Sisteme informatice pentru managementul afacerilor - curs 6 Access 2003

Conf. univ. dr. ing. dr. ec Eduard Edelhauser

NOIUNI TEORETICE ACCESS

2.1. Descrierea elementelor unei baze de date Access Tabelele - structurate similar cu cele generate de programele de calcul tabelar. Se pot importa, exporta sau linka (lega ) tabele din SGBD-uri ca xBase sau Paradox, tabele din Spread Sheeturi ca Excel, Quattro sau Lotus sau alte baze de date Access. Interogrile - QBE - cu ele se construiesc cele mai multe din formularele i rapoartele din aplicaiile complexe Access. Ele se impun ns prin viteza mare cu care pot fi proiectate i utilizate. Formularele - reprezint interfaa utilizator pentru afiarea de date din tabele i interogri putnd conine i sunet i imagine. Rapoartele - tipresc datele din interogri i tabele i chiar din formulare, fiind produsul final al unei aplicaii de baz de date i ele pot include grafic, i de asemenea i ele se genereaz cu un generator numit "Report Wizard" Macrocomenzile - automatizeaz aplicaiile Access, nlocuind un cod de program ce ar trebui scris ntr-un limbaj obinuit de programare Modulele - conin codul Access VBA ce trebuie scris pentru a executa operaii neacceptate de colecia standard de macrocomenzi incluse n Access.

2.2. 2.3. 2.4.

2.5.
2.6.

Access 2003
Obiecte Access Tabele Interogri Formulare Rapoarte Pagini Web Macrouri Module

Tabele i Interogri
2.1. Tabelele - structurate similar cu cele generate de programele de calcul tabelar. Se pot importa, exporta sau linka (lega ) tabele din SGBD-uri ca xBase sau Paradox, tabele din Spread Sheeturi ca Excel, Quattro sau Lotus sau alte baze de date Access. 2.2. Interogrile - QBE - cu ele se construiesc cele mai multe din formularele i rapoartele din aplicaiile complexe Access. Ele se impun ns prin viteza mare cu care pot fi proiectate i utilizate. O caracteristic suplimentar a QBEurilor Access sunt interogrile de aciune. Ele pot actualiza, aduga i sterge nregistrari n tabele, permind i creearea de noi tabele pe baza seturilor de rezultate ale interogrilor. (deci exist 4 tipuri) De asemenea ele realizeaz i tergerea i adugarea n cascad ( pentru nregistrri nlnuite, nregistrri dependente de una principal). Ele reprezint baza aplicaiilor Access de prelucrare a tranzaciilor.

Formulare
2.3. Formularele - reprezint interfaa utilizator pentru afiarea de date din tabele i interogri putnd conine i sunet i imagine. Exist 3 tipuri de formulare n funcie de clasificarea aplicaiilor de tip baz de date: procesarea tranzaciilor - adugare i editare nregistrri facilitarea lurii deciziilor - furnizarea de grafice sau tabele fr a permite adugare sau modificare de date ntreinerea bazelor de date - creeare, control aces i securitate a bazelor de date Ele se construiesc cu un generator "Form Wizard" - Vrjitorul de formulare.

2.4. Rapoartele - tipresc datele din interogri i tabele i chiar din formulare, fiind produsul final al unei aplicaii de baz de date i se genereaz cu un generator numit "Report Wizard" Exist 6 tipuri de rapoarte numite i machete: rapoarte cu o singur coloan rapoarte dispuse pe rnduri ( o coloana pentru fiecare cmp al tabelei ) rapoarte multicoloan ( erpuirea rapoartelor cu o singur coloan ) rapoarte cu grupare/totalizare ( cel mai des utilizate ), ele nsumeaz datele pe grupuri de de nregistrri, realiznd i totaluri generale la sfrit de raport. etichetele de coresponden ( raport multicoloan pentru tiprire grupata de nume i adrese ) rapoartele neasociate ( conin subrapoarte care au la baz tabele sau interogri nelegate (independente) ) Obs: se pot genera i rapoarte complexe aplicnd gruparea i sortarea datelor n raport.

Rapoarte

Macrocomenzi i module
2.5. Macrocomenzile - automatizeaz aplicaiile Access, nlocuind un cod de program ce ar trebui scris ntr-un limbaj obinuit de programare (chiar i n limbajul propriu Access numit Access Basic - limbaj propriu de programare vizual similar cu Visual Basic) pentru o anumit aciune prin programarea ntr-un limbaj formal numit programare interfa utilizator (User Interface). Exist 49 de aciuni (set de comenzi, macrouri) ce pot fi incluse n comenzile macro. Dac trebuie executat o operaie ce nu e coninut n cele 49 ea trebuie creeat cu VBA. 2.6. Modulele - conin codul Access VBA ce trebuie scris pentru a executa operaii neacceptate de colecia standard de macrocomenzi incluse n Access.

CAPITOLUL 1 TABELE ACCESS

Crearea unei noi baze de date sau modificarea structurii uneia deja existente se face dup urmtorul algoritm. Atribuii un set de proprieti fiecrui cmp dintr-o tabel Access. Primele trei proprieti sunt atribuite n grila Table Design, panoul superior al ferestrei Table Design prezentate n figura urmtoare. Pentru a atribui proprietatea Primary Key, selectai cmpul i executai clic pe butonul Primary Key de pe bara cu instrumente. Stabilii valorile proprietilor rmase n panoul inferior al ferestrei Table Design, Field Properties.

Modul Design view + Table design

Lista care urmeaz centralizeaz proprietile pe care le stabilii n grila Table Design.

Field Name. Introducei numele cmpului n prima coloan a

grilei Table Design. Numele cmpurilor nu pot fi mai lungi de 64 de caractere i pot avea nglobate (dar nu la nceput) spaii i semne de punctuaie cu excepia (.), (!) ([]). Numele cmpurilor sunt obligatorii i nu putei atribui acelai nume mai multor cmpuri. Data Type. Selectai tipurile datelor dintr-o list derulant din a doua coloan a grilei Table Design. Aceste tipuri include Text, Memo, Number,Data/Time, Currency, AutoNumber, Yes/No, OLE Object i Lookup Wizard. Description. n caseta de text din cea de-a treia coloan a grilei Table Design putei introduce o descriere opional a cmpului. Primary Key. pentru a alege un cmp drept cheie principal, selectai executnd clic pe butonul lui de selecie din partea stng a coloanei Field Name i apoi pe butonul Primary Key de pe bara cu instrumente.

General din panoul Field Properties al ferestrei Table Design

Field Size. n aceast caset de text introducei dimensiunea

cmpului pentru tipul de date Text. n cazul tipului Numeric alegei dimensiunea cmpului selectnd-o dintr-o list derulant. Format. Putei selecta dintr-o list derulant combinat, aplicabil tipului de date ales (exceptnd Text) un format standard, predefinit, n care vei afia valorile din cmpuri. Ca o alt variant, n caseta de text putei introduce un format personalizat Decimal Places. Din caseta derulant combinat putei alege Auto sau un anumit numr de zecimale sau putei introduce un numr n caseta de text. Proprietatea Decimal Places se aplic numai cmpurilor de tipurile Number i Currency. Ca i Format, proprietatea Decimal Places afecteaz numai afiarea, nu i valorile datelor din cmp. Input Mask (masc de intrare). Mtile de intrare a datelor sunt iruri de caractere similare celor folosite de proprietatea Format, care determin modul de afiare a datelor n timpul introducerii i editrii i editrii lor.

General din panoul Field Properties al ferestrei Table Design

Caption (titlu). Dac n Fereastra Table Data sheet View, vrei s

apar pe butonul antetului cmpului un nume (altul dect numele lui) l putei introduce n caseta de text cu lista Caption . Restriciile referitoare la semnele de punctuaie nu se aplic proprietii Caption. Default Value (valoarea iniial). Introducnd o valoare n caseta de text Default Value, indicai o valoare iniial, pe care Access o introduce automat n cmp, cnd adugai o nou nregistrare n tabel. Data curent este o valoare iniial obinuit pentru un cmp de tip Date/Time. Valorile iniiale nu se aplic cmpurilor cu date de tipurile AutoNumber sau obiect OLE. Validation Rule (regula de validare). Regulile de validare testeaz, conform criteriului furnizat sub forma unei expresii Access, valoarea introdus ntr-un cmp. Validation Text (textul validrii) Reprezint textul care va aprea pe bara de stare, n cazul n care valoarea introdus nu respect criteriul Validation Rule.

General din panoul Field Properties al ferestrei Table Design

Required (cerin). Dac stabilii Yes valoarea proprietii Required, va

trebui s introducei o valoare n cmp. Stabilirea valorii proprietii Required egal cu Yes este echivalentul introducerii regulii de validare a cmpului Is Not Null (nu este nul). (Nu trebuie s stabilii valoarea Yes a proprietii Required n cazul cmpurilor cheie principal, deoarece Access nu permite valori nule n acest tip de cmpuri). Allow Zero Length (permite lungime zero). Dac stabilii valoarea Yes a proprietii Allow Zero Length, iar proprietatea Required este i ea Yes, cmpul trebuie s conin cel puin un caracter. Proprietatea Allow Zero Length se aplic numai cmpurilor de date de tipul Text i Memo. Indexed (indexat). Dintr-o list derulant putei alege ntre un index care permite valorile duplicat i unul care cere ca fiecare valoare din cmp s fie unic. Eliminai un index existent (exceptnd un cmp cheie principal unic) alegnd No. Proprietatea Indexed nu este disponibil cmpurilor de tipul Memo sau OLE Object. New Value (valori noi) Aceast proprietate se aplic numai cmpurilor de tipul AutoNumber. Dintr-o list derulant putei selecta fie Increment (incremental), fie Random (aleator). Dac stabilii proprietatea New Values cu valoarea Increment, Access va genera valori noi ale cmpului AutoNumber.

Alegerea tipului, a dimensiunii i a formatului datelor din cmpuri Text

Alegerea tipului, a dimensiunii i a formatului datelor din cmpuri Number

Alegerea tipului, a dimensiunii i a formatului datelor din cmpuri Date - Time

Intervale admise

Crearea tabelei cu informaii legate de produsele comercializate ( n modul Design View )

Modificarea tipului standard de reprezentare numeric al cmpului pret produs ( Number din Integer n Single cu dou zecimale adc din ntreg n real )

Sunt prezentate n continuare cele dou tabele proiectate

Capitolul 2 Interogri Access

Ordonare ( similar Excel ) Filtrare ( similar Excel ) Interogare prin exemple QBE ( Querry by Example ) Limbaj de interogare SQL ( Structured Querry Language )

QBE
Caracteristica Query by Example, abreviat de obicei QBE, a fost iniial dezvoltat pentru a permite utilizatorilor aplicaiilor de baze de date de pe calculatoarele mainframe s gseasc i s afieze poriuni de date (sau colecii de date) fr s fie nevoie s tii un limbaj de calculator. Multe sisteme de gestionare a bazelor de date folosesc n final caracteristica QBE ntr-o form sau alta (De fapt, programul dBASE, primul gestionar de baze de date care a avut succes pe calculatoarele personale folosete o variant de QBE pentru comenzile date de la promptul punct).

Interogare prin condiie

Expresii calculate n interogri

Generatorul de expresii

Expresiile programului Access

dorii s se execute o aciune dup ndeplinirea unei anumite condiii , expresia dumneavoastr va trebui s indice condiia. De exemplu, pentru a selecta ntr-o interogare nregistrrile care conin n cmpul ZIP valori egale sau mai mari dect 50.000 introducei expresia ZIP > = 50.000. De semenea, se pot folosi expresiile i n calculele aritmetice. De exemplu dac ntr-o interogare avei nevoie de un cmp cu Valoare, care s conin valori calculate introducei expresia de calcul a acestora. [Valoare]=[cantitate produs]*[Pret produs].

O expresie este o declaraie de intenie. Dac

Operatorii i identificatorii
Operatorii includ simbolurile aritmetice familiare +,-, * (nmulire) i / (mprire) i multe alte simboluri i abrevieri. Cei mai muli dintre ceilali operatori disponibili n Access sunt echivaleni cu cei din limbajele tradiionale de programare precum BASIC, doar civa sunt specifici programului Access sau limbajului SQL precum Between, In, Is i Like. Identificatorii sunt numele obiectelor din Access (precum cmpurile din tabele), care ntorc valori distincte, numerice sau text. Termenul ntorc, utilizat n cazul expresiilor nseamn c valoarea actual a identificatorului i nlocuiete numele n expresie. De exemplu identificatorul numelui cmpului [cantitate_produs] ntoarce ntr-o expresie valoarea (un nume) cmpului cantitate_produs al nregistrrii selectate.

Operatorii

Operatorii aritmetici execut adunri, scderi, nmuliri i mpriri. Operatorii de atribuire i de comparare stabilesc i compar valori. Operatorii logici lucreaz cu valori care nu pot fi dect true sau false. Operatorii de concatenare combin iruri de caractere. Operatorii de identificare creeaz nume clare ale obiectelor bazei de date, astfel c se poate atribui acelai nume de cmp n cteva tabele i interogri.

Operatorii de comparare

Operatorii logici

Ali operatori

Functii

Capitolul 3 Formularele Access

Formularele Access creeaz interfaa utilizatorului cu tabelele dumneavoastr. Dei n ferestrele Table View i Query View putei s executai aceleai funcii, formularele ofer avantajul c prezint datele ntr-o maniera organizat i atractiv.

Proiectarea unui formular

Pentru a crea sau modifica un formular se execut clic pe butonul Design. Va fi afiat astfel fereastra Form Design. Fereastra mobil care apare n modul de lucru Form Design conine o bar cu instrumente numit caset cu instrumente (Toolbox) care permine plasarea pe formular a elementelor de control.

Elementele ferestrei Form Design

Bara cu instrumente Form Design

Afieaz formularul n modul Run (dac executai clic pe sgeata aflat la dreapta butonului este afiat o list o list derulant care v permite s selectai modul de afiare Datasheet View). Salveaz formularul curent Tiprete toate nregistrrile din tabel utiliznd formularul de pe ecran pentru formatarea datelor tiprite i valorile curente ale parametrilor de configurare a imprimantei curente. Selecteaz opiunea Print Preview pentru previzualizarea formularului ce va fi tiprit. Putei tipri formularul din fereastra Print Preview. Iniiaz verificarea ortografiei etichetelor selectate. Taie din formular obiectele selectate i le memoreaz n Clipboard. Copiaz obiectele selectate din formular n Clipboard Lipete n formular coninutul memoriei Clipboard. Copiaz formatul obiecteior selectate i l aplic unui alt obiect similar. Anuleaz ultima modificare operat n formular. Deschide fereastra de editare a codurilor surs VBA coninute ntr-un modul care face parte integrant dintr-un formular (Code Behind Form sau CBF coduri surs care stau la baza formularului) Afieaz fereastra Properties asociat uneia dintre cele dou zone ale formularului cnd selectai barele de selecie sau proprietile unui obiect de control n momentul n care 1 selectai. Afieaz fereastra utilitarului BuilderWizard pentru obiectul sau proprietatea selectate din formular. Butonul este activat doar dac n Access exist un program generator pentru elementul selectat.

Bara cu instrumente Formatting

Stabilete stilul aldin pentru text (prestabilit pentru titluri i etichete) Stabilete stilul cursiv. Stabilete stilul de text subliniat. Aliniaz textul la stnga fa de margine. Centreaz textul pe orizontal fa de margini. Aliniaz textul la dreapta fa de margini. Afieaz o palet de culori din care putei Alege culoarea de fundal a obiectului selectat. Afieaz o palet de culori din care putei alege culoarea textului din obiectul selectat. Afieaz o list derulant din care putei alege limea chenarului obiectelor selectate. Putei s selectai linia subire sau linii cu grosimi de 1 pn la 6 puncte. Afieaz o list derulant de efecte speciale pentru afiarea obiectului selectat. Putei selecta una din opiunile Flat (plat), Raised (nlat) Sunken (adncit), Etched (gravat), Shadowed (umbrit) sau Chiseled (cizelat).

Pointer (indicator) Deselecteaz instrumentul selectat anterior i restabilete funcia normal pentru indicatorul mouse-ului. Control Wizards Activeaz/dezactiveaz programele Control Wizards. Aceste utilitare constituie o nou facilitate Access care v ajut s generai obiecte de control complexe, cum ar fi grupurile de opiune, casetele de liste i casetele combinate. Label (eticheta) Creeaz o caset ce conine texte fixe de descriere sau instruciuni. Text Box (caset de text) Creeaz o caset care afieaz i permite editarea datelor de tip text. Option Group (grup de opiune) Creeaz o caset dreptunghiular de dimensiune variabil, n care putei plasa butoane comutatoare, butoane de opiune sau casete de validare. Numai un singur obiect de control din interiorul acestei casete poate fi selectat la un moment dat. Cnd executai clic pe un obiect din grup, obiectul selectat anterior va fi deselectat. Option Button ( buton de optiune) Creeaz un buton rotund (iniial numit buton radio)care se comport identic cu un buton comutator. Butoanele de acest tip sunt utilizate cel mai frecvent n grupurile de opiune pentru selectarea unei valori dintr-un set de opiuni. Check Box ( caseta de validare) Creeaz o caset de validare care, atunci cnd este selectat, comut ntre starea On i starea Off. Casetele de validare multiple trebuie plasate n afara grupurilor de opiune, astfel nct s putei selecta mai multe opiuni simultan. Combo Box (caseta combinata) Creeaz o caset combinat format dintr-o caset de text editabil, n care putei introduce o valoare i o list din care putei alege o valoare dintr-un set. List Box (caset de list) Creeaz o caset care conine o list derulant de opiuni, din care putei selecta o valoare. O caset de list este de fapt o component a unei casete combinate.

Command Button ( buton de comanda)Creeaz un buton de comand care, atunci cnd se execut clic pe el, comut un eveniment care execut o comand macro Access sau o procedur VBA de tratare a evenimenteior. Image (imagine) Afieaz un grafic static pe un formular sau ntr-un raport. Aceasta nu este o imagine OLE, deci nu o putei edita dup ce ai plasat-o pe formular. Unbound Object (obiect neasociat) Include n formular sau n raport un obiect OLE creat cu o aplicaie server OLE, cum ar fi Microsoft Graph sau Microsoft Draw. Obiectul Custom Control este o versiune special de obiect neasociat, care conine obiecte OLE Control. Bound Object (obiect asociat) Afieaz coninutul unui cmp OLE al unei nregistrri, dac acesta conine un obiect grafic. Dac obiectul inclus n cmp nu este grafic, apare pictograma ce reprezint obiectul, cum ar fi pictograma opiunii Sound Recorder pentru un fiier .WAV legat sau nglobat. Page Break (delimitatorul de pagin) Determin imprimanta s treac la o pagin nou ncepnd din poziia delimitatorului de pagin din formular sau din raport. n modul Run, delimitatoarele de pagin nu sunt afiate pe formular sau n raport. Subform(subformular) Ataeaz unui formular sau raport un subformular, respectiv un subraport. Ele trebuie s fi fost deja create nainde de selectarea acestei opiuni. Line (linie) Creeaz o linie dreapt pe care putei s o redimensionai i s-i modificai poziia. Culoarea i grosimea liniei pot fi modificate folosind butoanele barei cu instrumente Formatting sau fereastra Properties. Rectangle (dreptunghi) Creeaz un dreptunghi pe care putei s-l redimen sionai i s-l repoziionai. Culoarea chenarului, limea i culoarea care umple dreptunghiul, se stabilesc prin selecii din palet.

Form View

Design View

Command Button

Text Box

Capitolul 3 Rapoartele Access

Produsul final al aplicaiilor de baz de date este un raport. n Access, raportul este un tip de formular continuu destinat n mod special tipririi. Programul Access combin datele din tabele, interogri i chiar formular i genereaz un raport pe care s-l tiprii i s-l distribuii celor care au nevoie de el sau l solicit. Versiunea tiprit a unui formular poate servi drept raport, situaie frecvent ntlnit n cazul rapoartelor care faciliteaz luarea deciziilor Prin tiprirea unui formular continuu putei crea un raport care conine toate valorile din cmpurile unei tabele sau interogri sau numai o parte a lor.

Seciunile utilizate n raport includ seciunile de antet i de subsol ale raportului care apar o dat la nceputul i la sfritul su, precum i seciunile de antet i de subsol de pagin care se tipresc la nceputul i la sfritul fiecrei pagini. Zona de subsol este utilizat frecvent pentru tiprirea totalurilor generale. Seciunile raportului sunt similare seciunilor cu acelai nume ale formularelor

Sectiunile unui raport

Generator automat

Construirea zonei de centralizare

Am adaugat o caseta de text Text 13 Zona aleasa este Report Footer Caseta este neconectata - Unbound

Construim expresia de insumat

Control Source =Sum([Expr1])

Calculul mediei generale