Microsoft Access 2007

clasa a X-a
Cuprins
1. Aplicarea operaiilor elementare i a
conceptelor de baz ale aplicaiei Access
2. Operarea cu baze de date
3. Crearea i utilizarea formularelor
4. Utilizarea informaiilor dintr-o baz de dat
e
5. Crearea i utilizarea rapoartelor
6. Realizarea unor aplicaii practice
1. Aplicarea operaiilor elementare i a
conceptelor de baz ale aplicaiei
Access
Deschiderea aplicaiei
Deschiderea, modificarea, salvarea i
nchiderea unei baze de date existente
Folosirea funciei ajutor
nchiderea aplicaiei
Moduri de vizualizare
Deschiderea aplicaiei
1. Start All Programs Microsoft Office Microsoft Acce

Sau

2. Dublu clic pe pictograma de pe deskt

 Fereastra aplicatiei Access
2007
Butonul office

Baze de date
Baza de date
recent deschise
necompletata

Sabloane
 Deschiderea, salvarea i
nchiderea unei baze de date
existente
1. Deschiderea unei baze de date:
- Dublu clic pe numele bazei de date din fereastra aplicatiei
Sau
- Se executa clic pe butonul office si se alege optiunea Open
4. Inchiderea unei baze de date:
2. Salvarea unei baze de date:
Folosirea funciei ajutor
refresh Home print

Type words to search for Search all Access

nchiderea aplicaiei

Clic pe butonul office si se alege but

Exit Access
2. Operarea cu baze de date
Proiectarea unei baze de date
Crearea unei tabele
Definirea unei chei primare
Stabilirea unui index
Modificarea proprietilor unui cmp
Introducerea de date n tabel
Vizualizarea informaiilor dintr-o tabel
Modificarea datelor ntr-o tabel
Adugarea de nregistrri ntr-o baz de date
tergerea de nregistrri ntr-o baz de date
Proiectarea unei baze de
date
In proiectarea unei baze de date se va tine
cont de urmatorii pasi:
analizati obiectivul urmarit
determinai scopul bazei de date
determinai tabelele de care avei nevoie
determinai cmpurile de care o s avei
nevoie n tabele
determinai relaiile dintre tabele
 Crearea unei tabele
Crearea structurii tabelelor se refer la
definirea cmpurilor (coloanelor)
tabelelor. Acest lucru se poate face n
trei moduri:
Din meniul Create
Table crearea unei tabele noi prin definirea
campurilor in mod direct
Table Templates - crearea unei tabele prin
utilizarea unor sabloane existente
Table Design - crearea unei tabele in modul
Design View in care se pot adauga campuri si
tipul de date fiecarui camp
 Definirea unei chei primare
1. Se selecteaz cmpul
Cheia primara identific n
mod unic o nregistrare a
tabelei. 2. Selectai fie simbolul
Poate fi : - cheie simpl
-format dintr-o singur iconic - cheie,
coloan din meniul Design, fie
- cheie compus clic dreapta pe campul
(multipl)- format din mai selectat si se alege
multe coloane
ntr-un tabel pot exista mai Primary Key
multe coloane (sau set de
coloane) ce pot conine
valori unice. Aceste coloane
sunt chei candidat
Stabilirea cheii primare se
poate face prin dou
modalitti, dup cum urmeaz:
 Crearea tabelelor cu ajutorul
ferestrei de proiectare
Este modul cel mai eficient de creare a tabelelor
n aceast fereastr se definesc
numele cmpurilor FIELD NAME,
tipul de date DATA TYPE
o descriere a cmpului respectiv
(opional)DESCRIPTION.
 Crearea tabelelor cu ajutorul
ferestrei de proiectare
Numele: Microsoft
Access 2007 permite
ca numele de cmp s
fie format din mai
multe cuvinte (max.
64 caractere), de
exemplu Nume
client. n versiunile
mai vechi de Access
denumirea unui astfel
de cmp ar fi putut fi
scris cu simbolul
underscore (_)
Caractere nepermise in
definirea unui nume de
camp: punct (.), punct
si virgula(;), doua
puncte(:)
 Crearea tabelelor cu ajutorul
ferestrei de proiectare
Tipul de date: este o
caracteristic ce
stabilete modul n care
datele sunt nregistrate
pe suportul de
memorare i modul n
care acestea sunt
interpretate i prelucrate
 Tipuri de date in Access:
Text (siruri de max 255 caractere)
Numar numere intregi sau cu
zecimale
Monetar pentru valori monetare
Data/Timp date calendaristice
Da/Nu pentru constante logice
Memo siruri de lungime max 65536
AutoNumerotare pentru serii
incrementate automat cu 1
Obiect OLE incorporarea de fisiere
Hiperlink adrese URL
Lookup Wizard -
 Subtipuri de date numerice
Byte nr. intregi pozitive 0..255
Integer - nr. intregi 32768..+32767
LongInteger - nr. intregi
2147483648..+2147483647
Single numere reale cu precizie de 6 pozitii
zecimale
Double numere reale cu precizie de 10
pozitii zecimale
 Crearea tabelelor cu ajutorul
ferestrei de proiectare

Field size (Dimensiunea cmpului): n

aceast zon se introduce numrul
maxim de caractere permis pentru
cmpul respectiv, n functie de tipul
de date al acestuia.
 Crearea tabelelor cu ajutorul
ferestrei de proiectare

Format (Formatul n care sunt afiate

datele): - n Access fiecare tip de date
are mai multe opiuni predefinite de
afiare.
 Crearea tabelelor cu ajutorul
ferestrei de proiectare
Input Mask (Formatul
de introducere): se
refer la impunerea unui
anumit format pentru
toate datele incluse n
cadrul acestui cmp. O
masc de intrare este
folosit ntr-un cmp
pentru a formata
informaia i a controla ce
valori pot fi introduse.
Utilizatorul va putea
introduce n cmp exact
formatul nlocuitorii
impus de masc,
de caractere pot fi:
n caz contrar Access
- 0 pentru va
numere (0-9);
afia un mesaj de eroare
- 9 pentru numere sau pauze;
- L pentru litere (A-Z).
Exemplu:pentru numere de nmatriculare: LL00LLL
 Crearea tabelelor cu ajutorul
ferestrei de proiectare
Caption (Legenda): permite specificarea
unui anumit nume atribuit cmpului, nume
care va fi afiat n cadrul rapoartelor,
formularelor, tabelelor.
Default value (Valoare implicit): este
valoarea atribuit automat atunci cnd
utilizatorul nu introduce nici o valoare n acel
cmp.
Validation rule (Regulile de validare):
testeaz prin intermediul unui criteriu (expresie
Access) valorile introduse n cmpurile bazei de
date i nu las introducerea de date care nu
respect acel criteriu.
Validation TEXT (Text de validare): Conine
textul care va aprea pe ecran n cazul n care
valoarea introdus n cmp nu respect criteriul
impus de regula de validare.
Required (Cerine): se stabilete dac prin Indexed (Indexare): dintr-o list
introducerea unei nregistrri n cadrul tabelei derulant se poate alege ntre un index
este obligatorie i completarea respectivului care admite valori duplicat sau unul
cmp. care cere ca fiecare valoare a cmpului
s fie unic
 Operatii elementare asupra
tabelelor
1. Deschiderea si inchiderea unei tabele:
- dublu clic pe tabela respectiva (deschiderea)
- clic pe butonul x de pe bara tabelei (inchiderea)
2. Deplasarea in tabela:
- utilizand bara de deplasare pozitionata in partea de
jos a ferestrei tabelei
3. Sortarea datelor din tabele:
- prin sortare se obtin datele aranjate crescator sau
descrescator dupa valorile unor chei- se utilizeaza
butoanele
4. Adaugarea inregistrarilor:
- in modul foaie de date se executa clic pe butonul
5. Stergerea articolelor clic dreapta pe articole si se
alege Delete record
3. Crearea i utilizarea
formularelor
Crearea unui formular simplu
Introducerea datelor n baza de date
folosind
formulare simple
Formatarea textului
Schimbarea culorii fondului ntr-un formular
Importul unei imagini sau fiier text ntr-un
formular
Modificarea
 Crearea unui formular simplu - Form
Wizard
Un formular serveste la introducerea datelor, dar poate avea si rol
de meniu sau de prezentare generala a unor informatii. Un
formular este un element de interfata cu utilizatorul.
1. Se apeleaza Form Wizard din meniul Create
More Forms
2. Se deschide tabela sursa si se selecteaza
campurile ce vor forma formularul si se
actioneaza butonul Next
3. Se alege aspectul formularului, stilul acestuia, se
salveaza si se poate executa imediat
APLICATIE
Creati tabelul Infoclieni, din baza de date Clieni,
care va conine informaii referitoare la clienii
unei firme. Tabelul are urmtoarea structur:
Cod_cl Numeric, ntreg (cheie primara)
Nume Text (30)
Prenume Text(30)
Adresa Text (120)
Localitatea Text (30)
Cod_jude Text(2)
Cod_postal Text(10)
Telefon Text(15)
Data nasterii Dat calendaristic (Date/Time)
Introduceti 10 inregistrari in tabela Infoclienti
Tipuri de relaii n Access

1. Relaia One to One (unu la unu) - fiecrei

nregistrri din tabelul printe i corespunde
exact o singur nregistrare din tabelul copil.
2. Relaia One to Many (unu la mai muli) -
fiecrei nregistrri din tabelul printe i
corespunde mai mult de o nregistrare n
tabelul copil.
3. Relaia Many to Many (mai muli la mai
muli) fiecrei nregistrri din tabelul printe i
corespunde mai mult de o nregistrare n
tabelul copil iar fiecrei nregistrri din tabelul
copil i poate corespunde mai mult de o
nregistrare n tabelul printe.
Reguli de protejare a datelor din
tabelele relationate
Integritatea referenial:
1. fiecare valoare a cheii externe trebuie s se gseasc printre
mulimea valorilor cheii candidat corespondente, cu alte cuvinte nu
putem adaug nregistrri n tabelul copil fr ca acestea s aib
corespondent n tabelul printe;
2. nu putem terge o nregistrare din tabelul printe dac exist
nregistrri corespondente n tabelele copil.

Alte reguli referitoare le cheia extern:

1. o cheie extern este simpl dac i numai dac cheia candidat
corespondent este simpl, i este compus dac i numai dac cheia
candidat corespondent estecompus;
2. fiecare cmp component al unei chei externe trebuie s aib acelai
tip de date i dimensiune cu al cmpului corespondent din cheia
candidat;
3. o valoare a unei chei externe reprezint o referin ctre o
nregistrare care conine aceeai valoare pentru cheia candidat
corespondent.
APLICATIE
1. S se creeze un nou tabel cu numele
Pli n baza de date CLIENTI. Tabelul va
avea urmtoarea structur:
Cod_cl - Numeric, ntreg
Data_platii - Data calendaristic
Suma_platit - Currency
Data_scadenta - Data calendaristic
a) S se stabileasc cheia primar.
b) S se creeze o relaie de tip 1:n ntre tabelul
Infoclieni i tabelul Pli. S se foreze
integritatea referenial.
c) S se introduc 8 articole n tabelul Pli
4. Utilizarea informaiilor dintr-o
baz de date
Conectarea la o baz de date existent
Cutarea unei nregistrri
Crearea unei interogri simple
Crearea unei interogri multiple
Salvarea unei interogri
Filtre: adugare, eliminare
Adugarea, eliminarea de cmpuri ntr-o
interogare
Selecia i sortarea datelor dup criterii sau n baza
operatorilor logici uzuali
Interogari - definitie
Interogrile reprezint modaliti de selecie i afiare a informaie din unu sau
mai multe tabele, formulate cu ajutorul unor condiii logice.
Tipuri de interogri
n funcie de modul de definire i rezultatele aciunii, interogrile pot fi
clasificate astfel:
a) interogri de selecie (folosind condiii logice);
b) interogri de sortare (indicnd cmpul/cmpurile i ordinea sortrii);
c) interogri de excludere a unor nregistrri din BD (de exemplu, excluderea
tuturor cititorilor care nu au mprumutat cri n
ultimii 2 ani);
d) interogri de modificare a unor nregistrri din BD (de exemplu,
majorarea preurilor tuturor crilor cu 20%);
e) interogri de obinerea a unor informaii rezultante (n cmpuri noi) n
baza informaiei existente (de exemplu, obinerea vrstei cititorului prin
scderea anului de natere din anul curent);
f) interogri de obinere a unor totaluri, medii etc.;
g) interogri ncruciate.
5. Crearea i utilizarea
rapoartelor
Crearea unui raport simplu
Modificarea unui raport
Crearea, modificarea unui antet i subsol
Gruparea datelor ntr-un raport, total-
raport, subtotal-raport
Ce sunt rapoartele?
Sunt o modalitate de valorificare a
continutului informational al bazei de date,
servind ca instrument de cunoastere a unor
aspecte (pozitive sau negative) dintr-o
situatie pentru care s-au cules date, s-au
verificat si depozitat intr-o baza de date
Raportul apare ca un instrument al
cunoasterii, care contine o cantitate mare de
informatii selectate, prelucrate, sistematizate
dupa anumite reguli de prezentare, in
concordanta cu cerintele utilizatorilor
Proiectarea rapoartelor cu Report
Wizard
Report Wizard este folosit pentru
construirea rapida a unor rapoarte simple,
pe baza unui singur tabel sau a unor
rapoarte cu date din mai multe tabele
aflate in relatie dintr-o baza de date
Report Wizard este lansat din meniul
Create, butonul Report Wizard.
 Pasul 1. se precizeaza sursa de date si
campurile din care se vor prelua valorile
raportului
Pasul 2. se pot fixa campurile de grupare si
chei de ordonare
Pasul 3. se pot sorta anumite
campuri crescator sau
descrescator

Pasul 4. ne alegem forma

raportului din formele
prestabilite ale
expertului, iar in clotul
din dreapta jos exista
butonul Preview pentru
previzualizare
Pasul 5. ne alegem stilul raportului

Pasul 6. salvam raportul dandu-i un nume

Forma unui raport creat cu Report Wizard

Aplicatie
Sa se creeze baza de date Situatie in care sa se tina
evidenta elevilor dintr-un liceu
Creati tabelul Elevi cu structura:
nr matricol (numar)
nume elev (text,50)
cod diriginte (numar)
data nasterii (data/timp)
absente motivate (numar)
absente nemotivate (numar)
Cerinte:
1. Sa se creeze un formular simplu cu ajutorul Form Wizard
(Expertul), salvat cu numele Elevi_form si sa se introduca
10 inregistrari
2. Sa se realizeze un raport simplu salvat cu numele
elevi_raport_absente in care sa fie doar campul ce
contine numele elevilor si campul cu absentele
nemotivate ordonate descrescator.
6. Realizarea unor aplicaii
practice
Lansati in executie aplicatia Microsoft Access
Creati baza de date spital avand urmatoarele tabele:
tratament (medic(text,50), nume pacient(text,50), diagnostic(memo), medicament(text,50))
pacient (nume pacient(text,50), varsta(numar), inaltime(numar), greutate(numar),
salon(numar), data internare(Data/Ora, format- Data scurta)
introduceti urmatoarele inregistrari in tabele


Aplicati urmatoarele formatari:
tratament: font (Arial, 14, bold, albastru), culoare de umplere: verde deschis, latime
coloana: 20, inaltime rand:16
pacient: font(Times NewRoman, 16, italic, rosu), culoare de umplere:abastru deschis,
latime coloana: 18, inaltime rand:14
Realizati relatia dintre cele doua tabele
clic pe pictograma Relatii din bara de instrumente standard-se deschide fereastra
de dialog Afisare tabel-clic pe fiecare tabel -butonul Adaugare-clic pe butonul
Inchidere
-trageti numele campului din primul tabel peste numele campului din al doilea-se
deschide fereastra de dialog Editare relatii-bifati:Impunere integritate
referentialabutonul Creare
Afisati pacientii in ordine alfabetica (in tabelul tratament)
Afisati pacientii in ordine crescatoare a varstei (in tabelul pacient)
Realizati urmatoarele interogari:
Varsta pacientilor (interogare1)
Diagnosticul pacientilor (interogare2)
Salonul si data internarii pacientilor(interogare3)
Diagnosticul si salonul pacientilor(interogare4)
Data de internare a pacientilor(interogare5)