Modalităţi de utilizare a documentelor oficiale în corespondenţa diplomatică

Tipuri de documente diplomatice.

Corespondenţă diplomatică reprezintă corespondenţa statului, guvernului, ministerelor
afacerilor externe cu statele străine, reprezentanţii diplomatici ale acestor state, organizaţiile
internaţionale, precum şi corespondenţa misiunilor diplomatice între ele. Toate documentele
de corespondenţă diplomatică poartă un caracter oficial.
Documentele diplomatice pot fi convenţional clasificate în documente interne şi
documente prin care se menţin relaţiile oficiale scrise. Drept forme tradiţionale de documente
diplomatice putem considera următoarele: notă personală şi notă verbală, memorandumul şi
aide-mémoire-ul, scrisori personale cu caracter semioficial, corespondenţa între şefii de state,
de guverne, ministere de externe, alte ministere şi agenţii ce exercită funcţii reprezentative.
Merită a fi menţionate şi formele noi de documente diplomatice, care, spre deosebire
de cele tradiţionale, nu au o formă strict determinată. Din această categorie fac parte
declaraţiile şefilor de stat, de guvern, ministerelor afacerilor externe, comunicatele, mesajele,
declaraţiile comune.
În continuare, vom analiza tipurile de documente diplomatice cele mai frecvent
utilizate.
Nota personală este utilizată pentru a prezenta o informaţie cu caracter oficial, ce ţin
de diverse evenimente semnificative. Spre exemplu, o notă personală este expediată cu
prilejul unei sărbători naţionale, evenimentor personale la şeful statului, şefului de guvern,
etc., exprimării condoleanţelor, pe altă materie de protocol.
Nota personală are următoarele trăsături specifice:
- se formulează din numele persoanei care semnează documentul;
- începe cu referire la persoana căreia i se adresează, de exemplu, „Domnule
Ministru”;
- se încheie cu o formulă de curtoazie, în care autorul îşi exprimă respectul său, de
exemplu: „Vă rog să primiţi, Domnule Ministru, asigurarea înaltei mele consideraţii”;
- se imprimă pe o hîrtie cu antet;
- numărul de înregistrare pe original, de regulă, nu se indică;
- în colţul din dreapta sus se indică denumirea oraşului din care se expediază şi data
expedierii;
- în coltul din stînga jos a primei pagini se indică adresa destinatarului, constituită din
iniţialele, numele complet şi funcţia oficială a destinatarului.
- semnătura personală a expediatorului.
Nota verbală (verbal note) reprezintă cel mai utilizat document din cadrul
corespondenţei diplomatice. Notele verbale asigură menţinerea contactelor oficiale între
ministerele afacerilor externe şi ambasade. La formularea unei note verbale se ţine cont de
tradiţiile existente şi practica curentă.
Specificul unei note verbale constă în următoarele:
- este scrisă impersonal, adică de la persoana a treia; se formulează în numele
ambasadei sau a ministerului afacerilor externe;
- se folosesc formule de curtoazie atît la introducere, cît şi la încheiere;
- conţine un mesaj, însoţit de un compliment, de exemplu, „Ambasada Republicii
Moldova îi prezintă complimentele sale Ministerului Afacerilor Externe a ........şi are onoarea
de a-i comunica....”;
- complimentele sînt excluse din notele verbale, care conţin o declaraţie de doliu în
ţară sau în care se exprimă condoleanţe, precum şi în notele de protest, în legătură cu acţiunile
neautorizate care ar putea afecta prestigiul statului;
 - se imprimă pe o hîrtie cu antet;
- are un număr de înregistrare, data întocmirii şi sigiliul Ministerului Afacerilor
Externe sau a ambasadei. Imprimarea sigiliului apare la sfîrşitul notei, unde se indică şi data
expedierii.
- se înmînează personal sau prin curier;
- nu se semnează, dar, de obicei, conţine iniţialele persoanei care a formulat-o.
În activitatea diplomatică se practică şi adresarea notei colective, notei simultane sau
identice şi notei circulare.
Nota colectivă este o notă, formulată în numele întregului corp diplomatic sau al unui
grup de ambasade, ce exprimă punctul de vedere comun al acestora. Această notă poate fi
interpretată ca un demers colectiv, o încercare de a face presiuni, ceea ce poate provoca o
reacţie negativă de răspuns.
Nota identică este o notă prin intermediul căreia se aduce la cunoştinţa unui stat,
hotărîrile comune a unor state cu privire la o anumită problemă sau se informează despre
întreprinderea unor măsuri corespunzătoare.
Nota circulară (circular nota) este o notă, adresată simultan mai multor state sau
misiuni diplomatice străine, acreditate în ţara respectivă, pentru a le aduce la cunoştinţă o
dispoziţie legală, o măsură protocolară sau un alt fapt ce trebuie cunoscut de către misiunile
diplomatice.
Memorandumul reprezintă un document, în care se examinează aspectul factologic al
problemei, se analizează dispoziţiile corespunzătoare. Memorandumul se înmînează personal
sau se expediază cu o notă verbală sau personală.
Memorandumul are următoarele trăsături specifice:
- se imprimă pe hîrtie cu antet, nesemnat;
- nu conţine complimente şi adresări;
- în partea de sus a textului se imprimă denumirea: „Memorandum”1;
- sigiliul şi număr de înregistrare nu se pune, dar se indică locul şi data expedierii;
- după volum, poate conţine mai multe pagini de text.
O formă impersonală a memorandumului este non papier (document inexistent) care
reprezintă o formă de document frecvent utilizat în activitatea diplomatică, o scurtă notă în
care se descrie esenţa problemei.
Aide - mémoire-ul reprezintă prin sine înscrierea conversaţiilor orale, în care se
explică anumite acţiuni, sau poate conţine propuneri sau o viziune asupra unei probleme.
Aide - mémoire-ul are următoarele caracteristici:
- se înmînează personal, după o declaraţie orală sau după solicitarea, cu scopul de a
consolida declaraţiile făcute, însă poate fi expediat şi prin curier;
- este scris impersonal, cu utilizarea expresiilor de genul: „se iniţiază o cerere”,
„trebuie să constatăm”, „ vă informăm”;
- nu conţine adresări, nici complimente;
- se imprimă pe hîrtie obişnuită;
- în partea de sus a textului se imprimă inscripţia: „Aide-mémoire”.
- se indică doar locul şi data expedierii.
Aide - mémoire-ul poate apărea în două forme. În forma clasică a aide - mémoire-ului,
se imprimă inscripţia «Aide-mémoire», la sfîrşit se indică data, dar nu se specifică adresa,
lipseşte semnătură şi ştampila.

1
În trecut memorandumul adesea era numit în franceză deduction - concluzie; expose
des motifs - expunerea motivelor.
 Există, de asemenea, o formă mai puţin formală decît aide - mémoire-ul care se
numeşte Coala de hârtie (bout de papier), în care textul apare fără titlu, dată şi semnătură,
care permite în caz de necesitate de a nega originea ei.
Scrisori personale cu caracter semioficial se adresează persoanelor oficiale
cunoscute, cînd este necesară cooperarea într-o anumită problemă şi, din anumite cauze,
expedierea unei note verbale nu este posibilă. De asemenea, se utilizează în scopul felicitării
cu evenimente personale şi de familie, în cazurile de doliu. Ele contribuie la stabilirea şi
extinderea relaţiilor.
Scrisorile personale cu caracter semioficial pot avea următoarele trăsături specifice:
- se imprimă pe hîrtie obişnuită, uneori se utilizează un formular cu inscripţia în colţul
de sus din stînga a numelui şi prenumelui expeditorului;
- la începutul scrisorii se folosesc formule de curtoazie şi, în final, complimente;
- numărul de înregistrare lipseşte, dar se indică data şi semnătura expeditorului;
- de preferat să fie scrise de mînă;
- adresa se indică pe plic.
Totodată, documentele diplomatice sunt întocmite în conformitate cu nişte reguli
general şi universal acceptate:
- Este necesar să se respecte meticulos cerinţele de etichetă. Documentul diplomatic
trebuie să aibă un aspect impecabil, hîrtia fiind de calitate superioară. Important este alegerea
corectă a tipului documentului, în fiecare caz concret. Există o regulă generală de protocol, în
conformitate cu care la notele verbale se răspunde cu o notă verbală, la o scrisoare personală –
cu o scrisoare personală. Într-o scrisoare, cu semnătura expeditorului, este considerat
nepoliticos să se răspundă cu o scrisoare cu numele tipărit. Documentul diplomatic necesită
un răspuns, dacă nu există nici un motiv, răspunsul urmează neîntîrziat.
- Formularea trebuie să fie clară, corectă în adresa destinatarului, fără greşeli
gramaticale, fără ambiguităţi, nu se admit abrevierile, sînt binevenite formulele de curtoazie,
chiar dacă documentul are un conţinut neplăcut.
- Documentul este scris în limba de circulaţie a ţării destinatarului, în conformitate cu
practica existentă.
- Se ţine cont de metodele şi timpul de predare.

Regulile cu privire la componentele unei scrisori oficiale, stilul şi limbajul

diplomatic.
Elementele scrisorii oficiale
În cadrul corespondenţei scrise vom distinge 6 elemente:
adresarea, titlul onorific, asigurările de curtoazie, semnătura, data şi adresa.
1. Adresarea (Salutation, engl.; Appel, fr.)- acesta este modul în care se
adresează destinatarului scrisorii:
- În română
a) Domnule, Doamnă, Domnişoară
b) Domnule Ambasador
c) Domnule Consul
d) Domnule Preşedinte, Domnule Director

Adresarea trebuie:
- Să se situeze nici prea sus, nici prea jos: la mijloc, la vrio 10 cm de bordul
superior al foii;
- Să fie în evidenţă, adică deasupra primului al textului (Dragul meu prieten, îţi
mulţumesc că te-ai sensibilizat cu...);
 - Să fie în rînd, adică după primele cuvinte ale primului rînd (Mulţumesc din
toată inima, dragul meu prieten că...);

În scrisorile oficiale adresarea trebuie să fie în mod obligatoriu evidenţiată.

Alte forme de adresare sînt familiare şi nu trebuie să fie folosite decît ţinînd cont de
gradul de intimitate existent între persoanele ce corespondează.
Indică textul oficial al adresatului.

2. Titlu onorific (Title of adress, engl.; Traitment, fr.)

Este maniera în care se tratează destinatarul în corpul scrisorii.
Se poate folosi fie persoana a II-a singular (tu)- în limbile în care se admite „tutuirea ”,
fie persoana a II-a plural (Dumneavoastră-Vous)- aceasta este forma cea mai curentă, fie
persoana a III-a, cînd se adresează regilor sau reginelor, demnitarilor Bisericii, înaltelor
autorităţi guvernamentale, diplomatice sau administrative.
De aceea, se utilizează formele adaptate la personalitatea destinatarului, aşa ca:
A. Maiestatea voastră (Your Majesty, engl.; Votre Majesté,fr)
B. Monseigneur (Monseigneur,fr.)
C. Excelenţă (Your Excellency, engl.; Votre Excellence, fr.)
În corpul unei scrisori, formele de titlu onorific implică persoana a treia: Maiestate,
Alteţă, Eminenţă şi nu pot fi niciodată folosite pentru adresări, nici în corespondenţă, nici în
discursuri!
Se constată că foarte des unii se adresează înaltelor personalităţi numindu-i
Excelenţă, ceea ce constituie o eroare care necesită a fi evitată!
Indică titlul onorific al adresatului.

3. Asigurările de curtoazie (Complementary Close, engl.; Courtoisie, fr.)

Formulele de curtoazie se folosesc la sfîrşitul scrisorii şi reflectă nu altceva decît
relaţiile între părţile care corespondează, natura lor.
Exprimarea curtoaziei este în strictă dependenţă de rangul şi vîrsta persoanelor, locul
în ierarhia politică, religioasă, administratvă pe care acestea le ocupă. Ele trebuie să fie
folosite atent şi cu bun simţ.
În lumea diplomatică sînt proprii formulele de genul Vă rog să agreaţi, Domnule
Ministru, asigurările înaltei mele consideraţiuni cînd un ministru de externe va scrie
omologului său din altă ţară sau se va adresa unui ambasador străin şi viceversa. Această
formulă este valabilă şi în cazul cînd acelaşi ministru de externe se adresează propriului şef de
misiune sau un şef de misiune îi înscrie altui şef de misiune.
Asigurări se foloseşte în adresarea către un egal sau unei persoane cu un rang mai
mic pe care nemijlocit trebuie să-l asigurăm de aceste sentimente care nu sînt nemijlocit
obţinute.
Formulele de curtoazie pentru consuli, viceconsuli şi agenţi consulari în funcţie, cît
şi cei onorifici păstrează aceleaşi conotaţii de respect.
Vă rog să agreaţi, Domnule Consul General, asigurările înaltei mele consideraţiuni.

4. Semnătura (Signature, engl.; Souscription, fr.)

Această autentifică actul sau documentul dat.
Numele persoanei care semnează se scrie, de regulă, la sfîrşitul scrisorii. Cînd
semnătura este puţin lizibilă e recomandabil de a reproduce mai jos cu un sigiliu numele exact
al semnatarului, al funcţiei exercitate, eventual al gradului, dacă acestea nu sînt menţionate la
începutul scrisorii. În cazul menţiunilor speciale, semnătura semnătura este precedată de
următoarea formulă:
- Din ordinul...
- Pentru directorul absent...
- Pentru ministru...
5. Data (Date, engl. şi fr.)
Se indică locul, ziua, luna şi anul întocmirii şi expedierii scrisorii. Data de pe scrisoare
nu poate fi abreviată sub nici o formă.

6. Adresa (Adress, engl.; Adresse, fr.)

Se scrie numele complet, prenumele şi titlul oficial al destinatarului. Aceste date se
situiază în partea de sus sau în partea de jos, extrema stîngă a primei pagini şi se reproduc pe
plic.
Putem formula următoarele cerinţe faţă de corespondenţa diplomatică:
1. Este foarte important de a alege corect tipul documentului,în dependenţă de
practica locală, situaţia concretă: nota verbală-nota verbală - principiul reciprocităţii-
2. În adresare este necesar de a indica exact titlul, fără inexactitaţi, fără abrevieri.
3. Este necesar de a respecta strict regulile protocolare de curtoazie în notele
verbale şi personale, în scrisorile personale. Aceste documente încep şi se încheie cu
complimente şi reprezintă un act de demonstrare a stimei, egalităţii între parteneri.
În cazurile cînd scrisoarea conţine un protest şi este expediată în legătură cu un
anumit conflict, atunci complimentul nu se scrie sau se utilizează doar la început (pentru
sublinierea, importanţa acestei acţiuni).
Nu se scrie complimentul final şi în legătură cu evenimentele de doliu (funebre).
4. Pentru documentele diplomatice se foloseşte numai hîrtie de calitate
superioară, nu se admit ştersături, corectări, ştampila trebuie să fie pusă în josul paginii, iar
stema să ocupe o poziţie strict verticală.
5. Documentele corespondenţei diplomatice, de obicei, se scriu în limba
expeditorului. În caz de necesitate, la textul oficial este anexat traducerea neoficială în limba
adresatului.
Uneori, reprezentanţele diplomatice folosesc în cadrul corespondenţei limba ţării de
reşedinţă sau de regulă, limba franceză.
6. Limba documentelor diplomatice este strictă, laconică, comparaţiile şi
epitetele se folosesc foarte rar.
7. Documentele corespondenţei diplomatice nu se expediază prin poştă,dar se
înmînează personal adresatului sau prin intermediul curierului. În acest caz documentul
este transmis persoanei împuternicite,sub semnătură.
Limba diplomatică este un termen care are două sensuri diferite:
1. Este limba, în care se duc relaţiile oficiale diplomatice şi se întocmesc
acordurile internaţionale;
2. Este totalitatea termenilor speciali şi a frazelor din care este alcătuit
dicţionarul diplomatic general - acceptat.
În timpul de faţă, nu există o limbă obligatorie pentru relaţiile diplomatice
oficiale şi la întocmirea acordurilor internaţionale.
Totodată, la etapa actuală în ONU în calitate de limbi diplomatice sînt folosite
franceza şi engleza cu o oarecare prioritate a englezei şi o competitivitate crescîndă a
spaniolei care încearcă să recapete poziţiile menţinute în alte epoci.
Regulile de folosire a limbilor în practica diplomatică sînt urmatoarele:
a. dacă ambele state posedă aceeaşi limbă, se foloseşte limba comună (RM-
România, Austria- Germania, Spania - Ţările Americii Latine);
 b. dacă limbile diferă şi MAE se adresează ambasadei într-o limbă
diplomatică (engleza sau franceza), este aceasta sau nu limba oficială a statului acreditar,
misiunea diplomatică va răspunde în aceeaşi limbă;
c. dacă MAE foloseşte limba sa naţională care nu este de circulaţie
internaţională, ambasada poate apela la limba sa,deşi din raţionamente de curtoazie, este
recomandabil să se răspundă în acest caz într-o limbă diplomatică sau cel puţin să se
însoţească documentul redactat în limba sa cu o traducere în limba statului acreditar sau
într-o limbă de circulaţie internaţională.
Stilul diplomatic este o formă specială de a spune sau scrie,care urmează să se
folosească în decursul negocierilor internaţionale.
Din punct de vedere al dreptului internaţional acesta constituie o totalitate de
norme folosite pentru reglementarea procesului de redactare a documentelor
diplomatice.
Diplomaţia posedă propriul său stil, extrem de semnificativ. Stilul diplomatic
folosit în epocile trecute, conform specialiştilor în materie, era mai mult bombastic decît
tehnic şi reflectă nu altceva decît mentalitatea proprie a momentului, obiectivele şi
traiectoria diplomaţiei de atunci.
La etapa actuală folosirea corectă a stilului ne va permite să materializăm mai
uşor scopurile urmărite de instituţia sau misiunea diplomatică, să negociem reuşit, să nu
generăm neînţelegeri, apariţia cărora trebuie evitată cu orice preţ.
Stilul diplomatic trebuie să fie accesibil, concis, oportun şi întotdeauna corect
în cazul folosirii formulelor de curtoazie.
Stilul corespondenţei oficiale se schimbă în dependenţă de limba de circulaţie şi
tradiţiile diferitor ţări. Cu toate acestea, el este guvernat de unele reguli generale,
determinate de practica internaţională şi cerinţele de protocol. Scopul acestor cerinţe este
de a acorda adresaţilor corespondenţei semne de curtoazie şi de a menţine relaţiile
dintre ţări la nivel de egalitate, reciprocitate şi corectitudine.
Stilul diplomatic este stilul corespondenţei oficiale adresatul căreia este o
persoană oficială străină. Stilul diplomatic este supus unor norme care privesc forma
documentelor şi stilul propriu-zis. Demersurile diplomatice, ca formă, trebuie folosite în
raport de importanţa documentelor: notă verbala, notă scrisă, etc.
Astfel, la întocmirea documentelor putem ţine cont următoarele principii şi
reguli:
- stilul documentelor trebuie să fie simplu şi clar, cu un singur subiect şi
un singur predicat;
- trebuie să evităm cuvintele compuse şi termenii speciali, ce nu sunt
generali -acceptaţi;
- nu trebuie să murdărim textul cu aşa expresii ca: cum s-a indicat mai
înainte; în scrisoarea dată; datorită faptului; cu regret; în comunicat, etc.
În afară de aceasta, scrisoarea trebuie să conţină un ton pozitiv. Efectul dorit
poate fi atins prin atitudine prietenoasă, dorinţa de a fi util, sinceritate şi naturaleţe.
Este foarte important de a întocmi scrisoarea corect şi fără greşeli.
În Marea Britanie, la întocmirea corespondenţei, se conduce de regula de aur”
cinci C”:
 clear-clară;
 complet-completă;
 concise-concisă;
 courteous-curtenitoare;
 correct-corectă.