5.

Sisteme de management

“Toti cei care incearca sa schimbe organizatiile noastre

stiu ca punctual de pornire se schimba singur” spunea
omul de afaceri britanic Sir John Harvey-Jones.

“Daca nu stii incotro mergi vei sfarsi undeva” Yogy Berra

La o prima vedere o creatie de success si

implementarea unui Sistem de Management Integrat este
aratat in figura 5.1:
5. Sisteme de management
 5. Sisteme de management

Scopul efectiv al unui Sistem Integrat de Management

este de a ajuta la folosirea performantei unei afaceri
prin lansarea potentialului organizatiei pentru o
imbunatatire continua. Beneficiul de la potentialul
complet al performantelor umane il reprezinta scopurile
pe care le au angajatii sai care functioneaza intr-un
sistem integrat efficient si efectiv. Realizarea acestui
sistem integrat de management trebuie sa urmareasca
anumiti pasi:
 5. Sisteme de management

• Controlul sistemului de management existent si apoi fie va

fi revizuit fie daca nu este implementat, se implementeaza
un sistem integrat de siguranta, sanatate, calitate, mediu
inconjurator si servicii.
• In efectuarea aceastei revizii se plaseaza atentia pe
dreptul de proprietate al sistemului integrat alaturi de
ultimul utilizator.
• Asigura-te ca sistemul integrat de management are toate
elementele esentiale interactioneaza una cu alta asa cum
se arata in figura de mai jos.
5. Sisteme de management
 5. Sisteme de management

• Sistemul integrat de management trebuie sa fie bazat

pe o abundenta de procese, diagrame si hyperlink-uri
intre parti relevante ale sistemului.
• Hyperlinkurile trebuie sa uneasca o parte a sistemului
cu alta pentru a se asigura ca sistemul este prietenos
in utilizare. Ele trebuie de asemenea sa conecteze
sistemul de management la cerintele specific ale
Codului ISM, SOLAS si MARPOL, la apropierea fata de
OCIMF, ISO 9001:2000, ISO 14001, OHSAS 18001 si alte
regulamente maritime relevante, coduri si ghiduri.
 5. Sisteme de management

• Sistemul revizuit va fi deci transparent si va arata cum

un proprietar de nava sau un manager intalneste toate
cerintele regulatorii, coduri sau ghiduri.
• Implementarea unui audit care sa conduca la rapoarte
de deficienta.
• “Luarea deciziilor participative, stilul de conducere
democratic si satisfactia la locul de munca a fiecarui
individ sunt toate correlate pozitiv cu o rata redusa de
accidente” British Health & Safety Executive.
 5. Sisteme de management

Elemente esentiale ale unui sistem integrat de

management:
1. Conducere si Organizatie
2. Standarde de performanta
3 Recrutare si pregatire
4. Comunicatii
5. Managementului schimbarilor
6. Investigarea si analiza evenimentelor prin care au rezultat
pierderi
7. Selectarea si controlul contractorilor
8. Controlul aprovizionarii
9. Monitorizare, inspectii si audit
 5. Sisteme de management

Conducerea si cerintele organizatiei:

– Politici
– Incredintare
– Responsabilitate
– Raspundere
– Autoritate
– Motivare
– Managementul in caz de pierderi
– Programe de planificare
– Obiective
 5. Sisteme de management

Elemente cerute pentru standardele de performanta:

– Cine face ce, cand, cum si cu ce efect.

– Identificarea si evaluarea tuturor pericolelor
potentiale si a riscurilor.
– Proceduri pentru sistemele de lucru cu privire
la controlul riscurilor asociate cu conditiile
normale si anormale de operare a instalatiilor
si echipamentului.
– Proceduri de urgenta.
 5. Sisteme de management

Recrutare si pregatire pentru:

– Manageri
– Angajati
– Contractori angajati
– Identificarea si asigurarea unor competente si
priceperi relevante
 5. Sisteme de management

Comunicatia este ceruta a avea loc:

– In directia descendenta

– In directia ascendenta

– Lateral intre indivizi, grupuri de lucru si echipe

 5. Sisteme de management

Managementul schimbarilor este necesar in

relatia cu:

– Instalatii si echipamente
– Procese
– Personal/contractari
– Proceduri
 5. Sisteme de management

Elemente cerute pentru investigarea si

analiza evenimentelor cu pierderi:

– Investigarea evenimentelor cu pierderi minore

si oportunitati de invatare.

– Identificarea cauzelor.

– Pentru descoperirea si prevenirea

recurentelor.
 5. Sisteme de management

Elemente cerute pentru selectarea si

controlul contractorilor:

– Evaluarea precontractelor

– Monitorizarea pe timpul derularii contractelor

– Evaluarea post-contract
 5. Sisteme de management

Elemente cerute pentru controalele

aprovizionarii:

– Echipament

– Material

– Servicii
 5. Sisteme de management

Monitorizare, inspectie si audit

– Se inchid buclele in toate zonele. Sistemul de

management integrat trebuie sa fie structurat,
monitorizat si auditat asa cum e aratat in
figura 5.3.
5. Sisteme de management
 5. Sisteme de management

• “Pe masura ce se incurajeaza satisfactia unui job este

verosimil pentru intarirea culturii de siguranta, si
viceversa este deasemenea adevarata”. British Health &
Safety Executive.
• Tentativa de a atinge siguranta de inalta clasa sau
performantele afacerii prezinta o semnificativa provocare
in orice afacere. Aceasta cere in mod normal o modificare
in cultura organizatiei si astfel valorile, convingerile,
atitudinile si comportamentele indivizilor si ale echipei.
• Perceptiile diferite ale oamenilor, intelegerea gresita,
pregatirea si experienta anterioara a schimbarilor
organizationale complica si mai mult aceasta sarcina.
 5. Sisteme de management

Totusi, aceasta poate fi rezolvata daca:

• exista un management puternic aplicat la toate

nivelele.
• sistemul de management integrat complet revizuit
este aplicat de catre toti membrii companiei.
• sunt adoptate procese asemanatoare activitatii de
baza.
• sunt asigurate resursele necesare.
 5. Sisteme de management

Revizuirea si auditul sistemului de management

integrat:

• Fiecare organizatie trebuie sa dezvolte propriile

tehnici de revizii si audit si ele trebuie sa fie numit
pentru industria de shipping in general si
specificul companiei in particular, astfel incat
sistemul sa ramana vital in toate sectoarele de
activitate. Trebuie incluse metode care sa permita
masurarea sistemului pentru o revizie
neintrerupta si continua.
 5. Sisteme de management

Revizuirea si auditul sistemului de management

integrat:
• Mentinerea sistemului de management integrat
se face printr-un audit regulat. Aceasta
operatiune se face in stransa legatura cu toate
celelalte etape in cursul unei singure actiuni.
• Auditurile nu trebuie sa fie facute fara teama dar
sa fie folosite ca un mijloc al asigurarii tuturor
aspectelor de functionare corecta a sistemului.
“Esti la fel ca timpul care ti-l petreci. Esti
compromis sau nu asta numai agenda ta o poate
spune”, Tom Peters (expert international).
 5. Sisteme de management

Un sistem de management integrat modern aduce

urmatoarele beneficii:

• imbunatatirea calitatii si productivitatii printr-un

management mai eficient.
• protectia reputatiei companiei.
• economii financiare prin reducerea evenimentelor
cu pierderi.
• evitarea durerilor si suferintelor.
 5. Sisteme de management

Un sistem de management integrat modern aduce

urmatoarele beneficii:
• semnificative beneficii de cost. In 1997 HSE din
UK a publicat un studiu numit “Costurile
accidentelor la locul de munca”. Studiul a scos in
evidenta ca raportul dintre costurile accidentelor
neasigurate si asigurate a fost intre 8 si 33 la 1.
Mai mult se arata ca, costul timpului fiecarei zile
de accident pierdute si accidentele minore
asociate si pierderile materiale rezultate in urma
incidentelor este de cel putin 22424GBP. O
companie a calculat costul fiecarui incident
raportat la mai mult de 3 zile ca fiind 61000 GBP.
 5. Sisteme de management

“Organizatiile care investesc valori ridicate in

oameni vor cauta cai de a implica oamenii in
luarea deciziilor”.
John Adair

Bariere intalnite la revizia sistemului de

management integrat

Una din barierele majore intlnite este rezistenta

generala la schimbari atat din partea companiilor
cat si din partea industriei.
 6. CONDUCEREA PROFESIONALA

Comportamentele individuale si colective sunt

coordonate de atitudini, convingeri si valori care
rezulta de la contributiile si acumularile
profesionale individuale, care sunt dealtfel
ingrediente ale culturii companiei si industriei. De
aceea este nevoie de a focusa actiunile pe partea
nevazuta a iceberguluidin fig 6.1 si daca
modificam actiunile si comportamentele noastre
pentru a atinge excelenta in activitate si
siguranta, atunci fiecare din conducerea
companiei isi va schimba atitudinile, convingerile
si valorile.
6. CONDUCEREA PROFESIONALA
 6. CONDUCEREA PROFESIONALA
Astfel, oriunde lucram, trebuie sa muncesti in
conditii de siguranta, prudenta si pricepere in
scopul atingerii unor norme de inalta calitate,
sigure si fara erori.

Ce inseamna profesional?

Profesional inseamna sa fii:

• Calificat in ceea ce faci.
• Respectat.
• Experimentat.
• Mandru de munca ta.
• Dispus si pasionat in munca.
 6. CONDUCEREA PROFESIONALA

Profesional inseamna sa fii:

• ordonat in activitatea profesionala.

• bun comunicator.
• capabil de a lucra pe baza codurilor de buna
practica.
• capabil si dispus de a urma Standardul de
proceduri operationale.
• oameni cu standarde si perspective inalte.
 6. CONDUCEREA PROFESIONALA

• Totusi, exista in activitatea profesionala situatii in

care se manifesta cateva comportamente
negative. Acestea pot include aroganta, distant,
autoritar si neprietenos care pot avea un impact
atat asupra sigurantei cat si a eficientei.

• Multe industrii lucreaza cu reguli, standarde si

bune practici dar urmand numai acestea nu
inseamna profesional. A fi in adevar profesional
avem nevoie de a adopta bunele practici si de a
elimina pe cele negative.
 6. CONDUCEREA PROFESIONALA

Conducerea profesionala la locul de munca

Implementarea continua ,efectiva, siguranta si

incredere avem nevoie de a adopta o atitudine
care sa includa:
• o toleranta a lucrului in jurul problemei. Daca o
procedura este incorecta sau lipseste ea trebuie
sa fie raportata si se emita o sugestie de cum
trebuie sa fie amendata.
• Se considera precautii apropiate tuturor
lucrarilor, in special daca este prima oara cand se
efectueaza.
 6. CONDUCEREA PROFESIONALA

Conducerea profesionala la locul de munca

• Comunica efectiv cu altii.

• Identifica orice risc ce poate afecta cum noi sau
alta echipa efectueaza lucrul.
• Pune in practica lectii de performanta umana
invatate pe baza unor cursuri si care pot fi
descoperite in acest manual.
 7. APRECIERI

• Un bun conducator trebuie sa tina cont de

coordonarea si conducerea subordonatilor sai pe
bazele imbunatatirii continue. Acest proces de
apreciere este neintrerupt si trebuie sa fie realizat
intr-un stil prietenos si fara amenintari. Cand un
interviu de apreciere formala este realizat el
trebuie sa fie bazat pe afirmatii prietenoase a ceea
ce este deja cunoscut.
 7. APRECIERI

• La beneficiul complet de “Performante umane”

este necesar pentru fiecare de a avea in vedere ca
niciodata nu vor fi perfecti dar sunt dispusi de
a-si imbunatati performantele lor pe baza
imbunatarii continue.
 7. APRECIERI

• Implementarea unui sistem de apreciere la 360° in

baza caruia conducatorii sunt apreciati de catre
subordonatii lor, va ajuta la atingerea acestora. In
cazul unei activitati de o cultura matura si in
companiile care aspira la un grad de excelenta,
acest proces este deseori descoperit si acceptat
ca normal si este binevenit de conducatori si
manageri, dat fiind ca el prevede oportunitati
pentru acestia la imbunatatirea performantelor
lor.
 7. APRECIERI

Ce trebuie sa realizeze o apreciere?

• monitorizare/imbunatatire performanta.
• prevede feedback pe performanta.
• identifica nevoile de pregatire si dezvoltare.
• creste motivarea.
• ajuta la dezvoltarea unei cariere si planificarea
organizatiei.
 7. APRECIERI
Un bun interviu este:
Cel care conduce un interviu trebuie sa fie
capabil de a folosi toate deprinderile non-tehnice
descrise in curs.
In particular acestea sunt:
• cineva care cauta si evalueaza alte idei.
• bun motivator si conducator.
• increzator.
• capabil de a-i face pe altii sa ia decizii.
• poate fi considerat un model.
• cineva care invita la feedback.
 7. APRECIERI

Maniera de lucru pe etape “adult catre adult” a

unui interviu de apreciere in preocuparea unei
imbunatatiri continue de personal

• discutie lejera (introducere/aprecieri).

• explica scopul discutiei in zona performantelor
care le are de rezolvat.
• il intreaba sa explice cum vede el munca lui si
provocarile aparute.
• lauda cu sinceritate aspectele specifice ale
performantelor lui.
 7. APRECIERI
Maniera de lucru pe etape “adult catre adult” a
unui interviu de apreciere in preocuparea unei
imbunatatiri continue de personal

• intreaba care aspecte ale performantelor lui crede

ca pot fi implementate.
• in raspuns, intreaba de ce crede ca aceste
probleme exista.
• intreaba care sunt ideile sale pentru a corecta
situatia.
• ofera ceea ce tu ai facut si intreaba ce va face el
pentru a actiona.
• implementeaza actiunile agreate.
 7. APRECIERI
Ingredientele unui interviu de apreciere de
succes:

- foloseste un stil de schimb de informatii’adult la

adult’ si evita a fi protector, binevoitor, ignorant
sau antagonic.
- scoate informatii de la indivizi prin folosirea
intrebarilor deschise. Asculta activ si nu
preseaza pe baza viziunilor proprii sau foloseste
intrebari inchise.
- criticand , poti fi eliminat din discutie. De ce ?
Gandeste cum te-ai simtit ultima oara cand ai fost
criticat?
 7. APRECIERI

Ingredientele unui interviu de apreciere de succes:

• folosirea unui limbaj al corpului neamenintator,

adica:
- zambeste, sta in picioare, strange mainile si
utilizeaza numele de botez al persoanei.
• nu pune nici o obstructie, cum ar fi o masa intre
tine si intervievat.
 7. APRECIERI

Ingredientele unui interviu de apreciere de succes:

• stai la 45 de grade fata de celalalt la o distanta

confortabila (adecvata).
• arata ca asculti cu mare atentie si fa frecvent dar
nu continuu un contact vizual.
• fii relaxat si nu sta jos cu bratele pliate; deschide-
ti bratele si foloseste palmele gesticuland.
 7. APRECIERI
Ingredientele unui interviu de apreciere de succes:

• fii atent la limbajul corpului celui intervievat. Este

el deschis si prietenos sau inchis si se simpte
amenintat? Daca se simt amenintati ei:
- au bratele pliate ca si cum le-ar fi frig.
- evita contactul vizual, privesc deseori in jos si
la dreapta.
- isi ating gatul dezvaluind ca se simt
vulnerabili.
- privesc stingheriti si amenintator.
- neaga cu convingere .
 7. APRECIERI

Aceste actiuni se petrec deoarece atunci cand

oamenii simt o amenintare ei reactioneaza in loc
sa reflecteze si au tendinta de a se apara
mentinand actiunile lor la propria lor apreciere –
care pentru cel care conduce interviul este un act
ce poate conduce la un conflict.
 7. APRECIERI

Folosirea laudelor sincere acolo unde se merita.

70% din motivatia umana este condusa de laude
si imbarbatare pozitiva. Aceasta este o arma
foarte critica in arsenalul unui bun conducator.
Exista intotdeauna ceva care merita o lauda.

Arata empatie si fii intelegator.

Demonstreaza tact, diplomatie, obiectivitate si

sinceritate.
 7. APRECIERI

Liniile directoare pentru un interviu de succes

includ:

• Nu permite intreruperi pe timpul interviului.

• Comunicarea se face in jurul subiectului
interviului.
• Rezuma pentru o intelegere reciproca.
• Despartire curtenitoare.
 8. CONSTIENTIZAREA SITUATIILOR

Definitie

“ Constientizarea situatiei este o perceptie a

elementelor din mediul inconjurator intr-un volum
de timp si spatiu, intelegerea a ceea ce inseamna
si proiectarea statusului lor intr-un viitor apropiat”
(Endsley M)
 8. CONSTIENTIZAREA SITUATIILOR

Conceptul de constientizare a situatiilor are originea in

timpul primului razboi mondial cand un numar relativ mic
de piloti au fost responsabili pentru un mare numar de
“lovituri”. S-a considerat a fi ‘al saselea simt’ ce cativa
piloti si l-au dezvoltat prin experienta de zbor (Patrik J.
1988). Un studiu facut de Kelly si altii in 1979 a aratat ca
avantajul tactic decisv atins de pilotii de lupta pe timpul a
peste 400 de lupte efectuate in aer pe simulator a fost
atribuit constientizarii sporite a situatiilor. Daca se
considera constientizarea situatiilor ca contributie pozitiva
la obtinerea de performante superioare atunci si invers
lipsa constientizarii situatiei poate fi responsabila pentru
obtinerea de performante scazute. (Patrik J, 1988).
 8. CONSTIENTIZAREA SITUATIILOR

Constientizarea situatiei este construita din trei parti:

Perceptia
Aceasta reprezinta modul cum percem situatia curenta care
ne inconjoara. De exemplu, starea instalatiilor, navei,
indicatiilor/mesajelor pe care noi le primim, etc. Este
constientizarea generala spatiala.
Intelegere
Ce intelegem noi a fi sensul unei anumite situatii. Aceasta
reprezinta imaginea din mintea noastra care este modelul
nostru mental sau ‘DVD’mental.
Proiectare
Proiectarea in viitor si ‘comanda inainte a navei’. Ne punem
intrebarile “Ce.. Daca?” si “Incotro ne indreptam?”.
 8. CONSTIENTIZAREA SITUATIILOR

Construim o imagine mentala sau model despre

cum gandim starea unor lucruri care sunt in jurul
nostru; aceasta este stadiul de perceptie si
intelegere. In scopul atingerii constientizarii
situatiei complete e nevoie sa gandim despre
viitorul apropiat, ele sunt ‘proiectarea’ care se va
face si situatia care va exista daca evenimentul isi
continua calea. Avem nevoie pentru asta de a
gandi in sensul:
• Abur in fata navei
• Stai inaintea unei instalatii
• Zbor in fata unui avion, etc.
 8. CONSTIENTIZAREA SITUATIILOR

Proiectand situatia in viitor este important,

deoarece daca vom sti si vom intelege ceea ce
intr-adevar se intampla, si care sunt evenimentele
posibile, vom putea controla procesul. Aceasta
este in particular important daca un incident
serios incepe a se desfasura.
 8. CONSTIENTIZAREA SITUATIILOR

Modelele mentale sunt imbunatatite de:

• Folosirea informarilor semnificative, bune.

• Experienta colectiva si cunostintele membrilor
echipei.
• Aplicarea stilului de management sinergistic.
• Folosirea procedurilor standard de operare.
• Folosirea unei check list (risk assesment) bine
pregatit.
• Asteptari individuale a ceea ce se poate intampla
in viitor.
 8. CONSTIENTIZAREA SITUATIILOR

Cand lucram in echipa este esential sa colaboram

la intelegerea situatiei si a modelelor mentale
printr-o comunicatie eficienta.
Aceasta va asigura ca echipa intreaga are niveluri
similare de constientizare a situatiei.
Este o constientizare a situatiei care va face ca
decizia noastra in executarea proceselor sa duca
la luarea unei decizii de inalta calitate si la
imbunatatirea performantei.
Daca nu...!!!
8. CONSTIENTIZAREA SITUATIILOR
 8. CONSTIENTIZAREA SITUATIILOR

Atingerea unuei bune constientizari situationale

nu este intotdeauna usor. Ca un exemplu de cat de
dificil este de atins, consideram ofiterul de cart de
la punte pe timp de noapte. Nava naviga bazandu-
se pe instrumente (Radar, GPS, ECDIS), dar in
acelasi timp si lumini de navigatie, geamanduri,
etc, care este o problema complexa. Dificultati
ulterioare vor fi create de factori navigationali
precum vreme rea, ceata, ape cu restrictii si trafic
intens.
 8. CONSTIENTIZAREA SITUATIILOR

In aceasta privinta pot fi multe obstacole care sa

ne impiedice de la interpretarea corecta a situatiei,
cum ar fi sistemele automate, diferite interfete,
capacitati umane si mecanice, etc.
Cum interpretam aceasta informatie , va depinde
in mare masura , de cunostintele noastre sau ale
altora, pregatire, experinta.

Putem termina cu constientizare buna sau rea, o

intelegere gresita sau o interpretare incorecta.
 8. CONSTIENTIZAREA SITUATIILOR

Cativa factori ce ne pot influenta atingerea

gradului de constientizare includ:

Reprezentarea erorii

Reprezentarea erorii se intampla cand apare o

discrepanta intre realitate si modelul nostru
mental al situatiei. Cateodata aceasta discrepanta
va ramane la “ un punct de impact” deoarece
modelul nostru mental sau “DVD-ul” este foarte
rezistent la contardictii.
 8. CONSTIENTIZAREA SITUATIILOR

Cativa factori ce ne pot influenta atingerea

gradului de constientizare includ:

Reprezentarea erorii

Aceasta rezistenta de a rationa printr-o solutie noua

este in particular periculoasa deoarece ea se
intampla in subconstient si se datoreaza faptului
ca mintea noastra cere resurse mentale pentru a
executa aceasta sarcina.
De asemenea nu stim cat va dura pentru a o
realiza.
 8. CONSTIENTIZAREA SITUATIILOR

Protectiile impotriva reprezentarii erorii sunt:

• conducator sinergic
• echipa cu tendinte de afirmare si comunicativa
• constient cu o buna memorie si revizuirea
modelului mental
• urmareste procedurilor standard de operare