Intocmirea meniului pentru o receptive diplomatica.

Reguli de
protocol.Etapele organizarii receptii date.

Recepţia, denumire care vine de la cuvântul francez „recevoir” (a primi), presupune o

reuniune cu caracter festiv, care se desfăşoară după un anumit ceremonial. Se
organizează de către autorităţile unui stat sau de către ambasade, consulate cu ocazia
zilelor naţionale, a vizitelor unor personalităţi importante, a altor evenimente cu
caracter naţional şi internaţional, sau de către organisme ale vieţii economice, social-
culturale ori persoane private, cu prilejul inaugurării unor obiective de interes deosebit,
al semnării unor contracte importante, al unor vernisaje, aniversări ale unor firme etc.
Recepţia este calificată ca oficială dacă la ea sunt invitate exclusiv persoane oficiale.

În cazul recepţiilor diplomatice, este vorba de o formă de contacte şi de dezvoltare a

relaţiilor între membrii corpului diplomatic dintr-o capitală şi între aceştia şi
autorităţile, cercurile politice, economice şi culturale ale statului de reşedinţă.

Recepţiile organizate de lumea oamenilor de afaceri, de cultură şi artă etc. sunt şi ele
prilejuri de contacte şi de schimburi de păreri asupra diferitelor probleme de interes
pentru participanţi. Recepţiile diplomatice pot avea loc stabilit ordinii de zi a activităţii
diplomatice, în practica agenţilor şi reprezentanţilor diplomatici, aceste recepţii se
bucură de o răspândire mai largă.

Invitaţii la recepţii au ocazia potrivită de stabilire a contactelor, lărgirea cercului de

cunoştinţe, de transmitere sau primire a unei informaţii, de polemizare asupra unor
probleme majore de caracter internaţional. Indiferent de tipul şi scopul recepţia
diplomatică poartă un caracter politic, deşi în cadrul ei are loc întâlnirea
reprezentanţilor oficiali de stat.

La recepţii este foarte importantă respectarea strictă a regulilor ceremonialului, a

normelor speciale de etichetă, inclusiv a ordinii de precădere şi a ţinutei vestimentare.
Cunoaşterea acestor reguli va permite determinarea modului de comportament, de a
evita greşelile şi imitarea oarbă a manierelor proaste.

În exercitarea funcţiilor şi misiunilor sale, organizarea diferitor acţiuni oficiale,

participarea la diferite ceremonii, diplomaţii activează în conformitate cu protocolul
diplomatic. Însă nu trebuie de confundat că protocolul diplomatic şi eticheta sunt
lucruri cu totul diferite.

De regulă, recepţiile au loc în a doua parte a zilei, cu începere de la ora 18.00 sau 19.00.
în unele cazuri, durata recepţiei este indicată pe cartonul de invitaţie, pe care se
menţionează că acţiunea se va desfăşura între orele 18.00-20.00 sau 19.00-20.30; în
alte cazuri se precizează doar ora începerii, rămânând ca încheierea manifestării să se
facă „odată cu plecarea ultimului musafir”, contându-se pe faptul că invitaţii nu vor
abuza de ospitalitate şi se vor retrage, după un timp rezonabil, care se aproximează, în
cazul unor astfel de acţiuni protocolare, la cea. două ore.

Privitor la numărul participanţilor la o recepţie, nu există o limită stabilită, totul

depinzând de amploarea pe care gazda doreşte să o dea acţiunii, de mijloacele financiare
afectate acesteia şi de spaţiul de primire de care dispune, în cazul sărbătorilor naţionale,
unii şefi de stat invită câteva mii de persoane, iar ambasadorii, câteva sute: cu prilejul
altor evenimente, numărul invitaţilor poate fi doar de câteva zeci.
In practica diplomatică s-a stabilit o tipologie variată a recepţiilor diplomatice: cupa de
şampanie, vin d’honneur, masa – bufet (la fourchette), dejunul, ceaiul, dineul,   cina,
cocteilurile.
Practica protocolară permite alegerea acelui tip de recepţie care este adecvat unei
situaţii anumite după formă (adică se petrece în picioare sau cu plasamentul la masă) şi
după timpul stabilit pentru petrecere: ziua sau seara. La recepţiile ce au loc ziua se
referă cupa de şampanie, cupa de vin, dejunul, iar cele de seară – ceaiul, coctailul,
dineul, masă – bufet, cina.
Cupa de şampanie. A devenit tradiţional ca la ceremoniile de semnare a unor
acorduri sau documente oficiale, înmânarea de ordine şi medalii, conferinţe de presă,
prezentare de felicitări sau la alte acţiuni protocolare să se ofere cupa de şampanie,
aceasta prezentând avantajul îndeplinirii unei obligaţiuni protocolare cu cheltuieli de
reprezentare minime. Cupa de şampanie acoperă o perioadă de timp circa 15 – 30 de
minute. Durata scurtă a acestei acţiuni impune gazdei o atenţie deosebită faţă de oaspeţi
în vederea realizării unor contacte, dacă nu cu toţi oaspeţii, cel puţin cu principalele
persoane prezente la ceremonie.
Se recomandă să se servească şampanie „sec” sau „demisec” (nu concomitent ambele
tipuri), întotdeauna şampania trebuie să fie însoţită de un pişcot, pentru reducerea
acidităţii acesteia. Se serveşte de către ospătari îmbrăcaţi corespunzător (smocking sau
frac şi mănuşi albe), care poartă printre invitaţi cupele de şampanie pe tăvile acoperite
de şervet. Pişcoturile se servesc pe aceeaşi tavă, pe un suport de cristal sau argint.

Analogică este şi recepţia de tipul cupa de vin sau vin d’honneur însă denumirea va
accentua caracterul deosebit al recepţiei diplomatice.
Vin d’honneur este o acţiune protocolară similară cocteilului, însă mai restrânsă decât
acesta în privinţa varietăţii şi cantităţii produselor oferite invitaţilor. De origine
franceză, ea era iniţial concepută ca o „mică ceremonie oferită de municipalităţi,
societăţi etc. In cursul căreia se bea vin în onoarea cuiva sau pentru a sărbători ceva”. Se
organizează, mai ales, în jurul orei 12, cu o durată, de obicei, de o oră.
Coctailul este manifestarea protocolară cu nume asemănător denumirii anglo-
americane a amestecului de băuturi care conţin alcool şi cărora li se adaugă sau nu,
după gust. sirop, suc de fructe, sifon – coincidenţa de nume explicându-se prin faptul
că, la origine, era o reuniune la care se consumau respectivele amestecuri de băuturi.

Dejunul – masa de prânz şi dineul – masa de seară sunt alte genuri de reuniuni
protocolare folosite în activităţi de relaţii oficiale, de afaceri sau private. Invitaţia la
astfel de reuniuni este considerată expresie a unei atenţii deosebite din partea gazdei,
faţă de cel căruia îi este adresată, precum şi a dorinţei de a întreţine şi dezvolta raporturi
apropiate cu invitatul. Răspunsul favorabil dat unei invitaţii reprezintă o dovadă a
disponibilităţii pentru relaţii cu respectiva gazdă. Dejunurile se organizează, de regulă,
începând cu orele 12.30/13.30 şi, pe considerentul că se desfăşoară la mijlocul zilei, ceea
ce presupune că unii invitaţi mai pot avea şi alte activităţi, de obicei au o durată de două
ore, pe când dineurile, care încep, de obicei, în jurul orei 20.00, se pot prelungi şi peste
trei ore. Dintre aceste două acţiuni protocolare, dineul este cel care are un caracter mai
solemn, semnificând un grad superior de manifestare a consideraţiei faţă de cei invitaţi.
Numărul participanţilor la un dejun sau un dineu poate varia de la o persoană la câteva
sute, în funcţie de prilejul cu care este oferit şi de posibilităţile materiale ale
organizatorilor.

În ultimul timp se constată, atât în cercurile politice, cât şi în cele de afaceri, un interes
în vădită creştere pentru organizarea de mici dejunuri de lucru. Preocupaţi să câştige
timp, oamenii zilelor noastre, din diferite domenii de activitate, sunt doritori să
folosească orice posibilitate ce li se oferă de a economisi timpul ce îl au la dispoziţie, iar
micul dejun se dovedeşte a fi un cadru potrivit, atât pentru a discuta probleme politice,
cât şi pentru soluţionarea diferitelor treburi profesionale, permiţând totodată realizarea
economiei de timp dorite.

Un mic dejun se desfăşoară la primele ore ale dimineţii, respectiv cu începere de la ora
8.00 sau 9.00, cel târziu, şi nu durează mai mult de o oră şi jumătate. Meniul se
întocmeşte luând în consideraţie tradiţiile şi obiceiurile ţării, şi ca regulă include una
sau două gustări reci, un fel de mâncare din peşte sau carne şi desertul. În timpul
dejunului se poate servi felul întâi şi bucatele fierbinţi, înainte de dejun li se oferă
oaspeţilor sucuri, în timpul dejunului se va servi vinul sec, şi la sfârşit se va propune
şampanie, cafea sau ceai. Dejunul se petrece o oră sau o oră şi jumătate, adică 45 – 60
minute se oferă pentru servirea mesei şi 15 – 30 minute pentru cafea. De obicei, se
invită un număr mic de persoane, de la una la zece-douăsprezece, pentru a permite
discuţii cu participarea tuturor comesenilor. Deşi dejunul de obicei poartă un caracter
de afaceri (excepţie fiind dejunul oficial în numele unui oaspete înalt), invitaţii vor veni
fără femei.

Dineul este considerat cel mai onorabil tip de recepţie şi începe de obicei la orele 20-21.
Durata de petrecere a dineului este de două ore sau două ore şi 30 de minute, din care
50 – 60 minute se oferă pentru servirea mesei. Meniul poate include câteva feluri de
gustare rece, supă, bucate din peşte şi carne, desert, cafea, ceai.
În timpul dineului se servesc vinuri seci, iar la sfârşit şampanie. Meniul dineului se
deosebeşte de cel al dejunului prin aceea că după gustările reci se serveşte supă.

În unele cazuri îndată după dineu se petrece recepţia de tipul „a la fourchette”.

îmbinarea acestor două tipuri de recepţii se organizează cu precădere în legătură cu
sosirea în ţară a unui reprezentant oficial de stat străin sau a delegaţiei străine în cinstea
cărora are loc dineul.

Masa – bufet. Când există interesul invitării unui număr mai mare de persoane, se

obişnuieşte organizarea unei mese – bufet. In acest caz, mâncărurile se aranjează pe
mese lungi, în centrul sau pe una din laturile salonului, având aspectul unei expoziţii.
Platourile cu preparate se aranjează în flux: gustări, preparate din carne, produse de
patiserie, de cofetărie, fructe, etc., fiecare platou având tacâm de serviciu. Oaspeţii se
servesc singuri sau ajutaţi de câţiva. Se poate mânca în picioare în acelaşi salon sau în
unul şi mai multe saloane alăturate (în funcţie de numărul invitaţilor).
Pe masa – bufet se pun grupuri de veselă cu tacâmurile respective, pahare, şerveţele de
hârtie, scobitori, solniţe, vase speciale cu gheaţă, suporturi pentru lumânări, cafea,
sucuri, etc.

Băuturile (vinuri, coniac, lichior, sucuri, apă minerală, etc) se servesc de barman la o
masă special amenajată.

În saloane se pot aranja şi grupuri de măsuţe, de 3 – 4 persoane, în care caz, în faţa

fiecărei persoane se aşează câte o farfurie cu tacâmurile respective. Nu se face
plasament: invitaţii se servesc de la bufet şi apoi iau loc la măsuţe cu cine doresc.

Masa – bufet oferă posibilitatea unei mari mobilităţi. Gazda şi colaboratorii săi pot trece
de la un grup de invitaţi la altul sau de la o măsuţă la alte, luând contact cu persoanele
care îi interesează. Mai mult decât masa propriu-zisă, masa – bufet se pretează şi la
aranjarea unor programe artistice, înainte sau după servirea bufetului.

Toate aceste tipuri de acţiuni oferă posibilitatea de a primi, în acelaşi timp, multă lume
şi, pe lângă marcarea unor evenimente oficiale, de afaceri sau private, ele permit
organizatorilor să răspundă unor invitaţii anterior onorate de ei.

Ceremonialul, atât la recepţie, la cocteil, cât şi la vin d’honneur, cere ca gazda să stea
aproape de uşa de intrare în încăperea în care se desfăşoară acţiunea, pentru a saluta
invitaţii la sosire. În cazul unor recepţii / coctailuri oficiale importante, sunt ţări unde se
obişnuieşte ca numele invitaţilor sa fie anunţat, cu voce tare, de către un uşier, în
momentul intrării lor în sală. La noi, de regulă, şeful protocolului sau un asistent pe
probleme de protocol prezintă gazdei invitaţii necunoscuţi de către aceasta.

Dacă gazda doreşte să se retragă, pentru a se întreţine cu oaspetele principal ea va fi

înlocuită de cineva dintre colaboratorii săi mai apropiaţi, de rang înalt, cart să salute
oaspeţii. Trebuie asigurată o permanenţă din partea gazdelor, în apropiere; uşii,
întrucât, atât la sosire, cât şi la plecare, oaspeţii salută gazda, în ultimul ca; spre a-i
mulţumi pentru invitaţie.

În general, organizarea unei mese oficiale trebuie să urmărească un obiectiv precis, să

constituie o acţiune de muncă care să contribuie la susţinerea şi dezvoltare activităţii
instituţiei parlamentare, la lărgirea contactelor cu oaspeţii străini a ţării. S oferă cu
ocazia unor vizite oficiale sau la aniversarea unor evenimente deosebite, care participă
anumite persoane oficiale.

Orice tip de recepţie necesită o pregătire minuţioasă şi include: alegerea tipului de

recepţie, stabilirea listei invitaţilor, transmiterea invitaţiilor, primirea oaspeţilor,
plasamentul  la masă,  întocmirea meniului,  aranjarea mesei  şi  sălii,  pregătirea
toasturilor şi alocuţiunilor, ordinea de petrecere a recepţiilor

Stabilirea listei de invitaţi: operaţiunea se face consultându-se neapărat persoana în

numele căreia se vor adresa invitaţiile. Dacă pentru un dejun / dineu sau un ceai cu
caracter privat este uşor de stabilit o astfel de listă, afinităţile personale fiind criteriul
principal de alegere, în cazul recepţiilor, cocteilurilor şi al celorlalte reuniuni cu caracter
oficial sau de afaceri, întocmirea listei este o operaţiune dificilă, din cauza multitudinii
criteriilor de alegere a persoanelor ce trebuie luate în consideraţie, ţinându-se seama de
sensibilităţile oamenilor faţă de invitarea lor sau nu la o manifestare protocolară şi
imposibilitatea materială de a invita, în acelaşi timp, pe toţi cei care s-ar considera
îndreptăţiţi să participe la acţiunea în cauză.Ca urmare, pentru recepţii, cocteiluri, vin
d’honneur, unul dintre criterii poate fi motivul organizării reuniunii respective, ceea ce
permite includerea pe listă în primul rând categoriilor de oficiali şi a altor persoane care
lucrează nemijlocit în domeniul vizat de acţiune sau au afinităţi cu evenimentul ce
prilejuieşte sus-amintita manifestare. Astfel, la o acţiune consacrată vizitei unei delegaţii
străine, vom avea în vedere, în primul rând, omologii membrilor delegaţiei şi
reprezentanţii organismelor de stat şi private care au relaţii cu ţara de unde vine
delegaţia sau sunt interesate de stabilirea de relaţii cu aceasta.
Aranjarea sălii în care va avea loc acţiunea presupune: amplasarea mesei sau a meselor
şi barurilor, dotarea acestora cu feţe de masă, tacâmuri şi pahare corespunzătoare,
stabilirea atentă a modului de decorare cu flori a sălii şi a meselor.

Hotărârea modului de desfăşurare a servirii este o alta etapă a organizării acţiunilor în

cauză. Astfel, la unele cocteiluri, atât preparatele culinare, cât şi băuturile pot fi servite,
toate, pe tăvi purtate, printre invitaţi, de către chelneri, după cum, la cocteilurile mai
bogate şi la recepţii, preparatele culinare se aşază pe mese, de unde fiecare oaspete,
eventual ajutat de chelneri, se poate servi, iar băuturile se oferă de la baruri special
amenajate, în aceeaşi încăpere.

În unele cazuri, oaspeţii rămân în picioare pe toată durata acţiunii, în altele, mai ales la
recepţii, pot fi amplasate, în diferite locuri din sala de desfăşurare a acţiunii, mese mici
cu scaune, pentru ca invitaţii să se poată aşeza şi servi ceea ce aleg din preparatele
culinare oferite.

Pentru dejunuri / dineuri se poate avea în vedere fie servirea, de către chelneri, a
oaspeţilor aşezaţi la o masă sau la mai multe mese, fie organizarea de bufete, cu
preparatele expuse, de unde fiecare se serveşte şi apoi se aşază la mesele anume
pregătite, dotate cu tacâmuri şi pahare, urmând ca băutura să le fie servită de către
chelneri, la masă.

Pentru dejunuri / dineuri se va întocmi planul deplasare, la masă, în ordinea

protocolară, a invitaţilor – chestiune deosebit de importantă, dacă ţinem seama de
sensibilitatea oamenilor în ce priveşte locul ce li se oferă. Legat de aceasta, respectarea
strictă a regulilor de precădere este singura modalitate de a răspunde eventualelor
reproşuri ce pot apărea, în acelaşi timp, însă, este de avut în vedere faptul că, la un
dejun sau dineu mixt, trebuie asigurată, la plasarea invitaţilor, alternanţa bărbaţi /
femei, iar în cazul acţiunilor cu oaspeţi străini, intercalarea acestora cu participanţii
autohtoni la masa respectivă.