Sunteți pe pagina 1din 76

MODUL VI:

STAGIU DE PREGĂTIRE PRACTICĂ ÎN


ACTIVITĂȚI DE PROTOCOL

Clasa a XII-a E

Prof. ing. Bolohan Roxana-Mihaela


Protocol şi etichetă în comunicare
şi la evenimentele sociale

PROTOCOL ŞI ETICHETĂ
DIPLOMATICE
EVENIMENTELE SOCIALE
Categoriile de evenimente
sociale

3
Consideraţii generale
 Evenimentele sociale organizate atât în relaţiile oficiale, cât şi în cele
private, cu parteneri autohtoni sau străini trebuie privite în special ca un
prilej social de apropiere între diverse persoane, de o mai bună cunoaştere
între ele şi de creare a unui cadru relaxat de colaborare. Practic, aceste
evenimente sunt indispensabile punerii în contact a diverselor persoane,
altfel decât într-un cadrul oficial, de lucru, sau purtării de discuţii
informale între persoane care deja conlucrează în cadru formal.

 La nivelul misiunilor diplomatice, menirea principală a acestor evenimente


este lărgirea cercului de cunoştinţe printre oficiali şi persoane private din
ţara gazdă şi reprezentanţi ai ambasadelor celorlalte ţări străine. Prin
intermediul acestui tip de întâlniri este facilitat schimbul informal de
informaţii. Aceste întâlniri pot fi şi un prilej de prezentare a culturii ţării
gazdă şi chiar există aşteptări în acest sens. Când este planificat un
asemenea eveniment este important felul în care sunt făcute invitaţiile şi
lista de invitaţi, precum şi cât de formal sau informal va fi acesta. De
asemenea, trebuie acordată o deosebită atenţie asupra obiceiurilor locale
privind reciprocitatea.

4
Categoriile de evenimente sociale
 Evenimentele sociale, formale sau informale,
oficiale sau private, cu invitaţi interni sau străini,
sunt excelente prilejuri de apropiere între parteneri,
de o mai bună cunoaştere, ceea ce nu poate duce
decât la o eficienţă mult mai mare în relaţiile
profesionale pe care aceştia le au. Ele sunt, practic,
indispensabile unei comunicări eficiente între
persoane cu preocupări comune, motiv pentru care
au fost organizate tot timpul, pe parcursul istoriei,
iar ca stilistică au fost adaptate şi au evoluat tocmai
pentru a răspunde acestui obiectiv social.

5
Recepţia

 Recepţia, denumire care vine de la


cuvântul francez recevoir (a primi),
presupune o reuniune cu caracter
festiv, care se desfăşoară după un
anumit ceremonial. Se organizează
de către autorităţile unui stat sau de
către ambasade, cu ocazia zilelor
naţionale, a vizitelor unor
personalităţi importante, a altor
evenimente cu caracter naţional şi
internaţional, sau de către
companii, organisme social-
Recepţia anuală de la National Academy, culturale ori persoane private, cu
New York, gravură pe lemn de W. S. L. prilejul inaugurării unor obiective
Jewett, publicată în Harper’s Weekly, mai de interes deosebit, al semnării
1868 unor contracte importante, al unor
vernisaje, aniversări etc.
6
Recepţia
 În cazul recepţiilor diplomatice, este vorba de o formă de
contacte şi de dezvoltare a relaţiilor între membrii corpului
diplomatic dintr-o capitală şi între aceştia şi autorităţile, cercurile
politice, economice şi culturale ale statului de reşedinţă.
 De regulă, recepţiile au loc în a doua parte a zilei, cu începere de
la orele 18:00 sau 19:00. În unele cazuri, durata recepţiei este
indicată în textul invitaţiei, pe care se menţionează că acţiunea se
va desfăşura între orele 18:00–20:00 sau 19:00–20:30 (este un
obicei practicat curent în SUA, dar rar întâlnit în Europa), în alte
cazuri se precizează doar ora începerii, rămânând ca încheierea
manifestării să se facă odată cu plecarea ultimului invitat,
contându-se pe faptul că invitaţii nu vor abuza de ospitalitate şi
se vor retrage, după un timp rezonabil, care se aproximează, în
cazul unor astfel de acţiuni protocolare, la aproximativ două ore.

7
Cocktailul

 Cocktailul este manifestarea


protocolară cu acelaşi nume cu
denumirea anglo-americană a
amestecului de băuturi care
conţin alcool şi cărora li se
adaugă sau nu, după gust, sirop,
suc de fructe, sifon, coincidenţa
de nume explicându-se prin
faptul că, la origine, era o
reuniune la care se consumau
respectivele amestecuri de
Persoane socializând la un cocktail, imagine
băuturi. Aceasta, spre deosebire
din filmul Mic dejun la Tiffany, 1961 de recepţii, unde formalismul
referitor la alegerea meniului,
inclusiv a băuturilor este mult
mai clasic. 8
Cocktailul
 În prezent, prin cocktail se înţelege o întâlnire
cu un formalism mai redus decât cel al unei
recepţii, care poate avea loc atât în jurul
amiezii, cât şi după amiază sau la începutul
serii.
 Ocaziile cu care se organizează cocktailurile

şi durata de desfăşurare a acestora sunt


aceleaşi ca şi în cazul recepţiilor.

9
Vin d’honneur
 Vin d’honneur este o acţiune protocolară similară cocktailului,
însă mai restrânsă decât acesta în privinţa varietăţii şi cantităţii
produselor oferite invitaţilor. De origine franceză, ea era iniţial
concepută ca o „mică ceremonie oferită de municipalităţi,
companii etc. în cursul căreia se bea vin în onoarea cuiva sau
pentru a sărbători ceva“. Se organizează, mai ales, în jurul
prânzului, cu o durată, de obicei, de o oră.

 Toate aceste trei tipuri de acţiuni oferă posibilitatea de a primi,


în acelaşi timp, multă lume şi, pe lângă marcarea unor
evenimente oficiale, de afaceri sau private, ele permit
organizatorilor să răspundă unor invitaţii anterior onorate de ei.

10
Dejunul şi dineul

 Dejunul – masa de prânz şi dineul


– masa de seară sunt alte genuri
de reuniuni protocolare folosite în
activităţi de relaţii oficiale, de
afaceri sau private.
 Invitaţia la astfel de reuniuni este
considerată expresie a unei atenţii
deosebite din partea gazdei, faţă
de cel căruia îi este adresată,
precum şi a dorinţei de a întreţine
şi dezvolta raporturi apropiate cu
invitatul. Răspunsul favorabil dat
unei invitaţii reprezintă o dovadă a
Dineu de Crăciun, Washington Irving's The disponibilităţii pentru relaţii cu
respectiva gazdă.
Sketch Book, 1876, desen Randolph
Caldecott 11
Dejunul şi dineul
 Dejunurile se organizează, de regulă, începând cu orele
12:30-13:30 şi, dat fiind faptul că se desfăşoară la mijlocul
zilei, ceea ce presupune că unii invitaţi mai pot avea şi alte
activităţi în programul acelei zile, de obicei au o durată de
două ore. Aceasta în timp ce dineurile, care încep, de obicei,
în jurul orelor 20:00, pot dura şi peste trei ore.

 Dintre aceste două acţiuni protocolare, dineul este cel care


are un caracter mai solemn, semnificând un grad superior de
manifestare a consideraţiei faţă de cei invitaţi.
 Numărul participanţilor la un dejun sau un dineu poate varia
de la o persoană la câteva sute, în funcţie de prilejul cu care
este oferit şi de posibilităţile materiale ale organizatorilor.

12
Mic dejunul de lucru
 În ultimii ani, atât în mediul politic, dar şi în cel de afaceri, din
cauza programelor foarte condensate, a apărut o nouă specie
de eveniment social – micul dejun de lucru.
 Preocupaţi să câştige timp, mai ales în momentul în care fac o
deplasare în străinătate, atât oamenii politici, cât şi cei de
afaceri, au ales să dedice şi această parte a zilei discuţiilor
profesionale. Micul dejun s-a dovedit a fi un cadru potrivit
pentru acestui tip de discuţii, permiţând totodată şi realizarea
economiei de tip dorite.
 Un mic dejun se desfăşoară la primele ore ale dimineţii,
respectiv cu începere de la orele 8:00 sau 9:00, cel târziu, şi
nu durează mai mult de o oră şi jumătate. De obicei, se invită
un număr mic de persoane, maxim zece, pentru a permite
discuţii cu participarea tuturor participanţilor.

13
Mic dejunul de lucru
 Această formulă se foloseşte şi în cazul
vizitelor unor delegaţii străine, când, din
cauza programului încărcat, nu se poate
realiza o reuniune protocolară de mai mare
amploare, dar se doreşte purtarea unor
discuţii directe cu anumite persoane. Există,
însă, ţări în care acest tip de întâlnire nu este
încurajată, micul dejun fiind considerat în
continuare o masă a zilei care nu poate fi
decât privată.

14
EVENIMENTELE SOCIALE
Etapele de organizare şi
modul de desfăşurare a
evenimentelor sociale

15
Etapele de organizare
 Pentru o bună desfăşure a unui eveniment este foarte
important modul în care acesta este conceput şi felul în care
sunt derulate toate activităţile prealabile.
 În continuare vor fi enumerate toate etapele care trebuie
avute în vedere.

a. Identificarea obiectivului pentru care este organizat


evenimentul
b. Alegerea tipului de eveniment care va fi organizat
c. Stabilirea listei de invitaţi
◦ Acest fapt se face, în mod obligatoriu, în urma consultării cu persoana în numele căreia
se adresează invitaţiile. Dacă pentru un dejun, dineu sau ceai cu caracter privat este uşor
de stabilit o astfel de listă, afinităţile personale fiind criteriul principal de alegere, în
cazul recepţiilor, cocktailurilor şi al celorlalte reuniuni cu caracter oficial sau de afaceri,
întocmirea listei este o operaţiune dificilă.

16
Etapele de organizare
◦ Astfel, pentru recepţii, cocktailuri, vin d’honneur, unul dintre criterii
este obiectivul organizării evenimentului, ceea ce permite
includerea pe listă în primul rând a categoriilor de oficiali şi a altor
persoane care activează în domeniul respectiv sau au afinităţi cu
acesta. De exemplu, la o acţiune consacrată vizitei unei delegaţii
străine, vom avea în vedere, în primul rând, omologii membrilor
delegaţiei şi oficialii sau reprezentanţii companiilor care au relaţii cu
ţara de unde vine delegaţia sau sunt interesate de stabilirea unor
relaţii cu aceasta.
◦ În cazul dejunurilor sau dineurilor oficiale – mai puţin al celor la
nivel înalt – este bine să se aibă în vedere ca, pe cât posibil, să fie
invitată câte o singură personalitate de prim rang, în onoarea
căreia, de regulă se oferă dejunul sau dineul, pentru a permite
gazdei să-i acorde atenţia cuvenită. Prezenţa a două sau mai multor
figuri marcante la acelaşi dejun sau dineu poate prilejui unora
dintre ele nemulţumirea de a nu se fi bucurat de atenţia aşteptată.

17
Etapele de organizare
d. Consultarea telefonică a celor vizaţi
◦ După ce proiectul listei de invitaţi a fost întocmit, cu excepţia
recepţiilor, cocteiurilor şi a vin d’honneur, pentru celelalte acţiuni
protocolare se trece la consultarea telefonică a celor vizaţi, spre a
vedea dacă pot accepta invitaţia. Această activitate se desfăşoară
prin secretariatele sau compartimentele de protocol ale gazdelor şi
ale celor invitaţi. Este politicos să se răspundă în aceeaşi zi sau a
doua zi, pentru a permite organizatorului acţiunii să invite o altă
persoană, în cazul primirii unui răspuns negativ din partea celui
iniţial avut în vedere. Acest răspuns trebuie dat în termeni politicoşi,
mulţumindu-se şi exprimându-se regretul de a nu putea participa.
Primirea confirmării verbale a participării nu exclude necesitatea
trimiterii unei invitaţii tipărite, aceasta dându-i invitatului
certitudinea că acţiunea despre care a fost anunţat va avea loc şi
oferindu-i, spre aducere aminte, elemente asupra datei şi locului de
desfăşurare.

18
Etapele de organizare
e. Elaborarea textului invitaţiei
◦ Textul invitaţiei trebuie văzut şi aprobat de persoana care va avea în mod formal
rolul de gazdă. Conţinutul unei invitaţii trebuie redactat într-o anumită formă şi
trebuie să cuprindă următoarele informaţii:
 Cine invită şi numele celui care este invitat
 Motivul şi natura evenimentului
 Locul, data şi ora desfăşurării evenimentului
 Ţinuta vestimentară solicitată
 Dacă invitaţia este adresată doar destinatarului sau poate să vină însoţit
 Datele de contact la care se poate răspunde la R.S.V.P. (répondez, s'il vous plaît)

f. Conceperea grafică a invitaţiei şi alegerea suportului pe care va fi tipărită


g. Scrierea numelui şi a contactelor destinatarului pe invitaţie şi pe plic
h. Transmiterea invitaţiilor prin curier
i. Stabilirea meniului
j. Aranjarea sălii
k. Alegerea modului de servire
l. Plasarea la masă
m. Pregătirea discursurilor şi toasturilor

19
Etapele de organizare
 La mesele-bufet, care se organizează atunci când
se doreşte invitarea unui număr mai mare de
persoane, nu se face un plan de plasament. Totuşi,
pentru a marca atenţia deosebită acordată
oaspetelui de onoare, gazda va avea grijă să se
aşeze la masa la care se află deja invitatul de
onoare sau soţia acestuia, sau să-l ghideze pe unul
dintre aceştia spre o masă unde să ia loc împreună.
Acelaşi lucru urmează să-l facă şi soţia gazdei cu
soţul/soţia oaspetelui de onoare sau cu o altă
persoană importantă, dacă invitatul de onoare a
venit singur.

20
EVENIMENTELE SOCIALE
Invitaţia

21
Pe cine invităm
 Conceperea listei invitaţilor la un eveniment este determinată de
obiectivul cu care este organizat acesta, de importanţa persoanei
sau delegaţiei în cinstea căreia este organizat, precum şi de nivelul
la care este organizat acesta.
 În cazul în care evenimentul este unul cu participare internaţională,
dacă natura şi prilejul cu care este organizat evenimentul permite,
este recomandat să existe un echilibru între nivelul şi numărul
invitaţilor străini şi cel al repezentanţilor ţării gazdă. Acest fapt va
permite tuturor participanţilor să găsească mai uşor subiecte de
discuţie. Pentru că obiectivul principal al evenimentelor sociale,
indiferent de natura lor este acela de a oferi un cadru care să
permită invitaţilor să se cunoască şi să poarte conversaţii. Mai
precis, să socializeze. Meniurile, decorurile, programele artistice şi
alte activităţi organizate nu sunt decât mijloace care au menirea de
a-i aduce pe invitaţi laolaltă.

22
Pe cine invităm
 În comunitatea diplomatică sau consulară este foarte
bine înţeleasă nevoia fiecăruia de a-şi face repede
cât mai multe cunoştinţe. Acesta este şi motivul
pentru care, în mediul diplomatic, sunt invitate
persoane care ocupă anumite funcţii chiar dacă nu
au fost prezentate în prealabil şi chiar dacă nu aţi
primit o invitaţie similară din partea lor.
 Tot în mediul diplomatic, atunci când se organizează
un eveniment şi sunt invitaţi membri ai guvernului
ţării gazdă, atunci evenimentul devine oficial,
indiferent cum a fost conceput iniţial şi, în
consecinţă, se aplică protocolul internaţional.

23
Pe cine invităm
 În situaţia în care se doreşte organizarea unui eveniment
instituţional sau corporatist, pentru a nu avea niciun fel
de dificultate şi niciun fel de reproş din partea
persoanelor care nu vor fi invitate, în funcţie de
specificul sau tema evenimentului se vor invita persoane
din categorii ce corespund acestora. Criteriile pot să nu
fie, însă, întotdeauna extrem de clare. Alegerea
invitaţilor fiind determinată de prilejul evenimentului, nu
este întotdeauna posibil să desemnezi instituţii sau
grupări autorizate şi perfect omoloage. De exemplu,
pentru a primi membrii unei delegaţii străine, vom putea
face apel la omologii lor locali, invitându-i sau nu pe
superiorii lor ierarhici.

24
Pe cine invităm
 Un alt criteriu după care vor fi selectaţi invitaţii, în cazul
unei participări internaţionale, constă în limbile vorbite de
aceştia. Este preferabil ca aceştia să poată conversa într-o
limbă de circulaţie internaţională. Invitatul care nu cunoaşte
nicio limbă de circulaţie internaţională, dar a cărui prezenţă
este dorită în mod deosebit, va fi invitat împreună cu
interpretul său.
 La evenimentele unde este necesară invitarea diplomaţilor,
va trebui să se evite participarea acelora care reprezintă ţări
care nu au relaţii între ele. Dacă totuşi la o masă mai largă
este inevitabilă invitarea acestora, gazda va trebui să aibă în
vedere un astfel de plasament, încât, chiar dacă ordinea de
precădere o cere, locurile lor să nu fie alăturate.

25
Pe cine invităm
 În cazul evenimentelor formale, făcând lista invitaţilor,
vom avea în vedere dispunerea la masă a acestora şi
problemele de natură protocolară care pot apărea prin
prezenţa anumitor invitaţi. Astfel, dacă vor fi mai mulţi
invitaţi de onoare, va fi dificil să i se atribuie fiecăruia
locul potrivit. Din acest motiv, este indicat să nu fie
invitate simultan două oficialităţi de rang egal, dacă nu
poate fi asigurată o consideraţie egală pentru ambele.
 În concluzie, lista invitaţilor trebuie concepută în aşa fel
încât să favorizăm un climat de armonie evitând
aducerea laolaltă a persoanelor incompatibile, dar în
acelaşi timp oferind invitaţilor noştri ocazia de a face noi
cunoştinţe.

26
Cum redactăm invitaţia
 Textul invitaţiei trebuie, de asemenea, să cuprindă
următoarele informaţii:
◦ Cine invită
◦ Conform cărei formule de curtoazie
◦ Cine este invitat
◦ În ce scop
◦ Când are loc evenimentul
◦ În ce loc
◦ Cum putem răspunde
◦ Care este ţinuta vestimentară
◦ Cum se ajunge acolo

27
Cum redactăm invitaţia
Cine invită

 O invitaţie este nominală sau personalizată


dacă în textul acesteia este scris, de obicei de
mână, numele invitatului, într-un spaţiu
rezervat în acest scop. În cazul în care
numele destinatarului nu este inclus în textul
invitaţiei, aceasta este obişnuită.

28
Cum redactăm invitaţia
Cui îi este adresată invitaţia

 O invitaţie, dacă nu are nicio precizare în acest


sens, este valabilă doar pentru o persoană şi nu
este transmisibilă. Pentru a evita orice
nelămurire, este de preferat ca precizarea să se
facă la sfârşit, printr-o indicaţie scrisă distinct.
Aceste precizări sunt valabile doar pentru
invitaţiile obişnuite, cele nominale fiind, ca
regulă, adresate doar persoanelor precizate în
textul acesteia.

29
Cum redactăm invitaţia
Obiectivul invitaţiei

 În cazul unui text de invitaţie, care ne obligă deja la precizie


prin concizia lui, menţionarea obiectivului invitaţiei trebuie
să fie şi mai riguroasă. Identificarea formulei potrivite este,
adesea, pentru organizator un prilej de a-şi clarifica cu
precizie scopul evenimentului şi pertinenţa sa, ţinând cont
de mijloacele disponibile sau avute în vedere.
◦ … în onoarea …
◦ … cu ocazia …
◦ … la dejunul în onoarea …
◦ … la dejunul oferit de …
◦ … la cina oferită cu ocazia …
◦ … la o recepţie în cadrul …
◦ … la ceremonia …
◦ … la semnarea cărţii de onoare de către …
◦ … la semnarea acordului între …

30
Cum redactăm invitaţia
Momentul la care începe evenimentul

 Alegerea momentului la care este stabilită începerea


evenimentului trebuie să ţină seama atât de
disponibilitatea personalităţilor menţionate sau doar
invitate, cât şi de cea a locului ales şi a mijloacelor
necesare pentru derularea evenimentului. Alegerea
datei şi a orei trebuie să se bazeze pe verificări
riguroase prealabile, fără de care atât organizatorii,
cât şi personalităţile invitate pot fi supuse unor situaţii
jenante. Toate confirmările referitoare la aceste detalii
se vor lua în scris, pentru a nu exista confuzii.

31
Cum redactăm invitaţia
Locaţia în care este organizat evenimentul

 Locaţia trebuie precizată foarte exact pentru a nu exista


nicio confuzie sau vreun impediment care să determine
neajungerea la timp a invitaţilor. Dacă aceasta este una
notorie, se va preciza doar clădirea, intrarea şi sala
dedicată evenimentului. În cazul în care aceasta este una
mai puţin cunoscută, se vor preciza numele clădirii, dacă
are unul, numele sălii, precum şi adresa poştală exactă
(strada şi numărul). Pentru locaţiile care nu se află în
zone cunoscute, pe spatele invitaţiei se poate tipări o
hartă pentru a orienta invitaţii.

32
Cum redactăm invitaţia
Confirmarea participării

 Fără a şti cu cât mai mare exactitate participanţii la un eveniment, nu


pot fi respectate riguros normele de protocol. Pentru că protocolul
are ca funcţie ordonarea locurilor, stabilirea ordinii luărilor de cuvânt,
a locurilor şi a precăderilor. Din acest motiv, este foarte importantă
rugămintea de la sfârşitul unei invitaţii – R.S.V.P. (répondez, s'il vous
plaît). Imediat după aceste iniţiale se va trece data limită până la care
sunt aşteptate confirmările, precum şi contactele la care se pot face –
telefon fix, telefon mobil, fax, e-mail.
 În cazul evenimentelor mai puţin formale, cu mai mulţi invitaţi,
pentru a se evita rapelurile insistente ale organizatorilor, se poate
folosi formula regrets only, în loc de R.S.V.P., care presupune
contactarea organizatorului doar în cazul în care nu puteţi onora
invitaţia.

33
Când o expediem
 Invitaţia trimisă cu mult timp înainte de data
evenimentului este un semn de atenţie faţă de invitaţi şi,
în acelaşi timp, dă mult mai multă greutate
evenimentului. Expediată în ultimul moment, dă
senzaţia de improvizaţie şi, în plus, prezintă riscul ca
personalităţile a căror prezenţă este importantă să fie
deja ocupate. O astfel de acţiune, atunci când nu există
justificarea unei situaţii excepţionale, prejudiciază
reputaţia organizatorului.
 Pentru o invitaţie la masă este nevoie de un interval de
două-trei săptămâni, o lună fiind termenul ideal. Pentru
o recepţie, minim zece zile, ideal fiind două săptămâni.

34
EVENIMENTELE SOCIALE
Tratarea invitaţilor

35
Ordinea protocolară – precăderea
 A acorda fiecăruia un loc corespunzător, conform precăderii
la care are dreptul şi rangului pe care îl are reprezintă una
din cele mai importante probleme care trebuie avută în
vedere, în materie de protocol.
 Instrumentele utilizate pentru a stabili precăderea şi rangul
provin din diferite surse – listele de ordine protocolară
oficiale stabilite de state şi de marile instituţii, regulile
diplomatice, adaptate de-a lungul timpului în relaţiile
internaţionale, semnele de deferenţă practiate într-o
societate faţă anumiţi membri ai săi, sau curtoazia reciproc
manifestată între indivizi sau grupuri d eindivizi. Bineînţeles,
este important să se ţină cont şi de cerinţele specifice alte
fiecărei situaţii şi care decurg din motivele pentru care se
desfăşoară evenimentul respectiv.

36
Considerente generale
 Oricare ar fi regimul politic, de la autocraţie la
democraţie, oricare ar fi mediul, de la cel mai
elementar până la cel mai complex, oficial sau nu,
instituţionalizat sau contestatar, public sau
particular, persoana considerată a fi cea mai
importantă va ocupa întotdeauna locul cel mai bun.
 Cercurile oficiale sau complexe, prin numărul
persoanelor implicate şi prin ierarhia
responsabilităţilor, dispun, de obicei, de o
ordonanţă scrisă a precăderii care guvernează
această ierarhie şi a cărei aplicare este imperativă.

37
Considerente generale
 Tradiţia şi precedentele contează foarte mult în precizarea rangului
fiecăruia, pentru că ele definesc ceea ce se cheamă cutumă. Cu
toate acestea, pentru a fi respectată, ordinea protocolară trebuie să
corespundă evoluţiei societăţii şi mutaţiilor care îi afectează
organizarea. Rolurile şi funcţiile fiind într-o permanentă mutaţie,
fiecare nouă situaţie antrenează noi precedente care modifică
treptat ordinea protocolară cunoscută şi respectată anterior.
 Regulile impuse de ordinea protocolară nu sunt nici imuabile, nici
uniforme. În acelaşi timp, relaţiile tot mai frecvente şi mai diverse
între ţări favorizează nivelarea multor particularităţi. Totuşi,
această tendinţă este atenuată de forţa convenţiilor specifice
fiecărei societăţi în parte. În acest moment putem spune că
procesul de globalizare, dincolo de regulile de relaţionare, unanim
acceptate, a reuşit să convingă naţiunile să conserve şi să cultive
normele de protocol şi de etichetă care le particularizează.

38
Vârsta şi vechimea
 Vârsta şi vechimea sunt două calităţi similare care
stabilesc o anumită precădere. Prima cere ca oamenii
mai în vârstă să îi preceadă pe cei mai tineri – o
formă de repect universal acceptată.
 Regula referitoare la vechime se referă la doi titulari
ai aceleiaşi funcţii, cel care deţine funcţia de mai
mult timp având prioritate. În cazul în care amândoi
deţin funcţia de la acelaşi moment (ex. învestirea
unui nou cabinet), prioritate are cel mai în vârstă.
 Fostul titular al unei funcţii va fi plasat după cel care
este în funcţie, iar titularul onorific va fi, de
asemenea, plasat după cel care ocupă funcţia.

39
Invitaţii străini
 Precăderea în cadrul unei delegaţii străine
este dată de regulile din ţara respectivă, nu
de regulile locale. Dacă această ordine nu ne
este cunoscută, este indicat să întrebăm la
ambasada ţării respective.
 Un alt principiu spune că invitaţii străini trec

înaintea celor locali sau, cel puţin, li se


atribuie un loc privilegiat în cazul unei
ceremonii. SUA nu respectă această regulă,
iar acest fapt ţine de regulile locale.

40
Alte reguli
 Printre convenienţele practicate este şi aceea
prin care un bărbat cedează locul unei femei. Cu
toate acestea, în cadrul unui eveniment oficial,
titularul unei demnităţi îşi va ocupa locul care îi
revine, fără ca sexul să aibă vreo importanţă.
Totuşi, această regulă rămâne valabilă când este
vorba despre demnitari de acelaşi rang.
 La o ceremonie sau la un spectacol cuplurile
sunt plasate împreună, conform rangului
titularului funcţiei care justifică invitaţia. La
masă normele sunt diferite

41
Ordinea alfabetică
 Ordinea alfabetică reprezintă o metodă utilizată adesea cu succes pentru a
stabili cine este plasat înaintea cui. Aceasta nu este o ordine de precădere
propriu-zisă, dar se foloseşte atunci când anumite persoane, delegaţii sau
drapele trebuie să beneficieze de un tratament strict egal.
 Limba aleasă va fi cea a locului unde se desfăşoară evenimentul, limba
oficială a organizaţiei sau oricare alta asupra căreia s-a căzut de acord. De
exemplu, la deschiderea Jocurilor Olimpice de Iarnă de la Lillehammer, în
Norvegia, delegaţiile au defilat în ordinea alfabetică norvegiană.
 Pentru a evita ca folosirea ordinii alfabetice să favorizeze permanent o
anumită parte şi, astfel, să ia naştere arbitrariul pe care dorim să îl evităm,
se trage la sorţi litera alfabetului care va determina primul loc, celelalte
urmând la rând. Această metodă este adoptată la ONU, ordinea alfabetică
fiind cea engleză.
◦ Aceasta cu toate că, în Carta Olimpică, limba oficială a Jocurilor
Olimpice este desemnată franceza, iar aceasta nu a fost folosită ca
limbă oficială nici la alte ediţii ale Jocurilor Olimpice.

42
Ordinea locurilor
Dreapta înainte de stânga
 Conform tradiţiei occidentale, locul cel mai important

după locul din centru, ocupat de gazdă sau de


invitatul de onoare, este locul din dreapta faţă de
acest centru. Obiceiul este adoptat din Biblie, unde
exemplele în acest sens sunt foarte numeroase. Cel
mai elocvent este acela că la Judecata de Apoi, cei
aleşi vor sta la dreapta Tatălui, iar păcătoşii în stânga.
În acelaşi timp, în cel mai celebru tablou care
ilustrează aşezarea la masă – Cina cea de taină de
Leonardo da Vinci – Iisus îl are în dreapta pe sfântul
Ion, apostolul pe care l-a iubit cel mai mult.

43
Ordinea locurilor

44
Ordinea locurilor
 În egală măsură, rădăcina latină a cuvintelor stânga
şi dreapta este elocventă în ceea ce priveşte statutul
acestora. Stânga se spune sinister, adică sinistru, iar
dreapta prin dexter, adică dexteritate, îndemânare.
 În politică, expresiile stânga şi dreapta datează din
timpul Revoluţiei Franceze. Pe 28 august 1789,
Adunarea Naţională trebuia să hotărască asupra
dreptului de veto al regelui. Parlamentarii favorabili
acestui drept s-au aşezat în dreapta preşedintelui
Adunării, iar cei care se opuneau în stânga. Acest
fapt stă la baza tradiţiei.

45
EVENIMENTELE FORMALE
Aşezarea la masă

46
Reguli generale
 Dacă la o conferinţă sau la o ceremonie ierarhia instutuţiilor
reprezentate este imperativă, deci nu este permisă nicio
derogare, la un dineu trebuie să se ţină cont de statutul personal
al invitaţilor. Astfel, la o conferinţă internaţională, şefii
delegaţiilor vor fi plasaţi în ordinea alfabetică a ţărilor
reprezentate, fiind vorba despre un protocol obiectiv. La dineul
care îi va reuni pe participanţi sau la ceremonia la care asistă,
însă, vor fi plasaţi întâi şefii de delegaţie care sunt şefi de stat şi
fiecare dintre aceştia conform vechimii preluării acestei funcţii,
apoi şefii de delegaţie care sunt şefi de guverne, urmaţi de şefii
de delegaţii care sunt miniştri şi aşa mai departe. Mai precis, se
va ţine cont de statutul lor personal.
 Pe lângă aceste reguli care ţin de precădere, se vor avea în vedere
şi o serie de norme precise, de natură individuală sau destinate
facilitării comunicării.

47
Reguli generale
Invitaţii străini
 La un dineu la care sunt atât invitaţi locali, cât şi străini,

este absolut necesară conceperea unui plan de aşezare la


masă, altfel tendinţa firească fiind aceea ca fiecare să se
aşeze lângă cineva cunoscut, deci în grupuri distincte.
 Planul de aşezare la masă trebuie să garanteze amestecul

invitaţilor. De asemenea, este important ca numărul


invitaţilor locali să fie mai mare decât cel al străinilor
pentru a evita plasarea celor din urmă în capetele meselor,
în cazul se alege modul francez de plasare la masă
 Mai precis, invitaţii străini au prioritate în faţa celor locali,

conform standardelor protocolului european. Sunt, însă,


ţări în care această regulă nu se aplică, cum ar fi SUA.

48
Reguli generale
Afinităţile lingvistice
 În momentul în care se concepe planul de aşezare la

masă se va ţine cont de limbile cunoscute de fiecare


dintre invitaţi, fie că sunt străini sau locali. Acesta
este un motiv de derogare de la regulile de
precădere, pentru că nimic nu poate fi mai deranjant
la un dineu decât plasarea unei persoane între altele
două care nu nicio limbă comună pentru a putea
purta o conversaţie. Este în sarcina gazdei să facă
precizări în acest sens, în timpul aperitivelor sau
înainte, pentru a nu exista niciun fel de altă
interpretare asupra acestui detaliu.

49
Reguli generale
Afinităţile personale
 În condiţiile în care regulile referitoare la precădere nu

sunt încălcate, invitaţii străini şi locali cu funcţii similare


sau cu interese comune vor fi plasaţi unii lângă alţii, la
aceeaşi masă. De altfel, încă de când este concepută lista
invitaţilor trebuie să se ţină cont de acest detaliu.
 În acelaşi timp, se va avea în vedere ca o persoană mai

puţin vorbăreaţă să fie plasată lângă un invitat mai


volubil. A aşeza una lângă alta persoane care vorbesc
puţin nu va reprezenta niciodată garanţia unei
conversaţii susţinute, la fel cum, a-i aşeza alături pe cei
care vorbesc mult va da naştere unui surplus de animaţie
sau unor rivalităţi nedorite.

50
Reguli generale
Alternarea persoanelor de sex diferit
 În momentul în care este concepută plasarea la masă,

trebuie să se încerce, pe cât posibil, ca bărbaţii şi femeile să


fie plasaţi alternativ. Acest fapt era foarte uşor de realizat în
momentul în care femeile erau invitate doar în calitate de
soţii, dar în preznt trebuie să se ţină cont de precăderea
care li se cuvine, conform funcţiei sau titlului deţinut. Mai
precis, această regulă nu va fi respectată dacă femeilor
respective li se cuvine un alt loc.
 În cazul în care se concepe plasarea la o masă rotundă,

acest fapt este perfect posibil, iar în cazul în care masa este
dreptunghiulară, în funcţie de tilul deţinut de fiecare invitat,
aceasta va fi prezidată fie de două femei, fie de doi bărbaţi.

51
Reguli generale
Separarea cuplurilor
 Întrucât obiectivul principal al unui dineu este acela

de a facilita purtarea de conversaţii între persoane


care, cu această ocazie, au prilejul de a se întâlni,
este indicată separarea cuplurilor. Această regulă
prezintă avantajul fie de a nu-i pune pe doi soţi în
situaţia de a-şi petrece timpul discutând între ei,
ingnorându-i pe ceilalţi invitaţi, fie de a se ignora
reciproc. În plus, această dispunere le oferă prilejul
de intra în contact cu mai multe persoane străine. De
asemenea, cuplurile nu vor fi aşezate nici faţă în
faţă, în cazul unei mese dreptunghiulare.

52
Reguli generale
Tipul de masă aleasă
 Forma mesei alese poate fi dreptunghiulară, rotundă, pătrată,

în T sau alte forme mai puţin utilizate în ultimii ani (în


pieptene sau potcoavă). Pentru un anumit eveniment va fi ales
tipul de masă care permite cel mai bine aşezarea invitaţilor în
aşa fel încât să fie respectată cât mai riguros ordinea
protocolară.
 În cazul mesei dreptunghiulare, cu locurile ocupate pe ambele

părţi, cei care prezidează masa respectivă se vor aşeza fie la


mijloc – maniera franceză – fie la extremităţile mesei –
maniera engleză. Aceste denumiri sunt doar nişte convenţii,
iar adoptarea unuia sau altuia dintre tipurile de aşezare la
masă nu implică nicio conotaţie culturală. Mai precis, se poate
adopta oricare dintre soluţii, în funcţie de circumstanţe.

53
Reguli generale
 În cazul în care trebuie organizată o masă mai
restrânsă, de exemplu pentru patru cupluri, se va
adopta o soluţie intermediară. Într-o asemenea
situaţie va avea prioritate regula referitoare la
alternarea sexelor, încercând pe cât posibil de a ţine
cont cui revin locurile din dreapta cuplului gazdă. De
asemenea, cuplurile nu vor sta alături şi nici faţă în
faţă.

54
Maniera franceză
 În acest model de aşezare la masă, gazda şi
invitatul de onoare ocupă locurile din centru,
faţă în faţă.

55
Maniera franceză
 Primul loc este cel din dreapta gazdei, iar cel de-al
doilea cel din dreapta invitatului de onoare. Al
treilea este cel din stânga gazdei, iar al patrulea
cel din stânga invitatului de onoare. Urmând
acelaşi principiu, vor fi plasaţi şi ceilalţi invitaţi, în
funcţie de rangul deţinut de fiecare dintre ei.
Locurile vor fi completate alternativ din dreapta şi
stânga.

56
Maniera franceză
 Pentru ca cei plasaţi în marginea mesei să nu
se simtă stingheri, se pot folosi şi locurile din
capetele mesei care, deşi sunt cele mai puţin
semnificative, oferă cea mai bună perspectivă
asupra mesei.

57
Maniera franceză
 În cazul în care nu există un invitat de
onoare, locul acestuia va fi luat de o co-
gazdă, iar ordinea importanţei locurilor se va
păstra.

58
Maniera franceză
 Aceeaşi regulă referitoare la ordinea
importanţei locurilor la masă se aplică şi în
cazul în care la masă sunt invitate cupluri, iar
masa este prezidată de cuplul gazdă. În
această situaţie, pe lângă ierarhia cuplurilor
se va ţine cont şi de alternarea persoanelor
de sex diferit.

59
Maniera franceză
 În cazul în care sunt şi invitaţi străini, se va
ţine cont de regula referitoare la alternarea
acestora cu invitaţii locali. Nu va fi pierdută
din vedere nici cea referitoare la alternanţa
sexelor.

60
Maniera engleză
 Maniera engleză de aşezare la masă constă în
plasarea celor care prezidează masa la cele
două capete ale acesteia.

61
Maniera engleză
 Aşezarea celorlalţi invitaţi respectă aceleaşi
reguli ca şi în cazul manierei franceze de
dispunere la masă, respectiv cel mai
important invitat va sta în dreapta gazdei, al
doilea în dreapta co-gazdei, al treilea în
stânga gazdei şi aşa mai departe.

62
Maniera engleză
 Şi în cazul în care sunt invitate cupluri, vor fi
respectate aceleaşi reguli ca în cazul manierei
franceze de plasare la masă.

63
Masa rotundă
 Dacă în secolul XIX, în ţările aparţinând culturii
occidentale era de neconceput folosirea unei mese
rotunde, în zilele noastre utilizarea ei a devenit tot mai
frecventă, tocmai pentru că permite simplificarea unei
organizări destul de complicate.
 Plasarea invitaţilor la o masă rotundă va părea mult mai
simplă pentru cineva care ştie să facă o plasare corectă
la o masă dreptunghiulară. Avantajele pe care o
asemenea masă le oferă sunt multiple – nu mai există un
singur centru de interes, nu mai există extremităţi ale
mesei, toţi invitaţii sunt în apropierea gazdei, iar
problemele de limbă şi de interpretare sunt, de
asemenea, rezolvate mult mai uşor.

64
Masa rotundă
 În ceea ce priveşte prezidarea unei mese rotunde,
există mai multe variante. Cea mai convenabilă este
cea în care gazda şi invitatul de onoare sunt aşezaţi
alături, cu invitatul de onoare în dreapta gazdei.
Această variantă poate fi aplicată atât în cazul unui
număr par, cât unui număr impar de persoane.

65
Masa rotundă
 O altă variantă ar fi plasarea gazdei şi a
invitatului de onoare faţă în faţă. Această
plasare este posibilă, însă, doar în cazul în
care numărul de persoane este par.

66
Masa rotundă
 În cazul în care sunt invitate cupluri, de
asemenea, indicat este ca cuplul gazdă să fie
plasat faţă în faţă. Bineînţeles, numărul de
persoane va fi par.

67
Masa rotundă
 În condiţiile în care la o masă participă şi
cupluri de localnici şi cupluri de străini,
plasarea se va face ţinând cont şi de
alternarea localnicilor cu străinii.

68
Masa rotundă

69
Plasarea mesei de onoare
 În cazul în care avem de organizat un eveniment
cu mulţi invitaţi, cea mai eficientă soluţie este
amenajarea mai multor mese la care să fie
plasaţi invitaţii. Este de preferat ca acestea să fie
rotunde, egale, cu 8-10 locuri. Masa de onoare
este preferabil să fie plasată departe de uşa de
intrare şi de uşa prin care se face servirea.

70
Aşezarea la un prezidiu
 Dispunerea locurilor la un prezidiu trebuie să
se facă în aşa fel încât locurile centrale să fie
ocupate de cele mai importante persoane.
Astfel, în cazul în care nu avem un invitat de
onoare, locul central va fi ocupat de persoana
cea mai importantă din partea
organizatorilor.

71
Aşezarea la un prezidiu
 În situaţia în care avem un invitat de onoare,
acesta va fi plasat pe centru, în dreapta
şefului instituţiei sau companiei
organizatoare.

72
Amplasarea pentru o conferinţă
 Modul în care este amenajată o sală de conferinţă are o influenţă
decisivă asupra bunei desfăşurări a lucrărilor acesteia. Sala
trebuie să fie suficient de mare pentru a permite participanţilor şi
delegaţiilor care îi însoţesc să stea la o distanţă confortabilă,
pentru a sigura o distribuţie eficientă a mesajelor şi
documentelor şi pentru a permite persoanelor să se deplaseze
fără a-i deranja pe ceilalţi. Aeirisirea şi iluminarea acesteia sunt,
de asemenea, importante.
 Fiecare delegat care urmează să participe activ la discuţii va avea
în faţă o plăcuţă pe care îi va fi trecut numele şi, eventual,
funcţia. Plăcuţele vor avea dublă faţă – atât pentru interlocutorii
care vor şti cui se adresează, cât şi pentru fiecare participant
pentru a-şi identifica cu uşurinţă propriul loc. De asemenea, vor
fi aşezate la îndemâna fiecăruia apă, băuturi răcoritoare şi
pahare.

73
Amplasarea pentru o conferinţă
 Dispunerea tuturor părţilor trebuie să
corespundă nevoilor de comunicare între
acestea. Se vor aplica regulile ordinii
protocolare, deja amintite, cum ar fi ordinea
alfabetică. Spre deosebire de organizarea
unui dineu, în această situaţie principalul
obiectiv este acela de a asigura o bună
negociere între toate părţile prezente.

74
Amplasarea pentru o conferinţă
 Dispunerea în cazul în care sunt patru
delegaţii participante. Şefii delegaţiilor vor
ocupa locurile din mijlocul mesei fiecărei
delegaţii.

75
Amplasarea pentru o conferinţă
 Dispunerea în cazul în care avem şase
delegaţii. Şefii de delegaţii vor ocupa locurile
de la masa centrală rotundă.

76