Power Point

Prezentare general
Este o component a Microsoft Office specializat n crearea, memorarea i prezentarea de diapozitive electronice. Este ideal pentru liste simple i pentru exprimarea concis a unor puncte de vedere sau pentru variantele electronice ale unor brouri i pliante. Lansarea aplicaiei Power Point se face ca pentru orice component MicroSoft Office. De exemplu, se face dublu clic pe icoania alturat, dac aceasta este pe desktop. Apare fereastra principal a crei bar de meniu orizontal are structura standard a aplicaiilor MS Office. Sub-meniul care o individualizeaz este Slide Show. O prezentare Power Point const din mai multe elemente de baz numite diapozitive (slides). Aranjamentul constituit din texte, imagini grafice i alte obiecte, care fac parte dintr-un diapozitiv, se numete macheta (layout). Power Point include mai multe variante de machete cu diverse obiecte. Aceste diapozitive includ marcaje de rezervare (placeholders) pentru: titluri, liste marcate, imagini grafice, diagrame, alte obiecte, singure sau n combinaii. Pentru a face prezentarea mai atractiv, se pot folosi culori, fonturi, imagini grafice pentru fundal. Toate aceste componente fac parte dintr-o colecie de obiecte numite abloane de proiect (design templates). Dac unele dintre elementele ce trebuie incluse n diapozitive au fost create n WORD sau EXCEL, nu se refac, ci se insereaz n Power Point folosind Clipboard-ul.

Crearea unei prezentri

Folosirea programului AutoContent Wizard Cel mai comod mod de a crea o prezentare Power Point cu diapozitive standard este cel oferit de asistentul AutoContent Wizard (Expertul continut automat). Lansarea asistentului AutoContent Wizard se face selectnd New din submeniul File. Fereastra principal se va completa cu componenta New Prezentation a paletei Formating, ca n figura urmtoare.

De aici se selecteaz From AutoContent Wizard i se iniiaz un dialog cu utilizatorul. Trebuie precizat : un tip de prezentare, de exemplu Generic. Se apas butonul Next, suportul pe care s se fac prezentarea (pe un ecran, pe folii transparente alb negru sau color, pe web, filme), apoi Next, titlul i dac este cazul subsolul prezentrii, apoi Next. Dac nu se impune nici o revenire se apas butonul Finish i apare fereastra pentru crearea diapozitivelor prezentrii dup modelul ales (modul de vizualizare Normal - Outline, ca n figura de mai jos).

Trecerea dintr-un diapozitiv n altul se poate face : direct, utiliznd mouse-ul fcnd clic cu butonul stng deasupra numrului diapozitivului, sau secvenial, cu tastele PageUp sau PageDown. Prinznd cu mouse-ul un element al unui diapozitiv i deplasndu-l pe un alt diapozitiv, prin eliberarea butonului mouse-ului, acel element va fi mutat n noul diapozitiv (se lucreaz asupra coloanei din stnga a figurii de mai sus). Apsnd butonul Slide, al coloanei din stnga a figurii precedente, i prinznd cu mouse-ul un diapozitiv, acesta poate fi deplasat pe o alt poziie n prezentare prin eliberarea mouse-ului pe poziia dorit. Dac se dorete schimbarea ablonului diapozitivului propus de modelul selectat, din Slide Design (Forma), seciunea Available For Use se alege ablonul de diapozitiv potrivit cu coninutul diapozitivului respectiv. Pentru schimbarea machetei diapozitivului propus de modelul selectat, din Slide Layout, se alege macheta de diapozitiv potrivit cu coninutul diapozitivului respectiv. Dac nu sunt pe ecran butoanele Slide Design i Slide Layout, aceste se afieaz fie din sub-meniul View, selectnd Toolsbar, apoi Formating, fie din sub-meniul Insert, selectnd New Slide (Diapozitiv nou). 7.3.1. Legturi ntre diapozitive Exist posibilitatea realizrii de salturi de la un diapozitiv la altul n timpul unei demonstraii, chiar dac acestea nu au numere consecutive, utiliznd Hyperlink din submeniul Insert.

Se selecteaz obiectul din diapozitiv pe care fcnd clic s se realizeze transferul, iar din fereastra Edit Hyperlink (Editeaza hyperlink), se alege locul unde s se fac legtura (transferul). De exemplu, dac se face transferul la un alt diapozitiv al aceleiai prezentri, se selecteaz Place in This Document (Plasare in acest document) ca n figura de mai sus, se alege din list diapozitivul dorit, apoi se apas butonul OK. 7.3.2. Animaie Pentru a fi ct mai atractiv i pentru a sublinia importana unui element al unui diapozitiv, se pot introduce elemente de micare i auditive la afiarea elemntului respectiv. Pentru animarea unui element al unui diapozitiv, se selecteaz elementul respectiv, apoi din sub-meniul Slide Show, se selecteaz Custom Animation (Animatie particularizat), de aici se selecteaz Add Effect (adugare efect) i se propune o list

cu opiuni pentru momentul cnd s fie animaia, de exemplu la apariia

elementului sau la dispariia sa din diapozitiv etc. Apare o list de efecte animate din care se selecteaz unul. n figura urmtoare, titlul diapozitivului va fi introdus n diapozitiv liter cu liter, fiecare liter la apariie fiind colorat.

Se pot asocia mai multe efecte la acelai element al unui diapozitiv, momentul declanrii fiecruia rmnnd la alegerea utilizatorului (figura din stnga). Pentru tergerea animaiei asociate unui element se selecteaz efectul de ters i apoi opiunea Remove (figura din dreapta). Adugarea de efecte sonore se realizeaz prin selectarea opiunii Effect Options, i n fereastra care apare, din lista ascuns corespunztoare opiunii Sound, se alege tipul de sunet dorit. Se poate stabili dac efectul animat s fie pentru tot elementul sau pentru componente ale acestuia. De exemplu, dac este animat un text, animaia se poate face pentru tot textul odat, pentru fiecare cuvt n parte sau liter cu liter, alegnd tipul din list ascuns corespunztoare opiunii Animate text. 7.1.4. Vizualizri ale unei prezentri Modul de vizualizare Normal (Outline) permite lucrul asupra diapozitivelor i este indicat s fie folosit n etapa de creare a prezentrii.

Acest mod de vizualizare permite s se vad structura logic a prezentarii i o versiune n miniatura a diapozitivului curent n fereastra din dreapta. n aceast fereastr bara vertical cu instrumente permite s se strng sau s expandeze titlurile, s se modifice nivelurile n structur i s se ascund elementele de format n scopul citirii uoare a textului. Pictogramele mici din stnga numerotate reprezint diapozitive, iar textul de pe aceeai linie reprezint titlul diapozitivului. Moduri de vizualizare a unei prezentri 1. Modul de vizualizare Outline: este indicat n etapa de construire a unei prezentri. Acest mod permite s se stabileasc structura prezentarii. Pentru a lucra cu elemente de detaliu este nevoie ca pe ecran s fie un singur diapozitiv. Pentru a rearanja diapozitivele ntr-o prezentare mai mare este util vizualizarea tuturor diapozitivelor. Power Point ofer 3 moduri de vizualizare a unei prezentri. Pentru a comuta ntre modurile de vizualizare se folosesc butoanele din coltul stnga jos al ferestrei Power Point. 2. Modul de vizualizare de tip diapozitiv (Slide View): se afieaz un singur diapozitiv pe ecran, n care se pot aduga sau edita texte sau imagini grafice. Pentru detaliere se apas butonul Zoom. Pentru deplasare nainte/napoi se folosete cursorul barei verticale din dreapta ferestrei. 3. Modul de vizualizare Outline View (de tip structur) permite s se lucreze doar cu texte, fr imagini (cu excepia diapozitivului n miniatur afiat n dreapta ferestrei). 4. Modul de vizualozare general (Slide Sorter View); ofer o vedere de ansamblu a prezentrii: toate diapozitivele sunt pe ecran, nu se pot citi texte, dar se poate selecta un diapozitiv anume. 5. Modul de vizualizare de tip pagin de observaie (Notes Page View); permite introducerea de observaii i note ct mai complete astfel ncat s se poat rspunde la orice ntrebare. 6. Modul de vizualizare de tip prezentare (Slide Show); de pe ecran dispar toate meniurile i barele de instrumente, toat suprafaa fiind ocupat de diapozitiv. Nu se fac editri/inserri n acest mod. Folosind butoanele din bara orizontal de jos a ferestrei se pot schimba ntre ele modurile de vizualizare: cte un diapozitiv, toate o dat, sau Outline. Pentru a nlocui orice fragment de text din prezentarea propus de Auto Content Wizard se selecteaz textul respectiv i se tasteaz cel nou. Se introduc toate elementele principale ce vor fi titluri de diapozitive, se completeaz apoi marcajele de sub titlu cu ideile ce vor fi prezentate la fiecare subiect. Se poate schimba poziia unui element n ierarhia prezentrii cu ajutorul tastelor Tab i Shift + Tab. Crearea unei prezentri fr folosirea programului AutoContent Wizard Din fereastra iniial, n loc s se selecteze Auto Content Wizard, se alege Blank Presentation (Prezentare necompletat) i se afieaz o fereastr cu propunerile de machete existente n Power Point, npartea dreapta, din care se alege una (Auto Layout).

Casetele ncadrate de linii punctate se numesc marcaje de rezervare, folosite pentru a afia texte, imagini grafice sau alte obiecte care se potrivesc n diapozitivul respectiv. Crearea unui diapozitiv Pentru a crea, ntr-o prezentare, un diapozitiv nou se face clic pe butonul New Slide de pe bara de instrumente Task Pane Panou de activitate). Pentru a schimba macheta unui diapozitiv dup ce l-am creat, facem clic pe Slide Layout din bara Task Pane i se alege o nou machet. Dac macheta aleas nu include toate obiectele din diapozitivul anterior, acestea trebuie rearanjate astfel nct s se potriveasc n noua machet. Not: dac bara Task Pane nu este vizibil se face clic pe butonul drept al mouse-ului deasupra oricarei bare de instrumente de pe ecran i din meniul care apare se alege Task Pane. Pentru a insera text ntr-o caset rezervat, se execut clic n acea zon, dup care se introduce textul. Pentru a insera o imagine grafic sau alt obiect, se execut dublu clic. Obiecte ce pot fi inserate ntr-un diapozitiv 1. aproape toate diapozitivele au un titlu; 2. listele marcate - folosite pentru prezentarea ideilor; 3. tabelele - care sunt ideale pentru cazul cnd se compar mai multe opiuni; 4. diagrame - atunci cnd se dorete s se transmit informaii numerice; 5. imagini grafice - pentru a atrage atenia auditoriului, se pot lua din colecia de imagini artistice (Clip Art) desene sugestive; 6. clipuri multimedia (audio i video) i 7. diagrame de organizare (organigrame); 8. un document Word sau o foaie electronic de calcul Excel, MathCAD etc (Insert Object i vedem ce alte posibilitai de inserare mai exist) ; 9. legturi (link) la alte diapozitive. Editarea unui text Se face clic n marcajul de rezervare i se ncepe tastarea noului text. Dup ce s-a terminat de introdus textul, se apas Enter. Dac diapozitivul are mai multe marcaje de rezervare se face clic n fiecare i se tasteaz textul corespunztor. Observaii. 1. Dac textul din marcajul de rezervare este formatat ca o list marcat, la fiecare apsare a tastei Enter apare un nou marcaj de list. 2. Ca i n Word se pot schimba dimensiunile, tipurile de fonturi, culorile, etc. 3. Pentru a modifica ntregul text dintr-un cadru, se face clic pe chenarul cadrului.

Adugarea unor imagini grafice

Cteva dintre machetele de diapozitive standard au i marcaje de rezervare pentru imgini grafice: o fotografie, un desen, etc. Cu dublu clic pe acest marcaj se deschide Clip Art Galery, care conine colecia de imagini grafice. Se alege din partea de sus a ferestrei de dialog: Clip Art - pentru desen, Pictures pentru fotografii scanate. Din partea stng a ferestrei se selecteaz o categorie, apoi n partea dreapt sunt afiate imaginile categoriei selectate din care se alege una. Se apas Insert. Salvarea diapozitivelor create ntr-un fiier: din meniul bar orizontal se selecteaz File Save As nume. Se poate alege Tools Options Save Auto Recover Info n minutes, pentru salvare automata din n n n minute. 7.2.4. Atribuirea de efecte speciale fragmentelor de text

1. Mrirea/Reducerea dimensiunii fonturilor : se obine apasnd succesiv pe butonul Increase/Decrease Font Size. Textului selectat i se vor mri/micora fonturile. 2. Evidenierea titlului: a) cu umbrire: se apas butonul Shadow; b) combinarea efectelor de mai sus cu schimbarea tipului de font: bold, italic, etc. Stabilirea tipului prezentrii Se deschide prezentarea ; Din bara de instrumente Task Pane se apasa butonul Apply Design; Se afiseaz lista din care se alege un nume. abloanele de proiect au 3 elemente de baz: 1. Macheta (Layout): include linii, cadre, aspect grafic; 2. Schema de culori (Color Scheme); 3. Fundalul (Background). Modificarea schemei de culori: clic pe butonul drept al mouse-ului pe fundal i din meniul imediat alegem Slide Color Scheme.

Modificarea Background-ului: clic pe butonul drept al mouse-ului i alegem Background din meniul imediat. Se alege din fereastra care apare tipul de fundal dorit. Pentru a modifica doar cteva diapozitive, nu toate, se selecteaz modul de vizualizare Slide Sorter, clic pe diapozitivul dorit (dac sunt mai multe, pentru urmtoarele se apas i Shift) se fac modificarile dorite i pentru a restrnge efectul doar la cele selectate se alege Apply, nu Apply All. Utilizarea animaiei Bara cu instrumete Animation Effects are11 efecte i un buton pentru animaie personalizat. Efectele de animaie se pot aplica oricrui obiect de pe diapozitiv. Animaia poate fi sub dou forme: a) Cuvintele plutesc deasupra celorlalte imagini; b) Cuvintele se materializeaz i capat diferite forme. La acestea se pot aduga i sunete. Pentru asocierea animaiei se poziioneaz cursorul n interiorul casetei de text, de exemplu pentru o lista de idei, se face clic pe butonul Animation Effects i se pun la dispoziie opiunile: Animate Title - animaia titlului. Titlul cade n pagin. Animate Slide Text - animaie de text din diapozitiv; afieaz textul linie cu linie fr alte efecte. Drive-In (Intrare) - textul vine din dreapta cu zgomot de motor i scrnet de frne. Flying (Plutire) - textul vine din stnga nsoit de uierat; Camera (Aparat foto) - se aude un zgomot ca un clic de aparat foto i apoi apare imaginea; Flash Once (un singur flash) - fiecare linie de text apare pe ecran pentru o perioad foarte scurt de timp dup care dispare; Laser - textul se scrie liter cu liter, cade din dreapta sus nsoit de sunete ce imit detunturile; Type Writer (maina de scris) - literele apar de la stnga la dreapta nsoite de cnitul unei maini de scris; Reverse Order (ordine invers) - acest stil este ideal pentru liste de tip clasamente, scriind lista de jos n sus; Drop In (n cdere) - cuvintele i semnele de punctuaie cad de sus pe rnd, fr sunete; Animation Order (ordinea de animaie) - n diapozitivele cu mai multe obiecte, se poate specifica ordinea animaiei, de exemplu: diapozitivul are o diagram i o caset de text i la fiecare s-a stabilit un tip de animaie, acum se precizeaz ordinea ; Custum Animation (animaie personalizat) - n timpul prezentrii trecerea de la o animaie la alta se face apasnd butonul stng al mouse-ului. Procesul poate fi automatizat n modurile Slide sau Slide Sorter facnd clic pe butonul drept al mouse-ului deasupra diapozitivului, se alege Custom Animation, Timing, Animate Automatically i se precizeaz timpul n secunde. Trecerea de la un diapozitiv la altul Power Point pune la dispoziie 13 moduri de a trece de la un diapozitiv la altul: 1) Blinds (jaluzele): imaginea se descoper treptat pe orizontal sau vertical;

2) Box (caseta): un ptrat care se strnge n centrul diapozitivului sau se mrete pentru a afia ntreaga imagine; 3) Checkerboard (tabla de ah): noul diapozitiv este scos la suprafa de mici ptrele care dispar spre laterale sau n partea de jos; 4) Cover (acoperire): noul diapozitiv zboar pe ecran de sus, jos, stnga, dreapta, sau coluri, i acoper pe cel vechi; 5) Cut (decupare): trecere brusc de la unul la altul; 6) Dissolve (dizolvare): mici puncte vor forma noul diapozitiv care l va acoperi pe cel vechi; 7) Fade through black (apariie din ntuneric): noul diapozitiv apare dintr-un ecran negru; 8) Random bars (bare aleatoare): noul diapozitiv se construiete din bare verticale sau orizontale; 9) Split (separare): se trage o cortin pe orizontal sau vertical; 10) Uncover (descoperire): se terg treptat obiectele de pe ecran din cele 8 direcii posibile n timp ce se afieaz noul diopozitiv; 11) Strips (dungi): noul diapozitiv se afieaz acoperindu-l pe cel vechi pe una din diagonale cu linie zimat; 12) Wipe (curare): afieaz lent noul diapozitiv; 13) Random Transition (tranziii aleatoare): de fiecare dat cnd se face prezentarea, modul de trecere va fi diferit. Aplicarea unui mod de tranziie Se trece n modul Slide Sorter, se selecteaz diapozitivul, apoi din lista derulant Slide Transition Effects din bara de instrumente Slide Sorter se alege modul dorit. Pentru a vedea ce efect de tranziie este aplicat unui diapozitiv anume, n modul de vizualizare Slide Sorter, se face clic pe pictograma Transition de sub diapozitiv. Toate diapozitivele pot avea acelai mod de tranziie, dar pot avea i moduri diferite. n modul de vizualizare Slide Sorter, se selecteaz diapozitivele care vor avea alt mod de tranziie decat celelalte diapozitive ale prezentrii, i din lista de derulant de pe bara cu instrumente Slide Sorter se alege un nou mod de tranziie. Pentru a selecta mai multe diapozitive, se ine apasat tasta Shift i se face clic deasupra diapozitivelor de selectat. Stabilirea vitezei de tranziie : n modul Slide Sorter se face clic pe butonul Slide Transition din partea stng a barei cu instrumente. Se ncearc opiunile referitoare la vitez, reinndu-se cea care se ncadreaz n intervalul de timp dorit. Repeiiile pentru prezentare se fac n ideea de a cronometra timpul prezentarii i de a vedea dac prezentarea se ncadreaz n timpul alocat sau nu. Pentru a nregistra timpii de sincronizare se trece n modul de vizualizare Slide Sorter i se face clic pe butonul Rehearse Timing. Se afieaz primul diapozitiv i n stnga jos apare un ceas cu cronometru. Cu clic pe butonul stng al mouse-ului se trece pe diapozitivul urmtor. Dup ce s-a terminat prezentarea apare pe ecran o caset de dialog care ntreab dac s se nregistreze timpii de sincronizare pentru diapozitive astfel ncat s poat fi vzui n modul de vizualizare Slide Sorter. Dac se rspunde Yes, pe ecran apar diapozitivele i duratele. Dac se depete timpul alocat prezentrii, se pote cere ca Power Point s grbeasc prezentarea prin fixarea unui interval stabilit de timp. Notes Page View (modul de vizualizare a paginilor de observaii): permite inserarea de comentarii pentru fiecare diapozitiv, comentarii care nu sunt vzute dect de prezentator.

Pentru inserarea observaiilor se face clic pe butonul drept al mouse-ului i se alege opiunea Speaker Notes. Dac pregtirile au fost ncheiate se poate face prezentarea public: a) pe calculator direct n faa a 2-3 spectatori - care pot privi ecranul calculatorului pe care sa creat prezentarea; b) de pe folii transparente folosind retroproiector; c) folosind LCD, un ecran i un retroproiector; d) direct pe Internet. Prezentarea pe un alt calculator: pentru aceasta se mpacheteaz prezentarea cu ajutorul programului asistent (wizard) Pack and Go. Dac este nevoie de mai mult de o dischet Power Point gestioneaz mprirea i apoi reconstituirea, n cazul n care mpachetarea se va face pe dischete. Pentru a lansa programul asistent (vrjitor), se parcurg etapele: 1. Se deschide prezentarea, apoi File Pack and Go Next. 2. Se confirm numele prezentarii care se va copia Next. 3. Se precizeaz unitatea pe care se face copierea, s zicem A Next. 4. Se precizeaz dac se includ fiiere legate; pentru a nu avea probleme cu fonturile, pe calculatorul pe care vrem s mutm prezentarea, se activeaz opiunea Embed True Type Fonts Next. 5. Se comunic programului vrjitor dac s se ia i modulul Power Point Viewer (de preferat s se ia) i se apas Finish. Pe calculatorul desinaie se introduce discheta, se face dublu clic pe My Computer, pe pictograma cu discheta, dublu clic i se caut pictograma Png Setup. Dublu clic pe aceasta i se comunic programului Pack and Go locul unde vrem s se fac depunerea prezentarii. La sfritul copierii se ntreab dac se dorete urmarirea prezentrii, i cu Yes se ncepe lucrul. Atenie: calculatorul desinaie trebuie s aib versiunea de Windows cel puin ca i a calculatorului pe care s-a creat prezentarea sau superioar! Pentru derularea unei astfel de prezentri se folosete Power Point Viewer care se gsete n dosarul n care au fost salvate fiierele Pack and Go i se numeste Power Point view 32. Se selecteaz un tip de derulare (continuu ca la trguri i expoziii sau cu timpi de sincronizare) din caseta Show Slide Show Dialog i se face clic pe butonul Show. Diapozitive ascunse: sunt acele diapozitive ale unei prezentri care fac parte din derularea curent doar la cerere. Ele exist n prezentare i pot s nu fie totdeauna vizualizate, ci doar n cazuri speciale. Ascunderea unui diapozitiv: se trece n modul Slide Sorter, se selecteaz diapozitivul (sau mai multe) i se face clic pe butonul Hide Slide. Diapozitivul nu dispare de pe ecran, dar numarul sau este pus ntr-un chenar i taiat. Anularea opiunii de ascundere: se poate face astfel cu mouse-ul: clic pe butonul drept al mouse-ului pe diapozitivul anterior celui ascuns i se selecteaz Go, Hidden Slide, sau cu tastatura: pe diapozitivul anterior celui ascuns se apasa tasta H. Folosirea indicatorului n timpul prezentrii : pentru a evidenia un element important pe un diapozitiv se procedeaz astfel:
11

1. clic pe butonul drept al mouse-ului pe ecran, i se selecteaz din meniul imediat opiunea Pen. Indicatorul se transform din sgeat n creion (revenirea se face cu CTRL+A); 2. se pot desena cu creionul sgei, cerculete, pe diapozitiv innd apsat butonul mouse-ului. 3. Pentru a terge ceea ce s-a facut n timpul expunerii pe diapozitiv, se apas tasta E.