ORDIN nr. 1.

918 din 25 iulie 2011 pentru aprobarea procedurii i actelor pe care angajatorii sunt obligai s le prezinte la inspectoratul teritorial de munc pentru obinerea parolei, precum i a procedurii privind transmiterea registrului general de eviden a salariailor n format electronic EMITENT: MINISTERUL MUNCII, FAMILIEI I PROTECIEI SOCIALE PUBLICAT N: MONITORUL OFICIAL nr. 587 din 19 august 2011 Data intrarii in vigoare : 19 august 2011

Avnd n vedere prevederile art. 2 alin. (11) i art. 5 alin. (3) din Hotrrea Guvernului nr. 500/2011 privind registrul general de eviden a salariailor, n baza art. 12 din Hotrrea Guvernului nr. 11/2009 privind organizarea i funcionarea Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei Sociale, cu modificrile i completrile ulterioare, ministrul muncii, familiei i proteciei sociale emite urmtorul ordin: ART. 1 Se aprob procedura i actele pe care angajatorii sunt obligai s le prezinte la inspectoratul teritorial de munc pentru obinerea parolei, precum i procedura privind transmiterea registrului general de eviden a salariailor n format electronic, prevzute n anexa care face parte integrant din prezentul ordin. ART. 2 Inspecia Muncii i inspectoratele teritoriale de munc vor duce la ndeplinire prevederile prezentului ordin. ART. 3 (1) Prezentul ordin se public n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I. (2) La data intrrii n vigoare a prezentului ordin, Ordinul ministrului muncii, solidaritii sociale i familiei nr. 20/2007 privind aprobarea Procedurii de transmitere a registrului general de eviden a salariailor n format electronic, publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr. 59 din 25 ianuarie 2007, se abrog. Ministrul muncii, familiei i proteciei sociale, Laureniu Sebastian Lzroiu Bucureti, 25 iulie 2011. Nr. 1.918. ANEX Procedura i actele pe care angajatorii sunt obligai s le prezinte la inspectoratul teritorial de munc pentru obinerea parolei, precum i procedura privind transmiterea registrului general de eviden a salariailor n format electronic CAP. I Dispoziii generale 1. Au obligaia de a nfiina, completa i transmite registrul general de eviden a salariailor n format electronic angajatorii, persoane fizice sau

juridice, astfel cum sunt definii la art. 14 alin. (1) din Legea nr. 53/2003 Codul muncii, republicat, precum i misiunile diplomatice i oficiile consulare ale altor state n Romnia, respectiv, dup caz, institutele culturale i reprezentanele comerciale i economice ale altor state n Romnia, pentru personalul angajat local care are cetenia romn sau reedina permanent n Romnia, potrivit art. 2 alin. (4) din Hotrrea Guvernului nr. 500/2011 privind registrul general de eviden a salariailor, denumit n continuare hotrre. CAP. II Meniuni cu privire la nfiinarea registrului general de eviden a salariailor 2. Unitile fr personalitate juridic ale angajatorilor - sucursale, agenii, reprezentane, puncte de lucru sau alte asemenea uniti fr personalitate juridic, precum i misiunile diplomatice i oficiile consulare ale altor state n Romnia, respectiv, dup caz, institutele culturale i reprezentanele comerciale i economice ale altor state n Romnia - au obligaia de a nfiina, completa i transmite registrul general de eviden a salariailor, dac sunt ndeplinite cumulativ urmtoarele condiii: a) au primit delegare de competen pentru ncadrarea personalului prin ncheierea de contracte individuale de munc; b) au primit delegare de competen pentru nfiinarea i completarea registrului general de eviden a salariailor. 3. Unitile fr personalitate juridic care ndeplinesc condiiile menionate la pct. 2 pot ncheia contracte de prestri de servicii n vederea completrii i transmiterii registrului, dac au primit delegare n acest sens. CAP. III Meniuni cu privire la completarea registrului general de eviden a salariailor 4. Registrul general de eviden a salariailor cuprinde contractele individuale de munc n desfurare la data intrrii n vigoare a prevederilor hotrrii, indiferent dac acestea sunt suspendate la data de 1 august 2011. 5. Registrul general de eviden a salariailor se completeaz n ordinea ncheierii, modificrii, suspendrii sau ncetrii contractelor individuale de munc. 6. Completarea elementului referitor la salariu se realizeaz i pentru contractele deja nregistrate, n termen de 90 de zile de la data intrrii n vigoare a hotrrii. 7. Registrul general de eviden a salariailor se completeaz de ctre angajatori cu ajutorul aplicaiei informatice distribuite gratuit de Inspecia Muncii sau cu ajutorul aplicaiilor informatice proprii ale angajatorilor. 8. Completarea registrului se face de ctre una sau mai multe persoane nominalizate prin decizie scris de ctre angajator. 9. Angajatorii pot contracta serviciul de completare i transmitere a registrului prin ncheierea, cu respectarea dispoziiilor art. 20 alin. (5) din Legea nr. 677/2001 pentru protecia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal i libera circulaie a acestor date, cu modificrile i completrile ulterioare, de contracte de prestri de servicii cu prestatori nregistrai la inspectoratele teritoriale de munc, care i desfoar activitatea n condiiile prevederilor legale n vigoare. 10. n vederea nregistrrii prestatorilor de servicii la inspectoratele teritoriale de munc, angajatorii au obligaia de a informa n scris inspectoratele teritoriale de munc despre ncheierea contractului cu prestatorul cu care a contractat serviciul de completare i transmitere a registrului.

Informarea inspectoratului teritorial de munc se va efectua n termen de 3 zile lucrtoare de la data ncheierii contractului de prestri de servicii. 11. Informarea la care s-a fcut referire la pct. 10 va consta ntr-o adres ntocmit de angajator, care va cuprinde: denumirea prestatorului de servicii; certificatul de nregistrare al prestatorului, eliberat de registrul comerului; dovada nregistrrii prestatorului ca operator de date cu caracter personal, conform prevederilor Legii nr. 677/2001, cu modificrile i completrile ulterioare, precum i data de la care s-a contractat serviciul de completare i transmitere a registrului. 12. n cazul ncetrii sau rezilierii contractului de prestri de servicii, angajatorul va comunica inspectoratului teritorial de munc acest fapt cel mai trziu la data ncetrii sau rezilierii, n vederea eliberrii unei noi parole angajatorului. 13. Completarea registrului general de eviden a salariailor prin utilizarea aplicaiei puse la dispoziie de Inspecia Muncii se face n conformitate cu instruciunile de utilizare obinute de pe pagina de internet a Inspeciei Muncii www.inspectiamuncii.ro sau de la sediul inspectoratelor teritoriale de munc. 14. n cazul n care, pentru nfiinarea i completarea registrului general de eviden a salariailor, angajatorii folosesc aplicaii informatice proprii de gestiune a salariailor, aceste aplicaii trebuie s cuprind i s furnizeze elemente obligatorii, similar aplicaiei informatice puse la dispoziie de Inspecia Muncii. 15. Structura i formatul de fiier aferente registrului general de eviden a salariailor n format electronic care trebuie transmis la inspectoratul teritorial de munc, n cazul angajatorilor care utilizeaz aplicaii informatice proprii, se pun la dispoziie de Inspecia Muncii. Specificaiile tehnice ale fiierului pot fi obinute de pe pagina de internet a Inspeciei Muncii www.inspectiamuncii.ro sau de la sediul inspectoratelor teritoriale de munc. CAP. IV Meniuni cu privire la transmiterea registrului general de eviden a salariailor 16. Transmiterea registrului se face de ctre una sau mai multe persoane nominalizate prin decizie scris de ctre angajator. 17. Registrul general de eviden a salariailor se transmite la inspectoratul teritorial de munc prin una dintre modalitile prevzute la art. 5 alin. (1) din hotrre, n conformitate cu procedura stabilit n prezenta anex i cu instruciunile de utilizare a aplicaiilor. 18. Termenele de completare, respectiv nregistrare n registru a elementelor prevzute n hotrre sunt stabilite dup cum urmeaz: a) cel trziu n ziua lucrtoare anterioar nceperii activitii de ctre salariatul n cauz pentru elementele prevzute la art. 3 alin. (2) lit. a)-g) din hotrre; b) n termen de 90 de zile de la intrarea n vigoare a hotrrii, pentru elementul referitor la salariu, sporuri i cuantumul acestora, n cazul contractelor individuale de munc deja nregistrate. Prin salariu se nelege salariul de baz lunar brut stipulat n contractul individual de munc; c) cel trziu n ziua lucrtoare anterioar mplinirii termenului de 20 de zile lucrtoare prevzut de lege, de la data apariiei modificrii elementelor prevzute la art. 3 alin. (2) lit. a), c)-g) din hotrre, cu excepia situaiilor n care modificrile se produc ca urmare a unei hotrri judectoreti sau ca efect al unui act normativ cnd nregistrarea n registru se face n ziua n care angajatorul se prezum, potrivit legii, c a luat cunotin de coninutul acestora.

19. Registrul completat pe baza aplicaiei informatice proprii sau distribuite de Inspecia Muncii se transmite la inspectoratul teritorial de munc n a crui raz teritorial angajatorul i are sediul ori domiciliul, dup caz, cel trziu n ziua lucrtoare anterioar nceperii activitii de ctre primul salariat. 20. Unitile fr personalitate juridic ale angajatorilor, care au competena nfiinrii, completrii i transmiterii registrului, au obligaia de a transmite registrul la inspectoratul teritorial de munc n a crui raz teritorial acestea i desfoar activitatea, cu ndeplinirea obligaiilor prevzute de hotrre. A. Transmiterea on-line prin intermediul portalului Inspeciei Muncii 21. Transmiterea on-line se face dup solicitarea i obinerea de ctre angajator a numelui de utilizator i a parolei, indiferent dac angajatorul presteaz serviciul de completare i transmitere a registrului sau are ncheiat un contract de prestri de servicii, i activarea accesului la portalul Inspeciei Muncii http://itmonline.inspectiamuncii.ro 22. Obinerea numelui de utilizator i a parolei se face la sediul inspectoratului teritorial de munc n a crui raz teritorial angajatorul i are sediul sau domiciliul, n baza prezentrii urmtoarelor documente: a) solicitare scris pentru eliberarea numelui de utilizator i a parolei; b) mputernicire semnat i tampilat de angajator, n cazul n care persoana care solicit obinerea numelui de utilizator i a parolei este alta dect reprezentantul legal al angajatorului; c) copie de pe certificatul de nmatriculare; d) copie a actului de identitate al persoanei mputernicite. 23. ncepnd cu data intrrii n vigoare a prezentei proceduri, obinerea numelui de utilizator i a parolei este condiionat de transmiterea la sediul inspectoratului teritorial de munc a registrului general de eviden a salariailor, conform noului sistem informatic aferent hotrrii. 24. Modelul de mputernicire poate fi obinut de pe pagina de internet a Inspeciei Muncii sau de la sediul inspectoratelor teritoriale de munc. 25. Obinerea numelui de utilizator i a parolei pentru unitile fr personalitate juridic ale angajatorilor se face la sediul inspectoratului teritorial de munc n a crui raz teritorial acestea i desfoar activitatea, n baza unei mputerniciri semnate i tampilate de reprezentantul legal al unitii fr personalitate juridic, nsoit de o copie a urmtoarelor documente: a) delegarea de competen pentru ncadrarea personalului prin ncheierea de contracte individuale de munc; b) delegarea de competen pentru nfiinarea i completarea registrului general de eviden a salariailor n format electronic; c) certificatul de nmatriculare al angajatorului; d) certificatul fiscal al unitii fr personalitate juridic. B. Transmiterea prin e-mail pe baz de semntur electronic 26. Angajatorii care dein semntur electronic extins, bazat pe un certificat calificat, obinut de la un furnizor de servicii de certificare n condiiile Legii nr. 455/2001 privind semntura electronic, pot depune registrul general de eviden a salariailor la adresa de e-mail pus la dispoziie de Inspecia Muncii. 27. Modalitatea de transmitere prin e-mail i adresa de e-mail pot fi obinute de pe pagina de internet a Inspeciei Muncii. C. Depunerea la sediul inspectoratului teritorial de munc 28. Transmiterea registrului prin depunerea la sediul inspectoratului teritorial de munc se face pe suport CD, dischet 3,5 inch/1,44 MB sau medii de stocare USB cu sistem de fiiere FAT/FAT32.

29. Registrul general de eviden a salariailor, nsoit de o adres de naintare semnat i tampilat de ctre reprezentantul legal, se depune dup cum urmeaz: a) la sediul inspectoratului teritorial de munc n a crui raz teritorial persoanele fizice sau juridice i au domiciliul, respectiv sediul; b) la sediul inspectoratului teritorial de munc n a crui raz teritorial i desfoar activitatea unitile fr personalitate juridic. 30. Pentru prima depunere la sediul inspectoratului teritorial de munc a registrului adresa de naintare este nsoit de o copie a certificatului de nmatriculare la registrul comerului, a certificatului de nregistrare fiscal, respectiv o copie a actului de identitate - n cazul angajatorului persoan fizic. 31. Pentru prima depunere la sediul inspectoratului teritorial de munc a registrului de ctre unitile fr personalitate juridic ale angajatorilor, adresa de naintare este nsoit de o copie a urmtoarelor documente: a) delegarea de competen pentru ncadrarea personalului prin ncheierea de contracte individuale de munc; b) delegarea de competen pentru nfiinarea i completarea registrului general de eviden a salariailor n format electronic; c) certificatul de nmatriculare al angajatorului; d) certificatul fiscal al unitii fr personalitate juridic. 32. n cazul modificrii elementelor de identificare a angajatorului sau a unitilor fr personalitate juridic ale acestuia, depunerea ulterioar a registrului general de eviden a salariailor n format electronic trebuie nsoit de o copie a certificatului de nmatriculare la registrul comerului i a certificatului de nregistrare fiscal, care s ateste aceste modificri. 33. Completarea eronat a registrului general de eviden a salariailor n format electronic sau a datelor de identificare a angajatorului d dreptul inspectoratului teritorial de munc de a refuza nregistrarea acestuia. --------------