CUPRINS

Cap. 1 Sistemul informaional al ntreprinderii comerciale ....... 2

1.1. Definirea sistemului informaional .. 2
1.2. Componentele sistemului informaional ... 3
Cap. 2 Sitemul informatic, parte a sistemului informaional.. 8
2.1.
Conceptul
de
sistem. 8
2.2.
Clasificarea
sistemelor 9
2.3.
Componentele
unui
sistem
informatic 9
2.4.
Categorii de sisteme informatice
11
Cap. 3 Reproiectarea sistemului informaional. 13
3.1.
Prezentarea S.C. Matra S.R.L
13
3.2.
Necesitatea reproiectrii sistemului informaional
13
3.3.
Condiii de existen ale unui sistem informaional fiabil
14
3.3.1. Cerine necesare pentru asigurarea corectitudinii i
viabilitii informaiei. 15
3.3.2. Eliminarea deficienelor majore existente n sistemul
informaional n funciune.16
3.4. Demersul analizei de sistem si proiectrii.17
3.4.1. Elemente ale analizei de sistem...17
3.4.2. Fazele proiectrii..19
3.5. Implementarea sistemului informaional.21

Cap. 1 Sistemul informaional al ntreprinderii comerciale

1.1 Definirea sistemului informaional
Pentru desfurarea activitii de conducere a ntreprinderii, managerii acesteia
utilizeaz o multitudine de informaii n vederea fundamentrii deciziilor. La randul lor,
executanii au nevoie de o multitudine de informaii pentru realizarea obiectivelor
individuale. Se folosesc informaii din interior privind desfurarea procesului de
producie, modul de ndeplinire a sarcinilor i obiectivelor de ctre personalul
ntreprinderii, situaia stocurilor de resurse materiale, modul de funcionare a mainilor,
instalaiilor, gradul de ndeplinire i nivelul de calitate al produciei, informarea privind
deficiene sau dezechilibre manifestate la nivelul componentelor ntreprinderilor,
informaii cu privire la coninutul programelor de producie, sarcinile zilnice pe care le
au de ndeplinit executanii etc. De asemenea se utilizeaz informaii din exterior
privind posibilitile de aprovizionare, posibiliti de valorificare a produciei finite, de
obinere a forei de munc, de cooperare cu alte uniti etc. Realizarea unor previziuni
pertinente nu se pot efectua fr informaii exacte i oportune cu privire la mediul
ambiant i starea de funcionalitate a firmei. Toate aceste informaii sunt prelucrate i
dirijate ctre utilizatorii poteniali, cu scopul de a fi valorificate n avantajul
ntreprinderii.
Sistemul informaional al ntreprinderii poate fi definit prin totalitatea datelor,
informaiilor, fluxurilor i circuitelor informaionale, a procedurilor de tratare a
informaiilor i a mijloacelor de aplicare a acestora, menite s contribuie la
fundamentarea, elaborarea i implementarea obiectivelor firmei.
Lund n considerare importana i funciile sale, sistemul informaional poate fi
considerat ca reprezentnd sistemul circulator al ntreprinderii. Acesta asigur
culegerea datelor i informaiilor, prelucrarea lor, transportul ctre beneficiari, realiznd
fluxul ascendent sau orizontal, iar dup elaborarea deciziilor i instruciunilor, prin
fluxul descendent are loc difuzarea acestora.
n Romnia, cercetarea i proiectarea sistemelor informaionale a nregistrat n
ultimii ani progrese semnificative. Se poate vorbi, n prezent, de ncercarea conturrii
unei concepii proprii n acest domeniu. Cu toate acestea, experiena practic n
ntreprinderile comerciale a aratat c, de multe ori, analizele s-au limitat la abordarea
parial a unui sistem informaional, precum descrierea suporilor de informaie, a
documentelor folosite sau procedeelor de prelucrare, facndu-se abstracie de ideea
de sistem. innd seama de efectele negative ale unei asemenea maniere de
abordare, este obligatoriu de semnalat faptul c numai abordarea integrat a

sistemului informaional conduce la ceea ce se definete drept management complet

i complex n firmele comerciale romneti.
Sistemul informaional al ntreprinderii comerciale poate fi definit ca acea
component a managementului firmei comerciale care ncorporeaz totalitatea
resurselor informaionale create, prelucrate i transmise pe fluxuri i circuite
informaionale, precum i a tehnicilor i mijloacelor de procesare a acestora n
vederea creterii rapiditii i fiabilitii actului decizional.
.
1.2 Componentele sistemului informaional
Construcia i funcionarea eficient a sistemului informaional presupune
existena unor componente cu caracter general, prezente la nivelul oricrei firme
indiferent de mrimea, obiectul de activitate i modul de organizare specific. Aceste
componente sunt:
1. data;
2. informaia;
3. circuitul informaional;
4. fluxul informaional;
5. procedura informaional;
6. mijloace de tratare a informaiilor.
1. Data poate fi definit ca fiind o descriere letric sau cifric a unei fapte, fenomen,
proces sau aciuni care privesc mediul intern sau extern al firmei i prezint interes
pentru activitatea acesteia.
2. Informaia rezult prin asocierea mai multor date, prelucrate dup anumite reguli
pentru a aduce un plus de cunoatere celui creia i este adresat, servindu-i, de
regul, la realizarea obiectivelor individuale.
Informaiile reprezint "materia prim" pentru fundamentarea deciziilor dar i
factorul declanator al diferitelor aciuni. Ele stau la baza fundamentrii, elaborrii i
implementrii subsistemului informaional.
Caracteristicile principale ale informatiei sunt:
- provin din prelucrarea mai multor date utiliznd o serie de operaii, metode i
algoritmi;
- dobndesc un coninut i o importan semnificativ pentru cel care le prelucreaz i
pentru beneficiari, aducnd un plus de cunotine;
- dup recepionarea i utilizarea informaiei, aceasta devine perimat pentru
beneficiar i se transform n date, care sunt stocate pentru o eventual prelucrare
ulterioar.
Informaiile pot fi clasificate dup mai multe criterii dintre care cele mai
importante sunt:
1. Dup forma de exprimare, acestea pot fi:
a) informaia sub form oral;
b) informaia scris;

c) informaia audio vizual.

a) Informaia sub forma oral se caracterizeaz prin urmtoarele:
- exprimare simpl;
- circulaie rapid;
- posibilitate de interpretare;
- se pstreaz o perioad foarte scurt de timp.
b) Informaia scris se caracterizeaz prin:
- grad de prelucrare avansat;
- pstrarea nealterat a continutului pentru o perioad ndelungat;
- circulaie mai lent dect cea oral;
- costuri relativ reduse de stocare.
c) Informaiile audio vizuale - sunt obinute prin mbinarea informaiilor sub forma
oral cu prezentarea de imagini. Se difereniaz de cele scrise i orale prin
suportul de stocare. Sunt reinute foarte uor, au capacitate mare de
influenare i pot fi difuzate ctre un numar nelimitat de utilizatori; i
pstreaz coninutul nealterat o perioad ndelungat de timp.
2. Dup provenien, informaiile se pot clasifica in:
a) informaii endogene;
b) informaii exogene.
a) Informaiile endogene - provin din interiorul sistemului i exprim procese i
fenomene din firm; privesc n general modalitile i stadiul de realizare a
obiectivelor de ctre componenii firmei; sunt eterogene, aflate n diferite stadii
de prelucrare.
b) Informaiile exogene - sunt cele care provin din afara firmei, respectiv din
mediul ambiant al acesteia. Se refer la diferii factori ai mediului ambiant,
sunt diverse, au de multe ori importan major pentru firm i n funcie de
provenien pot avea caracter obligatoriu ( exemplu: o lege economic, o
ordonan n efectul crora se ncadreaz firma etc.)
3. Dup direcia de circulaie se disting urmtoarele tipuri de informaii:
a) descendente;
b) ascendente;
c) orizontale.
a) Informaiile descendente - circul de la manager ctre titularii posturilor aflai
pe nivele ierarhice inferioare. Aceste informaii sunt reprezentate de ordine,
dispoziii, decizii pentru reglementarea activitii ntreprinderii. Sunt obligatorii
i declaneaz o serie de aciuni, emiterea unor noi decizii sau modificri de
atitudini i comportamente.
b) Informaiile ascendente - sunt cele care provin de la nivelele inferioare ctre
manageri i reprezint, de regul, raspuns la informaiile descendente. Ele
sunt rapoarte, sesizri, care au ca scop informarea managerului superior
asupra realizrii sarcinilor i obiectivelor i asupra principalelor dificulti care
au aparut pe parcursul realizrii acestora. Au o frecven ridicat, asigur
feed-beack-ul i sunt utilizate n procesele de control i coordonare. La randul
lor genereaz noi decizii, care duc la apariia altor informaii descendente.

c) Informaiile pe orizontal - circul ntre componentele aflate pe acelai nivel

ierarhic asigurnd cooperarea n realizarea obiectivelor i sarcinilor. Acestea
sunt interdependente, sunt des ntalnite ntre titularii de posturi care
desfoar activiti omogene sau complementare i ntre compartimentele
funcionale i restul compartimentelor din firm.
4. Dup gradul de obligativitate, informaiile se clasific n:
a) informaii imperative;
b) informaii non-imperative.
a) Informaiile imperative sunt transmise n general de managerii firmei ctre
subordonai n vederea realizrii unor aciuni sau unor procese de munc. Ele
au un caracter decizional i sunt formale. De regul, iau forma unor
documente oficiale i pot fi de provenien endogen sau exogen.
Informaiile imperative se vehiculeaz descendent, fiind necesar s fie
investite cu autoritate ierarhic.
b) Informaiile non-imperative pot proveni din mai multe surse (exogene sau
endogene) i pot fi orientate ctre mai muli receptori deodat avand ca scop
creterea gradului de cunoatere n diverse domenii sau creterea gradului de
informare a unor manageri. n cadrul acestora pot fi ncadrate informaii de
natur tiintific, de cultur general precum i informaii legate de modul de
desfurare al activitilor. Direcia de vehiculare poate fi descendent
(informaii tiinifice, culturale etc), ascendent sau orizontal. De asemenea
pot fi scrise, orale sau audio-vizuale.
5. Dup coninutul lor, informaiile se clasific n:
a) informaii cu privire la activitatea de cercetare - dezvoltare;
b) informaii cu privire la activitatea de producie;
c) informaii financiar - contabile;
d) informaii comerciale;
e) informaii cu privire la personal.
6. Dup gradul de prelucrare, informaiile pot fi:
a) primare sau de baz;
b) intermediare;
c) finale.
a) Informaiile primare sunt n stadii incipiente de prelucrare, ca urmare au o
form analitic. Sunt prezente la nivelul executanilor i de regul se obin prin
prelucrarea primar a rezultatelor obinute n urma desfurrii diferitelor
activiti. Au o frecven mare de colectare, direcia de vehiculare este
ascendent, sunt non-imperative, de provenien preponderent endogen i
cu destinaie intern.
b) Informaiile intermediare sunt acele informaii care au trecut prin diferite faze
de prelucrare, dar care nu au ajuns nc la stadiul final. Sunt prezente la
nivelul managementului inferior i n compartimentele funcionale. Au o
frecven medie de transmitere, direcia de vehiculare este ascendent i
orizontal.

c) Informaiile finale sunt acelea care au trecut prin toate fazele de prelucrare. Au
o form sintetic i sunt prezente la nivelul managementului mediu i superior
sau sunt adresate unor instituii din mediul ambiant al firmei. Frecvena de
transmitere este, de regul, periodic (trimestrial, semestrial, anual).
7. Dup modul de organizare al nregistrrii i prelucrrii, informaiile se pot
clasifica astfel:
a) tehnico-operative;
b) de eviden contabil;
c) comerciale;
d) statistice.
3. Circuitul informaional - se poate defini prin drumul urmatde informaie sau de
un grup de informaii de la emitor pn la receptor cu precizarea punctelor de
trecere (sau a staiilor intermediare).
Circuitul informaional se caracterizeaz prin lungime, structur i capacitate de
transport.
Lungimea reprezint distana parcurs de informaie de la emitor pn la
utilizatorul final.
Structura specific numrul de emiteni i receptori specifici circuitului
informaional, precum i poziionarea lor n structura organizatoric a firmei, astfel
nct s se identifice cu claritate traseul urmat de informaie.
Capacitatea de transport specific cantitatea de informaii care se vehiculeaz
prin circuitul informaional respectiv. Aceasta depinde de mijloacele, procedurile de
prelucrare a informaiilor i de fluxul informaional.
Ca si informaiile, circuitele informaionale se clasific dup mai multe criterii:
1. Dup direcia de vehiculare a informaiilor, acestea pot fi:
a) verticale;
b) orizontale;
c) oblice.
a) Circuitele informaionale verticale se stabilesc ntre elemente ale structurii
organizatorice aflate pe niveluri ierarhice diferite, ntre care exist relaii de
subordonare nemijlocit sau ntre firm i suprasistemele organizatorice,
crora li se subordoneaz direct. Prin intermediul lor se vehiculeaz
informaii ascendente i descendente.
b) Circuitele informaionale orizontale se stabilesc ntre elemente ale
structurii organizatorice aflate pe aceleai niveluri ierarhice, ntre care
exist relaii de cooperare sau funcionale, sau ntre firm i alte organizaii
ale mediului extern, cu care se dezvolt relaii de colaborare sau
funcionale. Prin intermediul lor se vehiculeaz informaii orizontale.
c) Circuitele informaionale oblice se stabilesc ntre elemente ale structurii
organizatorice aflate pe niveluri ierarhice diferite, ntre care nu exist relaii
de subordonare nemijlocit sau ntre firm i suprasisteme organizatorice,
crora nu li se subordoneaz direct. Au la baz relaii funcionale, de stat

major sau de control. Prin intermediul lor se vehiculeaz informaii

ascendente i descendente.
2. Dup frecvena constituirii i utilizrii circuitelor informaionale, acestea
se pot clasifica n:
a) permanente;
b) periodice;
c) ocazionale.
a) Circuitele informaionale permanente sunt acelea prin intermediul crora
se vehiculeaz informaii zilnice. De regul sunt utilizate pentru
transmiterea unor informaii primare i intermediare, necesare exercitrii
funciei de control evaluare i parial de coordonare.
b) Circuitele informaionale periodice sunt acelea prin intermediulcrora se
vehiculeaz informaii la intervale regulate. S-au dezvoltat ca urmare a
caracterului secvenial i ciclic al unor procese de execuie i de
management. Sunt utilizate pentru transmiterea unor informaii necesare
exercitrii funciilor de previziune, organizare, coordonare, antrenare i
control evaluare.
c) Circuitele informaionale ocazionale sunt acelea prin intermediul crora se
vehiculeaz informaii rezultate ca urmare a unor situaii inedite din
interiorul sau din exteriorul organizaiei. Servesc fundamentrii unor decizii
cu caracter de unicat.
4. Fluxul informaional - este reprezentat de viteza cu care circul informaiile
ntre emitor i receptor utiliznd un anumit circuit informaional. Sau altfel spus,
reprezint cantitatea de informaii care circul n unitatea de timp printr-un circuit
informaional.
5. Procedura informaional - poate fi definit prin totalitatea metodelor i
tehnicilor care sunt utilizate pentru culegerea datelor i informaiilor, nregistrarea,
prelucrarea i transmiterea acestora.
n vederea obinerii unor informaii utile, corecte i n timp real trebuie ca
procedurile de culegere, nregistrare, tratare i prelucrare a informaiilor s fie clare i
detaliate astfel nct s poat fi ntelese i executate corespunztor de ctre
personalul firmei. Trebuie s fie precizate operaiile care urmeaz s se efectueze,
succesiunea lor, formulele, metodele i mijloacele de tratare a informaiilor, precum i
suportul informaional folosit i forma de prezentare a informaiilor.
Procedura informaional nregistreaz schimbri permanente datorit
posibilitilor variate de prelucrare a informaiilor, oferite de tiina i tehnica modern.
Astfel se dezvolt metode i tehnici noi de prelucrare a informaiilor, apar noi suporturi
informaionale, modaliti moderne de culegere a informaiilor etc. Toate acestea au ca
rezultat reducerea cheltuielilor i timpului specifice procedurilor informaionale.
Suportul informaional - reprezint un mijloc care poate fi utilizat pentru
consemnarea, nregistrarea coninutului informaiilor n vederea pstrrii integritii
acesteia i realizrii transportului, ntre diferii utilizatori. Acesta a cunoscut o evoluie
permanent datorit tendinei de creare a unui suport care s asigure rezistena n

timp a informaiei, capacitatea mare de nmagazinare i fidelitatea inregistrrii

informaiei.
Primul suport informaional l-a constituit papirusul. Apariia hrtiei a nsemnat o
adevarat revoluie privind sistemul informaional. Hrtia s-a dovedit rezistent n timp,
capabil sa pstreze integral coninutul informaiei, dar costul producerii, utilizrii i
depozitrii ei este relativ ridicat. Pentru pstrare (conservare), sunt necesare condiii
deosebite. Mai trziu au aprut benzile fotografice (benzi de film) benzi magnetice,
discuri magnetice, cilindrii magnetici, dischetele, CD-urile i DVD-urile. Toate aceste
suporturi s-au dovedit a fi superioare hrtiei n ceea ce privete capacitatea de
nregistrare, posibilitatea de depozitare, costul de obinere i operare.
6. Mijloacele de prelucrare -cuprind totalitatea instrumentelor, mainilor,
instalaiilor cu ajutorul crora se asigur culegerea, nregistrarea, prelucrarea,
stocarea i transmiterea informaiilor de la emitor la receptor (utilizator).
Mijloacele de tratare a informaiilor pot fi:
- manuale;
- mecanizate;
- automatizate.

Cap. 2 Sitemul informatic, parte a sistemului informaional

2.1 Conceptul de sistem
Conceptul de sistem are un rol de baz n domeniul sistemelor informatice.
Odat neles, acesta vine s fundamenteze alte concepte conexe din domeniile
tehnologiei, aplicaiilor, dezvoltrii i managementului sistemelor informatice.
Conceptul de sistem este legat de:
reelele de calculatoare ca elemente componente ale sistemelor de prelucrare
a informaiilor;
utilizarea computerelor din domeniul business-ului;
tehnologiile de management-ul informaiei care au un rol deosebit de important
asupra calitii, valorii business-ului etc.
Definiia sistemului
Un sistem este format dintr-un grup de componente ntre care se
stabilesc relaii i care conlucreaz spre un scop comun prin acceptarea de
intrri i producerea de ieiri printr-un proces (de transformare).
Intrri

Proces

Ieiri

Fig. 2.1 Diagrama unui sistem

Intrri (input)
sunt elementele care intr n sistem pentru a fi prelucrate;
Proces
reprezint procesul de transformare a intrrilor n ieiri;
Ieiri (output)
sunt elementele care au fost rezultate prin procesul de transformare.
Pe lng aceste componente mai exist nc dou adiionale: feed-back (rspunsul)
i controlul. Un sistem cu feed-back i control este un sistem cibernetic.
Feed-back
sunt datele care reprezint performanele sistemului
Controlul
implic monitorizarea i evaluarea feed-back-ului n scopul de a determina msura
n care sistemul se ndreapt ctre ndeplinirea scopului. Funcia de control face
necesar ajustarea intrrilor din sistem pentru a asigura c acesta va produce ieirile
corespunztoare.
2.2 Clasificarea sistemelor
a) Din punct de vedere ierarhic
1. Subsistem un sistem care face parte dintr-un sistem mai mare. Cel mai mare
sistem este considerat a fi mediul nconjurtor sau universul.
2. Suprasistem un sistem alctuit din alte sisteme (subsistem)
b) Din punct de vedere a relaiei dintre sisteme
1. Limitele sistemului un sistem este separat de mediul unde acioneaz i alte
sisteme prin graniele (limitele) sale.
2. Sisteme deschise sisteme care interacioneaz cu altele aflate n acelai
mediu se consider a fi un sistem deschis, conectat cu mediul su prin intrriieiri.
3. Sisteme nchise sisteme nu care interacioneaz cu altele i care n timp
decad i dispar
4. Sisteme adaptive sisteme care au abilitatea de a se modifica singure sau de
a-i modifica mediul n care acioneaz n scopul de a i prelungi existena.
2.3 Componentele unui sistem informatic
Modelul unui sistem informatic exprim cadrul conceptual pentru componentele
principale i activitatea sistemului informatic. Sistemul informatic depinde de resursele
umane, de hardware i software pentru a realiza intrrile n sistem, prelucrrile, ieirile

din sistem, precum

informaionale.

i activitile de control care convertesc datele n produse

Elementele componente ale unui sistem informatic:

Resursele umane - includ att utilizatorii ct i specialitii;

Hardware includ echipamentele;
Software includ programe i proceduri;
Datele sunt transformate prin activitile de procesare ntr-o mare varietate
de produse informaionale pentru utilizatori

Un alt aspect important l reprezint procesarea informaiilor. Aceasta const n

introducerea, prelucrarea, ieirea i stocarea i activitile de control. Datele sunt
fapte brute sau observaii n general despre fenomene fizice sau tranzacii comerciale.
Datele au un caracter obiectiv sunt msurabile prin caracteristicile lor. Informaiile sunt
deja procesate, au un anumit neles i sunt folositoare utilizatorului. Datele sufer un
proces de adugare de valoare prin:
- agregare, manipulare i organizare
- analizarea i evaluarea coninutului lor
- utilizarea lor ntr-un context folositor pentru utilizator
Activitile dintr-un sistem informatic
Principalele activiti dintr-un sistem informatic sunt cele de prelucrarea
informaiilor. Acestea includ:
a - Introducerea datelor;
b - Procesarea datelor pentru obinerea de informaii;
c - Ieirea procedurilor informaionale;
d - Stocarea resurselor infomaionale;
e - Controlul performanelor sistemului.
a. Introducerea datelor datele despre tranzaciile comerciale sau despre alte
evenimente trebuie s fie adunate i pregtite pentru prelucrare. Introducerea
serefer la editarea de nregistrri. Odat introduse, datele pot fi transferate pe un
suport (magnetic/optic) pn la prelucrare.
b. Prelucrarea datelor datele care sunt subiectul activitilor de prelucrare
cuprind: calcule, comparri, sortri, clasificri sau nsumri. Aceste activiti
organizeaz, analizeaz i manipuleaz datele convertindu-le n informaii pentru
utilizatori.
c. Ieirea produselor informaionale informaiile rezultate n urma prelucrrii
apar n forme variate pentru a fi transmise utilizatorilor n forma solicitat de acetia.
Informaiile trebuie s ndeplineasc anumite condiii de calitate ce se refer n general
la:
timp viteza cu care informaia ajunge la utilizator;

10

 coninut atributele care confer valoare informaiei;

form felul n care ajunge la utilizator;
d. Stocarea produselor informaionale aceast activitate nu constituie o
component foarte important n cadrul sistemelor informatice. Ea reprezint
activitatea dintr-un sistem informatic n care datele i informaiile sunt depozitate ntrun mod organizat n vederea unei utilizri ulterioare. Atunci procesul de regsire este
necesar utilizatorilor prin rapiditatea i acurateea sa. Suporturile utilizatorilor pentru
stocarea datelor i informaiilor sunt n general magnetice sau optice.
e. Controlul performanelor sistemului reprezint o activitate de mare
importan n cadrul sistemului informatic o reprezint controlul performanelor sale.
Aceast activitate are n vedere urmtoarele elemente:
- un sistem informatic produce un feed-back despre intrrile, procesul i
ieirile sale precum i despre activitatea de stocare.
- Feed-back-ul trebuie monitorizat i evaluat pentru a determina dac
sistemul urmeaz s-i ating scopul prin performanele sale.
- Feed-back-ul va trebui utilizat pentru a efectua ajustri n activitatea
sistemului pentru a-i corecta deficienele.
2.4 Categorii de sisteme informatice
Sistemele informatice joac un rol important n a asigura suportul activitilor
manageriale i operaionale n business. Din acest motiv exist posibilitatea de a
clarifica tipologia sistemelor informatice la nivel conceptual n:
1. Sisteme informatice operaionale
2. Sisteme informatice pentru management
1. Sistemele informatice operaionale ar putea cuprinde:
- sisteme informatice operaionale
- sisteme pentru procesarea (prelucrarea) tranzaciilor
- sisteme pentru controlul proceselor;
- sisteme pentru colaborarea la nivelul organizaiei
2. Sisteme informatice pentru management cuprind:
- sisteme informatice pentru management (n general);
- sisteme informatice pentru fundamentarea deciziei;
- sisteme informatice pentru activitatea executiv.
1. a) Sistemele informatice operaionale
Sistemele informatice sunt necesare pentru a prelucra datele generate i
utilizate n operaiile de business. Aceste sisteme informatice operaionale produc a
varietate de produse informaionale pentru uz intern sau extern. Aceste informaii vor fi

11

prelucrate mai departe de ctre sistemele informatice pentru management. n general

acestea au rolul:
- de a procesa date privind business-ul;
- de a controla procese industriale.
b) Sistemele informatice de prelucrare a tranzaciilor
Aceste sisteme sunt orientate ctre prelucrarea datelor rezultate din business
sau operaionale: vnzri, cumprri, inventar i ofer o varietate de produse
informatice (liste, situaii etc.) de uz intern sau extern. Prelucrarea datelor se face n
urma acumulrii (la o perioad de timp) sau n timp real.
c) Sisteme informatice pentru controlul proceselor
Sunt acele sisteme care utilizeaz computerul pentru a controla anumite
procese fizice (linii de producie robotizate, fabrici automate etc.)
d) Sistemele informatice pentru colaborarea la nivelul organizaiei
Sunt sisteme care utilizeaz o gam larg de tehnologii informatice pentru a
asigura colaborarea, comunicarea dintre angajaii (membrii) unei organizaii. Aceasta
ajut la schimbul de idei, mprirea resurselor, coordonarea ntre membrii. Scopul
acestor sisteme informatice este de a crete productivitatea i creativitatea echipelor
i grupurilor de lucru dintr-o ntreprindere modern.
2.a) Sistemele informatice pentru management
Aceast categorie de sisteme informatice sunt orientate spre a oferi suport i
informaii pentru autoritatea efectiv de luare a deciziei. Ele asigur suportul pentru
necesitile decizionale de la nivelul de vrf (strategic), la cel de mijloc (tactic) sau cel
operaional. Sistemele informatice pentru management ofer o varietate de rapoarte
specifice folositoare n activitile manageriale curente. Produsele informatice pot fi
obinute la cerere, periodic sau cnd apar necesiti excepionale.
b) Sisteme informatice pentru fundamentarea deciziei
Aceste sisteme ofer managerilor utilizatori informaii ntr-un mod interactiv ori
de cte ori este nevoie. Managerii i genereaz informaiile de care au nevoie pentru
decizii, folosind modele decizionale i baze de date specializate.
c) Sisteme informatice pentru activitatea executiv
Sunt sisteme care asist nivelul mediu i de vrf al managementului
organizaiei. Ofer un acces imediat i uor la informaiile necesare atingerii
obiectivelor strategice ale firmei. Au un mod uor de operare i nelegere.

12

Cap. 3 Reproiectarea sistemului informaional

3.1. Prezentarea S.C. Matra S.R.L. SCORNICETI
1.
2.
3.
4.
5.

DENUMIRE: S.C. MATRA S.R.L.

ANUL NFIINRII: 1994
COD FISCAL: RO 6287579
ADRESA: B-DUL Muncii, Bl. 69L1, Sc. A, Apt. 2, Scorniceti, Jud. Olt.
CERTIFICAT DE NMATRICULARE: J 28/911/1994, Registrul Comerului
OLT
6. OBIECTUL DE ACTIVITATE PRINCIPAL: Fabricarea produselor din carne
(inclusiv din carne de pasre) cod CAEN 1013;
OBIECTE DE ACTIVITATE SECUNDARE : Comer cu ridicata specializat
de produse alimentare, Catering.
7. CAPITAL SOCIAL: 77.100 RON.
8. FORMA DE PROPRIETATE: CAPITAL PRIVAT.
9. Principala pia a afacerilor: Ministerul Aprrii Naionale, Ministerul de
Interne, Ministerul Justiiei, Serviciul Romn de Informaii, Ministerul
Sntii i diverse Societi Comerciale.
10. SEDII SECUNDARE:
- PUNCT SACRIFICARE I PRELUCRARE CARNE, Sat Piscani, Ora
Scorniceti,
- PUNCT DE LUCRU I DESFACERE (DEPOZIT)
3.2. Necesitatea reproiectrii sistemului informaional
Unul dintre fenomenele cu care se confrunt S.C MATRA S.R.L., n prezent,
este lipsa unor informaii suficient de structurate i coerente care s asiste decizia
managerial
Astfel, contabilitatea este privit numai ca instrument de calcul al obligaiilor
fiscale. Serviciul contabil nu se mai concentreaz suficient s ofere informaiile
necesare deciziei manageriale. Timpul rmas dup completarea tuturor registrelor
contabile, situaiilor i raportrilor obligatorii, succesiunea rapid (de cele mai multe ori
lunar ) a acestor raportri, las foarte puin timp pentru colectarea, analiza i sinteza
informaiilor.
Aceast situaie are ca rezultat - managerul este lipsit de asistena
informaional, esenial n luarea rapid a deciziilor. Informatizarea este indiscutabil o

13

soluie, poate chiar una primordial, i necesit alocarea din fondul de dezvoltare, a
unor sume pentru cumprarea de tehnic de calcul nou. Fr un soft specializat i
fr obiective clar definite este practic inutil acest efort. Deseori se realizeaz
programe n propriul compartiment informatic, ns produsele acestea sunt de cele
mal multe ori nefiabile, netestate suficient i necesit foarte dese intervenii i
modificri. Alteori se achiziioneaz soft-uri de Ia diverse firme (fr o analiz
prealabil) care nu sunt neaprat compatibile ntre ele, fcnd prelucrarea datelor, n
continuare, greoaie.
Astfel, ar fi o soluie achiziionarea de Ia o firm de specialitate a unui soft
integrat, "Ia cheie", cu mai multe module operaionale (de exemplu pentru serviciile de
contabilitate, gestiune, urmrirea stocurilor, personal-salarizare etc. ) i centralizarea
tuturor acestor informaii ntr-o baz de date unic, integrat de un program pilot care
s prelucreze, s centralizeze datele i s furnizeze n timp real managerului
rapoartele de care acesta are ntr-adevr nevoie.
Astfel, trebuie subliniat diferena ntre sistemul informaional al firmei i
sistemele informatice care-I deservesc. Trebuie regndit nivelul Ia care se culeg
informaiile, circuitul acestora n firm (pentru a se evita ntrzierile i redundanele),
modul n care se prelucreaz i retransmit aceste informaii. Un astfel de sistem
optimizat va reduce numrul de personal care-I deservete precum i probabilitatea de
eroare sau de fraud.
Nu trebuie uitat nici diferena ntre scriptic i faptic, a toate tipurile de stocuri.
Este necesar dotarea biroului gestionarului de magazie cu tehnic de calcul, cu un
program utilitar simplu, un curs de 2-3 sptmni pentru gestionarul respectiv i
conectarea n timp real cu baza de date a firmei.
Optimizarea fluxului informaional al firmei va implica astfel participarea tuturor
compartimentelor - de Ia cele de execuie Ia cele de decizie, genernd o substanial
mbuntire a activitii.
3.3. Condiii de existen ale unui sistem informaional fiabil
Un sistem informaional trebuie s rspund cerinei de raionalizare a
informaiei n vederea creterii calitii procesului decizional. n condiiile n care,
managerii ntreprinderilor comerciale se afl permanent n faa situaiei de a lua decizii
n condiii de risc, proiectanii de sisteme informaionale au obligaia de a satisface
dou condiii de baz:
asigurarea unei prelucrri corecte a informaiei din domeniile care in de
certitudine (cele referitoare la organizarea proceselor interne de stocare,
transport i comercializare);
oferirea unor estimaii ct mai apropiate de evoluia real pentru
fenomenele care se gsesc sub incidena riscului (dinamica pieei, cote
de pia, evoluia proceselor inflaioniste, etc.).
Realizarea acestor condiii impune la rndul ei realizarea altor dou categorii
mari de restricii:
impunerea unor cerine care s asigure corectitudinea i viabilitatea

14

informatiei;
eliminarea deficienelor majore existente n sistemul informaional n
funciune.

3.3.1. Cerine necesare pentru asigurarea corectitudinii i viabilitii

informaiei
Sunt elemente care condiioneaz perceperea realist a proceselor la care se
refer informaiile n calitatea lor de componente primare ale sistemului informaional.
Dintre acestea se enumer:
asigurarea de informaii reale cu privire la modul de desfurare a proceselor
din interiorul ntreprinderii comerciale; cerina se gsete n strns corelaie cu
caracteristicile socio-economice proprii firmei i mediului n care ea opereaz;
calitatea informaiilor reprezint, n acest context, un element definitoriu pentru
realismul deciziilor, precum i pentru obinerea pe termen lung a unor
performane economice ridicate;
multilateralitatea informaiei;
aceasta constituie o cerin generat de
complexitatea proceselor i fenomenelor care au loc n firmele comerciale.
nelegerea, analiza i perceperea proceselor n care ntreprinderea este
implicat, din multiple puncte de vedere, necesit informaii multilaterale, n
msur sa reliefeze aspectele reprezentative de natur economic, tehnic,
uman sau tiinific;
concizia i capacitatea de sintez a informaiilor; aceasta reprezint o cerin a
crei existen este impus de riguroasa selectare a celor mai semnificative
informaii din punct de vedere al gradului de noutate i al importanei pentru
activitatea firmei.
precizia i sigurana informaiilor; aceasta necesit o identificare corect a
elementelor eseniale noi, i asigurarea cu exactitate a caracterului concis ,
sintetic i multilateral al informaiilor;
oportunitatea informaiei, care const n utilizarea informaiei corespunzator
destinaiei sale n timp util; caracteristica este impus, pe de o parte, de
cunoaterea exact a destinatarului informaiei (care poate fi cel care a cules i
nregistrat informaia n forma sa primar, sau un alt executant sau manager),
iar pe alt parte, de faptul c utilizarea informaiei conform destinaiei sale este
conditiona de ajungerea sa la beneficiar n timp optim pentru luarea deciziei
sau declanarea aciunii vizate;
operativitatea trtarii informaiilor; ea este impus de reducerea perioadelor
legate de iniierea, luarea i implementarea deciziilor i, ca urmare, sporete
nsemntatea tratrii ct mai rapide a informaiilor, tiut fiind faptul c o
informaie orict de valoroas ar fi, devine total sau parial inutil, dac ajunge
la utilizator dup ce procesul cruia i-a fost nemijlocit destinat s-a finalizat;
15

dinamismul informaiilor, care este impus, pe de o parte, de tendina de

comprimare a perioadelor n care se desfoar procesele manageriale i cele
de execuie, iar pe de alt parte, de necesitatea ca informaiile s reflecte
evoluia procesele de munc i problematica ntreprinderii comerciale n
evoluia lor i, mai ales, de anticipare a evoluiei acestora;
adaptarea informaiilor la specificitatea personalului implicat; se refer la
formalizarea informaiilor n raport cu nivelul de nelegere i calificare a
personalului care o utilizeaz;
eficiena informaiilor; aceasta presupune evaluarea rezultatelor transpunerii
informaiilor n decizie;
fiabilitatea informaiilor; se refer la asigurarea disponibilitii informaiilor n
raport cu coordonatele care prezint interes pentru decident;
adecvarea informaiei, la nevoile impuse de luarea deciziilor la respectivul nivel
ierarhic.
3.3.2. Eliminarea deficienelor majore existente n sistemul informaional
n funciune

Ea constituie cea de a doua condiie a reproiectrii sistemelor informaionale.

Un sistem informaional proiectat ntr-o anumit perioad de timp poate deveni de-a
lungul timpului ineficient, datorit creterii numrului de activiti, volumului de
informaii, supraaglomerrii punctelor de decizie, apariiei unor goluri sau paralelisme,
etc. Cele mai frecvente disfuncionaliti ce apar ntr-un sistem informaional sunt:
distorsiunea, filtrajul, redundana i suprancarcarea circuitelor informaionale.
Distorsiunea informaiilor const n modificarea parial, neintenionat a
coninutului, a mesajului unei informaii n procesul culegerii, prelucrrii i
transmiterii de la emitor la receptor. Printre cauzele generatoare de distorsiuni se
enumer: nerealizarea unei coordonri corecte, neomogenitate n pregtirea
personalului implicat n vehicularea informaiei, slaba pregtire a celor care emit
informaii, utilizarea de supori informaionali de calitate necorespunztoare, probleme
de manipulare a suporilor de informaii n procesul transmiterii lor, etc.
Filtrajul reprezint o modificare voit a mesajului sau coninutului informaiilor
de-a lungul fluxului informaional pe care acestea l parcurg. Spre deosebire de
distorsiune, filtrajul introduce elementul volitiv, manifestat prin intervenia pe parcursul
crerii, transmiterii i prelucrrii informaiilor a unor persoane care au interesul ca
beneficiarul informaiei s primeasc un mesaj eronat, parial sau total.
Att distorsiunea, ct i filtrajul, influeneaz n mod negativ beneficiarii de
informaii, ca urmare a dezinformrii lor pariale sau integrale, cu efect asupra
proceselor manageriale.
Redundana const n nregistrarea, transmiterea i prelucrarea repetat a
unor informaii. Ea este o deficien tipic a sistemului informaional, determinat de
lipsa de corelare a diferitelor funcii, posturi sau compartimente din cadrul structurii
organizatorice, de absena coordonrii sau coordonarea defectuoas a anumitor
componente ale sistemului managerial. Ea se produce ca efect al nerespectrii
principiului unittii de decizie i aciune ( principiul de baz al proiectrii structurilor

16

organizatorice). Situaia cea mai frecvent a apariiei redundanei este aceea a

solicitrii de cereri de informaii fr respectarea nivelurilor ierarhice.
Suprancarcarea circuitelor informaionale cu informaii este, de fapt, un efect
al redundanei, sau al nerespectrii caracterului piramidal al sistemului informaional.
Principalele ei cauze sunt: proiectarea defectuoas a sistemului informaional actual,
lacunele n pregtirea unor manageri i executani, tendina de supraevaluare a
realizrilor i actiunilor ntreprinse.
3.4. Demersul analizei de sistem si proiectrii
3.4.1. Elemente ale analizei de sistem
Un management eficient implic existena unui sistem informaional fiabil, n
masur s fac fa solicitrilor procesului de decizie. Apariia unor discordane n
procesul de decizie, furnizarea cu ntrziere a informaiilor, nerealismul acestora,
apariia unor conflicte ca urmare a existenei unor circuite paralele a cror existen
ncalc criteriile de confidenialitate impuse, pot fi cauze ale nceperii unor procese de
proiectare sau reproiectare a sistemului informaional. Acest proces este de regul un
proces riguros, foarte laborios care, de regul, implic multe din resursele materiale,
umane i financiare ale ntreprinderii comerciale. El const, de fapt, n implementarea
unui nou set de proceduri de procesare a informaiei. Cea mai important problem n
proiectarea unui sistem informaional consta n descrierea sistemului, a celui deja
existent dar i a celui care urmeaz a fi introdus. Importana deriv din complexitatea
sistemului informaional, n care foarte puine componente se pot identifica cu uurin.
Situaia aceasta este urmare a faptului c n economia romneasc nu exist un
standard referitor la sistemele informaionale. Chiar un sistem bazat pe tehnologia
computerelor are un ciclu de via limitat, la fel ca un organism viu sau ca un produs
nou lansat pe pia.
Proiectarea unui sistem informaional nou este stimulat de nevoia de a
perfeciona procedurile existente sau de a obine un avantaj competitiv din
valorificarea unei noi oportuniti. Primul pas al acesteia l constituie delimitarea sferei
de cuprindere a proiectrii, prin identificarea cauzelor care determin slaba funcionare
a sistemului informaional, n ansamblul su sau a prilor sale componente.
Delimitarea sferei de cuprindere se poate face cu ajutorul tabelelor de determinare
(fig. 3.4.1.1.), care pot oferi o imagine a relaiilor de tip cauz-efect n propagarea lor
de la efectul final ctre cauza iniial. Odat delimitat sfera de cuprindere se poate
trece la proiectarea propriu-zis.

17

EFECTE
Nerealizarea nivelurilor ateptate pentru:
cifra de afaceri; profit
Nivel ridicat de costuri
Productivitate sczut
Nerealizarea veniturilor programate
CAUZE

EFECTE

EFECTE

Spaii de depozitare
blocate
CAUZE

Imobilizri de
capital circulant
CAUZE

EFECTE
Stocuri n exces
CAUZE
EFECTE
Aprovizionare
defectuoas
CAUZE

EFECTE

EFECTE

EFECTE

Necunoaterea exact

Determinarea incorect a
necesarului de aprovizionat

Necunoaterea

a stocurilor
CAUZE

CAUZE

structurii cererii
CAUZE
18

Fig. 3.4.1.1. Tabloul relaiilor de determinare

3.4.2. Fazele proiectrii
Procesul de proiectare, care este ntlnit n literatura de specialitate i sub
termenii de raionalizare sau reproiectare, este un proces complex, care poate s
afecteze ntreg sistemul ntreprinderii sau pri componente ale sale. Criteriul de baz
al proiectrii const n eliminarea redundanelor informaionale. Privit la nivelul
ntregului sistem al ntreprinderii comerciale, procesul de eliminare a redundanelor
este orientat pe urmtoarele etape:
analiz comparativ a componentelor structurii organizaionale n vederea
identificrii unor subcomponente care au atribuii funcionale similare sau
identice; dac apar situaii de acest gen se impune o redimensionare a
subcomponentelor n cauz, pentru a se respecta criteriul unicitii atribuiilor
funcionale;
o
analiz a competenelor specifice fiecrei atribuii funcionale a
componentelor
organizaionale, cu scopul eliminrii paralelismelor n
exercitarea sarcinilor; criteriul care st la baza acestei analize este criteriul
unicitii competentelor iar rezultatul acestei analize l constituie delimitarea
clar a granielor dintre subdiviziunile organizatorice n procesul exercitrii
funciilor lor;
o analiz a
activitilor specifice fiecrei competene, cu eliminarea
redundanelor derivate din existena unor activiti care servesc aceluiai
obiectiv, dar care se gsesc pe niveluri diferite de competene sau
funcionale; criteriul aplicat este acela al unicitii activitilor;
construirea unei diagrame de relaii care s cuprind, pe de o parte, relaiile
dintre activitile specifice fiecrei competene funcionale, iar pe de alt
parte, relaiile dintre activiti complementare, dar care se gasesc pe niveluri
de competen funcionale diferite (relaii dintre servicii diferite sau birouri
diferite); criteriul utilizat este cel al unicitii relaiei, iar scopul este acela al
eliminrii relaiilor care ar putea s genereze suprapuneri de circuite
informaionale sau dublri de fluxuri;
reprezentarea grafic a circuitelor informaionale specifice fiecrei relaii,
care este o activitate orientat ctre definirea coninutului fiecrei informaii, a
purttorilor de informaii i a traiectoriilor acestora; criteriul utilizat este acela
al unicitii locului producerii unei informaii, iar prin reproiectarea purttorilor
de informaii se pot elimina eventualele informaii inutile sau eventualele
dubluri de informaii;
informatizarea sistemului informaional astfel mbuntit.

19

Un sistem de simboluri pentru reprezentare grafic a circuitelor informaionale

este prezentat n figura 3.4.2.1.
Aceste simboluri sunt specifice prezentrilor de fluxuri i circuite informaionale
n manier analitic. Exemplul se refer la un proces de vnzare - cumparare.

Apariia unui document sau completarea pentru prima oar

a unui document tipizat
Modificarea coninutului unui document prin adugare
sau tergere
Manipularea unui document
Verificarea unui document ( cantitativ, calitativ )
Deplasarea documentului
Staionarea temporar
Arhivare sau distrugere

Crearea unui document n mai multe exemplare

Manipulare sau verificare a documentului

Verificare, modifixare i manipulare a documentului

Linii de influen ( generare de noi documente, modificarea

coninutului documentelor sau manipularea lor)
Bloc de simplificare ( n acest bloc se introduc oricare
din semnele de mai sus )

20

Fig. 3.4.2.1. Simboluri folosite pentru reprezentarea grafic a

circuitelor documentelor
n momentul cumprrii, vnzatorul completeaz un bon de vnzare (chitana)
n dou exemplare:

un exemplar este detaat din bonier i nmnat cumprtorului (el

nsoeste marfa);

un al doilea exemplar ramne n bonier pentru nregistrri n registrul

de vnzari i evidene ulterioare.
Circuitul informaional va fi urmtorul:

Se ntocmete bonul de
vnzare n dou exemplare

Cumprtor

1
Se arhiveaz bonul de
vnzare (exemplarul 2)

Se arhiveaz registrul de
vnzri
Se dezarhiveaz
registrul de vnzri

Se nregistreaz
produsul i valoarea din
bon n registrul de
vnzri

3.5. Implementarea sistemului informaional

ntr-o abordare piramidal, subsistemele informatice ce vor fi integrate trebuie
s fie capabile s prezinte n mod sintetic, pe niveluri ierarhice, situaia economic a
societii la un moment dat. n mod firesc, orice tablou de bord asistat de calculator,
indiferent de nivelul ierarhic cruia i este destinat, va folosi informaiile din baza de

21

date a societii generate prin intermediul subsistemelor informatice corespunzatoare

nivelului ierarhic.
innd cont de faptul c societatea este mprit n mai multe centre de
gestiune, apare necesitatea realizrii unor legturi eficiente ntre acestea. Pentru
stabilirea soluiei de interconectare a centrelor de gestiune se va ine cont de
dispunerea geografic a punctelor ce urmeaz a fi interconectate, astfel:

datele interne sistemului informatic, necesare funcionrii sale, sunt

generate i aflate pe raza oraului la distane apreciabile,

datele pe care le schimb cu exteriorul sunt generate sau destinate n

puncte al cror numar i poziie nu sunt determinate;

toate punctele implicate n schimbul de date sunt conectate la o reea de

telefonie fix, dar calitatea actual a reelei telefonice nu permite transferuri de mare
vitez.
Pentru succesul implementrii sistemului informaional trebuie realizate
urmtoarele conexiuni:
1. ntre magazinele de desfacere i depozite pentru transmiterea datelor
referitoare la aprovizionri.
2. ntre depozite pentru comunicarea disponibilului de resurse n vederea
stabilirii politicii de aprovizionare.
3. ntre depozite i sediul societii pentru transmiterea raportrilor zilnice
asupra activitii depozitelor.
4. ntre centrele de gestiune i sediul societii pentru transmiterea
situaiei financiare.

22