Semnarea electronică a documentelor

în relațiile de muncă

Cuprins
Reglementare.......................................................................................................................................... 1
Probleme privind folosirea semnăturii electronice ................................................................................ 3
Tipurile de semnătură electronică .......................................................................................................... 4
Obținerea semnăturii electronice ........................................................................................................... 5
Procedura pentru utilizarea semnăturii electronice ............................................................................... 5

Reglementare

Semnătura electronică este reglementată la nivel european prin Regulamentul (UE) nr. 910/2014 al
Parlamentului European și al Consiliului din 23 iulie 2014 privind identificarea electronică și serviciile
de încredere pentru tranzacțiile electronice pe piața internă și de abrogare a Directivei 1999/93/CE.
Acesta a devenit obligatoriu pentru toate statele membre ale Uniunii Europene din 1 iulie 2016. Se
mai numește și Regulamentul eIDAS.

Art 272 din Codul de procedură civilă prevede că înscrisul sub semnătură privată este acela care
poartă semnătura părților, indiferent de suportul său material. Așadar, un înscris electronic căruia i
se atașează o semnătură electronică calificată este un înscris sub semnătură privată, conform art.
272 CPC, deoarece poartă echivalentul semnăturii olografe pentru înscrisurile pe hârtie.

De asemenea, potrivit OUG 38/2020, art. 5 „Începând cu data intrării în vigoare a prezentei
ordonanțe de urgență, autoritățile și instituțiile publice au obligația primirii înscrisurilor semnate cu
semnătură electronică.”

OUG 36/2021 așa cum a fost aprobată cu modificări prin Legea 208/2021, a introdus în art.16 Codul
Muncii Republicat 2011 mai alineatele 11-18, în care se menționează că angajatorul poate opta
pentru utilizarea semnăturii electronice, semnăturii electronice avansate sau semnăturii
electronice calificate ori a sigiliului electronic al angajatorului, pentru întocmirea tuturor
înscrisurilor/documentelor din domeniul relațiilor de muncă rezultate la încheierea contractului
individual de muncă, pe parcursul executării acestuia sau la încetarea contractului individual de

www.rubinian.com 1
muncă, în condițiile stabilite prin regulamentul intern și/sau contractul colectiv de muncă aplicabil,
potrivit legii.

Astfel, părțile pot opta să utilizeze la încheierea, modificarea, suspendarea sau, după caz, la
încetarea contractului individual de muncă semnătura electronică avansată sau semnătura
electronică calificată.

Exemple de acte din domeniul muncii care pot fi ținute în format electronic:

• Contractul individual de muncă şi actele adiţionale,

• Acordul pentru ţinerea evidenţei muncii pentru salariaţii mobili, salariaţii cu munca la
domiciliu şi salariaţii anumitor firme,

• Documentele legate de cercetările şi sancţiunile disciplinare,

• Notificarea scrisă privind încetarea contractului individual de muncă în timpul sau la finalul
perioadei de probă,

• Decizia de încetare automată a unui contract individual de muncă,

• Decizia de concediere,

• Notificarea privind intenţia de a face concedieri colective,

• Notificarea de demisie, etc.

Oricum, conform Regulamentului eIDAS, art. 272 CPC și OUG 38/2020, puteți semna electronic orice
act emis de organizația dvs., inclusiv cele adresate ITM sau altor instituții, dacă respectați legislația în
vigoare. Dacă actul trebuie semnat și de alte părți (angajați etc.), toți trebuie să îl semneze electronic
(nu pot fi obligați să facă acest lucru). Toate părțile semnatare trebuie să folosească fie semnătura
olografă, fie cea electronică.

Angajatorul poate suporta, pentru el și pentru angajații săi, în vederea îndeplinirii obligațiilor legale
menționate în OUG 36/2021 așa cum a fost aprobată cu modificări prin Legea 208/2021, cheltuielile
pentru achiziționarea semnăturilor electronice avansate sau semnăturilor electronice calificate
utilizate pentru semnarea înscrisurilor/documentelor din domeniul relațiilor de muncă/securității și
sănătății în muncă. Cheltuielile efectuate de angajator în acest scop reprezintă cheltuieli deductibile
pentru determinarea rezultatului fiscal.

Procedura pentru utilizarea semnăturii electronice trebuie reglementată în Regulamentul Intern

și/sau Contractul Colectiv de Muncă la Nivel de Unitate, conform art. 17, alineat 3, litera o) Codul
Muncii Republicat 2011. Sugerăm reglementarea doar în Regulamentul Intern, deoarece se poate
modifica mai ușor la nevoie.

Arhivarea - Contractele individuale de muncă și actele adiționale încheiate prin utilizarea semnăturii
electronice avansate sau semnăturii electronice calificate, precum și înscrisurile/documentele din
domeniul relațiilor de muncă se arhivează de către angajator cu respectarea prevederilor Legii
Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată, și ale Legii nr. 135/2007 privind arhivarea
documentelor în formă electronică, republicată, și vor fi puse la dispoziția organelor de control
competente, la solicitarea acestora.

Angajatorul nu poate obliga persoana selectată în vederea angajării ori, după caz, salariatul să
utilizeze semnătura electronică avansată sau semnătura electronică calificată, la încheierea,

www.rubinian.com 2
modificarea, suspendarea sau, după caz, la încetarea contractului individual de muncă. Astfel, veți
avea practic două arhive (cea pe suport de hârtie și cea în format electronic). Este greu de înțeles
cum se va realiza o debirocratizare dacă vor trebui gestionate două arhive separate.

La încheierea, modificarea, suspendarea sau, după caz, la încetarea contractului individual de

muncă, părțile trebuie să utilizeze același tip de semnătură, respectiv semnătura olografă sau
semnătura electronică.

Organele de control competente au obligația de a accepta, pentru verificare și control, contractele

individuale de muncă și actele adiționale, precum și înscrisurile/documentele din domeniul relațiilor
de muncă/securității și sănătății în muncă încheiate în format electronic, cu semnătura electronică,
potrivit legii, fără a le solicita și în format letric. La solicitarea acestora, documentele încheiate cu
semnătura electronică pot fi transmise în format electronic și anterior efectuării controlului.

Probleme privind folosirea semnăturii electronice

Chiar dacă semnătura electronică certifică identitatea utilizatorului (a salariatului), în cazul în care
proprietarul este angajatorul apar probleme în legătură cu posesia acesteia. Poate sau nu salariatul
să fie în posesia dispozitivului în permanență? Fiind semnătura lui privată, ar trebui să nu fie la
dispoziția nimănui altcuiva.

Problemele ar putea apărea atunci când:

1. Documentele din domeniul relațiilor de muncă nu se semnează zilnic.

2. Semnătura electronică este achiziționată de angajator pe cheltuiala sa; în acest caz trebuie
să existe și o procedură conform căreia dispozitivul intră în posesia salariatului.

3. Angajatorul dorește să rețină dispozitivul, deoarece este vorba despre un dispozitiv care
certifică identitatea unui salariat și cu ajutorul căruia acesta își poate exprima, valabil și legal,
consimțământul. Reținerea ar fi nelegală.

4. Salariatul pierde sau deteriorează dispozitivul.

5. Ulterior acceptării variantei digitalizate a relației de muncă, salariatul demisionează sau este
concediat pentru motive care țin de persoana sa. Poate fi obligat să returneze angajatorului
cheltuielile efectuate pentru achiziționarea semnăturii electronice?

6. Viitorul salariat nu deține o semnătură electronică. Semnarea electronică a unui contract de

muncă este posibilă doar în situația în care viitorul salariat deține deja un astfel de dispozitiv
și un certificat valabil. Varianta în care viitorul angajator suportă cheltuielile presupune și o
perioadă suplimentară de timp pentru semnarea în formă electronică; în această situație
există riscul ca persoana selectată în vederea angajării să refuze să mai semneze contractul
după achiziționarea semnăturii electronice. Soluția ar putea fi ca viitorul salariat, dacă nu
deține o semnătură electronică, să o achiziționeze și să poată înmâna documentele de plată
în vederea decontării de către angajator, pentru ca acesta să le poată deduce ulterior. Acest
lucru presupune însă ca angajatorul să poată să înregistreze în contabilitate astfel de
cheltuieli care au fost efectuate de o persoană terță.

www.rubinian.com 3
 7. Viitorul salariat nu deține cunoștințele necesare și nici dispozitive electronice (laptop/ PC)
pentru semnarea electronică.

8. Trebuie efectuată arhivarea documentației în format electronic. Chiar dacă numai

angajatorul are obligația de a arhiva documentele semnate electronic, acestea trebuie să fie
stocate și de către salariat, astfel încât să aibă acces permanent la ele.

Tipurile de semnătură electronică

Conform Regulamentului (UE) nr. 910/2014 al Parlamentului European și al Consiliului din 23 iulie
2014 privind identificarea electronică și serviciile de încredere pentru tranzacțiile electronice pe
piața internă și de abrogare a Directivei 1999/93/CE, există mai multe tipuri de semnătură
electronică.

Semnătură electronică înseamnă date în format electronic, atașate la sau asociate logic cu alte date
în format electronic și care sunt utilizate de semnatar pentru a semna.

Semnătură electronică avansată înseamnă o semnătură electronică ce îndeplinește cerințele

prevăzute mai jos:

• face trimitere exclusiv la semnatar;

• permite identificarea semnatarului;

• este creată utilizând date de creare a semnăturilor electronice pe care semnatarul le poate
utiliza, cu un nivel ridicat de încredere, exclusiv sub controlul său; și

• este legată de datele utilizate la semnare astfel încât orice modificare ulterioară a datelor
poate fi detectată.

Semnătură electronică calificată înseamnă o semnătură electronică avansată care este creată de un
dispozitiv de creare a semnăturilor electronice calificat și care se bazează pe un certificat calificat
pentru semnăturile electronice.

Marcă temporală electronică înseamnă date în format electronic care leagă alte date în format
electronic de un anumit moment, stabilind dovezi că acestea din urmă au existat la acel moment.

Marcă temporală electronică calificată înseamnă o marcă temporală electronică care îndeplinește
cerințele :

• asigură o legătură între dată și oră și date astfel încât să excludă în mod rezonabil
posibilitatea ca datele să fie schimbate fără ca acest lucru să fie detectat;

• se bazează pe o sursă de timp precisă, legată de ora universală coordonată; și

• este semnată utilizând o semnătură electronică avansată sau sigilată cu un sigiliu electronic
avansat al prestatorului de servicii de încredere calificat sau printr-o metodă echivalentă.

Sigiliu electronic înseamnă date în format electronic atașate la sau asociate logic cu alte date în
format electronic pentru asigurarea originii și integrității acestora din urmă.

Sigiliu electronic avansat înseamnă un sigiliu electronic care îndeplinește cerințele:

www.rubinian.com 4
 • face trimitere exclusiv la creatorul sigiliului;

• permite identificarea creatorului sigiliului;

• este creat cu ajutorul datelor de creare a sigiliilor electronice pe care creatorul sigiliului le
poate utiliza sub controlul său, cu un nivel ridicat de încredere, pentru crearea sigiliilor
electronice; și

• este legat de datele la care se raportează astfel încât orice modificare ulterioară a datelor
poate fi detectată.

Sigiliu electronic calificat înseamnă un sigiliu electronic avansat care este creat de un dispozitiv de
creare a sigiliilor electronice calificat și care se bazează pe un certificat calificat pentru sigiliile
electronice.

Obținerea semnăturii electronice

Obținerea semnăturii electronice se face prin solicitarea unui certificat digital de la unul dintre
furnizorii calificați din domeniu. Câțiva dintre furnizorii de certificare acreditați sunt:

• CERTSIGN SA - www.certsign.ro

• DIGISIGN SA - www.digisign.ro

• ALFATRUST CERTIFICATION SA - www.alfasign.ro

• TRANS SPED SRL - www.transsped.ro

În procedurile de implementare nu se pot introduce condiționări în privința furnizorului de servicii

privind semnătura electronică. Fiecare parte este liberă să-și aleagă furnizorul.

Procedura pentru utilizarea semnăturii electronice

Procedura pentru utilizarea semnăturii electronice trebuie reglementată în Regulamentul Intern

și/sau Contractul Colectiv de Muncă la Nivel de Unitate, conform art. 17, alineat 3, litera o) Codul
Muncii Republicat 2011. Sugerăm reglementarea doar în Regulamentul Intern, deoarece se poate
modifica mai ușor la nevoie.

Procedura va cuprinde detalii privind:

• Documentele care urmează a fi semnate electronic.

• Modul în care sunt suportate cheltuielile privind achiziționarea dispozitivului, a certificatului

digital și al reînnoirii acestuia.

• Dreptul salariatului de a refuza utilizarea mijloacelor electronice pentru semnarea

documentelor. Un angajator va putea folosi cu unii dintre angajați semnătura electronică și

www.rubinian.com 5
 cu alții va putea continua să folosească semnătura olografă, neexistând niciun impediment
să le folosescă concomitent.

• Procedura aplicabilă în situația în care raporturile de muncă încetează sau salariatul pierde
ori deteriorează dispozitivul electronic, atât în cazul în care cheltuielile au fost suportate de
angajator, cât în cazul în care salariatul suportat cheltuielile, dar nu este dispus să
achiziționeze un alt dispozitiv ori să reînnoiască certificatul.

• Posibilitatea retragerii consimțământului privind utilizarea semnăturii electronice și

procedura aplicabilă în ambele situații amintite anterior.

• Modul în care salariatul intră în posesia dispozitivului electronic cu ajutorul căruia poate
semna electronic (atunci când acesta este achiziționat de către angajator), a instrucțiunilor
de utilizare, dar și dispozitivele pe care acesta poate fi utilizat.

• Modul în care vor fi transferate și arhivate sau stocate documentele semnate electronic, în
format electronic. După semnare de către ambele părți, salariatul trebuie să fie în posesia
unui exemplar al contractului individual de muncă și a fișei de post.

• Măsurile prin care se asigură securitatea informațiilor atât cu privire la stocare, cât și la
comunicarea/ transferarea documentelor.

• Riscurile la care se expune salariatul în situația în care nu respectă măsurile de siguranță,

utilizează necorespunzător dispozitivul cu ajutorul căruia semnează electronic documentele
din domeniul relațiilor de muncă sau încredințează altor persoane dispozitivul și datele de
acces (parola).

• Modul în care salariatul poate verifica valabilitatea semnăturii angajatorului și/ sau a
sigiliului electronic pentru a se asigura că acestea îi aparțin.

• Termenul în interiorul căruia poate semna electronic un document primit de la angajator.

• Dacă este cazul, persoana sau persoanele desemnate pentru a instrui salariații care
utilizează semnătura electronică, astfel încât angajatorul să se asigure că aceștia și-au însușit
procedura.

www.rubinian.com 6