Subiectul 2

Invitaiile se trimit unor persoane importante pentru firm i sunt adresate din partea unei persoane din
conducere.
Invitaiile privesc n special coctailurile, dejunurile, recepiile (la nivel nalt), conferinele organizate n
cadrul firmei, prezentarea unor produse, o inaugurare, la srbtorirea unor angajai, ziua porilor deschise
etc.
Cu toate c telefonul nlocuiete astzi o mare parte din comunicarea scris, la invitaii este obligatorie
comunicarea scris. Invitaia scris este un mod de prezentarea a gazdei i a evenimentului care are loc,
dar ea informeaz i despre locul, data, cauza desfurrii respectivei manifestri.
Invitaiile nu sunt numai bilete de intrare, ci i cri de vizit ale gazdei. O invitaie de afaceri nu trebuie
doar s-l fac pe destinatar s atepte cu nerbdare participarea la petrecere (manifestare), ea trebuie s
pun i prestigiul expeditorului ntr-o lumin favorabil. Invitatul primete scrisoarea i astfel se
realizeaz primul contact ntre el i evenimentul ce va urma. Primele impresii sunt totdeauna importante.
De aceea, mrimea, culoarea, grafica folosite, dar i coninutul trebuie s conlucreze la obinerea efectului
dorit. Individualitatea i creativitatea formulrii pot influena valoarea i atractivitatea evenimentului.
Structura unei invitaii cuprinde urmtoarele elemente:
denumirea i sigla firmei;
numele i eventual, funcia celui care lanseaz invitaia;
formularea invitaiei;
evenimentul propriu-zis (genul de petrecere);
scopul ntlnirii (petrecerii);
data, ora;
locul;
instruciuni speciale;
unde se poate rspunde.
Invitaia oficial cuprinde titlul gazdei fr nume, dar adugarea numelui nu reprezint o greeal.
Exemplu:
Preedintele Fundaiei ..
Sau
Preedintele Fundaiei
Domnul Viorel Ionescu
De asemenea, o invitaie poate fi transmis n numele unui individ sau al unui grup:
Preedintele Fundaiei . . . . . .
Domnul Viorel Ionescu
i
Membrii Consiliului de Administraie
n afar de numele gazdei, pe invitaie mai poate fi trecut numele unei personaliti de al crei prestigiu
beneficiaz evenimentul. nainte de a-i imprima numele, ne vom asigura c aceast persoan este de
acord, prezentndu-i proiectul textului. Exemplu:
Sub patronajul
Preedintelui Crucii Roii
Domnul ..
O invitaie poate fi nominal sau nenominal. Spunem despre o invitaie c este nominal dac n text este
scris (cel mai indicat de mn) numele invitatului. Pe invitaie se va scrie fie titlul invitatului fr nume,
fie numele i titlul, fie doar numele. Pe invitaia nenominal nu este scris numele invitatului.
Formulele cele mai uzitate sunt:
,,are plcerea s v invite la ..
,,v roag s i facei onoarea de a participa (de a asista) la
,,v roag s onorai cu prezena dumneavoastr ..
Pentru motivul invitaie, gazda trebuie s aleag cuvintele, formula cea mai potrivit pentru a clarifica
scopul (motivul) invitaiei.
Formule folosite:
,,n onoarea
,,cu prilejul
,,la dejunul n onoarea.
,,la cina oferit cu ocazia . ..
,,la semnarea acordului ntre . . .
,,la inaugurarea pavilionului .
,,la vernisajul..
,,la o recepie cu ocazia vizitei delegaiei .
n ceea ce privete data i ora, acestea trebuie precizate cu mare exactitate. (Cnd se stabilete data se ine
cont de disponibilitatea invitailor). De exemplu, n cazul unei invitaii la cin, vom scrie ora 1900 i nu
ncepnd cu ora 1900. Este bine s se indice i o or limit; n acest caz, cunoscnd dinainte durata
activitii, invitaii i pot organiza mai bine timpul. Exemplu.:
Joi, 30 septembrie 2003, de la ora l900 la ora 2100.
Dac se cere punctualitate, aceasta trebuie motivat. Exemplu:
,,Deoarece evenimentul este televizat, v rugm s nu ntrziai.
Locul constituie adresa exact (eventual o schi). O adres cuprinde numele cldirii (dac are nume),
numele slii, strada i numrul (aceste detalii vor evita multe telefoane inutile). Exemplu:
La Hotel Ambasador
Salonul Rou
Bulevardul Magheru nr. 2, sector 1, Bucureti
n finalul invitaiei destinatarul este rugat s confirme participarea. Se menioneaz un numr de telefon
unde se vor primi confirmrile, o persoan de contract i o dat limit.
n ultimul timp, n loc de ,,V rugm s confirmai participarea dv. pn cel mai trziu pe 10.04 2003 (tel.:
647.47.47, doamna Alice Manu), se folosete din ce n ce mai des formula R.S.V.P., o abreviere a
formulei din limba francez Repondez sil vous plat Rspundei v rugm i este urmat de un
numr de telefon sau fax. De asemenea, se poate aduga: ,,nainte de .
Exemplu:
R.S.V.P. nainte de
Tel./fax: 6474747
Instruciuni speciale
Este important, dac evenimentul o cere, indicarea pe invitaie a inutei: ,,inuta de sear sau ,,inut de
zi, aceasta va ajuta ca fiecare invitat s se simt bine; se vor da i alte informaii pentru a-i ajuta pe
invitai (de exemplu: ,,parcare special n spatele hotelului sau ,,n caz de ploaie se amn . sau se va
desfura
Grafica este pentru suportul material ceea ce stilul este pentru text: un mijloc de exprimare n slujba
mesajului care trebuie transmis. Invitaia scris trebuie s rein atenia invitailor care vor veni. Pentru
aceasta, resursele grafice sunt foarte utile. n primul rnd, n ceea ce privete textul, dimensiunea,
caracterelor, pentru anumite cuvinte i grupuri de cuvinte, spaiul ntre ele, dar i culoarea invitaiei i
forma sa, n al doilea rnd, prezena simbolurilor, emblemelor, blazoanelor, are o mare importan. Una
din regulile grafice const n a nu utiliza dect un singur tip de caractere pe aceeai invitaie. Resursele
grafice contribuie n egal msur i la rezolvarea problemelor de ierarhie ntre diferite personaliti.
Astfel, preedintele unei asociaii, directorul unui muzeu etc, vor avea grij ca numele sau titlul
ministrului care prezideaz evenimentul, s fie scris cu caractere mai mari dect cele utilizate pentru ei.
Pentru litere, negrul este culoarea admis.
Invitaiile trebuie trimise cu suficient timp naintea evenimentului, pentru ca invitaii s-i poat rezerva
timpul necesar. Uzana protocolar pretinde ca invitaiile s primeasc un rspuns prompt. Rspunsul de
confirmare sau refuz se poate realiza printr-o scrisoare sau telefonic.
Refuzul invitaiilor de afaceri iat o tem sensibil din cel puin dou motive:
1. ntre partenerii de afaceri nu exist de regul o relaie aa intens ca ntre prieteni; invitaiile sunt mai
rare i au o valoare mai mare;
2. invitaiile din partea partenerilor de afaceri sau ale clienilor au aproape ntotdeauna o importan
pentru afaceri: se ntrein relaiile existente sau se ntemeiaz altele noi. n unele mprejurri se ajunge
chiar la negocieri i la ncheieri de contracte, de aceea n domeniul afacerilor este mai indicat s se
accepte o invitaie, chiar n ciuda unor probleme. Dac totui nu se poate da curs invitaiei, este indicat s
se trimit o scrisoare n care s se menioneze motivul sau motivele refuzului; se mulumete pentru
invitaie, se ureaz gazdei succes la festivitatea organizat i eventual se fixeaz n perspectiv o invitaie
reciproc i sau o alt ntlnire. Dac relaia de afaceri permite, invitatul poate propune un ,,nlocuitor,
astfel nu va lsa impresia c evenimentul nu prezint interes pentru el i firma sa.
Scrisoarea de invitaie la nivel nalt: este obligatoriu ca scrisoarea de invitare s se adreseze de omologul
celui invitat. Echivalena rangului se stabilete la nivelul conductorului delegaiei invitate. Este
totdeauna tiprit i are caracter diplomatic; poate fi precedat de un fax pentru operativitate, ns
trimiterea prin curier a invitaiei originale este obligatorie. Are antetul instituiei (stema, alte nsemne sau
elemente distinctive, numele instituiei celui care invit).
Scrisoarea de invitaie ncepe cu o fraz de politee care s exprime bucuria de a comunica, n cazul n
care este primul contact dup numirea n funcie, se adreseaz felicitri (chiar dac acestea au fost
transmise la nvestitur, prin intermediul ambasadei); n cazul invitaiei la nivel nalt se face o
rememorare a ultimelor contacte.
Coninutul propriu-zis cuprinde invitaia concret, precizndu-se perioada i locul. Se va clarifica
caracterul vizitei (invitaiei): de curtoazie, de lucru sau vizit oficial). De asemenea, n coninutul
invitaiei se va preciza scopul vizitei (invitaiei). Dup definirea generic a scopului, se face o succint
propunere de agend a ntlnirii. Agenda ntlnirii nu se stabilete concret n scrisoarea de invitaie,
aceasta este stabilit ulterior de experii celor dou pri, dup primirea scrisorii de acceptare.
Finalul scrisorii de invitare este o fraz de politee i trebuie s cuprind asigurarea adresantului de
respectul de care se bucur i faptul c se ateapt
un rspuns.
Subiectul 3-4

Comunicarea prin cri de vizit

O alt modalitate de comunicare scris este cea realizat prin cri de vizit. Acestea pot fi
de format considerat obinuit, avnd dimensiunile n jur de 9x5 cm, sau de format mare,
cu dimensiunile ntre 12,5/14,5 x 8/10,5 cm.De obicei, o carte de vizit se imprim pe un carton alb, de
bun calitate, folosirea de cartoane colorate drept suport pentru cri de vizit fiind ntlnit mai ales la
reprezentanii unor firme comerciale sau la unii oameni de art care urmresc, prin aceasta, s se disting
de ceilali utilizatori de cri de vizit.
Crile de vizit pot fi oficiale, de afaceri sau private. Cele din prima categorie cuprind numele,
prenumele , titlurile i funciile persoanei n cauz, denumirea instituiei sau a companiei unde lucreaz,
adresa i telefonul acesteia, uneori i adresa de acas. Crile de vizit din cea de-a doua cateorie cuprind
doar numele i prenumele, eventual titlul tiinific sau onorific ori gradul profesional al persoanei. Acest
tip de carte de vizit se folosete n contacte particulare, pentru eventuale comunicri ce nu au legtur cu
activitatea oficial, de serviciu a posesorului. (p. 88-89).
Cei care se deplaseaz frecvent n strintate obinuiesc s-i fac i cri de vizit de serviciu/bilingve (n
limba proprie i ntr-o limb de circulaie internaional), imprimate pe cele dou fee ale crii de vizit.
Folosirea crilor de vizit de format obinuit ca instrument de comunicare scris are loc, de obicei,
pentru transmiterea unor mesaje foarte scurte, scrise de mn i pentru a nsoi
trimiterea unui document sau a unui obiect n toate cazurile cu scopul de a nlocui o
scrisoare (acceptarea unei invitaii, recomandarea cuiva, transmiterea de salutri etc. ).
Crile de vizit se pot utiliza n relaiile n societate, n general, i n viaa diplomatic, n
mod special. Astfel, folosindu-se un cod anume de abreviaiuni ce se nscriu, cu creionul, n
colul de jos-stnga al crii de vizit, sub forma unor grupe de litere, se pot face prin
trimiterea de cri de vizit, urmtoarele comunicri:
p.p. = pentru prezentare, cnd venit nou ntr-o localitate vrei s te prezini unor
oficialiti, vecinilor i altora care consideri c e bine s tie despre venirea ta;
p.f.c. = pentru a face cunotin, deci exprimarea dorinei exprese de a intra n relaii;
p.f. = pentru a felicita cu un anumit prilej;
p.f.N.A. = pentru a felicita cu ocazia Anului Nou (pour fliciter loccasion de la
Nouvelle Anne);
p.f.f.n = pentru a felicita de ziua naional (pour fliciter loccasion de la fte
nationale);
p.s. = pentru a transmite salutri;
p.c. = pentru a transmite condoleane;
p.r. = pentru a mulumi pentru ceva (pour remercier);
p.p.c. = pentru a-i lua rmas bun (pour prendre cong)
La ultimele dou nu se rspunde.
Dac pe o carte de vizit care nsoete trimiterea unui document sau a unui obiect este
scris abrevierea R.S.V.P. (retournez sil vous plait), nseamn c expeditorul ateapt s-i fie
returnat trimiterea n cauz. (A nu se confunda cu R.S.V.P. nscris pe cartoanele de invitaie,
care nseamn c se ateapt rspunsul persoanei invitate).
Crile de vizit de format mare sunt destinate anume pentru coresponden, firete scurt,
scris de obicei de mn i semnat de expeditor. Ele se folosesc pentru transmiterea de
mulumiri pentru un serviciu fcut de cineva, pentru un dejun sau un dineu la care s-a
participat, pentru transmiterea de felicitri cu ocazia unui eveniment deosebit etc.
n cazul ambelor tipuri de cri de vizit, eticheta cere ca expedierea lor s se fac n plicuri
de aceeai dimensiune.
n afar de a fi un mijloc de coresponden, crile de vizit sunt i un foarte util instrument
de comunicare nemijlocit ntre persoane care nu se cunosc: prezentndu-i unul altuia crile
de vizit, cu prilejul participrii la reuniuni de lucru sau la unele activiti mondene, ei fac
astfel cunotin, stabilesc relaii.