Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
1/35
ORGANISM DE CERTIFICARE
SISTEME DE MANAGEMENT
CUPRINS
Pagina
INTRODUCERE………………………………………………………………………………………….. ...3
INTRODUCERE
Prevederile din OrdonanŃa nr. 39/1998 privind activitatea de standardizare naŃională aprobată
cu modificări şi completări prin Legea nr. 355/2002 dau dreptul AsociaŃiei de Standardizare din
România să efectueze activităŃi de certificare a sistemelor de management şi dă dreptul de
utilizare a mărcii şi certificatului ASRO.
Planifică auditul
Acceptarea planului de audit şi a echipei de audit
Da
Demonstrează conformitatea cu cerinŃele,
Desfăşoară Stadiul 2 de audit la faŃa locului
Nu
Decizie asupra
certificării Efectuează acŃiuni corective
Da
Acordă Certificatul
Supraveghere
IV ActivităŃi de supraveghere
Auditurile de supraveghere se desfăşoară pe toată durata de valabilitate a certificării pentru ca
ASRO OC-SM să-şi menŃină încrederea că sistemul/sistemul integrat de management al clientului
certificat continuă să îndeplinească cerinŃele standardului/standardelor în conformitate cu care a
fost certificat, prin monitorizarea regulată, luând în considerare schimbările apărute la clientul
certificat.
Supravegherea se efectuează pe baza programului anual de supraveghere.
Prin auditurile de supraveghere se verifică:
• Modificări ale gradului de complexitate a activităŃii, dacă există;
• Elemente de menŃinere a sistemului prin analiza de management
• Urmărirea concluziilor rezultate în urma auditurilor interne şi analiza acŃiunilor întreprinse şi
acŃiuni preventive şi corective
• analiza efectuată de management
• Comunicarea cu părŃile externe interesate conform cerinŃelor standardului/standardelor pentru
sistemele de management
• auditarea acelor locaŃii în care s-au evidenŃiat neconformităŃi la etapa precedent;
• eficacitatea sistemului/sistemului integrat de management de a îndeplini obiectivele politicii
organizaŃiei
• Conformarea cu cerinŃele legale şi alte cerinŃe la care subscrie organizaŃia
• Modificările sistemului documentat
• Procesele incluse în domeniul de certificare
• evoluŃia activităŃilor planificate pentru îmbunătăŃirea continuă
• Modul de utilizare a certificatului si a mărcii ASRO
• analiza oricăror modificări în activitatea clientului
• tratarea reclamaŃiilor
• continuitatea controlului operaŃional
• evoluŃia activităŃilor planificate pentru îmbunătăŃirea continuă
• Zonele supuse modificării
ActivităŃile de supraveghere se realizează prin audituri la faŃa locului dar nu sunt în mod necesar
audituri complete de sistem
ASRO OC-SM desfăşoară la clienŃii certificaŃi aflaŃi în perioada de supraveghere audituri de
supraveghere programate şi audituri speciale, după caz.
Audituri de supraveghere programate
Supravegherea programată se face anual, conform procedurilor ASRO OC-SM. Prima
supraveghere programată are loc la 12 luni de la ultima zi a auditului etapa 2, iar următoarea la 24
luni. Certificarea este valabilă 3 ani. În cazul în care clientul solicită desfăşurarea auditului în
termen de ± 3 luni de la data la care este programat iniŃial auditul de supraveghere, acesta trebuie
să transmită în scris la ASRO OC-SM solicitarea de decalare a termenului şi o notă justificativă.
Intervalul de ± 3 luni acceptat cuprinde atât desfăşurarea auditului de supraveghere cât şi
redactarea raportului de audit şi luarea deciziei de menŃinere/suspendare/retragere a certificării.
RC întocmeşte programul anual de supraveghere pentru toŃi clienŃii certificaŃi. Acest program
trebuie să conŃină cel puŃin:
• perioada (luna) auditului de supraveghere
• echipa de audit
Programul anual de audit este actualizat atunci când se consideră necesar.
Cu 2 luni înainte de efectuarea auditului de supraveghere, conform programului anual, RC
contactează clientul certificat pentru stabilirea datei auditului şi pentru a transmite la
ASRO OC-SM documentaŃia actualizată (lista de aspecte de mediu, identificarea pericolelor şi
evaluarea riscurilor, cerinŃe legale, etc)
Cu 1 lună înainte de efectuarea auditului de supraveghere, conform programului anual, RC
contactează conducătorul echipei de audit şi îi pune la dispoziŃie documentaŃia şi informaŃiile
referitoare la problemele ce vor fi auditate
Conducătorul echipei de audit întocmeşte Planul de audit.
RC contactează clientul certificat pentru a obŃine acordul acestuia privind perioada auditului,
componenŃa echipei de audit şi planul de audit;
Confirmarea clientului certificat este transmisă la ASRO OC-SM.
Extinderea numărului de zile a auditului de supraveghere depinde de activităŃile critice şi de
raportul de audit anterior. În acest caz înainte de desfăşurarea auditului, RC încheie un act
adiŃional la contractul de certificare
Auditul de supraveghere se desfăşoară ca un audit de certificare iniŃială etapa 2 conform
paragrafului A/III/a/a2.
Ca rezultat al auditului de supraveghere, conducătorul echipei de audit elaborează Raportul de
Audit de supraveghere.
Echipa de audit analizează toate informaŃiile şi dovezile de audit şi convine asupra concluziilor
auditului şi le transmite la ASRO OC-SM.
Pe baza dovezilor obŃinute în timpul auditului conducătorul de audit alege una din cele trei
variante: - menŃinerea certificării
- menŃinerea certificării după verificarea dovezilor de închidere a neconformităŃilor
- efectuarea unui audit de urmărire a acŃiunilor corective
În cazul în care conducătorul echipei de audit semnalează observaŃii şi/sau neconformităŃi
organizaŃia va transmite la ASRO OC-SM un plan de acŃiuni corective (in care să specifice şi
cauzele care au condus la observaŃii/neconformităŃi) şi un program de implementare (în termen de
2 săptămâni de la data desfăşurării auditului).
După ce primeşte raportul de audit, RC verifică dosarul supravegherii şi completează formularul
“Fişă de urmărire a activităŃii de certificare”.
RC transmite Sinteza supravegherii împreună cu întregul dosar de certificare către CDE pentru
luarea deciziei.
DG ASRO aprobă şi semnează asupra suspendării / retragerii / restrângerii domeniul certificării, pe
baza deciziei CDE.
RC transmite clientului certificat raportul auditului de supraveghere şi notifică asupra deciziei de
menŃinere/ suspendare / retragere / restrângere a domeniului certificării.
În cazul unei decizii negative, clientul certificat este înştiinŃat că poate contesta decizia conform
prevederilor din Mapa de Documente Informative.
V Tratarea neconformităŃilor
o situaŃie în care există un dubiu asupra capacităŃii sistemului de a atinge politica şi obiectivele de
mediu ale organizaŃiei.
Neconformitate minoră - O deficienŃă minoră în conŃinutul unei cerinŃe din sistem faŃă de cerinŃa
din standardul de referinŃă, care nu împiedică funcŃionarea sistemului de management în
ansamblul său.
ObservaŃie - O declaraŃie a unui fapt evident, care nu poate fi înregistrată ca neconformitate, dar
care trebuie să fie investigată. Dacă nu sunt investigate toate observaŃiile este posibil ca pe viitor
să apară o neconformitate majoră sau minoră.
Urmărirea acŃiunilor corective se realizează prin verificarea modului de rezolvare a acŃiunilor
corective şi/sau prin audituri de urmărire.
Auditul de urmărire a acŃiunilor corective este un audit care se desfăşoară după caz în orice etapă
a procesului de certificare şi are drept scop verificarea modului de rezolvare a neconformităŃilor
prin întreprinderea de acŃiuni corective corespunzătoare.
Atunci când verifică o acŃiune corectivă, conducătorul echipei de audit trebuie să analizeze dacă
clientul a determinat corespunzător cauzele care au condus la neconformitate, acŃiunile corective
întreprinse pentru a se asigura că acestea au fost suficient corectate.
Pentru toate neconformităŃile identificate, clientul trebuie să stabilească un plan de acŃiuni
corective şi cauzele care au condus la neconformitate precum şi un program pentru
implementare şi să le transmită la ASRO OC-SM în termen de două săptămâni de la data
desfăşurării auditului.
Termenul permis de ASRO OC-SM pentru implementarea acŃiunilor corective este de maximum 13
săptămâni, indiferent de tipul de neconformitate.
Pentru neconformităŃile majore sau pentru neconformităŃile minore pentru care termenul de 13
săptămâni a fost depăşit, trebuie efectuat un audit de urmărire.
În cazul în care conducătorul echipei de audit consideră necesară o verificare la faŃa locului a
acŃiunilor corective, asemenea verificare trebuie efectuată până la următorul audit prevăzut prin
contract.
În toate cazurile în care se consideră necesară desfăşurarea unui audit de urmărire a acŃiunilor
corective, dacă nu există o rezolvare satisfăcătoare a neconformităŃilor (înainte sau în timpul
auditului), certificatul nu va fi emis sau va fi suspendat.
Conform procedurilor ASRO OC-SM, modul de tratare a neconformităŃilor în timpul auditului
(auditurilor) de urmărire a acŃiunilor corective este următorul:
Dacă o neconformitate majoră nu poate fi rezolvată sau redusă la un nivel de severitate echivalent
cu neconformitatea minoră, solicitantul trebuie să fie informat că certificatul (certificatele) va fi
suspendat (vor fi suspendate) sau nu i se va putea acorda certificatul (certificatele) în cadrul
certificării respective.
Dacă o neconformitate majoră nu a fost în totalitate corectată, dar prin acŃiunea sa clientul a redus
nivelul de severitate al acesteia la o neconformitate minoră, auditorul are posibilitatea de a întocmi
o nouă notă de neconformitate (minoră), dându-i posibilitatea solicitantului să întreprindă o altă
acŃiune corectivă şi să furnizeze dovezi obiective documentate ale acesteia.
În acest caz, nota de neconformitate majoră iniŃială şi raportul trebuie aprobat cu modificările
aferente pentru a arăta că nota de neconformitate iniŃială a fost încheiată şi există o neconformitate
minoră.
AcŃiunile corective pentru nota de neconformitate nou emisă trebuie să fie rezolvate în maximum 6
săptămâni (valabil numai pentru notele de neconformitate emise în timpul auditului de urmărire a
acŃiunilor corective).
Dacă neconformităŃile minore nu au fost rezolvate în maximum 13 săptămâni cât este perioada
limită şi dacă auditul de urmărire indică faptul că nu este posibilă eliminarea acestora, solicitantul
trebuie informat că certificatul (certificatele) va fi suspendat (vor fi suspendate) sau că nu i se va
putea acorda certificatul în cadrul certificării respective
VI Audituri de recertificare
RC anunŃă clientul certificat cu cel puŃin 3 luni înainte despre data încetării perioadei de valabilitate
a certificării. De asemenea, RC solicită clientului certificat să transmită la ASRO OC-SM în termen
de 2 săptămâni decizia managementului de la cel mai înalt nivel de începere a activităŃilor de
recertificare sau de renunŃare la certificare.
În cazul în care clientul certificat doreşte începerea activităŃilor de recertificare, RC transmite
clientului certificat spre completare formularele „Solicitare recertificare” şi „InformaŃii pentru
actualizarea datelor de certificare” în vederea elaborării ofertei de recertificare, a analizei solicitării
şi a noului contract/act adiŃional la contractul de certificare iniŃială, după caz.
Din analiza documentelor transmise RC trebuie să verifice dacă sunt schimbări semnificative în
sistemul/sistemul integrat de management, şi să decidă împreună cu managerul ASRO OC-SM
dacă auditul de recertificare se va desfăşura într-un singur stadiu sau două stadii.
În cazul în care nu se semnalează schimbări semnificative în sistemul/sistemul integrat de
management nu mai este necesară desfăşurarea etapaui 1 a auditului de recertificare,
conducătorul echipei de audit analizând numai documentaŃia sistemului, care a suferit modificări
pe parcursul ciclului anterior de certificare.
Prin auditul de recertificare echipa de audit trebuie să verifice gradul de evoluŃie a sistemului şi de
menŃinere a procedurilor, constatările auditurilor interne efectuate cât şi elementele generale ale
sistemului/sistemului integrat de management conform referenŃialului/referenŃialelor pentru a stabili
eficacitatea şi adecvanŃa sistemului/sistemului integrat de management la îndeplinirea obiectivelor
şi Ńintelor. De asemenea, prin aceste audituri de recertificare se verifică conformarea cu cerinŃele
legale şi cu alte cerinŃe aplicabile la care organizaŃia subscrie.
Auditul de recertificare se desfăşoară ca un audit de certificare iniŃială etapa 2 conform
paragrafului a2).
Ca rezultat al auditului de recertificare conducătorul echipei de audit elaborează Raportul de Audit
de recertificare. În cazul în care conducătorul echipei de audit semnalează neconformităŃi,
organizaŃia va transmite la ASRO OC-SM un plan de acŃiuni corective (in care să specifice şi
cauzele care au condus la neconformităŃi) şi un program de implementare (în termen de 2
săptămâni de la data desfăşurării auditului).
Conducătorul echipei de audit decide asupra necesităŃii efectuării unui audit de urmărire a
acŃiunilor corective întreprinse.
Dacă în timpul auditului de recertificare se constată neconformităŃi majore faŃă de documentele de
referinŃă şi dacă după auditul de urmărire a acŃiunilor corective (a se vedea audituri speciale) se
constată că neconformităŃile nu au fost rezolvate, DG ASRO, la decizia CDE, hotărăşte asupra
neacordării recertificării domeniului de certificare.
(A se vedea concluziile raportului de audit de recertificare)
După derularea auditului de recertificare şi întocmirea dosarului recertificării de către RC, dosarul
de recertificare este supus analizei CDE care ia decizia de acordare/neacordare a recertificării.
DG aprobă şi semnează certificatul pe baza deciziei CDE.
Decizia este notificată solicitantului de către managerul ASRO OC-SM.
Solicitantul poate face apel asupra deciziei în termen de 15 zile de la data primirii notificării.
În urma deciziei de acordare a recertificării se retrage vechiul certificat şi se eliberează altul având
acelaşi număr şi o perioadă de valabilitate de 3 ani din momentul luării deciziei de recertificare.
Acest certificat implică aceleaşi obligaŃii şi conferă aceleaşi drepturi ca în cazul certificării iniŃiale,
timp în care clientul certificat este supus auditurilor de supraveghere conform paragrafului d.
VII Audituri speciale
ASRO OC-SM iniŃiază audituri speciale la clienŃii certificaŃi aflaŃi în perioada de supraveghere în
următoarele situaŃii:
Clientul solicită extinderea domeniului de certificare
Extinderea domeniului de certificare ca urmare a solicitării clientului certificat se face de regulă
odată cu un audit de supraveghere.
Mapa de documente informative Pag. 13/35
Pe baza solicitării scrise din partea clientului certificat şi a completării formularului „InformaŃii
pentru actualizarea datelor de certificare (funcŃie de tipul extinderii: deschiderea de noi locaŃii,
diversificarea proceselor) RC efectuează o analiză a solicitării şi o analiză a solicitării.
În urma analizei solicitării ASRO OC-SM încheie un Act adiŃional la contractul de certificare deja
existent.
ASRO OC-SM informează şi transmite conducătorului echipei de audit toată documentaŃia
necesară. La solicitarea ASRO OC-SM conducătorul echipei de audit include în planul de audit şi
auditarea zonelor pentru care s-a solicitat extinderea domeniului de certificare. Modul de
desfăşurare a auditului este conform etapelor prezentate în capitolele 2, 3 şi 4.
În cazul în care clientul solicită extinderea de domeniu înainte de termenul stabilit pentru auditul de
supraveghere, echipa de audit va audita zonele din organizaŃie pentru care s-a solicitat extinderea
dar şi serviciile conexe acestora. Modul de desfăşurare a auditului este conform etapei 2.
Ca rezultat al auditului de extindere de domeniu, conducătorul echipei de audit elaborează
Raportul de Audit, prin utilizarea formularului de raport de audit pus la dispoziŃie de ASRO OC-SM.
Echipa de audit analizează toate informaŃiile şi dovezile de audit şi convine asupra concluziilor
auditului şi le transmite la ASRO OC-SM cu recomandarea:
- de extindere de domeniu de certificare
sau
- menŃinerea domeniului iniŃial de certificare.
După ce primeşte raportul de audit, RC verifică dosarul extinderii certificării şi îl transmite către
CDE pentru luarea deciziei de acordare a extinderii certificării.
DG ASRO aprobă şi semnează certificatul cu extinderea domeniului de certificare, pe baza deciziei
CDE în cazul acordării acesteia.
RC transmite clientului certificat raportul auditului de extindere şi notifică asupra deciziei de
extindere a domeniului de certificare/menŃinerii certificării fără extindere.
Dacă clientul certificat nu este satisfăcut de decizie, poate face apel în termen de 15 zile de la
notificare.
Auditurile neprogramate
Se iniŃiază în următoarele cazuri:
1. primirea reclamaŃiilor privind clienŃii certificaŃi
2. primirea reclamaŃiilor din partea părŃilor interesate sau din partea ASRO privind utilizarea
necorespunzătoare a certificatului şi a mărcii ASRO
3. modificări ce pot afecta conformitatea sistemului de management faŃă de
standardul/standardele de referinŃă, şi modificări ale condiŃiilor în care a fost acordată
certificarea, referitoare la:
- statutul legal al clientului certificat
- adresa (adresele) de contact
- organizare şi management
- domeniul operaŃiunilor din cadrul sistemului de management certificat
- modificări majore aduse sistemului de management şi proceselor.
4. în cazul în care auditul de supraveghere programat nu se desfăşoară în intervalul de timp
corespunzător din cauza clientului
RC notifică clientul certificat despre desfăşurarea auditului neprogramat cu indicarea datei de
desfăşurare şi a motivelor care au determinat acest audit special în cazurile 1,2 şi 4.
În cazul 3 clientul certificat este obligat prin contract să notifice ASRO OC-SM când se află într-una
din situaŃiile menŃionate.
Managerul ASRO OC-SM desemnează o altă echipă de audit decât aceea care a efectuat
auditurile la certificarea iniŃială.
RC înştiinŃează clientul certificat despre componenŃa echipa de audit şi transmite un plan de audit
pentru zona afectată
Auditul se desfăşoară conform paragrafului a2).
Ca rezultat al auditului neprogramat, conducătorul echipei de audit elaborează Raportul de Audit.
Echipa de audit analizează toate informaŃiile şi dovezile de audit şi convine asupra concluziilor
auditului şi le transmite la ASRO OC-SM cu recomandarea:
- menŃinerea domeniului iniŃial de certificare - în situaŃia 3
- de restrângere de domeniu de certificare - în situaŃia 1, 2, 4
- de suspendare a certificării - în situaŃia 1,2,4
- de retragerea certificării - în situaŃia 1,2,4
După ce primeşte raportul de audit, RC verifică dosarul auditului.
RC transmite dosarul de audit către CDE pentru luarea deciziei.
DG ASRO aprobă şi semnează referitor la extinderea domeniului de certificare /menŃinerea
certificării fără extindere, pe baza deciziei CDE.
RC transmite clientului certificat raportul auditului de supraveghere şi notifică decizia de menŃinere
a certificării/retragere/suspendare/restrângere a domeniului certificării.
Dacă clientul certificat nu este satisfăcut de decizie, poate face contestaŃie sau apel în termen de
15 zile de la notificare.
VIII Restrângerea domeniului de certificare, suspendarea sau retragerea certificării
ASRO OC-SM aplică următoarele tipuri de sancŃiuni:
Restrângerea domeniului de certificare
ASRO OC-SM restrânge domeniul de certificare clienŃilor certificaŃi aflaŃi în perioada de
supraveghere în următoarele situaŃii:
a. echipa de audit constată la auditul de supraveghere că anumite părŃi ale domeniului de
certificare nu mai îndeplinesc cerinŃele certificării iniŃiale,
b. echipa de audit constată la auditul de supraveghere sau audituri speciale eşecuri repetate
pentru un anumit domeniu de certificare în ceea ce priveşte îndeplinirea cerinŃelor
certificării iniŃiale
c. clientul certificat solicită restrângerea domeniului de certificare, datorită încetării activităŃii în
anumite secŃii de producŃie sau linii tehnologice
În cazul „c” clientul trebuie să notifice la ASRO OC-SM înaintea desfăşurării auditului de
supraveghere programată motivul restrângerii domeniului de certificare.
ASRO OC-SM transmite clientului un nou formular de „InformaŃii pentru actualizarea datelor de
certificare” pe baza căruia întocmeşte un act adiŃional la contractul de certificare cu menŃionarea
domeniul (domeniilor)şi /sau locaŃiei (locaŃiilor) rămase în procesul de certificare.
Procesul de certificare se desfăşoară conform auditului de supraveghere şi se emite un nou
certificat (alte certificate) din care sunt excluse domeniul (domeniile) şi /sau locaŃiei (locaŃiilor)
pentru care s-a solicitat restrângerea domeniului de certificare.
RC verifică dosarul de certificare cu toate informaŃiile relevante şi le prezintă către CDE în scopul
luării deciziei de restrângere a domeniul de certificare.
DG ASRO aprobă şi semnează certificatul emis în urma restrângerii domeniului certificării, pe baza
deciziei CDE.
RC notifică clientul asupra deciziei de restrângere a domeniului certificării.
Clientul certificat este înştiinŃat că poate contesta decizia conform prevederilor din Mapa de
Documente Informative.
ASRO OC-SM publică pe www asro.ro lista clienŃilor certificaŃi cărora li s-a restrâns domeniul de
certificare, cu domeniul/domeniile de certificare pentru care este valabil certificatul şi poate să
utilizeze marca ASRO.
Mapa de documente informative Pag. 15/35
Suspendare
ASRO OC-SM aplică sancŃiunea de suspendare pe o perioadă de maxim 6 luni clienŃilor certificaŃi
în următoarele cazuri:
a) Întreg sistemul de management nu mai este conform cerinŃelor iniŃiale de acordare a certificării
şi nu a notificat ASRO OC-SM.
b) Sistemul/sistemul integrat de management al clientului certificat are eşecuri repetate în
îndeplinirea cerinŃelor certificării iar acŃiunile corective întreprinse pentru stingerea
neconformităŃilor au fost necorespunzătoare sau au depăşit termenul prevăzut în MDI.
c) Clientul certificat a utilizat abuziv certificatului şi marca ASRO
d) Clientul nu se conformează modificărilor referitoare la regulile de certificare solicitate ASRO
OC-SM
e) Clientul certificat refuză desfăşurarea auditurilor de supraveghere
f) Clientul certificat refuză plata obligaŃiilor financiare pentru activitatea de supraveghere
g) La solicitarea clientului.
Pe durata suspendării, certificarea întregului sistem de management al clientului este temporar
invalidată.
ASRO OC-SM trimite o notificare clientului menŃionând data de suspendare a certificatului
(certificatelor) şi perioada de suspendare menŃionând că din acel moment clientul nu mai are
dreptul să facă referire la certificare şi la marca ASRO.
În timpul perioadei de suspendare organizaŃia nu trebuie să utilizeze certificatul (certificatele) şi
marca ASRO. Certificatul (certificatele) se înapoiază la ASRO OC-SM în maximum 7 zile de la
data notificării şi marca nu se mai aplică.
Dacă în timpul perioadei de suspendare nu se elimină neconformitatea (neconformităŃile), se
retrage dreptul de utilizare a certificatului (certificatelor) şi a mărcii ASRO.
În cazurile de la a până la e se iniŃiază un audit special după caz conform auditurilor de
supraveghere şi DG aprobă ridicarea suspendării/retragerea certificării pe baza deciziei CDE
În cazul f suspendarea se ridică numai după ce clientul a achitat factura.
ASRO OC-SM publică pe www.asro.ro informaŃia privind organizaŃia căreia i s-a suspendat
certificatul (certificatele), perioada de suspendare şi motivul.
Suspendarea se ridică numai după ce clientul certificat elimină neconformitatea (neconformităŃile)
pentru care i s-a suspendat dreptul de utilizare al certificatului. În termen de 7 zile ASRO OC-SM
înapoiază clientului certificatul.
Retragerea domeniul de certificare
ASRO OC-SM retrage certificarea şi dreptul de utilizare a mărcii ASRO în următoarele cazuri:
a clienŃii certificaŃi nu pot demonstra eliminarea neconformităŃilor în termen de 3 luni de la
data notificării aplicării sancŃiunii
b clienŃii certificaŃi renunŃă la certificare înainte de expirarea termenului de valabilitate a
certificatului şi anunŃă în scris ASRO OC-SM
c clientul certificat nu respectă contractul de certificare încheiat între părŃi
d clientul certificat îşi pierde personalitatea juridică sau este în faliment.
ASRO OC-SM trimite o notificare clientului menŃionând data de la care i se retrage dreptul de
utilizare a certificatului (certificatelor) şi marca ASRO menŃionând că din acel moment clientul nu
mai are dreptul să facă referire la certificare şi la marca ASRO.
După notificare, organizaŃia nu are voie să utilizeze certificatul (certificatele) şi marca ASRO.
Certificatul (certificatele) se înapoiază la ASRO OC-SM în maximum 7 zile de la data notificării şi
marca nu se mai aplică
Notificarea clientului certificat referitor la sancŃiunea aplicată
Clientul certificat este notificat în scris şi sancŃiunea se aplică de la data stabilită.
Clientul certificat poate face apel împotriva deciziei de sancŃionare, pe baza dovezilor
documentate, la Comisia de tratare a apelurilor
Clientul certificat are acces la documentele relevante pe baza cărora s-a luat decizia de
sancŃionare. În timpul perioadei de apel se aplică sancŃiunea prevăzută.
ASRO OC-SM publică pe www.asro.ro informaŃia privind organizaŃia căreia i s-a retras
certificarea şi dreptul de utilizare a mărcii ASRO.
Mapa de documente informative Pag. 17/35
B DREPTURI ŞI OBLIGAłII
B.1 DREPTURILE ŞI OBLIGAłIILE CLIENTULUI
B.1.1 Drepturi
a) să aibă acces, într-un mod nediscriminatoriu, la serviciile ASRO OC-SM, la informaŃiile şi
documentaŃia relevantă pentru a i se acorda certificarea iniŃială/menŃinerea certificării /extinderea
de domenii de certificare / recertificarea;
b) să fie informat în timp util despre modificările criteriilor de acordare a certificatului
(certificatelor) şi a mărcii ASRO precum şi a documentelor, dacă acestea ar putea afecta
desfăşurarea activităŃii de certificare;
c) să cunoască documentele utilizate de ASRO OC-SM în procesul de certificare (de
exemplu: MDI, planul de audit, programul de supraveghere rapoarte de audit etc.);
d) să cunoască componenŃa echipei de audit şi să fie/să nu fie de acord cu aceasta;
e) să facă observaŃii documentate referitoare la raportul de audit;
f) să ceară o extindere a domeniului certificării;
g) să-şi poată prezenta punctul de vedere înainte de luarea deciziei finale de suspendare sau
retragere a certificatului (certificatelor);
h) clientul căruia i s-a acordat certificatul (certificatele), denumit “client certificat”, poate utiliza
certificatul (certificatele) numai în sediile pentru care i-a fost emis (emise) şi numai pe domeniile de
certificare consemnate pe certificat;
i) clientul certificat poate să facă referire la certificatul (certificatele) şi/sau marca ASRO în
următoarele documente: corespondenŃa lor, publicaŃii, articole promoŃionale şi broşuri, cu condiŃia
ca aceste documente să se refere la produsele şi serviciile fabricate/furnizate în sistemul integrat
de management de mediu/al sănătăŃii şi securităŃii ocupaŃionale certificat;
j) să utilizeze certificatul (certificatele) ca instrument de promovare pentru reclamă;
k) să renunŃe la dreptul de utilizare a certificatului (certificatelor) înainte de sfârşitul perioadei
de valabilitate;
l) să facă apel la decizia DG al ASRO;
m) să facă apel la oricare alte decizii a ASRO OC-SM;
n) să solicite în avans informaŃiile pe ASRO OC-SM doreşte să le publice
o) in cazul in care clientul cere anumite explicaŃii privind programul specific de certificare,
acestea vor fi analizate de experŃii tehnici ai ASRO OC-SM şi publicate pe pagina www:asro.ro.
p) au dreptul să renunŃe la certificare înainte de expirarea termenului de valabilitate a
certificatului (certificatelor) cu condiŃia să anunŃe în scris ASRO OC-SM
B.1.2 ObligaŃii
a) să permită efectuarea auditurilor de supraveghere programate şi a auditurilor de speciale;
b) să Ńină sub control activităŃile pentru care a fost acordata certificarea, pentru a menŃine
condiŃiile iniŃiale care au condus la emiterea certificatului (certificatelor);
c) să înregistreze dovezile şi să permită controlul la solicitarea ASRO OC-SM, pe durata
activităŃii de supraveghere;
d) să asigure păstrarea confidenŃialităŃii informaŃiilor obŃinute în cursul activităŃilor de
certificare inclusiv a informaŃiilor din Mapa de documente informative
e) să notifice la ASRO OC-SM orice modificare referitoare la:
- statutul legal, comercial, organizaŃional sau proprietatea (în termen de maximum 15 zile)
- organizare şi management
- adresă de contact şi locaŃii
- domeniul operaŃiunilor din cadrul sistemului de management certificat
- modificări majore aduse sistemului de management şi proceselor (domeniul de certificare,
documentaŃia sistemului, organigrama);
C RECLAMAłII ŞI APELURI
ReclamaŃii
ReclamaŃiile se pot referi la:
a) Activitatea ASRO OC-SM şi ⁄ sau echipa de audit
b) ActivităŃile/produsele/serviciile organizaŃiilor certificate
c) Utilizarea certificatelor şi a mărcii ASRO de către clienŃii certificaŃi
Sunt luate în considerare reclamaŃiile primite în scrisori recomandate sau cu confirmare de primire
sau depuse direct la sediul ASRO OC-SM cu număr de înregistrare, transmise prin ,e-mail, fax.
Reclamantul trebuie să se identifice prin nume, adresă, semnătură, ştampilă etc.
ReclamaŃia trebuie să conŃină cel puŃin:
• identificarea completă a celui care a făcut reclamaŃia, a organizaŃiei din care face parte
reclamantul şi posibilităŃile de contact (telefon, fax, e-mail etc).
• natura şi descrierea clară a obiectului reclamaŃiei
ReclamaŃiile sunt înregistrate de către RSM în Registrul reclamaŃiilor şi le supune spre analiză
managerului schemei de certificare.
Managerul schemei de certificare analizează reclamaŃiile şi desemnează persoanele responsabile
cu tratarea lor. Termenul limită de transmitere a răspunsului cu privire la decizie este de 30 de zile
(data poştei) şi trebuie notificat printr-o adresă, prin scrisoare recomandată cu confirmare de
primire.
Pentru orice situaŃie divergentă care apare pe timpul derulării unui contract de certificare
referitoare la activitatea sau echipa de audit a ASRO OC-SM se încearcă găsirea unei soluŃii de
rezolvare pe cale amiabilă. Managerul schemei de certificare desemnează o persoană
responsabilă care să gestioneze situaŃia apărută. În acest sens, persoana desemnată ca
responsabil convoacă la sediul ASRO OC-SM o şedinŃă de conciliere la care participă:
- din partea reclamantului: reprezentantul managementului de la cel mai înalt nivel + 1 persoană
care are cunoştinŃe privind standardul de referinŃă
- din partea ASRO OC-SM conducătorul echipei care a desfăşurat auditul la reclamant + 1 auditor
care nu a participat la auditul la reclamant (independent) + 1 expert tehnic pe domeniul
reclamantului
RSM al ASRO OC-SM asigură secretariatul şedinŃei şi întocmeşte procesul verbal.
Persoana desemnată de ASRO OC-SM transmite ordinea de zi şi convoacă persoanele implicate
cu 7 zile înainte de desfăşurarea şedinŃei de conciliere.
ŞedinŃa este condusă de managerul schemei de certificare care prezintă motivul convocării
şedinŃei. Se dă cuvântul pe rând reprezentantului reclamantului (pentru a-şi susŃine reclamaŃia şi a
prezenta dovezi) şi conducătorului echipei care a desfăşurat auditul la reclamant (pentru a
prezenta motivele care au condus la reclamaŃie). Dacă conducătorul echipei care a desfăşurat
auditul la reclamant nu poate participa la şedinŃa de conciliere, îşi transmite în scris punctul de
vedre. Auditorul independent împreună cu expertul tehnic analizează motivaŃiile celor 2 părŃi şi
recomandă CDE acceptarea/neacceptarea reclamaŃiei. Decizia finală este luată de CDE.
Persoana responsabilă din partea ASRO OC-SM înştiinŃează în 15 zile reclamantul despre
hotărârea CDE.
Dacă reclamaŃiile se referă la produse/activităŃi/servicii ale unui client certificat, managerul
schemei de certificare informează clientul certificat despre reclamaŃie în termen de 5 zile şi în urma
analizei poate să iniŃieze, dacă este necesar, o supraveghere neprogramată la clientul certificat
reclamat. Necesitatea supravegherii se stabileşte de către managementul schemei de certificare în
urma analizei informaŃiilor colectate de RC.
Apeluri
Apelurile se pot face împotriva:
a) Deciziei CDE de neacordare sau acordare în anumite condiŃii specifice a certificării;
b) SancŃiunilor impuse de ASRO OC-SM referitoare la dreptul de utilizare a mărcii ASRO şi a
certificatului de către clientul certificat;
c) Suspendării, restrângerii domeniul de certificare sau retragerii certificării;
d) Oricăror altor decizii ale ASRO OC-SM.
Sunt luate în considerare apelurile primite în scrisori recomandate sau cu confirmare de primire,
sau depuse direct la sediul ASRO cu număr de înregistrare. Apelantul trebuie să se identifice prin
nume, adresă, semnătură, ştampilă etc.
Apelul trebuie să conŃină cel puŃin:
• identificarea completă a celui care a făcut apelul, a organizaŃiei din care face parte şi
posibilităŃile de contact (telefon, fax, e-mail etc).
• descrierea clară a obiectului apelului
Apelurile sunt înregistrate de către RSM în Registrul de evidenŃă corespondenŃă şi înştiinŃează
managerul schemei de certificare şi Preşedintele CTA. De asemenea RSM confirmă apelantului
primirea apelului printr-o scrisoare cu confirmare de primire.
Comisia de tratare a apelurilor se întruneşte la convocarea Preşedintelui, în maximum 15 zile de la
primirea notificării apelantului privind decizia de neacordare/suspendare/anulare a Certificatului.
Convocarea CTA se face de către Preşedinte, în scris, prin intermediul RSM, cu cel puŃin
7 zile înainte de desfăşurarea şedinŃei. Scrisoarea de convocare cuprinde locul, data şi ora,
precum şi ordinea de zi a şedinŃei. Dacă după convocare nu s-a reuşit întrunirea numărului statutar
de membri ai CTA se face o nouă convocare în termen de 5 zile.
RSM furnizează apelantului rapoarte referitoare la etapa tratării apelului cu termenele stabilite
pentru şedinŃele CTA în acelaşi timp invitându-l să participe la dezbaterea apelului .
Decizia este luată cu o majoritate de 2/3 din numărul membrilor fără votul Preşedintelui. În cazul
unui vot egal, votul preşedintelui este decisiv.
RSM, redactează procesul verbal al şedinŃei şi deciziile luate, asigură secretariatul Comisiei de
tratare a apelurilor.
În termen de 10 zile de la şedinŃă, RSM notifică apelantului decizia finală.
Decizia se consideră finală şi se notifică reclamantului în termen de 10 zile după ce este semnată
de către preşedintele CAI. În adresa de notificare se specifică dacă decizia este luată de CTA sau
CAI.
RSM păstrează toate înregistrările privind apelurile, procesele verbale ale şedinŃelor comisiei de
tratare a apelurilor, precum şi adresele de notificare, în dosarul de certificare.
Un apel este considerat rezolvat atunci când clientul a fost notificat despre decizia luată şi
documentele relevante arhivate imediat după notificare. Documentele se păstrează timp de 10 ani.
Mapa de documente informative Pag. 21/35
SituaŃiile în care încetează dreptul de utilizare a certificatului (certificatelor) şi mărcii ASRO, altele
decât cele în care se aplică sancŃiuni, sunt:
1) standardul de referinŃă nu mai este în vigoare
2) În urma revizuirii standardului, deŃinătorul de certificat doreşte/nu doreşte înnoirea
certificării sistemului integrat de management de mediu/al sănătăŃii şi securităŃii ocupaŃionale,
conform noilor cerinŃe ale standardelor
3) La sfârşitul perioadei de valabilitate a certificatului (certificatelor)
4) La cererea clientului certificat, indiferent de motivul pe care acesta îl invocă
În acest caz, ASRO OC-SM aplică procedura de anulare. ASRO OC-SM notifică clientul certificat
asupra acŃiunilor pe care trebuie să le întreprindă.
În toate situaŃiile prezentate mai sus (1-4), clientul certificat trebuie:
• Să transmită certificatul (certificatele) la ASRO OC-SM
• Să înceteze, imediat după primirea notificării, utilizarea certificatului (certificatelor) şi mărcii
ASRO pe documente şi utilizarea drepturilor colaterale.
RSM înregistrează anularea dreptului de utilizare a certificatului (certificatelor) şi motivul acestei
decizii în Registrul certificatelor şi se publică pe www.asro.ro.
Mapa de documente informative Pag. 23/35
SR EN ISO 22000:2005
Certificat nr.......
Fig. 1
SR EN ISO 9001:2008
Certificat nr. .......
SR EN ISO 14001:2005
Certificat nr. .......
SR EN ISO 50001:2011
Certificat nr. ......
SR OHSAS 18001:2008
Certificat nr. .....
SR EN ISO 22000:2005
Certificat nr. .....
SR ISO/CEI 27001:2006
Certificat nr.....
Fig. 2
Titularii care au obŃinut certificarea unui sistem de management integrat de la ASRO OC-SM pot
utiliza simbolul din Fig. 2 .
Simbolurile prezentate în Fig. 1 şi Fig. 2 constau din marca ASRO sub care se amplasează
standardul/standardele de referinŃă, urmat/e de numărul certificatului acordat.
Marca prezentată în Fig. 1/ Fig. 2 (inclusiv nr. de certificat şi referenŃial) se aplică, după caz, pe
corespondenŃă, publicaŃii, materiale publicitare şi articole promoŃionale pe perioada în care
organizaŃia este certificată.
Clientul certificat trebuie să utilizeze numai simbolul grafic.
Mapa de documente informative Pag. 25/35
Culoarea triunghiului din componenŃa mărcii este albastru, iar ,,ASRO’’ are forma si culoarea
prezentate în Fig. 1 / Fig. 2. Clientul certificat poate utiliza pe documente şi marca în tonuri de gri,
cu condiŃia ca marca să fie distinctă în context.
PUBLICITATE
Clientul certificat poate face orice publicitate, promovare sau informare în relaŃiile sale comerciale,
referindu-se la dreptul său de utilizare a mărcii ASRO, cu condiŃia menŃionării clare, fără nici o
confuzie, a serviciilor sau activităŃilor pentru care i s-a acordat acest drept.
Publicitatea pe care o face clientul certificat propriilor servicii, făcând referiri la certificat şi dreptul
de utilizare a mărcii ASRO, nu implică nici o aprobare din partea ASRO sau tarife suplimentare.
Pentru a Ńine sub control clienŃii certificaŃi din punct de vedere al utilizării mărcii, ASRO OC-SM
transmite odată cu notificarea şi cu certificatul şi marca ASRO in format jpg (pe dischete sau
informatic)
F TARIFE, PUBLICAłII
TARIFE
Conform prevederii acestui document şi a contractului de certificare pentru toate activităŃile
susŃinute de ASRO OC-SM, clientul trebuie să achite valoarea facturii emise de ASRO OC-SM
înaintea desfăşurării fiecărei etape.
Pentru contractele care sunt deja încheiate, modificările pot fi făcute numai cu acordul părŃilor şi
printr-un act adiŃional la contract.
Tarifele sunt exprimate în lei, nu se modifică pe perioada de valabilitate a certificatului şi se aplică
tuturor clienŃilor într-o maniera nediscriminatorie.
Costurile suplimentare apar ca o consecinŃă a neîndeplinirii obligaŃiilor contractuale de către client/
client certificat şi vor fi plătite de aceştia.
PUBLICAłII
ASRO OC-SM menŃine şi face accesibile publicului şi furnizează la cere informaŃii corecte, fără a
induce în eroare clienŃii potenŃiali sau certificaŃi.
ASRO OC-SM face accesibile publicului informaŃii referitoare la:
- Schema/schemele de certificare; procesele de audit şi de certificare pentru
acordarea/menŃinerea, extinderea, recertificarea, restrăngerea, suspendarea sau retragerea
certificării
- InformaŃii despre certificările acordate, suspendate sau retrase;
- Alte informaŃii relevante referitoare la serviciile ASRO OC-SM, pentru potenŃialii clienŃi
ASRO OC-SM furnizează la cere informaŃii detaliate referitoare la
- Procesele de audit şi de certificare pentru acordarea/menŃinerea, extinderea, recertificarea,
restrăngerea, suspendarea sau retragerea certificării
- InformaŃii detailate despre clienŃii certificaŃi, numai după obŃinerea unui acord scris din partea
acestora,
- modul de confirmare a validităŃii unei certificări acordate
InformaŃii referitoare la schema de certificare a ASRO OC-SM
În scopul asigurării unei transparenŃe a procesului de audit şi de certificare,
ASRO OC-SM publică următoarele informaŃii:
• InformaŃii generale despre certificarea sistemului/sistemului integrat de management;
• Reguli pentru utilizarea certificatului (certificatelor) şi mărcii ASRO;
• InformaŃii referitoare la orice modificare în schema de certificare;
• InformaŃii referitoare la revizuirea/anularea unui document de referinŃă pentru schemele de
certificare
• Orice altă informaŃie suplimentară care poate să intereseze clientul potenŃial sau clientul
certificat;
InformaŃii referitoare la clienŃii certificaŃi
ASRO publică:
- Lista clienŃilor certificaŃi cu date de identificare, domeniu certificat, data obŃinerii certificării şi
data expirării;
- SancŃiuni, penalităŃi şi suspendări aplicate clienŃilor certificati;
- Certificate anulate şi retrase
- Ridicarea sancŃiunilor şi suspendărilor pentru deŃinătorii de certificat;
- Lista clienŃilor certificaŃi cărora li s-a retras dreptul de a utiliza Certificatul (certificatele) şi
marca ASRO.
Aceste informaŃii se publică sub formă de liste care trebuie să conŃină următoarele:
- Clientul certificat (nume, adresă);
Reproducerea, multiplicarea şi distribuirea acestei Mape de documente Informative fără
acordul scris al ASRO este interzisă.
Mapa de documente informative Pag. 28/35
ANEXA 1
PREVEDERI SUPLIMENTARE LA CERTIFICARE
1 GENERALITĂłI
ANEXA 2
ANALIZAREA CAUZEI OBSERVAłIILOR/NECONFORMITĂłILOR
FORMULAREA NC …/…
NCF
CATEGO
NECONFORMITATE/OBSERVAłIE
Anexa 3
ABORDAREA CERTIFICĂRII PRIN EŞANTIONARE LA ORGANIZAłIILE CU SEDII MULTIPLE
1 DefiniŃii
OrganizaŃia cu Sedii Multiple o organizaŃie care îşi desfăşoară activitatea în mai multe sedii
dar care nu este obligatoriu să fie o persoană juridică unică. Trebuie ca toate sediile să aibă o
relaŃie legală sau contractuală cu sediul central şi să fie incluse într-un sistem comun de
management documentat, supus unei continue supravegheri şi auditurilor interne efectuate de
către sediul central. Aceasta înseamnă că sediul central are dreptul de a solicita implementarea de
acŃiuni corective în orice sediu atunci când este necesar.
Sediu Amplasament permanent în care o organizaŃie desfăşoară lucrări sau servicii
Un sediu poate include întreg terenul pe care se desfăşoară activităŃi aflate sub controlul unei
organizaŃii aflate pe un amplasament dat, incluzând orice depozit conex sau asociat de materii
prime, subproduse, produse intermediare,produse finite şi deşeuri, şi orice echipament sau
infrastructură implicată în activităŃi, indiferent că sunt fixe sau nu.
Când legea o impune, trebuie aplicate definiŃiile stabilite de autorităŃile naŃionale sau locale.
Dacă nu se poate defini un sediu (ex. pentru servicii), acoperirea certificării trebuie să ia în
considerare atât activităŃile sediului central cât şi furnizarea serviciilor sale.
Acolo unde este relevant, se poate decide ca auditul de certificare să se desfăşoare numai în
locurile în care organizaŃia îşi furnizează serviciile. În astfel de cazuri trebuie identificată şi auditată
orice interfaŃă cu sediul central.
Sediu temporar Sediu amenajat de organizaŃie în scopul desfăşurării de lucrări sau servicii
specifice pentru o perioadă de timp finită şi care nu va deveni niciodată sediu permanent (ex. sediu
în domeniul construcŃiilor).
În scopul furnizării de dovezi despre funcŃionarea şi eficacitatea sistemului de management, sediile
temporare pot fi incluse în domeniul certificării organizaŃiei cu sedii multiple în urma unei înŃelegeri
între organismul de certificare şi organizaŃie.
Sedii suplimentare Un nou sediu sau un grup de sedii care vor fi adăugate la o reŃea certificată
de sedii multiple.
OrganizaŃie cu sedii multiple OrganizaŃie având identificată o funcŃie centrală (numită sediu
central – dar nu obligatoriu comandamentul organizaŃiei) în cadrul căreia anumite activităŃi sunt
planificate, controlate sau manageriate şi o reŃea de sedii locale sau sucursale (sedii) în cadrul
cărora astfel de activităŃi se desfăşoară integral sau parŃial
2 CONDIłII DE ELIGIBILITATE PENTRU EŞANTIONARE
CondiŃiile pe care trebuie să le îndeplinească o organizaŃie pentru a fi eligibilă în scopul aplicării
procedurii de eşantionare:
2.1 Sistemul de management trebuie să fie sub un plan controlat şi administrat de sediul
central şi să facă obiectul unei analize de management de la sediul central.
Toate sediile relevante (inclusiv funcŃia administraŃiei centrale) trebuie să fie incluse într-un
program de audit intern al organizaŃiei şi toate trebuie să fie auditate înainte ca ASRO OC-SM să
demareze auditul de certificare.
2.2 Sediul central al organizaŃiei trebuie să dovedească faptul că a implementat un sistem de
management în conformitate cu standardul de referinŃă ales şi că întreaga organizaŃie satisface
cerinŃele acestui standard, inclusiv legislaŃia relevantă aplicabilă.
2.3 OrganizaŃia trebuie să demonstreze capacitatea de a colecta şi analiza informaŃii (incluzând
dar nelimitându-se la cele prezentate mai jos) de la toate sediile inclusiv de la sediul central
privind :
- DocumentaŃia sistemului şi schimbările în sistem;
Reproducerea, multiplicarea şi distribuirea acestei Mape de documente Informative
fără acordul scris al ASRO este interzisă.
Mapa de documente informative Pag. 33/35
Sediul central trebuie auditat în timpul fiecărui audit iniŃial sau de recertificare şi cel puŃin anual în
timpul supravegherilor.
Mărimea (sau frecvenŃa) auditării eşantionului cresc în funcŃie de următorii factori:
a) Mărimea sediului şi numărul de angajaŃi (ex. mai mult de 50 de angajaŃi într-un
sediu);
b) Complexitatea sau nivelul de risc al activităŃii şi a sistemului de management;
c) VariaŃiile în practicile de muncă (ex. munca în schimburi);
d) VariaŃiile în activităŃile întreprinse;
e) SemnificaŃia şi amploarea aspectelor de mediu şi a impacturilor asociate
f) Înregistrări ale reclamaŃiilor şi alte aspecte relevante privind acŃiunile corective şi
preventive;
g) Orice aspect multinaŃional; şi
h) Rezultatele auditurilor interne şi ale analizei efectuate de management
Atunci când organizaŃia are un sistem ierarhic de sucursale (ex. sediu central, sedii naŃionale, sedii
regionale, sucursale locale), modelul de eşantionare pentru auditul iniŃial aşa cum a fost definit mai
sus se aplică pentru fiecare nivel.
3.3 Sedii suplimentare
În cazul în care unei reŃele de sedii multiple deja certificată i se adaugă un nou grup de sedii,
fiecare nou grup este considerat ca independent pentru determinarea mărimii eşantionului. După
includerea noului grup în certificat, noile sedii sunt cumulate cu cele precedente pentru stabilirea
mărimii eşantionului pentru viitoarele supravegheri sau pentru auditurile de recertificare
3.4 Auditul de certificare iniŃială/supraveghere/recertificare
Etapa 1 de audit cuprinde activităŃile de la sediul central, pentru a exista certitudinea că se aplică
un singur SM pentru toate sediile şi există un management central la nivel operaŃional. După
auditul la sediul central are loc selectarea eşantionului reprezentativ de sedii care va fi supus
certificării.
Sediul central este auditat în timpul fiecărui audit iniŃial sau de recertificare şi cel puŃin anual ca
parte a activităŃii de supraveghere.
Auditurile de supraveghere trebuie să:
o includă vizita la sediul central al organizaŃiei
o acopere într-un timp rezonabil toate sediile organizaŃiei, conform metodei de
eşantionare a ASRO OC-SM
o respecte factorii de selecŃie şi formula pentru numărul minim de sedii, menŃionată
mai sus.
3.5 NECONFORMITĂłI
Tratarea neconformităŃilor se face Ńinând cont de anumite aspecte specifice organizaŃiilor cu sedii
multiple, după cum urmează:
3.5.1 Atunci când sunt depistate neconformităŃi, la orice sediu individual, atât prin auditul intern
al organizaŃiei cât şi în urma auditării de către organismul de certificare, trebuie investigat pentru a
determina dacă şi alte sedii pot fi afectate. Prin urmare, ASRO OC-SM solicită organizaŃiei să
analizeze neconformităŃile pentru a determina dacă ele indică sau nu o deficienŃă generală a
sistemului aplicabilă unui alt sediu. Dacă se constată că este o deficienŃă generală a sistemului,
acŃiunile corective trebuie implementate şi verificate atât la sediul central cât şi la fiecare sediu
individual afectat. Dacă se constată că nu este o deficienŃă generală a sistemului, organizaŃia
trebuie să justifice limitarea auditului de urmărire a acŃiunilor corective.
Mapa de documente informative Pag. 35/35
3.5.2 ASRO OC-SM solicită dovezi obiective ale acestor acŃiuni şi măreşte frecvenŃa de
eşantionare şi/sau mărimea eşantionului până când se asigură că este restabilit controlul.
3.5.3 În orice moment al procesului de luare a deciziei, dacă orice sediu are o neconformitate,
certificarea este refuzată pentru întreaga reŃea de sedii aşteptându-se acŃiuni corective
satisfăcătoare.
3.5.4 Nu se admite ca, datorită existenŃa unei neconformităŃi la un singur sediu, organizaŃia să
elimine din domeniu certificării sediul respectiv în timpul procesului de certificare. O astfel de
excludere poate fi convenită numai în avans