MG Timpului

MANAGEMENTUL TIMPULUI
Prezentare general
Capitolul 1 Managementul i gestiunea timpului n organizaii
Capitolul 2 - Stabilirea obiectivelor

Capitolu 3 - Planificarea timpului i organizarea personal Capitolul 4 - Factori risipitori de timp i mijloace de tratare a acestora
Managementul i gestiunea timpului n organizaii

Importana managementului timpului A furniza cea mai mare valoare, la cel mai mic cost, n perioada de timp cea mai scurt posibil este ntradevr provocarea dominant pentru firmele productoare de astzi. Factorul timp a devenit, astfel, proeminent n discuiile academice privind factorii strategici de succes. Companiile orientate spre timp i msoar succesul n termeni de timp - valoare - performan, ele i reproiecteaz procesele pentru orientarea temporal, i i bazeaz competitivitatea pe viteza cu care satisfac nevoile clienilor (mult mai rapid dect competiia).
Previous Next
Orientarea temporal are n vedere un stil de management i un mod de a face afaceri care acord timpului o prioritate egal sau chiar mai mare dect costului sau eficienei
Previous
Next
Bower i Hout difereniaz dou caracteristici de baz ale orientrii temporale:

Cu ct fluxurile de informaii, deciziile i fluxul materialelor sunt mai rapide, cu att compania poate rspunde mai rapid la comenzile clienilor sau s se alinieze la cererea pieei; n al doilea rnd, orientarea temporal este o paradigm managerial, o modalitate prin care se gndete asupra cilor prin care poate fi structurat i condus o organizaie i a modalitilor prin care poate fi obinut un avantaj competitiv real n raport cu ceilali competitori existeni sau posibil de aprut pe pia.
Previous
Next
S-a alergat n vitez spre inte greite, irosindu-se resurse i timp. Pentru a iei din aceast situaie, omenirea nu are nevoie, att de ceas, ct de busol.
Previous
Next
Principalele caracteristici ale timpului

este o resura atipica
un bun extrem de perisabil specific fiecarei persoane nu poate fi imprumutat sau stocat
Previous
Next
Timpul poate fi investit de o manier care s asigure o cretere a valorii financiare, dar timpul, n sine, nu este banul.
O bucat de timp este o bucat de aur, dar niciodat nu poi cumpra bucata de timp cu bucata de aur. Timpul a devenit una dintre principalele msuri ale performanei n procesul de afaceri.
Previous Next
Caracteristicile de baz ale timpului: Caracterul trector - timpul obiectiv nu este o resurs care poate fi dominat sau deinut de cineva;
Intangibilitatea - timpul nu poate fi cumprat i avantajele legate de acesta pot fi obinute pe baza utilizrii altor resurse (caracterul indirect al resurselor);
Previous Next
Caracteristicile de baz ale timpului: Ireversibilitatea - timpul nu este reversibil (unele consecine pot fi reglate sau refcute pe baza folosirii altor resurse);
Comparabilitatea - timpul obiectiv nsui nu poate fi utilizat pentru dobndirea de avantaje competitive fiind un sistem de msur pentru orice firm.
Previous Next
De ce gestionarea timpului este nc o problem?

V-ai ntrebat vreodat: De ce nu sunt destule ore ntr-o zi? Suntei de acord cu afirmaia: Dac vrei un lucru bine fcut trebuie s-l faci singur". V simii adesea nemulumit pentru c nu putei finaliza sarcini importante? V-ai uitat vreodat la ceas pentru a constata cu o uoar panic faptul c este deja ora 5 dup-amiaz i nici mcar nu ai nceput ceea ce voiai s realizai n ziua respectiv?
Previous Next
De ce gestionarea timpului este nc o problem?

Cnd avei de realizat sarcini critice ca raportul de sfrit de an, ajungei s lucrai noaptea i la sfrit de sptmn pentru a le termina? i se ntmpl s depii totui termenul limit? Ai decis vreodat s acceptai un nou proiect important doar pentru c este prea important pentru a fi lsat pe mna altcuiva, asta n timp ce v simeai deja suprancrcat? Avei un simmnt vag c ceva nu este n regul cu modul n care lucrai, dar nu putei spune precis ce anume?
Previous
Next
Influena puternic a naturii umane

Practic, aproape toate legile" gestionrii timpului
sunt n contradicie cu natura uman. Propriul eu, dorina de a plcea, teama de a supra, teama de noi provocri, curiozitate, nesiguran, mndria pentru propriile capaciti, invidierea altora, ambiie, perfecionism, toate acestea sunt trsturi umane i ele sunt fatale pentru ncercrile dumneavoastr de a folosi timpul mai bine, mai nelept.
Previous Next

Doriti sa obtineti controlul asupra timpului dumneavoastra? Invatati sa recunoasteti tendintele puternice ale naturii umane! Trebuie sa va autoeducati pentru a va schimba modul de actiune.
Previous Next
Nimnui nu-i place de fapt s-i recunoasc slbiciunile. n loc de aceasta gsim c este mult mai uor s dm vina pe alii.
Previous
Next
cauza adevrat care st la baza celor mai muli factori risipitori de timp este persoana care permite s-i fie irosit timpul.
Previous
Next
De ce acceptati sa fiti intrerupti de telefon? nu vrei s fii nepoliticos; vrei s fii considerat un manager deschis" la dialog; presupunei c interlocutorul are ceva important de comunicat i prin urmare este o ntrerupere justificat; v place sa fii sociabil; dorii s fii informat despre tot ce se ntmpl; credei c tii rspunsul la ntrebarea interlocutorului mai bine dect oricine altcineva.
Previous Next
Factorii care risipesc cel mai mult timpul presedintilor de companii:

informaii insuficiente pentru a se putea ajunge la o soluie; angajai care au probleme; telefonul; sarcini de rutin; edine. Observai c sunt toi factori generai din exterior; preedinii au dat vina pe alii.
Previous
Next
Factori risipitori de timp sunt generai din interior; managerii avnd o nou perspectiv realizau acum c vina este a lor:
ncercarea de a face mai multe lucruri n acelai timp; estimri de timp nerealiste; amnarea unor sarcini; neatenie la ce li se spune; lipsa de hotrre n a spune nu".
Previous Next
Obiceiuri vechi, obiceiuri noi
Alt motiv pentru care muli oameni au dificulti n aplicarea tehnicilor de gestionare bun a timpului este acela c ele vin n contradicie cu modelele de obiceiuri personale. Atunci cnd ajungem la modelul de folosire a timpului, obiceiurile pot fi deosebit de perfide. Vom prezenta, n cele ce urmeaz, cteva exemple:
Primul lucru pe care-1 face Sam dimineaa este s-i citeasc corespondena; ntotdeauna a procedat astfel; Alice are dou calendare, unul pentru ntlniri de afaceri i unul pentru programul personal; ea folosete aceast practic de cnd a obinut prima slujb i a primit drept cadou de absolvire dou agende de ntlniri; Mary-Beth are obiceiuri bine stabilite pentru coresponden; i scrie de mn pe foi liniate scrisorile i notele pentru celelalte departamente (spune c aa gndete mai bine), le d asistentei ei pentru a scoate o ciorn tiprit, revizuiete ciorna, se mai uit o dat pe varianta final s nu fie greeli i n sfrit o semneaz.
Previous Next
Putei identifica greelile lor?

Probabil c nu exist nimic n corespondena lui Sam care s nu poat atepta pn dup-amiaz; el ar fi trebuit s-i rezerve prima or pentru sarcina cu cea mai mare prioritate. Mary-Beth ar putea reduce timpul pentru corespondent la o treime dac:
ar lsa asistena s se ocupe de corespondena de rutin i de elaborarea unor schie pentru rspunsurile la situaii necritice; ar nva arta dictrii; ar renuna la ideea c fiecare scrisoare trebuie s fie perfect; ar avea ncredere n asistenta ei c nu va face greeli.
Ct despre Alice, este contient c se ncurc adesea n angajamente care se suprapun, dar atribuie acest rezultat neateniei ei fr s vad c problema real este sistemul pe care-1 folosete.
Previous Next
Concepii greite despre gestionarea timpului

Gestionarea timpului nu este altceva dect o problem de bun-sim. M descurc bine la serviciu, deci mi gestionez timpul cum trebuie. Lucrez mai bine sub presiune; gestionarea timpului mi-ar lua acest stimulent. Folosesc un calendar pentru ntlniri i o list cu lucruri de fcut. Nu este suficient? Oamenii iau prea n serios problema gestionrii timpului; asta i ia toat distracia din via.
Previous Next
Concepii greite despre gestionarea timpului

Gestionarea timpului te lipsete de libertate, iar eu sunt o persoan spontan Gestionarea timpului poate fi bun pentru anumite tipuri de munc, dar munca mea este foarte creativ Gestionarea timpului presupune o mulime de munc suplimentar. Nu am timp pentru aceasta.
Previous Next
Scopul real al gestionarii timpului este:

a) Mai putin stres prin controlul timpului
Criza de timp duce la decizii pripite, actiuni sub presiune, planificare abandonata, eficienta diminuata, irascibilitate, nerespectarea termenelor si cresterea stresului; Orice factor risipitor de timp este un potential factor de stres; Gestionarea timpului inseamna gestionarea stresului la cel mai inalt nivel.
Previous
Next
b) Echilibrul ntre munc i viaa personal

Suntei un maniac al muncii? Este un lucru chiar att de ru s fii un maniac al muncii? Un program de lucru prelungit constant este considerat de obicei un semn al acestei boli" Adevraii maniaci ai muncii sunt deci stpnii de munc, la fel ca de un viciu. Ei au dorina nestvilit de a fi mereu ocupai i de aceea se ngroap n muni de hrtii. Sunt atrai de munca de rutin i care consum mult timp, fr s se intereseze dac rezultatul are valoare pentru firm.
Previous Next
Testul pentru dependena de munc

1. V sculai devreme orict de trziu v-ai culca seara? 2. Dac mncai singur, citii sau lucrai n timp ce mncai? 3. Vi se pare dificil s nu facei nimic? 4. Suntei o persoan energic i creia i place competiia? 5. Lucrai la sfrit de sptmn sau n timpul srbtorilor? 6. Putei lucra oriunde i oricnd? 7. Vi se pare dificil s luai vacan? 8. V temei de pensie?
Previous Next

Dar este ntr-adevr un lucru att de ru s fii un maniac al muncii? Maniacii muncii sunt dependeni de munc i nu de rezultatele ei. Ei muncesc de dragul de a munci i munca lor nu are un impact major. Aceti oameni nu fac niciodat vreo descoperire, nu iau poziie n vreo problem i nu ajung pe poziii manageriale superioare."
Previous Next
Multe practici ale maniacilor muncii n ce privete gestionarea timpului sunt bizare:
au tendina s munceasc cel mai mult pentru sarcinile cele mai puin productive; au tendina s se concentreze pe sarcinile cele mai viabile i nu pe cele cu prioritate mai mare; refuz s delege sarcini cnd pot s o fac; reacioneaz exagerat la crize plonjnd ntr-o nclceal de activiti agitate care sperie prin diversitatea lor chiar i pe manageri.
Previous Next
Mai sunt unii care cred c dac sunt numii maniaci ai muncii" este un compliment. ns conductorii de firme mai luminai tiu c munca prelungit produce oboseal, iar aceasta are drept rezultat greeli. Ei mai tiu c persoanele care se spetesc pn trziu n noapte, cnd toat cldirea este n ntuneric nu muncesc probabil cu rezultatele dorite. De asemenea, managerii tiu c servietele burduite cu hrtii i birourile necate n dosare nu indic loialitate, ci incapacitate de a delega sarcini; iar gndirea clar, proaspt, creativ caracteristic unui inovator va veni mult mai probabil de la o persoan care tie cum s se relaxeze i s-i rencarce bateriile dect de la una care este istovit mental i emoional.
Previous Next
Atunci cnd lucrezi dup un program prelungit se ntmpla dou lucruri:

presupui c vei avea mai mult timp s finalizezi o sarcin i c urmare ncetineti ritmul; se instaleaz oboseala i nu mai poi lucra cu o minte proaspt. Rezultatul este scderea eficienei i comiterea de greeli pentru a cror corectare sunt necesare alte ore de munc.
Previous Next

Preul pltit de familiile persoanelor dependente de munc este enorm. Divoruri, relaii rupte, copii nstrinai cu serioase probleme de comportament - toate acestea sunt probleme obinuite n casele acestor maniaci ai muncii.
Previous Next
Cum scpai de dependena de munc?

stabilii-v scopuri care s reflecte echilibrul ntre aspectele diverse ale vieii dumneavoastr i nvai s v folosii mai bine timpul.
Previous
Next
c) Productivitatea individual
Productivitate = Ieiri / Intrri Dou ci pentru a mbunti productivitatea:
creterea ieirilor meninnd intrrile constante; reducerea intrrilor meninnd ieirile constante
Previous Next
Productivitate = 9.240 fleacuri [ieiri] / 840 ore (intrri] = 11.

a) Productivitate = 10.080 fleacuri / 840 ore = 12; b) Productivitate = 9.240 fleacuri / 770 ore = 12; c) Productivitate = 11.088 fleacuri / 770 ore = 14,4.
Tehnicile modeme de gestionare a timpului au potenialul de a mbunti ambele laturi ale relaie: creterea produciei (ieiri crescute) ntr-un timp mai mic (intrri reduse).
Previous Next
Studiile psihologilor din industrie arata ca:

Managerii au o eficienta, in medie, de numai 30% Consuma in medie 6 minute la fiecare convorbire telefonica Problemele importante ar putea fi rezolvate in 2 minute, maximum 3 Rezulta ca productivitatea s-ar dubla si timpul (resursa limitata) s-ar economisi
Previous
Next
Tocmai am redus cu 10% personalul i cu toate acestea ni se cere s cretem producia. Cum putem face aceasta, pentru Dumnezeu?" Tocmai am vzut o soluie foarte important: gestionarea mai bun a timpului. Oricine face eforturi serioase economisete dou ore pe zi. Aceasta nseamn 10 ore pe sptmn, 40 de ore pe lun. Deci n fiecare lun obinei o sptmn n plus, 12 sptmni - adic 3 luni - n plus pe an. Imaginaiv ce ar putea realiza organizaia dumneavoastr dac fiecare ar lucra 15 luni ntr-un an calendaristic!
Previous Next
d) Succesul n realizarea obiectivelor

Dac nu tii ncotro te ndrepi, nu conteaz pe ce cale o iei." Acestei zicale cunoscute, s-ar putea aduga: i nu conteaz nici n ct timp ajungi acolo." , Fr obiective, drumul dumneavoastr prin via ar fi ntmpltor, neglijent, ineficient. Dac nu dispui de timp, nu poate fi realizat nici cel mai simplu obiectiv.
Previous
Next
Obiectivele reprezint o cale - i una foarte eficient - de a v motiva pentru a spori realizrile. Dar nimeni nu a realizat vreodat un obiectiv pretenios fr s-i dedice timp. A v asigura c dispunei de timpul necesar pentru realizarea obiectivelor dumneavoastr este tocmai rolul gestionrii timpului.
Previous Next
Stabilirea obiectivelor v ofer mai mult timp.

Natura uman este astfel alctuit nct dac nu avem un obiectiv de ndeplinit ntr-o anumit zi avem tendina s rtcim fr scop. Cheia const n concentrarea eforturilor ctre prioritile reale . Avei nevoie de timp pentru a v ndeplini obiectivele. Iar pe de alt parte, avei nevoie de obiective pentru a obine rezultate serioase n gestionarea timpului.
Previous Next
Stabilirea obiectivelor
Definirea obiectivelor
Formularea complet a unui obiectiv trebuie s cuprind:
un rezultat precis, evaluat fie n cifre, fie prin menionarea unor indicatori de rezultate; un termen precis (la sfritul anului" nu este suficient !); etapele de realizare i mijloacele folosite.
Previous Next
Obiectivele de progres aduc un plus starii obisnuite:

obiective ce vizeaza schimbarea; obiective ce vizeaza obtinerea unor rezultate tot mai bune.
Obiective de rutina:
fixarea anumitor comportamente; respectarea unor obiceiuri; realizarea diferitelor activitati repetitive; constituie esenta unei meserii.
Next
Previous
Alegerea unor obiective impune o dubl reflecie

Obiectiv = semnificaie + direcii de aciune
Dac este bine" definit, obiectivul este un rezultat deopotriv stimulator i realist. Este de ajuns o greeal de semnificaie i/sau de direcie i riscai o pierdere clar de sens.
Previous
Next
Exerciiu
Revznd trecutul i obiectivele urmrite, depistai fisurile care le-au ameninat:
Semnificaii ru consolidate Direcii incomplete ntr-un proiect anume, nu putei spune c facei totul pentru a reui; Dorina dumneavoastr de a progresa se traduce uneori prin grab, astfel nct mai srii peste etape! Avei tendina de a v urma, n primul rnd, intuiia i abia dup aceea, dac lucrurile nu merg cum trebuie, s cutai alte piste. Dar nu v ncnt s trecei n revist toate posibilitile nainte de a ncepe.
Cnd ntreprindei ceva, nu avei niciodat ncredere deplin n ceea ce facei; Avei impresia c nu dumneavoastr suntei cel care alege cu adevrat; Nu prea v entuziasmai n faa unui proiect. Nu ai avut niciodat senzaia c suntei efectiv purtat de voin, de parc ar fi prea mult pentru dumneavoastr.
Previous
Next

Obiectivele n viaa particular Obiectivele de progres

Sunt rezultatele pe care vrei s le obinei (stimulatoare) i pe care le putei obine (realiste) Am realizat ceea ce credeam c sunt n stare. Nu am risipit nici un potenial pe care l-am simit n mine"
Exemple de obiective de progres:

S alerg suta de metri n mai puin de dousprezece secunde"; S nv s cnt la pian pentru a putea interpreta Mozart"; A vrea c am trei copii".
Dac suntei de acord s v stabilii obiective de progres Problema este de a ti ce v place cu adevrat i ce ai vrea cu adevrat s facei
Previous Next
n cazul definirii obiectivelor de progres pentru viaa dumneavoastr particular, ideal ar fi s v definii obiective pe msur, i nu s v mulumii cu abloanele pe care vi le propune/impune educaia.
Jean, un biat cu adevrat bun i foarte serios", a ales meseria tatlui su. Dar dup civa ani, a lsat dintr-o dat totul balt i s-a apucat n sfirit de ceea ce-i place! David, aflat n aceeai situaie, rezist, dar n fiecare zi sufer din cauza unei meserii pentru care nu este fcut. Eric a ales tocmai s nu practice meseria pe care i-o doreau prinii si, o meserie care totui i-ar fi plcut! nc un mod de a fi dependent ridicndu-te mpotriv!
Previous Next
Exemple
Exerciiu ncepei prin a renuna la fundamentele scenariului care v-a fost transmis i discutai despre acest lucru i cu alte persoane din familie, n ideea c poate ai mai uitat unele aspecte. Apoi gndii-v la un scenariu pe care v-ar plcea s-l scriei. Scenariul pe care l-ai motenit
ceea ce prinii doreau pentru dumneavoastr............................................................................. ceea ce prinii nu doreau mai ales pentru dumneavoastr......................................................... ceea ce ei dispreuiau cel mai mult la altcineva............................................................................. ceea ce ei admirau cel mai mult la altcineva.................................................................................. ceea ce ei n-au putut realiza............................................................................................................. cine erau prinii lor ?....................................................................................................................... cine erau bunicii lor ?.......................................................................................................................
Previous
Next
Scenariul pe care vrei s-1 scriei

- ce ai vrea s fii i s facei peste zece ani ? - ce nu ai vrea s fii ? - i dac ai muri peste ase luni ? - ceea ce v face s visai - cu ce ai vrea s v mndrii la sfritul vieii ? - ce v-ar plcea s se spun despre dumneavoastr dup ce murii ?
Previous Next
Exerciiu
Indicai contradiciile dintre obiectivele dumneavoastr particulare i cele profesionale, cci orice reducere aduce o doz mai mare de echilibru. Contradiciile dintre obiectivele dumneavoastr de progres
Previous
Next

Obiectivele in viata particulara Obiectivele de comportament sau de rutin Obiectivele de comportament sunt, ca i precedentele, motenite parial prin educaie Obiectivele de comportament trebuie s se armonizeze cu comportamentele pe care vi le impune viaa profesional.
ncearc s fii deschis cu oamenii, s nu-i neli" Trebuie s vinzi cu orice pre, chiar dac trebuie s smulgi vnzarea" Divergene pot fi admise mai uor
n vederea unui alt obiectiv mai general, cum ar fi:

S-mi pstrez acest post care-mi d o siguran deosebit.
Previous Next
Inconsecven fa de sine, slbiciune, lips de entuziasm, ezitare - i gata cu obiectivul de comportament Persistena, ataamentul, stabilitatea, fermitatea determin edificarea sensului n privina comportamentului, de fapt, persistena produce sensul. De exemplu, o eroare care se repet devine greeal, o vorb aruncat n vnt care se repet devine spus cu intenie, iar o ntrziere care se repet devine simptomul unei probleme care trebuie rezolvat.
Previous Next
Obiectivele n domeniul profesional

Ce trebuie fcut? Merita s m zbat ca s le nfptuiesc ! " Nu mi-am pierdut ziua degeaba"
Obiectivele mai mult impuse

Fia postului - este ceea ce are semnificaie pentru dumneavoastr" atunci cnd v aflai la serviciu. La ncrcarea" postului pe care l ocupai cu noi sarcini rezulta fia postului i grila de evaluare anual
O activitate nu este un rezultat
Previous
Next
Exemplu
Elena trebuie s asigure o urmrire relaional dup vnzare" sau s adune prin telefon, o dat pe lun, n primele trei luni dup vnzare| observaiile clientului cu privire la funcionarea aparatului" ? n al doilea caz este vorba de rezultat, deoarece trebuie obinut ceva precis. n schimb, n primul caz, activitatea poate fi desfurat n moduri diferite, n funcie de persoane, ceea ce nseamn c i rezultatele vor fi diferite. Rspunsul la ntrebarea pentru ce sunt pltit?", ns constituie prima etap n definirea obiectivelor de munc.
Previous
Next
Cerinele superiorului ierarhic

Trebuie s meninei o atmosfer plcut n departament, deoarece este esenial pentru munca noastr Obiectiv prea vag
Cum va verifica el dac ai atins acest obiectiv" ? Care vor fi indicatorii de rezultate ? S lum dou exemple:
o atmosfer plcut ntr-un departament se poate exprima prin faptul c, n pauz, oamenii i beau cafeaua mpreun i nu ezit s glumeasc ntre ei; sau prin faptul c se ajut unul pe altul i i mpart munca. n acest al doilea caz, atmosfera plcut" se observ mai puin din exterior, fiind mai puin evident dect n primul.
Punerea de acord asupra rezultatelor de atins trece de cele mai multe ori printr-o definire a cuvintelor folosite
Previous Next
Seful poate avea urmatoarele motive pentru a se opune stabilirii unor obiective precise:
Imprecizia poate stimula initiativa; Isi rezerva posibilitatea de a critica.
Efectul:
Reactualizarea vechilor relatii de supunere de tipul profesor-elev, parinte-copil.
Previous
Next
Punctele de ruptur
Mai ales s nu ntrzii cu aceast lucrare la sfritul lunii
Constrngerile lanului de lucru

Ce trebuie s ofer eu ca rezultat pentru ca ansamblul s funcioneze cum trebuie?"
Voinele discreionare
Ce le face plcere i ce-i enerveaz pe cei din sistemul n care lucrez?"
Domeniile de specializare
Previous Next
Problema obiectivelor impuse este aceea a unei constrngeri, ceea ce nu este deloc stimulator! ce-i de fcut?
Refuzai obiectivul Pur i simplu supunei-v Aderai la obiectiv construindu-i o semnificaie pe care iniial nu o are, deci crendu-i legturi cu alte obiective deja existente
Previous Next
Obiectivele mai mult alese

Binefacerile impreciziei n faa unui obiectiv vag, putei ncerca s propunei propria semnificaie a termenilor. Opiuni de comportament:
s facei exact ceea ce trebuie"; s facei exact ceea ce trebuie + 1"; s facei maximul posibil".
Un viitor nc n construcie Flexibilitile postului Coerena necesar

Previous Next
ci de rezolvare a situatiile de incoerenta:

solicitai intervenia unui arbitru intern - din cadrul ntreprinderii (din rndul efilor) - sau extern (un reprezentant al legii); negociai un compromis asupra obiectivelor modificndu-le sau, mai bine, asupra condiiilor de exercitare (s venii mai devreme pentru a efectua controalele necesare); evitarea parial (solicitarea eliberrii de responsabilitate) sau total (plecarea din ntreprindere).
Previous Next
Cum trebuie fcut? Exerciiu Grupai pe aceast fi diferitele componente ale obiectivelor dumneavoastr profesionale: Rezultatele impuse"
fia postului cerinele efului puncte de ruptur constrngerile lanului de lucru voine discreionare specialitile dumneavoastr
Rezultatele alese"
pn unde s mergei cu perfecionismul? care sunt nevoile pentru viitorul ntreprinderii? care sunt nevoile pentru viitorul dumneavoastr?
Previous Next
Formularea exact a obiectivelor

Exemplu
Maria vrea sa mbunteasc modul de primire a publicului in biroul ei. Prima formulare care-i va veni in minte va fi ceva de genul: Vreau s mbuntesc modul de primire dorin care sub aceast form risc foarte mult s nu aib sori de izbnd.
un obiectiv precis cumuleaz dou caliti importante: semnific cu putere i dirijeaz cu finee Vreau s informez cu privire la documentele necesare i s fac o impresie bun Vreau s furnizez lista cu documentele utile i s demonstrez c avem o organizare bun i c suntem competeni Ce trebuie s fac pentru ca serviciul s par organizat i competent?
Previous Next
Obiectivul - cci de acum constituie unul se exprim astfel: Vreau:

s furnizez lista cu documentele utile; s prezint un loc curat i ordonat; s rspund la toate solicitrile".
Obiectivul poate fi msurat i verificat

indicatorul 1: lista a fost nmnat vizitatorilor prezeni? indicatorul 2: spaiul este curat i aranjat? indicatorul 3: exist rspunsuri la toate solicitrile?
Previous Next
problema desfurrii n timp.

Vreau ca acest obiectiv s fie atins n fiecare clip, n fiecare zi, pe durata ntregului an, sau m mulumesc cu 80% reuit la cei trei indicatori, cu treizeci de verificri a cte cinci minute repartizate aleatoriu n fiecare lun?
Previous
Next
Aciunile pentru atingerea obiectivului

Dup ntrebarea Ce ? " urmeaz: Cum ? " Cum s furnizez lista cu documentele necesare? ", .Cum... ?" etc.
Esenial este s notm toate aciunile necesare pentru atingerea obiectivului Problemele apar din cauza omiterii unui element esenial
exemplul: furnizarea listei cu documentele necesare

a scrie lista = recenzarea documentelor + clasificarea pe tipuri de solicitri + dactilografierea documentului + verificarea lizibilitii documentului a furniza lista = cumprarea unei vitrine + desemnarea unei persoane care s se ocupe de achiziionarea ei.
n acest stadiu apare criteriul realismului

Previous Next
Obstacole:
lipsa ncrederii n sine precipitarea i urgena prejudecile, evidenele i ideile preconcepute
Previous
Next
Exerciiu V putei relua obiectivele anterioare, punndu-v, pentru fiecare dintre ele, urmtoarele ntrebri:
aceste rezultate sunt clare (cu indicatori de rezultat)? au un termen? sunt coerente ? etapele pentru atingerea lor sunt clar precizate ? i realiste, innd cont de mijloacele disponibile (energie personal, finane, organizare etc.)?
Previous Next
Planificarea timpului i organizarea personal
Procesul de planificare este urmtorul:

1. Stabilirea unor scopuri pe termen lung i a obiectivelor legate de ele; 2. Stabilirea prioritilor scopurilor i obiectivelor pe baza importanei lor pe termen lung i a urgenei pe termen scurt; 3. Identificarea ciclului energetic personal i schiarea unei zile ideale" pe baza celor mai productive intervale de timp; 4. Pe baza acestor trei piese de construcie fundamentale - scopuri, prioriti, ziua ideal se va concepe un plan zilnic n scris.
Previous
Next
1 Stabilirea copurilor pe termen lung

Exemple:
1. Vreau s-mi construiesc propria mea afacere n cinci ani; 2. Vreau s-mi construiesc o caban n muni i s triesc aproape de natur.
Procesul de stabilire a scopurilor presupune:

Fixarea unui scop pe termen lung, o tinta precisa; Intocmirea unui plan penru toata aceasta perioada, stabilind tinte succesive pentru perioade mai scurte = obiective.
Previous
Next
Trsturile scopurilor
Un scop trebuie s fie stimulativ Nu v stabilii scopuri prea uoare! V nelai singuri! Scopul trebuie s fie realzabil Scopul trebuie s fie precis i msurabil Scopul trebuie s aib un termen de realizare
Previous Next

Scopul trebuie acceptat de cei care urmeaz s-l realizeze Scopul trebuie s fie n scris Scopul trebuie s fie flexibil
O precauie: nu v grbii s cobori tacheta dac mediul exterior se schimb nefavorabil; poate c procednd mai iste vei putea compensa efectele negative.
Previous Next
Stabilirea prioritilor
prioritile sunt obiective aezate n ordinea importanei. conceptul de prioritate are dou aspecte:
importana pe termen lung urgena pe termen scurt
O sarcin important pe termen lung este aceea pentru care la sfritul unei perioade putei aprecia c a fost vital s-i acordai timpul dumneavoastr. Urgenele pe termen scurt se refer la sarcini care, indiferent de importana lor, trebuie realizate imediat .
Previous Next
Matricea prioritilor
Cea mai mare importanta/urgenta; Importanta/urgenta medie; Importanta/urgenta scazuta. Exemplu:
Sortarea diapozitivelor de prezentare n vederea alctuirii unei colecii; Verificarea echipamentului audio-vizual pentru noua prezentare de afaceri de sptmna viitoare; Conducerea edinei de instruire a noului inginer n tehnicile de prezentare; Revizuirea propunerii pentru staia secundar a judeului de utiliti publice i predarea la termen; Discuie cu graficianul despre noul logo.
Next
Previous

Tabelul 3.1 Matricea prioritilor
Sarcin 1. Colecia de diapozitive 2. Echipament audio-vizual 3. Instruire 4. Propunere jude utiliti publice 5. Logo
Importana pe termen lung 3 1 2 3 2
Urgena pe termen scurt 3 1 3 1 1
Pondere
Prioritate
6 2 5 4 3
5 1 4 3 2
Previous
Next
Prioritile i timpul
1. Propunerea pentru noul produs; 2. Aprecierea performanelor; 3. edina cu personalul; 4. Rspunsuri la coresponden. Propunerea pentru noul produs Aprecierea performanelor edina cu personalul Coresponden 10% ; 20% ; 35% ; 35% .
Stabilirea prioritatilor ne orienteaz n planificarea zilnic i ne arat ncotro s ne canalizm cea mai mare parte a energiei
Previous Next
Ziua ideal
Cine decide cnd vei face sarcinile, la ce or din zi? Dumneavoastr. Adugai la aceasta ideea ciclului energetic individual. Programai-v sarcinile cele mai importante n perioadele de randament maxim i lucrai la aceleai sarcini n fiecare zi la aceleai ore. Ziua ideal este un model pentru planul de lucru zilnic. Noiunea de zi ideal este un instrument extrem de eficient pentru gestionarea timpului. Ora de linite din programul zilei ideale este un alt instrument valoros.
Previous Next
Concluzie
Procesul de gndire urmrete aceast secven:
1. ncepei cu stabilirea scopurilor pe termen lung i a obiectivelor; 2. legai activitile zilnice de acele scopuri; 3. stabilii ordinea prioritilor pentru sarcinile zilnice dup contribuia lor la scopurile fixate; 4. programai sarcinile dup prioritate i dup gradul de concentrare necesar pentru realizarea lor; 5. meninei direcia folosind planul pentru a depi crizele i ntreruperile.
Previous Next
Aplicatii
1. Realizai programul zilnic ideal n funcie de specificul activitii proprii. 2. Realizai o planificare sptmnal mprind fiecare zi n cele trei seciuni: scopuri, programri i lucruri de fcut dup un format ales de dumneavoastr.
Previous Next
Factori risipitori de timp i mijloace de tratare a acestora
Management n situaii de criz

Dac ceva poate merge prost, va merge prost cu siguran Dintre toate problemele legate de timp, nici una nu are un impact mai devastator asupra moralului ca managementul crizei. O criz adevrat poate fi definit ca o ntrerupere neateptat de la cursul normal al evenimentelor i care are o asemenea importan nct necesit un rspuns imediat.
Previous Next
Exemple:
Serviciul de mesagerie pierde coletul coninnd creaia original pentru secvena de animaie, ceea ce nseamn trei luni de munc; Un incendiu distruge toate nregistrrile contabile; Clientul cel mai important al unei agenii, care genereaz mai mult de jumtate din veniturile anuale, anun c i schimb agenia; Persoan cheie demisioneaz n mijlocul unui proiect important.
Winston Churchill definesc o criz ca fiind invazia armat a insulelor britanice

Previous Next
Planificarea previne crizele

Managementul n situaii de criz nseamn a te ocupa de criz dup ce ea se produce. cu o planificare atent putei cel puin s ndulcii criza cnd apare. putei chiar s fii n msur s-o prevenii. ntrebai ntotdeauna: Ce ar putea merge ru aici?" Apoi: Ce altceva ar putea s mai mearg ru? Mai exist ceva?
Previous Next
Planificarea neprevzutului
Tehnica de a anticipa problemele i de a le preveni sau de a minimiza consecinele lor se numete planificarea neprevzutului. Este cel mai puternic instrument de control al crizelor. etape:
1. Identificarea potenialelor probleme. 2. Clasificarea problemelor identificate . 3. Conceperea unor msuri de prevenire sau limitare a consecinelor. 4. Dup ce ai fcut o list cu poteniale probleme, gndii-v ct de mare este probabilitatea de apariie a fiecreia i ct de grav ar fi situaia dac s-ar ntmpla o astfel de problem.
Previous Next

Tabelul 4.1 Matricea neprevzutului II. Analiza prioritii I. Problem potenial A. Gravitate 2 1 B. Probabilitate 2 1 C. Prioritate ponderat 4 2 Comunicare pentru a asigura satisfacie Instruirea altor persoane III. Msuri A. Prevenire B. Limitare
1. Grev 2. Pierderea persoanei cheie 3. Incendiu, inundaie 4. Anularea unei vnzri importante 5. Eecul major al unui produs sau serviciu Previous
3 2 1
3 3 2
6 5 3
Next
Lecii din trecut

n orice situaie de criz cutai s reinei o lecie; Cnd totul s-a terminat, cerei echipei dumneavoastr s fac o autopsie" a cazului; Notai ceea ce a mers ru; Analizai ce msuri ar putea fi ntreprinse pentru a preveni o asemenea criz n viitor.
Previous Next
Oferii-v o marj de timp

o cale sigur de a preveni o criz este aceea de ai oferi timp s rezolvi o problem minor, nainte ca ea s se extind devenind o criz major. orice sarcin ia mai mult timp dect credei (alt lege a lui Murphy) structurai proiectele astfel nct s includ rapoarte regulate privind progresul realizat pentru a afla la timp dac sunt necesare modificri
Previous
Next
Reacia exagerat - Sindromul de erou

Muli manageri au tendina de a reaciona exagerat atunci cnd problemele ajung la ei sufer de sindromul eroului Ca manager, ntrebai-v ntotdeauna: Trebuie s m implic ntr-adevr n aceast problem? Care ar fi cel mai ru lucru care s-ar ntmpla dac n-a face nimic?"
Previous Next
Nu ucidei mesagerul
Previous
Next

Verificai-v Conducei crizele sau le prevenii? Acordai-v un punctaj n legtur cu urmtoarele afirmaii dup modelul de mai jos; apoi reluai testul peste trei luni. Aproape niciodat Uneori Cam jumtate din timp De obicei Aproape ntotdeauna
Previous Next
= 0; = 1; = 2; = 3; = 4.

1. Anticipez lucrurile care ar putea merge ru i iau msuri pentru a le preveni sau pentru a limita consecinele.
2. Solicit rapoarte regulate pentru toate sarcinile importante, aa nct pot identifica problemele la timp pentru a lua msuri de corectare.
3. Dup ce mi-am stabilit scopurile i obiectivele, examinez toate alternativele rezonabile pentru realizarea lor, aa c pot stabili care dintre aceste alternative are cel mai mic potenial de a genera crize
4. Atunci cnd gestionez situaii de criz, evit o angajare exagerat de resurse stabilind clar cine i ce este necesar ntr-adevr pentru a rezolva situaia 5. Dup o criz i ntreb pe cei implicai ce s-a ntmplat i ce msuri pot fi luate pentru a evita repetarea crizei. Apoi aplic msurile potrivite imediat 6. Prevd rezerve de timp n cursul zilei pentru a fi n msur s rspund unor crize imprevizibile.
Previous Next
ntreruperi cauzate de telefon

ntreruperile cauzate de telefon pot spulbera concentrarea i reduce productivitatea de o manier mai puternic dect orice alt factor; problema nu const numai n timpul pe care l consum convorbirile telefonice, ci i n timpul necesar pentru a reveni mintal n locul unde erai cnd ai fost ntrerupt; exist dou aspecte ale problemei telefonului: factorul de ntrerupere i factorul eficien.
Previous Next
Natura uman
cteva motive pentru care telefonul are o asemenea putere asupra noastr:
Presupunerea de legitimitate. Teama de a nu supra. Dorina de a ne menine informai. Ego. O scuz la ndemn.
Next
Previous
Blocarea ntreruperilor
a) Filtrarea apelurilor
Cele patru etape de baz n ierarhia trierii apelurilor telefonice sunt:

Previous
Tratare a problemei. ndrumare. Amnare. Rezolvare imediat.

Next
b) Dac nu avei o asistent

cteva idei:
Prima i cea mai evident cale este folosirea unui robot telefonic. ncheiai o nelegere cu colegii dumneavoastr. Unele persoane folosesc dispozitive mecanice, cum ar fi un comutator, pentru a nchide telefonul sau un semnalizator cu lumin intermitent n locul soneriei. Luai-v lucrarea i mergei undeva n cldire unde nu se afl telefoane. Pota electronic (e-mail) poate fi mai eficient dect telefonul
Previous Next
c) Dumneavoastr i eful
ntreruperi cauzate de telefon care au loc n biroul efului:
Vd c suntei ocupat. M ntorc n biroul meu i continu s lucrez la proiectul XYZ pentru dumneavoastr. Sunaim cnd suntei liber." Spunei-mi, nu credei c i-ai putea cere Elenei s rein apelurile telefonice doar pentru puin timp? Cred c am putea termina de discutat problema n aproximativ cinci minute.
d) Ora de linite
Ora de linite solicit o filtrare la un nivel mai nalt.
Previous Next
Rezolvarea eficient a apelurilor telefonice
Previous
Next
Tehnici bune pentru convorbirile telefonice

Stabilii o limit de timp pentru convorbirile telefonice. Un cronometru ca acela folosit pentru fiert ou. Faza cea mai critic a unei convorbiri telefonice este prima propoziie; aceasta stabilete tonul: de afaceri i profesional, sau de uet.
Previous Next

Iat o tehnic pentru interlocutorii vorb lung". ntrerupei-i n mijlocul propoziiei
Pentru a ncheia o convorbire calm i eficient, incercai aceste trei idei:

Sugerai ncheierea Menionai o limit de timp Fii sincer
Previous Next

Verificai-v Cu ct succes reuii s gestionai ntreruperile cauzate de telefon? Acordai-v un punctaj n legtur cu urmtoarele afirmaii dup modelul de mai jos; apoi reluai testul peste trei luni.
Aproape niciodat Uneori Cam jumtate din timp De obicei Aproape ntotdeauna
Previous Next
= 0; = 1; = 2; = 3; = 4.

Puncte
1. Convorbirile mele telefonice sunt selectate eficient. 2. mi limitez convorbirile telefonice printr-un dispozitiv de monitorizare ataat la telefon, un cronometru sau i spun asistentei s-mi aminteasc. 3. nainte de a accepta o convorbire, ntreb despre scopul ei pentru a-i stabili prioritatea n relaie cu alte probleme. 4. nainte de a face un apel telefonic, examinez soluii alternative, ca de pild: ce eforturi a fcut apelantul s rezolve problema, dac a fcut vreunul; cine altcineva este ntr-o poziie similar sau mai bun pentru a ajuta; dac n-ar fi n interesul tuturor s se amne aciunea; i care ar fi consecinele dac nu s-ar ntreprinde nimic. 5. Folosesc un robot telefonic, mesagerie vocal, sau un comutator pentru nchiderea telefonului ori de cte ori este necesar Total
Previous Next
Planificare inadecvat
Dac nu ai un plan pentru ziua respectiv, aliio vor planifica" pentru tine; aciunile lor vor determina prioritile tale; Planificarea obiectivelor i a sarcinilor prioritare n fiecare zi este cea mai important activitate pentru gestionarea timpului; Un plan zilnic n scris este instrumentul dumneavoastr esenial.
Previous
Next
Motive tipice de a nu avea un plan

Planificarea consum prea mult timp. Am avut un succes destul de frumos pn acum i fr planificare. Planificarea este prea abstract; am nevoie s vd lucrurile fcute. Planificarea nu are nici un rost; ceva neprevzut poate aprea i planul meu a zburat pe fereastr.
Previous Next
Mai nti lucru cel mai important
Previous
Next
beneficii imediate:
1. Lucrai la cea mai important sarcin atunci cnd suntei n cea mai bun form; 2. Restul zilei este la picioarele dumneavoastr; 3. Atunci cnd lucrai la sarcina cu prioritate maxim este mai uor s rezistai ntreruperilor; 4. Chiar dac nu reuii s mai realizai nimic altceva din planul dumneavoastr din cauza unor probleme neateptate, putei pleca la sfritul zilei cu simmntul c ai realizat prioritatea maxim.
Previous Next

Un sistem de planificare Sistemul recomandat este format din urmtoarele cinci componente:
1. 2. 3. 4. 5. Obiective. Plan de proiect. Plan lunar. Planul zilnic. Jurnalul ntlnirilor.
Next
Previous
Planul zilnic Formula recomandat pentru planul zilnic are trei componente:
1. Obiective pentru ziua respectiv: dou, trei, patru sau cinci sarcini care trebuie realizate. 2. ntlniri i edine planificate, perioade de timp rezervate pentru sarcini specifice. 3. Lista cu lucruri de fcut, adic pe care nu vrei s le uitai; acestea sunt sarcini cu prioritate mai mic pe care sperai s le realizai.
Previous
Next
Includei n plan o or de linite

Ora de linite" reprezint una dintre tehnicile de gestionare a timpului cu cel mai mare succes i profitabilitate care au fost concepute vreodat. Care sunt rezultatele? n medie, o persoan realizeaz ntr-o or de lucru fr ntreruperi ceea ce ar realiza n trei ore normale" de lucru. Cea mai bun perioad din zi pentru aceast or linitit este dimineaa la prima or nainte ca ritmul telefoanelor i al ntlnirilor s se accelereze.
Previous Next
Respectai planul
Aezai hrtia cu obiectivele zilnice i cu termenele stabilite ntr-un loc n care s le putei vedea toat ziua. Planul este i principala dumneavoastr arm contra ntreruperilor.
Previous
Next

Verificai-v Ct de mult succes avei n planificare? Acordai-v un punctaj n legtur cu urmtoarele afirmaii dup modelul de mai jos; apoi reluai testul peste trei luni. Aproape niciodat = 0; Uneori = 1; Cam jumtate din timp = 2; De obicei = 3; Aproape ntotdeauna = 4.
Previous
Next

Puncte 1. Cunosc scopurile, prioritile i planurile organizaiei din care fac parte. 2. Transform aceste scopuri n obiective lunare, sptmnale i zilnice. 3. in la vedere aceste obiective i urmresc progresul realizat n raport cu ele. 4. Atunci cnd sunt mai multe prioriti n conflict, ca n cazul ntreruperilor, in seama de prioritile mele pentru ziua respectiv, astfel nct s pot lua o decizie raional cu privire la sarcina creia i acord prioritate maxim. 5. Membrii echipei mele cunosc prioritile, le neleg i sunt de acord cu ele. Total
Previous Next
ncercarea de a face prea mult

Neavnd prioriti vei avea tendina s reacionai la orice apare n preajma dumneavoastr.
Previous
Next
Cauze
simmntul c Pot face totul
Necesitatea de a avea realizri, care ne mpinge s ne lum angajamente mai mari dect ar trebui; Nesigurana, care ne face s ne strduim continuu a dovedi propria noastr valoare; Eecul n a delega autoritatea sau lipsa priceperii de a delega; Estimri de timp nerealiste, care au ca rezultat planificarea unui volum de munc prea mare pentru timpul disponibil; A nu ti cum s refuzi i dorina de a plcea; Lipsa spiritului organizatoric; vrafurile de hrtii de pe biroul dumneavoastr par s creasc n progresie geometric dac lucrai la prea multe proiecte; Perfecionismul, care ne conduce la repetarea fr motiv a unor aciuni i la irosirea absurd a timpului n detalii.
Previous Next
Solutii
nvai s delegai nvai s spunei nu efului nvai s estimai mai bine timpul
Previous
Next
Cum s ncetm a ncerca s facem prea mult

ncetai s v mai spunei c lucrai mai bine sub presiune; rezistai impulsului de a interveni i de a prelua sarcini pentru c alii nu-i fac treaba; ncetai a ncerca s facei totul perfect; ntrebai-v dac o parte a problemei const n lipsa spiritului organizatoric; nu presupunei c trebuie fcute toate;
Previous Next

Verificai-v Ct de mult succes avei n a v descurca atunci cnd suntei suprancrcat? Acordai-v un punctaj n legtur cu urmtoarele afirmaii dup modelul de mai jos; apoi reluai testul peste trei luni. Aproape niciodat = 0; Uneori = 1; Cam jumtate din timp = 2; De obicei = 3; Aproape ntotdeauna = 4.
Previous
Next
Previous
Next
Vizitatori neinvitai
Vizitatorii neinvitai reprezint unul dintre factorii cei mai puternici de risipire a timpului pentru c ei sunt att de obinuii i este foarte greu s le reziti. Toi cer, ntr-un fel sau altul, s v oprii din lucru i s v ndreptai atenia spre ei.
Previous Next
Ce vei spune vizitatorilor?

Amnai ndrumai vizitatorul ctre o alt persoan Programai o alt perioad de timp Rspundei ntrebrii Scurtai convorbirea Fii sincer.
Previous Next
Al cui timp este mai important?

Un alt motiv care st n spatele dificultii de a trata corespunztor vizitatorii neinvitai este acela c nu percepem ntreruperea ca pe un conflict ntre prioriti - ceea ce este n realitate.
Previous
Next
Ui deschise Problema vizitatorilor neinvitai mai are o cauz i anume politica uilor deschise
Previous Next
Soluii
Triere Programai ntlnirile cu membrii echipei dumneavoastr Fixai o or de linite Dac nu avei o asistent
Previous
Next

Dac nu avei o asistent Stabilii o limit de timp de la nceput Mergei n biroul celeilalte persoane Ridicai-v n picioare Gsii o ascunztoare Prevenii ntreruperile
Previous Next
Cum procedm cu eful?

Menionai imediat ce vei putea i ct se poate de discret proiectele la care lucrai pentru el. ntrebai dac putei s v ducei mai trziu n biroul lui ca s putei discuta toate problemele odat. ncercai s obinei o anumit or din zi pentru a v ntlni cu eful.
Previous Next
Previous
Next
Previous
Next

Delegare ineficient nfrngerea rezistenei fa de delegare
Ego Teama de a grei Confortul propriu Teama de a pierde controlul Dorina de perfeciune Lipsa de ncredere n alii Un fals sentiment de eficien
Previous Next
Etape pentru o delegare eficient

Alegei persoana potrivit. Dai instruciuni clare. Dai o autoritate corespunztoare. Sistem de urmrire. Sprijin si instruire cnd este necesar. Rezistai tendinei de a delega superiorilor.
Previous Next
Cum se procedeaz corect
Esena managementului const n realizarea obiectivelor prin eforturile altor oameni cu alte cuvinte, prin delegarea.
Previous Next
Cum s delegi atunci cnd nu ai cui delega

1. aliane temporare; 2. parteneriate pentru fiecare proiect; 3. s achiziionai servicii.
Previous
Next
Previous
Next
Previous
Next
Lipsa spiritului organizatoric

Persoanele care au o lips cronic de spirit organizatoric reprezint o problem serioas pentru organizaia din care fac parte. Nu se poate pune baz pe ei pentru a furniza informaii altor persoane pentru c uit unde sunt acele informaii. Nu respect termenele pentru c nu i le-au notat nicieri. Irosesc o cantitate enorm de timp - al lor i al altor persoane - cutnd dosare, numere de telefon, numele unor oameni.
Previous Next
Soluia general pentru a deveni i a rmne organizat este un sistem integrat, cu un loc bine stabilit pentru toate materialele care stau acum mprtiate pe biroul dumnevoastr, plus autodisciplina de a pstra sistemul.
Previous Next
Pstrai biroul curat

Scpai de ideea c un birou ncrcat este un semn c persoana respectiv este foarte ocupat i foarte important. Nu indic altceva dect dezorganizare. Scopul dumneavoastr este s nu avei pe birou altceva dect lucrarea de care v ocupai la un moment dat. Fii atent la o capcan obinuit i anume s inei hrtii pe birou pentru c aa nu voi uita de ele". Bazai-v pe planul zilnic pentru a ti la ce proiect trebuie s lucrai. Orice altceva trebuie s atepte la rnd - n afara privirii dumneavoastr.
Previous Next
Aruncai lista cu Lucruri-de-fcut

Atunci cnd oamenii ncep s foloseasc pentru prima dat o list pentru lucruri-de-fcut, sunt mndri de ei nii. Toate problemele sunt scrise ntr-un singur loc, fr posibilitate de a le pierde iari. Oamenii simt c dein controlul, c se afl n sfrit deasupra lucrurilor. Multe liste duc la multe dureri de cap. Inevitabil, aceeai problem este prins n dou liste. O problem este tiat pe o list, dar apare pe o alta.
Previous Next

Scpai de lista cu lucruri-de-facut; este o piedic. Folosii n loc un sistem integrat de organizare n care scriei toate problemele pe care trebuie s vi le amintii, s le rezolvai sau s le planificai - n ordinea prioritii - i ziua n care trebuie s v ocupai de ele.
Previous Next
Folosii un sistem integrat

Sistemul de planificare/organizare pe care l prezint este unul dezvoltat sub numele Tactici de timp, care furnizeaz spaiu pentru:
Obiective zilnice, ntlniri i lucruri-de-fcut cu prioritate sczut; Foi de control pentru urmrirea proiectelor importante; Jurnal de contacte unde sunt nregistrate deciziile cheie i aciuni care au nevoie de urmrire; Seciuni separate pentru contacte cu persoane cheie pe care le ntlnesc n mod regulat; Planuri lunare i obiective pe termen lung; Agend alfabetic.
Previous Next
Un sistem solid de gestionare a timpului trebuie s ndeplineasc urmtoarele cerine:

S fie funcional. S ofere acces uor. S pstreze la vedere obiectivele i proiectele. Termenele limit s fie vizibile.
Previous Next

Pentru fiecare apel telefonic, edin, ntlnire cu o alt persoan, scriei o scurt noti cu deciziile cheie care s-au luat i aciunile care trebuie s urmeze Pentru a spori viteza de acces vor fi nregistrate trei tipuri de contacte:
contacte cheie contacte n ordine alfabetic contacte zilnice

Previous Next
Previous
Next
Stabilii un loc pentru hrtiile de astzi

Sistemul de organizare a timpului nlocuiete mulimea de hrtii diferite care se ngrmdeau n mod obinuit pe biroul dumneavoastr. Esena este s avei un loc pentru fiecare bucat de hrtie pe care anticipai c o vei folosi astzi. Cel mai bun sistem din cte am vzut se bazeaz pe un set de dosare colorate.
Previous
Next
Previous
Next
La treab
ncepei s lucrai la proiectul numrul unu al zilei; ocupai-v de acesta pn cnd l-ai terminat sau ai ajuns pe ct de departe posibil. Verificai periodic dosarul rou; acesta conine probleme critice. Ajuns la acel moment al zilei pe care l-ai rezervat pentru apeluri telefonice, extrageri dosarul albastru. n timpul apelurilor mai lungi, luai dosarul portocaliu i semnai corespondena de astzi. Inspectai i alte elemente, necritice, din dosar: cel de deasupra este n continuare cel mai important? Pe msur ce ncheiai diferitele proiecte, hrtiile n cauz vor fi plasate ntr-o map sau ntr-o cutie cu eticheta de ndosariat.
Previous Next
Previous
Next
Previous
Next
Lipsa autodisciplinei
Autodisciplina este cheia care asigur succesul majoritii metodelor de gestionare a timpului. O cauz a autodiscipline slabei este sntatea precar sau chiar simpla oboseal. O alt cauz pentru aceast problem este lipsa de interes n activitate. Autodisciplina este un obicei, iar lipsa ei este tot un obicei. Adresai-v o ntrebare dificil: avei de-a face cu o lene clasic? Dac da, vrei s v vedei n continuare ca o persoan lene?
Previous Next
Urmtoarele relaii cu ali factori risipitori de timp pot fi privite ca nite cauze indirecte:
inexistena unor termene fixate i a prioritilor, care ncurajeaz amnarea lucrurilor i efectuarea activitilor plcute n locul celor necesare; eecul n a duce lucrurile pn la capt, ceea ce face imposibil disciplina de corectare; lipsa scopurilor provocatoare, care conduce la lips de motivaie.
Previous Next
Ce se poate face?
O component nsemnat a soluiei la problema autodisciplinei este auto-convingerea. Nu mai spunei: Pur i simplu nu am autodisciplin; aa sunt eu. Spunei-v, iari i iari, c suntei o persoan organizat, ordonat i c avei disciplina de a face ce trebuie fcut. Acionai ca i cum ai fi o persoan autodisciplinat - i curnd chiar asta o s fii. Vei fi surprins ce repede se instaleaz obiceiurile.
Previous Next
Consolidai autodisciplina
1.Pstrai la vedere obiectivele. 2.Folosii toate instrumentele disponibile. 3.Stabilii termene limit. 4.Planificai-v activitile i stabilii prioriti.
Previous
Next

5. 6. 7. Realizai estimri de timp realiste si monitorizai progresul. Recompensai-v. Alegei un erou drept model.
Thomas Edison a descoperit cauciucul dup

1.500 de experimente Werner von Braun a czut la examenul primului curs de matematic la care a participat vreodat; el a luat acel eec ca pe o provocare i a jurat s stpneasc matematica.
Previous Next
Persoanele disciplinate au trsturi comune.

Ei nu accept ideea c au fost aproape" de a realiza ceva. Ei nu renun pn nu realizeaz ce iau propus. i stabilesc inte dificile i merg nainte pn le ating. Apoi i stabilesc inte i mai nalte.
Previous Next
Previous
Next
Previous
Next
Incapacitatea de a spune nu"

S-a spus c cel mai puternic instrument din lume pentru gestionarea timpului este un cuvnt pricjit din dou litere: nu. Exist zeci de motive pentru care oamenilor le vine greu s refuze cererile altora, dar rezultatul este ntotdeauna acelai: suprancrcare, lucru peste program, creterea stresului. Incapacitatea de a spune nu" nseamn c persoana respectiv nu tie cum s refuze i nu are fora emoional s o fac.
Previous Next
Dac dispunei de talente sau priceperi pentru care exist o mare cerere, capacitatea de a refuza va fi deosebit de important. Eul propriu acioneaz ca o capcan n acest caz. Incapacitatea de a spune nu" include i a spune nu de o manier ineficient: ezitant, ca o scuz, dezaprobator fa de propria persoan. Ei bine, tiu i eu? Am att de multe lucruri de fcut... Oh, tiu c eti ocupat, tocmai de aceea te-am ales pe tine! Cnd ai o sarcin grea, o dai unei persoane ocupate pentru c tii c ea o rezolv. Dac vei spune un nu cu jumtate de gur, ncurajai solicitantul s cread c putei fi convins s preluai sarcina. Prezentnd nite scuze slabe construii sperane false.
Previous Next

Dac decidei s refuzai o solicitare, nu trebuie s v justificai decizia. Spunei pur i simplu: mi pare ru, dar trebuie s te refuz de data asta. Cererile care vin pe neateptate sunt dificile n mod deosebit. Numrai pn la zece nainte de a spune da. ncercai ceva de genul: D-mi voie s m gndesc puin. Am alte angajamente care sar putea suprapune.
Previous Next
Uneori, chiar i cnd v gndii bine, v trezii c ai spus da i realizai mai trziu c a fost o greeal. Cutai imediat persoana creia i-ai acceptat solicitarea i spunei-i ceva de genul: Jan trebuie s-mi cer scuze. Am uitat cu totul de un angajament pe care mi l-am luat fa de eful meu i nu exist nici o cale s m ocup i de problema ta. mi pare teribil de ru. Oferii o alternativ: M ntreb dac te-ai gndit la ....
Previous Next
Previous
Next
Patru pai pentru a nva s spunei nu

1. Ascultai 2. Spunei nu 3. Furnizai motive 4. Oferii alternative
Previous
Next
Cum s spui nu efului

strategia de baz este de a-i aminti despre celelalte proiecte la care lucrai de a sublinia c acestea sunt prioriti fixate de el de a-i cere ajutorul pentru a decide unde ar trebui ncadrate noile sarcini pe lista de prioriti.
Previous Next
Previous
Next
Previous
Next
Tendina de amnare
Ce anume se afl n spatele acestui fenomen al amnrii?
teama de eec lipsa de interes n activitate sentimente de mnie i ostilitate la adresa cuiva - de regul, persoana care a trasat sarcina n cauz
Previous
Next
Nu vrem s recunoatem nici unul dintre aceste motive reale, aa c vom cuta scuze:
Nu am toate materialele; Trebuie s atept un raport de la cellalt departament; Am prea multe alte angajamente; Pur i simplu nu am chef n momentul acesta; Nu e nici o grab; oricum nu trebuie rezolvat prea curnd; Nu este momentul potrivit; M apuc de asta imediat ce termin cu celelalte; Rezolv mai trziu; i-aa lucrez mai bine sub presiune.
Previous Next
Pericolul ntrzierii
Atunci cnd amnai o sarcin pn n ultimul moment, aproape ntotdeauna vei avea rezultate mai slabe din cauz c nu mai este timp pentru a ndrepta ceea ce merge prost i, inevitabil, ceva va merge prost. Ne vom lovi de activitile cele mai dificile atunci cnd avem cea mai puin energie.
Previous
Next
Remediul pentru boala amnrii

Primul pas pentru a scpa de tendina de amnare este s realizai c dumneavoastr avei controlul i s v angajai n sensul unei schimbri. Dezvoltai-v o atitudine de tip ,,fo,acum. Stabilii-v termene limit.
Previous Next
Cnd dumneavoastr suntei eful

1. Creai ncredere promovnd angajamentul, nu simpla supunere. 2. Punei accentul mai degrab pe pornirea sarcinilor dect pe ncheierea lor. 3. Criticai constructiv. 4. Fii hotrt i stabilii prioriti. Exemplu
Previous Next
Previous
Next
Previous
Next
edinele
n medie, un director petrece zece ore pe sptmn n edine 90% dintre directori afirm c jumtate din timpul petrecut n edine este irosit Asta nseamn 5 ore pe sptmn, adic 250 de ore pe an pentru fiecare persoan care particip la edine Soluia pentru aceast risip? Limitai-v la edinele absolut necesare i restrngei durata acestora
Previous Next
Cnd dumneavoastr conducei edina

Decidei dac o edin este cu adevrat necesar. n general, exist patru motive pentru susinerea unei edine:
1. Coordonarea activitilor sau schimbul de informaii; 2. Motivarea unei echipe; 3. Discutarea de probleme n mod regulat (aa cum este edina cu personalul); 4. Luarea unei decizii.
Previous Next
Punei la punct o agend, cu limite de timp pentru fiecare subiect, i transmitei-o n avans. Invitai oamenii potrivii la momentul potrivit i n locul potrivit. ncepei la timp. Eliberai participanii de care nu mai este nevoie. Respectai agenda.
Previous Next

Pentru a putea respecta agenda, reducei discuiile colaterale la minimum; nu permitei ntreruperi externe dect n cazul unor urgene reale. Hotri paii urmtori. ncheiai la timp. Pregtii i distribuii o minut.
Previous Next

Exemplu
Previous
Next
Cum se ncheie o edin

Participai doar la acea parte a edinei care v privete, mai ales dac eful dumneavoastr este cel care a convocat edina. Folosii-v eful ca scuz. Luai decizii fr edine. Trimitei o declaraie scris pe post de nlocuitor.
Previous Next

inei o conferin telefonic folosind facilitatea de convorbire n trei. Lsai la o parte edina prin calculator i folosii n schimb e-mail-ul. inei o conferin prin calculator, cu un conductor de edin. Dac bugetul o permite, apelai la videoconferin sau la conferin prin fibr optic.
Previous Next

Cum s ncepei o edin atunci cnd nu suntei la conducere Problema cea mai mare n ce privete edinele este c acestea nu ncep la timp Dac dumneavoastr conducei edina, nu permitei nicio ntrziere. Dar dac nu? Spunei tare i cu o nuan de surpriz n voce: Hei, este ora zece. Dac persoana care a convocat edina este cea care ntrzie, nu mai ateptai. Putei s spunei ceva de genul urmtor: JR este reinut, probabil, la telefon. Ce-ar fi s ncepem i n momentul n care ajunge i ea o punem la curent.
Previous Next
Previous
Next
Previous
Next
Lucrul cu hrtii Intrri

Scrisori i note
Filtrai corespondena primit. Autorizai asistenta dumneavoastr s deschid, s sorteze i s filtreze corespondena primit, folosind un proces de filtrare n patru pai.
1. 2. 3. 4. Tratare. Delegare. Indosariere. Rezolvare urgent.
O dat ce ai trecut prin coresponden, rezolvai-o.

Next
Previous
Rapoarte
Cutai rezumatul pe care orice raport bun ar trebui s-1 aib Fii ferm; nu pierdei timpul cu materiale prea puin folositoare
Previous
Next
Publicaii
nsrcinai-v asistenta s treac n revist publicaiile i s sublinieze sau s rezume pentru dumneavoastr aspectele cheie. Abonai-v la un serviciu de sistematizare a informaiei sau la o banc de date on-line specializat n domeniul dumneavoastr de interes. Circulai publicaiile printre colaboratori, cu o not de traseu coninnd la baz numele dumneavoastr. nvai s citii mai rapid, fie prin participarea la un curs de citire rapid, fie exersnd pe cont propriu. Cea mai bun tehnic pe care am ntlnit-o era cea a unui director care pur i simplu bifa articolele de interes n cadrul cuprinsului i ncercuia sau scria subiectul sub care urma s fie ndosariate.
Previous
Next

Ieiri Scrisori i note
Luai n considerare alternative. Delegai activitile de scriere ori de cte ori putei. Fii scurt. Fii adecvat, nu perfect. Dictai corespondena; scrisul de mn risipete timpul a dou persoane. Pentru situaiile care se repet punei la punct un dosar de modele de scrisori.
Previous Next
Rapoarte
Pentru toate rapoartele de care rspundei, concepei,un format standard pe care s-1 respectai de fiecare dat. Facei un efort hotrt pentru reducerea numrului de rapoarte create i pentru scurtarea fiecrui raport n parte. Dac suntei pe poziia necesar, punei la punct un set complet de proceduri concepute pentru uniformizarea rapoartelor interne n cadrul departamentului sau firmei.
Previous Next
Sistem de urmrire
Un sistem utilizat mult este cel pentru urmrire pe 31 de zile. Dosare numerotate de la 1 la 31 pstreaz documentele pn n ziua n care sunt necesare. Un alt sistem folosete numai ase dosare. Astzi, Sptmna Curent, Sptmna Urmtoare, Termen Mediu (una pn la trei luni), Termen Lung (trei pn la dousprezece luni) i Termen nedeterminat.
n dosarul Astzi, de exemplu, vei plasa toate materialele legate de proiectele aflate n planul zilnic pentru ziua curent. La sfritul zilei extrageri documentele pentru mine din dosarul Sptmna Curent.
Previous Next
Stocarea dup ncheiere: ndosarierea

stabilii un sistem clar pentru desemnarea documentelor care sunt gata de ndosariere: iniialele dumneavoastr i data curent n partea superioar sunt o soluie bun. este de datoria dumneavoastr s stabilii numele sau subiectul sub care urmeaz s fie ndosariat un material. tot dumneavoastr suntei responsabil i pentru a nota pe ce durat trebuie stocat elementul n cauz. Folosii notaia urmtoare sau concepei un cod propriu:
L A A+1 A+7 FP P = a se distruge dup o lun; = a se pstra pentru anul calendaristic curent; = a se pstra anul curent plus unu; = a se pstra anul curent plus apte; = a se pstra pn la finalizarea proiectului; = dosare permanente.
Previous
Next
Previous
Next
Previous
Next
Nefinalizarea sarcinilor
Dr. John Mee, fost profesor de management la Facultatea de Economie a Universitii din Indiana, a studiat n mod serios arta finalizrii. Talentul finalizatorului este silina de a ncheia. Finalizatorii nu tolereaz ntreruperile, cu excepia urgenelor. Chiar i atunci, ei ncearc s nu prseasc sarcina curent dect dac este absolut clar c:
prioritatea situaiei de criz este mai mare dect cea a sarcinii la care lucrau; contribuia lor este esenial pentru rezolvarea crizei.
Prin contrast, nefinalizatorii nu sunt capabili s ncheie sarcinile dintr-o serie de motive psihologice.
Previous Next

Problema lsrii sarcinilor nefinalizate se leag de ali factori risipitori de timp: lipsa autodisciplinei, incapacitatea de stabilire a prioritilor, diversele ntreruperi, lipsa spiritului organizatoric. Soluiile privind arta finalizrii
Rspltii-v n momentul n care ncheiai sarcina - i nu nainte. Stabilii-v termene limit, dar avei grij s fie realiste.
Previous Next
Dac suntei nelept, nvai acum aceast lecie.

odat ce ai nvat s stabilii termene limit realiste, lsai o marj pentru acele ntrzieri i urgene care tii c vor aprea. pstrai concentrarea asupra prioritilor dumneavoastr. nvai s anticipai problemele i s v pregtii pentru ntrzieri neateptate. meninei-v biroul curat.
Previous Next
Previous
Next
Previous
Next
Personal necorespunztor
Problema personalului necorespunztor are dou aspecte: necorespunztor n sensul insuficienei i necorespunztor n sensul lipsei de pricepere. Ambele aspecte pot fi corectate.
Personal insuficient
nvai personalul s foloseasc mai bine timpul Propuneri pentru ncadrarea de personal
Previous Next
Pregtire necorespunztoare
Putei exercita o influen enorm asupra membrilor echipei dumneavoastr prin felul n care i orientai i conducei n munca lor de zi cu zi. Dac nu dispunei de personalul de care avei nevoie putei recurge la urmtoarele soluii:
Formai aliane temporare; Gsii parteneri potrivii pentru fiecare proiect; Facei schimb de servicii; Oferii internilor o experien profesional valoroas; Achiziionai servicii; Angajai personal cu program de lucru parial; Angajai personal cu program de lucru complet; Raionalizai obiectivele afacerii dumneavoastr.
Previous Next
Previous
Next
Previous
Next
Relaii sociale
Cauzele excesului de contacte sociale nu sunt greu de identificat:
Singurtate; Necesitatea de a schimba ritmul sau peisajul; Instinctul social; Curiozitate; Dorina de a fi informat; Ego; Teama de a nu supra; Incapacitatea de a spune nu persoanelor comunicative; Lipsa de ndemnare n a pune capt unei conversaii cu un vorbre; O localizare fizic ce ncurajeaz vizitele; Asumarea rolului de ambasador al bunvoinei pentru toi trectorii; O scuz pentru a evita o munc neinteresant.
Previous Next
Pentru diminuarea timpului pierdut cu contactele sociale se recomanda:

Filtrai vizitatorii i convorbirile telefonice. Evaluai aezarea dumneavoastr fizic. Dezvoltai tehnici pentru a sugera sfritul timpului acordat pentru conversaie. Ridicai-v. Nu cedai n faa vorbreilor struitori; pstraiv concentrarea. Punei vizitatorii la lucru. nvai cum s v descurcai cu eful.
Previous Next
Previous
Next
Previous
Next
Previous
Next
Responsabiliti sau autoritate confuze
Previous
Next

MG Timpului

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

MG Timpului

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

MANAGEMENTUL TIMPULUI

Capitolul 2 - Stabilirea obiectivelor

Managementul i gestiunea timpului n organizaii

Managementul i gestiunea timpului n organizaii

Managementul i gestiunea timpului n organizaii

Bower i Hout difereniaz dou caracteristici de baz ale orientrii temporale:

Managementul i gestiunea timpului n organizaii

Managementul i gestiunea timpului n organizaii

Principalele caracteristici ale timpului

Managementul i gestiunea timpului n organizaii

Managementul i gestiunea timpului n organizaii

Managementul i gestiunea timpului n organizaii

Managementul i gestiunea timpului n organizaii

De ce gestionarea timpului este nc o problem?

Managementul i gestiunea timpului n organizaii

De ce gestionarea timpului este nc o problem?

Managementul i gestiunea timpului n organizaii

Influena puternic a naturii umane

Managementul i gestiunea timpului n organizaii

Managementul i gestiunea timpului n organizaii

Managementul i gestiunea timpului n organizaii

Managementul i gestiunea timpului n organizaii

Managementul i gestiunea timpului n organizaii

Factorii care risipesc cel mai mult timpul presedintilor de companii:

Managementul i gestiunea timpului n organizaii

Managementul i gestiunea timpului n organizaii

Obiceiuri vechi, obiceiuri noi

Managementul i gestiunea timpului n organizaii

Putei identifica greelile lor?

Managementul i gestiunea timpului n organizaii

Concepii greite despre gestionarea timpului

Managementul i gestiunea timpului n organizaii

Concepii greite despre gestionarea timpului

Managementul i gestiunea timpului n organizaii

Scopul real al gestionarii timpului este:

Managementul i gestiunea timpului n organizaii

b) Echilibrul ntre munc i viaa personal

Managementul i gestiunea timpului n organizaii

Testul pentru dependena de munc

Managementul i gestiunea timpului n organizaii

Managementul i gestiunea timpului n organizaii

Managementul i gestiunea timpului n organizaii

Managementul i gestiunea timpului n organizaii

Atunci cnd lucrezi dup un program prelungit se ntmpla dou lucruri:

Managementul i gestiunea timpului n organizaii

Managementul i gestiunea timpului n organizaii

Cum scpai de dependena de munc?

Managementul i gestiunea timpului n organizaii

Managementul i gestiunea timpului n organizaii

Productivitate = 9.240 fleacuri [ieiri] / 840 ore (intrri] = 11.

Managementul i gestiunea timpului n organizaii

Studiile psihologilor din industrie arata ca:

Managementul i gestiunea timpului n organizaii

Managementul i gestiunea timpului n organizaii

d) Succesul n realizarea obiectivelor

Managementul i gestiunea timpului n organizaii

Managementul i gestiunea timpului n organizaii

Stabilirea obiectivelor v ofer mai mult timp.

Obiectivele de progres aduc un plus starii obisnuite:

Alegerea unor obiective impune o dubl reflecie

Obiectivele n viaa particular Obiectivele de progres

Exemple de obiective de progres:

Scenariul pe care vrei s-1 scriei