I.8.

Organizarea depozitelor de arhiv

Norme de baz pentru conservarea documentelor din fondurile proprii n depozitele de
arhiv

n conformitate cu prevederile Legii Arhivelor Naionale 16/1996, creatorii i deintorii

de documente sunt obligai s pstreze documentele n condiii corespunztoare, asigurndu-le
mpotriva distrugerii, degradrii, sustragerii ori comercializrii n alte situaii dect cele
prevzute de lege.
Documentele de arhiv se pstreaz n depozite construite special sau n ncperi
amenajate n acest scop, cu asigurarea condiiilor necesare pentru pstrarea corespunztoare a
documentelor i pentru protecia lor fa de aciunea agenilor de deteriorare: praf, lumina solar,
solicitri la uzura mecanic, variaii de temperatur i umiditate, temperaturi excesive, surse de
infecie sau ntreinere a agenilor biologici, pericol de foc, inundaii sau infiltraii de ap.

Organizarea depozitelor de arhiv

n conformitate cu prevederile art. 12, alin.2 din Legea Arhivelor Naionale 16/1996,
noile construcii ale creatorilor i deintorilor de arhiv vor fi avizate numai n cazul n care au
spaii prevzute pentru pstrarea documentelor. Serviciile judeene i Serviciul Municipiului
Bucureti ale Arhivelor Naionale avizeaz astfel de construcii pentru toi creatorii de arhiv din
raza lor de aciune, cu excepia instituiilor centrale ale statului i a celor de interes naional.
Elementele de rezisten ale construciei vor fi dimensionate conform standardelor n
vigoare, inndu-se seama c ncrcarea cu arhiv (numai n zona rafturilor) se apropie ca valoare
de sarcina dat de hrtia depozitat n vrac.
Depozitele de arhiv trebuie s asigure condiiile necesare conservrii , pstrrii i
securitii documentelor. Ele se amenajeaz n cldiri constituite special sau adaptate pentru
acestea , compartimentate n ncperi distincte , care s asigure izolarea spaiilor destinate
pstrrii de cele cu alte dimensiuni .
ncperile destinate pstrrii arhivei la creatori trebuie s ndeplineasc mai multe condiii,
i anume:

Nu se amplaseaz deasupra, dedesubtul sau n vecintatea magaziilor de substane
explozibile, inflamabile, corozive, de colorani, a ncperilor n care se lucreaz cu
foc deschis, a ghenelor de reziduuri menajere

Nu se amplaseaz n poduri, mansarde, subsoluri tehnice sau n ncperi inundabile

Nu se amplaseaz n construcii provizorii


Prin depozite se interzice trecerea conductelor de gaze combustibilel, a courilor i

canalelor de fum

Rafturile, dulapurile, rastelele etc se confecioneaz din materiale incombustibile,
amplasarea acestora fcndu-se astfel nct s poat permite o evacuare rapid a
materialului depozitat

Instalaiile electrice din depozite trebuie executate astfel nct, s poat fi
deconectate din exteriorul ncperii. Corpurile de iluminat trebuie amplasate pe
axul culoarelor dintre rafturi, la o distan de minimum 50 cm de arhiva depozitat,
iar corpurile de iluminat electric cu incandescen trebuie prevzute cu globuri de
protecie

Depozitele care depesc o capacitate de 100 m.l arhiv, trebuie prevzute cu o
camer de lucru, dimensionat n funcie de numrul de oameni care lucreaz n
acest sector

Intre perei i rafturi, ca i ntre rafturi se asigur un spaiu liber de 0,7 - 0,8 m lime. In
depozitele mari se pot organiza i coridoare centrale de 1,5 - 2,0 m lime, pe lungimea sau pe
limea depozitului, pentru manevrarea documentelor
Depozitele vor fi dotate cu rafturi, rastele, dulapuri i alte mijloace de depozitare specifice,
de preferin din metal acoperit cu vopsele stabile, anticorozive i fr emanaii.
Dimensionarea elementelor de pstrare a arhivei (rafturi, dulapuri etc.) se va face n
funcie de dimensiunile materialului suport (hrtie, film etc.). ale materialelor de protecie (cutii,
containere etc.). ale spaiului din construcie aferent, asigurndu-se accesul la materialul
depozitat i posibilitatea unei evacuri rapide n caz de necesitate.
Se recomand amplasarea rafturilor perpendicular pe sursa de lumin natural, iar
iluminatul artificial va urmri culoarul dintre rafturi.
Se vor lua msuri pentru asigurarea stabilitii sistemelor de depozitare.
Pentru depozite mai mari de 50 mp este necesar organizarea de camere de lucru lng
depozit
Toate depozitele de arhiv mai nalte de 2,4 m se doteaz cu scri de arhiv. In funcie de
necesiti, depozitele pot fi dotate i cu crucioare de transport interior.
Pentru protejarea mpotriva degradrii, documentele se introduc n cutii de carton, mape,
plicuri, tuburi etc. n raport de natura i dimensiunea lor.
Aezarea documentelor n rafturi se face pe maneta de ndosariere sau pe maneta
inferioar.
In cazul n care creatorul deine documente de mai multe tipuri (hrtie, filme, fotografii,
benzi magnetice etc.) acestea se depoziteaz pe categorii, dependente de natura material a
acestora, astfel nct pstrarea i conservarea lor s poat fi organizat n mod corespunztor.
Depozitele de benzi magnetice nu vor avea n apropiere cmpuri magnetice.
Pentru msurarea i urmrirea parametrilor de microclimat, depozitele vor fi dotate cu
aparate de control (termometre, higrometre i alte asemenea), iar citirile vor fi consemnate ntrun caiet de depozit.
2

Ferestrele vor fi asigurate mpotriva luminii solare prin perdele de doc sau alte sisteme
parasolare (geamuri absorbante, obloane etc.).
Ferestrele i alte locuri de acces trebuie prevzute cu gratii care s previn efracia n
depozite.
Depozitele, atunci cnd nu dispun de instalaii de climatizare sau centrale de ventilaie, se
vor aerisi natural. Aceast aerisire se va efectua atunci cnd umiditatea atmosferic se ncadreaz
n limitele specificate de normativele n vigoare ( temperaturi cuprinse ntre 15-24 grade i
umiditi relative de 50-60%), fr a se depi 1 - 3 schimburi de aer/or, iar viteza curentului de
aer se va nscrie n limitele de O, 1 - 0,3 m/secund.
De regul depozitele nu vor depi o suprafa de 400 m.p. i vor fi gestionate de o
singur persoan.
Intervalul ntre mijloacele de pstrare (rafturi) se va ncadra ntre 65-80 cm pentru a
permite o vitez normal de evacuare precum i circulaia scrilor, a crucioarelor i a altor
elemente cu care se manevreaz arhiva n depozit.
La capetele rafturilor se va menine o distan de circa 1,00 fa de elementele
construciei (perei) dar nu mai mic de 80 cm fa de elementele ce ies n afara pereilor
(radiatoare, evi etc.).
La intrarea n depozite aceast distan se va mri la 1,20 m pentru a permite circulaia cu
uile deschise.
Mobilierul i dotrile specifice se amplaseaz fr a diminua aceste distane.
Depozitul va avea cel puin dou ci de evacuare.
Dosarele preluate de la compartimentele de munc se organizeaz n depozitul de arhiv
pe ani i n cadrul anului, pe compartimente i termene de pstrare, sau pe compartimente, i n
cadrul compartimentului, pe ani i pe termene de pstrare. Pe rafturi, dosarele se aeaz de sus n
jos i de la stnga la dreapta. Rafturile i poliele se numeroteaz.