CORESPONDENȚA DIPLOMATICĂ

Definitie

Corespondenţa diplomatică este comunicarea oficială, facută în scris, între șefii

de stat și de guvern, între Ministerul Afacerilor Externe și alte ministere ale
statului acreditat și misiunile diplomatice străine, precum și între misiunile
diplomatice acreditate în capitala aceluiași stat” (Dictionar Diplomatic, p. 309).

 completează demersurile diplomatice verbale şi fixează poziţiile exprimate de

părţi „Verba volant, scripta manent ”( „vorbele zboară, scrisul rămâne”).
 caracter convențional, adică utilizează limbajul diplomatic, coduri al căror
mesaj este cunoscut de ambele părti.
 se utilizează pe plan extern în relaţiile internaţionale şi pe plan naţional în
relaţiile inter-instituţionale.
Modul de transmitere este, în general, curieratul şi are întotdeauna forma
scrisă în original şi presupune semnătura olografă.
 Reglementări cu caracter
general
Comunicarea la nivel înalt impune o abordare unitară a modului de
întocmire a corespondenţei diplomatice.
Specificul activităţilor din domeniul politicii externe şi normele de politeţe
impun corespondenţei diplomatice:
- o redactare sobră, într-un stil clar şi precis, corectă din punct de vedere
gramatical,
- o formă de prezentare îngrijită şi adecvată problematicii prezentate,
- respectarea consecventă şi riguroasă a etichetei distincte.

Corespondenţa diplomatică cu autorităţile străine, trebuie să ţină seama

de principiul egalităţii şi respectului reciproc.

Diplomaţii pot utiliza ca instrument al comunicării diplomatice Ghidul

privind normele de redactare, formatele şi modul de gestionare al
corespondenţei diplomatice.
 Redactarea corespondenţei
diplomatice
La întocmirea unui document, emitentul trebuie să aibă în vedere:
 scopul precis (sarcini concrete),
 obiectivul,
 importanţa problemei (istoria problemei, stadiul său de soluţionare, aspectele sale juridice);
 modalităţile de soluţionare şi
 aspectele juridice pe care le ridică.

Suportul pe care este redactată corespondenţa diplomatică este foaia cu

antet sau foaia filigranată cu însemnele expeditorului.

Tipurile de documente diplomatice se deosebesc între ele

prin:
- importanţă,
- destinaţie,
- formula protocolară de adresare.
 Elemente constitutive ale
corespondenţei diplomatice

Corespondenţa diplomatică, a cărei

emitent este Ministerul Afacerilor Externe,
trebuie să conţină următoarele elemente:

a. Antetul
 ocupă partea superioară a primei pagini a
lucrării;
 se utilizează coli de hârtie pretipărite;
 este diferit în funcţie de semnatar (pentru
corespondenţa semnată de ministru se
utilizează un format special);
 conţine denumirea în clar
a ministerului/misiunii diplomatice/consulare.
Elemente constitutive ale
corespondenţei
diplomatice

b. Numărul lucrării

- în partea stângă a documentului se inscripţionează indicativul

compartimentului, urmat de numărul atribuit în registrul unde respectivul
document a fost luat în evidenţă;
- lucrările clasificate vor avea inscripţionat înainte de numărul atribuit, nivelul
de clasificare, după cum urmează:
- S pentru Secret de serviciu;
- 0 pentru nivel de clasificareSecret;
- 00 pentru nivel de clasificare Strict Secret;
- 000 pentru nivel de clasificareStrict Secret de Importanţă Deosebită.

- în situaţia în care documentul are 2 emitenţi, sub fiecare antet se înscrie

numărul atribuit de fiecare instituţie emitentă.
Elemente constitutive ale
corespondenţei
diplomatice

c. Data emiterii
- se înscrie în partea de sus, dreapta a
documentului (ex. 1 ianuarie 2012);
- pentru corespondenţa purtată într-o limbă
străină, data va fi inscripţionată potrivit
normelor specifice de reprezentare a datei
(ex. January 11, 2012 sau le 1 er Juin 2012).

d. Numărul de exemplare
- sub data emiterii documentului se înscrie
numărul exemplarului.

e. Anexele
 Elemente constitutive ale
corespondenţei diplomatice

f. Marcarea documentului clasificat

- pe documentele clasificate se va inscripţiona, pe fiecare pagină, nivelul de
clasificare, după cum urmează:
- pe prima pagină în dreapta sus şi jos;
- pe restul paginilor în centrul paginii, sus şi jos.

g. Numerotarea paginilor
- paginile documentului vor fi numerotate în partea de jos şi pe mijlocul paginii,
după cum urmează:

- numărul curent al paginii / numărul total de pagini;

- în situaţia în care documentul are anexe, acestea vor fi numerotate

distinct, respectând acelaşi format.
Elemente constitutive
ale corespondenţei
diplomatice

h. Adresarea documentului
- corespondenţa se
adresează nominal
conducerii instituţiei,
conducătorilor
compartimentelor funcţionale,

- formula de apel va fi: Domnule

ministru, Domnule secretar de
stat, Domnule director etc.
Elemente constitutive
ale corespondenţei
diplomatice

i. Semnarea documentului

 prenumele şi numele
emitentului se scriu în partea
dreaptă, la 3 rânduri de
sfârşitul documentului, cu litere
mari şi bold;
 Elemente constitutive ale
corespondenţei diplomatice

j. Menţiuni suplimentare

• prenumele şi numele celui care a redactat/procesat documentul se scrie în

colţul din stânga jos sau pe verso cu caractere italice, Times New Roman
10.
• ele sunt precedate de menţiunea redactat: sau procesat.
 Tipuri de corespondenţă
diplomatică

Notă diplomatică Aide – memoire Scrisoarea de acreditare

Notă verbală Memorandum Rapoartele diplomatice
Notă semnată Ultimatum
Notă colectivă
Notă personală
 Tipuri de corespondenţă diplomatică
Nota diplomatică
Este o comunicare oficiala pe care un stat/o organizaţie le face altui stat/unei
organizaţii internaţionale, prin intermediul ministerelor de externe / al misiunilor
diplomatice, respectiv al secretariatelor organizaţiilor internaţionale.
Tipuri de corespondenţă diplomatică
Notă verbală
Utilizare
 corespondenţa între o
misiune diplomatică şi
Ministerul Afacerilor
Externe sau
 între Ministerele de
Externe.
Este o comunicare
scrisă, nesemnată,
dactilografiată pe hartie
cu antetul emitentului,
purtând doar sigiliul
(ştampila) Ministrului
Afacerilor Externe sau al
Misiunii Diplomatice de la
care se emite.
Nota verbala nu se
semnează.
Tipuri de corespondenţă diplomatică
Notă semnată
(scrisoare diplomatică)
Nota semnată, scrisă pe hârtie cu antet, are un caracter
mai solemn decât nota verbală.

Este o scrisoare redactată la persoana I-a sau a III-a şi se

adresează personal ministrului afacerilor externe sau unui
şef de misiune diplomatică, fiind semnată de emitent.

Începe cu formula „Domnule Ministru” sau „Domnule

Ambasador “

Se încheie cu formula de curtoazie „Vă rog sa primiţi,

Domnule Ministru / Domnule Ambasador, asigurarea
înaltei mele consideraţiuni”.

Se foloseşte pentru comunicări cărora statul trimiţător le

acordă o importanţă deosebită.
Tipuri de corespondenţă diplomatică
Notă colectivă

Nota colectivă are un caracter deosebit de solemn.

Se adresează Ministrului Afacerilor Externe al ţării de

reşedinţă de către reprezentanţii diplomatici ai mai
multor state din capitala respectivei ţări, exprimând
punctul de vedere comun al acestora.

Este semnată de către şefii misiunilor diplomatice de la

care emană.

În cazul în care Nota este din partea tuturor şefilor de

misiuni diplomatice din capitala în cauză, ea poate fi
semnată numai de către Decanul Corpului Diplomatic,
cu precizarea că o face în numele acestuia, în acest
ultim caz, Nota poate fi scrisă pe o hârtie cu antetul
decanului.
Tipuri de corespondenţă diplomatică
Notă (scrisoare) personală

Nota personală are forma unei scrisori redactate la

persoana I-a, scrisă pe o hârtie cu antet.

Este mai puţin protocolară şi are caracter personal.

Se foloseşte între ambasador şi ministrul afacerilor

externe şi nu angajează statele.

Se foloseşte pentru anunţarea venirii la post a unui şef

de misiune, care își prezintă scrisoarea de acreditare,
sau de plecare de la post a unor şefi de misiune, care
îşi încetează activitatea şi fac cunoscut numele
însărcinatului cu afaceri desemnat să asigure
interimatul la conducerea respectivei ambasade.

Se foloseşte, ca şi nota semnată, şi pentru alte

comunicări considerate a fi foarte importante.
Tipuri de corespondenţă diplomatică
Notă circular
Nota circular este o comunicare, având
conţinutul identic, adresată de M.A.E. tuturor
misiunilor diplomatice străine acreditate în ţara
respectivă, pentru a le aduce la cunoştinţă:
- o dispoziţie legală,
- o măsură protocolară sau
- un alt fapt de interes general, ce trebuie
cunoscut de către misiunile diplomatice.

Această formă de comunicare se foloseşte şi

între misiunile diplomatice dintr-o capitală, pentru
a-şi anunţa, în mod reciproc,
- sosirea sau plecarea definitivă de la post a
membrilor personalului lor diplomatic,
- schimbarea adresei sau a telefonului
cancelariei ori reşedinţa ambasadorului etc.
Tipuri de corespondenţă diplomatică
Note simultane

Note simultane sau identice, scrise pe hârtie

cu antet, sunt note separate, cu acelaşi
conţinut, transmise unui stat sau unor state,
din partea mai multor state, cu privire la o
anumită problemă.

Sunt folosite pentru a se sublinia identitatea

de vederi a tuturor autorilor acestor note.
Tipuri de corespondenţă diplomatică
Aide-memoire

Aide-memoire este documentul diplomatic

care rezumă aspecte ale relaţiilor dintre state şi
expune consecinţele juridice ale unor fapte.

Este o notă diplomatică înmânată de un agent

diplomatic celeilalte părţi, în cursul unor
tratative sau convorbiri, cu scopul de a rezuma
problema discutată, a preciza anumite aspecte.

Aide-memoire:
 nu conţine formule de politeţi,
 nu se scrie pe hârtie cu antet şi
 nu se semnează.
Singurele elemente de identificare fiind data şi
locul remiterii.

Se adresează ministrului afacerilor externe.

Tipuri de corespondenţă diplomatică
Memorandum-ul

Memorandum-ul este un
aide-memoire mai complet
(cu un conţinut mult mai amplu).

Memorandum-ul prezintă:

 o istorie a problemei
apărute (expuse fapte
sau argumente) şi

 justifică politica urmată

de statul acreditant faţă
de problema în cauză.

Redactat la persoana a III-

a, pe o hârtie cu antet,
nesemnat, fără număr, fără
formule de curtoazie.
Tipuri de corespondenţă diplomatică
Ultimatum - ul
O comunicare mai rar utilizată este
ultimatumul.

Redactat în formă de notă sau de

memorandum.

Ultimatumul
 conţine o cerere categorică, ce nu admite
discuţii şi obiecţii.
 este formulat de un stat sau un reprezentant
al acestuia la adresa unui alt stat, de a
îndeplini o condiţie sau a rezolva o situaţie
litigioasă, sub ameninţarea unor anumite
consecinţe.
Ultimatumul nu este sinonim cu o declaraţie de
război, însă constituie un mijloc de presiune,
de intimidare.
 Tipuri de corespondenţă diplomatică
Rapoartele diplomatice

Rapoartele diplomatice – privesc informarea ministerului de externe de către

misiunile diplomatice cu privire la îndeplinirea instrucţiunilor primite.

Rapoartele sunt periodice. Raportul diplomatic poate fi darea de seamă

despre executarea misiunii în general.
Tipuri de corespondenţă diplomatică
Scrisoarea de acreditare

Scrisoarea de acreditare este prezentată de reprezentantul misiunii

diplomatice (ambasadorul) preşedintelui ţării unde a fost acreditat.

Scrisoare este semnată de preşedintele şi ministrul afacerilor externe din

ţara de unde vine diplomatul.
 Formule protocolare
Pentru Preşedintele unei ţări
Începutul scrisorii Formula de adresare Formula finală
I. Excelenţa Sa, Domnul
Domnule Preşedinte Vă rog să agreaţi, Domnule
(numele), Preşedinte al (numele
ţării sau al republicii); Preşedinte, expresia înaltei
Sau mele consideraţii;
Domnul (numele) Preşedinte al Sau
(numele ţării sau al republicii). O rog pe Excelenţa Voastră
să agreeze expresia înaltei
mele consideraţii.

Pentru un ambasador
Începutul scrisorii Formula de adresare Formula finală

Excelenţa Sa Domnul (numele), Domnule Ambasador Vă rog să agreaţi, Domnule

Ambasador al (numele ţării); Ambasador, expresia……
 Formule protocolare
Pentru Primul-Ministru
Începutul scrisorii Formula de adresare Formula finală

Domnul (numele) Primul- Domnule Prim-Ministru Vă rog să agreaţi,

Ministru al Guvernului (sau Domnule Prim-Ministru,
numele ţării) expresia înaltei mele
consideraţii.

Pentru un ministru
Începutul scrisorii Formula de adresare Formula finală

Domnul (numele) Ministru al Domnule Ministru, Vă rog să agreaţi,

(numele ministerului); Domnule Ministru,
expresia înaltei mele
consideraţii.
 Formule protocolare
Pentru un deputat
Începutul scrisorii Formula de adresare Formula finală

Domnul (numele) Deputat Domnule Deputat, Vă rog să agreaţi,

de (numele circumscripţiei) Domnule Deputat,
expresia……………..

Pentru un primar
Începutul scrisorii Formula de adresare Formula finală

Domnul (numele) Primar al Domnule Primar, Vă rog să agreaţi/primiţi,

(numele oraşului) Domnule Primar,……….
 Transportul şi transmiterea
corespondenţei diplomatice

Corespondenţa diplomatică însoţită

În conformitate cu prevederile Convenţiei de la Viena cu privire la relaţiile
diplomatice, curierul diplomatic trebuie să:
- fie purtător al unui document oficial ce atestă calitatea sa şi
- precizează numărul de colete care constituie valiza diplomatică.
Coletele care compun valiza diplomatică trebuie să poarte semne exterioare
vizibile ale caracterului lor.

Corespondenţa diplomatică neînsoţită

Corespondenţa diplomatică neînsoţită trebuie să poarte semnelor exterioare
vizibile ale caracterului coletelor, ce compun valiza diplomatică şi a documentului
oficial care atestă calitatea acesteia.
Pentru operativitate, misiunea diplomatică va solicita Ministerului Afacerilor Externe
– Direcţia Protocol avizul „liber la vamă” pentru importul/exportul corespondenţei
diplomatice neînsoţite.
 BIBLIOGRAFIE

MINISTERUL AFACERILOR EXTERNE, Ghid privind normele de redactare, formatele şi

modul de gestionare a corespondenţei diplomatice- Direcţia Cancelarie şi Protecţia
Informaţiilor Clasificate, Bucureşti, 2013.

Rizescu, Gheorghe. Diplomaţia Parlamentară, Bucureşti: Editura Lumina Lex, 2000, p.

86.
http://www.rasfoiesc.com/business/marketing/comunicare/CORESPONDENTA-
DIPLOMATICA43.php

https://bunele-maniere.com/2012/11/02/formule-manierate-de-adresare-actualizat/
VĂ MULȚUMESC PENTRU
ATENȚIA ACORDATĂ !