Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Scrisoarea de acreditare
Scrisoarea de acreditare este documentul prin care statul acreditant aduce oficial la cunotin a
efului statului de reedin acreditarea unui agent diplomatic n calitate de ef de misiune.
Scrisoarea de acreditare este semnat de eful statului care numete reprezentatul diplomatic i
este contrasemnat de ministrul de externe. Scrisoarea de acreditare se d ambasadorilor,
trimiilor plenipoteniari i ambasadorilor cu misiuni speciale. nsrcinaii cu afaceri primesc o
scrisoare a ministrului de externe ctre ministrul de externe al rii de re edin a misiunii
diplomatice. Scrisoarea de acreditare are importana unei mputerniciri cu caracter general. Cnd
diplomatul poart negocieri sau trebuie s semneze un acord are nevoie de o mputernicire
special numit depline puteri. nmnarea scrisorii de acreditare marcheaz momentul intrrii n
funcie a efului misiunii diplomatice. eful misiunii diplomatice i-a asumat funciile n statul
acreditar n momentul n care i-a prezentat scrisorile de acreditare sau cnd i-a notificat
sosirea [5].
Prezentarea scrisorii de acreditare are loc n mai multe situaii:
schimbarea formei de stat sau guvernmnt ntr-una din cele dou state
Scrisoare de rechemare = scrisoare prin care un diplomat este revocat din postul su i rechemat
n ar.
Notele diplomatice se prezinta sub mai multe forme, si anume :
- Nota semnata sau oficiala este redactata, in general, ca orice scrisoare obisnuita, adica la
persoana intai sau a treia, este adresata personal ministrului afacerilor externe sau sefului
misiunii diplomatice si este semnata de cel care a intocmit-o. Cand este nevoie de o expunere
mai detaliata, nota este insotita si de un memorandum.
- Nota verbala este mai putin protocolara decat nota personala, dar este, in schimb, mult
mai uzitata in practica. Nota verbala este scrisa la persoana a treia, nu poarta semnatura, ci numai
sigiliul cancelariei care o expediaza. Ea poate sa urmeze unui demers oral sau sa-l inlocuiasca,
fiind trimisa, de obicei, spre a solicita rezolvarea unei probleme sau pentru a reaminti celelaltei
parti o anumita problema a carei rezolvare este asteptata.
- Memoriile : a.) memorandum si b.) aide-memoire au o importanta mai mica decat notele
semnate sau verbale, nepurtand nici semnatura si nici sigiliu.
a) Memorandumul se prezinta sub forma unei expuneri redactate la persoana a treia si
este anexat, de obicei, la o nota, spre a dezvolta pe larg aspectele politice si juridice ale punctului
de vedere exprimat in nota. El poate emana si de la delegatia uni stat participant la o conferinta
internationala.
b) Aide-memoire-ul se prezinta si ca document de sine statator, constituind o nota prin
care o parte, in cursul unor tratative sau convorbiri, o inmaneaza celelaltei parti cu scopul de a
rezuma aspectele juridice si de a arata punctul de vedere al statului care il trimite.
- Mesajele (scrisorile) au devenit deosebit de uzuale in ultima perioada, la toate nivelele.
Ele se refera, in general, la probleme de mare insemnatate, a caror rezolvare este urgenta sau
comporta anumite dificultati.
- Notele (circularele), sunt note obisnuite, transmise de unul si acelasi stat mai multor
state si avand acelasi continut.
- Notele identice sunt note cu acelasi continut, schimbate intre doua sau mai multe state,
pe baza unui aranjament stabilit in prealabil, consemnand un punct de vedere comun intr-o
problema a relatiilor dintre ele sau prevederile unui acord cu valoare juridica obligatorie.
- Notele colective, spre deosebire de notele circulare si notele identice, sunt trimise in
numele mai multor state. Aceste note au un caracter deosebit de solemn.
Nota personal are forma unei scrisori redactate la persoana I-a, scris pe o hrtie
cu antet. Se folosete pentru anunarea de ctre un ef de misiune, nou sosit la post, c
i-a prezentat scrisorile de acreditare, precum i de ctre efii de misiune care i
nceteaz activitatea i fac cunoscut numele nsrcinatului cu afaceri desemnat s
asigure interimatul la conducerea respectivei ambasade. Se folosete, ca i nota
semnat, i pentru alte comunicri considerate a fi foarte importante; se foloseste intre
ambasador si ministrul afacerilor externe si nu angajeaza statele. Este mai putin protocolara si are
caracter personal.
Nota verbal este cea mai utilizat form scris de comunicare diplomatic, ntocmit la
persoana a III-a, pe o hrtie cu antet, ea poart un numr i data ntocmirii, ns nu este
semnat, ci doar parafat avnd sigiliul Ministerului Afacerilor Externe sau al ambasadei de la
care eman. La redactare, se folosesc, att la introducere, ct i la ncheiere, formule consacrate
de curtoazie, dup cum urmeaz: Ministerul Afacerilor Externe / Ambasada X prezint salutul
sau complimentele sale Ambasadei X / Ministerului Y i are onoarea de a-i comunica /transmite
/ solicita Dup expunerea coninutului, nota se ncheie cu formula: Ministerul Afacerilor
Externe / Ambasada X folosete acest prilej pentru a rennoi Ambasadei X / Ministerului Y
asigurarea naltei sale consideraii, n cazul anunrii decesului unei nalte personaliti, nota
va fi redactat pe o hrtie cu antetul ambasadei avnd un chenar negru ;
O categorie de note care nu se scrie pe hrtie cu antet este aide-memoire-ul Acesta nu poart
semntur sau sigiliu, nu conine nici o formul de curtoazie, singurele elemente de identificare
fiind data i locul remiterii. Se poate nmna n timpul unei audiene, a unor negocieri s au
convorbiri, cu scopul de a preciza interlocutorilor unele chestiuni discutate sau pentru a
confirma declaraii fcute verbal. Odat cu dezvoltarea societii, practicile de ceremonial s-au
extins i la domeniul activitilor profane, respectiv exprimarea respectului fa de acei membri
ai comuniti care erau mai curajoi, mai puternici, a supunerii fa de cei care deveneau
conductori ori stpni.
anexe.
numrul
formula
adresa
de
obiectul
formula
de
salut/de
ncheiere/de
antet;
data;
referinele;
destinatarului;
adresare;
scrisorii;
coninutul;
salut;
semntura;
ANTETUL
n general, hrtia folosit pentru coresponden are antetul tiprit sau gravat, plasat n partea
superioar, pe mijloc sau n partea stng a paginii. Uneori apar completri ale antetului n
subsolul paginii. n lipsa unui antet tiprit acesta este dactilografiat.
Forma i grafica antetelor este extrem de variat, dar el trebuie s fie simplu i cu aspect plcut,
fr elemente ornamentale inutile, ndeplinind, pe lng funcia de identificare i informare i pe
cea de publicitate.
NUMRUL I DATA
Numrul i data nregistrrii unei scrisori sunt elemente de mare importan. Ele determin
identitatea scrisorii, momentul de la care curg obligaii (de a rspunde la o scrisoare, de a executa
o lucrare, de a pune n aplicare un ordin etc.) i st la baza clasrii numerice i cronologice.
Numrul i data se scriu n general sub antet ca i cum ar face parte din acesta sau n dreapta
lucrrii, n partea opus antetului, n dreptul rndului al doilea al acestuia. Denumirea lunii se
scrie n litere (22 octombrie 2002). Pentru a evita confuziile, trebuie s inem seama c data se
scrie diferit n alte limbi. Forma britanic este asemntoare celei romneti: mai nti ziua i
apoi luna (16th january). n SUA i n unele pri ale Asiei se scrie mai nti luna i apoi ziua
(january 16, 2002). Modul standard internaional este anul, luna, ziua.
De asemenea, n cazul unor documente, pe lng dat se indic i locul emiterii acestora. Locul
de emitere se plaseaz naintea datei, data se separ de numele localitii prin virgul. Numele
locului de expediie este, de obicei, numele din antetul tiprit. Excepie fac, de exemplu, cazurile
n care scrisorile se expediaz de la un departament al firmei care se afl n alt ora. n aceste
condiii precizarea locului de expediie mpreun cu data devine obligaie.
REFERINELE
Se plaseaz de obicei n partea stng a colii de hrtie sau n acelai rnd cu data, n partea
dreapt. Referinele sunt incluse n scrisoare n scopul identificrii cu mai mare uurin a
departamentului sau persoanei care a redactat scrisoarea. Referina se noteaz prin abrevierea
Ref. i include iniialele angajatului care a redactat scrisoarea (persoana care se ocup de
problem care face obiectul scrisorii), precum i diferite numere de ordine emise de secretariat
sau registratur, numrul de dosar al contractului etc.
ADRESA DESTINATARULUI
Se plaseaz fie n partea stng a colii de hrtie (pentru forma bloc), fie n partea dreapt (pentru
forma semi-bloc) i se scrie dup sistemul bloc.
Aceasta cuprinde:
denumirea unitii (inclusiv biroul, direcia creia i este destinat scrisoare);
adresa (localitatea precedat de codul potal, str. i nr., judeul, sectorul (pentru Bucureti), ara
(pentru strintate). Adresa poate fi precedat de cuvntul ctre (dup care nu se pune virgul).
FORMULA DE SALUT ( DE ADRESARE)
Plasat de la margine sau de la alineat, formula de adresare se scrie pe rnd separat. Cu ct
autoritatea creia i este destinat scrisoarea se afl mai sus pe scara ierarhic, cu att aceast
inscripie va fi mai evident fa de adres.
Se plaseaz aproximativ la trei spaii sub adresa destinatarului. Dup formula de salut se pune
virgul i nu se recomand abrevierea cuvintelor din formula de salut. Modul n care o exprimm
depinde de formula pe care am folosit-o anterior.
Formula cea mai uzitat este Domnule sau Doamn , dac destinatarul exercit o
responsabilitate vom aduga: Domnule primar, Domnule director, Domnule Ministru etc.
Exist funcii care cer un alt apelativ, de exemplu Sire sau Majestate.
OBIECTUL SCRISORII
Se scrie ca prim aliniat al scrisorii dup formula de adresare, precedat de cuvintele Referitor la
sau Ref., rolul su este de a prezenta succint problema tratat n scrisoarea respectiv i de
a uura operaia de ndrumare i de clasare a corespondenei. Includerea obiectului scrisorii nu
este obligatorie i poate fi emis n cazul n care problema tratat n scrisoare este prezentat pe
scurt n primul paragraf al ei.
CONINUTUL SAU TEXTUL PROPRIU-ZIS AL SCRISORII
V rog s primii, Domnule Ambasador, Excelena Voastr, asigurarea ntregii noastre stime.
Alte formule folosite:
Cu stim, Cu respect formule folosite cnd destinatarul este necunoscut.
Cu cele mai bune sentimente formul mai familiar, folosit de la egal la egal sau pe o scar
ierarhic superioar.
Cu sentimente alese de la furnizor la client, de la funcionar la patron.
Cu sinceritate
Al dumneavoastr
Cu cele mai alese gnduri.
ntre parteneri de afaceri care se cunosc foarte bine, aceste formule de ncheiere/salut pot fi
omise.
n corespondena protocolar i diplomatic formula final de salut este obligatorie. Formula
final sau de curtoazie constituie ultimul paragraf. Ea exprim n puine cuvinte sentimentele de
apreciere sau de deferen ale semnatarului.
SEMNTURA
Constituie un element important al scrisorii, ntruct ea este cea care d autenticitate scrisorii.
n general, scrisoarea cuprinde dou semnturi: a conductorului unitii i a efului
compartimentului care a emis scrisoarea.
Aranjarea semnturii n pagin se face dactilografiind la 3 rnduri de text funcia semnatarului,
urmat obligatoriu de virgul. Se las un spaiu pentru semntura olograf, apoi se
dactilografiaz numele i prenumele celui care va semna.
TAMPILA
Se aplic pe semntura conductorului. n documentele tipizate se aplic pe locul marcat cu
iniialele LS.
Plicul folosit pentru expedierea corespondenei trebuie s fie confecionat dintr-o hrtie de
calitate, iar elementele ce se menioneaz pe acesta trebuie scrise lizibil, ca s faciliteze
identificarea destinatarului.
Exist mai multe tipuri de plicuri:
(destinatarului). Dificultatea controlrii tonului unei scrisori const n faptul c 26 acesta este
dependent i de percepia cititorului, percepie care este strict individual.
Se recomand, utilizarea raional a abrevierilor, n sensul de a nu face abuz de abrevieri n text,
ceea ce ar conduce att la ngreunarea citirii i nelegerii cuvintelor i expresiilor pe care le
reprezint, ct i la considerarea scrisorii ca o lips de politee fa de destinatar. n
corespondena oficial se admit, n general, numai: abrevieri prevzute de ndreptarul
Ortografic al Academiei Romne, pentru cuvinte i expresii din vocabularul obinuit; abrevieri
consacrate de tiinele teoretice i aplicate n fiecare domeniu de activitate specializat (bancar,
financiar, contabil etc.); abrevieri consacrate n uzana lucrrilor de secretariat i coresponden
n ara noastr, pentru scrisori ntocmite n limba romn; abrevieri consacrate n
corespondena internaional, cnd scrisorile sunt adresate partenerilor externi. Nu se vor folosi
abrevieri n titulaturi (se scrie Domnule Director i nu Dl. Director; Ordinul nr. i nu Ord.
nr.).