Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
INSTITUŢIONALA
În mod ideal, Instrumentul de evaluare instituţională (IEI) ar fi de preferat să fie folosit de o echipă de
evaluatori, formată din membri externi şi/sau interni ai organizaţiei.
*** organizarea de întâlniri cu grupuri mici formate din constituenţi, membri şi reprezentanţi ai
personalului împărţiţi în grupuri de discuţie a unor subiecte, conduse de un moderator care asigură
păstrarea discuţiei în limitele subiectului sunt un mod foarte eficient în care se pot aduna informaţiile
despre o instituţie, de la un număr mare de oameni.
*** este important de menţionat că, atunci când informaţia este adunată sau când recomandările
sunt prezentate, acestea trebuie făcute în aşa fel încât instituţia care este evaluată să înţeleagă că nu
este judecată şi comparată cu nişte standarde ale unei forme unice instituţionale. Trebuie de
asemenea amintit continuu celor chestionaţi că funcţiile şi factorii care au fost prezentaţi în vederea
unei comparaţii sunt de fapt nişte sugestii privind modurile de funcţionare care sunt derivate din
experienţa bogată în administrarea instituţiilor în diferite medii şi sectoare. Toate recomandările
făcute trebuie să aibă la bază o analiză profundă a aplicabilităţii şi valabilităţii lor din punct de vedere
cultural şi practic.
2. Utilizarea informaţiilor obţinute în cadrul interviurilor trebuie făcută de către evaluator prin
compararea datelor obţinute (la interviuri, în urma chestionării şi ca urmare a observaţiei directe) în
vederea ajungerii la o opinie comună asupra stării de dezvoltare pe care instituţia a atins-o în ceea ce
priveşte fiecare funcţie a sa.
Chestionarul urmează aceeaşi ordine a itemilor ca şi interviul. Evaluatorul va revizui toate datele
importante la fiecare subcategorie, pentru fiecare componentă organizaţională sau domeniu de
funcţionare şi va încerca să atingă un consens cu privire la stadiul de dezvoltare pentru fiecare
funcţie. În cazul în care evaluatorul nu atinge consensul, atunci, printr-o simplă procedură de votare,
majoritatea opiniilor vor determina rezultatul. Acest proces trebuie să includă numai echipa de
evaluatori (din interiorul şi din exteriorul instituţiei), ţinându-se cont că aceştia sunt deţinătorii
informaţiilor pentru conturarea unei imagini de ansamblu.
3. În cadrul grupului de evaluare trebuie definite recomandările privind modul în care organizaţia ar
putea rezolva cât mai eficient slăbiciunile şi problemele identificate de rezultatele evaluării
construindu-se pe baza capacităţilor pe care deja le deţin. Este important ca recomandările să fie
făcute în ambele direcţii şi anume: dacă organizaţia are, sau nu are, nevoie de resurse externe. La
acest proces vor trebui să participe membrii echipei de evaluare din interiorul şi din exteriorul
instituţiei.
4. Discutarea recomandărilor trebuie făcută şi cu cei din executivul instituţiei sau cei din grupul de
donatori ce nu au fost implicaţi ca parte a echipei de evaluare şi apoi trebuie completat formularul de
planificare a recomandărilor.
Acest pas final va depinde de scopurile evaluării, dar va trebui să fie întotdeauna un proces
transparent în care toate părţile sunt conştiente de concluziile şi recomandările la care s-a ajuns.
INFORMARE ŞI DOCUMENTARE
În cadrul instituţiei există date necesare evaluării, în diverse forme de prezentare.
Surse de documentare:
Documente ale organizaţiei: rapoarte financiare anuale, declaraţii financiare, documente ale
strategiei, prospecte de prezentare, calendare, cartea instituţiei
Analize
Publicaţii
Interviuri cu diverse persoane ce deţin poziţii cheie în cadrul instituţiei
Monitorizări ale imaginii organizaţiei
CV - urile membrilor din conducerea instituţiei
Discuţii cu administratorii, cercetătorii, profesorii, elevii, reprezentanţi ai administraţiei locale
Observarea clădirilor, laboratoarelor, ariilor de predare, alte locuri de desfăşurare a activităţilor
instituţiei
Observarea dinamicii relaţiilor cu membrii instituţiei - cu cine ne întâlnim, cine participă la evaluare,
cine prezidează evaluarea, dinamica proceselor de predare, natura relaţiilor cu elevii, cum este
condusă relaţional instituţia, stil de conducere, caracteristici dominante.
INTERVIUL
STRUCTURA INTERVIULUI
1. Guvernarea
Întrebări tipice cu privire la guvernare:
a) Cum se numeşte structura de conducere şi cine anume o alcătuieşte?
b) Sunt aceştia membri din interiorul sau din afara organizaţiei?
c) Cum se alcătuieşte structura de conducere?
d) Care este gradul lor de implicare în stabilirea politicii organizaţiei, în planificare, strângere de fonduri
şi activitatea de relaţii publice?
e) În cazul în care structura de conducere nu se implică în supervizarea conducerii executive a instituţiei
dvs., cine asigură această funcţie?
f) Cât de reprezentativi sunt membrii structurii din conducere pentru ceilalţi membri ai organizaţiei,
simpatizanţi, beneficiari?
g) Structura de conducere este implicată în clarificarea şi susţinerea direcţiilor de organizare ale
instituţiei?
h) Statul instituţiei oferă cadrul adecvat pentru realizarea misiunii organizaţiei? Este el adecvat relaţiilor
cu forţele externe care acţionează asupra organizaţiei?
i) Corpul de conducere realizează analize ale mediului extern pentru a înţelege forţele care afectează
instituţia?
j) Corpul de conducere are capacitatea de a reacţiona la schimbările şi influenţele mediului extern, fie
acesta social, politic sau economic?
k) Structura de conducere sprijină principiile dreptăţii şi corectitudinii?
l) Consideraţi că structura de conducere acţionează după criterii de efectivitate şi eficienţă ridicate?
m) Este conducerea interesată de păstrarea şi investirea în infrastructura instituţiei?
n) Înţelege conducerea rolul care îi revine în dezvoltarea infrastructurii?
1. Misiunea instituţiei
a) Ce documente definesc exact scopul instituţiei dumneavoastră?
b) Care este scopul instituţiei dumneavoastră?
c) În ce măsură credeţi că şi ceilalţi membri ai organizaţiei înţeleg la fel acest scop?
d) În ce măsură instituţia dvs. se implică în activităţi care conduc la atingerea altor scopuri decât cel
declarat?
e) Care sunt obiectivele instituţiei dvs. în condiţiile economice, sociale şi politice actuale?
1. Structura organizaţională
a) Misiunea organizaţiei şi obiectivele sunt în relaţie directă cu posibilităţile de susţinere a structurilor
instituţionale?
b) Rolurile din cadrul organizaţiei sunt clar definite şi atât de flexibile încât să se poată adapta la
schimbarea nevoilor?
c) Delimitările între compartimentele instituţiei dvs. sunt astfel trasate încât să permită o colaborare
eficientă?
d) Este autoritatea structurală (ierarhică) folosită să promoveze principiile dreptăţii şi corectitudinii?
e) Structura de conducere are acces la toate componentele instituţiei?
f) Poate conducerea să realizeze cu uşurinţă coordonarea acestor componente organizaţionale?
g) Principiile eficienţei în cadrul coordonării sunt dezvoltate şi încurajate?
h) Sunt trasate linii clare cu privire la responsabilităţile individuale, de grup sau instituţionale?
i) Au membrii instituţiei autoritatea de a-şi alcătui programul care priveşte responsabilităţile din cadrul
instituţiei?
j) Există grupuri de muncă care funcţionează eficient?
k) Cât de centralizat (vs. descentralizat) este procesul de luare a deciziilor? Dacă este foarte centralizat,
acest model organizaţional nu are efecte negative precum scăderea eficienţei, a productivităţii, a
regulilor morale?
l) Cât de mult este influenţată performanţa de către responsabilităţi? Are această formă de organizare
un sens logic, facilitează munca?
1. Comunicarea instituţională
a) Care sunt cele mai importante modalităţi de comunicare internă?
b) Membrii instituţiei consideră că există un nivel de comunicare adecvat, funcţional în cadrul
organizaţiei?
c) Membrii din conducere primesc informaţii cu privire la misiunea instituţiei, progresele realizate?
d) Dacă informaţia care circulă în instituţie este devine deformată, există mecanisme de corectare a
acesteia?
e) Care sunt ele?
f) Membrii organizaţiei au acces uşor la informaţiile cu care ei lucrează?
g) Comunicarea între membrii organizaţiei se realizează uşor?
h) Există un scop clar, o agendă de lucru, un program care să fie consultate în prealabil de către toţi
membrii organizaţiei?
i) Au toţi membrii organizaţiei şansa de a-şi exprima liber părerile şi de a concluziona în cadrul
întâlnirilor de lucru?
Sub fiecare categorie este enunţată o listă de itemi specifici care puteţi să-i caracterizaţi prin: "
superior" (1), " excelent" (2), "satisfăcător" (3), "acceptabil"(4), "sub minimul acceptabil"(5),
"inacceptabil sau nu este aplicabil"(6).
Marcaţi cu "X" unul dintre spaţiile alocate fiecărui item, în funcţie de opinia dumneavoastră.
Vă mulţumim!
COMPONENTE INSTITUŢIONALE 1 2 3 4 5 6
Scopul organizaţiei
1. Forma scrisă şi caracterul concis al misiunii instituţiei
2. Forma scrisă şi caracterul concis al filosofiei instituţiei
3. Înţelegerea misiunii şi a filosofiei instituţiei de către conducerea
superioară
4. Înţelegerea misiunii şi a filosofiei instituţiei de către conducerea
executivă
5. Înţelegerea misiunii şi a filosofiei instituţiei de către ceilalţi
membri
6. Înţelegerea misiunii şi a filosofiei instituţiei de către publicul
extern
7. Înţelegerea misiunii şi a filosofiei instituţiei de către donatori
8. Regularitatea revizuirii misiunii şi filosofiei instituţiei
9. Forma scrisă şi caracterul concis al istoriei instituţiei
Programe
10. Imaginea şi continuitatea instituţiei, reflectate de conducători
11. Procesul anual de planificare
12. Forma scrisă a planificării anuale
13. Comunicarea formală a planificărilor anuale către conducerea
superioară
14. Metoda de revizuire/evaluare a priorităţilor ce decurg din
planificare
15. Metoda de evaluare a programelor pe criteriul atingerii nevoilor
elevilor
16. Planificare scrisă multianuală
17. Caracterul adecvat al procesului instructiv-educativ/timpului de
instrucţie/echipamentelor necesare
18. Sistemul de calcul al costurilor produsului educaţional
19. Suportul voluntar al programelor
Conducerea superioară
20. Înţelegerea responsabilităţilor structurii de conducere a
instituţiei
21. Fişele de post ale conducătorilor
22. Statutul, deciziile, hotărârile conducerii executive: cele actuale,
funcţionale, vechi
23. Proceduri de evaluare a obiectivelor pe termen scurt/lung
24. Proceduri de recrutare a noilor membri în conducerea instituţiei
25. Proceduri de direcţionare a noilor membri ai conducerii
26. Proceduri de evaluare a membrilor din conducere şi/sau a
rotaţiei la conducere
27. Structura consiliilor de conducere
28. Frecvenţa întâlnirilor membrilor conducerii
29. Participarea la întâlnirile conducerii
30. Proceduri de pregătire a întâlnirilor şi de notare a discuţiilor
31. Folosirea efectivă a timpului în cadrul întâlnirilor
32. Participarea conducerii la performanţa instituţiei
33. Resursele conducerii pentru procesul decizional
34. Forma adecvată de prezentare a rapoartelor financiare către
conducere
35. Înţelegerea chestiunilor financiare de către conducere
36. Metodele de revizuire a rapoartelor de auditare financiară
37. Gradul de reprezentare a comunităţii deservite la nivelul
conducerii (etnic, religios, sex etc)
38. Înţelegerea relaţiilor între conducerea superioară şi cea
executivă
39. Înţelegerea fundraising-ului la nivelul conducerii
40. Donaţii anuale în bani din partea membrilor conducerii
41. Tmpul alocat de conducere problemelor instituţiei
42. Membrii din conducere reprezintă instituţia în cadrul comunităţii
43. Membrii conducerii revizuiesc şi aprobă planurile pe termen lung
44. Membrii conducerii atrag donaţii
45. Raţiunea implicării membrilor din conducere în problematica
instituţiei
Conducerea executivă
46. Claritatea relaţiilor stabilite
47. Fişe de post corecte şi actuale
48. Conducerea administrativă
49. Comunicarea între membrii conducerii executive
50. Comunicarea cu membrii conducerii superioare
51. Comunicarea cu membrii instituţiei
52. Înţelegerea funcţiilor şi a responsabilităţilor conducerii
superioare de către cea executivă
53. Participarea la planificare
54. Experienţa conducerii în raport cu cerinţele posturilor
55. Timpul necesar realizării sarcinilor
56. Posibilităţi de instruire şi de dezvoltare personală a membrilor
conducerii
57. Sisteme de recrutare şi utilizare a resurselor umane la acest
nivel
58. Politici de personal scrise
59. Sistemul revizuirii anuale a performanţelor
60. Pachetul de beneficii pentru membrii instituţiei
61. Pachetul de beneficii pentru ceilalţi membri ai organizaţiei
62. Scala salariilor membrilor conducerii
63. Scala salariilor celorlalţi membri ai instituţiei
64. Statutul de angajat al instituţiei
65. Utilizarea de consultanţi/contractori
66. Moralitatea conducerii executive
67. Echipamentele de birou
Componentele:
care continuă Instrumentul de evaluare instituţională, pot fi cerute prin mail, la adresa:
editor@1educat.ro.