Sunteți pe pagina 1din 35

Mapa de documente informative Pag.

1/35

ASOCIAłIA DE STANDARDIZARE DIN ROMÂNIA

ORGANISM DE CERTIFICARE
SISTEME DE MANAGEMENT

MAPA DE DOCUMENTE INFORMATIVE

Certificare Sisteme de Management


Ed.1 rev.1/03.2013

Acest document este Ńinut sub control

Reproducerea, multiplicarea şi distribuirea acestei Mape de documente Informative


fără acordul scris al ASRO este interzisă.
Mapa de documente informative Pag. 2/35

CUPRINS
Pagina
INTRODUCERE………………………………………………………………………………………….. ...3

A INFORMAłII PRIVIND CERTIFICAREA SISTEMELOR/SISTEMELOR INTEGRATE


DE MANAGEMENT ………………………………………………………………………………..4
B DREPTURI ŞI OBLIGAłII……………………………………………………………………….. 17
C RECLAMAłII ŞI APELURI ...........................…………………………………………............ 19
D ANULAREA DREPTULUI DE UTILIZARE A CERTIFICATULUI
(CERTIFICATELOR) ŞI A MĂRCII ASRO ÎN ALTE CAZURI DECÂT SANCłIUNILE….. .22
E INFORMAłII PRIVIND REGULAMENTUL PENTRU UTILIZAREA
CERTIFICATULUI (CERTIFICATELOR) ŞI A MĂRCII ASRO……………………………. 24
F TARIFE, PUBLICAłII…………………………………………………………………………... 28
Anexa 1 Prevederi suplimentare la certificare………………………………………………… 30
Anexa 2 Analizarea cauzei observaŃiilor/neconformităŃilor…………………………………... 31
Anexa 3 Abordarea certificării prin eşantionare la organizaŃiile cu sedii multiple.... 33
Mapa de documente informative Pag. 3/35

INTRODUCERE

AsociaŃia de Standardizare din România (ASRO) constituită în baza prevederilor OrdonanŃei


nr. 39/1998 aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 355/2002, recunoscută prin
Hotărârea Guvernului României nr. 985 din 25 iunie 2004 ca organism naŃional de standardizare
este o asociaŃie de interes public, fără scop patrimonial, neguvernamentală, apolitică şi non-profit.

Prevederile din OrdonanŃa nr. 39/1998 privind activitatea de standardizare naŃională aprobată
cu modificări şi completări prin Legea nr. 355/2002 dau dreptul AsociaŃiei de Standardizare din
România să efectueze activităŃi de certificare a sistemelor de management şi dă dreptul de
utilizare a mărcii şi certificatului ASRO.

Organismul de Certificare Sisteme de Management (ASRO OC-SM) desfăşoară activităŃi de


certificare a sistemelor de management pe baza procedurilor proprii întocmite în conformitate cu
SR EN ISO/CEI 17021:2011.
- de mediu conform SR EN ISO 14001:2005
- al calităŃii conform SR EN ISO 9001:2008
- al sănătăŃii şi securităŃii ocupaŃionale conform SR OHSAS 18001:2008
- al energiei conform SR EN ISO 50001:2011
- al siguranŃei alimentelor conform SR EN ISO 22000:2005
- al securităŃii informaŃiei conform SR ISO/CEI 27001:2006

Mapa de documente informative prezintă informaŃii despre modul de desfăşurare a


tuturor etapelor procesului de certificare pentru acordarea / menŃinerea / extinderea / recertificarea
/ restrângerea domeniul de certificare / suspendarea sau retragerea certificării, valabile pentru
toate schemele de certificare.

În acest document se aplică următoarele prescurtări:


SMM Sisteme de Management de Mediu
SMSSO Sisteme de Management al SănătăŃii şi SecurităŃii OcupaŃionale
SMC Sisteme de Management al CalităŃii
SMSA Sisteme de Management al SiguranŃei Alimentelor
SME Sisteme de Management al Energiei
SMI Sisteme de Management al SecurităŃii InformaŃiei
RSM Responsabilul sistemului general de management
RC Responsabil de contract
CDE Comitet de Decizie
DG Director General

Reproducerea, multiplicarea şi distribuirea acestei Mape de documente Informative fără


acordul scris al ASRO este interzisă.
Mapa de documente informative Pag. 4/35

A INFORMAłII PRIVIND CERTIFICAREA SISTEMELOR/SISTEMELOR INTEGRATE DE


MANAGEMENT
Schematic, etapele certificării sistemelor/sistemelor integrate de management sunt prezentate în tabelul de
mai jos:
ASRO OC-SM CLIENT

Furnizează informaŃii asupra termenelor şi Cerere de informaŃii despre certificare


condiŃiilor (Mapa de documente informative)

Trimite Formularul de solicitare şi


IniŃierea procesului Chestionarul de informare şi evaluare
de certificare preliminară completate

Pregăteşte Propunerea şi Contractul


După acceptarea Propunerii trimite
Contractul semnat
Efectuează analiza Contractului

Semnează contractul Primeşte Contractul semnat de ambele părŃi

Planifică auditul
Acceptarea planului de audit şi a echipei de audit

Efectuează stadiul 1 de audit

Efectuează acŃiuni corective


Decizie de trecere Nu
la Stadiu 2 de
audit

Da
Demonstrează conformitatea cu cerinŃele,
Desfăşoară Stadiul 2 de audit la faŃa locului

Nu
Decizie asupra
certificării Efectuează acŃiuni corective

Da

Acordă Certificatul

Supraveghere

Sfârşitul procesului de certificare


Mapa de documente informative Pag. 5/35

Pentru certificarea unui sistem de management clientul trebuie:


• să aibă implementat un sistem de management în conformitate cu cerinŃele standardului de
referinŃă;
• să accepte condiŃiile stabilite de ASRO OC-SM pentru certificare.
În cazul unui sistem integrat de management clientul trebuie să aibă implementat un sistem de
management în conformitate cu cerinŃele tuturor standardelor de referinŃă pe care le-a ales.
Certificarea sistemelor/sistemelor integrate de management se desfăşoară conform următoarelor
etape principale:
I. solicitare de informaŃii;
II. elaborarea ofertei de certificare şi contractare;
III. certificarea iniŃială şi acordarea certificatului şi a mărcii ASRO;
IV. audituri de supraveghere la 12 luni şi 24 luni de la ultima zi de audit a etapei 2 de audit (sau
a auditului de recertificare);
V. Tratarea neconformităŃilor;
VI. Audituri de recertificare
VII. Audituri speciale
VIII. Restrângerea domeniului de certificare , suspendarea, sau retragerea certificării
I. Solicitarea de informaŃii
Orice organizaŃie care doreşte certificarea sistemului/sistemului integrat de management are
posibilitatea de a se adresa la ASRO OC-SM prin telefon, fax, cerere de intenŃie sau prin vizită la
sediu.
ASRO OC-SM transmite sau în cazul vizitei la sediu înmânează spre completare Formularul de
solicitare a certificării sistemului/sistemului integrat de management şi Chestionarul de informare şi
evaluare preliminară.
Dacă clientul nu completează toate datele înscrise în Formularul de solicitare a certificării
sistemului/sistemului integrat de management şi în Chestionarul de informare şi evaluare
preliminară, RC al ASRO OC-SM contactează organizaŃia, în scris (poştă, fax, e-mail) sau telefonic
pentru clarificare.
De asemenea, clientul este informat că toate cerinŃele ASRO OC-SM privind desfăşurarea
certificării iniŃiale a sistemului de management: menŃinerea certificării, recertificarea, drepturile de
utilizare a certificatului şi mărcii ASRO se regăsesc în Mapa de Documente informative care poate
fi obŃinută, la cerere, de la ASRO OC-SM
După completare, clientul transmite formularele (semnate de către reprezentantul legal al
organizaŃiei respective) la ASRO OC-SM în scopul întocmirii ofertei de certificare.
II. Elaborarea ofertei de certificare şi contractare
În Contractul de certificare se menŃionează:
1) standardul/standardele de referinŃă;
2) domeniul de activitate (definirea domeniului de activitate conform cod CAEN rev 2, numărul de
sedii care urmează să fie certificate în cadrul organizaŃiei respective, precum şi activităŃile,
produsele şi serviciile care sunt supuse certificării);
3) drepturile şi obligaŃiile părŃilor contractuale;
4) costul aferent fiecărei etape a activităŃii de certificare, stabilit pe baza tarifelor în vigoare ale
ASRO OC-SM;
Contractul de certificare cuprinde etapele certificării iniŃiale şi etapele de supraveghere.
Dacă în termen de 10 zile lucrătoare solicitantul nu şi-a dat acordul scris (prin retransmiterea către
ASRO OC-SM a Contractului de certificare semnat de către reprezentantul său legal), RC
contactează solicitantul pentru a stabili dacă acesta mai este interesat în certificarea sistemului
său de management.
Reproducerea, multiplicarea şi distribuirea acestei Mape de documente Informative fără
acordul scris al ASRO este interzisă.
Mapa de documente informative Pag. 6/35

Orice modificare a datelor iniŃiale înscrise în Chestionarul de informare şi evaluare preliminară


(domeniul solicitat pentru certificare număr de locaŃii, număr de angajaŃi) transmisă de client după
semnarea Contractului de certificare se poate face numai prin Act adiŃional la Contractul de
Certificare după analizarea de către ASRO OC-SM a noilor condiŃii de certificare cerute de client.
III Certificarea iniŃială
Certificarea iniŃială în vederea obŃinerii certificatului începe din momentul semnării contractului de
ambele părŃi şi cuprinde următoarele etape:
a) audit de certificare iniŃială (etapa 1 şi etapa 2);
b) luarea deciziei privind certificarea
a) Auditul de certificare iniŃială
Auditul de certificare iniŃială include două etape:
• Etapa 1 - Evaluarea documentaŃiei sistemului/sistemului integrat de management şi realizarea
unei vizite la faŃa locului
• Etapa 2 – Evaluarea implementării sistemului/sistemului integrat de management la faŃa
locului, pentru conformitatea cu standardul/standardele de referinŃă
a1) Auditul etapa 1 are rolul de a stabili dacă se regăsesc toate cerinŃele relevante şi
aplicabile din standardul/standardele de referinŃă, prin analiza dovezilor obiective, disponibile.
Obiectivele primului stadiu sunt acelea de a obŃine o orientare pentru planificarea etapei 2, prin
acumularea de date despre sistemul/sistemul integrat de management al clientului referitoare la
politica şi obiectivele acestuia
În cadrul auditului etapa 1 desfăşurat la sediul clientului echipa de audit efectuează:
1. auditarea documentaŃiei sistemului/sistemului integrat de management al clientului în raport
cu cerinŃele standardului/standardelor de referinŃă
Concluziile analizei documentaŃiei se evidenŃiază de către conducătorul echipei de audit in
“Chestionarul de evaluare a documentaŃiei SM”.
2. evaluarea sediului clientului, a condiŃiilor specifice locaŃiei şi derularea discuŃiilor cu
personalul (utilizând ca tehnici de audit observarea şi interviul) pentru a determina nivelul de
pregătire din punct de vedere al respectării cerinŃelor referenŃialului/referenŃialelor pentru etapa 2
de audit
3. analiza gradului de înŃelegere de către client a cerinŃelor standardului/standardelor de
referinŃă în special cu privire la identificarea performanŃelor cheie, a aspectelor, proceselor,
obiectivelor şi operaŃiunilor semnificative ale sistemului de management
4. colectarea informaŃiilor necesare, pe bază de dovezi obiective, referitoare la domeniul
sistemului de management, procese, locaŃie precum şi aspectele legale şi de cerinŃe legale şi alte
cerinŃe la care organizaŃia subscrie.
5. analiză a alocării resurselor pentru auditul etapa 2 şi stabilirea, de comun acord cu clientul,
a perioadei şi detaliilor de desfăşurare
6. evaluare referitoare la auditul intern şi la analiza efectuată de management pentru a stabili
dacă nivelul de implementare a sistemului de management este corespunzător, clientul fiind
pregătit pentru desfăşurarea auditului etapa 2
ASRO OC-SM trebuie să atenŃioneze clientul că următoarele informaŃii suplimentare pot fi
necesare şi pot fi solicitate pentru o analiză detaliată în timpul desfăşurării auditului etapa 2:
• cerinŃe referitoare la AutorizaŃii /acorduri
• Înregistrări (inclusiv orice înregistrare a incidentelor, încălcarea reglementărilor sau cerinŃelor
legale şi corespondenŃa cu autorităŃile) prin care clientul îşi dovedeşte evaluarea conformării cu
cerinŃele legale şi cu alte cerinŃe la care organizaŃia subscrie;
• detalii ale oricăror neconformităŃi interne identificate, împreună cu acŃiunile corective şi
preventive relevante, luate în ultimele 12 luni;
Mapa de documente informative Pag. 7/35

• Înregistrări ale Analizelor efectuate de management;


• Analiza oricărei comunicări primite referitoare la sistemul/sistemul integrat de management şi
orice acŃiune întreprinsă ca răspuns la aceasta
Ca rezultat al auditului etapa 1, conducătorul echipei de audit elaborează Raportul de Audit etapa
1, în care descrie gradul de maturitate al sistemului de management implementat, concluziile
asupra documentaŃiei sistemului şi poate indica subiecte susceptibile de a fi clasificate ca
neconformităŃi în timpul etapei 2 a auditului. În acest caz, conducătorul echipei de audit va
determina împreună cu auditatul, intervalul dintre etapa 1 şi etapa 2 a auditului luând în
considerare necesităŃile clientului de a le rezolva.
ObservaŃiile semnalate în urma auditului etapa 1 şi nerezolvate devin neconformităŃi la auditul
etapa 2.
Conducătorul echipei de audit decide asupra maturităŃii sistemului clientului verificând dacă:
- clientul a efectuat un ciclu complet de audituri interne
- clientul a efectuat cel puŃin o analiză de management privind sistemul integrat de management.
- sistemul integrat de management este operaŃional de cel puŃin 3 luni.
a2) Auditul etapa 2 are ca scop evaluarea gradului de implementare a sistemului/ sistemului
integrat de management inclusiv eficacitatea acestuia pe baza cerinŃelor din standardul/
standardele de referinŃă corespunzătoare.
Pe baza rezultatelor auditului etapa 1, ASRO OC-SM transmite un plan de audit pentru
desfăşurarea etapei 2 la sediul clientului
Obiectivele auditului - etapa 2 sunt:
• să se confirme că organizaŃia aderă la propriile politici, obiective şi proceduri;
• să se confirme că sistemul/sistemul integrat de management este conform cu toate cerinŃele
standardului/standardelor aplicabile sistemului de management sau cu alte documente normative
şi se realizează obiectivele din politica organizaŃiei.
In acest context, auditul-etapa 2 trebuie să se axeze pe:
1) modul de implementare a tuturor cerinŃelor standardului/standardelor aplicabile sistemului de
management;
2) verificarea monitorizării, măsurării, raportării şi analiza performanŃei în raport cu obiectivele
cheie şi Ńintele şi cu cerinŃele standardului/standardelor aplicabil/e sistemului de management
3) determinarea performanŃei sistemului de management al clientului în ceea ce priveşte
conformarea cu legislaŃia
4) dovezi obiective ale controlul operaŃional al proceselor clientului
5) dovezi obiective despre auditarea internă şi analiza efectuată de management
6) dovezi obiective despre responsabilitatea managementului pentru aplicarea politicilor declarate
de client
7) legături între cerinŃe normative, politici, obiective şi Ńinte referitoare la performanŃă conform
cerinŃelor standardului/standardelor aplicabile sistemului de management auditat şi oricare
cerinŃă legală aplicabilă, responsabilităŃi, competenŃe ale personalului, proceduri, date
referitoare la performanŃă şi constatările şi concluziile auditului intern.
Ca rezultat al auditului etapa 2, conducătorul echipei de audit elaborează Raportul de Audit etapa
2.
a3) Concluziile auditului de certificare iniŃială
Echipa de audit analizează toate informaŃiile şi dovezile obiective de audit colectate, convine şi
formulează concluziile auditului.
Conducătorul echipei de audit informează ASRO OC-SM despre concluziile auditului împreună cu
dovezile de audit şi recomandă, pe baza dovezilor obŃinute în timpul auditului, după caz:
- acordarea certificării iniŃiale
Reproducerea, multiplicarea şi distribuirea acestei Mape de documente Informative fără
acordul scris al ASRO este interzisă.
Mapa de documente informative Pag. 8/35

- acordarea certificării iniŃiale după verificarea dovezilor de închidere a neconformităŃilor /


observaŃiilor
- efectuarea unui audit de urmărire a acŃiunilor corective (dacă este cazul)
b) Luarea deciziei de certificare
Pentru luarea deciziei de certificare ASRO OC-SM solicită echipei de audit următoarele informaŃii:
- rapoarte de audit etapa 1 şi etapa 2 şi după caz rapoartele de audit de urmărire a acŃiunilor
corective
- comentarii asupra neconformităŃilor, precum şi corecŃiile şi acŃiunile corective întreprinse de client
precum şi cauzele care au condus la nconformităŃi
- confirmarea informaŃiilor furnizate de client către ASRO OC-SM referitoare la domeniul de
certificare solicitat, număr de angajaŃi, număr de sedii
- o recomandare de acordare/neacordare a certificării împreună cu toate condiŃiile sau observaŃiile
După finalizarea auditului, inclusiv verificarea acŃiunilor corective planificate şi a posibilului audit de
urmărire, RC verifică dosarul de certificare.
ASRO OC-SM ia decizia de certificare în cadrul CDE pe baza unei evaluări a constatărilor şi
concluziilor auditului, a recomandării conducătorului echipei de audit şi a oricăror informaŃii
relevante.
Un client al ASRO OC-SM obŃine certificarea iniŃială numai dacă a demonstrat că îndeplineşte în
totalitate cerinŃele standardului/standardelor aplicabile sistemului/sistemului integrat de
management după desfăşurarea auditului de certificare şi dacă a întreprins acŃiuni corective pentru
eventualele neconformităŃi semnalate de echipa de audit.

DG aprobă şi semnează certificatele de conformitate pe baza deciziei de acordare/neacordare a


certificării iniŃiale de catre CDE.
RC notifică clientul despre decizia luată.
Dacă se ia o decizie favorabilă, RC transmite clientului:
• certificatul (certificatele) de conformitate în original
• Extras din Regulamentul de utilizare a certificatului şi marca ASRO
• Marca de certificare personalizată, în format jpg pe suport informatic
• Programul auditurilor de supraveghere
• Notificare asupra deciziei de acordare a certificării
În cazul unei decizii nefavorabile clientul poate face apel la decizia luată, dacă consideră că este
necesar. Acesta poate face apel în termen de 15 zile de la data notificării. Apelul se ia în discuŃie
de către Comisia de Apel.
Decizia (modificată prin decizia Comisiei de Apel, după caz) este publicată pe pagina www.asro.ro.
În cazul în care, după acordarea certificatului (certificatelor), se constată neconcordanŃe între
domeniile trecute pe Certificat (certificate) şi cele specificate în formularul de Solicitare a certificării
şi în Propunerea de încredinŃare a certificării, atunci:
- RC notifică în scris titularului de Certificat (certificate) asupra neconcordanŃelor şi a
retragerii Certificatului (certificatelor);
- Se retrage Certificatul emis iniŃial/se retrag certificatele emise iniŃial
- Se emite un nou certificat/se emit alte certificate cu:
 Acelaşi număr/aceleaşi numere
 Aceeaşi dată de emitere
 Aceeaşi dată de încetare a valabilităŃii
Pe noul Certificat/noile certificate, sub data de emitere la certificarea iniŃială, se va trece: Data
ultimei modificări.
Mapa de documente informative Pag. 9/35

- RC notifică în scris titularului de Certificat/certificate despre emiterea unui nou


Certificat/unor noi certificate şi îi solicită acestuia sa aducă la sediul ASRO OC-SM certificatul
(certificatele) retras (retrase)

IV ActivităŃi de supraveghere
Auditurile de supraveghere se desfăşoară pe toată durata de valabilitate a certificării pentru ca
ASRO OC-SM să-şi menŃină încrederea că sistemul/sistemul integrat de management al clientului
certificat continuă să îndeplinească cerinŃele standardului/standardelor în conformitate cu care a
fost certificat, prin monitorizarea regulată, luând în considerare schimbările apărute la clientul
certificat.
Supravegherea se efectuează pe baza programului anual de supraveghere.
Prin auditurile de supraveghere se verifică:
• Modificări ale gradului de complexitate a activităŃii, dacă există;
• Elemente de menŃinere a sistemului prin analiza de management
• Urmărirea concluziilor rezultate în urma auditurilor interne şi analiza acŃiunilor întreprinse şi
acŃiuni preventive şi corective
• analiza efectuată de management
• Comunicarea cu părŃile externe interesate conform cerinŃelor standardului/standardelor pentru
sistemele de management
• auditarea acelor locaŃii în care s-au evidenŃiat neconformităŃi la etapa precedent;
• eficacitatea sistemului/sistemului integrat de management de a îndeplini obiectivele politicii
organizaŃiei
• Conformarea cu cerinŃele legale şi alte cerinŃe la care subscrie organizaŃia
• Modificările sistemului documentat
• Procesele incluse în domeniul de certificare
• evoluŃia activităŃilor planificate pentru îmbunătăŃirea continuă
• Modul de utilizare a certificatului si a mărcii ASRO
• analiza oricăror modificări în activitatea clientului
• tratarea reclamaŃiilor
• continuitatea controlului operaŃional
• evoluŃia activităŃilor planificate pentru îmbunătăŃirea continuă
• Zonele supuse modificării
ActivităŃile de supraveghere se realizează prin audituri la faŃa locului dar nu sunt în mod necesar
audituri complete de sistem
ASRO OC-SM desfăşoară la clienŃii certificaŃi aflaŃi în perioada de supraveghere audituri de
supraveghere programate şi audituri speciale, după caz.
Audituri de supraveghere programate
Supravegherea programată se face anual, conform procedurilor ASRO OC-SM. Prima
supraveghere programată are loc la 12 luni de la ultima zi a auditului etapa 2, iar următoarea la 24
luni. Certificarea este valabilă 3 ani. În cazul în care clientul solicită desfăşurarea auditului în
termen de ± 3 luni de la data la care este programat iniŃial auditul de supraveghere, acesta trebuie
să transmită în scris la ASRO OC-SM solicitarea de decalare a termenului şi o notă justificativă.
Intervalul de ± 3 luni acceptat cuprinde atât desfăşurarea auditului de supraveghere cât şi
redactarea raportului de audit şi luarea deciziei de menŃinere/suspendare/retragere a certificării.
RC întocmeşte programul anual de supraveghere pentru toŃi clienŃii certificaŃi. Acest program
trebuie să conŃină cel puŃin:
• perioada (luna) auditului de supraveghere

Reproducerea, multiplicarea şi distribuirea acestei Mape de documente Informative fără


acordul scris al ASRO este interzisă.
Mapa de documente informative Pag. 10/35

• echipa de audit
Programul anual de audit este actualizat atunci când se consideră necesar.
Cu 2 luni înainte de efectuarea auditului de supraveghere, conform programului anual, RC
contactează clientul certificat pentru stabilirea datei auditului şi pentru a transmite la
ASRO OC-SM documentaŃia actualizată (lista de aspecte de mediu, identificarea pericolelor şi
evaluarea riscurilor, cerinŃe legale, etc)
Cu 1 lună înainte de efectuarea auditului de supraveghere, conform programului anual, RC
contactează conducătorul echipei de audit şi îi pune la dispoziŃie documentaŃia şi informaŃiile
referitoare la problemele ce vor fi auditate
Conducătorul echipei de audit întocmeşte Planul de audit.
RC contactează clientul certificat pentru a obŃine acordul acestuia privind perioada auditului,
componenŃa echipei de audit şi planul de audit;
Confirmarea clientului certificat este transmisă la ASRO OC-SM.
Extinderea numărului de zile a auditului de supraveghere depinde de activităŃile critice şi de
raportul de audit anterior. În acest caz înainte de desfăşurarea auditului, RC încheie un act
adiŃional la contractul de certificare
Auditul de supraveghere se desfăşoară ca un audit de certificare iniŃială etapa 2 conform
paragrafului A/III/a/a2.
Ca rezultat al auditului de supraveghere, conducătorul echipei de audit elaborează Raportul de
Audit de supraveghere.
Echipa de audit analizează toate informaŃiile şi dovezile de audit şi convine asupra concluziilor
auditului şi le transmite la ASRO OC-SM.
Pe baza dovezilor obŃinute în timpul auditului conducătorul de audit alege una din cele trei
variante: - menŃinerea certificării
- menŃinerea certificării după verificarea dovezilor de închidere a neconformităŃilor
- efectuarea unui audit de urmărire a acŃiunilor corective
În cazul în care conducătorul echipei de audit semnalează observaŃii şi/sau neconformităŃi
organizaŃia va transmite la ASRO OC-SM un plan de acŃiuni corective (in care să specifice şi
cauzele care au condus la observaŃii/neconformităŃi) şi un program de implementare (în termen de
2 săptămâni de la data desfăşurării auditului).
După ce primeşte raportul de audit, RC verifică dosarul supravegherii şi completează formularul
“Fişă de urmărire a activităŃii de certificare”.
RC transmite Sinteza supravegherii împreună cu întregul dosar de certificare către CDE pentru
luarea deciziei.
DG ASRO aprobă şi semnează asupra suspendării / retragerii / restrângerii domeniul certificării, pe
baza deciziei CDE.
RC transmite clientului certificat raportul auditului de supraveghere şi notifică asupra deciziei de
menŃinere/ suspendare / retragere / restrângere a domeniului certificării.
În cazul unei decizii negative, clientul certificat este înştiinŃat că poate contesta decizia conform
prevederilor din Mapa de Documente Informative.

V Tratarea neconformităŃilor

Neconformitate majoră - Neîndeplinirea în totalitate a unei cerinŃe din standardul de referinŃă,


cerinŃă care nu a fost implementată şi care împiedică funcŃionarea sistemului de management în
ansamblul său;
sau
acumularea mai multor neconformităŃi minore în cadrul uneia sau mai multor cerinŃe din standard,
care produc o eroare majoră în sistem;
sau
Mapa de documente informative Pag. 11/35

o situaŃie în care există un dubiu asupra capacităŃii sistemului de a atinge politica şi obiectivele de
mediu ale organizaŃiei.
Neconformitate minoră - O deficienŃă minoră în conŃinutul unei cerinŃe din sistem faŃă de cerinŃa
din standardul de referinŃă, care nu împiedică funcŃionarea sistemului de management în
ansamblul său.
ObservaŃie - O declaraŃie a unui fapt evident, care nu poate fi înregistrată ca neconformitate, dar
care trebuie să fie investigată. Dacă nu sunt investigate toate observaŃiile este posibil ca pe viitor
să apară o neconformitate majoră sau minoră.
Urmărirea acŃiunilor corective se realizează prin verificarea modului de rezolvare a acŃiunilor
corective şi/sau prin audituri de urmărire.
Auditul de urmărire a acŃiunilor corective este un audit care se desfăşoară după caz în orice etapă
a procesului de certificare şi are drept scop verificarea modului de rezolvare a neconformităŃilor
prin întreprinderea de acŃiuni corective corespunzătoare.
Atunci când verifică o acŃiune corectivă, conducătorul echipei de audit trebuie să analizeze dacă
clientul a determinat corespunzător cauzele care au condus la neconformitate, acŃiunile corective
întreprinse pentru a se asigura că acestea au fost suficient corectate.
Pentru toate neconformităŃile identificate, clientul trebuie să stabilească un plan de acŃiuni
corective şi cauzele care au condus la neconformitate precum şi un program pentru
implementare şi să le transmită la ASRO OC-SM în termen de două săptămâni de la data
desfăşurării auditului.
Termenul permis de ASRO OC-SM pentru implementarea acŃiunilor corective este de maximum 13
săptămâni, indiferent de tipul de neconformitate.
Pentru neconformităŃile majore sau pentru neconformităŃile minore pentru care termenul de 13
săptămâni a fost depăşit, trebuie efectuat un audit de urmărire.
În cazul în care conducătorul echipei de audit consideră necesară o verificare la faŃa locului a
acŃiunilor corective, asemenea verificare trebuie efectuată până la următorul audit prevăzut prin
contract.
În toate cazurile în care se consideră necesară desfăşurarea unui audit de urmărire a acŃiunilor
corective, dacă nu există o rezolvare satisfăcătoare a neconformităŃilor (înainte sau în timpul
auditului), certificatul nu va fi emis sau va fi suspendat.
Conform procedurilor ASRO OC-SM, modul de tratare a neconformităŃilor în timpul auditului
(auditurilor) de urmărire a acŃiunilor corective este următorul:
Dacă o neconformitate majoră nu poate fi rezolvată sau redusă la un nivel de severitate echivalent
cu neconformitatea minoră, solicitantul trebuie să fie informat că certificatul (certificatele) va fi
suspendat (vor fi suspendate) sau nu i se va putea acorda certificatul (certificatele) în cadrul
certificării respective.
Dacă o neconformitate majoră nu a fost în totalitate corectată, dar prin acŃiunea sa clientul a redus
nivelul de severitate al acesteia la o neconformitate minoră, auditorul are posibilitatea de a întocmi
o nouă notă de neconformitate (minoră), dându-i posibilitatea solicitantului să întreprindă o altă
acŃiune corectivă şi să furnizeze dovezi obiective documentate ale acesteia.
În acest caz, nota de neconformitate majoră iniŃială şi raportul trebuie aprobat cu modificările
aferente pentru a arăta că nota de neconformitate iniŃială a fost încheiată şi există o neconformitate
minoră.
AcŃiunile corective pentru nota de neconformitate nou emisă trebuie să fie rezolvate în maximum 6
săptămâni (valabil numai pentru notele de neconformitate emise în timpul auditului de urmărire a
acŃiunilor corective).
Dacă neconformităŃile minore nu au fost rezolvate în maximum 13 săptămâni cât este perioada
limită şi dacă auditul de urmărire indică faptul că nu este posibilă eliminarea acestora, solicitantul
trebuie informat că certificatul (certificatele) va fi suspendat (vor fi suspendate) sau că nu i se va
putea acorda certificatul în cadrul certificării respective

Reproducerea, multiplicarea şi distribuirea acestei Mape de documente Informative fără


acordul scris al ASRO este interzisă.
Mapa de documente informative Pag. 12/35

VI Audituri de recertificare
RC anunŃă clientul certificat cu cel puŃin 3 luni înainte despre data încetării perioadei de valabilitate
a certificării. De asemenea, RC solicită clientului certificat să transmită la ASRO OC-SM în termen
de 2 săptămâni decizia managementului de la cel mai înalt nivel de începere a activităŃilor de
recertificare sau de renunŃare la certificare.
În cazul în care clientul certificat doreşte începerea activităŃilor de recertificare, RC transmite
clientului certificat spre completare formularele „Solicitare recertificare” şi „InformaŃii pentru
actualizarea datelor de certificare” în vederea elaborării ofertei de recertificare, a analizei solicitării
şi a noului contract/act adiŃional la contractul de certificare iniŃială, după caz.
Din analiza documentelor transmise RC trebuie să verifice dacă sunt schimbări semnificative în
sistemul/sistemul integrat de management, şi să decidă împreună cu managerul ASRO OC-SM
dacă auditul de recertificare se va desfăşura într-un singur stadiu sau două stadii.
În cazul în care nu se semnalează schimbări semnificative în sistemul/sistemul integrat de
management nu mai este necesară desfăşurarea etapaui 1 a auditului de recertificare,
conducătorul echipei de audit analizând numai documentaŃia sistemului, care a suferit modificări
pe parcursul ciclului anterior de certificare.
Prin auditul de recertificare echipa de audit trebuie să verifice gradul de evoluŃie a sistemului şi de
menŃinere a procedurilor, constatările auditurilor interne efectuate cât şi elementele generale ale
sistemului/sistemului integrat de management conform referenŃialului/referenŃialelor pentru a stabili
eficacitatea şi adecvanŃa sistemului/sistemului integrat de management la îndeplinirea obiectivelor
şi Ńintelor. De asemenea, prin aceste audituri de recertificare se verifică conformarea cu cerinŃele
legale şi cu alte cerinŃe aplicabile la care organizaŃia subscrie.
Auditul de recertificare se desfăşoară ca un audit de certificare iniŃială etapa 2 conform
paragrafului a2).
Ca rezultat al auditului de recertificare conducătorul echipei de audit elaborează Raportul de Audit
de recertificare. În cazul în care conducătorul echipei de audit semnalează neconformităŃi,
organizaŃia va transmite la ASRO OC-SM un plan de acŃiuni corective (in care să specifice şi
cauzele care au condus la neconformităŃi) şi un program de implementare (în termen de 2
săptămâni de la data desfăşurării auditului).
Conducătorul echipei de audit decide asupra necesităŃii efectuării unui audit de urmărire a
acŃiunilor corective întreprinse.
Dacă în timpul auditului de recertificare se constată neconformităŃi majore faŃă de documentele de
referinŃă şi dacă după auditul de urmărire a acŃiunilor corective (a se vedea audituri speciale) se
constată că neconformităŃile nu au fost rezolvate, DG ASRO, la decizia CDE, hotărăşte asupra
neacordării recertificării domeniului de certificare.
(A se vedea concluziile raportului de audit de recertificare)
După derularea auditului de recertificare şi întocmirea dosarului recertificării de către RC, dosarul
de recertificare este supus analizei CDE care ia decizia de acordare/neacordare a recertificării.
DG aprobă şi semnează certificatul pe baza deciziei CDE.
Decizia este notificată solicitantului de către managerul ASRO OC-SM.
Solicitantul poate face apel asupra deciziei în termen de 15 zile de la data primirii notificării.
În urma deciziei de acordare a recertificării se retrage vechiul certificat şi se eliberează altul având
acelaşi număr şi o perioadă de valabilitate de 3 ani din momentul luării deciziei de recertificare.
Acest certificat implică aceleaşi obligaŃii şi conferă aceleaşi drepturi ca în cazul certificării iniŃiale,
timp în care clientul certificat este supus auditurilor de supraveghere conform paragrafului d.
VII Audituri speciale
ASRO OC-SM iniŃiază audituri speciale la clienŃii certificaŃi aflaŃi în perioada de supraveghere în
următoarele situaŃii:
Clientul solicită extinderea domeniului de certificare
Extinderea domeniului de certificare ca urmare a solicitării clientului certificat se face de regulă
odată cu un audit de supraveghere.
Mapa de documente informative Pag. 13/35

Pe baza solicitării scrise din partea clientului certificat şi a completării formularului „InformaŃii
pentru actualizarea datelor de certificare (funcŃie de tipul extinderii: deschiderea de noi locaŃii,
diversificarea proceselor) RC efectuează o analiză a solicitării şi o analiză a solicitării.
În urma analizei solicitării ASRO OC-SM încheie un Act adiŃional la contractul de certificare deja
existent.
ASRO OC-SM informează şi transmite conducătorului echipei de audit toată documentaŃia
necesară. La solicitarea ASRO OC-SM conducătorul echipei de audit include în planul de audit şi
auditarea zonelor pentru care s-a solicitat extinderea domeniului de certificare. Modul de
desfăşurare a auditului este conform etapelor prezentate în capitolele 2, 3 şi 4.
În cazul în care clientul solicită extinderea de domeniu înainte de termenul stabilit pentru auditul de
supraveghere, echipa de audit va audita zonele din organizaŃie pentru care s-a solicitat extinderea
dar şi serviciile conexe acestora. Modul de desfăşurare a auditului este conform etapei 2.
Ca rezultat al auditului de extindere de domeniu, conducătorul echipei de audit elaborează
Raportul de Audit, prin utilizarea formularului de raport de audit pus la dispoziŃie de ASRO OC-SM.
Echipa de audit analizează toate informaŃiile şi dovezile de audit şi convine asupra concluziilor
auditului şi le transmite la ASRO OC-SM cu recomandarea:
- de extindere de domeniu de certificare
sau
- menŃinerea domeniului iniŃial de certificare.
După ce primeşte raportul de audit, RC verifică dosarul extinderii certificării şi îl transmite către
CDE pentru luarea deciziei de acordare a extinderii certificării.
DG ASRO aprobă şi semnează certificatul cu extinderea domeniului de certificare, pe baza deciziei
CDE în cazul acordării acesteia.
RC transmite clientului certificat raportul auditului de extindere şi notifică asupra deciziei de
extindere a domeniului de certificare/menŃinerii certificării fără extindere.
Dacă clientul certificat nu este satisfăcut de decizie, poate face apel în termen de 15 zile de la
notificare.
Auditurile neprogramate
Se iniŃiază în următoarele cazuri:
1. primirea reclamaŃiilor privind clienŃii certificaŃi
2. primirea reclamaŃiilor din partea părŃilor interesate sau din partea ASRO privind utilizarea
necorespunzătoare a certificatului şi a mărcii ASRO
3. modificări ce pot afecta conformitatea sistemului de management faŃă de
standardul/standardele de referinŃă, şi modificări ale condiŃiilor în care a fost acordată
certificarea, referitoare la:
- statutul legal al clientului certificat
- adresa (adresele) de contact
- organizare şi management
- domeniul operaŃiunilor din cadrul sistemului de management certificat
- modificări majore aduse sistemului de management şi proceselor.
4. în cazul în care auditul de supraveghere programat nu se desfăşoară în intervalul de timp
corespunzător din cauza clientului
RC notifică clientul certificat despre desfăşurarea auditului neprogramat cu indicarea datei de
desfăşurare şi a motivelor care au determinat acest audit special în cazurile 1,2 şi 4.
În cazul 3 clientul certificat este obligat prin contract să notifice ASRO OC-SM când se află într-una
din situaŃiile menŃionate.
Managerul ASRO OC-SM desemnează o altă echipă de audit decât aceea care a efectuat
auditurile la certificarea iniŃială.

Reproducerea, multiplicarea şi distribuirea acestei Mape de documente Informative fără


acordul scris al ASRO este interzisă.
Mapa de documente informative Pag. 14/35

RC înştiinŃează clientul certificat despre componenŃa echipa de audit şi transmite un plan de audit
pentru zona afectată
Auditul se desfăşoară conform paragrafului a2).
Ca rezultat al auditului neprogramat, conducătorul echipei de audit elaborează Raportul de Audit.
Echipa de audit analizează toate informaŃiile şi dovezile de audit şi convine asupra concluziilor
auditului şi le transmite la ASRO OC-SM cu recomandarea:
- menŃinerea domeniului iniŃial de certificare - în situaŃia 3
- de restrângere de domeniu de certificare - în situaŃia 1, 2, 4
- de suspendare a certificării - în situaŃia 1,2,4
- de retragerea certificării - în situaŃia 1,2,4
După ce primeşte raportul de audit, RC verifică dosarul auditului.
RC transmite dosarul de audit către CDE pentru luarea deciziei.
DG ASRO aprobă şi semnează referitor la extinderea domeniului de certificare /menŃinerea
certificării fără extindere, pe baza deciziei CDE.
RC transmite clientului certificat raportul auditului de supraveghere şi notifică decizia de menŃinere
a certificării/retragere/suspendare/restrângere a domeniului certificării.
Dacă clientul certificat nu este satisfăcut de decizie, poate face contestaŃie sau apel în termen de
15 zile de la notificare.
VIII Restrângerea domeniului de certificare, suspendarea sau retragerea certificării
ASRO OC-SM aplică următoarele tipuri de sancŃiuni:
Restrângerea domeniului de certificare
ASRO OC-SM restrânge domeniul de certificare clienŃilor certificaŃi aflaŃi în perioada de
supraveghere în următoarele situaŃii:
a. echipa de audit constată la auditul de supraveghere că anumite părŃi ale domeniului de
certificare nu mai îndeplinesc cerinŃele certificării iniŃiale,
b. echipa de audit constată la auditul de supraveghere sau audituri speciale eşecuri repetate
pentru un anumit domeniu de certificare în ceea ce priveşte îndeplinirea cerinŃelor
certificării iniŃiale
c. clientul certificat solicită restrângerea domeniului de certificare, datorită încetării activităŃii în
anumite secŃii de producŃie sau linii tehnologice
În cazul „c” clientul trebuie să notifice la ASRO OC-SM înaintea desfăşurării auditului de
supraveghere programată motivul restrângerii domeniului de certificare.
ASRO OC-SM transmite clientului un nou formular de „InformaŃii pentru actualizarea datelor de
certificare” pe baza căruia întocmeşte un act adiŃional la contractul de certificare cu menŃionarea
domeniul (domeniilor)şi /sau locaŃiei (locaŃiilor) rămase în procesul de certificare.
Procesul de certificare se desfăşoară conform auditului de supraveghere şi se emite un nou
certificat (alte certificate) din care sunt excluse domeniul (domeniile) şi /sau locaŃiei (locaŃiilor)
pentru care s-a solicitat restrângerea domeniului de certificare.
RC verifică dosarul de certificare cu toate informaŃiile relevante şi le prezintă către CDE în scopul
luării deciziei de restrângere a domeniul de certificare.
DG ASRO aprobă şi semnează certificatul emis în urma restrângerii domeniului certificării, pe baza
deciziei CDE.
RC notifică clientul asupra deciziei de restrângere a domeniului certificării.
Clientul certificat este înştiinŃat că poate contesta decizia conform prevederilor din Mapa de
Documente Informative.
ASRO OC-SM publică pe www asro.ro lista clienŃilor certificaŃi cărora li s-a restrâns domeniul de
certificare, cu domeniul/domeniile de certificare pentru care este valabil certificatul şi poate să
utilizeze marca ASRO.
Mapa de documente informative Pag. 15/35

Suspendare
ASRO OC-SM aplică sancŃiunea de suspendare pe o perioadă de maxim 6 luni clienŃilor certificaŃi
în următoarele cazuri:
a) Întreg sistemul de management nu mai este conform cerinŃelor iniŃiale de acordare a certificării
şi nu a notificat ASRO OC-SM.
b) Sistemul/sistemul integrat de management al clientului certificat are eşecuri repetate în
îndeplinirea cerinŃelor certificării iar acŃiunile corective întreprinse pentru stingerea
neconformităŃilor au fost necorespunzătoare sau au depăşit termenul prevăzut în MDI.
c) Clientul certificat a utilizat abuziv certificatului şi marca ASRO
d) Clientul nu se conformează modificărilor referitoare la regulile de certificare solicitate ASRO
OC-SM
e) Clientul certificat refuză desfăşurarea auditurilor de supraveghere
f) Clientul certificat refuză plata obligaŃiilor financiare pentru activitatea de supraveghere
g) La solicitarea clientului.
Pe durata suspendării, certificarea întregului sistem de management al clientului este temporar
invalidată.
ASRO OC-SM trimite o notificare clientului menŃionând data de suspendare a certificatului
(certificatelor) şi perioada de suspendare menŃionând că din acel moment clientul nu mai are
dreptul să facă referire la certificare şi la marca ASRO.
În timpul perioadei de suspendare organizaŃia nu trebuie să utilizeze certificatul (certificatele) şi
marca ASRO. Certificatul (certificatele) se înapoiază la ASRO OC-SM în maximum 7 zile de la
data notificării şi marca nu se mai aplică.
Dacă în timpul perioadei de suspendare nu se elimină neconformitatea (neconformităŃile), se
retrage dreptul de utilizare a certificatului (certificatelor) şi a mărcii ASRO.
În cazurile de la a până la e se iniŃiază un audit special după caz conform auditurilor de
supraveghere şi DG aprobă ridicarea suspendării/retragerea certificării pe baza deciziei CDE
În cazul f suspendarea se ridică numai după ce clientul a achitat factura.
ASRO OC-SM publică pe www.asro.ro informaŃia privind organizaŃia căreia i s-a suspendat
certificatul (certificatele), perioada de suspendare şi motivul.
Suspendarea se ridică numai după ce clientul certificat elimină neconformitatea (neconformităŃile)
pentru care i s-a suspendat dreptul de utilizare al certificatului. În termen de 7 zile ASRO OC-SM
înapoiază clientului certificatul.
Retragerea domeniul de certificare
ASRO OC-SM retrage certificarea şi dreptul de utilizare a mărcii ASRO în următoarele cazuri:
a clienŃii certificaŃi nu pot demonstra eliminarea neconformităŃilor în termen de 3 luni de la
data notificării aplicării sancŃiunii
b clienŃii certificaŃi renunŃă la certificare înainte de expirarea termenului de valabilitate a
certificatului şi anunŃă în scris ASRO OC-SM
c clientul certificat nu respectă contractul de certificare încheiat între părŃi
d clientul certificat îşi pierde personalitatea juridică sau este în faliment.
ASRO OC-SM trimite o notificare clientului menŃionând data de la care i se retrage dreptul de
utilizare a certificatului (certificatelor) şi marca ASRO menŃionând că din acel moment clientul nu
mai are dreptul să facă referire la certificare şi la marca ASRO.
După notificare, organizaŃia nu are voie să utilizeze certificatul (certificatele) şi marca ASRO.
Certificatul (certificatele) se înapoiază la ASRO OC-SM în maximum 7 zile de la data notificării şi
marca nu se mai aplică
Notificarea clientului certificat referitor la sancŃiunea aplicată
Clientul certificat este notificat în scris şi sancŃiunea se aplică de la data stabilită.

Reproducerea, multiplicarea şi distribuirea acestei Mape de documente Informative fără


acordul scris al ASRO este interzisă.
Mapa de documente informative Pag. 16/35

Clientul certificat poate face apel împotriva deciziei de sancŃionare, pe baza dovezilor
documentate, la Comisia de tratare a apelurilor
Clientul certificat are acces la documentele relevante pe baza cărora s-a luat decizia de
sancŃionare. În timpul perioadei de apel se aplică sancŃiunea prevăzută.
ASRO OC-SM publică pe www.asro.ro informaŃia privind organizaŃia căreia i s-a retras
certificarea şi dreptul de utilizare a mărcii ASRO.
Mapa de documente informative Pag. 17/35

B DREPTURI ŞI OBLIGAłII
B.1 DREPTURILE ŞI OBLIGAłIILE CLIENTULUI
B.1.1 Drepturi
a) să aibă acces, într-un mod nediscriminatoriu, la serviciile ASRO OC-SM, la informaŃiile şi
documentaŃia relevantă pentru a i se acorda certificarea iniŃială/menŃinerea certificării /extinderea
de domenii de certificare / recertificarea;
b) să fie informat în timp util despre modificările criteriilor de acordare a certificatului
(certificatelor) şi a mărcii ASRO precum şi a documentelor, dacă acestea ar putea afecta
desfăşurarea activităŃii de certificare;
c) să cunoască documentele utilizate de ASRO OC-SM în procesul de certificare (de
exemplu: MDI, planul de audit, programul de supraveghere rapoarte de audit etc.);
d) să cunoască componenŃa echipei de audit şi să fie/să nu fie de acord cu aceasta;
e) să facă observaŃii documentate referitoare la raportul de audit;
f) să ceară o extindere a domeniului certificării;
g) să-şi poată prezenta punctul de vedere înainte de luarea deciziei finale de suspendare sau
retragere a certificatului (certificatelor);
h) clientul căruia i s-a acordat certificatul (certificatele), denumit “client certificat”, poate utiliza
certificatul (certificatele) numai în sediile pentru care i-a fost emis (emise) şi numai pe domeniile de
certificare consemnate pe certificat;
i) clientul certificat poate să facă referire la certificatul (certificatele) şi/sau marca ASRO în
următoarele documente: corespondenŃa lor, publicaŃii, articole promoŃionale şi broşuri, cu condiŃia
ca aceste documente să se refere la produsele şi serviciile fabricate/furnizate în sistemul integrat
de management de mediu/al sănătăŃii şi securităŃii ocupaŃionale certificat;
j) să utilizeze certificatul (certificatele) ca instrument de promovare pentru reclamă;
k) să renunŃe la dreptul de utilizare a certificatului (certificatelor) înainte de sfârşitul perioadei
de valabilitate;
l) să facă apel la decizia DG al ASRO;
m) să facă apel la oricare alte decizii a ASRO OC-SM;
n) să solicite în avans informaŃiile pe ASRO OC-SM doreşte să le publice
o) in cazul in care clientul cere anumite explicaŃii privind programul specific de certificare,
acestea vor fi analizate de experŃii tehnici ai ASRO OC-SM şi publicate pe pagina www:asro.ro.
p) au dreptul să renunŃe la certificare înainte de expirarea termenului de valabilitate a
certificatului (certificatelor) cu condiŃia să anunŃe în scris ASRO OC-SM
B.1.2 ObligaŃii
a) să permită efectuarea auditurilor de supraveghere programate şi a auditurilor de speciale;
b) să Ńină sub control activităŃile pentru care a fost acordata certificarea, pentru a menŃine
condiŃiile iniŃiale care au condus la emiterea certificatului (certificatelor);
c) să înregistreze dovezile şi să permită controlul la solicitarea ASRO OC-SM, pe durata
activităŃii de supraveghere;
d) să asigure păstrarea confidenŃialităŃii informaŃiilor obŃinute în cursul activităŃilor de
certificare inclusiv a informaŃiilor din Mapa de documente informative
e) să notifice la ASRO OC-SM orice modificare referitoare la:
- statutul legal, comercial, organizaŃional sau proprietatea (în termen de maximum 15 zile)
- organizare şi management
- adresă de contact şi locaŃii
- domeniul operaŃiunilor din cadrul sistemului de management certificat
- modificări majore aduse sistemului de management şi proceselor (domeniul de certificare,
documentaŃia sistemului, organigrama);

Reproducerea, multiplicarea şi distribuirea acestei Mape de documente Informative fără


acordul scris al ASRO este interzisă.
Mapa de documente informative Pag. 18/35

f) să înapoieze la ASRO OC-SM în termen de 7 zile certificatul pe durata perioadei de


sancŃiune în cazul suspendării sau retragerii certificatului (certificatelor) de la data notificării;
g) să plătească în avans sumele rezultate pe baza tarifelor în conformitate cu schema de
certificare pentru etapele stabilite, conform contractului de certificare;
h) să modifice orice material publicitar în cazul restrângerii domeniului
i) să nu facă sau să nu permită declaraŃii eronate referitoare la certificarea sa
j) să permită ASRO OC-SM divulgarea informaŃiilor confidenŃiale (colectate de echipa de
audit pe parcursul auditurilor efectuate) solicitate de organismul de acreditare RENAR
k) să accepte anularea contractului, în cazul în care nu efectuează plata la timp, conform
termenelor contractuale.
l) să se conformeze condiŃiilor din Regulamentului de certificare a sistemului de management
inclus în Mapa de documente informative referitoare la suspendarea şi/sau rezilierea contractului
din culpa solicitantului care este echivalentă cu suspendarea/retragerea Certificatului
(certificatelor).
B.2 DREPTURILE ŞI OBLIGAłIILE ASRO OC-SM
B.2.1 Drepturi
a) să întreprindă măsuri de protecŃie împotriva utilizării abuzive a certificatului şi a mărcii
ASRO prin iniŃierea unor audituri neprogramate, dacă este cazul
b) să facă disponibile informaŃiile confidenŃiale ale clientului (obŃinute de echipa de audit pe
parcursul auditurilor) numai organismului de acreditare RENAR, dacă acesta le solicită ASRO OC-
SM în timpul evaluării
c) să publice pe pagina www:asro.ro:
• lista clienŃilor certificaŃi în termen 30 de zile de la data acordării;
• lista clienŃilor certificaŃi sancŃionaŃi sau a certificatelor anulate / retrase;
• lista sancŃiunilor ridicate;
d) să factureze plata în avans pentru fiecare activitate de evaluare a conformităŃii cu cerinŃele
standardului de referinŃă;
e) să factureze plata în avans pentru activităŃile de supraveghere, audituri de urmărire a
acŃiunilor corective după caz;
B.2.2 ObligaŃii
a) să permită într-o mod nediscriminatoriu accesul tuturor clienŃilor la certificare;
b) informaŃiile furnizate de ASRO OC-SM oricărui client sau pieŃei, inclusiv publicitatea trebuie
să fie corecte şi să nu inducă în eroare
c) să pună la dispoziŃie modul de confirmare a validităŃii unei certificări acordate la cererea
oricărei părŃi
d) să informeze şi să facă disponibilă documentaŃia necesară pentru fiecare etapă din
procedura de evaluare a conformităŃii cu cerinŃele standardelor de referinŃă;
e) să informeze clientul / clientul certificat asupra criteriilor de certificare sau a modificărilor din
documentaŃia ASRO OC-SM;
f) să acorde certificatul (certificatele) în condiŃiile stabilite prin propriile proceduri;
g) să efectueze auditurile etapa 1 / etapa 2 /de supraveghere/de recertificare cu ajutorul
echipelor de audit , pe baza unui program, stabilite de comun acord cu clientul;
h) să asigure confidenŃialitatea informatiilor obŃinute în timpul activităŃii de evaluare a
conformităŃii cu cerinŃele standardului de referinŃă.
Mapa de documente informative Pag. 19/35

C RECLAMAłII ŞI APELURI
ReclamaŃii
ReclamaŃiile se pot referi la:
a) Activitatea ASRO OC-SM şi ⁄ sau echipa de audit
b) ActivităŃile/produsele/serviciile organizaŃiilor certificate
c) Utilizarea certificatelor şi a mărcii ASRO de către clienŃii certificaŃi
Sunt luate în considerare reclamaŃiile primite în scrisori recomandate sau cu confirmare de primire
sau depuse direct la sediul ASRO OC-SM cu număr de înregistrare, transmise prin ,e-mail, fax.
Reclamantul trebuie să se identifice prin nume, adresă, semnătură, ştampilă etc.
ReclamaŃia trebuie să conŃină cel puŃin:
• identificarea completă a celui care a făcut reclamaŃia, a organizaŃiei din care face parte
reclamantul şi posibilităŃile de contact (telefon, fax, e-mail etc).
• natura şi descrierea clară a obiectului reclamaŃiei
ReclamaŃiile sunt înregistrate de către RSM în Registrul reclamaŃiilor şi le supune spre analiză
managerului schemei de certificare.
Managerul schemei de certificare analizează reclamaŃiile şi desemnează persoanele responsabile
cu tratarea lor. Termenul limită de transmitere a răspunsului cu privire la decizie este de 30 de zile
(data poştei) şi trebuie notificat printr-o adresă, prin scrisoare recomandată cu confirmare de
primire.
Pentru orice situaŃie divergentă care apare pe timpul derulării unui contract de certificare
referitoare la activitatea sau echipa de audit a ASRO OC-SM se încearcă găsirea unei soluŃii de
rezolvare pe cale amiabilă. Managerul schemei de certificare desemnează o persoană
responsabilă care să gestioneze situaŃia apărută. În acest sens, persoana desemnată ca
responsabil convoacă la sediul ASRO OC-SM o şedinŃă de conciliere la care participă:
- din partea reclamantului: reprezentantul managementului de la cel mai înalt nivel + 1 persoană
care are cunoştinŃe privind standardul de referinŃă
- din partea ASRO OC-SM conducătorul echipei care a desfăşurat auditul la reclamant + 1 auditor
care nu a participat la auditul la reclamant (independent) + 1 expert tehnic pe domeniul
reclamantului
RSM al ASRO OC-SM asigură secretariatul şedinŃei şi întocmeşte procesul verbal.
Persoana desemnată de ASRO OC-SM transmite ordinea de zi şi convoacă persoanele implicate
cu 7 zile înainte de desfăşurarea şedinŃei de conciliere.
ŞedinŃa este condusă de managerul schemei de certificare care prezintă motivul convocării
şedinŃei. Se dă cuvântul pe rând reprezentantului reclamantului (pentru a-şi susŃine reclamaŃia şi a
prezenta dovezi) şi conducătorului echipei care a desfăşurat auditul la reclamant (pentru a
prezenta motivele care au condus la reclamaŃie). Dacă conducătorul echipei care a desfăşurat
auditul la reclamant nu poate participa la şedinŃa de conciliere, îşi transmite în scris punctul de
vedre. Auditorul independent împreună cu expertul tehnic analizează motivaŃiile celor 2 părŃi şi
recomandă CDE acceptarea/neacceptarea reclamaŃiei. Decizia finală este luată de CDE.
Persoana responsabilă din partea ASRO OC-SM înştiinŃează în 15 zile reclamantul despre
hotărârea CDE.
Dacă reclamaŃiile se referă la produse/activităŃi/servicii ale unui client certificat, managerul
schemei de certificare informează clientul certificat despre reclamaŃie în termen de 5 zile şi în urma
analizei poate să iniŃieze, dacă este necesar, o supraveghere neprogramată la clientul certificat
reclamat. Necesitatea supravegherii se stabileşte de către managementul schemei de certificare în
urma analizei informaŃiilor colectate de RC.

Reproducerea, multiplicarea şi distribuirea acestei Mape de documente Informative fără


acordul scris al ASRO este interzisă.
Mapa de documente informative Pag. 20/35

Dacă raportul de audit de supraveghere demonstrează vina clientului certificat, toate


costurile activităŃii de supraveghere vor fi suportate de acesta.
Managerul schemei de certificare analizează cauzele care au condus la neconformitate,
propunerile de acŃiuni corective şi modul de implementare a acestora de către clientul
certificat şi notifică reclamantului şi altor părŃi interesate măsurile ce au fost luate.
Managerul ASRO OC-SM supune spre analiză şi aprobare CDE şi DG, măsuri de sancŃionare
a clientului certificat. Modul de rezolvare al reclamaŃiilor constituie element de intrare
pentru analiza efectuată de management şi pentru analiza efectuată de CAI privind
imparŃialitatea.
O reclamaŃie este considerată rezolvată atunci când reclamantul a fost notificat despre decizia
luată şi documentele relevante arhivate imediat după notificare. Documentele se păstrează timp de
10 ani.

Apeluri
Apelurile se pot face împotriva:
a) Deciziei CDE de neacordare sau acordare în anumite condiŃii specifice a certificării;
b) SancŃiunilor impuse de ASRO OC-SM referitoare la dreptul de utilizare a mărcii ASRO şi a
certificatului de către clientul certificat;
c) Suspendării, restrângerii domeniul de certificare sau retragerii certificării;
d) Oricăror altor decizii ale ASRO OC-SM.
Sunt luate în considerare apelurile primite în scrisori recomandate sau cu confirmare de primire,
sau depuse direct la sediul ASRO cu număr de înregistrare. Apelantul trebuie să se identifice prin
nume, adresă, semnătură, ştampilă etc.
Apelul trebuie să conŃină cel puŃin:
• identificarea completă a celui care a făcut apelul, a organizaŃiei din care face parte şi
posibilităŃile de contact (telefon, fax, e-mail etc).
• descrierea clară a obiectului apelului
Apelurile sunt înregistrate de către RSM în Registrul de evidenŃă corespondenŃă şi înştiinŃează
managerul schemei de certificare şi Preşedintele CTA. De asemenea RSM confirmă apelantului
primirea apelului printr-o scrisoare cu confirmare de primire.
Comisia de tratare a apelurilor se întruneşte la convocarea Preşedintelui, în maximum 15 zile de la
primirea notificării apelantului privind decizia de neacordare/suspendare/anulare a Certificatului.
Convocarea CTA se face de către Preşedinte, în scris, prin intermediul RSM, cu cel puŃin
7 zile înainte de desfăşurarea şedinŃei. Scrisoarea de convocare cuprinde locul, data şi ora,
precum şi ordinea de zi a şedinŃei. Dacă după convocare nu s-a reuşit întrunirea numărului statutar
de membri ai CTA se face o nouă convocare în termen de 5 zile.
RSM furnizează apelantului rapoarte referitoare la etapa tratării apelului cu termenele stabilite
pentru şedinŃele CTA în acelaşi timp invitându-l să participe la dezbaterea apelului .
Decizia este luată cu o majoritate de 2/3 din numărul membrilor fără votul Preşedintelui. În cazul
unui vot egal, votul preşedintelui este decisiv.
RSM, redactează procesul verbal al şedinŃei şi deciziile luate, asigură secretariatul Comisiei de
tratare a apelurilor.
În termen de 10 zile de la şedinŃă, RSM notifică apelantului decizia finală.
Decizia se consideră finală şi se notifică reclamantului în termen de 10 zile după ce este semnată
de către preşedintele CAI. În adresa de notificare se specifică dacă decizia este luată de CTA sau
CAI.
RSM păstrează toate înregistrările privind apelurile, procesele verbale ale şedinŃelor comisiei de
tratare a apelurilor, precum şi adresele de notificare, în dosarul de certificare.
Un apel este considerat rezolvat atunci când clientul a fost notificat despre decizia luată şi
documentele relevante arhivate imediat după notificare. Documentele se păstrează timp de 10 ani.
Mapa de documente informative Pag. 21/35

D ANULAREA DREPTULUI DE UTILIZARE A CERTIFICATULUI (CERTIFICATELOR) ŞI


MĂRCII ASRO, ÎN ALTE CAZURI DECÂT SANCłIUNILE

SituaŃiile în care încetează dreptul de utilizare a certificatului (certificatelor) şi mărcii ASRO, altele
decât cele în care se aplică sancŃiuni, sunt:
1) standardul de referinŃă nu mai este în vigoare
2) În urma revizuirii standardului, deŃinătorul de certificat doreşte/nu doreşte înnoirea
certificării sistemului integrat de management de mediu/al sănătăŃii şi securităŃii ocupaŃionale,
conform noilor cerinŃe ale standardelor
3) La sfârşitul perioadei de valabilitate a certificatului (certificatelor)
4) La cererea clientului certificat, indiferent de motivul pe care acesta îl invocă

1 Standardul (standardele) de referinŃă nu mai este (sunt) în vigoare


Managerul schemei de certificare informează în scris clientul certificat cu 6 luni înainte despre data
încetării valabilităŃii standardului (standardelor) de referinŃă după care a fost certificat. Notificarea
trebuie să conŃină cel puŃin:
• Numărul şi titlul standardului retras
• Data limită de utilizare a certificatului actual
• AcŃiunile ce vor fi întreprinse de clientul certificat pentru utilizarea, în continuare a
certificatului şi a mărcii ASRO.

2 Modificarea standardului (standardelor) de referinŃă în urma revizuirii


Managerul schemei de certificare informează în scris clientul certificat cu 6 luni înainte, de data
aprobării noului standard. Notificarea conŃine următoarele informaŃii:
• Numărul şi titlul standardului revizuit
• Principalele modificări ale noului standard faŃă de versiunea anterioară a acestuia
• Data intrării în vigoare a noului standard
• Un plan de tranziŃie cu etapele şi măsurile care trebuie luate pentru implementarea noii
ediŃii a standardul
• Politica ASRO OC-SM de tranziŃie
Clientul certificat informează ASRO în scris, asupra deciziei sale de reînnoire a certificării conform
prevederilor noului standard sau de renunŃare la dreptul de utilizare a certificatului şi mărcii ASRO.
Dacă hotărăşte înnoirea certificării conform noului standard, se efectuează o reevaluare în timpul
auditului de supraveghere. Dacă este necesar, prin acord mutual, programul de supraveghere va fi
adaptat situaŃiei nou create.
Dacă clientul certificat renunŃă la dreptul de utilizare a acestuia, se aplică procedura de anulare a
certificatului. În acest caz, clientul certificat este notificat în scris despre data limită până la care
poate folosi certificatul şi acŃiunile pe care trebuie să le întreprindă.

3 Încetarea perioadei de valabilitate a certificatului (certificatelor)


ASRO OC-SM notifică în scris clientul certificat, cu cel puŃin 3 luni înainte, asupra expirării
certificatului (certificatelor), pentru a-i da posibilitatea, dacă doreşte, să solicite recertificarea
sistemului/sistemului integrat de management.
Totodată, se transmite clientului certificat formularul Solicitare pentru recertificarea
sistemului/sistemului integrat management.
În cazul în care clientul certificat nu solicită înnoirea certificării până la sfârşitul perioadei de
valabilitate a certificatului (certificatelor), certificarea se va încheia la data expirării şi de la acea
dată clientul va fi radiat de pe site.
4 La cererea clientului certificat
La cererea clientului certificat, certificatul (certificatele) se anulează înainte de expirarea perioadei
de valabilitate, indiferent de motivul invocat.

Reproducerea, multiplicarea şi distribuirea acestei Mape de documente Informative fără


acordul scris al ASRO este interzisă.
Mapa de documente informative Pag. 22/35

În acest caz, ASRO OC-SM aplică procedura de anulare. ASRO OC-SM notifică clientul certificat
asupra acŃiunilor pe care trebuie să le întreprindă.
În toate situaŃiile prezentate mai sus (1-4), clientul certificat trebuie:
• Să transmită certificatul (certificatele) la ASRO OC-SM
• Să înceteze, imediat după primirea notificării, utilizarea certificatului (certificatelor) şi mărcii
ASRO pe documente şi utilizarea drepturilor colaterale.
RSM înregistrează anularea dreptului de utilizare a certificatului (certificatelor) şi motivul acestei
decizii în Registrul certificatelor şi se publică pe www.asro.ro.
Mapa de documente informative Pag. 23/35

E INFORMAłII PRIVIND REGULAMENTUL PENTRU UTILIZAREA CERTIFICATULUI


(CERTIFICATELOR) ŞI MĂRCII ASRO

E1 OBIECT ŞI DOMENIU DE APLICARE


Prin intermediul acestui document ASRO OC-SM stabileşte regulile cărora trebuie să se
conformeze clienŃii certificaŃi.
E2 DREPTURILE CLIENłILOR CERTIFICAłI
ClienŃii certificaŃi au următoarele drepturi:
• Să facă referire la certificatul şi/sau marca ASRO în următoarele documente: corespondenŃa
lor, publicaŃii, articole promoŃionale şi broşuri, cu condiŃia ca aceste documente să se refere la
produsele şi serviciile fabricate/furnizate în sistemul de management de mediu certificat.
• Să aplice marca ASRO pe scrisori, articole promoŃionale şi broşuri, cu condiŃia ca aceste
documente să se refere la sediile, produsele şi serviciile aflate/fabricate/furnizate în sistemul de
management de mediu certificat.
• Să facă apel împotriva eventualelor decizii de sancŃionare.
E3 OBLIGAłIILE CLIENłILOR CERTIFICAłI
ClienŃii certificaŃi pot utiliza certificatul (certificatele) şi marca ASRO numai referitor la acele
activităŃi, sedii pentru care a fost obŃinută certificarea.
Să permită audituri de supraveghere programate şi audituri speciale după caz efectuate de echipa
de audit, aşa cum este prevăzut în programul anual de supraveghere şi în MDI.
Să informeze ASRO OC-SM despre orice modificări referitoare la sistemul/sistemul integrat de
management. Dacă aceste modificări se referă la structura organizaŃională, statut, fluxul de
producŃie, etc. va avea loc o nouă certificare.
Să informeze ASRO OC-SM asupra oricăror modificări în statut, în termen de 15 zile.
Dacă clientul certificat renunŃă de bună voie la dreptul de utilizare a certificatului (certificatelor) şi
mărcii ASRO, trebuie să înapoieze certificatul la ASRO, în termen de 5 de zile de la notificare.
E4 RĂSPUNDEREA CLIENłILOR CERTIFICAłI
Răspunderea clienŃilor certificaŃi pentru activităŃile desfăşurate în cadrul sistemului/sistemului
integrat de management nu sunt substituite în nici un fel de responsabilităŃile ASRO.
E5 REGULAMENT DE UTILIZARE A MĂRCII ASRO
MARCA ASRO
Marca ASRO este prezentată mai jos.
- Marca ASRO este înregistrată la Oficiul de Stat pentru InvenŃii şi Mărci
- Simbolul mărcii ASRO acordat de Organismul de Certificare Sisteme de management este, în
funcŃie de schema de certificare desfăşurată, în conformitate cu Figura 1.

Reproducerea, multiplicarea şi distribuirea acestei Mape de documente Informative fără


acordul scris al ASRO este interzisă.
Mapa de documente informative Pag. 24/35

SR EN ISO 14001:2005 SR EN ISO 50001:2011


Certificat nr. ......... Certificat nr.........

SR ISO/CEI 27001:2006 SR EN ISO 9001:2008


Certificat nr....... Certificat nr.......

SR EN ISO 22000:2005
Certificat nr.......
Fig. 1

SR EN ISO 9001:2008
Certificat nr. .......

SR EN ISO 14001:2005
Certificat nr. .......

SR EN ISO 50001:2011
Certificat nr. ......

SR OHSAS 18001:2008
Certificat nr. .....

SR EN ISO 22000:2005
Certificat nr. .....

SR ISO/CEI 27001:2006
Certificat nr.....
Fig. 2

Titularii care au obŃinut certificarea unui sistem de management integrat de la ASRO OC-SM pot
utiliza simbolul din Fig. 2 .
Simbolurile prezentate în Fig. 1 şi Fig. 2 constau din marca ASRO sub care se amplasează
standardul/standardele de referinŃă, urmat/e de numărul certificatului acordat.
Marca prezentată în Fig. 1/ Fig. 2 (inclusiv nr. de certificat şi referenŃial) se aplică, după caz, pe
corespondenŃă, publicaŃii, materiale publicitare şi articole promoŃionale pe perioada în care
organizaŃia este certificată.
Clientul certificat trebuie să utilizeze numai simbolul grafic.
Mapa de documente informative Pag. 25/35

Culoarea triunghiului din componenŃa mărcii este albastru, iar ,,ASRO’’ are forma si culoarea
prezentate în Fig. 1 / Fig. 2. Clientul certificat poate utiliza pe documente şi marca în tonuri de gri,
cu condiŃia ca marca să fie distinctă în context.

APLICAREA MĂRCII ASRO


Aplicarea mărcii constă în:
a) simbolul grafic al mărcii ASRO
b) standardul de referinŃă standardul de referinŃă SR EN ISO 9001:2008 / SR EN ISO 14001:2005
/ SR OHSAS 18001: 2008/SR EN ISO 50001:2009/ SR ISO/CEI 27001:2006 / SR EN ISO
22000:2005
c) numărul Certificatului pentru fiecare tip de sistem de management în cazul în care solicitantul
doreşte certificarea unui sistem de management integrat.
Marca se poate aplica pe corespondenŃă, documente, materiale publicitare, promoŃionale etc.
Marca nu se poate aplica pe produse sau pe ambalajele acestora, sau într-un mod în care să se
poată interpreta că indică conformitatea produsului.
Marca trebuie aplicată vizibil, fără posibilităŃi de confuzie.

PUBLICITATE
Clientul certificat poate face orice publicitate, promovare sau informare în relaŃiile sale comerciale,
referindu-se la dreptul său de utilizare a mărcii ASRO, cu condiŃia menŃionării clare, fără nici o
confuzie, a serviciilor sau activităŃilor pentru care i s-a acordat acest drept.
Publicitatea pe care o face clientul certificat propriilor servicii, făcând referiri la certificat şi dreptul
de utilizare a mărcii ASRO, nu implică nici o aprobare din partea ASRO sau tarife suplimentare.

ÎNCETAREA DREPTULUI DE UTILIZARE A MĂRCII ASRO


Încetarea dreptului de utilizare a mărcii ASRO se aplică în următoarele situaŃii:
• Suspendare sau retragere
• La sfârşitul perioadei de valabilitate pentru care a fost acordat acest drept
• La modificarea standardului naŃional de referinŃă dacă clientul certificat nu a adaptat sistemul
său de management conform noilor cerinŃe
• Retragerea standardului naŃional de referinŃă
• Clientul certificat renunŃă la acest drept.

łINEREA SUB CONTROL A CLIENłILOR CERTIFICAłI DIN PUNCT DE VEDERE AL


UTILIZĂRII CERTIFICATULUI ŞI A MĂRCII ASRO
ASRO OC-SM va culege informaŃii privind utilizarea certificatului şi a mărcii ASRO aşa cum a fost
stabilit prin contract şi în procedurile organismului, informaŃii ce au fost transmise şi acceptate de
client de la început.
Orice reclamaŃie, sesizare sau informaŃie ce ajunge la ASRO pe orice cale privind utilizarea
abuzivă este tratată conform paragrafului A3, ajungându-se la efectuarea de audituri neprogramate
la client.
Toate auditurile de orice fel efectuate la client au ca punct de verificare modul de utilizare a
certificatului şi a mărcii ASRO.

łINEREA SUB CONTROL A CLIENłILOR CERTIFICAłI DIN PUNCT DE VEDERE AL


UTILIZĂRII MĂRCII RENAR
ClienŃii certificaŃi nu au voie să folosească marca RENAR ca atare. ClienŃii certificaŃi pot menŃiona
că sunt certificaŃi de ASRO OC-SM care, pe domeniul (domeniile) solicitat (solicitate), este
acreditat de RENAR.
Reproducerea, multiplicarea şi distribuirea acestei Mape de documente Informative fără
acordul scris al ASRO este interzisă.
Mapa de documente informative Pag. 26/35

Pentru a Ńine sub control clienŃii certificaŃi din punct de vedere al utilizării mărcii, ASRO OC-SM
transmite odată cu notificarea şi cu certificatul şi marca ASRO in format jpg (pe dischete sau
informatic)

UTILIZAREA ABUZIVĂ A CERTIFICATULUI ŞI MĂRCII ASRO

Se consideră abuzivă utilizarea certificatului (certificatelor) şi mărcii ASRO în următoarele cazuri:


• Aplicarea mărcii ASRO pe produse şi ambalaje chiar dacă acestea au fost fabricate în cadrul
sistemului/sistemului integrat de management certificat;
• Aplicarea marcii ASRO pe rapoartele laboratorului de incercari, de etalonare sau de inspectie;
• Aplicarea mărcii ASRO pe documente referitoare la produse/servicii fabricate în afara
sistemului/sistemului integrat de management certificat sau în alte locuri care nu sunt incluse în
domeniul certificării;
• Utilizarea certificatului (certificatelor) si aplicarea marcii ASRO de către organizaŃii care nu au
fost certificate de ASRO OC-SM sau de catre solicitantii in curs de certificare;
• Utilizarea certificatului (certificatelor) si aplicarea marcii ASRO în alte domenii decât cele
pentru care s-a obŃinut certificarea;
• Utilizarea certificatului (certificatelor) si aplicarea marcii ASRO dupa perioada de valabilitate;
• Utilizarea certificatului (certificatelor) referitor la activităŃi /locaŃii ale clienŃilor certificaŃi, altele
decât cele pentru care s-a obŃinut certificatu (certificatele);
• Utilizarea certificatului (certificatelor) în timpul perioadei de suspendare.
Mapa de documente informative Pag. 27/35

F TARIFE, PUBLICAłII
TARIFE
Conform prevederii acestui document şi a contractului de certificare pentru toate activităŃile
susŃinute de ASRO OC-SM, clientul trebuie să achite valoarea facturii emise de ASRO OC-SM
înaintea desfăşurării fiecărei etape.
Pentru contractele care sunt deja încheiate, modificările pot fi făcute numai cu acordul părŃilor şi
printr-un act adiŃional la contract.
Tarifele sunt exprimate în lei, nu se modifică pe perioada de valabilitate a certificatului şi se aplică
tuturor clienŃilor într-o maniera nediscriminatorie.
Costurile suplimentare apar ca o consecinŃă a neîndeplinirii obligaŃiilor contractuale de către client/
client certificat şi vor fi plătite de aceştia.

PUBLICAłII
ASRO OC-SM menŃine şi face accesibile publicului şi furnizează la cere informaŃii corecte, fără a
induce în eroare clienŃii potenŃiali sau certificaŃi.
ASRO OC-SM face accesibile publicului informaŃii referitoare la:
- Schema/schemele de certificare; procesele de audit şi de certificare pentru
acordarea/menŃinerea, extinderea, recertificarea, restrăngerea, suspendarea sau retragerea
certificării
- InformaŃii despre certificările acordate, suspendate sau retrase;
- Alte informaŃii relevante referitoare la serviciile ASRO OC-SM, pentru potenŃialii clienŃi
ASRO OC-SM furnizează la cere informaŃii detaliate referitoare la
- Procesele de audit şi de certificare pentru acordarea/menŃinerea, extinderea, recertificarea,
restrăngerea, suspendarea sau retragerea certificării
- InformaŃii detailate despre clienŃii certificaŃi, numai după obŃinerea unui acord scris din partea
acestora,
- modul de confirmare a validităŃii unei certificări acordate
InformaŃii referitoare la schema de certificare a ASRO OC-SM
În scopul asigurării unei transparenŃe a procesului de audit şi de certificare,
ASRO OC-SM publică următoarele informaŃii:
• InformaŃii generale despre certificarea sistemului/sistemului integrat de management;
• Reguli pentru utilizarea certificatului (certificatelor) şi mărcii ASRO;
• InformaŃii referitoare la orice modificare în schema de certificare;
• InformaŃii referitoare la revizuirea/anularea unui document de referinŃă pentru schemele de
certificare
• Orice altă informaŃie suplimentară care poate să intereseze clientul potenŃial sau clientul
certificat;
InformaŃii referitoare la clienŃii certificaŃi
ASRO publică:
- Lista clienŃilor certificaŃi cu date de identificare, domeniu certificat, data obŃinerii certificării şi
data expirării;
- SancŃiuni, penalităŃi şi suspendări aplicate clienŃilor certificati;
- Certificate anulate şi retrase
- Ridicarea sancŃiunilor şi suspendărilor pentru deŃinătorii de certificat;
- Lista clienŃilor certificaŃi cărora li s-a retras dreptul de a utiliza Certificatul (certificatele) şi
marca ASRO.
Aceste informaŃii se publică sub formă de liste care trebuie să conŃină următoarele:
- Clientul certificat (nume, adresă);
Reproducerea, multiplicarea şi distribuirea acestei Mape de documente Informative fără
acordul scris al ASRO este interzisă.
Mapa de documente informative Pag. 28/35

- Conformitatea cu Srtandardul de referinŃă;


- Domeniul de activitate acoperit de sistemul/sistemul integrat de management certificat;
- Data acordării certificării;
- Data modificării
- Data expirării;
- SancŃiune (tipul sancŃiunii, perioada);
- Suspendarea sancŃiunii.
- Motivul pentru care se retrage dreptul de utilizare a certificatului (certificatelor).
Alte informaŃii relevante referitoare la serviciile ASRO OC-SM, pentru potenŃialii clienŃi
• Cererea de solicitare a certificării;
• Primele etape pentru a solicita informaŃii referitoare la schema de certificare;
• Serviciile furnizate de ASRO OC-SM;
• Coordonate (adresă, telefon, fax, e-mail) şi persoane de contact
• InformaŃia este prezentată în acelaşi mod pentru toŃi clienŃii certificaŃi.
• InformaŃia este să fie completă şi exactă pentru a nu conduce la confuzii şi interpretări
• Accesul la anumite informaŃii poate fi limitat la cererea clientului (printr-un document scris)
• Copiile documentelor publicate sunt păstrate de ASRO OC-SM.
• InformaŃiile sunt accesibile pe www asro.ro şi se actualizează lunar sau ori de căte ori este
necesar
Mapa de documente informative Pag. 29/35

ANEXA 1
PREVEDERI SUPLIMENTARE LA CERTIFICARE

1 GENERALITĂłI

1.1 Luând În considerare atât complexitatea activităŃii de certificare cât şi confidenŃialitatea


informaŃiilor primite, atât clientul cât şi ASRO OC-SM sunt de acord asupra următoarelor aspecte:
1.1.1 Dacă apar situaŃii divergente în timpul derulării contractului de certificare, conflictul
dintre ASRO OC-SM şi solicitant va fi rezolvat în termeni amiabili.
1.1.2 Apelul va fi rezolvat la tribunal numai dacă nu se obŃine concilierea. Pentru situaŃia de mai
sus, discuŃiile sau părŃi ale acestora, fiind confidenŃiale, nu vor fi făcute publice.
1.2 Suplimentar, la prevederile prezentului Contract se aplică cerinŃele legislaŃiei în vigoare precum
şi prevederile Codului Civil Comercial Român.
1.3 Dacă solicitanŃii nu sunt de naŃionalitate română, toate documentele necesare şi/sau utilizate
precum şi Contractul de certificare vor fi întocmite sau traduse în limba română şi legalizate.
Traducerea şi legalizarea documentelor vor fi plătite de solicitant.
1.4 Prevederile Contractului sunt modificate şi suplimentate, dacă este necesar, prin acte
adiŃionale, în scris, aşa cum au acceptat ambele părŃi.

Reproducerea, multiplicarea şi distribuirea acestei Mape de documente Informative fără


acordul scris al ASRO este interzisă.
Mapa de documente informative Pag. 30/35

ANEXA 2
ANALIZAREA CAUZEI OBSERVAłIILOR/NECONFORMITĂłILOR

Aşa cum s-a arătat la punctul V (cap. 2 ) Tratarea neconformităŃilor:


"Pentru toate neconformităŃile şi observaŃiile identificate, clientul trebuie să stabilească un plan de
acŃiuni corective şi cauzele care au condus la neconformitate/observaŃie precum şi un program
pentru implementare şi să le transmită la ASRO OC-SM în termen de două săptămâni de la data
desfăşurării auditului"

În acest sens, trebuie luate în considerare următoarele aspecte:


- prin stabilirea corectă a cauzei se evită reapariŃia observaŃiilor/neconformităŃilor în viitor
- pentru o observaŃie/neconformitate pot exista mai multe cauze
- stabilirea corectă a cauzei neconformităŃii conduce implicit la stabilirea unor corecŃii şi acŃiuni
corective reale pentru a preîntâmpina reapariŃia observaŃiilor/neconformităŃilor pe viitor
- o modalitate de analizare profundă a cauzei care a condus la o anumită neconformitate
presupune adresarea de cel puŃin 3 ori a întrebării "DE CE? conform următorului algoritm:
DE CE? (a apărut observaŃia/neconformitatea" respectivă) RASPUNS 1 (pentru că…)
DE CE? (Răspuns 1) RASPUNS 2 (pentru că…)
DE CE? (Răspuns 2) RASPUNS 3 (pentru că…)
.
.
.
DE CE? (Răspuns n-1) CAUZĂ

- acŃiunea corectivă se referă la acŃiunea care se întreprinde pentru:


- a elimina cauza care a condus la apariŃia observaŃiei/neconformităŃii
- a preveni reapariŃia observaŃiei/neconformităŃii
- corecŃia se referă la acŃiunea de a elimina observaŃia/neconformitatea detectată
- trebuie să existe un echilibru între cauza care a condus la apariŃia observaŃiei/neconformităŃii,
acŃiunea corectivă întreprinsă pentru a preveni reapariŃia observaŃiei/neconformităŃii în viitor şi
corecŃia întreprinsă pentru eliminarea observaŃiei/neconformităŃii

Mai jos este prezentat un model de Plan de acŃiuni corective.


Mapa de documente informative Pag. 31/35

PLAN DE ACłIUNI CORECTIVE


rezultate în urma auditului ………………………….. la …………………………..

FORMULAREA NC …/…
NCF
CATEGO

ANALIZAREA CAUZEI CARE A CORECłE ACłIUNE CORECTIVĂ RESPONSABIL/TERMEN DE DOVEZI


CONDUS LA IMPLEMENTARE
RIE

NECONFORMITATE/OBSERVAłIE

Reproducerea, multiplicarea şi distribuirea acestei Mape de documente Informative


fără acordul scris al ASRO este interzisă.
Mapa de documente informative Pag.
32/35

Anexa 3
ABORDAREA CERTIFICĂRII PRIN EŞANTIONARE LA ORGANIZAłIILE CU SEDII MULTIPLE

1 DefiniŃii
OrganizaŃia cu Sedii Multiple o organizaŃie care îşi desfăşoară activitatea în mai multe sedii
dar care nu este obligatoriu să fie o persoană juridică unică. Trebuie ca toate sediile să aibă o
relaŃie legală sau contractuală cu sediul central şi să fie incluse într-un sistem comun de
management documentat, supus unei continue supravegheri şi auditurilor interne efectuate de
către sediul central. Aceasta înseamnă că sediul central are dreptul de a solicita implementarea de
acŃiuni corective în orice sediu atunci când este necesar.
Sediu Amplasament permanent în care o organizaŃie desfăşoară lucrări sau servicii
Un sediu poate include întreg terenul pe care se desfăşoară activităŃi aflate sub controlul unei
organizaŃii aflate pe un amplasament dat, incluzând orice depozit conex sau asociat de materii
prime, subproduse, produse intermediare,produse finite şi deşeuri, şi orice echipament sau
infrastructură implicată în activităŃi, indiferent că sunt fixe sau nu.
Când legea o impune, trebuie aplicate definiŃiile stabilite de autorităŃile naŃionale sau locale.
Dacă nu se poate defini un sediu (ex. pentru servicii), acoperirea certificării trebuie să ia în
considerare atât activităŃile sediului central cât şi furnizarea serviciilor sale.
Acolo unde este relevant, se poate decide ca auditul de certificare să se desfăşoare numai în
locurile în care organizaŃia îşi furnizează serviciile. În astfel de cazuri trebuie identificată şi auditată
orice interfaŃă cu sediul central.
Sediu temporar Sediu amenajat de organizaŃie în scopul desfăşurării de lucrări sau servicii
specifice pentru o perioadă de timp finită şi care nu va deveni niciodată sediu permanent (ex. sediu
în domeniul construcŃiilor).
În scopul furnizării de dovezi despre funcŃionarea şi eficacitatea sistemului de management, sediile
temporare pot fi incluse în domeniul certificării organizaŃiei cu sedii multiple în urma unei înŃelegeri
între organismul de certificare şi organizaŃie.
Sedii suplimentare Un nou sediu sau un grup de sedii care vor fi adăugate la o reŃea certificată
de sedii multiple.
OrganizaŃie cu sedii multiple OrganizaŃie având identificată o funcŃie centrală (numită sediu
central – dar nu obligatoriu comandamentul organizaŃiei) în cadrul căreia anumite activităŃi sunt
planificate, controlate sau manageriate şi o reŃea de sedii locale sau sucursale (sedii) în cadrul
cărora astfel de activităŃi se desfăşoară integral sau parŃial
2 CONDIłII DE ELIGIBILITATE PENTRU EŞANTIONARE
CondiŃiile pe care trebuie să le îndeplinească o organizaŃie pentru a fi eligibilă în scopul aplicării
procedurii de eşantionare:
2.1 Sistemul de management trebuie să fie sub un plan controlat şi administrat de sediul
central şi să facă obiectul unei analize de management de la sediul central.
Toate sediile relevante (inclusiv funcŃia administraŃiei centrale) trebuie să fie incluse într-un
program de audit intern al organizaŃiei şi toate trebuie să fie auditate înainte ca ASRO OC-SM să
demareze auditul de certificare.
2.2 Sediul central al organizaŃiei trebuie să dovedească faptul că a implementat un sistem de
management în conformitate cu standardul de referinŃă ales şi că întreaga organizaŃie satisface
cerinŃele acestui standard, inclusiv legislaŃia relevantă aplicabilă.
2.3 OrganizaŃia trebuie să demonstreze capacitatea de a colecta şi analiza informaŃii (incluzând
dar nelimitându-se la cele prezentate mai jos) de la toate sediile inclusiv de la sediul central
privind :
- DocumentaŃia sistemului şi schimbările în sistem;
Reproducerea, multiplicarea şi distribuirea acestei Mape de documente Informative
fără acordul scris al ASRO este interzisă.
Mapa de documente informative Pag. 33/35

-Analiza efectuată de management;


- Audituri interne ;
- ReclamaŃii;
- Evaluarea acŃiunilor corective;
- Planificarea auditului intern şi evaluarea rezultatelor;
- Schimbări în aspecte de mediu şi impacturile asociate
- CerinŃe legale şi alte cerinŃe la care organizaŃia subscrie.
De asemenea, trebuie să demonstreze autoritatea şi capacitatea sa de a iniŃia schimbări
organizaŃionale, dacă se impun.
3 EŞANTIONAREA
3.1 Metodologie
În vederea certficării, ASRO OC-SM selectează un eşantion reprezentativ de sedii. ComponenŃa
eşantionului ales pentru certificare este determinată:
- în mod aleator (cel puŃin 25%)
- selectiv, în funcŃie de următorii factori:
a) Rezultatele auditurilor interne şi ale analizei efectuate de management (efectuate la
sediul central şi la celelalte sedii) au ale auditurilor de certificare precedente;
b) Înregistrări ale reclamaŃiilor şi alte aspecte relevante privind acŃiunile corective şi
preventive;
c) VariaŃii semnificative ale dimensiunilor sediior;
d) Repartizarea personalului organizaŃiei pe sedii
e) Repetitivitatea funcŃiilor
f) VariaŃii în regimurile de lucru al schimburilor şi în procedurile de lucru;
g) Complexitatea SM şi a proceselor desfăşurate în sedii;
h) Modificările apărute de la ultimul audit de certificare;
i) Maturitatea SM şi nivelul de cunoştinŃe ale organizaŃiei;
j) Problemele de mediu şi dimensiunea aspectelor şi impacturilor asociate;
k) DiferenŃe de cultură, limbă şi cerinŃe legale;
l) Dispunerea geografică (distanŃa dintre sedii).
SelecŃia eşantionului se efectuează după desfăşurarea auditului la sediul central
3.2 Mărimea eşantionului
Numărul minim de sedii care se vizitează la fiecare audit este:
- Audit iniŃial: mărimea eşantionului este egală cu rădăcina pătrată a numărului de sedii la
distanŃă y =√x, rotunjit la numărul întreg superior.
- Auditul de supraveghere: mărimea eşantionului anual este egală cu rădăcina
pătrată a numărului de sedii la distanță înmulŃit cu un coeficient de 0,6 (y=√x), rotunjit la numărul
întreg superior.
- Auditul de recertificare: mărimea eşantionului este aceeaşi ca la auditul iniŃial.
Totuşi, acolo unde sistemul de management a făcut dovada eficacităŃii de-a lungul unei perioade
de trei ani, mărimea eşantionului poate fi redusă aplicând un factor de 0,8 (y=0,8√x), rotunjit la
numărul întreg superior
Reproducerea, multiplicarea şi distribuirea acestei Mape de documente Informative fără
acordul scris al ASRO este interzisă.
Mapa de documente informative Pag. 34/35

Sediul central trebuie auditat în timpul fiecărui audit iniŃial sau de recertificare şi cel puŃin anual în
timpul supravegherilor.
Mărimea (sau frecvenŃa) auditării eşantionului cresc în funcŃie de următorii factori:
a) Mărimea sediului şi numărul de angajaŃi (ex. mai mult de 50 de angajaŃi într-un
sediu);
b) Complexitatea sau nivelul de risc al activităŃii şi a sistemului de management;
c) VariaŃiile în practicile de muncă (ex. munca în schimburi);
d) VariaŃiile în activităŃile întreprinse;
e) SemnificaŃia şi amploarea aspectelor de mediu şi a impacturilor asociate
f) Înregistrări ale reclamaŃiilor şi alte aspecte relevante privind acŃiunile corective şi
preventive;
g) Orice aspect multinaŃional; şi
h) Rezultatele auditurilor interne şi ale analizei efectuate de management
Atunci când organizaŃia are un sistem ierarhic de sucursale (ex. sediu central, sedii naŃionale, sedii
regionale, sucursale locale), modelul de eşantionare pentru auditul iniŃial aşa cum a fost definit mai
sus se aplică pentru fiecare nivel.
3.3 Sedii suplimentare
În cazul în care unei reŃele de sedii multiple deja certificată i se adaugă un nou grup de sedii,
fiecare nou grup este considerat ca independent pentru determinarea mărimii eşantionului. După
includerea noului grup în certificat, noile sedii sunt cumulate cu cele precedente pentru stabilirea
mărimii eşantionului pentru viitoarele supravegheri sau pentru auditurile de recertificare
3.4 Auditul de certificare iniŃială/supraveghere/recertificare
Etapa 1 de audit cuprinde activităŃile de la sediul central, pentru a exista certitudinea că se aplică
un singur SM pentru toate sediile şi există un management central la nivel operaŃional. După
auditul la sediul central are loc selectarea eşantionului reprezentativ de sedii care va fi supus
certificării.
Sediul central este auditat în timpul fiecărui audit iniŃial sau de recertificare şi cel puŃin anual ca
parte a activităŃii de supraveghere.
Auditurile de supraveghere trebuie să:
o includă vizita la sediul central al organizaŃiei
o acopere într-un timp rezonabil toate sediile organizaŃiei, conform metodei de
eşantionare a ASRO OC-SM
o respecte factorii de selecŃie şi formula pentru numărul minim de sedii, menŃionată
mai sus.
3.5 NECONFORMITĂłI
Tratarea neconformităŃilor se face Ńinând cont de anumite aspecte specifice organizaŃiilor cu sedii
multiple, după cum urmează:
3.5.1 Atunci când sunt depistate neconformităŃi, la orice sediu individual, atât prin auditul intern
al organizaŃiei cât şi în urma auditării de către organismul de certificare, trebuie investigat pentru a
determina dacă şi alte sedii pot fi afectate. Prin urmare, ASRO OC-SM solicită organizaŃiei să
analizeze neconformităŃile pentru a determina dacă ele indică sau nu o deficienŃă generală a
sistemului aplicabilă unui alt sediu. Dacă se constată că este o deficienŃă generală a sistemului,
acŃiunile corective trebuie implementate şi verificate atât la sediul central cât şi la fiecare sediu
individual afectat. Dacă se constată că nu este o deficienŃă generală a sistemului, organizaŃia
trebuie să justifice limitarea auditului de urmărire a acŃiunilor corective.
Mapa de documente informative Pag. 35/35

3.5.2 ASRO OC-SM solicită dovezi obiective ale acestor acŃiuni şi măreşte frecvenŃa de
eşantionare şi/sau mărimea eşantionului până când se asigură că este restabilit controlul.
3.5.3 În orice moment al procesului de luare a deciziei, dacă orice sediu are o neconformitate,
certificarea este refuzată pentru întreaga reŃea de sedii aşteptându-se acŃiuni corective
satisfăcătoare.
3.5.4 Nu se admite ca, datorită existenŃa unei neconformităŃi la un singur sediu, organizaŃia să
elimine din domeniu certificării sediul respectiv în timpul procesului de certificare. O astfel de
excludere poate fi convenită numai în avans

3.6 EMITEREA CERTIFICATULUI/CERTIFICATELOR


3.6.1 Certificatul poate fi emis astfel încât să acopere sediile multiple cu condiŃia ca fiecare sediu
inclus în domeniul certificării să fi fost fie auditat individual de către ASRO OC-SM fie auditat
folosind abordarea pe bază de eşantionare.
3.6.2 ASRO OC-SM emite certificatul, clientului certificat, sub orice formă alege acesta.
3.6.3 Certificatul trebuie să conŃină numele şi adresa sediului central al organizaŃiei şi o listă cu
toate sediile cuprinse în certificare. Domeniul certificării trebuie să exprime clar că activităŃile
certificate sunt desfăşurate de către reŃeaua de sedii aflate pe listă. Dacă domeniul certificării
sediilor este emis doar ca o parte a domeniului general al organizaŃiei, trebuie clar definită
aplicabilitatea sa la toate sediile. Acolo unde sunt incluse în domeniu sedii temporare, astfel de
sedii trebuie identificate ca temporare în certificat.
3.6.4 Pentru fiecare sediu al organizaŃiei acoperit de certificare se poate emite un certificat cu
condiŃia ca el să conŃină acelaşi domeniu, sau un sub-domeniu al acelui domeniu, şi să conŃină
referiri clare la certificatul principal.
3.6.5 Certificatul va fi retras în întregime, dacă sediul central sau oricare din sedii nu îndeplineşte
cerinŃele necesare pentru menŃinerea certificării.
3.6.6 Lista sediilor se păstrează actualizată de către ASRO OC-SM. Prin urmare,
ASRO OC-SM solicită organizaŃiei să-l informeze despre închiderea oricărui sediui aflat sub
acoperirea certificării. Nefurnizarea de astfel de informaŃii va fi considerată de către ASRO OC-SM
drept o folosire abuzivă a certificării, şi ASRO OC-SM va acŃiona în consecinŃă
3.6.7 La o certificare existentă pot fi adăugate sedii suplimentare ca urmare a activităŃilor de
supraveghere, recertificare sau în urma extinderii domeniului certificării.

Reproducerea, multiplicarea şi distribuirea acestei Mape de documente Informative fără


acordul scris al ASRO este interzisă.