PROTOCOL ŞI ETICHETĂ ÎN

DIPLOMAŢIE

INVITAŢIA
 INVITAŢIA
• A face o invitaţie este un gest important al vieţii sociale. Din acest motiv, acest act de comunicare
este marcat de un anumit formalism care trebuie sa sprijine obiectivele pentru care se organizează
evenimentul, reuşita evenimentului în sine, dar şi imaginea publică a celui care îl organizează. De
modul în care invitaţia este formulată depinde răspunsul favorabil la aceasta. Ea funcţionează ca un
aide memoire pentru cei care au acceptat-o deja verbal.
• Fiind primul mesaj care este transmis referitor la evenimentul care urmează să aibă loc, este
important ca invitaţia să creeze o reacţie favorabilă. Dincolo de prestigiul expeditorului, la aceasta
reacţie contribuie şi prezentarea grafică a acesteia, precum şi conţinutul, respectiv modul de
formulare. lnvitaţia scrisă poate urma unui acord de principiu care a fost dat telefonic sau în urma
unei discuţii personale. Chiar şi într-o asemenea situaţie, invitaţia scrisă are în continuare un rol bine
definit, şi anume acela de a da evenimentului un caracter personal şi de a confirma informaţiile
referitoare la motivul, natura, data şi locul intâlnirii. Are, de asemenea, avantajul de a stabili cu
stricteţe cine este invitat şi cine nu. Formularea textului invitaţiei, pe lânga rolul pe care îl are în
organizare, ca etapa a acesteia, îl are şi pe acela de a stabili elementele esenţiale ale evenimentului,
care odată invitaţia trimisă devin definitive.
• Cum stabilim detaliile care urmează a fi transmise prin invitaţie. Proiectarea evenimentului care
urmează a fi organizat depinde de obiectivele care sunt avute în vedere, dar şi de persoanele care
vor fi prezente. Pentru că despre un eveniment se poate spune că a fost organizat cu succes nu
numai dacă a fost organizat impecabil, ci şi dacă a fost onorat de persoane care prin profilul lor aduc
un plus de prestigiu organizatorului. Din acest motiv, în momentul în care ne propunem organizarea
unui eveniment, este foarte importantă şi stabilirea invitaţilor care vor fi prezenţi. Nu acesta este
momentul la care trebuie să avem o lista completă a invitaţilor, ci doar acela la care trebuie să ne
asigurăm că un eventual invitat de onoare este disponibil şi ne va onora cu prezenţa.
 PE CINE INVITĂM
• Conceperea listei invitaţilor la un eveniment este determinată de obiectivul cu care este organizat
acesta, de importanţa persoanei sau delegaţiei în cinstea căreia este organizat, precum şi de nivelul la
care este organizat acesta.
• În cazul în care evenimentul este unul cu participare internaţională, dacă natura şi prilejul cu care
este organizat evenimentul permit, este recomandat să existe un echilibru între nivelul şi numărul
invitaţilor străini şi cel al reprezentanţilor ţării gazdă. Acest fapt va permite tuturor participanţilor să
găsească mai uşor subiecte de discuţie. Pentru că obiectivul principal al evenimentelor sociale, indi­
ferent de natura lor, este acela de a oferi un cadru care să permită invitaţilor să se cunoască şi să
poarte conversaţii. Mai precis, să socializeze. Meniurile, decorurile, programele artistice şi alte
activităţi organizate nu sunt decât mijloace care au menirea de a-i aduce pe invitaţi laolaltă.
• În comunitatea diplomatică sau consulară este foarte bine înţeleasă nevoia fiecăruia de a-şi face
repede cât mai multe cunoştinte. Acesta este şi motivul pentru care, în mediul diplomatic, sunt
invitate persoane care ocupă anumite funcţii chiar dacă nu au fost prezentate în prealabil şi chiar
dacă nu aţi primit o invitaţie similară din partea lor. Tot în mediul diplomatic, atunci când se
organizează un eveniment şi sunt invitaţi membri ai guvernului ţării gazdă, atunci evenimentul devine
oficial, indiferent cum a fost conceput iniţial şi, în consecinţă, se aplică protocolul internaţional.
• În situaţia în care se doreşte organizarea unui eveniment instituţional sau corporatist, pentru a nu
avea niciun fel de dificultate şi niciun fel de reproş din partea persoanelor care nu vor fi invitate, în
funcţie de specificul sau tema evenimentului se vor invita persoane din categorii ce corespund
acestora. Criteriile pot să nu fie, însă, întotdeauna extrem de clare. Alegerea invitaţilor fiind
determinată de prilejul evenimentului, nu este întotdeauna posibil să desemnezi instituţii sau grupări
autorizate şi perfect omoloage. De exemplu, pentru a primi membrii unei delegaţii străine, vom
putea face apel la omologii lor locali, invitându-i sau nu pe superiorii lor ierarhici.
 PE CINE INVITĂM
• Dacă este indicat să stabilim categorii conform cărora vom face lista invitatilor, e şi mai important să
le respectăm. Dacă este necesar să facem anumite derogari, atunci este important să identificăm
criteriul unic conform căruia cineva este invitat şi altcineva, cu acelaşi statut, nu. Un alt criteriu după
care vor fi selectaţi invitaţii, în cazul unei participări internaţionale, constă în limbile vorbite de
aceştia. Este preferabil ca aceştia să poată conversa într-o limbă de circulaţie internaţională. lnvitatul
care nu cunoaşte nicio limbă de circulaţie internaţională, dar a cărui prezenţă este dorită în mod
deosebit, va fi invitat împreună cu interpretul său.
• La evenimentele unde este necesară invitarea diplomaţilor, va trebui să se evite participarea acelora
care reprezintă ţări care nu au relaţii între ele. Daca totuşi la o masă mai largă este inevitabilă
invitarea acestora, gazda va trebui să aibă în vedere un astfel de plasament, încât, chiar dacă
ordinea de precădere o cere, locurile lor să nu fie alăturate.
• Ţinând cont de faptul că la un dineu sau la o recepţie, conversaţia, şi nu meniul, cum am fi tentaţi să
credem, domină evenimentul, trebuie să nu pierdem din vedere că reuşita acestora ţine de
diversitatea cercurilor reprezentate şi de afinităţile existente sau potenţiale dintre persoane. De cele
mai multe ori, aceste condiţii nu sunt îndeplinite atunci când sunt invitate doar oficialităţi. De aceea,
este indicat să nu evităm adăugarea pe lista de invitaţi a unor persoane care aduc un element de
eterogenitate, favorabil unei comunicări mai bune. Acest fapt este cu atât mai admisibil cu cât, la o
masă, sunt implicaţi în primul rând invitaţii ca persoane, spre deosebire de o ceremonie unde
contează mai mult instituţiile. Aceste persoane vor fi selectate din rândul celor cu notorietate
pozitivă şi o reputaţie excelentă în domeniul lor, fie că e vorba de artă, sport, litere, afaceri sau din
mediul universitar. Ele vor avea avantajul de a fi bine văzute şi uşor acceptate de ceilalţi invitaţi, a
căror prezenţă se datorează în primul rând caracterului oficial al evenimentului.
 CUM REDACTĂM INVITAŢIA
• Invitaţiile au marea utilitate de a ne asigura că mesajul va fi bine înţeles, evident, cu condiţia ca el să
fie bine redactat. Mesaj în sensul strict al termenului, cartonul de invitaţie trebuie să transmită o
informaţie precisă, corespunzătoare şi suficientă, dar cu o mare economie de cuvinte. Invitaţia
reprezintă, de fapt, un rezumat cât se poate de concis al evenimentului anunţat. Stilul trebuie să fie
curgator, fără repetări. Textul trebuie să fie format dintr-o singură frază, pentru a putea fi citit dintr-o
dată.
• Textul invitaţiei trebuie, de asemenea, să cuprinda următoarele informaţii:
• Cine invită;
• Conform cărei formule de curtoazie;
• Cine este invitat;
• În ce scop;
• Când are loc evenimentul;
• În ce loc;
• Cum putem răspunde;
• Care este ţinuta vestimentară;
• Cum se ajunge acolo.
 CINE INVITĂ
• Caracterul oficial al unei invitaţii este determinat de titlul care o justifică. Este o formă de exprimare
a puterii sale. Din acest motiv, invitaţia oficială cuprinde doar titlul gazdei, nu şi numele acesteia. De
exemplu, Preşedintele României ... Adăugarea numelui expeditorului nu este greşita în condiţiile în
care acesta nu se bucură de o notorietate ridicată. În cazul în care invitaţia se face din partea unui
cuplu, persoanei care deţine un titlu i se va trece doar acesta, iar celuilalt soţ prenumele şi numele -
ex. Doamna Ministru al Sănătăţii şi Domnul Ion Georgescu...Înainte, cutuma cerea ca un cuplu să fie
invitat tot de un cuplu, cu exceptia ecleziaştilor, a celibatarilor sau în cazul în care absenţa soţiei
gazdă era prevazută. În prezent, aceasta nu mai este o condiţie.
• În cazul în care invitaţia se face în numele mai multor persoane formula folosită va fi de tipul
Preşedinte companiei ...şi membrii consiliului de administraţie au onoarea de a vă invita ... Este de
preferat să se evite formula ... au plăcerea de… În situaţia în care la evenimentul organizat va fi
prezentă o personalitate mult mai importantă decât cea care adresează invitaţia, în funcţie de
situaţie, se vor folosi formule de tipul următor: Preşedintele Inspectoratului Şcolar ..., Domnul ..., are
plăcerea de a vă invita la inaugurarea Şcolii Generale ... de către Ministrul Educaţiei sau Ministrul ...,
Domnul ..., vă roagă să îi faceţi onoarea de a participa la o cină în prezenţa Majestăţii Sale ...sau Sub
înaltul patronaj al Preşedintelui României, Preşedintele Institutului Cultural Român, Domnul ..., are
onoarea de a vă invita la inaugurarea expoziţiei ..., în prezenţa Ambasadorului României în Italia,
Excelenta Sa Domnul...
• O invitaţie este nominală sau personalizată dacă în textul acesteia este scris, de obicei de mână,
numele invitatului, într-un spaţiu rezervat în acest scop. În cazul în care numele destinatarului nu
este inclus în textul invitaţiei, aceasta este obişnuită.
 FORMULE DE ADRESARE PENTRU
DIFERITE TIPURI DE INVITAŢII
Formule pentru invitaţia formală:
• ... are onoarea de a invita pe...să participe la ...
• ... are onoarea de a invita pe ...să asiste la...
• ... roagă pe...să îi facă onoarea de a participa
la...
Formule pentru invitaţia mai puţin formală:
• ...are plăcerea de a invita pe... să participe la...
• ...are plăcerea de a invita pe ...sa asiste la...
Formule pentru invitaţia nominală adresată unei
singure persoane:
• ...roagă pe Domnul Ministrul al...
• ...roagă pe Domnul..., Ministru al...
Formule pentru invitatia nominala adresata unui
cuplu:
• ... roagă pe Domnul Ministru al ...şi pe Doamna
(prenume şi nume)
• ...roagă pe Domnul şi Doamna (prenumele şi
numele sotului)
• ...roagă pe Domnul Ministru al ...şi Doamna
Formule pentru invitaţia nominală adresată unui
cuplu în cadrul căruia nu este cunoscută
cealaltă persoană:
• ...Domnul...,însoţit
Formule pentru invitaţia obişnuită:
• ...vă roagă să îi faceţi onoarea de a participa
la ...
• ...vă roagă să onoraţi cu prezenţa
dumneavoastră...
• ... are onoarea să vă invite la ...
• ...are plăcerea să vă invite la ...
 CUI ÎI ADRESĂM INVITAŢIA
• O invitaţie, dacă nu are nicio precizare în acest sens, este valabilă doar pentru o persoană şi nu este
transmisibilă. Pentru a evita orice nelămurire, este de preferat ca precizarea să se facă la sfârşit,
printr-o indicaţie scrisă distinct. Aceste precizări sunt valabile doar pentru invitaţiile obişnuite, cele
nominale fiind, ca regulă, adresate doar persoanelor precizate în textul acesteia.
• Valabilă pentru două persoane.
• Această invitaţie este valabilă pentru o persoană.
• Valabilă pentru două persoane şi netransmisibilă.
• Această invitaţie, netransmisibilă, permite intrarea unei singure persoane.
• Invitatie netransmisibilă, valabilă pentru două persoane.
• Nu este adecvată formularea invitaţie personală, pentru a ne asigura de faptul că vor fi prezente
doar persoanele care au fost invitate. Pentru a-i descuraja pe cei neinvitaţi, se poate face, la sfârşitul
invitaţiei una din următoarele precizări:
• Vă rugăm să prezentaţi invitaţia la intrare. lnvitaţia va fi solicitată la intrare.
• Din motive de securitate, invitaţia va fi cerută la intrare.
 OBIECTIVUL INVITAŢIEI
În cazul unui text de invitaţie, care ne obligă deja la precizie prin concizia lui, menţionarea obiectivului
invitaţiei trebuie să fie şi mai riguroasă. Identificarea formulei potrivite este, adesea, pentru organizator un
prilej de a-i clarifica cu precizie scopul evenimentului şi pertinenţa sa, ţinând cont de mijloacele disponibile
sau avute în vedere.
Formulele utilizate în mod curent sunt:
• ... în onoarea ...
• ... cu ocazia ...
• ...la dejunul în onoarea ...
• ... la dejunul oferit de ...
• ... la cina oferită cu ocazia ...
• ... la o recepţie în cadrul ...
• ...la ceremonia ...
• ...la semnarea cărţii de onoare de către ...
• ...la semnarea acordului între ...
• ... la înmânarea ...
• ... la dezvelirea ...
• ... la punerea pietrei de temelie ...
• ... la inaugurarea ...
• .,. la lansarea ...
• ... la vernisajul ...
• ...la inaugurarea ... şi la dejunul care va urma la ...
• -·la o recepţie în onoarea ...
 MOMENTUL LA CARE ÎNCEPE EVENIMENTUL

• Alegerea momentului la care este stabilită începerea evenimentului trebuie să ţină seamă atât de
disponibilitatea personalităţilor menţionate sau doar invitate, cât şi de cea a locului ales şi a
mijloacelor necesare pentru derularea evenimentului. Alegerea datei şi a orei trebuie să se bazeze
pe verificări riguroase prealabile, fără de care atât organizatorii, cât şi personalităţile invitate pot fi
supuse unor situaţii jenante. Toate confirmările referitoare la aceste detalii se vor lua în scris, pentru
a nu exista confuzii. În textul invitaţiei, detaliile referitoare la momentul începerii evenimentului se
vor preciza, în urmatoarea ordine: ziua săptămânii, ziua, luna, anul şi ora. Ex. Luni, 10 ianuarie 2021,
orele 18.30. În unele ţări, cum ar fi SUA, în mod curent se precizează şi ora la care evenimentul se
termină. În practica europeană, acest obicei este extrem de rar.
• De asemenea, trebuie ţinut cont şi de obiceiurile locale referitoare la timpul social, în cazul
evenimentelor informale. Astfel, în unele ţări, ora efectivă de începere a evenimentului nu este cea
precizată în invitaţie, ci una mai târzie. Bineînţeles, sunt şi ţări în care orele comunicate sunt
respectate cu stricteţe, indiferent de natura evenimentului.
• Locaţia trebuie precizată foarte exact pentru a nu exista nicio confuzie sau vreun impediment care
să determine neajungerea la timp a invitaţilor. Dacă aceasta este una notorie, se va preciza doar
clădirea, intrarea şi sala dedicată evenimentului. În cazul în care aceasta este una mai puţin
cunoscută, se vor preciza numele clădirii, dacă are unul, numele sălii, precum şi adresa poştală
exactă (strada şi numărul). Pentru locaţiile care nu se află în zone cunoscute, pe spatele invitaţiei se
poate tipări o hartă pentru a orienta invitaţii.
 CONFIRMAREA PARTICIPĂRII
• Fără a şti cu cât mai mare exactitate participanţii la un eveniment, nu pot fi respectate riguros
normele de protocol, pentru că protocolul are ca funcţie ordonarea locurilor, stabilirea ordinii
luărilor de cuvânt, a locurilor şi a precăderilor. Din acest motiv, este foarte importantă rugămintea
de la sfârşitul unei invitaţii- R.S.V.P. (repondez, s'il vous plait). lmediat după aceste iniţiale se va trece
data limită până la care sunt aşteptate confirmările, precum şi contactele la care se pot face- telefon
fix, telefon mobil, fax, e-mail.
• Confirmarea prezenţei sau absenţei la un eveniment la care am fost invitaţi este un semn de
civilizaţie şi de respect atât pentru organizatori, care având această informaţie pot organiza cât mai
bine evenimentul, cât şi pentru invitaţi, care se vor simţi trataţi cu toată consideraţia pe care o
merită. Cu cât evenimentul este mai formal, cu atât este mai important să se cunoască exact lista
persoanelor care vor fi prezente. Fără aceste detalii nu se poate face o plasare la mese impecabilă
conform celor mai exigente reguli, nu poate fi tratat fiecare invitat conform rangului său şi se pot
genera tot felul de situaţii jenante pentru toţi cei prezenţi. Nimic nu este mai neplăcut decât
desfăşurarea unui eveniment într-o sală cu foarte multe locuri libere, precum şi apariţia în cadrul
unei mese organizate a mai multor persoane decât numărul de tacâmuri pregătite. Politicos este ca
în două zile de la primirea invitaţiei să transmiteţi confirmarea sau infirmarea prezenţei
dumneavoastră. A nu răspunde la această rugăminte este, în fapt, un semn de lipsă de educaţie.
Pentru o instituţie sau o companie care se respectă este foarte important să aibă reacţii foarte
prompte la invitaţiile pe care le primeşte, acesta fiind, pe lângă un semn de respect pentru ceilalţi, şi
unul referitor la funcţionarea impecabilă în relaţiile cu terţii.
• Este recomandabil ca raspunsul să fie dat printr-o formulă care să includă mulţumiri pentru invitaţie
şi precizarea că se va putea sau nu onora invitaţia. Nimeni nu poate fi reprezentat la un eveniment
de către o altă persoană, fără incunoştinţarea şi asentimentul prealabil al gazdei.
 RĂSPUNSUL TIPĂRIT ŞI MOMENTUL
EXPEDIERII
• Pentru evenimentele importante sau excepţionale, pregătite cu mult timp înainte, se poate recurge
la răspunsul pretipărit, furnizat invitaţilor împreună cu un plic tipărit. În asemenea cazuri, invitaţia
se trimite cu minim patru săptămâni înainte, pentru a putea primi răspunsurile în timp util. Această
modalitate de a lua confirmările de participare prezintă avantajul de a atrage atenţia invitaţilor
asupra importanţei participării lor şi asupra gradului de elaborare al evenimentului. Este, în acelaşi
timp, şi o modalitate de a descuraja renunţările la participare, întrucât răspunsurile au fost date în
scris. În momentul în care lista invitaţilor care vor fi prezenţi este definitivă, în cazul evenimentelor
formale, se va trece Ia conceperea plasării la masă.
• Invitaţia trimisă cu mult timp înainte de data evenimentului este un semn de atenţie faţă de invitaţi
şi, în acelaşi timp, dă mult mai multă greutate evenimentului. Expediată în ultimul moment, dă
senzaţia de improvizaţie şi, în plus, prezintă riscul ca personalităţile a căror prezenţă este importantă
să fie deja ocupate. O astfel de acţiune, atunci când nu există justificarea unei situaţii excepţionale,
prejudiciază reputaţia organizatorului. Pentru o invitaţie la masă este nevoie de un interval de două-
trei săptămâni, o luna fiind termenul ideal. Pentru o recepţie, minim zece zile, ideal fiind două
săptămâni.
• În cazul în care nu sunt definitivate o serie de detalii, cum ar fi locaţia în care urmează a se desfăşura
evenimentul sau alte chestiuni de acest gen, este foarte util să se trimită prin fax sau e-mail o
preinvitaţie prin care să se anunţe natura evenimentului, data şi ora la care se va desfăşura.
lnformaţiile complementare vor figura în invitaţia tipărită pe care invitaţii o vor primi ulterior.