Prevederi legale privind procedura pregtirii i depunerii
documentelor parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei la Arhivele Naionale n conformitate cu prevederile articolului 5 din Legea Arhivelor Naionale 16/1996, cu modificrile i completrile ulterioare, Arhivele Naionale acord asisten de specialitate i asigur desfurarea unitar a operaiunilor arhivistice la nivelul tuturor creatorilor i deintorilor de documente, ndeplinind printre alte atribuii i pe aceea de a prelua de la creatori i deintori de arhiv documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei, n condiiile i la termenele prevzute n lege. Astfel c, persoanele juridice creatoare i deintoare de documente depun spre pstrare permanent la Arhivele Naionale i la serviciile judeene ale Arhivelor Naionale, dup cum urmeaz: a) documentele fotografice, precum i peliculele cinematografice, dup 20 de ani de la crearea lor; b) documentele scrise, cu excepia actelor de stare civil i a documentelor tehnice, dup 30 de ani de la crearea lor; c) documentele tehnice, dup 50 de ani de la crearea lor; d) actele de stare civil, dup 100 de ani de la ntocmirea lor; e) matricele sigilare confecionate din metal, avnd nscrise toate nsemnele legale i denumirea complet a unitii, dup scoaterea lor din uz. Documentele create i deinute de Autoritatea pentru Valorificarea Activelor Statului pot fi duse spre pstrare permanent la Arhivele Naionale din momentul n care, prin ordin al preedintelui Autoritii pentru Valorificarea Activelor Statului, se constat c nu mai sunt necesare pentru desfurarea activitii curente. Creatorii i deintorii de arhiv pot deine documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei i dup expirarea termenului de depunere, dac sunt necesare n desfurarea activitii lor, pe baza aprobrii directorului Arhivelor Naionale, n cazul creatorilor i deintorilor la nivel central, i a efilor serviciilor judeene ale Arhivelor Naionale, pentru ceilali creatori i deintori, n condiiile
respectrii prevederilor prezentei legi.
n aceast situaie, creatorii i deintorii de documente sunt obligai s depun la Arhivele Naionale sau la serviciile judeene ale Arhivelor Naionale cte un exemplar al inventarelor documentelor permanente pe care le dein. Ministerul Aprrii Naionale, Ministerul Afacerilor Externe, Serviciul Romn de Informaii, Serviciul de Informaii Externe, Serviciul de Protecie i Paz, alte organe cu atribuii n domeniul siguranei naionale, precum i Academia Romn i pstreaz documentele proprii n condiiile prezentei legi i dup expirarea termenelor prevzute. Organizaiile particulare i persoanele fizice care dein documente din Fondul Arhivistic Naional al Romniei le pot depune la Arhivele Naionale sub form de custodie sau donaie, scutite de taxe i impozite. Deintorul care dorete s vnd documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei este obligat s comunice aceasta Arhivelor Naionale sau, dup caz, serviciilor judeene ale Arhivelor Naionale, care au prioritate la cumprarea oricror documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei i care trebuie s se pronune n termen de 60 de zile de la data nregistrrii comunicrii. Documentele cu valoare practic, n baza crora se elibereaz copii, certificate i extrase privind drepturile individuale ale cetenilor, vor fi pstrate de ctre creatorii i deintorii de documente. Creatorii i deintorii de documente menionai mai sus, care i pot pstra documentele i dup expirarea termenelor legale de depunere, sunt obligai s depun la Arhivele Naionale sau la serviciile judeene ale Arhivelor Naionale, dup caz, cte un exemplar al inventarelor documentelor permanente pe care le dein, la expirarea termenelor de depunere a acestora. n cazul desfiinrii, n condiiile legii, a unui creator de documente, persoan juridic, fr ca activitatea acestuia s fie continuat de altul, documentele cu valoare istoric, ct i cele cu valoare practic, n baza crora se elibereaz copii, certificate i extrase privind drepturile referitoare la stagiile de cotizare la asigurri sociale ale cetenilor, vor fi preluate de Arhivele Naionale sau de serviciile judeene ale Arhivelor Naionale. Documentele cu valoare practic se preiau dup nfiinarea n cadrul Arhivelor
Naionale i al direciilor judeene ale Arhivelor Naionale a unor structuri specializate,
cu asigurarea, n condiiile legii, a resurselor umane i logistico-financiare necesare. Documentele cu valoare practic, n baza crora se elibereaz copii, certificate i extrase privind drepturile cetenilor referitoare la stagiile de cotizare n sistemul public de pensii, aflate la casele teritoriale de pensii, se preiau, pe baz de inventar i procesverbal de predare-preluare. Creatorii i/sau deintorii de documente, persoane juridice, care i schimb regimul de proprietate sau i modific obiectul de activitate, precum i noii deintori care preiau patrimoniul au obligaia s dispun msuri pentru pstrarea, conservarea i evidena arhivei, n condiiile prevzute de lege. Aceste uniti sunt obligate s ia msuri mpotriva distrugerii, degradrii, sustragerii ori comercializrii fr drept a documentelor din arhiv. De asemenea, depozitarea documentelor se face n spaii i n condiiile corespunztoare, avizate ale Arhivelor Naionale sau ale serviciilor judeene ale Arhivelor Naionale, dup caz. Carnetele de munc se predau titularilor de drept ori succesorilor legali ai acestora, dup caz. Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei o dat intrate, potrivit legii, n depozitele Arhivelor Naionale i/sau ale serviciile judeene ale Arhivelor Naionale, nu mai pot fi retrase din administrarea acestora, cu excepia celor predate n custodie. Preluarea documentelor de la creatori i deintori de ctre Arhivele Naionale se efectueaz prin confruntarea inventarelor cu unitile arhivistice. Totodat, se face i verificarea modului de constituire a unitilor arhivistice predate. mpreun cu documentele se preiau i inventarele acestora, n trei exemplare. Predarea-preluarea se consemneaz ntr-un proces verbal, ntocmit n dou exemplare conform modelului prevzut n anexa nr. 6 din Instruciuni. n acest proces verbal se consemneaz numele celui care pred i numele celui care preia documentele, anii extremi, cantitatea n uniti arhivistice i metri liniari.
Procesul verbal se ntocmete i se nregistreaz la unitatea creatoare i
deintoare, nr. procesului verbal fiind trecut n registrul de eviden curent, n dreptul inventarelor dosarelor predate. Procesul verbal se nregistreaz i la Arhivele Naionale. Un exemplar rmne la unitatea creatoare sau deontoare, celelalte merg la Arhivele Naionale. Arhivele Naionale pot de asemenea prelua documente de la persoane fizice prin: cumprare, donaie, depunere spre pstrare. Persoanele fizice deintoare de documente le pot preda pe baza unei oferte fcute Arhivelor Naionale. Ofertele trebuie s cuprind: proveniena documentelor (motenire, cumprare etc.), opiunea pentru vnzare sau donaie sau depunere spre pstrare, inventarul documentelor, cantitatea documentelor, anii extremi. n cazul vnzrii se vor preciza preteniile bneti. Oferta va fi nsoit de documentele ce fac obiectul prelurii. Oferta se ntocmete n trei exemplare i se nregistreaz n Registrul de intrare-ieire a corespondenei; un exemplar se pred ofertantului. n fiecare unitate a Arhivelor Naionale funcioneaz cte o Comisie de evaluare i achiziii, numit prin ordinul eful unitii. Comisia este format din: preedinte, secretar i un numr impar de membri. Pentru cazuri deosebite pot fi consultai i ali specialiti din sistemul Arhivelor Naionale. Ei vor ntocmi un referat de specialitate asupra documentelor, referat ce va sta la baza aprecierii Comisiei asupra valorii documentelor. Lucrrile Comisiei vor fi consemnate ntr-un registru de procese verbale. Procesul verbal al Comisiei se va multiplica n attea exemplare cte vor fi necesare completrii dosarelor fondurilor/ coleciilor achiziionate, plus unul pentru Serviciul financiar. Comisia de evaluare i achiziionare va ntocmai inventarul documentelor oferite spre achiziionare, n scopul evalurii acestora. Inventarul se ntocmete n trei exemplare i va cuprinde, n dreptul fiecrei poziii, suma acordat. n final, se va face totalul sumelor. Pentru documentele oferite spre vnzare se va ntocmi un contract de vnzarecumprare, n patru exemplare, conform anexei nr. 33. Contractul poate cuprinde i clauze impuse de ofertant sau de cumprtor.
Un exemplar al ofertei, al procesului verbal al comisiei de evaluare i achiziii, al
inventarului, cu precizarea sumelor acordate, al contractului de vnzare-cumprare se vor transmite Serviciului financiar. Al doilea exemplar al actelor sus-menionate se depune la evidena fondurilor i coleciilor, pe baza unui proces verbal de predare-primire, nsoit de documentele achiziionate. Procesul verbal va consemna predarea documentelor achiziionate n gestiunea unui depozit, sub semntura efului de depozit i cu menionarea datei i a numrului sub care a fost nscris n Registrul general de arhiv fondului/colecia. nscrierea n registrul general de arhiv se face pe baza ofertei. n arhiva Comisiei de evaluare i achiziii se vor pstra: registrul de procese verbale i un explemplar al inventarului ntocnit de Comisie.
Bibliografie 1. Legea 16/1996 cu modificrile i completrile ulterioare 2. Norme tehnice 3. Instruciuni