Metodologia rezolvrii cererilor adresate Arhivelor Na ionale

ale Romniei de ctre persoanele fizice sau juridice

Arhivele Na ionale ale Romniei elibereaz, n condi iile legii , la solicitarea
persoanelor fizice i juridice din ar sau din strintate , copii, extrase i certificate de pe
documentele pe care le de in , dac acestea se refer la drepturi care l privesc pe
solicitant.
Copia este o reproducere fidel, prin xerografiere, fotografiere, editare electronic,
scanare sau dactilografiere a documentului solicitat, aflat n fondurile i colec iile pstrate
de Arhivele Na ionale.
Extrasul este de asemenea o reproducere prin xerografiere, fotografiere, editare
electronic, scanare sau dactilografiere, ns doar a unui fragment sau a mai multor
fragmente dintr-un document, care fac referire direct la informa iile solicitate de o
persoan fizic sau juridic.
Certificatul reprezint actul ntocmit de ctre personalul desemnat al Arhivelor
Na ionale , cuprinznd o grupare de informa ii ce fac referire direct la obiectul solicitrii
persoanei fizice sau juridice, existente n unul sau mai multe documente de inute n
fondurile i colec iile pstrate de Arhivele Na ionale , fr adugiri, omisiuni sau
interpretri din partea celui care a ntocmit lucrarea.
n momentul primirii cererilor, acestea se verific pentru a vedea dac acestea con in
elementele necesare efecturii cercetrii!
- numele, prenumele i adresa solicitantului "
- seria i nr. #.$%&.$%pa aport "
- &.N.'-ul, eventual alte nume purtate"
- obiectul solicitrii .
(rebuie de asemenea avute n vedere i date specifice privind identificarea actului
solicitat, precum!
- genul actului"
- institu i a emitent, data emiterii, localitatea"
)
- numele persoanei pentru care s-a eliberat actul%pr ile implicate , eventual nr. actului "
- scopul n care se solicit actul i calitatea *persoan ndrept it , succesor sau
reprezentant legal+ pe care o are solicitantul n cazul n care nu este titularul actului
respectiv.
,e re in pentru nregistrare toate cererile , ns se repartizeaz spre rezolvare doar cererile
care con in datele men ionate anterior i sunt i de competen a Arhivelor Na ionale.
Cererile care nu sunt de competen a A.N , vor fi transmise, n termen de - zile de la
nregistrare, ctre institu ia competent n vederea solu ionrii lor , solicitantul urmnd a fi
n tiin at prin adres despre locul n care i s-a redirec ionat cererea. &ererile nregistrate
la .AN$& sau la .irec iile /ude ene , conexate atunci cnd este cazul, sunt prezentate
directorului sau efului direc iei%serviciului , care stabile te prin rezolu ie persoana care
trebuie s se ocupe de rezolvarea acestora.
n func ie de obiectul solicitrii , dar i de rezolutia superiorului ierarhic, personalul cu
atribu ii de rezolvare a cererilor efectueaz urmtoarele opera iuni , n vederea identificrii
informa iilor solicitate
- cercetarea inventarelor fondurilor i colectiilor
- selectarea cotelor
- scoaterea u.a care urmeaz a fi cercetate
- identificarea informa ii lor n cuprinsul documentelor
- rearhivarea u.a
- completarea registrului de depozit.
0or fi cercetate att fondurile%colec iile indicate prin rezolu ie de ctre superiorul
ierarhic, ct i alte fonduri%colec ii care pot con ine informa ii referitoare la obiectul
solicitrii.
La sfr itul cercetrii se ntocme te referatul , scris pe verso-ul cererii sau pe o fil
separat pe care se nscrie, n partea dreapt, sus, nr. cererii i anul. 1eferatul va fi semnat
i datat de persoana care a efectuat cercetarea. 1eferatul con ine n mod obligatoriu
urmtoarele elemente !
). Documentele cercetate denumirea fondurilor%colec iilor arhivistice i a pr ilor
structurale cercetate. ,e men ioneaz numerele de inventar " perioada cercetat" cotele u.a
depistate i cercetate .
2
2. Re!ultatul cercetrii se va men iona dac rezultatul cercetrii este unul negativ sau
pozitiv. .ac rezultatul este pozitiv, se men ioneaz cotele u.a din care s-au extras
informa iile. n cazul unui rezultat negativ , se precizeaz motivul nega iei *fie c n
fondurile i colec iile cercetate nu s-au identificat documentele solicitate , fie c n
documentele identificate nu figureaz persoana sau informa iile solicitate+. 3a ntocmirea
referatului i a adresei de rspuns se va utiliza o formulare clar , pentru a se evita
posibilele confuzii lingvistice. n cazul n care documentele solicitate se gsesc ntr-un
fond sau colec ie neprelucrat% arhivistic , se va men iona n referatul i adresa de rspuns
ctre solicitant, fie c nu s-a putut efectua cercetarea datorit lipsei eviden elor , fie c s-a
cercetat n baza unor eviden e incomplete.
&ertificatul trebuie s con in doar datele existente , fr a se ntregi perioadele pentru
care nu exist informa ii sau pentru care numele solicitantului nu se gse te n
documente. n cuprinsul certificatului se vor indica deenumirea%denumirile creatorului,
genul documentelor, perioada din care s-au extras elementele necesare ntocmirii
acestuia.
Copia i extrasul se ntocmesc de pe orice tip de act existent n depozitele A.N, n func ie
de natura informa iilor solicitate. &opiile i extrasele trebuie s con in urmtoarele
elemente de titlu
- denumirea documentului dupa care au fost intocmite,
- nr. si data sub care acesta a fost emis,
- denumirea emitentului actului.
,e redau intocmai acele pri din document aflate n legtur direct cu obiectul
solicitrii.
Copiile, extrasele i certificatele se elibereaz nso ite de adrese de rspuns , naintat
solicitantului sau mputernicitului legal al acestuia, sau se expediaz prin po t.
4liberrile de acte ctre solicitan i se face prin intermediul biroului de rela ii cu publicul ,
personalul acestuia fiind rspunztor de desf urarea legal a acestei activit i.
3a ridicarea actului, solicitantul sau mputernicitul su legal va men iona , n scris, pe
cerere sau pe copia adresei de nso ire , sub semntur, c a primit actul, men ionnd
numele, data i &N'-ul *n cazul cet enilor strini care nu au &N' - seria i nr.
pa aportului sau actului de identitate+.
5