Evenimente sociale

Consideraţii generale

► Evenimentele sociale organizate în relaţiile oficiale cu parteneri

autohtoni sau străini trebuie privite ca un prilej de apropiere între
diverse persoane, pentru o mai bună cunoaştere între ele şi de creare
a unui cadru relaxat de colaborare
► Sunt indispensabile punerii în contact a diverselor persoane, altfel
decât într-un cadru oficial, de lucru, sau purtării unor discuţii
informale între persoane care deja conclucrează în cadru formal
 Consideraţii generale

► La nivelul misiunilor diplomatice, scopul acestor

evenimente sociale este acela de a lărgi cercul de
cunoştinţe printre oficiali şi persoane private din ţara gazdă
şi reprezentanţi ai ambasadelor celorlalte ţări străine
► Este facilitat schimbul informal de informaţii
► Un prilej de prezentare a culturii ţării gazdă
► Generează bunăvoinţă şi pun bazele unei fructoase relaţii
 Consideraţii generale
► Este important felul în care sunt făcute invitaţiile şi lista de invitaţi
► Trebuie acordată o deosebită atenţie asupra obiceiurilor locale privind
reciprocitatea
► Ambasadorul este cel care îndeplineşte obligaţia recepţiilor formale ale
misiunii, fiind susţinut de mai multe persoane din cadrul ambasadei, cu
atribuţii în acest sens
► Tipul de recepţie ales depinde de preferinţele, propunerile, resursele şi
facilităţile avute la dispoziţie de acesta
► Recepţiile pot fi găzduite la reşedinţa ambasadorului, într-un restaurant
local sau la un club
 Consideraţii generale
► A invita pe cineva la masă este expresia maximă a politeţii, dovada stimei,
expresia unor raporturi armonioase şi reciproc utile
► Participând la astfel de evenimente sociale, fiecare îşi demonstrează interesul faţă
de motivele care au dat naştere evenimentului respectiv, îşi exprimă stima pentru
gazda a cărei invitaţie o onorează, arată că sunt animaţi de obiective comune şi
recunosc reciproc drept parteneri valabili, de încredere
► Pe parcursul unor negocieri anevoioase, pot constitui un răgaz benefic pentru
găsirea unor soluţii de compromis, pentru calmarea spiritelor, favorizează dialogul
şi naşte prietenii
► Astfel de evenimente se organizează într-un spaţiu delimitat, care poate fi un salon
sau o sufragerie, o terasă sau o grădină de la o reşedinţă oficială, la sediul unei
companii sau a unui restaurant
 Recepţia diplomatică
► Este vorba de o formă de contacte şi de dezvoltare a relaţiilor între membrii
corpului diplomatic dintr-o capitală şi între aceştia şi autorităţile, cercurile politice,
economice şi culturale ale statului de reşedinţă
► De regulă, are loc în a doua parte a zilei, cu începere de la ora 18:00 sau 19:00
► Durata recepţiei poate fi indicată în textul invitaţiei (mai ales în S.U.A.)
► În cazul în care nu este precizată ora încheierii, aceasta se va face odată cu
plecarea ultimului invitat, contându-se pe faptul că invitaţii nu vor abuza de
ospitalitate şi se vor retrage după un timp rezonabil (aproximativ 2 ore de la
începere)
 Recepţia diplomatică
► Privitor la numărul participanţilor, nu există o limită stabilită, totul
depinzând de amploarea pe care gazda doreşte să o dea acţiunii, de
mijloacele financiare alocate acesteia şi de spaţiul de primire de care
dispune
► În cazul sărbătorilor naţionale, unii şefi de stat invită câteva mii de
persoane, iar ambasadorii, câteva sute
► Cu prilejul altor evenimente, numărul invitaţilor poate fi doar de
câteva zeci
► Recepţia trebuie să se distingă prin mărime, grad de elaborare sau
expresivitate
 Cocktailul
► Este manifestarea protocolară cu acelaşi nume cu denumirea
anglo-americană a amestecului de băuturi alcoolice şi cărora li se
adaugă sau nu, după gust, sirop, suc de fructe, sifon, coincidenţa de
nume explicându-se prin faptul că, la origine era o reuniune la care
se consumau respectivele amestecuri de băuturi
► În prezent, prin cocktail se înţelege o întâlnire cu un formalism mai
redus decât cel al unei recepţii
► Poate avea loc atât în jurul amiezii, cât şi după amiază sau la
începutul serii
► Ocaziile cu care se organizează cocktailurile şi durata de desfăşurare
a acestora sunt aceleaşi ca în cazul recepţiilor
 Vin d‘honneur

► Este o acţiune protocolară similară cocktailului, însă mai restrânsă

decât acesta în privinţa varietăţii şi cantităţii produselor oferite
invitaţilor
► De origine franceză, ea era iniţial concepută ca o mică ceremonie
oferită de oficialităţi, în cursul căreia se bea vin în onoarea cuiva sau
pentru a sărbători ceva
► Se organizează, mai ales, în jurul prânzului, cu o durată, de obicei,
de o oră
 Dejunul şi dineul
► Dejunul (masa de prânz) şi dineul (masa de seară) sunt reuniuni protocolare
folosite în activităţi de relaţii oficiale
► Invitaţia la astfel de reuniuni este considerată expresie a unei atenţii deosebite din
partea gazdei faţă de cel căruia îi este adresată, precum şi a dorinţei de a întreţine
şi dezvolta raporturi apropiate cu invitatul
► Răspunsul favorabil dat unei invitaţii reprezintă o dovadă a disponibilităţii pentru
relaţii cu respectiva gazdă
► Dejunurile se organizează, de regulă, începând cu orele12:30-13:30 şi au durată de
două ore şi
► Dineurile încep în jurul orei de 20:00 şi pot dura şi pestre trei ore
► Numărul participanţilor poate varia de la o persoană la câteva sute, în funcţie de
prilejul cu care este oferit şi posibilităţile materiale ale organizatorilor
 Mic dejunul de lucru
► Se desfăşoară la primele ore ale dimineţii (orele 8:00 sau 9:00) şi nu
durează mai mult de 1 oră şi jumătate
► Se invită un număr mic de persoane (maxim 10), pentru a permite
discuţii cu participarea tuturor participanţilor
► Se foloseşte în cazul vizitelor unor delegaţii străine, când, din cauza
programului încărcat, nu se poate realiza o reuniune protocolară de
mai mare amploare, dar se doreşte puterea unor discuţii directe cu
anumite persoane
► Există ţări unde o astfel de întâlnire nu este încurajată
 Evenimente informale
► Pot avea un anumit grad de formalism în funcţie de rangul persoanelor
care sunt invitate şi de consideraţie pe care gazda doreşte să le-o arate
► Servirea tip bufet este cea mai eficientă cale de a servi
► Gazda sau un ospătar pot servi invitaţii sau invitaţii se pot servi singuri
► Tacâmurile se pot lua din locul unde este amenajat bufetul sau ele pot fi
deja aranjate la mese
► Mesele, de preferat, să fie de 6-8 locuri pentru a înlesni discuţiile
► Ţinuta va fi casual
► În timpul zilei, se recomandă costumul de oraş
► Seara, se recomandă ţinuta business – dark suit
 Evenimente formale

► Trebuie să aibă o rigoare impecabilă în ceea ce priveşte respectarea

precăderii persoanelor prezente şi se desfăşoară potrivit anumitor
reguli
 Primirea
► La evenimentele formale sunt invitate cupluri, primirea va fi făcută de către soţii gazdă la
intrare, primul va sta soţul şi apoi soţia (pot sta şi în linie)
► Soţii gazdă, în momentul primirii, nu vor avea nimic în mâini
► În anumite cazuri, se anunţă invitaţii în ordinea sosirii lor, de către un uşier
► Şeful (asistentul) protocolului prezintă gazdei invitaţii necunoscuţi de către aceasta
► După sosirea invitatului de onoare, la un moment dat, gazda se poate retrage de la intrare
pentru a se întreţine cu acesta, caz în care va fi înlocuită de cineva dintre colaboratorii săi
apropiaţi, de rang înalt, care va continua să primească invitaţii
► Atât la sosire, cât şi la plecare, invitaţii salută gazdele
► Toţi reprezentanţii organizatorilor vor sta până când toţi invitaţii au plecat