul n termenul de valabilitate a propunerii
tehnice i financiare, atunci Beneficiarul, cu acordul prealabil al UMPFE / monitorului, poate invita
firma clasat pe locul urmtor s depun propunerea tehnic i financiar.
Semnarea contractului
Contractul ntocmit conform modelului din Anexa 5.8.1 a prezentului Ghid, n forma final
agreat n urma negocierilor (Termenii de referin n varianta final, negociat, vor fi anexai
contractului) va fi semnat de reprezentanii Beneficiarului numai dup ce a semnat firma de
consultan selectat. Dup ce semneaz i Beneficiarul, Contractul va fi nregistrat.
Semnarea contractului trebuie s se realizeze n perioada de valabilitate a propunerii
tehnice i financiare.
n cazul n care Beneficiarul a publicat Invitaia de Participare, acesta are obligaia de a
publica anunul de atribuire folosind aceleai mijloace de publicitate. Anunul de atribuire va
conine informaii referitoare la metoda de achiziie aplicat, numele i adresa ofertantului declarat
ctigtor, obiectul, durata i valoarea contractului.
4.5.2. Selecia consultanilor individuali (SCI)

Selecia consultanilor individuali este recomandat n urmtoarele situaii:
a) Beneficiarul consider c activitile care trebuie realizate, n conformitate cu obiectivele
subproiectului, pot fi ndeplinite prin contractarea unei singure persoane i nu este necesar
o echip de experi;
b) pentru realizarea sarcinilor prevzute nu este necesar sprijin profesional suplimentar sau
alte faciliti operaionale adiionale (spaiu birou, acces echipamente etc.);
c) experiena i calificrile expertului individual reprezint condiia cea mai important pentru
realizarea sarcinii.
Astfel, n cazul n care Beneficiarul consider c obiectivele subproiectului i activitile care
trebuie realizate pot fi ndeplinite prin contractarea unei singure persoane, se va aplica metoda de
Selecie a Consultanilor Individuali (SCI). Aceast metod este adecvat pentru selectarea oricrui
expert/ consultant a crui expertiz este necesar pentru realizarea activitilor de implementare
prevzute n cadrul sub-proiectului aprobat.
Aceast metod este o variant simplificat a metodei de selecie aplicabile pentru firme i
presupune ca selectarea consultantului s se fac pe baza experienei relevante, a calificrii i a
capacitii consultantului de a duce la ndeplinire sarcina propus, n conformitate cu criteriile
specificate n Termenii de referin. Selecia se va face prin compararea capacitilor relevante a cel
puin 3 (trei) experi n domeniu care i-au exprimat interesul n ndeplinirea sarcinii propuse (prin
transmiterea unei Scrisori de interes) i care ndeplinesc n totalitate cerinele solicitate.
34
Consultantul care rspunde cel mai bine acestor cerine, din punct de vedere al experienei, al
calificrii i al capacitii de a ndeplini sarcina propus, va fi selectat i invitat la negocieri, fr a
mai fi necesar depunerea unei oferte tehnice i financiare.
n cazul n care nu este ntrunit numrul minim de scrisori de interes primite, se va relua
procedura. n situaii bine justificate , n care Beneficiarul poate dovedi c a fcut suficiente
demersuri de informare/publicitate pentru a obine numrul minim de oferte care rspund
criteriilor, acesta poate continua procedura de atribuire i n cazul n care a primit 2 (dou) scrisori
de interes conforme, dar numai cu acordul prealabil al monitorului.
Etapele specifice care trebuie urmate pentru aceast metod sunt:
Pregtirea Termenilor de referin, conform modelului din Anexa 5.1 a prezentului Ghid;
ntocmirea unei liste de experi eligibili (experi care au calificarea i capacitatea de a presta
serviciile de consultan n cauz) se realizeaz similar metodei de selecie SCC;
Pregtirea i lansarea Invitaiei de participare
Similar metodei de selecie n baza calificrii consultanilor (SCC), Beneficiarul ntocmete
Invitaia de participare specific seleciei consultanilor individuali, conform modelului furnizat n
Anexa 5.2.2, a prezentului Ghid.
Primirea i nregistrarea Scrisorilor de interes
Consultanii individuali interesai s participe la procedura de selecie vor pregti Scrisorile
de interes conform cerinelor din Invitaia de Participare, Curriculum vitae, nsoit de documente
suport i le vor transmite Beneficiarului n original, prin fax sau prin email (cu confirmare de primire
i nregistrare), la termenul convenit (candidaii interesai vor avea cel puin apte zile de la data
lansrii invitaiei pentru pregtirea i transmiterea Scrisorii de interes i a celorlalte documente).
Verificarea calificrii i selecia consultantului care rspunde cel mai bine cerinelor stipulate
Comisia de evaluare examineaz Scrisorile de interes primite i ntocmete Raportul de
evaluare privind selecia consultanilor individuali, conform modelului furnizat n Anexa 5.3.2 a
prezentului Ghid, raport ce va fi aprobat de reprezentantul legal al Beneficiarului care deine
responsabilitatea contractrii.
Notificarea rezultatului
Ulterior aprobrii Raportului de evaluare privind selecia consultanilor individuali,
participanii la procedur vor fi notificai cu privire la rezultatul seleciei, iar candidatul care a
ndeplinit toate cerinele minime de calificare i obinut cel mai bun punctaj n urma aplicrii
criteriilor de selecie stabilite, este invitat la negocierea contractului. Notificarea privind selecia
consultantului individual se ntocmete conform modelului furnizat n Anexa 5.4.2 a prezentului
Ghid.
Negocierea condiiilor contractuale
Negocierea condiiilor contractului se realizeaz la locul i data stabilite de Beneficiar i
vizeaz aspecte precum valoarea contractului, perioada i graficul de desfurare a activitilor,
graficul de pli, faciliti oferite de Beneficiar i ali termeni contractuali, dac este cazul. Pentru
susinerea nivelului de plat solicitat de consultantul individual, acesta poate prezenta documente
din care s rezulte efectuarea unor servicii similare, n condiii similare, la rate comparabile.
Toate aspectele convenite n cadrul negocierilor vor fi consemnate n Procesul - verbal al
edinei de negociere, ntocmit conform modelului prezentat n Anexa 5.7.2 a prezentului Ghid.
n cazul n care nu se ajunge la un acord pentru ncheierea contractului, negocierile cu
consultantul individual vor fi sistate i va fi invitat la negocieri pentru ncheierea contractului
candidatul clasat pe urmtorul loc, cu acordul prealabil al monitorului.
35
Contractul civil de consultan se ntocmete n formatul prezentat n Anexa 5.8.2 a

prezentului Ghid, n conformitate cu aspectele agreate n cadrul negocierii (Termenii de referin n
varianta final, negociat, vor fi anexai contractului). Contractul se semneaz mai nti de
consultantul individual i ulterior de reprezentanii Beneficiarului.
n cazul n care Beneficiarul a publicat Invitaia de participare, acesta are obligaia de a
4.5.3. Selecia consultanilor din surs unic (SSU)

Metoda Selectrii din Surs Unic (SSU), conform creia poate fi contractat un consultant
individual/ prestator fr parcurgerea procesului de selecie competitiv, se poate aplica numai n
cazuri excepionale, de natura celor prezentate mai jos.
Selecia din Surs Unic pentru servicii de consultan poate fi aplicat n urmtoarele
situaii i doar dac prezint avantaje clare fa de o procedur competitiv:
Sarcina reprezint o continuare fireasc a unei sarcini executate de Consultantul care a fost
selectat anterior n baza unei proceduri competitive (selecia n baza calificrii
consultanilor/selecia consultanilor individuali) i este estimat pn la 20% din valoarea
contractului iniial;
Serviciile pot fi prestate numai de un anumit consultant/ prestator, datorit caracterului unic al
calificrii acestuia/ pentru asigurarea proteciei unor drepturi exclusive, inclusiv drepturi de
proprietate intelectual etc.;
n situaii speciale, ca o msur strict necesar, atunci cnd perioada de aplicare a unei
proceduri competitive (SCI sau SCC) nu poate fi respectat din motive de extrem urgen,
determinate de evenimente imprevizibile i care nu se datoreaz sub nicio form unei aciuni
sau inaciuni a Beneficiarului;
Beneficiarul a respectat toi paii procesului de selecie a Consultanilor, precum trimiterea
Invitaiilor de participare, dar nu a putut obine minim 2 (dou) scrisori de interes conforme cu
cerinele solicitate n invitaia de participare i termenii de referin, nici dup reluarea
procedurii cu publicarea invitaiei de participare conform prevederilor prezentului Ghid.
n cazul aplicrii metodei de selecie din surs unic, Beneficiarul are obligaia de a solicita
aprobarea prealabil a monitorului desemnat. Beneficiarul va transmite monitorului o Cerere de
aprobare a selectrii din surs unic i justificarea pentru aceasta. Monitorul va analiza cererea i o
va aproba dac justificarea este ntemeiat i tarifele sunt rezonabile, n conformitate cu
prevederile prezentului Ghid. Dac monitorul consider c motivele pentru contractarea direct
sunt nejustificate, aceasta va recomanda Beneficiarului s utilizeze o alt procedur.
Selectarea din Surs unic presupune urmtorii pai:
ntocmirea unei justificri detaliate, inclusiv motivul pentru alegerea SSU n locul unei
proceduri competitive i pentru recomandarea unei anumite firme/ unui anumit consultant;
Obinerea aprobrii de ctre monitor pentru utilizarea acestei metode;
Invitarea Consultantului la negocierea contractului (Preul oferit de unicul Consultant
trebuie confirmat n scris de ctre acesta) i ntocmirea Procesului - verbal de negociere
conform unuia din modelele furnizate n Anexa 5.7.1 sau Anexa 5.7.2, dup caz;
36
Semnarea de ctre pri a contractului sau a unui act adiional, n cazul continurii unei
sarcini anterioare (se va utiliza unul din modelele de contract furnizate n Anexa 5.8.1 sau
Anexa 5.8.2, dup caz);
Selectarea din surs unic se accept dac exist motive ntemeiate (care s demonstreze c
beneficiarul a luat toate msurile necesare pentru asigurarea competiiei, inclusiv reluarea
procedurii) i dac toate costurile sunt comparabile cu preurile general practicate pe pia.
n cadrul procedurii de Selecie a consultanilor din surs unic, niciun contract nu va fi
semnat nainte de aprobarea prealabil a monitorului.
4.6. Achiziia de bunuri, lucrri sau servicii, altele dect consultan

Pentru achiziia de bunuri, lucrri sau servicii, altele dect consultan (inclusiv
instruire), Beneficiarul are obligaia aplicrii metodei competitive de Cerere de oferte (CO),
prezentat mai jos. n situaii excepionale, bine justificate, Beneficiarul poate realiza achiziiile
i prin aplicarea unor metode simplificate, precum Achiziionarea articolelor de pe raft (AAR)
sau Contractarea direct (CD).
4.6.1. Cererea de oferte (CO)

Cererea de Oferte (CO) este o procedur competitiv care presupune selecia prin
compararea mai multor oferte obinute de la diferii furnizori (n cazul achiziiei de bunuri)/
prestatori (n cazul achiziiei de servicii, altele dect consultan)/ executani (n cazul achiziiei de
lucrri), astfel nct s fie asigurat competiia.
Procedura are n vedere solicitarea de oferte din partea a cel puin 5 (cinci)
furnizori/prestatori/executani i obinerea a cel puin 3 (trei) oferte conforme.
O ofert conform este aceea care respect toate specificaiile tehnice solicitate i se
ncadreaz n bugetul estimat pentru contract.
n cazul n care sunt primite minimum 3 oferte conforme, va fi selectat furnizorul/
prestatorul/ executantul a crui ofert este conform i are cel mai mic pre total evaluat.
n cazul n care nu s-au primit minimum 3 (trei) oferte conforme, Beneficiarul anuleaz
procedura i reia ulterior procesul de achiziie, cu revizuirea, dup caz, a documentaiei de
atribuire.
n situaii bine justificate, n care Beneficiarul poate dovedi c a fcut suficiente demersuri
de informare/publicitate pentru a obine numrul minim de oferte care rspund criteriilor, acesta
poate continua procedura de atribuire i n cazul n care a primit 2 (dou) oferte conforme, dar
numai cu acordul prealabil al monitorului.
Etapele specifice acestei metode de achiziie sunt urmtoarele:
Elaborarea specificaiilor tehnice/ caietului de sarcini;
Specificaiile tehnice/ Caietul de sarcini se ntocmesc conform modelelor furnizate n Anexa
6.1.1, respectiv Anexa 6.1.2, cu asistena unui specialist, dac este cazul. Specificaiile tehnice/
Caietul de sarcini se vor elabora inndu-se cont de nevoia efectiv a Beneficiarului i de bugetul
disponibil, precum i avnd n vedere principiile de achiziie menionate n prezentul Ghid.
Stabilirea listei cu poteniali furnizori/ prestatori/ executani;
37
n msura posibilitilor, Beneficiarul ntreprinde o cercetare a pieei n vederea identificrii

unui numr de cel puin 5 (cinci) poteniali furnizori/ prestatori/ executani, astfel nct s se
faciliteze obinerea a cel puin 3 (trei) oferte conforme din partea posibililor ofertani.
Pregtirea i lansarea Invitaiei de Participare;
Pentru achiziia de bunuri, Beneficiarul ntocmete Invitaia de Participare conform
modelului din Anexa 6.2.1, pentru achiziia de servicii, altele dect consultan, inclusiv instruire,
conform modelului din Anexa 6.2.2, pentru achiziia de lucrri conform modelului din Anexa 6.2.3.
Solicitarea i transmiterea clarificrilor pe parcursul derulrii achiziiei;
Primirea ofertelor;
Ofertele vor fi ntocmite utiliznd formularele standard furnizate de Beneficiar (Termeni i
Condiii de Livrare/Execuie, anex a Invitaiei de participare) i pot fi transmise n original, prin fax
sau prin email (cu confirmare de primire i nregistrare), la termenul convenit, n conformitate cu
cerinele stipulate n Invitaia de participare.
Este necesar ca ofertanii s ntocmeasc i s depun oferta potrivit indicaiilor din Cerere,
pentru ntregul pachet sau pentru unul sau mai multe loturi, n funcie de meniunile Beneficiarului.
Preurile vor fi exprimate exclusiv n moneda naional (lei).
n cazul achiziiilor de lucrri, Beneficiarul va ncuraja posibilii ofertani s viziteze locaia
nainte de a prezenta oferta, astfel nct s le permit acestora o ct mai bun nelegere a
condiiilor de lucru/ cerinelor tehnice.
Toate ofertele primite vor fi nregistrate n ordinea recepionrii lor.
Procesul de evaluare
Membrii Comisiei de Evaluare sunt responsabili pentru derularea corespunztoare a
procesului de evaluare care se desfoar n trei etape, dup cum urmeaz:
A. Verificarea calificrii ofertanilor const n examinarea documentelor referitoare la
cerinele de eligibilitate/ calificare stipulate n Invitaia de participare (nregistrarea la
Registrul Comerului, obiectul de activitate, autorizaii, experiena anterioar, personal,
dup caz).
Ofertele care nu ndeplinesc cerinele de calificare sunt considerate neeligibile i sunt
respinse, fr a mai fi evaluate din punct de vedere tehnic i financiar.
B. Evaluarea coninutului tehnic al ofertelor presupune verificarea respectrii de ctre fiecare
ofert, a cerinelor minimale incluse n specificaiile tehnice/ caietul de sarcini, dup caz.
Propunerile tehnice care nu ndeplinesc toate cerinele minime din specificaiile tehnice/
caietul de sarcini nu vor fi acceptate. Pe de alt parte, propunerile tehnice cu caracteristici
superioare vor fi acceptate, dar nu vor fi punctate suplimentar. Decizia de a descalifica un
ofertant pentru nerespectarea specificaiilor tehnice/ caietului de sarcini va fi motivat
temeinic.
Evaluarea coninutului tehnic al ofertelor este consemnat n Tabelul centralizator privind
evaluarea tehnic al crui model este furnizat n Anexa A a Raportului de Evaluare (Anexa 6.3)
C. Evaluarea coninutului financiar al ofertelor const n examinarea preurilor unitare i a
valorilor totale din ofertele care ndeplinesc condiiile minimale incluse n specificaiile
tehnice/ caietul de sarcini (verificndu-se toate calculele i corectndu-se erorile aritmetice,
dac este cazul) i compararea preurilor totale evaluate (preurile totale fr TVA, ofertate
pentru furnizarea produselor la destinaia final/ prestarea serviciilor/ execuia lucrrilor)
38
pentru stabilirea ofertei ctigtoare, cu preul cel mai sczut. Preurile nu se rotunjesc n
niciun sens.
n cazul identificrii unor greeli de calcul, se va solicita un rspuns din partea ofertanilor
dac accept eventualele corecii ale erorilor aritmetice efectuate, care vor fi evideniate n
raportul de evaluare. Dac ofertantul nu accept corectarea acestor erori, oferta sa va fi
considerat necorespunztoare i, n consecin, va fi respins de ctre comisia de evaluare.
Erorile aritmetice se corecteaz dup cum urmeaz:
- dac exist o discrepan ntre preul unitar i preul total (care este obinut prin
multiplicarea preului unitar cu cantitatea total), se va lua n considerare preul unitar, iar
preul total va fi corectat n mod corespunztor;
- dac exist o discrepan ntre litere i cifre, se va lua n considerare valoarea exprimat n
litere, iar valoarea exprimat n cifre va fi corectat n mod corespunztor.
Evaluarea propunerilor financiare se consemneaz n Tabelul centralizator privind evaluarea
financiar al crui model este furnizat n Anexa B a Raportului de Evaluare (Anexa 6.3).
La finalul procesului de evaluare, membrii Comisiei ntocmesc Raportul de evaluare
(conform modelului din Anexa 6.3), incluznd o descriere scurt a procesului de evaluare,
desemnarea ofertei ctigtoare, precum i justificarea deciziei, raport care va fi aprobat de
reprezentantul legal al Beneficiarului.
Notificarea participanilor cu privire la rezultatul procedurii
Ulterior aprobrii Raportului de evaluare de ctre Beneficiar i, dac este cazul, a aprobrii
prealabile (ex-ante) de ctre monitor, participanii la procedur vor fi notificai cu privire la
rezultatul evalurii ofertelor, iar ofertantul declarat ctigtor (ndeplinind toate cerinele tehnice i
avnd cel mai mic pre total evaluat) va fi invitat s semneze contractul. Notificarea privind
rezultatul evalurii se ntocmete conform modelului furnizat n Anexa 6.5 a prezentului Ghid.
Contractul de furnizare/ prestare/ execuie se ntocmete conform modelelor furnizate n
Anexa 6.6.1, Anexa 6.6.2, respectiv Anexa 6.6.3 ale prezentului Ghid.
Semnarea contractului trebuie s se realizeze n perioada de valabilitate a ofertei. n cazul n
care perioada de valabilitate a ofertelor urmeaz s expire, iar procesul de atribuire i semnare a
contractului nu s-a finalizat, atunci Beneficiarul trebuie s solicite participanilor prelungirea
valabilitii ofertelor. Se recomand ca perioada de valabilitate stabilit n Invitaia de participare s
fie suficient de lung astfel nct s acopere toat durata procedurii de atribuire (pn la semnarea
contractului), innd cont de toate ntrzierile ce ar putea aprea, ca urmare a solicitrilor de
clarificri, obinerii de aprobri, a depunerii de contestaii etc.
Contractul poate fi semnat de reprezentanii Beneficiarului i nregistrat numai dup ce a
fost semnat de ctre Furnizor/ Prestator/ Executant. Contractul intr n vigoare dup ce este
semnat de ambele pri. Beneficiarul nu are dreptul s creeze circumstane artificiale de anulare a
procedurii de atribuire.
n cazul n care Beneficiarul a publicat Invitaia de participare, acesta are obligaia de a
39
4.6.2. Achiziionarea articolelor de pe raft (AAR).

Aceast metod poate fi utilizat pentru achiziionarea bunurilor de tipul articolelor
generale sau a mrfurilor standard disponibile la diveri furnizori locali i din ar (ca, de exemplu,
cret, cri, materiale didactice, plane, pixuri, caiete, pensule, var, vopsea, semine, puiei etc.) a
cror valoare total estimat (fr TVA) nu depete suma de 5.000 LEI.
Metoda presupune colectarea de informaii de pe pia privind bunurile care urmeaz a fi
achiziionate (pre, calitate, disponibilitate), compararea caracteristicilor acestora i selectarea
furnizorului de bunuri, care respect cerinele tehnice solicitate i care ofer cel mai mic pre.
Etapele specifice acestei metode de achiziie sunt urmtoarele:
Determinarea tipului, a cantitii de bunuri necesare i a termenului de livrare a acestora i
ntocmirea unor specificaii tehnice simplificate;
Verificarea disponibilitii bunurilor pe pia i ntocmirea unei liste de furnizori disponibili,
cuprinznd cel puin 3 (trei) furnizori i preurile practicate/afiate de acetia (analiznd, de ex.
cataloage, oferte de pre, brouri, pagini de internet oficiale, magazine online, baze de date
disponibile pe internet etc.), analiza calitii bunurilor i compararea preurilor unitare;
ntocmirea unui Proces-verbal de selecie a furnizorului (conform Anexei 6.4 a prezentului
Ghid) care s cuprind numele furnizorilor de la care s-au obinut preurile i justificarea
selectrii furnizorului ales, inndu-se cont de calitatea, disponibilitatea i preul bunurilor;
ntocmirea Notei de comand conform Anexei 6.6.4 a prezentului Ghid.
4.6.3. Contractarea direct (CD)

Metoda achiziionrii directe a bunurilor, lucrrilor i serviciilor, altele dect consultana
prin contractare direct, fr parcurgerea procesului de selecie competitiv, se poate aplica numai
n cazuri excepionale, dup cum urmeaz:
Un contract existent pentru bunuri, lucrri sau servicii, altele dect consultan, atribuit n
baza unei proceduri competitive (Cererea de oferte) incluse n prezentul Ghid de
implementare, poate fi extins pentru bunuri, lucrri sau servicii, altele dect consultan, de
natur asemntoare, estimate s coste pn la 20% din valoarea contractului iniial;
(Se recomand ca prevederile unei posibile extinderi s fie incluse n Invitaia de participare
iniial, n msura n care aceast extindere este previzibil.)
Exist un singur furnizor/ executant/ prestator, atunci cnd bunurile care fac obiectul
achiziiei nu pot fi obinute dect dintr-o singur surs sau achiziia de la un furnizor specific
este esenial pentru a obine performana necesar sau din motive de compatibilitate cu
echipamentele deja existente;
Aplicarea acestei excepii se aprob de ctre UMPFE / monitor n situaii rare i foarte bine
justificate, dat fiind c, prin specificul tipurilor de cheltuieli eligibile n cadrul SGL, achiziiile
vizeaz bunuri/ servicii/ lucrri generale, disponibile n mod curent pe pia.
n situaii speciale, ca o msur strict necesar, atunci cnd perioada de aplicare a unei
proceduri competitive (CO) nu poate fi respectat din motive de extrem urgen,
determinate de evenimente imprevizibile i care nu se datoreaz sub nicio form unei
aciuni sau inaciuni a Beneficiarului.
Beneficiarul a respectat toi paii procesului de achiziie ntr-o procedur competitiv,
precum Cererea de Oferte, dar nu a putut obine cel puin 2 (dou) oferte conforme, nici
40
dup reluarea procedurii cu publicarea invitaiei de participare conform prevederilor

prezentului Ghid.
n cazul serviciilor de cazare i catering prestate de ctre cantina sau cminul
Beneficiarului. Se va ntocmi o not de comand n care se vor specifica serviciile necesare,
cantitatea de servicii, preul unitar, perioada n care se presteaz serviciile etc. Pentru
justificare se va realiza un studiu de pia din care s rezulte c preurile sunt mai mici dect
cele practicate de ali prestatori din zon sau c nu exist faciliti de cazare sau catering cu
condiii similare n zon (pe o raz de 3 km) i c preurile nu sunt mai mari dect cele
practicate n mod curent de cantin/ cmin.
Cererea de aprobare a contractrii directe, coninnd o justificare suficient de detaliat,
inclusiv argumentarea alegerii acestei metode, n locul unui proces de achiziii competitive, precum
i motivul pentru care a fost selectat un anumit furnizor/ prestator/ executant, trebuie trimis ctre
monitorul desemnat, pentru verificare i avizare.
Contractarea direct se accept dac exist motive ntemeiate, prezentate n justificare,
care s demonstreze c beneficiarul a luat toate msurile necesare pentru asigurarea competiiei,
inclusiv reluarea procedurii, i dac toate costurile sunt comparabile cu preurile general practicate
pe pia.
Preul ofertat de unicul furnizor/ prestator/ executant trebuie confirmat n scris de ctre
acesta. n cadrul procedurii de contractare direct, niciun contract/nicio not de comand nu poate
fi semnat/ semnat nainte de aprobarea monitorului.
4.7. Dosarul Achiziiei

Beneficiarul (prin reprezentanii si i echipa de sub-proiect) este responsabil de ntocmirea
dosarelor de achiziii, aferente fiecrei proceduri de achiziie derulat.
Dosarul achiziiei cuprinde urmtoarele documente n original:
Termenii de Referin/ Specificaiile Tehnice / Caietul de sarcini / pentru serviciile de
consultan, respectiv bunuri, lucrri sau servicii, altele dect consultan, dup caz;
Referat de necesitate aprobat;
Decizia de numire a Comisiei de Evaluare i a Comisiei de Negociere, dac este cazul;
Invitaia de participare, confirmri, justificri, cereri de clarificri, rspunsuri la cereri de
clarificri i modificri, dup caz;
Ofertele/ scrisorile de interes/ propunerile tehnice i financiare/ CV-urile primite;
Corespondena cu candidaii/ ofertanii;
Raportul de evaluare/ examinare i alte documente anexate;
Notificri, contestaii i rspunsuri (dac este cazul);
Minuta de negociere (dac este cazul);
Contractul semnat (inclusiv anexele).
4.8. Supervizarea achiziiilor

MEN-UMPFE, prin monitorul desemnat, va asigura supervizarea procedurilor de achiziii
derulate de beneficiar, n cadrul unui grant, astfel:
41
Tip de Obiectul verificrii Modul de realizare

verificare
Verificare Documentele aferente achiziiilor cu Verificarea de ctre monitor a
prealabil o valoare estimat de peste 45.000 lei documentelor transmise n
(ex ante) fr TVA; format electronic de ctre
Documentele aferente procedurilor Beneficiar, nainte ca acestea
care se deruleaz n baza oricrei metode s produc efecte.
specifice de achiziie aplicat pentru
prima dat n cadrul grantului;
Documentele aferente tuturor
procedurilor de contractare direct sau
selecie din surs unic, precum i a celor
care nu ntrunesc condiiile de
competitivitate menionate n manual.
Verificare Dosarele de achiziie ale tuturor Verificarea de ctre monitor
ulterioar procedurilor derulate n cadrul grantului. sau de ctre reprezentanii
(ex post) Bncii Mondiale a
documentelor dup ce acestea
au produs efecte, documente
transmise de Beneficiar
ulterior semnrii contractului,
precum i cu ocazia
verificrilor pe teren.
Documentele aferente procedurilor de achiziie care fac obiectul verificrii prealabile includ,
fr a se limita la acestea, urmtoarele:
Bunuri, lucrri, servicii, altele dect

Servicii de consultan
consultana, inclusiv instruire
Termenii de referin Specificaiile tehnice / Caietul de sarcini
Invitaia de participare Invitaia de participare
Raportul de evaluare privind selecia Raportul de evaluare
consultanilor Contestaii / rspunsuri la contestaii
Contestaii/ rspunsuri la contestaii Contractul de furnizare/ prestare/ execuie
Solicitare de depunere a propunerii tehnice
i financiare (pentru SCC)
Raport de examinare a propunerii tehnice i
financiare (pentru SCC)
Proces - verbal de negociere
Contract de consultan (forma final, n
urma negocierii)
Beneficiarul are dreptul i obligaia comunicrii permanente cu monitorul desemnat, cu

privire la derularea efectiv a procedurilor de achiziii realizate n cadrul grantului.
42
n funcie de etapele din cadrul procedurilor de achiziie, responsabilul de achiziii de la

nivelul Beneficiarului transmite documentele n format electronic ctre monitor pentru verificarea
prealabil (ex-ante), dup cum urmeaz:
specificaiile tehnice/ caietul de sarcini/ termenii de referin, invitaia de participare,
nainte de lansarea invitaiei de participare;
raportul de evaluare/ examinare, nainte de comunicarea rezultatelor evalurii ctre
participanii la procedur;
minuta de negociere i, dac este cazul, i contractul, nainte de semnarea acestuia.
Monitorul desemnat are obligaia de a rspunde (pe e-mail sau fax) solicitrilor de verificare
prealabil, n termen de maximum 7 (apte) zile calendaristice. Beneficiarul nu poate avansa n
derularea unei proceduri de achiziii care face obiectul verificrii prealabile dect dup aprobarea
documentelor care fac obiectul verificrii.
n cazul n care monitorul desemnat pentru un anumit proiect nu este disponibil, atribuiile
de verificare prealabil vor fi preluate de ctre personalul UMPFE.
Monitorul desemnat sau reprezentanii Bncii Mondiale vor efectua verificarea ex-post
pentru 20% dintre contractele de achiziie aferente unui raport de progres. n acest caz, monitorul
va solicita Beneficiarului dosarul complet (n format electronic scanat). Dac, dup analiza dosarului
procedurii de achiziie se constat nereguli n desfurarea procedurii, monitorul va recomanda
msurile de remediere care se impun i va semnala situaia MEN UMPFE.
Toate celelalte achiziii vor fi verificate ex-post la vizitele efectuate de monitor la faa
locului.
Nedetectarea neconformitilor n procesul de verificare a achiziiilor nu afecteaz dreptul
UMPFE, al monitorului sau al altor entiti de monitorizare i control de le a sanciona pe
parcursul activitilor de verificare ulterioare.
4.9. Managementul contractelor de achiziie

Pentru fiecare contract, Beneficiarul va desemna o persoan n calitate de responsabil de
contract. n general, se recomand ca responsabilul de achiziii s asigure managementul
contractelor, n special pentru achiziia de bunuri/ lucrri/ servicii, altele dect consultan /
instruire. Coordonatorul de grant poate i el asigura coordonarea contractelor, mai ales n cazul
achiziiei de servicii de consultan legate de activitile de implementare / principale.
Responsabilul de contract trebuie s asigure:
Respectarea termenilor contractuali, a termenelor i a condiiilor pentru plat;
Respectarea preurilor i a tarifelor stabilite conform contractului;
Sprijinirea contractanilor (furnizori/ executani/ prestatori/ consultani) n realizarea
obiectivelor / sarcinilor, conform prevederilor stipulate n contractele de achiziie i
anexele acestora.
Recepia parial/ final reprezint operaiunea prin care Beneficiarul i exprim acceptarea
fa de bunurile/ lucrrile/ serviciile rezultate n urma unui contract de achiziie public i pe baza
creia efectueaz plile pariale/ finale. Documentul de recepie este Procesul-verbal de recepie a
bunurilor furnizate/ lucrrilor executate/ serviciilor prestate de contractani i se ntocmete
conform modelului furnizat n Anexa 7 a prezentului Ghid.
43
La nivelul Beneficiarului se numete o comisie responsabil cu recepia bunurilor, lucrrilor,

rapoartelor i a altor livrabile, avnd sarcina de a verifica dac factura/ cererea de plat/ raportul
de progres, dup cum a fost prezentat() de ctre prestator/ furnizor/ consultant, este n
conformitate cu cerinele contractuale. Comisia de recepie ntocmete i semneaz procesul -
verbal de recepie care, mpreun cu avizul acordat de coordonatorul activitii, dup caz, este
transmis ctre reprezentantul legal al Beneficiarului, n vederea aprobarii plii.
4.9.1. Recepia serviciilor de consultan

Plata serviciilor de consultan se va efectua conform clauzelor contractuale (plat integral
sau pli pariale), dup ce firma/ consultantul i ndeplinete sarcinile i prezint raportul de
activitate i/sau livrabilele prevzute n contract (de exemplu: materiale de instruire, studii, analize
etc.) i acestea sunt acceptate de coordonatorul contractului. n cazul n care, n urma serviciilor de
consultan, exist rezultate concrete/ livrabile, acestea se vor ataa rapoartelor. Dup acceptarea
rapoartelor i a livrabilelor, Beneficiarul ntocmete proces-verbal/ not de recepie, prestatorul/
consultantul va putea emite factura, dac este cazul, i va putea fi efectuat plata.
4.9.2. Recepia bunurilor

Plata poate fi efectuat dup semnarea procesului - verbal de recepie a bunurilor (inclusiv a
serviciilor de instalare aferente, dac este cazul), n baza facturii emise de furnizor i avizate de
Coordonatorul Contractului, nsoit de certificatul/certificatele de garanie a produselor (dac este
cazul). Bunurile primite care nu ndeplinesc standardele de calitate necesare sau cele care nu trec
testele de funcionare, nu vor fi acceptate, n conformitate cu condiiile contractuale.
4.9.3. Recepia lucrrilor

Recepia lucrrilor se efectueaz conform condiiilor contractuale, dup cum urmeaz:
n cazul recepiei integrale, la finalizarea lucrrilor i a tuturor verificrilor n vederea
acceptrii (dac este cazul), plata se efectueaz n baza facturii prezentate de executant i
avizate de coordonatorul contractului, nsoit de procesul-verbal de finalizare a lucrrilor i,
dac este cazul, dup efectuarea remedierii neconformitilor semnalate;
n cazul recepiilor pariale, Beneficiarul va efectua pli la finalizarea etapelor de lucru i pe
baza recepiei calitative i cantitative (procese - verbale de recepie parial a lucrrii) i a
facturilor prezentate de executant i avizate de coordonatorul contractului; ultima plat se
va efectua dup ncheierea Procesului - verbal de finalizare a lucrrilor i, dac este cazul,
dup efectuarea remedierilor semnalate n Procesul - Verbal.
Coordonatorul contractului accept recepia lucrrilor numai dup verificarea conformitii
cu devizul aprobat, att din punct de vedere cantitativ, ct i i calitativ.
4.9.4. Recepia serviciilor, altele dect consultana, i a instruirii

Beneficiarul are obligaia de a efectua recepia serviciilor, altele dect consultana, inclusiv a
serviciilor de instruire, n baza verificrii cantitative i calitative a serviciilor prestate, conform
prevederilor contractuale.
Plata poate fi efectuat dup semnarea procesului-verbal de recepie a serviciilor, n baza
facturii emise de prestator i avizate de Coordonatorul Contractului.
n cazul Instruirii, factura trebuie nsoit de raportul aferent instruirii, precum i alte
documente justificative relevante (liste de participani, materiale tiprite distribuite etc.).
44
GHIDUL DE IMPLEMENTARE
5. MANAGEMENTUL FINANCIAR AL GRANTURILOR
5.1. Repartizarea anual a fondurilor din granturi ctre Beneficiar

Conform Ghidului Aplicantului, repartizarea pe cei 4 ani de implementare a fondurilor din granturile
finanate prin SGL se realizeaz n conformitate cu procentele estimate n Tabelul 2. Graficul de
alocare a fondurilor n cadrul granturilor din Ghidul Aplicantului:
Tabel 2. Graficul de alocare a fondurilor n cadrul grantului
An Grant % din valoarea total a % cumulat din valoarea
grantului/an total a grantului
1 30% 30%
2 30% 60%
3 20% 80%
4 20% 100%
n cazul n care exist diferene semnificative ntre Graficul de alocare a fondurilor n cadrul
grantului i necesarul de fonduri aferent plilor previzionate, fapt care ar putea limita
capacitatea liceului beneficiar de a-i derula activitile n mod corespunztor, alocarea
financiar poate fi modificat, cu avizul monitorului desemnat i acordul MEN-UMPFE, n
circumstane bine justificate i condiionat de alocarea fondurilor necesare pentru SGL n
bugetul UMPFE.
Dup semnarea Acordului de grant i primirea filei de buget pentru grant, echipa de proiect
revizuiete i actualizeaz, dac este necesar, Graficul Activitilor i Bugetul estimativ detaliat
pe activiti.
Bugetul estimativ detaliat pe activiti i Graficul Activitilor, elaborate n perioada de
pregtire a proiectului i revizuite conform precizrilor de mai sus stau la baza estimrii
Planului de achiziii. Acesta este un document dinamic care trebuie revizuit pe baza progresului
efectiv al implementrii proiectului. Actualizarea bugetului detaliat ar trebui fcut dup o
consultare prealabil cu monitorul.
n cazul n care alocarea bugetar nu respect calendarul aprobat i/ sau este insuficient,
MEN-UMPFE va ajusta corespunztor fluxul financiar al liceelor beneficiare de grant i
mecanismul de implementare i monitorizare aferent. n funcie de tipul modificrilor solicitate
i de magnitudinea lor, schimbrile bugetului i, n mod corespunztor, ale Graficului
activitilor/ Planului de achiziii i/ sau ale altor documente vor fi notificate monitorilor/
UMPFE sau vor fi avizate/ aprobate de monitori/ UMPFE, conform paragrafului 3.5 al
prezentului ghid.
5.2. Mecanismul de pli multi-tran
Disponibilizarea ctre liceele beneficiare a fondurilor aferente granturilor se realizeaz prin
transferul sumelor respective, efectuat pe baz de deschideri de credite bugetare, prin ISJ/ISMB, n
conturile de trezorerie ale liceelor desemnate pentru grantul finanat din Proiectul ROSE,
corespunztoare Titlului 65 - Cheltuieli aferente programelor cu finanare extern rambursabil .
Sumele pentru grant se vor regsi n Titlul 65 - Cheltuieli aferente programelor cu finanare extern
rambursabil, ceea ce va permite pstrarea contabilitii distincte pentru subproiect.
Disponibilizarea fondurilor se efectueaz n trane, n conformitate cu prevederile prezentului Ghid
de implementare, fiind prevzute maximum 4 trane anual.
Prima tran se acord cu titlul de avans cu valoare fix, reprezentnd aproximativ 25% din
valoarea estimat pentru primul an de implementare.
Valoarea tranelor urmtoare va fi n mod normal corespunztoare estimrilor colii beneficiare, n
conformitate cu activitile prevzute, cu Solicitarea de deschidere de credite bugetare, cu
respectarea filei de buget aprobate. Disponibilizarea tranelor ulterioare se realizeaz prin
transferul sumelor respective, efectuat pe baz de deschideri de credite bugetare, n urma
ndeplinirii cumulative a urmtoarelor condiii:
avizarea rapoartelor de progres de ctre monitorul desemnat de ctre UMPFE, ca urmare a
constatrii unui nivel satisfctor al progresului implementrii tehnice i financiare, conform
proiectului aprobat, atestat pe baza verificrii documentelor suport i a verificrilor pe
teren; i
cheltuirea, n conformitate cu prevederile Acordului de Grant, a cel puin 70% din alocarea
bugetar transferat anterior Beneficiarului i prezentarea de documente justificative n
acest sens.
n vederea efecturii deschiderilor de credite, odat ce condiiile pentru virarea tranelor sunt
ndeplinite, Beneficiarul, prin responsabilul financiar, va transmite ctre MEN-UMPFE Solicitri de
deschidere de credite bugetare pentru urmtoarea lun i/sau trimestru, conform modelului
furnizat n SIM i prezentat n Anexa 8, n limita bugetului alocat pe ani calendaristici.
Fluxul transferurilor de fonduri respect mecanismele bugetare existente i presupune

urmtoarele etape:
1. Liceele beneficiare transmit la UMPFE, n original, solicitrile de deschideri de credite,

semnate, stampilate i avizate de monitor. Aceste solicitri sunt introduse n SIM, de ctre
beneficiar, conform formularelor disponibile;
2. UMPFE centralizeaz toate cererile primite de la liceele beneficiare de granturi, aprobate
de monitori i le transmite ctre DGE;.
3. DGE trimite cererea de deschideri de credite bugetare la MPF;
46
4. MFP aprob deschiderea de credite bugetare pentru inspectoratele colare n trezoreriile la
care acestea sunt repartizate;
5. Dup aprobare, UMPFE comunic inspectoratelor colare limita de credite deschis pe
numele lor, precum i lista liceelor beneficiare din judeul respectiv i sumele aferente care
urmeaz a fi disponibile n cont pentru fiecare;
6. Inspectoratele colare efectueaz transferul sumelor aprobate, pe baz de deschideri de
credite bugetare, ctre liceele beneficiare de grant, prin trezoreriile judeene de care
aparin acestea (la care liceele au conturi deschise);
7. Inspectoratul colar notific toate liceele din jude beneficiare de grant cu privire la
deschiderile efectuate.
Rolul i responsabilitile instituiilor implicate n mecanismul granturilor i paii
procedurali sunt inclui n tabelul de mai jos.
Activitatea CND? CINE? CE?
Aprobarea Termenul UMPFE ntocmete propunerea de buget anual al
bugetului anual stabilit pentru proiectului ROSE
ROSE elaborarea
DGE Verific i aprob propunerea de buget anual
proiectului de
al proiectului ROSE
buget anual
Include propunerea de buget anual al
proiectului ROSE n propunerea de buget
anual al MEN
Parlament Aprob bugetul anual
MFP Trimite la MEN bugetul global aprobat al

MEN
DGE Aprob fila de buget a UMPFE pentru
Proiectul ROSE
Aprobarea Pn la data UMPFE Trimite la DGE cererea de deschidere de
deschiderilor de de 20 ale credite bugetare centralizat pentru Proiectul
credite bugetare lunii ROSE
pentru liceele precedente
DGE Trimite la MFP cererea de deschidere de
beneficiare celei n care
credite bugetare centralizat pentru MEN
creditele
trebuie s fie MFP Aprob cererea de deschidere de credite
disponibile bugetare centralizat a MEN
Deschide creditele bugetare pentru
inspectoratele colare n trezoreriile la care
acestea sunt repartizate
DGE Comunic ISJ/ ISMB limita global de
credite bugetare aprobate pe numele lor de
MFP
UMPFE Comunic ISJ/ ISMB lista liceelor
47
beneficiare de granturi din judeul respectiv i
sumele aferente care urmeaz a fi disponibile
n cont pentru fiecare
Inspectoratele Efectueaz transferul sumelor aprobate, pe
colare baz de deschideri de credite bugetare, ctre
liceele beneficiare de grant, prin trezoreriile
judeene de care aparin acestea
Notific liceele din jude beneficiare de grant
cu privire la deschiderile efectuate
Disponibilizarea Cel mult 45 UMFPE Parcurge paii necesari (conform punctului 2
primei trane de zile dup de mai sus) pentru aprobarea deschiderilor de
semnarea credite bugetare pentru prima tran
Acordului de
grant
Disponibilizarea Cel mult 45 Liceu Transmite monitorului solicitarea pentru o
tranelor de zile dup nou tran, mpreun cu rapoartele solicitate
urmtoare nregistrarea i documentele suport
la UMPFE a
cererii Monitor Avizeaz cererea (condiionat de aprobarea
liceului raportului i de cheltuirea a cel puin 70% of
din alocarea financiar precedent)
Transmite documentele aprobate la UMPFE
UMFPE Parcurge paii necesari (conform punctului 2
de mai sus) pentru aprobarea deschiderilor de
credite bugetare
Toate deschiderile de credite bugetare necheltuite pn la sfritul anului calendaristic (31

decembrie) vor fi retrase, folosind parcursul menionat anterior.Pentru utilizarea sumelor
necheltuite, liceele beneficiare vor solicita deschiderea de credite bugetare la nceputul anului
urmtor. n acest caz, nu este necesar un raport de progres pentru a reprimi sumele necheltuite n
anul precedent.
5.3. Justificarea cheltuielilor pentru plat

Toate activitile i cheltuielile aferente grantului aprobat trebuie s fie realizate cu diligena
necesar i eficien i n conformitate cu standardele i practicile tehnice, economice, financiare,
manageriale, de mediu i sociale, acceptate de ctre Banc, aa cum sunt definite n Manualul de
Granturi pentru Licee, precum i cu prevederile Ghidului anticorupie, aplicabile beneficiarilor de
grant, n calitate de primitori de sume din mprumut.
Conform Ghidului Aplicantului (pct. 3.3), pentru a fi eligibil, o cheltuial trebuie s ndeplineasc
cumulativ urmtoarele condiii:
s fie necesar pentru realizarea proiectului;
48
s corespund uneia dintre categoriile de activiti eligibile prevzute n cadrul SGL
(conform Tabelului 3 din Ghidul Aplicantului);
s se ncadreze ntr-unul din tipurile de cheltuieli eligibile n cadrul SGL (conform Tabelului 5
din Ghidul Aplicantului);
s corespund unor activiti eligibile prevzute n proiect i s fie inclus n bugetul
proiectului;
s fie efectuat de ctre Beneficiar n perioada de implementare a proiectului;
s fie nregistrat n contabilitatea Beneficiarului;
s fie identificabil i verificabil;
s fie dovedit prin documente justificative.
Cheltuielile eligibile trebuie s respecte pragurile menionate n Acordul de grant i sunt finanate
integral din grant,inclusiv taxele. Orice cheltuial care nu ndeplinete cel puin una din condiiile
de eligibilitate mai sus menionate este considerat neeligibil i nu poate fi finanat din grant.
n cazul n care apar cheltuieli neeligibile, se aplic msuri de remediere i procedurile detaliate n
seciunea 3.4 a prezentului ghid.
Prin accesul la materiale suport/ ghiduri specifice, instruire privind implementarea granturilor,
asisten privind derularea tehnic i financiar a activitilor proiectului etc., precum i prin
mecanismul de raportare/ monitorizare/ supervizare (tehnic, financiar, achiziii), MEN-UMPFE
urmrete acordarea de sprijin Beneficiarilor pentru implementarea cu succes a proiectelor din
punct de vedere tehnic i financiar, inclusiv pentru reducerea semnificativ a riscului de efectuare a
unor cheltuieli neeligibile. Totui, n cazul apariiei unei astfel de situaii, responsabilitatea i
rspunderea i revin n ntregime Beneficiarului, conform prevederilor legale n vigoare i Acordului
de Grant.
Pentru a putea fi decontate din grant, cheltuielile efectuate conform bugetului aprobat vor fi
ncadrate ntr-una din tipurile de cheltuieli eligibile n cadrul SGL (a). Cheltuieli pentru servicii de
consultan, (b). Cheltuieli pentru instruire, (c). Cheltuieli pentru servicii, altele dect consultana,
(d). Cheltuieli pentru bunuri, (e). Cheltuieli pentru lucrri i (f). Cheltuieli pentru costuri
operaionale adiionale i vor fi susinute de documente justificative.
Toate documentele justificative care certific efectuarea unei cheltuieli eligibile n cadrul unui
contract ncheiat de Beneficiar cu un ter trebuie s fie datate n perioada de valabilitate a
respectivului contract, cu respectarea termenilor contractuali i a condiiilor de plat. Plile pentru
activiti care nu au la baz un contract trebuie s respecte, de asemenea, criteriile de eligibilitate i
s fie susinute de documente corespunztoare.
n situaia n care fluxul de pli nu permite plata bunurilor, lucrrilor i serviciilor contractate, din
lips de fonduri, Beneficiarul va prelungi contractul respectiv, cu acordul furnizorului/ prestatorului/
executantului, pentru a respecta prevederile prezentului Ghid de Implementare.
a. Cheltuieli pentru Servicii de consultan
49
Documentele justificative pentru plata serviciilor de consultan includ:
o Contractul de consultan (inclusiv anexele)

o Rapoarte de progres iniiale/ intermediare/ finale, inclusiv livrabilele anexate, dup caz,
aprobate de coordonatorul de contract din partea beneficiarului;
o Proces-verbal de recepie parial/final;
o Factur (pentru prestatorii persoane juridice/ persoane fizice autorizate), aprobat la
plat de ctre ordonatorul de credite;
o Ordin de plat;
o Extrase de cont din care s rezulte viramentele aferente.
b. Cheltuieli pentru Instruire
Documentele justificative pentru plata instruirii includ:
o Contractul de prestri servicii (inclusiv anexele);
o Raport de activitate/instruire nsoit de orice alte documente suport (precum
centralizator de cheltuieli, diagrame de cazare, mas, ordine de deplasare, deconturi de
cheltuieli, pentru cheltuielile de deplasare ale participanilor etc), dac este cazul,
aprobat de coordonatorul de contract;
o Proces-verbal de recepie;
o Factur, aprobat la plat de ctre ordonatorul de credite;
o Ordin de plat, chitan/ dispoziie de plat (pentru plile n numerar);
c. Cheltuieli pentru Servicii, altele dect de consultan
Documentele justificative pentru plata Serviciilor, altele dect consultan includ:
o Contractul de prestri servicii (inclusiv anexele);
o Raport de instalare/ punere n funciune/ instruire iniial, dac este cazul, aprobat de
coordonatorul de contract;
o Proces-verbal de recepie;
d. Cheltuieli pentru Bunuri

Documentele justificative pentru plata Bunurilor includ:
o Contractul de furnizare (inclusiv anexele);
o Documentele de livrare/ instalare i certificate de garanii, dac este cazul;
o Procesul-verbal de recepie;
50
e. Cheltuieli pentru Lucrri
Documentele justificative pentru plata Lucrrilor includ:
o Contractul de execuie a lucrrilor (inclusiv anexele);
o Deviz pentru lucrrile executate (intermediar/ final), aprobat de coordonatorul de
contract;
o Proces-verbal de recepie (intermediar/ final);
f. Cheltuieli pentru Costuri operaionale adiionale
Documentele justificative pentru plat includ:
o pentru salariile resurselor umane proprii (salarii i contribuii sociale aferente):
Contract Individual de Munc (CIM)/ act adiional la CIM/ alte documente
necesare conform legislaiei romneti n vigoare, aferente plii cu ora;
Documente de nregistrare/ consemnare a activitii desfurate n proiect,
(condic de prezen/ anexa la condica de prezen, pontaje, rapoarte tehnice de
activitate, dac este cazul, alte livrabile etc.), n conformitate cu procedurile
interne stabilite de fiecare Beneficiar, n vederea monitorizrii i validrii
activitilor realizate de personalul propriu n cadrul grantului;
Stat de plat;
Ordine de plat, borderou virare n cont card, chitan/ dispoziie de plat
(pentru plile n numerar);
Extrase de cont din care s rezulte viramentele aferente;
o pentru cheltuielile de deplasare ale echipei de proiect:
Ordin de deplasare, decont de cheltuieli, centralizator deconturi (n situaia n
care se deplaseaz mai multe persoane), raport de deplasare;
Bonuri/ taxe/ chitane, bilete/ tichete de cltorie, factur fiscal;
Ordine de plat, borderou virare n cont card, chitan/ dispoziie de plat
(pentru plile n numerar)
Extrase de cont din care s rezulte viramentele aferente.
o pentru orice alte costuri operaionale adiionale, dup caz:
Documente contractuale (inclusiv contracte semnate de Beneficiar anterior
demarrii proiectului i care continu pe durata implementrii);
Decizii privind cota de cheltuieli aferent proiectului, n cazul utilitilor,
ntreinerii, serviciilor de comunicaii etc.;
Facturi;
Ordine de plat/ chitane i extrase de cont sau alt dovad a efecturii plii
(pentru plile electronice).
51
Pentru a asigura lizibilitatea documentelor care stau la baza plilor, se recomand ca bonurile
fiscale, biletele, tichetele de transport i alte documente de acest tip s fie pstrate nu doar n
original, ci i n copie.
5.4. Efectuarea plilor

n cadrul granturilor, plile se efectueaz dup recepia bunurilor furnizate/ lucrrilor executate/
serviciilor prestate, nefiind permise plile n avans!
a. Plile aferente contractelor de achiziii
n cazul contractelor de achiziie, plata ctre un Furnizor/ Executant/ Prestator/ Consultant se va

face pe baza unei facturi sau a unui raport de activitate al consultantului, dup caz. Fiecare factur,
datat i semnat de reprezentantul furnizorului/ executantului/ prestatorului/ consultantului va
specifica n mod clar bunurile livrate, lucrrile executate, serviciile prestate i, dac este cazul, va fi
nsoit de un raport i/ sau documentele justificative aferente realizrii obiectului contractului,
precum i de Procesul-verbal de recepie.
Responsabilul financiar sau o alt persoan desemnat din echipa de proiect va verifica factura
pentru corectitudine i corelare cu comanda, procesul-verbal de recepie pentru bunuri/
certificatele de acceptan a lucrrilor etc. i respectarea cantitii, a descrierii itemilor prevzute n
contract. Dac rezultatul verificrii este satisfctor, persoana va ntocmi ulterior documentele de
plat, cu respectarea segregrii funciilor, a normelor de control financiar preventiv propriu i a
legislaiei n vigoare privitoare la nregistrarea plilor n contabilitate. Exceptnd cazul unei fore
majore, timpul total care trece de la primirea facturii/ raportului de activitate al consultantului de
ctre liceul beneficiar pn la plata efectiv nu va depi 30 de zile calendaristice.
Plile se efectueaz n contul de trezorerie al Furnizorului/ Executantului/ Prestatorului/
Consultantului care are statut de persoan juridic sau n contul deschis la o banc comercial al
persoanelor fizice, ori al prestatorilor de servicii de consultan sau alt tip de servicii, care nu-i pot
deschide cont de trezorerie.
b. Plile aferente contractelor de munc pentru personalul propriu
n cazul contractelor individuale de munc/ actelor adiionale la contractele individuale de munc

pentru personalul propriu, plata se efectueaz n baza aprobrii statului de plat de ctre
ordonatorul de credite al unitii de nvmnt, elaborat n baza documentului prin care se
nregistreaz/se consemneaz activitatea desfurat, stabilit prin procedurile interne de
monitorizare i validare a activitii, n funcie de timpul efectiv lucrat n cadrul proiectului i n
corelaie cu responsabilitile stabilite n fia postului.
52
Responsabilul financiar sau o alt persoan desemnat din echipa de proiect va centraliza toate
informaiile privind timpul efectiv lucrat de fiecare persoan i va ntocmi documentele de plat,
att pentru salariile nete ale personalului, ct i pentru contribuiile salariale aferente, suportate de
ctre angajator i angajat, conform legislaiei naionale n vigoare, cu respectarea segregrii
funciilor, a normelor de control financiar preventiv propriu i a legislaiei n vigoare privitoare la
nregistrarea plilor n contabilitate.
Orice alte pli din categoria costurilor operaionale adiionale se efectueaz cu respectarea
legislaiei naionale n vigoare.
Beneficiarul trebuie s urmreasc permanent disponibilitatea fondurilor, n vederea efecturii

plilor. Echipa de proiect, prin responsabilul financiar, va verifica periodic soldul pentru a solicita
deschideri de credite bugetare care s includ plile previzionate, conform termenelor
contractuale/ scadenelor la plat.
5.5. Proceduri de management financiar-contabil

Beneficiarii de granturi au obligaia s menin proceduri de management financiar acceptabile
pentru MEN-UMPFE, n calitate de agenie de implementare a Proiectului ROSE, i pentru Banca
Mondial, ntr-un mod adecvat pentru a reflecta operaiunile, resursele i cheltuielile legate de
proiect, conform acordului de grant.
Beneficiarul va menine o eviden contabil analitic distinct, utiliznd conturi analitice pentru
reflectarea tuturor operaiunilor referitoare la implementarea proiectului, conform dispoziiilor
legale aplicabile. n cazul n care beneficiarul implementeaz alte proiecte din fonduri rambursabile
sau nerambursabile, acesta va ine contabilitatea distinct pe proiecte pentru a putea identifica n
mod corespunztor i la orice moment tranzaciile pentru fiecare proiect.
Beneficiarul de grant va nregistra n sistemul contabil propriu toate operaiunile aferente

proiectului, n conformitate cu legislaia aplicabil i planul de conturi pentru entitile bugetare i
va ntocmi rapoarte financiare lunare i trimestriale pentru a fi incluse n situaiile financiare ale
MEN-UMPFE, aferente proiectului ROSE.
Bunurile achiziionate de licee utiliznd fondurile alocate din grant vor fi incluse n inventarul
instituiei, conform legislaiei naionale, i vor fi etichetate conform cerinelor UMPFE.
Beneficiarul de grant va pstra toate documentele justificative i de raportare (rezultatele

proiectului, documentele financiare, facturi, ordine de plat, chitane originale etc.) timp de cel
puin 7 ani dup ncheierea Proiectului ROSE, respectnd totodat prevederile din legislaia
romneasc n materie.
53
Fiecare liceu beneficiar are obligaia de a ntocmi, a monitoriza i a transmite ctre UMPFE, cu
avizul monitorilor, lunar i trimestrial, rapoartele financiare pentru activitile specifice grantului,
prevzute n prezentul ghid.
Validarea cheltuielilor efectuate n cadrul unui grant se face pe baza cheltuielilor efective realizate
de liceul beneficiar, conform documentelor justificative ncrcate n SIM, care s ateste faptul c
acele cheltuieli au fost angajate i pltite. nainte de a valida cheltuiala, monitorul se va asigura de
caracterul complet i exact al ntregii documentaii transmise de liceul beneficiar, precum i de
realitatea i relevana cheltuielii, prin analiza documentelor i, dup caz, prin vizite la faa locului.
5.6. Controlul financiar i audit

Beneficiarul are obligaia de a pstra cel puin timp de apte ani de la finalizarea Proiectului ROSE,
toate documentele originale, privind activitile i operaiunile finanate prin grant, inclusiv cele
financiar-contabile, respectnd totodat prevederile din legislaia romneasc n vigoare.
Auditul extern va fi realizat la nivelul Proiectului ROSE, inclusiv pentru Schema de Granturi pentru
Licee, de ctre o firm independent, selectat de MEN-UMPFE. Auditorul va realiza audituri anuale
pentru toate operaiunile proiectului, inclusiv pentru operaiunile din cadrul granturilor, n
conformitate cu prevederile Acordului de mprumut i cu termenii de referin agreai de Banc
Prin auditul extern, se va realiza anual verificarea conformitii cu prevederile Acordului de Grant i
cu procedurile i cerinele stabilite n Manualul de Granturi pentru Licee, pentru un eantion
reprezentativ din totalul beneficiarilor de granturi.
nainte de efectuarea auditului extern anual, beneficiarii de granturi selectai n eantionul de
verificare vor fi notificai cu privire la perioada de desfurare i scopul misiunii de audit, precum i
referitor la documentele care urmeaz a fi puse la dispoziie spre auditare.
Liceul beneficiar va pune la dispoziie toate documentele aferente proiectului (inclusiv fiiere
electronice i aplicaii/ sisteme informatice de management) solicitate n cadrul verificrilor
realizate de auditorii externi, de MEN-UMPFE, precum i n cadrul misiunilor de monitorizare ale
Bncii Mondiale.
De asemenea, Beneficiarul se va asigura c n contractele de achiziie de bunuri/ lucrri/ servicii
este prevzut obligaia contractanilor de a asigura disponibilitatea informaiilor i a documentelor
referitoare la proiect, n cadrul verificrilor realizate de auditorii externi, de MEN-UMPFE, precum i
n cadrul misiunilor de monitorizare ale Bncii Mondiale.
Beneficiarul va asigura disponibilitatea personalului implicat n implementarea proiectului, n
special a echipei de proiect/ coordonatorului de grant, pe toat durata verificrilor, dup caz.
Dup finalizarea misiunilor de verificare, auditorii formuleaz planuri de aciune i recomandri
care vor fi puse n aplicare de ctre Beneficiar, conform termenelor stabilite. Monitorii i MEN-
UMPFE vor superviza implementarea planurilor de aciune de ctre beneficiari.
54
6. RAPORTAREA N CADRUL GRANTURILOR
Beneficiarii de granturi vor raporta cu regularitate asupra utilizrii fondurilor, conform termenilor
convenii n Acordul de grant i prevederilor prezentului ghid, dup cum urmeaz:
a) Vor ntocmi i vor transmite Raportri financiare lunare i trimestriale, conform prevederilor
prezentului ghid.
b) n vederea obinerii tranelor din grant, cu excepia primei trane care se acord cu titlu de avans
dup semnarea Acordului de Grant, vor elabora i vor transmite rapoarte privind progresul
implementrii tehnice i financiare, respectiv: Raportul tehnic de progres i Raportul financiar de
progres, conform modelelor anexate prezentului Ghid.
c) La finalizarea granturilor, liceele au obligaia transmiterii unor Rapoarte tehnice i financiare

finale, conform modelelor furnizate n prezentul Ghid.
d) n vederea obinerii tranelor din grant, cu excepia primei trane care se acord cu titlu de
avans, vor raporta achiziiile realizate n cadrul grantului. Raportul privind progresul achiziiilor se
va elabora n conformitate cu modelul anexat prezentului ghid i se va transmite odat cu Raportul
tehnic de progres i Raportul financiar de progres.
Rapoartele financiare vor fi pregtite n Lei, pe baza fluxului de numerar, i vor respecta clasificarea
bugetar i informaiile specifice cerute de modelele incluse n prezentul ghid. Rapoartele
financiare i documentele suport referitoare la tranzaciile efectuate n proiectele finanate din
ROSE vor fi ncrcate i vor putea fi regsite n SIM.
De asemenea, Beneficiarul are obligaia de a ntocmi i alte rapoarte i situaii, n funcie de

solicitrile MEN-UMPFE, ale monitorilor sau ale reprezentanilor Bncii Mondiale sau ale instituiilor
abilitate ale statului (Ministerul Finanelor Publice, Curtea de Conturi a Romniei etc.).
Toate rapoartele ntocmite de liceele beneficiare vor fi semnate de directorul liceului, n calitate de
reprezentant legal, de coordonatorul de grant i de responsabilul financiar i vor fi verificate i
aprobate de monitorul desemnat de MEN-UMPFE.
6.1. Raportarea financiar

Raportarea financiar include ntocmirea urmtoarelor documente de raportare:
Raportul financiar lunar

Raportul financiar trimestrial/ Raportul financiar de progres
Raportul financiar final.
Monitorul verific toate rapoartele financiare n maxim 5 zile, pe msur ce acestea sunt ncrcate
n SIM la termenele stabilite, i se asigur c sunt n conformitate cu informaiile nscrise n
documentele justificative, c toate cheltuielile sunt eligibile i se ncadreaz n bugetul aprobat etc.
55
Dac toate condiiile i prevederile legale sunt respectate, monitorul avizeaz rapoartele i le pune
la dispoziia MEN-UMPFE pn la datele convenite.
n cazul identificrii unor erori sau dac lipsesc documente suport sau acestea sunt
necorespunztoare, monitorul notific Beneficiarul, solicitndu-i s efectueze corecia erorilor
identificate i s genereze Rapoartele financiare refcute, pn la termenele agreate. Rapoartele
vor fi aprobate de monitor doar dup corectarea erorilor/ verificarea rapoartelor revizuite/
transmiterea documentelor suport corespunztoare.
Corectarea erorilor trebuie efectuat n cel mai scurt termen dar nu mai mult de 5 zile, pentru a
permite respectarea termenelor la care UMPFE transmite raportrile centralizate ctre MEN, MFP
i Banca Mondial.
n cazul n care monitorul alocat pentru un anumit liceu nu este disponibil, obligaiile de raportare
vor fi preluate fie de un alt monitor desemnat de UMPFE, fie de personalul financiar al UMPFE, dac
nu exist o alt opiune.
6.2. Realizarea/generarea rapoartelor financiare

Pentru a realiza rapoartele financiare, Beneficiarul are obligaia de a introduce toate plile, imediat
dup ce au fost efectuate, n ordine cronologic, n modul specific din SIM.
Pe baza bugetului aprobat i a nregistrrilor periodice a tuturor plilor, rapoartele financiare vor fi
automat generate din modulul specific din SIM:
Raportarea financiar intermediar
1. Raportarea financiar lunar
Beneficiarul are obligaia ca, n termen de 5 zile de la ncheierea fiecrei luni calendaristice,
ncepnd cu luna n care s-a acordat prima tran (avansul), s realizeze i s pun la dispoziia
UMPFE Raportul financiar lunar (conform modelului din Anexa 9).
Raportul financiar lunar cuprinde toate plile efectuate n cadrul grantului n luna anterioar,
mpreun cu documentele justificative prezentate n format electronic.
n acest sens, Beneficiarul are obligaia de a introduce, n ordine cronologic, imediat ce au fost
efectuate, toate plile din luna respectiv n modulul dedicat din SIM al proiectului ROSE, iar la
ncheierea fiecrei luni genereaz din SIM Raportul financiar lunar, pe care l semneaz
reprezentantul legal, coordonatorul de grant i responsabilul financiar, l tampileaz, l scaneaz i
l ncarc, scanat, n SIM. Documentele suport solicitate, corespunztoare fiecrei pli n parte, vor
fi scanate i ncrcate n SIM, astfel nct s permit identificarea facil i corelarea cu plile
raportate.
56
MEN-UMPFE, prin monitorul desemnat, se va asigura de completitudinea i acurateea Raportului
financiar lunar, precum i a documentaiei suport (facturi, contracte, ordine de plat etc.).
2. Raportarea financiar trimestrial
Beneficiarul are obligaia ca, n termen de 15 zile de la ncheierea fiecrui trimestru bugetar,
ncepnd cu data alocrii tranei, s realizeze i s pun la dispoziia UMPFE Raportul financiar
trimestrial (conform modelului din Anexa 10).
Raportul financiar trimestrial este generat automat n modulul dedicat din SIM, n baza bugetului
aprobat i a nregistrrii plilor aferente trimestrului respectiv, ncrcate lunar n modulul specific
din SIM. Raportul este semnat de reprezentantul legal, coordonatorul de grant i responsabilul
financiar, se tampileaz, se scaneaz i se ncarc, scanat, n SIM.
3. Raportarea financiar de progres
Raportul financiar de progres (conform modelului din Anexa 10) include toate plile efectuate n
cadrul grantului de la momentul acordrii primei trane pn la momentul solicitrii, respectiv de la
momentul alocrii tranei anterioare pn la momentul solicitrii, fiind susinut prin documente
suport transmise n format electronic. Acesta este generat n modulul specific din SIM, prin
selectarea perioadei de efectuare a cheltuielilor susinute prin documente justificative n solicitarea
de plat. Pentru a putea fi monitorizate mai uor, se recomand ca perioada pentru cheltuielile
efectuate i justificate s acopere luni ntregi, i.e. 01.01-31.03.2017.
4. Raportarea financiar final
La finalizarea proiectului, beneficiarul va ntocmi un Raport financiar final, conform modelului din
Anexa 11, raport care va conine situaia financiar final a proiectului, precum i justificarea
ultimei trane de finanare.
n situaia puin probabil n care Sistemul Informatic de Management (SIM) nu este disponibil/
nu funcioneaz pentru o perioad de timp, echipele de proiect din liceele beneficiare vor elabora
rapoartele prevzute conform modelelor din prezentul ghid i le vor transmite ctre monitorul
desemnat i/sau MEN-UMPFE conform modalitilor stabilite i comunicate de ctre UMPFE.
6.3. Rapoartele tehnice de progres

Raportul tehnic de progres se completeaz conform Anexei 12 a prezentului Ghid i se elaboreaz
n vederea obinerii tranelor din grant, cu excepia primei trane, care se acord cu titlu de avans.
Raportul tehnic de progres include descrierea stadiului derulrii proiectului: descrierea gradului de
ndeplinire a obiectivelor/intelor propuse, descrierea activitilor desfurate n perioada
raportat, principalele rezultate obinute, grupul int i implicarea acestuia, implicarea
comunitii, gradul de realizare a indicatorilor stabilii etc. Informaiile prezentate n Rapoartele
tehnice de progres vor fi corelate cu propunerea de proiect anexat Acordului de Grant.
57
Raportul tehnic de progres este ntocmit de coordonatorul de grant i aprobat de reprezentantul
legal, se tampileaz, se scaneaz i se ncarc, scanat, n SIM.
Pentru raportarea tehnic, nu se ncarc n SIM/nu se transmit la MEN-UMPFE documente suport

tehnice (rapoarte diverse, livrabile etc.), acestea fiind pstrate la nivelul liceului beneficiar de grant
i fiind verificate de monitori cu ocazia vizitelor pe teren.
La finalizarea proiectului, beneficiarul va ntocmi un Raport tehnic final, conform modelului din
Anexa 13, raport care va conine descrierea grupului int i a modalitilor de implicare a acestuia,
implicarea comunitii, gradul de ndeplinire a obiectivelor/intelor propuse, principalele rezultate
obinute, gradul de realizare a indicatorilor stabilii la finalul proiectului, principalele
probleme/dificulti ntmpinate n perioada de implementare, precum i msurile de asigurare a
sustenabilitii.
6.4. Raportarea achiziiilor derulate n cadrul granturilor

n vederea obinerii unei noi trane din grant, cu excepia primei trane care se acord cu titlu de
avans, Beneficiarul are obligaia de a ntocmi i de a transmite o situaie referitoare la stadiul de
desfurare a procedurilor de achiziii prevzute n Planul de achiziii aprobat/ revizuit. Aceast
situaie se ntocmete de ctre responsabilul pentru realizarea achiziiilor, conform modelului
furnizat n Anexa 14 (Raport privind progresul achiziiilor), pe msur ce se deruleaz procesul de
achiziii.
Raportul privind progresul achiziiilor se avizeaz de coordonatorul de grant, se aprob de ctre

reprezentantul legal, i se transmite, semnat i tampilat, odat cu Raportul tehnic de progres i
Raportul financiar de progres.
58
7. MONITORIZAREA GRANTURILOR
7.1. Procesul de monitorizare n cadrul Schemei de Granturi pentru Licee

Monitorizarea implementrii granturilor
Monitorizarea implementrii granturilor n cadrul SGL const n supervizarea implementrii

proiectului, proces prin care sunt urmrite periodic anumite aspecte, precum: modul n care se
aplic prevederile acordului de grant i ale Ghidului de Implementare, felul n care sunt folosite
resursele, gradul de atingere a obiectivelor i indicatorilor propui, efectele activitilor din proiect
n raport cu impactul intenionat al acestora, problemele care pot aprea etc., precum i asigurarea
respectrii cadrului legal aplicabil.
Monitorizarea extern vizeaz toate aspectele legate de implementarea proiectului (tehnic,

financiar, achiziii, gestionarea contractelor, impact de mediu) i este asigurat de ctre monitori,
precum i de ctre echipa MEN-UMPFE sau reprezentani ai Bncii Mondiale, cu ocazia vizitelor de
monitorizare. Procesul de monitorizare se desfoar pe dou paliere, respectiv:
verificarea administrativ a documentelor transmise de liceele beneficiare, conform

fluxului de raportri; i
verificarea pe teren a realitii i corectitudinii activitilor i operaiunilor derulate n cadrul
granturilor.
Scopul acestor verificri este de a se asigura c, la nivelul liceelor beneficiare:

Activitile, inclusiv cele pedagogice, sunt implementate conform calendarului stabilit,
cu respectarea prevederilor acordului de grant;
Achiziiile efectuate n cadrul grantului se desfoar conform planului de achiziii
aprobat i cu respectarea prevederilor prezentului Ghid i a procedurilor Bncii
Mondiale privind achiziia de bunuri, lucrri i servicii, altele dect consultan, i
selecia de consultani;
Documentele financiare i contabile sunt ntocmite conform prevederilor legale i
reglementrilor specifice SGL;
Raportarea tehnic i financiar se deruleaz conform ghidurilor furnizate, utiliznd
modelele anexate la acestea;
Msurile de protecie a mediului prevzute n acordul de grant n cazul realizrii unor
lucrri minore de amenajare/ instalrii unor echipamente sunt respectate;
Activitile legate de implicarea i participarea civic asociate procesului de
implementare a grantului se realizeaz conform acordului de grant, n mod particular
informarea comunitii privind progresul implementrii proiectului i/ sau prin
intermediul monitorizrii participative de ctre comunitate (al treilea tip de implicare
prevzut n procesul participrii comunitii); i
59
intele propuse i indicatorii stabilii prin grant (intermediari i finali) sunt atini.
Verificarea administrativ
Verificarea administrativ presupune:

verificarea solicitrilor de deschideri de credite bugetare i a bugetului pe trimestre i ani
calendaristici, a rapoartelor financiare lunare, trimestriale, finale, precum i a rapoartelor
financiare de progres;
verificarea dosarelor de achiziie;
verificarea Rapoartelor tehnice de progres i a Raportului tehnic final;
solicitarea de clarificri, dac este cazul.
Verificarea pe teren
n scopul verificrii realitii operaiunilor derulate i a conformitii cu rapoartele prezentate de

Beneficiari, monitorii vor efectua periodic vizite la locaiile de implementare a proiectelor care le-au
fost desemnate.
nainte de efectuarea vizitei de verificare pe teren, monitorul va anuna Beneficiarul cu privire la

scopul i data stabilit pentru vizit.
Beneficiarii au obligaia de a pstra toate documentele originale aferente proiectului i de a le pune

la dispoziie monitorilor, pe parcursul vizitelor de verificare pe teren.
Verificarea pe teren presupune urmtoarele aciuni:
verificarea la faa locului a progresului activitilor, precum i a livrabilelor i a altor

documente tehnice suport;
verificarea fizic a bunurilor/ echipamentelor i lucrrilor achiziionate n cadrul proiectului;
inspectarea msurilor de protecie a mediului aplicate la nivelul Beneficiarului, conform
prevederilor Acordului de grant i ale Manualului de granturi;
verificarea conformitaii rapoartelor/documentelor transmise anterior (pentru verificarea
administrativ) cu documentele originale i cu realitatea de pe teren;
participarea la ntlniri cu membrii comunitii locale i colare, inclusiv cu elevi, n calitate
de beneficiari direci ai proiectului i obinerea unui feedback cu privire la gradul de
satisfacie legat de activitile proiectului.
consemnarea rezultatelor monitorizrii i formularea recomandrilor i soluiilor de
remediere agreate de comun acord cu Beneficiarul, dac este cazul.
Aprobarea de ctre monitori a rapoartelor elaborate de beneficiarii de granturi se realizeaz n

baza efecturii celor dou tipuri de verificri - administrativ i pe teren. n cazul ndeplinirii
cerinelor de conformitate, monitorul va aviza toate documentele aferente raportrii i, dup caz,
va aproba virarea urmtoarei trane (cu condiia ca i cerina privind cheltuirea a minimum 70% din
60
sumele alocate anterior s fie ndeplinit). n cazul n care monitorul constat nendeplinirea
cerinelor de conformitate sau identific discrepane semnificative ntre rapoarte i realitatea din
teren, acesta nu va aviza rapoartele/ cererea de plat a tranei urmtoare i va solicita liceului
soluionarea problemelor evideniate i retransmiterea raportului revizuit ctre monitor spre
procesare.
Banca Mondial poate efectua, n mod aleatoriu, vizite de monitorizare, pentru a verifica progresul
proiectelor, stadiul implementrii, modul de utilizare a fondurilor pentru scopul declarat.
Alte tipuri de monitorizri efectuate de MEN-UMPFE. n funcie de procedurile de monitorizare

stabilite la nivelul MEN-UMPFE n cadrul Proiectului ROSE, similar misiunilor efectuate de Banca
Mondial, experii MEN-UMPFE pot ntreprinde diferite vizite de monitorizare la nivelul
Beneficiarilor, Beneficiarii fiind anunai n prealabil cu privire la scopul i data efecturii acestora.
UMPFE poate, de asemenea, s contracteze servicii de consultan pentru a monitoriza
implementarea schemei de grant i calitatea activitilor realizate de monitori i mentori.
7.2. Proceduri interne de monitorizare a implementrii granturilor

Alturi de monitorizarea extern, liceul beneficiar are obligaia, conform Acordului de grant, s
asigure permanent o monitorizare intern, cu participarea echipei de proiect, a CA i a
reprezentanilor comunitii. n vederea atingerii obiectivelor proiectului, monitorizarea intern se
va realiza n baza unei proceduri clare i agreate la nivelul liceului beneficiar, avnd ca finalitate
ntocmirea rapoartelor de monitorizare (incluznd constatri i recomandri), acordarea de
feedback celor care au realizat/ participat la activitile proiectului, precum i informarea att a
comunitii colare i locale, ct i a publicului n general, cu privire la progresul i rezultatele
proiectului.
7.3. Implicarea comunitii n monitorizarea implementrii granturilor

Implicarea comunitii n etapa de implementare a granturilor este o condiie obligatorie n cadrul
SGL, completnd seria consultrilor civice, organizate pe parcursul etapei de pregtire a proiectelor.
Se recomand ca membrii comunitii care particip la monitorizarea proiectului s fie aceiai cu cei
care au participat la consultrile anterioare, desfurate n vederea pregtirii i depunerii
propunerii de proiect.
Semestrial, Beneficiarul va informa comunitatea cu privire la progresul nregistrat (rezultate

intermediare/ finale) i va asigura un cadru adecvat pentru realizarea unui proces de monitorizare
participativ a comunitii care s conduc la o mai bun sustenabilitate a proiectului. n acest sens,
fiecare Beneficiar stabilete o procedur proprie (parte integrant a procedurii interne de
monitorizare) pentru consultarea i implicarea comunitii n implementarea grantului, aceasta
incluznd un set de metode precum:
ntlniri periodice (cel puin semestrial);
61
prezentri referitoare la stadiul de implementare;
consultri cu privire la planul de lucru;
posibile aciuni pentru maximizarea beneficiilor grupului int vizat, dar i ale comunitii, n
general;
aplicarea unor chestionare de satisfacie;
constituirea unui comitet de monitorizare, la nivelul comunitii colare, dac este cazul etc.
7.4. Monitorizarea impactului de mediu

Beneficiarii care au prevzut n proiect activiti de renovare i dotare au obligaia ca, pe parcursul
derulrii acestor activitii i ulterior finalizrii lor, s respecte prevederile n vigoare cu privire la
protecia mediului, precum i cerinele specifice SGL, conform Manualului de Granturi pentru Licee.
n acest sens, Beneficiarul are obligaia de a se asigura c prestatorii de lucrri de amenajare i/sau
servicii de instalare a echipamentelor, dac este cazul, sunt informai cu privire la cerinele de
protecie a mediului i c aceste cerine sunt reflectate n mod corespunztor n contractele de
achiziie a bunurilor i lucrrilor n cauz.
Pe perioada implementrii proiectului, MEN-UMPFE, prin monitorii desemnai, va desfura

periodic activiti de monitorizare i evaluare a msurilor de protecie a mediului adoptate de ctre
licee, pentru a observa impactul i a elabora recomandri privind aciunile remediale. De
asemenea, n cadrul misiunilor de supervizare ale Bncii Mondiale, se va verifica modul de
ndeplinire a cerinelor/ reglementrilor privind protecia mediului.
Monitorizarea impactului de mediu de ctre monitori se realizeaz cu ocazia vizitelor pe teren i

presupune verificarea modului de implementare a recomandrilor privind protecia mediului
formulate anterior i, dac este cazul, revizuirea recomandrilor privind msurile de prevenie/
reducere a riscurilor, n baza constatrilor efective la faa locului, inclusiv revizuirea gradului de risc,
prin ntocmirea Fiei de calcul al gradului de risc aferent impactului de mediu (conform Anexei 5
din Ghidul Evaluatorului).
Aciunile de monitorizare a impactului de mediu sunt corelate cu gradul de risc alocat proiectului i
recalculat, dac este cazul, dup cum urmeaz:
Gradul de risc Msuri de Aciuni/frecven

monitorizare
A = Grad de Nu sunt necesare Anual se analizeaz i se actualizeaz, dac este
risc inexistent msuri specifice de necesar, Fia de calcul al gradului de risc aferent
monitorizare a impactului de mediu.
riscurilor de mediu.
n cazul n care proiectul nu presupune activiti de
dotare i renovare, gradul de risc calculat iniial rmne
neschimbat, fr a necesita ntocmirea Fiei de calcul.
62
B = Grad de Pe parcursul Anual se analizeaz i se actualizeaz, dac este
risc mic implementrii sunt necesar, Fia de calcul al gradului de risc aferent
necesare msuri impactului de mediu, inclusiv recomandrile.
minime de
monitorizare a Semestrial se verific modul de implementare a
riscurilor de mediu. recomandrilor privind protecia mediului formulate
anterior.
C = Grad de Pe parcursul Semestrial se analizeaz i se actualizeaz, dac este
risc mediu implementrii sunt necesar, Fia de calcul al gradului de risc aferent
necesare msuri impactului de mediu, inclusiv recomandrile.
specifice de
monitorizare a Trimestrial se verific modul de implementare a
riscurilor de mediu. recomandrilor privind protecia mediului formulate
anterior.
Dac monitorul, prin verificrile administrative i pe teren pe care le ntreprinde, constat anumite
elemente care ar putea avea un posibil impact de mediu i ar putea conduce la o rencadrare n alt
categorie de risc, atunci poate recalcula gradul de risc alocat (prin ntocmirea Fiei de calcul a
gradului de risc aferent impactului de mediu), indiferent de frecvena recomandat n tabelul
anterior.
63

Ghid Implementare SGL v2

Încărcat de

Informații document

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Ghid Implementare SGL v2

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Proiectul privind nvmntul Secundar (ROSE)

Unitatea de Management al Proiectelor cu

1. Aspecte generale privind implementarea granturilor

Beneficiarul va implementa proiectul pe propria rspundere, ndeplinind obligaiile i respectnd

1. ASPECTE GENERALE PRIVIND IMPLEMENTAREA GRANTURILOR

1.1. Cadrul legislativ

- Regulamentul-cadru de organizare i funcionare a unitilor de nvmnt

n conformitate cu prevederile Acordul de mprumut, fiecare beneficiar de grant trebuie:

s realizeze subproiectul cu diligena necesar i eficien i n conformitate cu standardele

1.2. Aranjamente instituionale

Unitatea de Management al Proiectelor cu Finanare Extern (UMPFE) reprezint departamentul

UMPFE rspunde de contractarea consultanilor care asigur sprijin n implementarea granturilor

UMPFE asigur, de asemenea, coordonarea cu alte departamente i agenii/organisme din cadrul

Inspectoratele colare Judeene (ISJ), respectiv Inspectoratul colar al Municipiului Bucureti

Alte pri implicate n implementarea SGL includ:

monitors, contractai de MEN/UMPFE ca asisten tehnic pentru monitorizarea pe teren a

Matricea responsabilitilor n implementarea Granturilor pentru Licee

Matricea responsabilitilor n implementarea Granturilor pentru Licee

1.3. Combaterea practicilor de fraud i corupie

MEN-UMPFE i rezerv dreptul de a recupera sumele acordate n cadrul grantului de la

1.4. Evitarea conflictului de interese

Pentru evitarea conflictului de interese, toi participanii la procedurile de achiziie derulate n

2. ASISTEN N IMPLEMENTAREA GRANTURILOR

2.1. Ghiduri privind implementarea granturilor i realizarea activitilor

Pe durata de implementare a SGL, MEN-UMPFE pune la dispoziia tuturor liceelor beneficiare

2.2. Monitorizare i evaluare

efectuarea periodic de vizite la faa locului i verificarea documentelor referitoare la

2.3. Asisten de tip mentorat pentru activitile pedagogice, de sprijin i

3. IMPLEMENTAREA ACTIVITILOR PROIECTULUI

3.1. Demararea proiectului

nominalizarea echipei de proiect i stabilirea sarcinilor i responsabilitilor aferente fiecrei

3.2. Perioada de implementare

Activitile pedagogice i de sprijin, precum i cele extracurriculare se vor desfura n afara

3.3. Finalizarea Acordului de Grant

De asemenea, Beneficiarul are obligaia de a pstra toate documentele aferente proiectului

3.4. Suspendarea sau Rezilierea Acordului de Grant

3.5. Modificri la Acordul de Grant

b. modificarea valorii indicatorilor stabilii prin Anexa la Acordul de grant.

3.6. Resursele umane proprii implicate n proiect

personalul propriu al Beneficiarului: membrii echipei de proiect responsabile de activitile

3.6.1. Echipa de proiect (EP)

Echipa de proiect nominalizat va funciona pe toat durata de implementare a proiectului i va

RESPONSABILITILE PRIVIND IMPLEMENTAREA GRANTULUI

asigur respectarea cerinelor cu privire la impactul de mediu;

sprijin activitatea responsabilului financiar n alocarea fondurilor necesare pentru

3.6.2. Cadre didactice/consilieri implicai n derularea activitilor proiectului

prevederilor legale n vigoare. Periodic, de regul la finalizarea fiecrui an de implementare,

4. REALIZAREA ACHIZIIILOR N CADRUL GRANTURILOR

4.1. Aspecte generale

Confidenialitate i corectitudine pe parcursul evalurii, respectiv garantarea protejrii

personalul UMPFE, modul de realizare a achiziiilor prevzute n cadrul proiectului, precum i a

4.2. Planificarea achiziiilor

4.3. Metode de achiziii aplicabile n cadrul granturilor

Tipuri / categorii de Metode specifice de achiziii

4.4. Dispoziii comune aplicabile tuturor metodelor de achiziii n cadrul

Prezentul Ghid furnizeaz, n seciunea de Anexe, modele de ntocmire a documentaiei

4.4.1. Pregtirea specificaiilor tehnice/ caietului de sarcini/ termenilor de

Anterior demarrii unei proceduri de achiziie, Beneficiarul va elabora specificaiile tehnice/

ndeplineasc prestatorul, durata i perioada de desfurare a activitii i orice alte informaii

Specificaiile tehnice trebuie s evite referirea la o anumit marc/firm, origine, procedeu.

4.4.2. ntocmirea Referatului de necesitate

Nicio procedur de achiziie nu poate fi lansat fr aprobarea Referatului de necesitate de

4.4.3. Stabilirea Comisiei de evaluare

Decizia pentru numirea comisiei de evaluare este emis de reprezentantul legal al