Project Management aplicat

Notiuni de baza


MANAGEMENTUL PROIECTELOR
1. Introducere in Managementul Proiectelor
3. Etapele managementului proiectelor
4. Domeniile Managementului de proiect
5. Programe de Project Management
2. Ciclul de viata al proiectului si pasi in realizarea
unui proiect
Proiectul = un grup de activitati interdependente desfasurate
conform unui plan, cu scopul de a atinge un anumit obiectiv.
1. Introducere in Managementul Proiectelor
1. Definirea scopului proiectului. Ce finaliti vrei s realizezi?
Ce activitati sunt necesare pentru realizarea finalitilor
proiectului? (CE?)
2. Determinarea resurselor. Ce resurse (oameni/materiale/
echipamente) sunt disponibile pentru atingerea
scopului proiectului? (CU CINE/ CU CE?)
3. Determinarea duratei necesare realizrii proiectului (CAT TIMP? i CAND?)
4. Care sunt persoanele responsabile de finantarea si realizarea proiectului? (CINE
ESTE INTERESAT?
Exemple de proiecte:
-Organizarea campaniilor electorale
-Implementarea unui sistem informatic
-Constructia sau modernizarea unui obiectiv
-Fabricarea si lansarea pe piata a unui produs
-Realizarea unui film
Termenele de incepere si de incheiere stabilite
Lista de activitati pentru transpunerea in viata a proiectului
Un buget de cheltuieli fix
Resurse umane si materiale
Elementele de baza implicate in realizarea unui proiect
Managementul Proiectelor = proces dinamic, condus in
contextul unui anumit set de constrangeri, care utilizeaza resurse intr-
un mod controlat si structurat, cu scopul atingerii obiectivelor
proiectului
Managementul timpului
Managementul resurselor
Managementul costurilor
Managementul stakeholderilor

Managementul timpului
Asigurarea indeplinirii in timp a proiectului
Planificarea utilizarii resurselor
Replanificarea proiectului pe baza experientei
Anticiparea problemelor ce pot sa apara
Grafic GANTT
Metoda folosita in
Managementul timpului
Managementul resurselor
Definirea si stabilirea resurselor pentru fiecare activitate din proiect.
In mod obisnuit pentru o resursa se vor defini:
un total disponibil
un calendar de disponibilitate
un cost unitar
Analiza utilizarii resurselor cu eliminarea supraincarcarilor de resurse
vizualizarea histogramelor si tabelelor de resurse






Asigurarea disponibilitatii personalului la momentul oportun
Anticiparea aparitiei unor eventuale probleme in utilizarea resurselor
in limita disponibilitatii stabilite in proiectul curent
PLAN CALENDARISTIC - METODA M.P.M. - SOLUTIE OPTIMIZATA
0 2 32 114 132
136
140 152 174
179
180
1
N
U
M

R
A
C
T
I
V
I
T
A
T
E
M
O
D
E
X
E
C
U
T
I
E
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
Scara absoluta a t impului
Scara relativ a a timpului
di ri
S
I
M
B
O
L
A
C
T
I
V
I
T
A
T
E
Ssv
Sg
Sm
F
Ss
S
Z
T
Te
P
Fi
U
Fa
1 1
1 1
4 4
6 10
20 10
20 10
8 4
8 3
12 10
10 6
8 8
4 2
28 8
I
N

S
U
C
C
E
S
I
U
N
E
D
E
S
F
A
S
U
A
R
E

P
E

5
S
E
C
T
O
A
R
E
I
N
P
A
R
A
L
E
L
ANUL CALENDARISTIC 2000
LUNI CALENDARISTICE
ZILE CALENDARISTICE
ZILE DE EXECUTIE
1
1
1
4
4
10
6
20
10
10
5 x 20 = 100 zile
4
40
40
3
5 x 12 = 60 zile
10
5 x 10 = 50 zile
6
40
8
4
2
8
28 zile
GRAFICUL FORTEI DE MUNC
N
U
M
A
R

M
U
N
C
I
T
O
R
I
TIMP
ZILE
profilul
fortei de munca
5
10
15
20
25
0 6 12 108
112
124
132
136 148
152
174
179
180 32 1 2
1
4
10
32 27 17 27 31 23 14 33 22
124 148
140
114
1 6 12 108
112
16
30
35
NOTA:
EXECUTIA LUCRARILOR DE CONSTRUCTII
S-A REALIZAT CU CATE O FORMATIE DE
LUCRU PENTRU FIECARE ACTIVITATE.
Figura 8.21
Managementul costurilor

Analiza performantelor economice ale proiectului (Earned
Value Analysis) realizata prin compararea urmatoarilor parametri:
Costul conform bugetului planificat Budget Cost
Work Scheduled (BCWS); cost planificat
Costul muncii efectuate la un moment dat Budget
Cost Work Performed (BCWP); cost pt munca
desfasurata in teren
Costul efectiv al muncii realizate Actual Cost
Work Performed (ACWP); costul cuvenit
Stabilire stakeholders
STAKEHOLDERS = FACTORI INTERESATI DE
REUSITA PROIECTULUI


A.Institutii
B.Grupuri
C.Persoane individuale (Directori)
Managementul stakeholderilor
Roluri Stakeholders
Managementul stakeholderilor
2. Ciclul de viata a proiectului
Fluxul proceselor in
managementul proiectelor
Pasi in realizarea unui proiect
3. Etapele managementului proiectelor
PLANIFICAREA = actiunile necesare
transpunerii in viata a proiectului
CONTROLUL = verificarea realizarii activitatilor,
prin comparatie planificat vs realizat
EXECUTIA = actiunile
necesare realizarii practice
a proiectului prin utilizarea
de resurse si cheltuieli
efectuate pana la
momentul de analiza
PLANIFICAREA PROIECTELOR
Stabileste obiectivele proiectului si scopul lucrarilor
Contureaza aspectele referitoare la organizare si la echipa
implicata in derularea proiectului
Stabileste lucrarile ce urmeaza a fi executate
Determina timpul in care acestea vor fi executate
Stabileste necesitatile si disponibilitatile de resurse
Stabileste bugetul de cheltuieli
Evalueaza, optimizeaza si stabileste planul de referinta
Distribuie informatiile
Etapa de planificare a proiectelor
EXECUTIA SI CONTROLUL PROIECTELOR
Urmarirea si inregistrarea realizarii lucrarilor si a
cheltuielilor efectuate
Compararea termenelor si a costurilor cu cele
planificate initial
Analiza si evaluarea performantelor
Recomandarea unor replanificari ale proiectului ramas
de executat
Transmiterea obiectivelor proiectelor
Abilitati de conducator eficient al
activitatii in echipa si capacitati
manageriale adecvate
Cunoasterea instrumentelor si
procedeelor manageriale
Sa conduca colectivul care lucreaza
in cadrul proiectului
Sa ia in considerare riscurile
implicate in planificarea proiectului
Sa rezolve problemele pe masura ce
ele apar
Sa asigure obtinerea unor rezultate
acceptabile ale proiectului
Calitatile si rolul Managerului de Proiect
CALITATI
ATRIBUTII
MANAGEMENT DE PROIECT
MANAGEMENTUL
INTEGRARII
PROIECTULUI

-Realizarea schemei proiectului
-Realizarea declaratiei de scop a
proiectului preliminar
-Realizarea planului de
management de proiect
-Directionarea si managementul
executarea proiectului
-Monitorizarea si controlul
realizarea proiectului
-Integrarea schimbarii controlului
-Inchiderea proiectului
MANAGEMENTUL
PROJECT SCOPE


-Planificarea scopului
-Definirea scopului
-Crearea WBS
-Verificarea scopului
-Controlul scopului
MANAGEMENTUL
DURATEI POIECTULUI

-Definirea activitatilor
-Ordonarea activitatilor
-Estimarea resurselor pe activitate
-Estimarea duratei unei activitati
-Realizarea planificarii
-Controlul planificarii

MANAGEMENTUL
COSTURILOR
-Estimarea costurilor
-Bugetarea costurilor
-Controlul costurilor
MANAGEMENTUL
CALITATII
-Planificarea calitatii
-Asigurarii calitatii
-Realizarea controlului calitatii

MANAGEMENTUL
RESURSELOR UMANE
-Planificarea resurselor umane
-Asigurarea echipei proiectului
-Dezvoltarea echipei proiectului
-Managementul echipei proiectului
MANAGEMENTUL
COMUNICATIEI
-Planificarea comunicarilor
-Distributia informatiei
-Performanta raportarii
-Managementul actionarilor
MANAGEMENTUL
RISCULUI
-Managementul planificarii riscului
-Identificarea riscului
-Analiza calitativa a riscului
-Analiza cantitativa a riscului
-Monitorizarea si controlul riscului
MANAGEMENTUL
ACHIZITIILOR
-Planificarea achizitii
-Planul de contractare
-Solicitarea raspunsurilor catre
Contractori
-Selectarea furnizorilor
-Administrarea contractului
-Finalizarea contractului
4. Domeniile Managementului de proiect
5. Programe de Project Management
Oracle-Primavera Enterprise Project Portfolio Management (Oracle)
Microsoft Project (Microsoft Corporation)
SuperProject Expert (Computer Associates)
Time Line (Symantec)
Planview (Planview)

Ce se intampla fara ?.
Lipsa viziune unitara
asupra intregului
portofoliu de proiecte
si contracte aferente

Imposibilitate
efectuare analize
complexe asupra
tuturor proiectelor
companiei

Urmrire contracte n
Excel

Vizibilitate redusa a
metodologiei de
management de proiect

Fara Management
de Proiect:
Planificare deficitara

Munc redundant


Eroare uman

Lips baz de date
comun i unitar ntre
procese

Rapoarte necorelate
Documente
nestandardizate

Lips informaie n
timp real
Probleme aparute:
Bugete depite

Termene depite


Stocuri fr logic

Lucrri suplimentare fr
contract


Munc haotic



Obiective nemonitorizate
i nendeplinite
Cum se manifesta:
O diferen vizibil:

A face lucrurile potrivite, la momentul potrivit
Inainte
Lipsa de date n timp util n costul de
program, planificare i risc

Proiecte redundante, nici o aliniere
strategica

Incoerent de raportare ctre prile
interesate

Reacie lenta la schimbare


Presiunea costurilor administrative i a
costurilor indirecte
Dupa
Acuratete si vizibilitate la scara larga a
informaiilor, n timp util

Alinierea de proiecte cu obiectivele
strategice & dinamica pieei

nelegere comun de la surs unic de
informaii

Analiza de tip Ce-ar fi dac pentru a lua
decizii strategice

Indicatori n ceea ce privete potenialul de
depiri de costuri
Avantajele utilizarii unor programe de Project Management
Posibilitatea crearii unui proiect de referinta (target) folosit in
analizele comparative
Avantajul realizarii diferitelor scenarii de planificare, in
vederea alegerii solutiei optime, cu efectele economice cele mai
favorabile
Vizualizarea rapida a reprezentarilor grafice puse la
dispozitie, cu alegerea variantei optime din punct de vedere a
timpului, resurselor si costurilor
Raportarea in mod eficient si rapid a realizarilor proiectului
Analiza performantelor economice ale proiectului, prin
calculul indicilor de performanta (Indice de performanta de
planificare, indice de performanta de cost)
Posibilitatea unor analize de risc (managementul riscului)
Viteza mare de calcul a datelor in timp real