Comunicare si negociere comerciala

Logistica negocierii
Proiect realizat de:

Enea Irina Ioana

Grupa 731

TEMATICA : Locul de desfasurare a negocierii Pozitia la masa negocierii Amenajarea si dotarea salii de negociere

Ce este negocierea in afaceri?

Negocierea consta in incercarea partilor implicate de a ajunge la un aranjament, in cursul uneia sau mai multor intalniri succesive.

Orice negociere se desfasoara pentru a ajunge la un rezultat, chiar daca acesta este bun sau rau, mai mult sau mai putin satisfacator.

Etapele procesului de negociere

I. Prenegocierea
Culegerea i prelucrarea informaiilor necesare. Descoperirea partenerilor poteniali i a situaiei lor financiare. Alegerea locului i momentului negocierii. Aprobarea mandatului de negociere. Organizarea unor activiti de protocol.

II.Negocierea propriu-zisa
Prezentarea ofertelor i contraofertelor.

Prezentarea argumentelor i contraarguemntelor.

Utilizarea unor tactici adecvate i a unor msuri de contraatacare. Perioada de reflecie pentru redefinirea poziiilor. Convenirea unor soluii de compromis. Semnarea contractelor.

III. Postnegocierea
Urmrirea i rezolvarea problemelor aprute n derularea tranzaciei.

Negocieri noi pentru modificarea, completarea sau prelungirea contractelor.

Rezolvarea reclamaiilor i litigiilor

Locul de desfasurare a negocierii:

Este importata, din punct de vedere psihologic, alegerea locului de desfasurare a intalnirii la partener loc neutru pe teritoriu propriu.

Desfasurarea negocierii pe teritoriu propriu:

Avantaje - succesul intalnirii: Situatia poate fi controlata mai indeaproape (transport, timp-programul recreativ, locul de cazare, alegerea restaurantului). Cu cat exista mai multe diferentieri de tip de cultura intre dumneavoastra si partener, cu atat sunt mai importanti acesti factori pentru succesul intalnirii In general gazdele sunt mai lejere, mai degajate, mai sigure pe ele decat oaspetii, astfel obtinand, in final, ceva mai mult ca acestia

La negociere se obisnuieste respectarea regulilor de protocol si de politete proprii parti primitoare, traditionape pentru organizatori. Acest aspect faciliteaza gazdelor un proces de comunicare mai eficient.

 Sunt la indemana experti, specialisti, la care se poate apela, pentru sustinere si aprobare, in cazul in care apare necesitatea. Partenerul are mai putine posibilitati sa devieze de la firul negocierii si sa plece (poti gasi o scuza ca sa pleci pentru a aduce niste imbunatatiri la urmatoarea intalnire in cazul in care nu are indeajuns de multe elemente pentru a convinge partenerul)

Posibilitatea, in perioada desfasurarii negocierii de a te ocupa si de alte probleme curente

Dezavantaje Nu puteti sa amanati decizia, invocand lipsa de informatii necesare in momentul respectiv Partenerul dumneavoastra a venit de departe si puteti avea senzatia unei oarecare raspunderi si obligatii morale fata de el Problemele organizatorice va pot distrage atentia de la esenta negocierii

Desfasurarea negocierii la partener:

Avantaje: Puteti sa va concentrati exclusiv asupra negocierii Puteti sa nu folositi anumite informatii, invocand faptul ca nu le aveti la dumneavoastra la negocierea respectiva Daca apare necesitatea, puteti sa va adresati direct unui superior al partenerului sau chiar conducerii firmei respective Povara problemelor organizatorice este pe umerii partenerului

Desfasurarea negocierii intr-un loc neutru:

O astfel de varianta este posibila si preferabila mai ales in situatia unui conflict intre parteneri In cazul negocierilor internationale, limba de lucru este preferabil sa fie cea vorbita de partenerii dumneavoastra

Pozitia la masa negocierii

Distanta potrivita
Pentru o buna relatie interpersonala conteaza foarte mult alegerea distantei potrivite fata de partener.
O distanta prea mica poate fi perceputa fie ca o agresiune, ca o invazie a teritoriului interlocutorului. In mod normal, incalcarea brutala a zonei intime sau personale se va solda cu reactii de aparare si respingere din partea celuilalt. O distanta prea mare poate fi perceputa fie ca un semnal de raceala si aroganta, fie ca unul de slabiciune, umilinta sau intentii ascunse. In plus, distanta prea mare dilueaza si slabeste comunicarea, ingreuneaza contactul vizual si sonor, reduce magnetismul si interactiunea la nivel hormonal. Sub aspectul distantei interpersonale, oamenii se comporta ca niste magneti. Daca sunt plasati prea aproape, iau nastere forte de respingere (sau atractie), iar daca sunt prea departe, interactioneaza prea slab sau deloc.

Contactul vizual
Fata si ochii partenerului de negociere contin o buna parte din mesajul non-verbal. Pentru o negociere reusita, partenerul trebuie privit drept in ochi, dar nu mai mult de 50-60% din timpul convorbirii. Pentru un ascultator este indicat sa realizeze contacte vizuale de cca. 5 secunde, la intervale regulate de timp. In grupuri mari, este bine sa privesti, pe rand, pe fiecare segment din grup. In grupuri mici, cand esti preentat, este bine sa privesti fiecare persoana cateva secunde (pana la 5 sec.)

Dilatarea pupilei poate fi un semn de ispita, multumire, bucurie si acord. Atunci cand pupilele partenerului de negociere se maresc, putem cere unele concesii sau putem ridica fara grija pretul. Stiati ca: Pupilele unei femei se maresc atunci cand priveste un barbat care o atrage. Jucatorului de poker i se maresc pupilele cand are o mana buna.

Salutul
Salutul este primul ritual si intaia manifestare voluntara si vizibila a atitudinii si sentimentelor tale fata de partener, cat si ale partenerului fata de tine. Salutul poate exprima respect, politete si curtoazie. Exemple: Buna dimineata (ziua, seara), doamna (domnule).. Va salut, domnule.. Omagiile mele, doamna.. Sarut mana, doamna.. NOTA: Nu este obligatoriu sa fie pronuntat numele persoanei salutate, dar este cel ai bine cand acest lucru se intampla deoaece numele personalizeaza relatia cu partenerul. In cazul intalnirilor cu caracter oficial, protocolul recomanda ca, imediat dupa apelativele domnisoara, domnule, doamna , sa fie rostita clar si apasat demnitatea, functia, gradul sau titlul persoanei salutate.

Cine saluta primul?

Persoana mai politicoasa saluta prima pe cea mai putin politicoasa Barbatul saluta la o distanta de cca. 2 metrii, ridicad palaria si privind in ochii persoanei salutate (palaria se prinde de calota, in principiu, cu mana opusa laturii in care se afla persoana salutata). Cand nu-I palarie este necesara o inclinare a capului. Cand capul este acoperit de caciula, sapca sau basca, este preferabila schitarea intentiei de a o scoate de pe cap, prinzand marginile cu degetele intr0un gest simbolic. Femeile raspund la salut printr-o usoara inclinare a capului insotita de un zambet aprobator. Barbatul saluta primul pe femeie Femeia insotita saluta prima pe cea neinsotita Persoana mai tanara saluta mai intai pe cea mai in varsta Nou-venitul saluta primul pe cei deja prezenti Persoana singura saluta prima grupul Vanzatorul saluta primul pe client Functionarul public aluta primul pe contribuabil

Persoana care intra in incapere saluta pe cei aflati in interior Persoana pe o pozitie ierarhica mai putin inalta saluta prima Subalternul saluta primul pe sef Persoana intr-o pozitie mai slaba saluta prima

Inclinarea excesiva a coloanei vertebrale poate indica: obedienta, teama, interes, lipsa de personalitate, lingusire, batjocura.

SALUTUL ARE DIVERSE FORME PE GLOB..

Cunoscut sub numele de hongi, salutul este intalnit cel mai des intre popoarele Pacificului care obisnuiesc la prima intalnire sa-si atinga nasul unul de celalalt intr-un gest suprem de prietenie. Pe de alta parte in Tibet cel mai des vei vedea ca oamenii scot limba la tine. Daca esti obisnuit ca acest gest sa fie vazut ca o ofensa, nu te supara. Legenda spune ca unul dintre cei mai de temut si mai cruzi lideri tibetani, regele Lang Darma care a domnit in secolul 9, avea limba neagra, iar dupa moartea sa, locuitorii au inceput sa se salute scotand limba unul la celalalt pentru a demonstra ca ei nu seamana cu intruchiparea raului. Daca ajungi in insulele Tuvalu nu te speria daca cineva se apopie cu fata de obrazul tau. Acesta este cel mai des intalnit salut, urmat de obicei de un oftat puternic.

 Mongolezii obisnuiesc ca atunci cand primesc un oaspete in casa sa-l prezinte aratand spre el cu o bucata de bumbac sau lana. Raspunsul trebuie sa vina din partea oaspetelui prin strangerea intre degete a respectivului material. Probabil mult mai familiar iti este salutul la japonezi. Atunci cand te intlnesti cu cineva cunoscut te apleci usor in fata avand mainile incrucisate. Mult mai norocos esti daca treci prin Kenya si te intlnesti cu un trib de Masai. Salutul cel mai intalnit este faimosul dans al grupului, reprezentand sarituri catre cer, intr-un cerc format in jurul celui care vine in satul respectiv. Foarte apropiat de salutul locuitorilor Pacificului este si cel al eskimosilor sau in general al locuitorilor cercului polar. Acestia isi freaca nasul unul de celalalt atunci cand se intalnesc. Filipinezii au un adevarat ritual cu care se intampina. De obicei, un tanar care saluta un om mai in varsta se apleaca usor in fata acestuia apucand in acelasi timp cu mana dreapta umarul lui, rostind si cuvintele Mano Po, unde mano inseamna mana, iar po respect.

Strangerea de mana
Barbatul asteapta ca femeia sa intinda prima mana Cel mai tanar il asteapta pe cel mai in varsta Subalternul il asteapta pe sef Discipolul in asteapta pe mentor, soldatul pe ofiter etc. Barbatii se ridica in picioare cand strang mana cuiva. (Femeile nu au aceasta obligatie, dar se pot ridica si ele, atunci cand vor sa onoreze in mod deosebit pe cineva sau cand este vorba de o persoana in varsta sau cu un grad mai inalt)

NOTA:

Mana se strange cu capul descoperit, cu o usoara inclinare a capului si cu privirea orientata spre ochii persoanei salutate. Gestul se face ferm, palma proprie cuprinzand pe cat posibil intreaga palma a interlocutorului. Strangerea mainii cu moliciune este un gest prin care se pierde ceva din perstanta si putere in fata interlocutorului.

 In cazul unor intalniri de grup, ordinea protocolara in care se strang mainile:

1. Femeile intre ele 2. Femeile cu barbatii 3. Barbatii intre ei

NOTA: (la prima intalnire si prima strangere de mana) Mana intinsa cu palma in sus transmite semnale de supunere si incredere Mana intinsa cu palma in jos transmite mesajul de dominare si de preluare a controlului Atunci cand relatia cu partenerul este importanta si dorim sa-I trezim interesul si sa-l castigam, trebuie sa intram in ritmul sau oferind aceeasi strangere de mana pe care o practica el.

STRANGEREA DE MANA-IN LUME

China - este acceptat gestul occidental de a da mana, dar acesta se va face apucand mai usor mana celeilalte persoane, si cu o miscare similara celei de pompare. Chinezii isi lasa privirea in jos insemn de respect pentru cel pe care il saluta, iar a te uita in ochii lor poate fi perceput ca lipsa de respect. Japonia - atat strangerea de mana, cat si plecaciunea, sunt forme acceptate de salut in cercurile de afaceri internationale, asa ca ia distanta corespunzatoare fata de persoana japoneza pe care urmeaza sa o saluti. Daca dai mana, fa-o usor, iar daca esti intampinata printr-o plecaciune, raspunde la fel.

 Rusia - rusii folosesc o strangere de mana ferma, uneori foarte ferma, atunci cand isi intampina oaspetii. Daca te-ai mai intalnit cu persoana respectiva, te poti astepta ca salutul sa includa si o imbratisare. Barbatii rusi isi saruta de obicei musafirii (atat barbati, cat si femei) pe obraji, in timp ce rusoaicele rezerva aceste intimitati conationalilor, iar cu strainii doar dau mana.

Franta - Da mana cu o miscare scurta, cu toata lumea, la sosire si la plecare. America Latina - Strangerea de mana este usoara si dureaza de doua ori mai mult decat cea americana. Gestul de a retrage mana prea repede este interpretat drept unul de respingere. Barbatul poate intinde primul mana cand se intalneste cu o femeie si poate chiar si saruta mana ei.

 Europa - este folosit strngerea de mn, chiar i de mai multe ori pe zi. De exemplu, dac cineva pleac la mas, este politicos s dea mna cu colegii i cnd pleac, i cnd se ntoarce. n rile arabe - prietenii de sex masculin se mbrieaz i se pup pe obraz, dup care i dau mna. De asemenea, stau foarte aproape unul de cellalt atunci cnd discut. Femeile ateapta ca brbaii s ntind mna deoarece unii dintre ei nu dau mna cu reprezentanele sexului frumos. Majoritatea femeilor de afaceri din lumea arab dau mna cu interlocutorii, dar este politicos ca ele s iniieze salutul.

Postura trupului
In timpur unei intalniri de afaceri, linia trupului, a umerilor, a gatului au nota lor de apropiere sau respingere., transmitand semnale de supunere sau dominare. Postura dreapta, incordata, capul sus sau lasat putin pe spate, cu privirea peste partener, semnaleaza aroganta, infumurare sau superioritate si multumirea de sine. Capul plecat, unerii lasati, cu sira spinarii indoita semnaleaza supunere, obedienta, inferioritate, slabiciune, timiditate si slugarnicie Postura dreapta, elastica, degajata semnaleaza libertate, deschidere si o buna imagine de sine

Plasamentul
Oamenii care doresc sau pretuiesc relatia au tendinta involuntara de a se aseza mai aproape, alaturi, de aceeasi parte; Cei care tind spre adversitate (altercatii, ironie, certuri) se aseaza fata in fata.

Orientarea corpului
Tendinta de orientare a corpului, privirea si palmele deschise partener este pozitiva catre comunicare; Orientarea corpului si privirii catre usa semnaleaza dorinta de a pleca.

Evita gesturile inchise!

Cel mai adesea, atitudinea de inchidere si defensiva este semnalata prin incrucisarea bratelor si picioarelor, lasarea pe spatarul scaunului, distantarea, orienctarea privirii in alta parte sau peste interlocutor. Gesturile de inchidere indica faptul ca interlocutorul nu doreste relatia. Mesaje transmise: Mainile inclestate la nivelul fetei - mesaje agresive si de frustrare sau invadarea teritoriului propriu de cineva care se sprijina de birou Sprijinirea unei falci pe toata palma - plictiseala si indiferenta Cand piciorul este asezat peste genunchi si prins cu o mana sau cu ambele atitudine rigida, incapatanare, rezistenta la argumente Incrucisarea gleznelor, insotita de strangerea bratelor scaunului in maini sau asezarea pumnilor pe genunchi semn de nervozitate, frica, disconfort. Gestul poate tine loc de muscarea buzelor.

Amenajarea si dotarea salii de negociere

Spatiul fizic imediat, temperatura, aerul, umiditatea, marimea, muzica de care ne inconjuram, microclimatul, incaperea, biroul, scaunul si decorul comunica instantaneu ceva din caracterul nostru si atitudinea fata de partener. De pilda, unele persoane au nevoie de o incapere cu multa lumina si ferestre mari, iar altcineva poate va avea nevoie de o anumita penumbra.

 Un scaun inalt in spatele unui birou impunator subliniaza caracterul oficial al intrevederii si pozitia sociala sau ierarhica a persoanei. Atitudinea se schimba daca asezi scaunul alaturi de birou, langa partener, sau in pozitie de colt; Impresia de intimitate si deschidere se accentueaza asezand o masa joasa intre cele doua scaune; Plantele din incapere creeaza o ambianta placuta, senzatie de vitalitate si grija fata de ceea ce este viu si natural; Peretii zugraviti in alb, fata culoare, pot creea impresia de spital. Efectul poate fi diminuat prin folosirea de tablouri sau culori. Culorile catre rosu sunt agresive, iar cele catre albastru sunt linistitoare; Iluminatul slab poate deteriora serios ambianta unei incaperi. Cel lateral este mai odihnitor decat cel central; Diferenta de inaltime a scaunelor creeaza unghiuri de privire in plonjeu si minimizeaza partenerul asezat mai jos; Asa cum prezentat anterior, distantele prea mari dilueaza comunicarea, iar cele prea mici o pot sufoca, dar nu-I obligatoriu.

Va multumesc!

In viata nu primesti niciodata ceea ce meriti, ci ceea ce negocieti - Thomas Edison -