Departamentul Contabilitate, Informatică Economică și Statistică

Specializarea Achiziții, distribuție și logistică, anul I zi, Master

An universitar 2019/2020, sem. I

Proiect pentru disciplina

SISTEME INFORMAȚIONALE PENTRU MANAGEMENT

1. ____________________________
2. ____________________________
Membrii echipei 3. ____________________________
4. ____________________________

2019
 Cuprins

1. Descriere firmei .................................................................................................................. 3

2. Aria de întindere a procesului de vânzare ....................................................................... 4
3. Diagrama de procese pentru Preluarea și acceptarea comenzilor ................................ 7

Proiectele vor aborda probleme ale modelării proceselor economice din cadrul unei organizaţii
reale prin documentare suplimentară teoretică și practică. Exemplele furnizate în cadrul
materialelor de pe portal au rol orientativ și vor fi utilizare pentru a structura proiectul și
pentru discutarea exemplelor din cadrul laboratorului.
Susținerea proiectelor se face numai dacă este prezentă întreaga echipă, iar promovarea lor
este condiție de promovare a disciplinei (conform fișei disciplinei disponibilă pe portal).
 1. Descriere firmei
--obiect de activitate, misiune&obiective, organigrama, funcțiunile economice--
SC Alfa SRL, înființată în 1990, are ca obiect principal de activitate “Fabricarea înghețatei” – cod
CAEN 1052. Firma se încadrează în categoria micilor producători prin producția de înghețată vafă, la pahar
și de torturi de înghețată. Ea derulează activități autorizate sanitar-veterinar pentru producție, depozitare,
vânzare de înghețată, comercializare produse lactate și îndeplinește condițiile de certificare a calității
prevăzute de ISO. Societatea are 18 angajați, grupați într-o structură organizatorică de tip funcțional, unele
activități fiind externalizate, conform organigramei din figura 1.

Asociat unic
Administrator

Resurse umane

Coordonator tehnic
Director comercial Casier
(productie-service)

Responsabil Muncitori secții Gestionar depozit Tehnician

Responsabil vanzari Agenți vânzări
aprovizionare producție materii prime responsabil service

Fig. 1 Organigrama firmei XYZ SRL

Funcțiunea comercială este coordonată de către directorul comercial. Acesta efectuează activități
specifice de marketing și vânzare împreună cu responsabilul de marketing și patru agenți de vânzări. Tot
el se ocupă și de activitățile de aprovizionare, împreună cu doi angajați cu atribuții pe linie de
aprovizionare a firmei (merceologi), dintre care unul are și rol de gestionar la depozitul frigorific. Acesta
din urmă va fi numit mai departe responsabil-gestionar.
În cadrul funcțiunii de producție, activitatea de bază este realizată de doi muncitori, care obțin
produsele finite, respectiv: înghețată vafă și la pahar, torturi de înghețată cu diferite arome și gramaje. Lor
li se adaugă coordonatorul tehnic, gestionarul stocurilor pentru producție și tehnicianul responsabil cu
service-ul echipamentelor.
În cadrul funcțiunii financiar-contabile, activitățile financiare sunt asigurate de un casier, care
se ocupă de gestionarea numerarului firmei și de relația cu băncile – depuneri, ridicări de numerar și
preluarea de extrase de cont. În general, plățile sunt efectuate de către administrator, asigurându-se astfel
separarea responsabilităților și securitatea fondurilor bănești. Activitățile de contabilitate sunt asigurate
prin servicii externalizate, ca urmare a numărului redus de persoane angajate în cadrul firmei. Contabilitatea
este organizată pe bază de contract de prestări servicii cu o firmă de profil, care pune la dispoziție resursele
necesare pentru prelucrarea datelor și efectuarea raportărilor obligatorii.
 Activitățile specifice funcțiunii privind resursele umane (angajarea, evidența, disponibilizarea)
sunt asigurate de administrator împreună cu directorul de rsurse umane. Activitățile privind salarizarea
sunt realizate de firma de contabilitate.
În cadrul firmei nu se realizează activități specifice funcțiunii de cercetare-dezvoltare.

2. Aria de întindere a procesului de vânzare

-- descrierea procesului, lista de activități, roluri și responsabilități, intrări (input) de date, ieșiri
(output) de informații--
Procesul de vânzare are loc, în principal, pe bază de comenzi primite de la clienți, după ce aceștia
studiază ofertele firmei, individuale sau grupate în cataloagele de prezentare, și se încheie cu transferul
către clienți a dreptului de proprietate asupra bunurilor, fiind înregistrată creanța care urmează a se încasa.
În prezent, firma are doar câteva cazuri în care vânzarea se face pe bază de contract, iar livrarea are loc prin
comenzi cu termene unice sau periodice de livrare, înscrise în contract. Este situația contractelor pentru
lactatele vândute spitalelor și grădinițelor, a contractelor pentru înghețată cu ladă frigorifică oferită în
comodat, a contractelor pentru echipamente frigorifice. Firma dorește să treacă la un sistem de fidelizare a
clienților, motiv pentru care urmează să permanentizeze încheierea de contracte pentru vânzarea produselor
proprii.
Procesul de vânzare presupune:

 preluarea/acceptarea comenzilor;
 acceptarea vânzării pe bază de credit comercial, dacă este cazul;
 contractarea, dacă este cazul;
 livrarea bunurilor comandate;
 facturarea (fiecare agent de vânzări deține un carnet de facturi prenumerotate, fiecare factură
având 3 exemplare autocopiative) urmărită până la încasare, cu numerar sau prin bancă;
 returnarea produselor (anularea sau, mai bine spus, stornarea vânzărilor anterioare), fiind mai
curând situații de excepție, dar care sunt tratate cu mare atenție atât de către agenții de vânzări,
cât și de directorul comercial, pentru a identifica posibile îmbunătățire ale produselor sau
modului de livrare.
Produsele comercializate sunt: diverse sortimente de înghețată (din producție proprie și/sau
achiziționate de la alți producători/distribuitori) și produse lactate (achiziționate de la furnizori). În funcție
de contractul agreat de client, de condițiile impuse pentru cantitatea minima ce va fi achiziționată și de
modul de expunere a produselor în vitrine frigorifice și/sau lăzi de congelare, se mai poate comercializa sau
prelua în comodat, mobilier frigorific (vitrine frigorifice verticale, lăzi de congelare, pe diferite mărimi),
pentru care firma asigură service în perioada de garanție și post-garanție.
În continuare, sunt detaliate activitățile specifice procesului de vânzare.

Preluarea/acceptarea comenzilor de la clienți

Toți clienții potențiali care au acceptat oferta agenților de vânzări transmit comanda fermă privind
produsele și cantitățile dorite. Agenții de vânzări, pentru analiză și confirmare, verifică stocul disponibil pe
fișa mașinii (sunând eventual și gestionarul, să se uite pe fișa de magazie sau pe lista stocurilor în depozit),
și bonitatea clientului, în funcție de care confirmă comanda, termenul de livrare și termenul de încasare,
după caz. Consemnarea fiecărei comenzi se face în aceeași agendă de hârtie, în dreptul fiecărui client, prin
notarea denumirilor produselor, a cantităților comandate, a termenului de livrare și încasare. La sfârșitul
fiecărei zile, informațiile despre comenzi sunt transmise directorului comercial, care le trece în registrul
Excel al fiecărui client, însoțite de numele agentului. Periodic, directorul comercial analizează situația
comenzilor pe fiecare agent. Existența unor dispozitive mobile dotate cu o aplicație de prelucrare în timp
real a comenzilor și contractelor ar facilita o planificare mai riguroasă a producției, sincronizată cu cererea
efectivă a clienților
Comenzile pot ține loc de contracte, caz în care agenții de vânzări le înregistrează în registrul de
comenzi, pentru a fi procesate (prin onorare la termen), după ce confirmă clientului acceptarea lor. Și datele
din registrul de comenzi sunt centralizate de către directorul comercial în fișierul Excel menționat anterior.
Comenzile acceptate și onorate direct pe traseele de vânzare de către agenți, plătite pe loc integral (mai rar),
nu se mai înregistrează nici pe formularul specific de comenzi, nici în registrul de comenzi. Pentru aceste
cazuri se facturează direct, cu mențiunea “Comandă direct pe traseu” și se încasează pe loc, pe bază de
chitanță. Fiecare agent deține un carnet cu chitanțe prenumerotate, fiecare chitanță având trei exemplare
autocopiative.
Comenzile pot fi anulate sau modificate pe parcursul derulării lor, ca urmare a solicitării ambelor
părți, modificările fiind analizate ca și comanda inițială. Datele din agendă sunt, în acest caz, modificate.
Dacă produsele comandate nu se află în stoc sau se atinge limita de siguranță (stocul la limita de
reaprovizionare), se declanșează, de către gestionar, procesul de “Aprovizionare”, pe bază de necesar,
și/sau procesul de “Producție”, pe bază de comandă internă, de către coordonatorul tehnic (unele produse
solicitate de clienți sunt achiziționate și comercializate ca atare, iar altele sunt produse în vederea
comercializării). Așadar, se primesc comenzi și atunci când nu sunt stocuri de mărfuri, produse sau
sunt sub limita de siguranță, doar că se declanșează cu prioritate procesul de aprovizionare sau
procesul de producție pentru acele bunuri.
Acceptarea vânzării pe bază de credit comercial
Dacă vânzarea prin facturare se face cu încasare la termen (credit comercial), agenții de vânzare,
pe baza comparării soldului la zi plus valoarea comenzii curente, cu limita maximă fixată de conducerea
firmei pentru creditul comercial (decizie/autorizare generală bazată pe limite prestabilite), acceptă
vânzarea pe credit comercial.
Agentul verifică criteriile stabilite prin politica comercială a firmei, pentru a accepta/respinge
vânzarea pe credit (cu scadență pentru încasare). În anumite cazuri – valori neobișnuit de mari, clienți noi,
necunoscuți etc., agentul informează operativ directorul comercial și execută decizia acestuia –
decizie/autorizare specifică bazată pe o analiză punctuală, de moment.

Contractarea
În situații speciale (valori mari comandate, condiții de preț negociate pentru vânzare, ritmicitate în
livrare, lactate livrate la instituții publice) se întocmește și se semnează cu clientul un contract, cu livrare
ulterioară planificată, cu sau fără necesitatea unor comenzi succesive. Pe lângă contractele comerciale de
vânzare, mai apar și contractele de comodat, încheiate când se dau spre folosire gratuită lăzile frigorifice,
cu aplicarea unor condiții de folosire numai pentru produsele firmei. Acest aspect este verificat de către
agenții de vânzări atunci când ajung la clienții respectivi. Fiecare agent ține evidența acestor contracte, care
nu sunt oneroase, dar indică locul de utilizare a lăzilor frigorifice.
 Contractele se întocmesc de directorul comercial și sunt semnate obligatoriu de administrator, după
ce sunt avizate de consultantul juridic. Contractele se alocă fiecărui agent de vânzări, în funcție de
traseele/zonele deservite, situația acestora fiind analizată periodic de directorul comercial. Contractele se
pot actualiza/modifica prin acte adiționale, dacă este cazul.

Livrarea produselor comandate

Livrarea se face de către agenții de vânzări din mașinile frigorifice de transport, pe bază de factură
completată de către aceștia direct la locul livrării. Pentru lactate se poate livra cu aviz de însoțire, întocmit
de directorul comercial, cu sintagma Urmează factura, urmat de factură, de cele mai multe ori, la final de
lună.

Facturarea
Sunt două modalități diferite de facturare:

 În momentul livrării din mașinile frigorifice de transport, se face factura pe loc.

 Dacă livrarea s-a realizat pe bază de aviz de însoțire, întocmit de directorul comercial, cu
sintagma “Urmează factura” (livrări succesive conform contractului, cu facturare lunară, de
regulă la lactate), se va realiza facturarea pe baza prevederilor din contractul de vânzare. În
acest caz, factura emisă de agentul de vânzări (aferentă tuturor avizelor din luna respectivă) se
verifică și se semnează de către directorul comercial, fiind transmisă clientului pentru
decontare. Lunar, directorul comercial centralizează datele privind evoluția contractelor cu
facturi care au fost întocmite după avize de însoțire.
Directorul comercial verifică dacă toate livrările efectuate au fost facturate corect și complet, iar
rezultatele verificării le consemnează în registrul Excel deschis pe fiecare client. Fiecare agent de vânzări
are propriul carnet de facturi pretipărite, care este verificat lunar de către directorul comercial, fiind urmărite
inclusiv exemplarele anulate. Facturile și avizele sunt pretipărite (pentru optimizarea timpului de
completare și diminuarea erorilor de scriere) cu denumirea produselor, unitatea de măsură, prețul unitar.
Formularul pretipărit este valabil până la modificarea prețurilor de vânzare a produselor (de regulă, sunt
valabile un sezon de vânzări, din aprilie până în septembrie inclusiv). Agenții completează doar datele de
identificare ale clientului, cantitățile de produse vândute, din agenda în care au notat comenzile, după care
calculează valoarea pentru fiecare produs și totalul facturii, inclusiv TVA-ul aferent. După facturare,
vânzările sunt urmărite de agenții de vânzare până la încasarea totală a creanței. Fiecare agent își ține
evidența vânzărilor realizate, într-un centralizator, datele fiind analizate lunar de către directorul comercial.
Pentru vânzările realizate (facturare și încasare), agenții primesc bonusuri lunare procentuale în
funcție de valoarea încasată, dacă se depășește ținta fixată prin planul de vânzări. Deoarece bonusurile se
dau pentru sumele încasate efectiv, fiecare agent are o evidență proprie a sumelor facturate și încasate de la
fiecare client.

Returnarea produselor
În anumite situații, precizate în contractele de vânzare, unele produse vândute sunt returnate, pe
baza de aviz de însoțire și factură de retur, verificate și semnate de directorul comercial. Bunurile returnate
se primesc în gestiunea mașinii și apoi a depozitului, pe bază de recepție (transferul între gestiuni se face
doar cu aviz de însoțire).
Dacă este cazul, se restituie banii clientului pentru bunurile returnate. Directorul comercial
analizează lunar situația bunurilor returnate și a sumelor restituite clienților. Pe tot parcursul derulării
comenzilor/contractelor și după onorarea acestora prin livrare, toate reclamațiile/neregulile sunt tratate
distinct pentru a găsi neregulile din procesul de vânzare, care pot fi remediate după analiza efectuată de
conducerea firmei.
Completați tabelele următoare cu informațiile solicitate prin strcutura lor.
Tabelul 1 Principalele activități identificate în cadrul procesului de vânzare

Nr. Denumire activitate Descriere

crt.
1. Activitate 1 Descriere activitate 1
2. Activitate 2 Descriere activitate 2
3. .......

Tabelul 2 Atribuții specifice procesului de vânzare

Nr. Departament/birou/persoană Descrierea relaţiilor cu procesul de vânzare

crt.
4. Persoană Atribuții în legătură cu procesul de vânzare
5. Componentă organizatorică 2 Atribuții în legătură cu procesul de vânzare
6. .......
Tabelul 3 Intrări și ieșiri de date în/din procesul de vânzare

Nr. Departament/birou/persoană Denumire intrare Denumire ieșire

crt.

1. Persoană Document1 Document1

Informație1 Informație1
.....
2. Componentă organizatorică Document1 Document1
Document 2 Document 2
.....
3. .......

3. Diagrama de procese pentru Preluarea și acceptarea comenzilor

--reprezentarea de către fiecare membru al echipei a unei activități/prelucrări din proces--
Să se construiască diagrama de procese cu BPMN pentru Preluarea și acceptarea
comenzilor pe baza informațiilor prezentate anterior.