Lecia 1: Documentele sablon

Aceasta lectie acopera tema documentelor sablon. Utilizarea sabloanelor reprezinta calea cea mai simpla de salvare a timpului dedicat altfel formatarii initiale sau modificarii documentelor. Mai nti vom analiza modul in care pot fi utilizate sau create documentele sablon. Astfel, vei nvata cum sa economisesti timp utiliznd un sablon, in locul crearii repetate a unor documente identice sau asemanatoare. Prezentare:

Spre deosebire de fisierele Ms Word normale, care au simbolul

si

extensia *.doc, sabloanele sunt fisiere reprezentate prin , avnd extensia *.dot. Cteva exemple de sabloane, predefinite si clasificate de autorii programului Ms Word (rapoarte, scrisori si faxuri, memorii, brosuri etc.), sunt accesibile prin comanda "Document Office nou" din cadrul meniului "START" al sistemului de operare Windows. La acestea se pot adauga sabloanele create de fiecare utilizator in parte (in cadrul paginii "General").

1. Utilizarea sabloanelor predefinite

Prin accesarea comenzii "Document Office nou" din cadrul meniului "START", poti alege din 10 categorii de sabloane predefinite de autorii Ms Word. Toate fisierele sablon predefinite se afla stocate pe hard disk in subdirectorul "Templates\1033" din cadrul directorului in care se afla instalat programul Word (ex. :\Program Files\Microsoft Office\Templates\1033).

Exemplu: Pentru a realiza o brosura ma pot folosi de sablonul pe care autorii l ofera in cadrul paginii "Publicatii" din cadrul ferestrei "Document Office nou" (Start | Document Office nou).

2. Crearea unui sablon

Pentru a evita formatarea initiala repetata pentru anumite tipuri de documente (ex.: adeverinte, declaratii, anunturi, formulare etc.), iti poti crea singur documente sablon. Realizarea unui sablon este foarte simpla. Prelucrezi documentul ce-ti va servi de model si l salvezi cu numele dorit (Fisier| Salvare ca), alegnd din casuta "Tip fisier" optiunea "Sablon document (*.dot)".

Toate sabloanele create de tine se vor gasi in pagina "General" din cadrul ferestrei "Document Office nou" (Start | Document Office nou sau, din Ms Word: Fisier | Nou | Sabloane generale).

Exemplu: Pentru a realiza un sablon care sa contina un formular alb (necompletat) realizez urmatoarele:

editez formularul initial; salvez (Fisier | Salvare ca) documentul rezultat cu numele "Formular" iar la tipul fisierului aleg "Sablon document *.dot"

Pentru a deschide sablonul cu numele "Formular.dot" nu trebuie dect sa accesez pagina "General" din cadrul ferestrei "Document Office nou" (Start | Document Office nou sau, din Microsoft Word: Fisier | Nou | Sabloane generale).

1. Completeaza un fisier Word cu urmatorul text: Acesta este un formular. Pentru a nu l reface de fiecare data cnd am nevoie de el, l salvez sub forma de document sablon. Data: ________ Numele: ___________ Prenumele: __________ Site-ul preferat: ____________ Salveaza fisierul sub forma de document sablon cu numele Formular. 2. Deschide documentul sablon Formular.dot si completeaza datele formularului. Salveaza primul document rezultat cu numele Complet1.doc. nchide programul Word. 3. Deschide documentul sablon Formular.dot si completeaza datele formularului. Salveaza cel de-al doilea document rezultat cu numele Complet2.doc. nchide programul Word. 4. Elimina documentele Complet1.doc si Complet2.doc. 5. Sterge din fereastra "Document Office nou" documentul Formular.dot (click dreapta pe fisier, ca n imaginea de mai jos). 6. Comunica in SEMINARUL ONLINE problemele cu care te-ai confruntat.

3. Stergerea unui sablon

Experimenteaza, nsa ntotdeauna asigura-te ca ceea ce stergi nu-ti va trebui mai trziu!

Lecia 2: Lucrul cu fisierele si cu barele de instrumente

In cadrul acestei lectii vom incerca sa aflam: 1. 2. 3. 4. 5. optiunile de lucru cu fisierele cum modificam proprietatile unui document word ce reprezinta barele de instrumente cum lansam o bara de instrumente cum configuram propriile bare de instrumente

1. Optiuni de lucru cu fisierele

Inainte de salvarea unui fisier word pot fi utilizate cateva tipuri de optiuni. Acest optiuni se afla in meniul Instrumente din fereastra Salvare ca... (Fisier | Salvare ca...).

a. Optiunile de salvare modifica modul in care salvezi documentul. Din fereastra Salvare (Fisier | Salvare ca... | Instrumente | Optiuni salvare) poti selecta modalitati de salvare (salvari in fundal, salvari rapide, utilizarea copiilor de rezerva, incorporarea fonturilor, timpul de salvare a informatiilor pentru eventuale recuperari automate, etc.), de asemenea poti dezactivate caracteristicile specifice Word XP, documentul rezultat putand fi compatibil 100% cu versiunile anterioare ale programului (Ms Word 97, Ms Word 95).

b. Optiunile de securitate vizeaza posibilitatile de protejare a fisierului prin parolare. Ele sunt accesibile din ferestra Securitate deschisa prin Fisier | Salvare ca... | Instrumente | Optiuni de securitate. Utilizandu-le, poti bloca total accesul la document folosind o parola de deschidere sau poti permite deschiderea documentului, insa doar in format Doar in citire (read only). In acest caz, poti configura si nivelul de protejare a documentului.
5

c. Optiunile de Web se refera la modul in care programul Ms Word configureaza fisierele, imaginile, fonturile in momentul salvarii unei pagini Web. Din fereastra Optiuni Web, deschisa prin Fisier | Salvare ca... | Instrumente | Optiuni Web, se poate alege tipul de browser caruia ii este destinat documentul, modul in care sunt salvate fisierele suport (imagini, tabele, animatii etc.) calitatea imaginilor utilizate, tipul de codificare sau caracteristicile fonturilor implicite.

d. Optiuni de imagine pot fi folosite pentru a comprima imaginile, pentru a schimba rezolutia sau elimina zonele trunchiate din imaginile initiale. Pentru a deschide fereastra Comprimare imagini trebuie sa urmezi calea Fisier | Salvare ca... | Instrumente | Comprimare imagini.

2. Cum modificam proprietatile unui document word

6

Trebuie sa lansezi fereastra Proprietati prin Fisier | Proprietati. Urmariti animatia pentru a intelege modul de completare a proprietatilor. Apasa aici!

3. Ce reprezinta barele de instrumente

Barele de instrumente reprezinta colectii de comenzi. Principalele bare de instrumente sunt : Standard, Formatare, Desenare, Imagine. Pentru a vedea o descriere a comenzilor acestor bare de instrumente, apasa aici!

4. Cum lansam o bara de instrumente?

Pentru a lansa o bara de instrumente trebuie dat clic cu dreptul in bara de meniuri si selectata bara de instrumente dorita. A doua modalitate de lansare a unei bare de instrumente este prin Vizualizare | Bare de instrumente.

5. Cum configuram propriile bare de instrumente?

Trebuie retinut ca barele de instrumente contin butoanele care se aseamana prin functiune (Bara de instrumente Formatare contine comenzile cu rol in formatare textului, Bara de instrumente Desenare contine comenzile care ajuta la imbogatirea grafica a documentului). Programul Ms Word are presetate 18 tipuri de bare de instrumente, insa comenzile pot fi accesate si independent de acest 18 bare. Astfel, tu poti sa-ti creezi propriile bare de instrumente care sa contina comenzile pe care le utilizezi mai des sau pe care nu le gasesti in barele presetate. Eu am configurat o bara (Bara mea) cu care am acces la comenzile de marire si micsorare a caracterelor, la spatializarea cuvintelor, la comanda de modificare a limbii tastaturii, comenzile exponent si indice, interlinie, modificare orientare text, modificare dupa caz si ghid fonetic. Cum am realizat aceasta bara? Urmareste animatia!

1. Incearca sa realizezi un document care sa fie disponibil Doar in citire , sa aiba parola de deschidere "onoare", iar campurile de proprietati sa fie completate in intregime. 2. Realizeaza o bara de instrumente cu numele "bara" si care sa contina urmatoarele comenzi: ecran complet, lupa, repaginare, ora, rotire libera. a. Incearca sa verifici care dintre cele trei bare de mai jos corespunde barei realizate de tine. 1. 2. 3. b. Publica in cadrul SEMINARULUI ONLINE solutia ta.
7

Lecia 3: Utilizarea stilurilor

In aceasta lectie vom prezenta modurile de creare, modificare, aplicare si tranferare a stilului unui document.

Un stil reprezinta un set de formatari specifice textului, paragrafului, tabelelor sau enumerarilor reunite sub un singur nume.

1. Crearea unui stil

Practic, in 3 pasi poti sa creezi un stil de text sau paragraf:

primul pas - selectezi n paragraf sau text; al doilea pas - aplici asupra selectiei formatele de paragraf sau text dorite; al treilea pas - introduci numele noului stil in casuta Stil din bara de instrumente Formatare.

In cazul tabelelor si enumerarilor, pentru crearea unui stil nou trebuie facuta selectia de tabel sau enumerare, apoi lansat panoul de activitate Stiluri si formatare (prin accesarea comenzii Format | Stiluri si formatare). Dai clic pe butonul Stil nou din partea superioara a panoului, iar apoi, in fereastra Stil nou alegi numele stilului, tipul stilului (Lista, Tabel, Caracter, Paragraf) si formatarile specifice fiecarui tip in parte.

Se da cazul urmator:

Pentru a realiza diferentierea intre text si referinta am creat doua stiluri diferite, astfel: - stilul cu numele Citat caracterizat prin:

-stilul cu numele Referinta caracterizat prin:

2. Aplicarea unui stil

Pentru a aplica un stil mai multor paragrafe poti alege una din variantele de mai jos:
a. Selectezi paragraful asupra caruia trebuie aplicat stilul. Deschizi meniului Stil din bara de instrumente Formatare. Alegi varianta de stil dorita. 9

b. Selectezi textul al carui stil trebuie aplicat altor paragrafe. Dai clic pe comanda Descriptor de formate , din cadrul barei de instrumente Standard. Selectezi paragrafele asupra carora trebuie aplicat noul stil.

Pentru a aplica stilul unui text deja formatat altui text, neformatat, am selectat textul model, am dat clic pe Descriptor de formate Standard, apoi am aplicat stilul celui de-al doilea text. Astfel am obtinut acelasi stil la ambele texte. Vezi animatie! din bara

3. Modificarea / stergerea unui stil

Pentru a modifica (sterge) un stil este necesar sa deschizi panoul de activitate Stiluri si formatare (prin comanda Format | Stiluri si formatare), sa alegi stilul pe care doresti sa-l modifici (stergi), iar dupa ce dai clic pe butonul (situat in dreapta numelui stilului) sa alegi din meniul care apare comanda Modificare... (Stergere...). Atentie : stilurile predefinite (Normal, Titlu 1, Titlu 2, Titlu 3) nu pot fi sterse.

4. Copierea stilurilor ntre documente diferite

10

Pentru copierea stilurilor intre documente si sabloane se executa comanda: Instrumente | Sabloane si componente incluse la cerere | Organizator | Stiluri. Apoi, in ordine, se realizeaza selectia documentelor (sursa si destinatie), alegerea stilului din documentul sursa, copierea intre documente a stilului prin apasarea butonului Copiere.

1. Completeaza un fisier Word cu 5 randuri text si 5 versuri. 2. Creeaza pentru cele 5 randuri un stil nou (numit TEXT) caracterizat prin:

3. Creeaza pentru cele 5 versuri un stil nou (numit VERS) caracterizat prin: 3

4. Stabileste care dintre cele trei exemple de mai jos corespunde cerintelor 2 si 3
Exemplul Valoare de adevar 1 2 3

11

Publica in cadrul SEMINARULUI ONLINE solutia ta.

12

Lecia 4: Publicatii de birou

In aceasta lectie ne vom ocupa de: 1. Utilizarea graficelor 2. Bordurile de pagina

1. Utilizarea graficelor
Principalele formate de grafice pe care poti sa le introduci intr-un document sunt prezentate in submeniul Inserare | Imagine. A. Pentru a insera un element miniatura (clipart, imagine, film, sunet), trebuie sa accesezi comanda Inserare | Imagine | Miniatura. Se deschide panoul de activitate continand comezile de cautare a fisierelor grafice. Poti cauta astfel dupa numele, locatia sau tipul fisierului.

Pentru o mai buna administrare a elementelor se poate utiliza aplicatia Clip Organizer accesibila din panoul de activitate Insert Clip Art. In aceasta aplicatie poti alege colectiile de elemente si poti adauga fiecarei colectii elementele dorite.

B. O nomograma (organigrama sau diagrama) poate fi introdusa in documentul Word accesand comanda Inserare diagrama sau organigrama din cadrul barei de instrumente Desenare (Vizualizare | Bare de instrumente | Desenare)
13

sau comanda Inserare nomograma din meniul Inserare. In acest caz ai posibilitatea sa alegi dintr-o galerie de diagrame tipul dorit (diagrama ciclica, radiala, piramidala, Venn, tinta). Pentru a insera o organigrama poti apela si la comanda Organigrama din submeniul Imagine din cadrul meniului Inserare. In acest caz, odata cu inserarea unui sablon de organigrama se lanseaza si bara de instrumente Organigrama.

C. Pentru introducerea formelor automate se recomanda utilizarea comenzii Forme automate din cadrul barei de instrumente Desenare, insa poate fi folosita si comanda Forme automate din cadrul submeniului Inserare | Imagine.

D. Pentru inserarea de diagrame se acceseaza comanda Diagrame din cadrul submeniului Inserare | Imagine.

14

Dupa lansarea comenzii Diagrame, bara de meniuri a programului Ms Word se schimba. Din noua bara pot fi accesate comenzi specifice lucrului cu diagrame si cu foi de date.

E. In cazul introducerii unor imagini din fisier (Inserare | Imagine | Din fisier) sau capturate de scaner sau aparatul foto (Inserare | Imagine | Din Scaner sau Aparat foto) poti apela la cunostintele de utilizare a programului Windows Explorer pentru cautarea imaginilor pe hard disk sau la programele specifice de administrare a scanerului sau aparatului foto digital.

2. Bordurile de pagina
O alta modalitate de imbogatire a continutului unui document o constituie bordurile de pagina. Accesibila din meniul Format, comanda Borduri si umbrire ofera numeroase optiuni pentru crearea de chenare atat pentru paragrafele selectate, cat si pentru paginile intregi.

15

1. Realizeaza un document Word care sa contina o imagine de pe hard disk, o forma automata modificata, o organigrama simpla. 2. Completeaza documentul cu diagrama rezultata in urma introducerii urmatoarelor date:

3. In final, stabileste documentului o bordura asemanatoare celei de mai jos:

Expediaza documentele realizate pe adresa de e-mail dumitrel.toma@academiaonline.ro.

16

Lecia 5: Paginile Web

In aceasta lectie ne vom ocupa de urmatoarele titluri:
1. 2. 3. 4. 5. Descrierea paginilor si site-urilor web Utilizarea hyperlink-urilor Marcajele in document Folosirea cadrelor si proprietatile lor Crearea paginilor web si a site-urilor

1. Descrierea paginilor si site-urilor web

Paginile web sunt fisiere care au de regula extensiile *.htm, *.html. In functie de browser-ul implicit, ele sunt reprezentate prin iconite specifice (Daca browser-ul de internet este Internet Explorer, iconita corespunzatoare acestor fisiere este ). Intr-o pagina web pot fi introduse alaturi de text si imagini, grafice, diagrame, tabele, animatii, comenzi. Un exemplu de comanda este hyperlink-ul, care reprezinta un text colorat si subliniat sau grafica pe care se poate face clic pentru a ajunge la un fisier, o amplasare dintr-un fisier, o alta pagina *.html de pe Internet sau dintr-o retea locala. Un site contine mai multe pagini web interrelationate.

2. Utilizarea hyperlink-urilor
Dupa cum am spus, un hyperlink este un text sau un element grafic caruia ii este atasata o comanda. Aceasta comanda poate realiza patru actiuni (deschiderea unui fisier sau pagina Web existenta pe Internet, in retea sau in calculator; navigarea in interiorul documentului (tinand cont de marcajele existente); crearea unui document nou; trimiterea unui e-mail la o adresa specificata). Hyperlink-urile pot fi evidentiate in cadrul paginilor web prin texte explicative care apar la trecerea cu mouse-ul pe deasupra lor (sfat ecran). Exista cativa pasi obligatorii pentru crearea unui hyperlink:
1. Se introduce textul dorit: 2. Se selecteaza fragmentul de text caruia i se asociaza un hyperlink: 3. Se selecteaza comanda Hyperlink din cadrul meniului Inserare. 4. In campul adresa se introduce dupa caz: adresa unui fisier local, a unui fisier existent in retea sau a unui fisier de pe Internet.

17

18

3. Marcajele in document
Un marcaj n document identifica o pozitie sau o selectare de text pe care o denumesti sau o identifici pentru referiri ulterioare. Pentru a introduce un marcaj trebuie sa selectezi textul dorit, sa lansezi Inserare | Marcaj in document, sa stabilesti numele marcajului (fara spatii) si sa apesi Adauga. Cu ajutorul ferestrei Marcaj in document ai posibilitatea sa organizezi un document lung si poti fie sa sari de la un marcaj la altul fara sa defilezi tot documentul, fie sa asociezi hyperlink-uri care sa deschida automat documentul la un anumit marcaj. Exemplu: Am un referat cu mai mult de 20 de capitole pe care vreau sa-l public sub forma de pagina web. Mai mult, vreau ca in primul ecran deschis sa se afle un index cu hyperlink-uri catre toate capitolele. La finele fiecarui capitol trebuie sa aplic un hyperlink catre indexul din primul ecran. In acest fel, cititorul poate selecta capitolul interesant fara a mai fi nevoit sa parcurga tot documentul.
19

Primul pas pe care il fac este sa organizez continutul in asa fel incat in primul ecran al documentului sa se afle indexul.

Apoi, al doilea pas, asociez fiecarui titlu de capitol din continutul documentului cate un marcaj.

Al treilea pas presupune asocierea de hyperlink-uri tuturor titlurilor de capitole din cadrul indexului initial.

In fine, la sfarsitul fiecarui capitol din continutul documentului trebuie stabilit un hyperlink care sa permita intoarcerea la index. In acest caz, se introduce un cuvant (SUS, REVENIRE, INDEX) caruia i se asociaza un hyperlink catre marcajul de inceput de pagina.

20

4. Folosirea cadrelor si proprietatile lor

Intr-o pagina web se pot deschide fie un singur fisier, fie mai multe (in cazul acesta pagina intiala poarta numele de pagina de cadre). Cadrul reprezinta o subfereastra in cadrul unei pagini de cadre. Aceasta subferestra are un singur nume si reprezinta un fisier individual de tip pagina web. Fiecare cadru dintr-o pagina de cadre poate fi editat individual. Cadrele au optiuni specifice precum: bara de defilare (care poate fi afisata: intotdeauna, niciodata, doar daca este necesar), dimensiunile (cadrul putand fi fix sau redimensionabil in browser), borduri (inexistente sau existente, cu caracteristici de culoare, grosime). Pentru a introduce un cadru intr-o pagina trebuie lansata bara de instrumente Cadre prin Vizualizare\ Bare de instrumente | Cadre.

Bara de instrumente Cadre contine 7 comenzi prin care se pot introduce, sterge sau modifica insusirile cadrelor. Pentru a modifica un cadru trebuie dat clic in interiorul lui si selectata comanda Proprietati cadru din bara de instrumente Cadre. Pentru a vedea o pagina de cadre, viziteaza locatia www.proeducatia.go.ro.

Viziteaza www.proeducatia.go.ro si afla cate cadre se afla in pagina initiala. Publica solutia in cadrul SEMINARULUI ONLINE.

Pagina de cadre contine informatii doar despre proprietatile cadrelor, numele si pozitiile lor. Fiecare cadru se salveaza individual prin clic cu dreptul in cadru si Salvare cadru curent ca...

21

5. Crearea paginilor web si a site-urilor

Paginile web se creaza prin salvarea documentului realizat in Ms Word ca fisier *html, *.htm. Astfel, fie se utilizeaza comanda Salvare ca pagina Web... din meniul Fisier, fie se alege Fisier | Salvare ca... | Tip fisier | Pagina web. Prin salvarea unei pagini web se obtin: fisierul propriu-zis si un director in care sunt stocate toate inserturile (imagini, grafice, forme automate, tabele etc.) din pagina. Exemplu: toate fisierele asociate paginii index.htm se afla stocate in directorul index.files. Pentru a evita crearea directorului se poate salva pagina web sub forma de arhiva web (*.mhtm,*.mhtml) prin comanda Fisier | Salvare ca... | Tip fisier | Arhiva Web. Insa in acest caz dimeniunile fisierului unic sunt foarte mari. Un site reprezinta un director care contine un fisier index.htm si alte pagini web, relationate prin hyperlink-uri. O structura de acest gen poate fi reprezentata astfel:

1. Creeaza o pagina html care sa contina 5 paragrafe a cate 30 de randuri si toate elementele grafice cunoscute. 2. Marcheaza cele 5 paragrafe 3. In primul ecran stabileste o lista de hyperlink-uri catre cele 5 paragrafe. 4. Sub fiecare paragraf stabileste un hyperlink catre partea de inceput a documentului 5. Prezinta dificultatile intalnite in cadrul SEMINARULUI ONLINE 6. Expediaza documentul realizat pe adresa de e-mail dumitrel.toma@academiaonline.ro.

22

Lecia 6: Lucrul cu documentele lungi

n aceasta lectie ne vom ocupa mpreuna de: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Caracteristicile documentelor lungi Crearea cuprinsului Crearea unui index Crearea notelor de subsol Crearea legendelor tabelului de figuri Crearea tabelului cu referintele citate

1. Caracteristicile documentelor lungi

Un document lung poate reprezenta fie o lucrare stiintifica (referat, eseu, tratat) fie o suma de documente diferite, editate de persoane diferite si salvate in diverse locatii, puse laolalta in cadrul unui singur document (document coordonator). Specificul documentelor lungi consta in structuralitatea acestora. Astfel, in mod inevitabil intr-un asemenea document trebuie sa existe: un cuprins, note de subsol, indice de nume sau concepte, tabele de figuri sau referinte citate.

2. Inserarea cuprinsului
Inainte de a putea insera un cuprins, trebuie sa realizezi operatia de structurare a continuturilor. Astfel, programul Word pune la dispozitia utilizatorului modul de vizualizare a paginii in format Schita (Vizualizare | Schita). In acest format poti structura continuturile pe 9 nivele, n cadrul fiecarui nivel putnd fi acordat spatiu corpului de text. Primul nivel este situat la stanga documentului. Dupa introducerea lui, dai Enter si treci la linia urmatoare. De aici, utilizand tasta Tab, se poate retrograda, iar utilizand combinatia Shift+Tab se poate promova nivelul urmator (aplicabila doar in cazul nivelelor cu indice mai mare decat 2).

Dupa cum observi, nivelele fara alte nivele subordonate sunt reprezentate prin -, iar cele cu nivele subordonate sunt reprezentate prin +. Prin dublu clic pe simbolul din fata fiecarui nivel (-, +) se pot restrange sau extinde nivelele respective. De asemenea, prin drag and drop fiecare nivel poate fi promovat sau retrogradat in structura. In acest caz poti utiliza si bara de instrumente Schitare, care
23

apare odata cu selectarea modului de vizualizare Schita. Fiecare dintre aceste nivele poate contine corpul textului.

Folosind comezile barei de instrumente Schitare poti realiza toate operatiile cu nivele. Dupa crearea structurii documentului, cuprinsul il poti introduce prin comanda Inserare | Referinte | Index si tabele. Deschizi pagina Cuprins si alegi proprietatile. Exemplu: Practic, vom incerca sa exemplificam prin urmatorul caz: Am un document cu 5 capitole: Capitolele 1, 2, 2.1, 2.2, 3 (se observa cum capitolele 2.1 si 2.2 sunt subordonate capitolului 2). n cadrul fiecarui capitol am 20 de randuri corp text. Pentru a putea crea cuprinsul acestui document trebuie sa structurez continutul pe nivele: * Pentru capitolele 1, 2 si 3 folosesc nivelul 1 * Pentru capitolele 2.1 si 2.2 folosesc nivelul 2 In cadrul fiecarui nivel introduc 20 randuri de corp text. n modul schita, documentul trebuie sa arate asa:

n acest moment, documentul este structurat. Dupa ce aleg modul de vizualizare Aspect pagina imprimata din meniul Vizualizare, observ ca documentul rezultat ocupa 3 pagini, astfel: Cap. 1 + Cap. 2 (pagina 1), Cap. 2.1 + Cap. 2.2 (pagina 2), Cap 3 (pagina 3). Decid sa introduc cuprinsul in pagina 4. Accesez comanda Inserare | Referinta | Index si tabele, aleg pagina Cuprins si stabilesc insusirile acestuia (formatul, tabularii, afisarea numerelor de pagina, alinierea, numarul de nivele afisat).

Rezultatul este urmatorul:

Daca am selectat Hyperlink-uri in locul numerelor, in momentul in care selectez modul de vizualizare pagina Aspect pagina web pot naviga din cuprins catre toate capitolele. n cazul in care fac modificari pe text si numarul paginilor se schimba, dau click cu dreapta in interiorul cuprinsului si aleg comanda

3. Crearea unui index

24

Pentru a crea index-ul unei lucrari este necesar sa marchezi intrarile in index. Aceste intrari, care reprezinta texte, nume, concepte, expresii pot fi marcate prin doua modalitati: fie lansezi fereastra Marcare intrare index (Inserare | Referinta | Index si tabele | Index | Marcare intrare), fie prin combinatia de taste Alt+Shift+X. Din cadrul acestei ferestre poate fi ales tipul intrarii (principal sau subintrare), formatul numarului de pagina. Pentru a marca o intrare trebuie selectat textul dorit, iar apoi se da clic pe fereastra Marcare intrare index. In cazul in care se doreste o intrare unica se apasa Marcare, iar in cazul in care sunt vizate toate intrarile din text se apasa Marcare peste tot. Pentru subintrari in index, trebuie sa selectezi textul, sa dai clic pe fereastra Marcare intrare index, scrii la rubrica Intrare principala numele intrarii in raport cu care introduci subintrarea, iar la rubrica Subintrare numele intrarii subordonate.

In final, pentru a crea indexul intregului document, se lanseaza Inserare | Referinta | Index si tabele | Index. Inainte de confirmarea prin OK se mai pot face modificari in legatura cu numarul de coloane, stilul indexului, alinierea numerelor de pagina. Un model de index se poate vedea mai jos.

4. Crearea notelor de subsol

Notele de subsol reprezinta completari, explicari, comentarii sau referinte fata de textul din document publicate in fiecare pagina. Unei note de subsol ii corespund trei elemente: marcajul de referinta la nota, linia care desparte textul documentului de spatiul destinat notelor de subsol si textul propriu-zis al notei.

Notele de final au acelasi rol ca si notele de subsol, cu deosebirea ca sunt publicate doar la finanul documentului.

25

Pentru a introduce o nota de subsol sau de final trebuie fixat cursorul in dreptul cuvantului dorit, dupa care se lanseaza Inserare | Referinta | Nota de subsol. Din fereastra deschisa se pot selecta: tipul notei, modalitatea de numerotare, numarul de pornire etc.

5. Crearea de legende
Pentru crearea de legende figurilor, tabelelor sau ecuatiilor introduse in document, trebuie lansata comanda Inserare | Referinta | Legenda. La final documentului se pot introduce tabele cu figurile, ecuatiile sau tabelele din document prin Inserare | Referinta | Index si tabele | Tabele de figuri.

6. Crearea tabelului cu referinte citate

In acest caz, ca si in cazul intrarilor de index, trebuie marcate pe text toate referintele utilizate. In cadrul ferestrei Marcare referinta accesibila prin Inserare | Referinta | Index si tabele | Tabel de referinte citate, exista prezentate mai multe tipuri de referinte predefinite (tratate, cazuri, statute, reguli, reglementari, prevederi constitutionale etc.), dar pot fi create si altele. Dupa aceasta operatiune, se alege locul unde va fi introdus tabelul de referinte citate si se executa Inserare | Referinta | Index si tabele | Tabel de referinte citate.

Realizati un exercitiu din cele doua: Exercitiul A 1. Creati un document care sa contina: 3 note de subsol, 4 capitole si un subcapitol, cinci intrari de index (2 pentru litera C, 2 pentru litera A si una pentru litera Z), 6 note de final. 2. Inserati la finalul documentului cuprinsul si indexul. Exercitiul B 1. Creati un document care sa contina: 5 legende de figuri, 2 note de final, 5 intrari de index (2 intrari principale si 3 intrari subordonate uneia dintre cele doua). 2. Inserati la finalul documentului tabelul de figuri si indexul. Publicati dificultatile in cadrul SEMINARULUI ONLINE.
26

Lecia 7: Imbinarea corespondentei

In cadrul acestei lectii vom incerca sa descoperim
1. 2. 3. 4. 5. Ce reprezinta mbinarea corespondentei Cei 6 pasi necesari pentru imbinarea corespondentei Crearea unei surse de date Inserarea campurilor in documentul principal Crearea si lucrul cu plicurile

1. Ce reprezinta mbinarea corespondentei

Pentru a explica aceasta operatie, iti voi da un exemplu.

Daca ai un abonament la Connex, Dialog sau Zapp stii ca aceste companii trimit periodic scrisori catre abonati (publicitate,promotii etc.). O scrisoare pe care o primesti astfel are in mod obligatoriu numele tau pe ea. In acest fel, scrisoarea ta se diferentiaza de a altui abonat al aceleiasi companii. Acest tip de document se numeste scrisoare personalizata. Bineinteles ca nu crezi ca cineva poate sa scrie milioane de scrisori. Si atunci te intrebi: cum pot aparea atatea milioane de scrisori diferite? Raspunsul este foarte simplu: toate scrisorile au doua parti: textul comun si textul care le diferentiaza (datele personale ale fiecarui abonat).

Operatorul realizeaza un singur document cu textul comun, dupa care apeleaza la calculator pentru a multiplica documentul si a completa fiecare exemplar cu informatiile personale din baza de date a companiei (date care sunt introduse o singura data in momentul inscrierii). In urma acestei operatii strict automate rezulta milioane de exemplare particularizate ale documentului initial. Aceasta operatie se numeste imbinarea corespondentei.

2. Cei 6 pasi necesari pentru a imbina corespondenta

Priveste imaginea si urmareste explicatiile de mai jos pentru fiecare pas in parte:

27

1. Pentru a imbina corespondenta trebuie pornit de la un document primar. Acesta poate reprezenta o scrisoare, un plic, etichete sau director. Poti face aceasta alegere dupa ce deschizi panoul de activitate Imbinare corespondenta prin Instrumente | Scrisori si corespondente | Expertul imbinare corespondenta. 2. Dupa ce ai ales tipul documentului (ex. scrisori) trebuie sa selectezi documentul de pornire (documentul initial). Pentru aceasta exista comanda in partea de jos a panoului de activitate deschis. In acest caz ai trei posibilitati (utilizezi documentul curent, pornesti de la un sablon sau pornesti de la un document deja salvat). 3. Pasul urmator vizeaza baza de date pe care o folosesti. Practic, ai trei posibilitati (utilizezi o lista salvata anterior, utilizezi datele de contact din cartea de adrese a programului Outlook sau creezi o noua lista). In ultimul caz, cand trebuie sa tastezi singur lista, ai posibilitatea sa folosesti campurile predefinite sau sa particularizezi propriile campuri. Pentru mai multe informatii vezi subtitlul 4. Crearea unei surse de baze. 4. Dupa ce ai creat baza de date, trebuie sa introduci in document campurile, in mod corespunzator pozitiei din text. Astfel, trebuie sa introduci cursorul in locul unde vrei sa introduci date din baza de date (ex: dupa "Stimate domnule"), iar apoi alegi campul Nume din lista deschisa cu clic pe Mai multe elemente din panoul de activitate deschis. 5. Ajuns la acest pas, poti examina scrisorile. De asemenea, poti sa cauti sau sa excluzi un destinatar, poti sa editezi lista destinatarilor etc. 6. Ultimul pas presupune finalizarea imbinarii. Rezultatul acesteia fiind: fie un document trimis la imprimanta, fie un nou document word cu toate scrisorile, document ce poate fi editat.

Un exemplu de imbinare a corespondentei poti vedea in animatia de aici.

28

Toate operatiile de mai sus se pot realiza si folosind bara de instrumente Imbinare corespondenta. Este adevarat ca in lipsa sugestiilor nu poate fi folosita de prima data.

3. Crearea unei surse de date

In cazul in care este prima data cand folosesti acest imbinarea corespondentei, este obligatoriu sa creezi o sursa de date. Din aceasta sursa vei putea apoi prelua informatiile cu care vei personaliza scrisorile. Practic, dupa ce la pasul trei ai optat pentru crearea unei noi baza de date, trebuie acum sa lucrezi cu fereastra Lista de adrese noua. In aceasta fereastra mai multe campuri predefinite (titlu, prenume, nume, nume societate etc.) care prin completare formeaza o singura inregistrare. Pentru a introduce mai multe inregistrari trebuie sa dai clic, de fiecare data dupa ce ai completat campurile, pe butonul Intrare noua. In momentul in care ai completat sursa de date cu mai multe inregistrari, poti sa faci cautari de inregistrari (butonul Gasire intrare) sau sortari (Filtrare/ sortare), eliminari (Stergere intrare).

In cazul in care campurile predefinite nu iti sunt de folos si vrei sa introduci altele (ex: data plecarii pe Marte, numele unchiului) ai posibilitatea sa optezi pentru comanda Particularizare. In acest caz, poti sterge (Stergere)sau redenumi (Redenumire) campurile predefinite si adauga propriile campuri (Adaugare).

29

4. Inserarea campurilor in documentul principal

Dupa ce ai completat sursa de date esti nevoit sa introduci in textul comun campurile dorite pentru a personaliza scrisoarea. In acest caz, ai la dispozitie mai multe posibilitati. A. Prima se refera la pagina 4 din panoul de activitate Imbinare corespondenta. In acest caz poti introduce blocul adresa intr-un format specific avand la dispozitie toate datele de identificare (titlu, nume, prenume, adresa etc.).

Tot de aici poti introduce o linie de salut documentului, formula de adresare.

in care alegi modul de deschidere a

Pentru a introduce propriile campuri din sursa de date trebuie sa dai clic pe B. A doua modalitate se refera la utilizarea barei de instrumente. In acest caz, pe langa comenzile de introducere Bloc adresa , Linie de salut sau Mai multe elemente , ai posibilitatea sa operezi si cu inregistrarile. Pentru aceasta trebuie sa utilizezi butonul . Ai posibilitatea sa impui criterii de selectie a datelor folosind una din comenzile urmatoare.

30

5. Crearea si lucrul cu plicurile

Pentru a crea plicuri poti folosi comanda Instrumente | Scrisori si corespondente | Plicuri si etichete. Din fereastra deschisa poti selecta adresa destinatarului, adresa expeditorului, poti schimba caracteristicile plicului, dar si ale modului de imprimare. Ai posibilitatea sa imprimi direct plicul sau sa-l editezi adaugandu-l la document.

Creeaza o imbinare de corespondenta urmarind urmatoarele cerinte: 1. Textul comun sa fie o felicitare pentru finalizarea cursurilor adresata de catre profesor membrilor echipei tale de studiu. 2. Sursa de date sa cuprinda inregistrati doar membrii echipei din care faci parte, iar fiecare inregistrare sa aiba urmatoarele campuri: Prenume, Nume, Email, Grupa, Data inscrierii, Scorul inregistrat la testul online (fictiv). Unele date le gasesti in casuta ta de email. 3. n textul comun trebuie sa introduci in mod corespunzator campurile de date, astfel incat documentul final sa fie complet si prezentabil. Poti folosi si alte caracteristici ale programului Ms Word invatate deja.

31

Lecia 8: Utilizarea instrumentelor

n cadrul acestei lectii ne vom ocupa de urmatoarele instrumente:
1. Corectare ortografica si gramaticala. Stabilire limba. Traducere. Lexicon. Despartire in silabe. 2. Contor de cuvinte. Rezumare automata. 3. Urmarire modificari. Comparare si imbinare documente. Protejare document.

1. Stabilire limba. Corectare ortografica si gramaticala. Traducere. Lexicon. Despartire in silabe.

Stabilirea limbii este prima etapa pe care trebuie s-o realizezi in cazul in care doresti sa folosesti instrumentele de corectare, traducere, explicare sau despartire in silabe a cuvintelor.

Pentru aceasta trebuie sa accesezi comanda Instrumente | Limba | Stabilire limba. Din fereastra deschisa ai posibilitatea sa optezi pentru limba in care va fi scris documentul. In cazul in care, in interiorul unui document exista si text scris in alta limba, se selecteaza textul si se stabileste limba corespunzatoare prin comanda deja invatata. Tot din fereastra Limba poti sa alegi ca programul sa identifice automat limba in care este introdus textul sau sa utilizeze corectorul ortografic si gramatical.

In cazul in care vrei sa verifici corectitudinea textului dintr-un document apelezi la comanda Instrumente | Corectare ortografica si gramaticala. In fereastra care se deschide ai selectata toata fraza curenta (unde a fost pozitionat cursorul). Cu litere rosii sunt scrise cuvintele care nu au fost gasite in dictionar. Din lista de sugestii poti alege cuvantul cel mai apropiat de varianta corecta. De asemenea, poti cere corectorului sa ignore o data sau permanent cuvntul gresit, sa modifice o data sau permanent cuvantul gresit cu cel corect sau sa introduca in dictionar cuvantul nou. Folosind comanda AutoCorectie, alegi ca toate cuvintele gresit introduse in text sa fie inlocuite automat de calculator cu cele corecte.
32

In cazul in care doresti sa traduci cuvinte intre diverse limbi (engleza, franceza, spaniola) poti apela la comanda Intrumente | Limba | Traducere. In acest caz se deschide panoul de activitate care iti ofera posibilitatea de a traduce un cuvant introdus sau selectat. In cazul traducerilor de texte sau documente, aplicatia apeleaza serviciile specializate de pe Web.

In cazul dictionarului, pe care il lansezi prin Instrumente | Limba | Lexicon, comezile sunt destul de simple. Selectezi cuvantul al carui inteles sau sinonim vrei sa-l afli si lansezi fereastra Lexicon. Din ea poti sa cauti un cuvant, poti alege sinonimul dorit, poti urmari intelesurile cuvantului selectat si poti sa-l inlocuiesti cu alte cuvinte.

Instrumentul de despartire in silabe se lanseza prin Instrumente | LImba | Despartire in silabe. In cazul acestui intrument poti alege despartirea in silabe a cuvintelor uzuale, a celor cu majuscule, zona de despartire in silabe, limitarea folosirii cratimelor consecutive.

2. Contor de cuvinte. Rezumare automata.

33

Continutul unui document poate reprezenta o statistica. In acest caz, prin comanda Instrumente | Contor de cuvinte se deschide o ferestra in care prezentate numerele de pagini, cuvinte, caractere, paragrafe, linii. Acest instrument este deosebit de folositor jurnalistilor care trebuie sa foloseasca un numar exact de cuvinte in articolele lor.

In cazul un care trebuie sa contorizezi rapid cuvintele, poti folosi bara de instrumente Contor de cuvinte care se lanseaza prin Vizualizare | Bare de instrumente | Contor de cuvinte.

Pentru documentele scrise in limba engleza se poate folosi si instrumentul Rezumare automata accesibil din meniul Instrumente.In cazul acesta, din fereastra Rezumare automata poti sa alegi modul de rezumare (evidentierea pe text a punctelor principale, inserarea rezumatului la inceputul documentului, crearea unui nou document pentru rezumat, ascunderea continutului initial si pastrarea rezumatului), de asemenea, puteti alege procentul pe care sa-l reprezinte rezumatul in raport cu textul initial.

3. Urmarire modificari. Comparare si imbinare documente. Protejare document.

In cazul in care pe un document lucreaza mai multe persoane (utilizatori diferiti pe un singur calculator sau in retea), este necesar se se poata urmari in detaliu participarea fiecareia la documentul final. In acest caz, poate fi folosita comanda Urmarire modificari din meniul Instrumente.

Pentru a vedea un exemplu apasa aici.

34

Fiecarui utilizator care deschide documentul i se asociaza o culoare cu care sunt marcate toate intrarile pe text. Ultimul editor al unui document poate accepta sau nu modificarile facute ce editorii precedenti (Comanda Respingere comentariu din bara de instrumente Recenzie).

Persoanele care editeaza un document in comun folosind acelasi cont pe un calculator nu pot beneficia de instrumentul Urmarire modificari, insa pot salva documentele modificate sub forma unor versiuni ale documentului initial. Prin comanda Versiuni din meniul Fisier, se pot salva versiunile documentului initial, fiecareia fiindu-i asociata si o descriere pentru viitorii editori.

Comanda Comparare si imbinare documente din cadrul meniului Instrumente are scopul de a evidentia, in urma imbinarii a doua documente, diferentele si modificarile suferite de ambele documente. Pentru a proteja continutul unui document se poate folosi comanda Protejare document din meniul Instrumente. In acest caz, ai la dispozitie trei moduri de protejare:
a. protejare la Modificari urmarite (orice modificare facuta pe documentul initial este mentionata) b. protejare la Comentarii (documentul nu poate fi editat, insa se pot face copieri de text) c. protejare la Machete (documentul poate fi doar citit - nici modificarea, nici copierea nu sunt permise)

In toate cazurile, poti folosi si parole pentru protejare.

35

1. Realizeaza un document si incearca sa folosesti cat mai multe din instrumentele invatate. 2. Comunica in SEMINARUL ONLINE problemele pe care le-ai intalnit.

IMPORTANT ! Incepand cu lunea viitoare, timp de 2 saptamani, ai acces la testarea online. Intra la testul online atunci cand stii ca esti bine pregatit! Testul online are 20 de intrebari grila, fiecare intrebare avand 4 variante de raspuns din care doar una singura este corecta. Odata accesat testul online, acesta poate fi sustinut o singura data. Pentru rezolvarea lui ai la dispozitie 20 de minute din momentul accesarii/inceperii testului. Inchiderea ferestrei in care este afisat testul online, fara a salva raspunsurile, va duce la anularea accesului tau la test si inscrierea automata a unui punctaj nul. Nu uita sa salvezi rezultatele cand ai terminat testul sau inainte ca timpul acordat testarii sa expire! MULT SUCCES! Echipa AcademiaOnline.ro

36