Fiind un „document” nu doar cu rosturi de comunicare, ci si cu valoare

simbolica, de sustinere a imaginii si prestigiului institutiei, invitatia scrisa poate fi

considerata ea insasi concretizare a unui demers specific relatiilor publice in
administratie si nu numai.

O institutie publica poate recurge la invitatii in urmatoarele situatii: inaugurarea

noului sediu, o aniversare, forumuri, conferinte de presa, congrese, sarbatoarea
angajatilor, pensionari, spectacole sponsorizate, cocktailuri, receptii s.a.

Rolul invitatiei este acela de1:

- a face cunoscut evenimentul cu public, intr-un cerc inchis, mai mult sau
mai putin restrans;

- a transmite atitudinea si sentimentele gazdei sau organizatorului (de

exemplu, primarie, prefectura) fata de persoanele invitate;

- a transmite rugamintea de a participa la eveniment;

- a conferi dreptul (nu obligatie, nu exprima o convocare) de acces in

perimetrul in care se desfasoara evenimentul;

- a se constitui intr-o carte de vizita onoranta pentru gazda si organizator;

- a fi material promotional si „carlig” in favoarea gazdei si a evenimentului

respectiv.

Invitatia este inmanata direct persoanei invitate sau este transmisa prin curier
special ori posta clasica. Doar in mod exceptional si complementar, prin e-mail sau
fax.

Invitatia intermediaza primul contact al persoanei care o primeste cu evenimentul

ce va urma. Rolul sau in formarea primei impresii e decisiv. Invitatul trebuie sa
gaseasca in ea aprecierea competentelor sale, flatarea persoanei sale si certitudinea ca
este dorit si important. Fondul, forma si stilul invitatiei vor fi adecvate cu natura si
proportiile manifestarii.

Continutul invitatiei. Invitatia din partea institutiei administratiei publice

va fi in masura sa comunice, intr-o maniera politicoasa si atractiva, informatii cu
privire la:

- identitatea si calitatea gazdei (de exemplu, Primaria municipiului Suceava);

- genul de eveniment, scopul sau ocazia (de exemplu, inaugurarea noului

sediu al prefecturii);

1 St. Prutianu – Antrenamentul abilitatilor de comunicare, Polirom, Iasi, 2005, p. 291

 - identitatea si calitatea unor invitati speciali;

- daca invitatul vine singur sau insotit;

- ce fel de persoane mai sunt invitate;

- data, ziua, ora si durata;

- locul, adresa, telefonul si alte repere, dupa caz;

- imbracamintea potrivita;

- daca se serveste masa, gustare, bufet, ceai, cafea;

- daca este in discutie o tema speciala;

- daca este necesara confirmarea participarii;

- daca, pentru invitat, mai sunt necesare alte informatii.

Condiţii

 înmânată (de regulă) direct persoanei invitate, sau expediată prin poştă, curier şi
doar excepţional prin fax sau poştă elecronică
 se tipăreşte pe o hârtie de bună calitate
 numele persoanei invitate trebuie să apară neaparat pe plic
 din conţinutul invitaţiei trebuie să transpară “o apreciere a compeţentelor
[invitatului], o flatare a persoanei sale şi certitudinea că este dorit şi important”
 natura şi proporţiile manifestării sunt elementele de baza în stabilirea
conţinutului, formei şi stilului invitaţiei
 tonul unei invitaţii poate varia de la unul intim şi personalizat (în cazul unui
eveniment într-un cerc restrîns), la unul mult mai oficial (în cazul în care numărul
invitatilor este mare şi provin din sfere diferite de activitate)
 pentru a risipi orice nuanţă de “convocator”, este recomandabilă tipărirea
cuvântului “INVITAŢIE” înaintea formulei de adresare

Informaţiile prezente în invitaţie trebuie să răspundă celor cinci întrebări

generale: Cine? Ce? Cînd? Unde? Cum?

Cine?

 Identitatea şi calitatea gazdei

 Identitatea şi calitatea invitaţilor
 Dacă invitatul vine singur sau însoţit
 Ce alte persoane mai sunt invitate

cerinţe:
  dacă o singură invitaţie este adresată în comun mai multor persoane: numele
acestora trebuie asezate in ordine alfabetica
 dacă este adresată unei familii: trebuie numiţi ambii soţi, iar numele soţiei îl
precede pe cel al soţului
 dacă manifestările sunt de amploare, iar invitaţii provin din cercuri profesionale
şi sociale foarte variate: se pot concepe invitaţii tipizate, în care se renunţă la formula
directă de adresare cu identificarea numelui persoanei

Ce? precizări despre genul de eveniment sau ocazie la care este aşteptat
destinatarul invitaţiei

Cînd?

 trebuie specificate: data, ziua, ora desfăşurării evenimentului, precum şi gradul

de punctualitate solicitat
 formulările alese pentru solicitarea punctualitaţii să nu aibă o notă imperativă
sau abuzivă, de genul: “Rugăm nu întârziaţi!” sau “ Evenimentul este televizat”
 să se recurgă la formulări puţin mai mascate a necesităţii prezentării la timp:
o invitaţie la cină pentru “ora 19:00” va însemna că masa va fi pe la orele
20:00
o dacă evenimentul este unul de durată, invitaţia trebuie însoţită de un
program amănunţit (care va fi respectat)
o invitaţiile de dimineaţa sau de peste zi trebuie să indice în mod orientativ
fie durata evenimentului, fie ora de încheiere

Cum?

 programul complet al manifestării ¾ordinea de zi

 finalizarea: dacă întâlnirea este urmată de un cocktail/bufet/masă festivă
 indicaţii privind ţinuta invitaţilor: “ţinută de seară”, “ţinută lejeră/sport”,
“preferabil costum”

Expedierea

 se face cu aproximativ 2-3 săptămâni înainte de data programată a

evenimentului
 se recomandă un răspuns de confirmare (gazda poate menţiona un număr de
telefon sau fax, o persoană de contact şi o dată limită)
 necesitatea de a verifica telefonic prezenţa la manifestare cu o săptămână şi apoi
cu două zile înainte