Departamentul Contabilitate, Informatică Economică și Statistică

Specializarea Achiziții, distribuție și logistică, anul I zi, Master

An universitar 2019/2020, sem. I

Proiect pentru disciplina

SISTEME INFORMAȚIONALE PENTRU MANAGEMENT

Membrii echipei
1. ____________________________
2. ____________________________
3. ____________________________
4. ____________________________

2019
 Cuprins

1. Descriere firmei .................................................................................................................. 3

2. Aria de întindere a procesului de evidență a resurselor umane .................................... 4
3. Diagrama de procese pentru Evaluarea personalului .................................................... 6

Proiectele vor aborda probleme ale modelării proceselor economice din cadrul unei organizaţii
reale prin documentare suplimentară teoretică și practică. Exemplele furnizate în cadrul
materialelor de pe portal au rol orientativ și vor fi utilizare pentru a structura proiectul și
pentru discutarea exemplelor din cadrul laboratorului.
Susținerea proiectelor se face numai dacă este prezentă întreaga echipă, iar promovarea lor
este condiție de promovare a disciplinei (conform fișei disciplinei disponibilă pe portal).
 1. Descriere firmei
--obiect de activitate, misiune&obiective, organigrama, funcțiunile economice--
SC Alfa SRL, înființată în 1990, are ca obiect principal de activitate “Fabricarea înghețatei” – cod
CAEN 1052. Firma se încadrează în categoria micilor producători prin producția de înghețată vafă, la pahar
și de torturi de înghețată. Ea derulează activități autorizate sanitar-veterinar pentru producție, depozitare,
vânzare de înghețată, comercializare produse lactate și îndeplinește condițiile de certificare a calității
prevăzute de ISO. Societatea are 18 angajați, grupați într-o structură organizatorică de tip funcțional, unele
activități fiind externalizate, conform organigramei din figura 1.

Asociat unic
Administrator

Resurse umane

Coordonator tehnic
Director comercial Casier
(productie-service)

Responsabil Muncitori secții Gestionar depozit Tehnician

Responsabil vanzari Agenți vânzări
aprovizionare producție materii prime responsabil service

Fig. 1 Organigrama firmei XYZ SRL

Funcțiunea comercială este coordonată de către directorul comercial. Acesta efectuează activități
specifice de marketing și vânzare împreună cu responsabilul de marketing și patru agenți de vânzări. Tot
el se ocupă și de activitățile de aprovizionare, împreună cu doi angajați cu atribuții pe linie de
aprovizionare a firmei (merceologi), dintre care unul are și rol de gestionar la depozitul frigorific. Acesta
din urmă va fi numit mai departe responsabil-gestionar.
În cadrul funcțiunii de producție, activitatea de bază este realizată de doi muncitori, care obțin
produsele finite, respectiv: înghețată vafă și la pahar, torturi de înghețată cu diferite arome și gramaje. Lor
li se adaugă coordonatorul tehnic, gestionarul stocurilor pentru producție și tehnicianul responsabil cu
service-ul echipamentelor.
În cadrul funcțiunii financiar-contabile, activitățile financiare sunt asigurate de un casier, care
se ocupă de gestionarea numerarului firmei și de relația cu băncile – depuneri, ridicări de numerar și
preluarea de extrase de cont. În general, plățile sunt efectuate de către administrator, asigurându-se astfel
separarea responsabilităților și securitatea fondurilor bănești. Activitățile de contabilitate sunt asigurate
prin servicii externalizate, ca urmare a numărului redus de persoane angajate în cadrul firmei. Contabilitatea
este organizată pe bază de contract de prestări servicii cu o firmă de profil, care pune la dispoziție resursele
necesare pentru prelucrarea datelor și efectuarea raportărilor obligatorii.
 Activitățile specifice funcțiunii privind resursele umane (angajarea, evidența, disponibilizarea)
sunt asigurate de administrator împreună cu directorul de rsurse umane. Activitățile privind salarizarea
sunt realizate de firma de contabilitate.
În cadrul firmei nu se realizează activități specifice funcțiunii de cercetare-dezvoltare.

2. Aria de întindere a procesului de evidență a resurselor umane

-- descrierea procesului, lista de activități, roluri și responsabilități, intrări (input) de date, ieșiri
(output) de informații--
1. Angajarea/disponibilizarea personalului are în vedere asigurarea cu resurse umane, în funcție
de evoluția activităților firmei și a mediului economic. În acest sens, administratorul societății, pe baza
propunerilor directorului comercial și ale responsabilului cu producția (coordonatorul tehnic), stabilește
necesarul de personal. Astfel, pot să apară două situații: nevoia de angajare, respectiv de disponibilizare
(mai rar). Pentru angajare, împreună cu serviciul externalizat de resurse umane, este formată o comisie
care recrutează, selecctează și încheie contractul de muncă cu persoanele potrivite pentru posturile
disponibile. Departamentul de resurse umane, pe baza documentelor și declarațiilor primite de la persoana
ce urmează a fi angajată, pregătește contractual individual de muncă (CIM) și anexele la contractul
individual de muncă: fișa postului și criteriile de evaluare.
La fiecare angajare, pentru fiecare salariat se constituie dosarul de personal, care cuprinde:

 documentele primite de la persoana ce urmează a fi angajată: CV, copie carte de identitate sau
dovadă de rezidență, copie act de studii, copie permis, cazier judiciar în original, adeverință de
la medicul de famile pentru a dovedi că este apt de muncă, copii ale certificatelor de naștere ale
copiilor, copie extras bancar pentru contul în care dorește să-i fie virat salariul, declarația pe
propria răspundere dată de salariat privind locul funcției de bază, declarația pe propria
răspundere privind persoanele aflate în întreținerea sa pentru acordarea deducerii, precum și
documentele justificative ale persoanelor luate în întreținere, adeverință cu stagiul de cotizare
pentru ultimele 12 luni/adeverință de vechime în muncă, recomandări de la foști angajatori etc.
 documentele întocmite de angajator: contract individual de muncă, fișa postului, criterii de
evaluare, acord salariat cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal, aviz medic
medicina muncii (fișa de aptitudini), declarație dată de salariat privind luarea la cunoștință a
regulamentului intern, proces verbal de predare-primire bunuri ale societății (telefon mobil,
laptop, automobil).
În funcție de situația posturilor vacante, de punctajele obținute la evaluările anuale, de cursurile
efectuate și de experiența acumulată, angajații societății pot fi mutați în funcții disponibile sau nou create,
pe baza deciziei unei comisii de evaluare formată din administratorul societății și persoane din cadrul
departamentului de resurse umane. Aceste modificări vor fi reflectate prin actele adiționale la CIM.
De-a lungul timpului, pot să apară actualizări ale contractului de muncă, prin acte adiționale, decizii
de suspendare CIM sau de încetare a suspendării CIM, cu privire la postul ocupat, salarizare și alte drepturi
de personal. Aceste documente se adaugă la dosarul de personal, inclusiv cererile de concediu de odihnă,
concediu fără plată, concediu creștere copil etc.
Sunt situații când fie angajatul dorește încetarea contractului de muncă, fie angajatorul dispune
încetarea contractului, din diferite motive. În primul caz, angajatul printr-o cerere de transfer, cerere de
încetare a contractului de muncă sau cerere de pensionare solicită plecarea din firmă. În această situație,
furnizorul de servicii va face procedurile specifice (fișa de lichidare, dosarul de pensionare, dosarul de
transfer etc.) pentru încheierea relațiilor contractuale cu angajatul. În cel de-al doilea caz, administratorul
emite o decizie de disponibilizare (ca urmare a unor abateri grave sau ca urmare a diminuării activității),
iar furnizorul de servicii va realiza procedurile aferente pentru încetarea contractului de muncă.
Furnizorul de servicii, pe baza dosarelor de personal, asigură operarea și actualizarea permanentă a
datelor specifice și transmiterea on-line către ITM a Registrului General de Evidență a Salariaților
(REVISAL), folosind resursele IT ale firmei Alfa SRL.

2. Instruirea și evaluarea personalului

Directorul comercial și coordonatorul tehnic realizează instruirea la angajare (atât tehnic privind
sarcinile de efectuat, cât și din punct de vedere al protecției muncii și al PSI - Paza și Stingerea Incendiilor).
Administratorul, împreună cu coorodnatorul tehnic, stabilesc periodic necesarul de instruire, pe baza căruia
se planifică participarea la cursurile specifice domeniului de activitate (cursuri de igienă pentru personalul
din alimentația publică), inclusiv cursuri pentru operatori utilaje cu comandă numerică. Cursurile sunt fie
interne (instruiri specifice efectuate de administrator sau de directorul comercial), fie externe (furnizate de
prestatori specializați). La finalul instruirilor, se realizează evaluări.
În cazul instruirilor externe, uneori, se primesc și certificate/atestate, care se adaugă la dosarele
angajaților. În cazul instruirilor privind protecția muncii și PSI se completează fișele specifice, după fiecare
instruire planificată. De asemenea, agenții de vânzări, în calitate de șoferi, vor testați periodic, psihologic
și medical, la un cabinet autorizat, rapoartele testelor urmând să se arhiveze la dosarul de personal.
Anual se realizează evaluarea performanțelor conform criteriilor anexă la contractul individual de
muncă. Pe baza acestor evaluări se pot renegocia drepturile salariale și se pot acorda premii ocazionale.
Completați tabelele următoare cu informațiile solicitate prin structura lor.

Tabelul 1 Principalele activități speciifce procesului de evidență a RU

Nr. Denumire activitate Descriere

crt.
1. Activitate 1 Descriere activitate 1
2. Activitate 2 Descriere activitate 2
3. .......

Tabelul 2 Atribuții privind evidența resurselor umane

Nr. Departament/birou/persoană Descrierea relaţiilor cu procesul de evidență a RU

crt.
4. Persoană Atribuții în legătură cu procesul de evidența resurselor umane
5. Componentă organizatorică 2 Atribuții în legătură cu procesul de evidența resurselor umane
6. .......
 Tabelul 3 Intrări și ieșiri de date în/din procesul de evidență a RU

Nr. Departament/birou/persoană Denumire intrare Denumire ieșire

crt.

1. Persoană Document1 Document1

Informație1 Informație1
.....
2. Componentă organizatorică Document1 Document1
Document 2 Document 2
.....
3. .......

3. Diagrama de procese pentru Evaluarea personalului

--reprezentarea de către fiecare membru al echipei a unei activități/prelucrări din proces--
Să se construiască diagrama de procese cu BPMN pentru Preluarea și acceptarea
comenzilor pe baza informațiilor prezentate anterior.