Academia de Studii Economice

Bucureti, 2008

Sisteme Informatice Economice

- Proiect -

Componena echipei:

Ionescu Dan Alexandru

Ionescu Ioana
Ionescu - Petre Silvia
Meleanc Raluca - Cristina

Cunoaterea mediului economic

I. Descrierea firmei
Denumire: S.C. TOPOEXIM S.R.L.
Sediu central: Bucureti, str. Vidra, nr. 31, sector 6
Obiect de activitate:
- proiectare i prestare de servicii n domeniul geodeziei, topografiei, cadastrului,
cartografiei i fotogrammetriei;
- consultan i asisten tehnic, programe soft n domeniul geodeziei, topografiei,
cadastrului, cartografiei i fotogrammetriei;
- distribuie aparatur de specialitate - TOPCON
Statut juridic: S.R.L.
Misiune i valori:
Misiune: Misiunea pe care ne-am propus-o este de a deveni cei mai buni n domeniul
prestrii lucrrilor de cadastru, geodezie i topografie i de a susine dezvoltarea
sistemului de recunoatere a proprietii private n ara noastr, prin calitate i dezvoltarea
afacerilor n mod responsabil din punct de vedere etic, social i legal.
Valori:

dorina i voina de a fi cei mai buni

inventivitate, tenacitate, receptivitate, profesionalism

Numr de angajai:
n ultimele 12 luni, numrul mediu de personal angajat a fost de 45, din care personalul de
specialitate a fost n numr de 28 angajai.
Societatea are un numr de 10 angajai care sunt autorizai de ctre O.C.P.I. s execute
lucrri de specialitate n domeniul cadastrului, geodeziei i topografiei.
Preedintele firmei:
Punescu Cornel, Director General - inginer geodez, doctor in geodezie, profesor
universitar
Cifra de afaceri pe ultimii 3 ani:
AN

RON

EURO

2005
2006
2007

1.912.106
5.079.505
14.630.409

520.003
1.502.056
4.052.520
2 / 27

Capitalul social:
Valoare Total (RON)

101.640

subscris i vrsat

Istoricul i profilul actual al S.C. TOPOEXIM S.R.L.:

Societatea TOPOEXIM SRL a luat fiin n august 1994.
Obiectul principal de activitate l constituie proiectare i prestri servicii n domeniul
geodeziei, topografiei, cadastrului, cartografiei i fotogrammetriei, precum i consultan
i asisten tehnic, programe soft n domeniul geodeziei, topografiei, cadastrului,
cartografiei i fotogrammetriei.
Societatea a avut contracte cu beneficiari importani: Aeroporturile Internaionale Otopeni,
Bneasa, Timioara, Arad, Koglniceanu, Termoelectrica Turceni i Rovinari, CFR,
Distrigaz Sud, PETROM sucursala Craiova, BRD Bucureti, Consiliile locale din Petroani,
Trgu Crbuneti, Sighetu Marmaiei, Oficiile de cadastru din Gorj, Dolj, Ialomia, Clrai
etc, toi fiind mulumii de rezultatele colaborrii.
Dintre cei mai importani furnizori cu care societatea a colaborat amintim Leica, Topcon,
Nikon, HP, Intel, Zeiss s.a.

II. Structura organizatoric

Societatea este cu capital integral privat, aciunile fiind deinute de ctre doi acionari dup
cum urmeaz:
Numele acionarilor (proprietarilor) i procentul din capital deinut:
Nr.
Nume
Capital deinut (%)
1
Cornel Punescu
50%
2
Dina Elena
50%
Durata de activitate a societii este nelimitat.
Scopul i obiectul de activitate sunt nscrise n mod detaliat n actul constitutiv al societii,
principale fiind proiectarea i prestarea de servicii n domeniul geodezic, topografic i
cadastral.
A.G.A. - Adunarea general a acionarilor este organul de conducere al societii care
decide asupra activitii acesteia i asigur politica economico-fiscal i comercial.
Conform actului de constituire, activitatea de aprovizionare, desfacere, eviden financiarcontabil, asigurarea portofoliului de comenzi, activitatea de resurse umane, PSI i paz
este asigurat de S.C.TOPOEXIM S.R.L. prin compartimentele din structura sa
organizatoric i de ctre directori: director general i director tehnic.
Structura organizatoric funcional are n componen compartimentele funcionale:
3 / 27

servicii, birouri, compartimente destinate a executa activitile de conducere pentru

atingerea scopului pentru care este constituit unitatea, adic realizarea de profit pentru
relansarea i continuarea ciclului de realizare a lucrrilor i satisfacerea nevoilor
salariailor.
Director General

definete i aprob politica i obiectivele n domeniul calitii

desemneaz reprezentantul conducerii la nivelul cel mai nalt pentru Sistemul de
Management al Calitii
aprob Programul Strategic CERT 9000 pentru implementarea i certificarea SMC
aprob documentele SMC la nivelul MC, proceduri de sistem, proceduri
operaionale i dispune implementarea acestora
aprob accesul clienilor la documentaia SMC
aprob i dispune aplicarea Programelor de aciuni corective/preventive i msuri
de prevenire stabilite la nivelul Direciei tehnice i a SMC
aprob Planurile i Programele Anuale de Audituri Interne i Programele de aciuni
corective/ preventive
rspunde de livrarea produsului conform cu cerinele specificate i are autoritate
de-a opri pe fluxul de realizare i de la livrare produsul neconform
se asigur c:
o responsabilitile i autoritile din cadrul organizaiei sunt definite i
comunicate
o procesele necesare Sistemului de Management al Calitii sunt stabilite,
implementate i meninute
o este promovat n cadrul organizaiei contientizarea referitoare la cerinele
clientului

Director Tehnic (subordonat Directorului General)

rspunde de controlul calitii lucrrilor executate

rspunde de utilizarea ct mai eficient i raional a mijloacelor fixe din dotare
rspunde de implementarea, meninerea i mbuntirea Sistemului de
Management al Calitii n activitatea pe care o coordoneaz
rspunde de conformarea cu cerinele legale i reglementrilor n vigoare aplicabile
rspunde de proiectarea lucrrilor de geodezie, topografie i cadastru
rspunde de conformitatea lucrrii cu cerinele specificate i de emiterea Declaraiei
de Conformitate

ef Serviciu Administrativ (subordonat Directorului General)

rspunde de gestionarea procesului de instruire , contientizare si evaluare a

personalului implicat n activiti ce influeneaz calitatea serviciilor prestate
rspunde de gestionarea procesului de definire a sarcinilor , responsabilitilor i
autoritilor n acord cu cerinele activitilor desfurate i a cerinelor Sistemului
de Management al Calitii
rspunde de verificarea si aprobarea comenzilor de aprovizionare i de recepia
calitativ i cantitativ a produselor / serviciilor aprovizionate
4 / 27

rspunde de coordonarea activitilor de secretariat i administrative

( transporturi , ntreinere , echipamente, infrastructur , utiliti )
rspunde de implementarea , meninerea i mbuntirea Sistemului de
Management al Calitii in activitile pe care le coordoneaz
rspunde de asigurarea verificrii metrologice/calibrrii dispozitivelor de
monitorizare si msurare
asigura executarea lucrrilor de verificare / etalonare a aparaturii topo-geodezice si
menine nregistrrile privind stadiul verificrilor

ef echip (subordonat Directorului General)

rspunde de relaia cu beneficiarul pe fluxul prestrii lucrrii

rspunde de calitatea lucrrilor executate
rspunde de respectarea instruciunilor tehnice, de calitatea lucrrilor, de termenele
de predare ale lucrrilor
rspunde de ntreinerea i utilizarea ct mai eficient i raional a mijloacelor fixe
din dotare
rspunde de planificarea eficient a resursei de personal i a resurselor financiare
necesare efecturii lucrrilor
rspunde de implementarea, meninerea i mbuntirea Sistemului de
Management al Calitii n activitatea pe care o coordoneaz
asigur funcionarea, la parametrii tehnici proiectai, a aparaturii topo-geodezice
din dotare
asigur executarea lucrrilor de ntreinere a aparaturii topo-geodezice din dotare i
menine nregistrrile privind evidena lucrrilor de ntreinere
rspunde de executarea lucrrii conform cerinelor specificate de client i a celor
specificate prin proiectare

Departamentul de Proiectare
Pentru planificarea, controlul proiectrii i dezvoltrii lucrrii, organizaia trebuie:
s stabileasc etapele proiectrii i dezvoltrii
s aib n vedere existena la fiecare etap de proiectare i dezvoltare a
procesului de analiz, verificare i validare adecvate
Determinarea datelor de intrare ale proiectrii lucrrii se face de ctre Director General
sau Director Tehnic, pe baza caietului de sarcini/cererii de oferta i pe baza datelor din
formularul Analiza cerinelor clientului cod PS-03-F02. Datele de intrare cuprind datele
necesare execuiei lucrrii conform caietului de sarcini i date stabilite de Directorul
General. Datele de ieire trebuie verificate n raport cu datele de intrare i nainte de
emitere trebuie aprobate.
Analiza proiectrii i dezvoltrii evalueaz capabilitatea rezultatelor proiectrii i dezvoltrii
de a satisface cerinele i identific orice problem i propune aciuni necesare.
n urma verificrii organizaiei se asigur c datele de ieire ale proiectrii i dezvoltrii au
satisfcut cerinele cuprinse n datele de intrare ale proiectrii i dezvoltrii. Trebuie
meninute nregistrrile rezultatelor verificrii.
Validarea proiectrii i dezvoltrii asigur c lucrarea rezultat este capabil s satisfac
5 / 27

cerinele. Validarea trebuie finalizat nainte de livrarea lucrrii ctre clieni.

Departamentul de Controlul Calitii

coordoneaz activitatea de control al calitii serviciului i a lucrrilor la nivelul

ntregii organizaii
planific activitatea de control al lucrrilor pe fluxul de execuie i nainte de livrare
particip la analiza cererilor de oferte, a ofertelor i contractelor
particip la evaluarea furnizorilor
verific conformitatea lucrrilor pe fluxul de prestare i nainte de livrare
asigur conformitatea lucrrilor livrate cu condiiile specificate
are autoritatea de a opri, de la livrare, lucrrile neconforme
verific periodic condiiile de manipulare, pstrare, arhivare, livrare i de transport a
lucrrilor livrate
analizeaz cauzele rebuturilor, ale reclamaiilor i reverific conformitatea lucrrii
neconforme tratate, cu condiiile specificate
informeaz operativ pe directorul general n cazul n care constat abateri de la
condiiile specificate sau de la reglementrile n vigoare
rspunde de controlul calitii lucrrilor la nivelul ntregii organizaii i are autoritate
prin delegare de la Directorul General s semneze i s elibereze documentele de
certificare a calitii nainte de livrare a lucrrii

Departamentul pentru Managementul Calitii

planificarea i mbuntirea calitii, asigurarea calitii, activiti care sunt
realizate n cadrul S.C. TOPOEXIM S.R.L., sub directa coordonare a conducerii la
cel mai nalt nivel din S.C. TOPOEXIM S.R.L. prin reprezentantul acesteia pentru
Sistemul de Management al calitii.
Conducerea la cel mai nalt nivel a desemnat reprezentantul acesteia pentru Sistemul de
Management al Calitii, n persoana care ocupa postul de Responsabil cu Managementul
Calitii. Reprezentantul conducerii la cel mai nalt nivel pentru Sistemul de Management
al calitii asigur interfaa cu clienii n chestiuni referitoare la Sistemul de Management al
Calitii.
Departamentul Administrativ

planific i asigur achiziionarea i distribuirea echipamentelor de protecia muncii

i PSI
ntocmete documentaii pentru obinerea diverselor autorizaii
rspunde de coordonarea activitilor de secretariat i administrative (transporturiparc auto, ntreinere, infrastructur, utiliti

Departamentul de Resurse Umane

Departamentul de Resurse Umane este departamentul din cadrul organizaiei nsrcinat
cu desfurarea efectiva a activitilor legate de gestionarea resurselor umane; asigur
managementul de resurse umane necesare companiei, precum i utilizarea integral i
6 / 27

eficient acestora n paralel cu dezvoltarea i motivarea lor. Acest departament realizeaz

operaii ca: angajare, concediere, schimbarea locului de munc, promovarea,
pensionarea. Pe lng activitile specifice, are rol de consiliere pentru managementul
firmei sau pentru celelalte departamente de producie. Departamentul de personal este cel
mai bun cunosctor al personalului firmei i cel mai n msur de a furniza sfaturi
preioase referitor la resursa umana.
coordoneaz activitile de gestionare, instruire i contientizare a personalului
asigur identificarea funciilor i a posturilor din interiorul organizaiei
elaboreaz FDF (fia de descriere a funciei) si FP (fia de descriere a postului)
coordoneaz activitile de instruire a personalului n domeniul PSI i protecia
muncii (inspector de protecia muncii, dr. medicina muncii etc)
evidena salarial, pontaj, contracte de munc (inspector resurse umane)
ine evidena personalului din cadrul organizaiei: angajri, promovri, transferuri
etc.
rspunde de gestionarea procesului de instruire, contientizare i evaluare a
personalului implicat n activiti ce influeneaz calitatea serviciilor
Departamentul Financiar- Contabil
colecteaz documentele financiar contabile
rspunde de nregistrrile financiar contabile
emite i nregistreaz facturile ctre beneficiari
rspunde de realizarea indicatorilor economici ai organizaiei
realizeaz evidena mijloacelor fixe si de inventar
propune bvc (buget de venituri si cheltuieli)
realizeaz cashflowuri
efectueaz pli ctre furnizori
Departamentul de Facturare

coordoneaz activitatea de emitere a facturilor

colaboreaz cu Departamentul Financiar-Contabil n activitile legate de
centralizarea datelor despre facturile emise de firm
intermediaz comunicarea ntre firm i clieni n ceea ce privete termenii
contractelor ncheiate i livrarea serviciilor firmei

Departamentul de Aprovizionare

coordoneaz activitatea de aprovizionare materiale / servicii i de recepie calitativ

i cantitativ a produselor / serviciilor aprovizionate
analizeaz i aprob comenzile de aprovizionare
asigur evaluarea i selecia furnizorilor
asigur actualizarea listei furnizorilor

Organizaia trebuie s se asigure c produsul aprovizionat este conform cu cerinele de

aprovizionare specificate.
Necesarele de echipamente de tip birotic, echipamente de specialitate, software i
7 / 27

autoturisme, materiale i piese de tip: piese auto, hrtie copiator i imprimant, hrtie
plotter, cartu imprimant i copiator, cartu plotter sunt centralizate i comparate cu
stocurile existente n magazie. Evaluarea i selecionarea furnizorilor se face pe baza
abilitii acestora de a furniza un produs n concordan cu cerinele organizaiei. Se
stabilesc criterii de selecie, de evaluare i reevaluare.
Organizaia trebuie s se asigure c cerinele de aprovizionare sunt adecvate nainte de
comunicarea lor ctre furnizor.
Produsele aprovizionate sunt verificate calitativ i cantitativ pentru a ne asigura c satisfac
cerinele de aprovizionare specificate.
Organigrama:

III. Activitatea departamentului Financiar - Contabil

Departamentul financiar-contabil este considerat un departament administrativ, menit s
realizeze raportrile ctre diverse categorii de utilizatori de informaie, s gestioneze
impozitele i taxele, trezoreria i din cnd n cnd o verificare de fond a activitii societii
din partea auditorilor financiari.
Departamentul financiar-contabil are multe responsabiliti, i bunul mers al firmei depinde
de buna ndeplinire a acestor responsabiliti.
Atribuiile departamentului sunt:
A. Contabilitatea: realizarea evidenei contabile a societii; organizarea contabilitii
societii n conformitate cu dispoziiile legale i asigurarea efecturii la timp a
nregistrrilor
8 / 27

emiterea i nregistrarea facturilor ctre beneficiari

nregistrarea cronologic a tuturor documentele primare
ntocmirea registrului jurnal, a registrului inventar, a registrului de eviden fiscal i
a jurnalelor de TVA
ntocmirea balanelor de verificare lunare
stabilirea obligaiile de plat lunare i trimestriale i ntocmirea documentelor pentru
plata acestora
ntocmirea i depunerea declaraiilor privind taxele i impozitele
ntocmirea i depunerea bilanului contabil

B. Expertiza contabil:

verificarea i aprecierea modului de organizare i conducere a activitii

economico-financiare i de contabilitate
verificarea legalitii ntocmirii situaiilor financiare

C. Consultana financiar-contabil i fiscal:

realizarea bugetului de venituri i cheltuieli

elaborarea documentaiei necesare pentru obinerea de credite
analiza situaiilor creanelor i datoriilor
analiza economico-financiar i fiscal

Departamentul Financiar-Contabil trebuie s ntocmeasc urmtoarele documente:

1.

Registrul facturi emise: document n care sunt nregistrate informaii despre

facturile emise de departament (numr curent, numr factura, data emiterii,
numele comprtorului, valoarea facturii i valoarea TVA); acest registru se
ntocmete lunar, ntr-un singur exemplar.

2.

Registrul facturi primite: document n care sunt nregistrate informaii despre

facturile primite (numr curent, numr factura, data primirii, numele furnizorului,
valoarea facturii i valoarea TVA); acest registru se ntocmete lunar ntr-un
singur exemplar

3.

Registrul jurnal ncasri pl i prin banc: n acest registru se nregistreaz nu

numai operaiunile n numerar, ci i cele efectuate prin contul curent de la banc;
se nregistreaz informaii despre tipul, numrul i data documentului, precum i
sumele ncasate sau pltite; se ntocmete lunar ntr-un singur exemplar

4.

Registrul de cas: document de nregistrare operativ a ncasrilor i a plilor n

numerar efectuate prin casieria unitii, pe baza documentelor justificative; se
ntocmete n dou exemplare, zilnic, de casierul unitii; se semneaz de ctre
casier pentru confirmarea nregistrrii operaiilor efectuate i de ctre persoana
din compartimentul financiar-contabil desemnat pentru primirea exemplarului 2
i a actelor justificative anexate

9 / 27

5.

Registrul jurnal sintetic: document contabil obligatoriu n care se nregistreaz

prin articole contabile, n mod cronologic, operaiile patrimoniale prin respectarea
succesiunii documentelor dup data de ntocmire sau de intrare a acestora n
unitate; se rein informaii despre tipul documentului, numrul i data acestuia,
simbolul contului creditor i simbolul contului debitor, precum i sumele
creditoare sau debitoare aferente; se ntocmete lunar ntr-un singur exemplar

6.

Evidena active imobilizate: dup cum i spune numele, acest document e folosit
pentru inerea evidenei activelor imobilizate ale societii; n el se nregistreaz
informaii privind: numrul de inventar al activului, denumirea, valoarea de intrare
i data achiziiei acestuia, amortizarea lunar, amortizarea cumulat precum i
valoarea neamortizat a sa; se ntocmete lunar ntr-un singur exemplar

7.

Balana de verificare: document contabil care servete pentru ntocmirea

bilanului contabil; n balana sunt grupate conturile cu nscrierea sumelor dintr-o
perioad de referin i a soldurilor, la o dat determinat; cuprinde toate
conturile unitii patrimoniale, n ordinea din planul de conturi, soldurile iniiale,
debitoare i creditoare, rulajele debitoare i creditoare, totalul sumelor debitoare
si creditoare; servete ca mijloc de verificare a corectitudinii nregistrrilor n
conturi, sub raportul egalitii, rezultate prin principiul dublei nregistrri; se
ntocmete lunar n 2 exemplare

8.

Facturi emise: document justificativ n care se nscriu datele amnunite privind

produsele vndute i executarea unor lucrri sau prestarea de servicii; se rein
informaii despre denumirea produsului sau a serviciului prestat, dat, numele
pltitorului, unitatea monetara, cantitatea, preul unitar fr TVA, valoarea i
valoarea fr TVA

9.

Facturi primite: document justificativ n care se nscriu datele amnunite privind

marfa cumprat, a lucrrilor sau serviciilor primite; se rein informaii despre
denumirea produsului achiziionat sau a serviciului primit, dat, numele
furnizorului, unitatea monetar, cantitatea, preul unitar fr TVA, valoarea i
valoarea fr TVA

10. Ordin de plat: modalitate de plat simpl, prin care un titular de cont bancar
dispune ca banca s plteasc o anumita suma unui beneficiar; se nregistreaz
informaii despre: sum, pltitor, IBAN pltitor, beneficiar, IBAN beneficiar i
despre tipul transferului
11. Extras de cont: nscris bancar care reflect situaia operaiilor efectuate n contul
bancar, n ordine cronologic, cuprinznd operaiile efectuate de banc ntr-o
perioad de timp determinat

IV. Conducerea departamentului (responsabilitile liderului)

Liderul departamentului financiar-contabil se ocup cu organizarea ntregii activiti a
departamentului, cu gestionarea actelor contabile i cu supervizarea activitii tuturor
persoanelor din cadrul departamentului financiar-contabil.
10 / 27

De asemenea, rspunde de realizarea indicatorilor economici ai organizaiei, asigur

ndeplinirea obligaiilor societii ctre bugetul de stat, uniti bancare, furnizori,
organizeaz contabilitatea societii n conformitate cu dispoziiile legale i asigur
efectuarea la timp a nregistrrilor.
Directorul departamentului angajeaz societatea prin semntur alturi de directorul
general n toate operaiile patrimoniale, exercit controlul financiar preventiv i asigur
identificarea la timp a fenomenelor negative, a deficienelor de gestionare a activitii
unitii, lund msurile cu caracter preventiv pentru asigurarea bunului mers al activitii
economico-financiare.
mpreun cu directorul general, directorul departamentului financiar-contabil analizeaz i
propune msuri pentru creterea rentabilitii; responsabilitatea sa este de a informa ori de
cte ori este nevoie directorul general al societii asupra tuturor aspectelor din sfera sa de
activitate i de a propune msurile ce se impun.
Activitatea conductorului departamentului se leag foarte mult de ntreaga activitate a
departamentului. Astfel, directorul departamentului are rolul de a acorda asisten pentru
organizarea departamentului financiar-contabil, a circuitului documentelor i a politicilor
financiar-contabile.
Principale atribuii i responsabiliti ale conducerii departamentului Financiar - Contabil:

asigur buna gestionare a patrimoniului societii

asigur respectarea legislaiei fiscale la nivel de firma: organizeaz contabilitatea

societii n conformitate cu dispoziiile legale i asigur efectuarea la timp a
nregistrrilor

conduce i organizeaz activitatea departamentului financiar contabil: exercit

controlul financiar preventiv

ntocmete bugetul general al societii, informeaz i face propuneri de corecie:

asigur ntocmirea la timp i n conformitate cu dispoziiile legale a balanelor de
verificare, bilanurilor semestriale i anuale, precum i a situaiilor lunare privind
principalii indicatori economico-financiari

raporteaz rezultatele financiare ale firmei: analizeaz i propune msuri pentru

creterea rentabilitii

elaboreaz i implementeaz sistemul general de eviden a gestiunii firmei

rspunde pentru toate registrele, situaiile, raportrile i declaraiile periodice ce

trebuie ntocmite i depuse ctre autoriti, manageri, acionari.

controleaz operaiunile contabile efectuate la nivelul societii, procedeele de

prelucrare utilizate precum i exactitatea datelor contabile furnizate

asigur relaiile cu bncile i alte instituii financiare, propune msuri corecte pentru
nlturarea unor situaii financiare nefavorabile

ofer consultan privind salarizarea

Rolul departamentului financiar-contabil i directorului departamentului este, aadar,

extrem de complex i cu mare importan n cadrul societii, de buna funcionare a
activitilor financiar-contabile depinznd succesul activitii la nivelul ntregii companii.
11 / 27

12 / 27

B. Descrierea sistemului informaional actual

I. Machetele documentelor
I.1. Machetele documentelor interne
M01 - Registru facturi emise
Nr. crt.

Nr. factur

Dat factur

Cumprtor

Valoare

TVA

I01

I02

Valoare

TVA

I03

I04

ncasri

Pli

I05

I06

ncasri

Pli

I07

I08

M02 - Registru facturi primite

Nr. crt.

Nr. factur

Dat factur

Furnizor

M03 - Registru jurnal de ncasri pli prin banc

Nr. crt.

Document

Nr. document Dat document

M04 - Registru de cas

Nr. crt. Nr. act de cas

Nr. anex

Explicaii

M05 - Registru jurnal sintetic

Nr. crt.

Data
Document
nregistrrii (fel, nr,
dat)

Explicaii

Simbol
cont
debitor

Simbol
cont
creditor

Sume
debitoare

Sume
creditoare

I09

I10

M06 - Eviden active imobilizate

Nr. crt. Nr. inventar Denumire
activ

Valoare
intrare

Dat
achiziie

Amortizare Amortizare
Valoare
lunar
cumulat neamortizat

I11

I12

I13

M07 - Balana de verificare

Simbol
cont

Denumire
cont

Sume finale luna

precedenta

Rulaj in luna

Sume finale

Sold final

Debit

Credit

Debit

Credit

Debit

Credit

Debit

Credit

I14

I15

I09

I10

I16

I17

I18

I19

13 / 27

I.2. Machetele documentelor externe

M08 - Facturi emise
Nr. crt. Denumire Data
produse
sau
servicii

Pltitor

U.M.

Cantitate

Pre unitar
(fr TVA)

Valoarea

Valoarea
TVA

I20

I21

I01

I02

Cantitate

Pre unitar
(fr TVA)

Valoarea

Valoarea
TVA

I22

I23

I03

I04

M09 - Facturi primite

Nr. crt. Denumire Data
produse
sau
servicii

Furnizor

U.M

M10 - Ordin de plat

Nr. crt.

Sum

Pltitor

IBAN Pltitor

Beneficiar

IBAN Beneficiar

Tip Transfer

I24

M11 - Extras de cont

Dat

Descriere

Debit

Credit

I05

I06

II. Fiele documentelor

M01- Registru facturi emise
1. Beneficiari: Departamentul Financiar - Contabil
2. Periodicitate: se ntocmete lunar, intr-un exemplar
3. Modul de calcul al indicatorilor:
I01 - se preia din M08 [Facturi emise], elaborat de Departamentul de Facturare
I02 - se preia din M08 [Facturi emise], elaborat de Departamentul de Facturare
M02 - Registru facturi primite
1. Beneficiari: Departamentul Financiar - Contabil
2. Periodicitate: se ntocmete lunar, intr-un exemplar
3. Modul de calcul al indicatorilor:
I03 - se preia din M09 [Facturi primite], elaborat de Departamentul de
Aprovizionare
I04 - se preia din M09 [Facturi primite], elaborat de Departamentul de
14 / 27

Aprovizionare
M03 - Registru jurnal de ncasri pli prin banc
1. Beneficiari: Departamentul Financiar - Contabil
2. Periodicitate: se ntocmete lunar, intr-un exemplar
3. Modul de calcul al indicatorilor:
I05 - se preia din M11 [Extras de cont], elaborat de Banc
I06 - se preia din M11 [Extras de cont], elaborat de Banc
M04 - Registru de cas
1. Beneficiari: Departamentul Financiar - Contabil
2. Periodicitate: se ntocmete zilnic, in 2 exemplare
3. Modul de calcul al indicatorilor:
I07 - se preia din actul de cas
I08 - se preia din actul de cas
M05 - Registru jurnal sintetic
1. Beneficiari: Departamentul Financiar - Contabil
2. Periodicitate: se ntocmete lunar, intr-un exemplar
3. Modul de calcul al indicatorilor:
I09 - se preia din M01 [Registru facturi emise], M02 [Registru facturi primite], M03
[Registru jurnal de ncasri pli prin banc], M04 [Registru de cas] sau alte
registre, toate elaborate de Departamentul Financiar - Contabil
I10 - se preia din M01 [Registru facturi emise], M02 [Registru facturi primite], M03
[Registru jurnal de ncasri pli prin banc], M04 [Registru de cas] sau alte
registre, toate elaborate de Departamentul Financiar - Contabil
M06 - Eviden active imobilizate
1. Beneficiari: Departamentul Financiar - Contabil
2. Periodicitate: se ntocmete lunar, intr-un exemplar
3. Modul de calcul al indicatorilor:
I11 - se calculeaz n funcie de tipul amortizrii :
Metoda liniar
CL = 100%/D
Aa = Vu*CL
CL - coeficient liniar
Aa amortizarea anuala
Vu valoare utilaj
Metoda degresiv
CD = K*CL
K= 1,5 dac D (1,5]; 2 dac D (5,10]; 2,5 dac D>10.
CD coeficient degresiv
15 / 27

Aa=VRa*CD
VRa valoarea rmas de amortizat
Metoda accelerat
Aa1 = 50% * Vu
Aa1 = amortizarea anual in primul an
Aa2,3 -> RL = VRa/DRa
RL - regimul liniar
DRa - durata rmas de amortizat
I12 - se calculeaz ca sum a I11
I13 - se calculeaz ca I03-I12, unde I03 se preia din M02 [Registru facturi
primite], elaborat de Departamentul Financiar - Contabil
M07 Balana de verificare
1. Beneficiari: Departamentul Financiar - Contabil
2. Periodicitate: se ntocmete lunar, in 2 exemplare
3. Modul de calcul al indicatorilor:
I14 - se preia din balana de verificare din luna precedent
I15 - se preia din balana de verificare din luna precedent
I09 - se preia din M05 [Registru jurnal sintetic], elaborat de Departamentul
Financiar - Contabil
I10 - se preia din M05 [Registru jurnal sintetic], elaborat de Departamentul
Financiar - Contabil
I16 - se calculeaz ca I14+I09, unde I09 se preia din M05 [Registru jurnal
sintetic], elaborat de Departamentul Financiar - Contabil
I17 - se calculeaz ca I15+I10, unde I10 se preia din M05 [Registru jurnal
sintetic], elaborat de Departamentul Financiar - Contabil
I18, I19 - se stabilete maximul dintre I16 si I17; din valoarea maxim se scade
cealalt valoare, rezultnd, n funcie de caz, I18 sau I19
M08 - Facturi emise
1. Beneficiari: Departamentul Financiar - Contabil
2. Periodicitate: dac exista un contract, facturile se emit la dat fix, stabilit n
contract; altfel, acestea se emit aleatoriu, in 2 exemplare
3. Modul de calcul al indicatorilor:
I01 - se calculeaz ca produs ntre I20 i I21
I02 - se calculeaz ca fiind 19% din I01
I20, I21 - apar n momentul emiterii facturii
M09 Facturi primite
1. Beneficiari: Departamentul Financiar - Contabil
2. Periodicitate: dac exista un contract, facturile se nregistreaz la dat fix, stabilit
n contract; altfel, acestea se emit aleator, se primete un exemplar
3. Modul de calcul al indicatorilor:
16 / 27

I03 - se calculeaz ca produs intre I22 si I23

I04 - se calculeaz ca fiind 19% din I03
I22, I23 - apar n momentul emiterii facturii
M10 Ordin de plat
1. Beneficiari: Departamentul Financiar - Contabil
2. Periodicitate: se emite aleator, se primete un exemplar
3. Modul de calcul al indicatorilor:
I24 se calculeaz ca I03+I04
M11 Extras de cont
1. Beneficiari: Departamentul Financiar - Contabil
2. Periodicitate: zilnic, se primete un exemplar
3. Modul de calcul al indicatorilor:
I05, I06 datele din cont

III. Matricea informaional a documentelor

S1 - Departamentul Financiar - Contabil
S2 - Departamentul de Aprovizionare
S3 - Departamentul de Facturare
E1 - Banca
Staia

S1

S1

M01, M02, M03,

M04, M05, M06,
M07

S2

M08

S3

M09

E1

M10, M11

S2

S3

E1

IV. Lista documentelor proprii

Cod document
M01
M02
M03

Denumire
Registru facturi
emise
Registru facturi
primite
Registru jurnal
de ncasri

Furnizor

Codul
documentelor
care particip la
formare

Dep. Financiar -Contabil

M08

Dep. Financiar -Contabil

M09

Dep. Financiar -Contabil

M11

17 / 27

pli prin banc

Registru de cas
Registru jurnal
sintetic
Eviden active
imobilizate
Balana de
verificare

M04
M05
M06
M07

Dep. Financiar - Contabil

Dep. Financiar - Contabil

M01, M02, M03,

M04

Dep. Financiar - Contabil

M02

Dep. Financiar - Contabil

M05, M07
precedent

V. Lista documentelor externe

Cod document
M08

Denumire
Facturi emise

M09

Facturi primite

M10
M11

Ordin de plat
Extras de cont

Furnizor
Departamentul de Facturare
Departamentul de
Aprovizionare
Banca
Banca

VI. Lista beneficiarilor

Codul staiei
S1

Denumirea staiei
Departamentul Financiar - Contabil

VII. Lista furnizorilor

Codul staiei
S1
S2
S3
E1

Denumirea staiei
Departamentul Financiar - Contabil
Departamentul de Aprovizionare
Departamentul de Facturare
Banca

VIII. Lista spaiului informaional

Cod
S1
S2
S3
E1

Denumire
Departamentul
Financiar - Contabil
Departamentul de
Aprovizionare
Departamentul de
Facturare
Banca

Tipul staiei
Beneficiar

Furnizor

*
*
*
*

18 / 27

IX. Fluxurile informaionale la nivel fizic

C. Analiza i reprezentarea sistemului informaional actual

C1. Matricea document - document
I
CDP
M01
M02
M03
M04
M05
M06
M07

M01
0
0
0
0
0
0
0

M02
0
0
0
0
0
0
0

M03
0
0
0
0
0
0
0

CDE
M08
M09
M10
M11

M04
0
0
0
0
0
0
0

M05
1
1
1
1
0
0
0

M06
0
1
0
0
0
0
0

M07
0
0
0
0
1
0
0

Lista spaiului informaional

II
S1
S2
S3
E1
1
1
1
1
1
1
1

III
1
0
0
0

0
1
0
0

0
0
0
1

0
0
0
0

IV
0
0
0
0

0
0
0
0

0
0
0
0

1
1
1
1

0
-1
0
0

-1
0
0
0

0
0
-1
-1

19 / 27

C2. Schema fluxurilor de formare a documentelor proprii

C3. Lista identificatorilor

Simbol
I01
I02
I03
I04
I05
I06
I07
I08
I09
I10
I11

Denumire
Valoare (factur emis)
TVA (factur emis)
Valoare (factur primit)
TVA (factur primit)
ncasri (prin Banc)
Pli (prin Banc)
ncasri (Cas)
Pli (Cas)
Sume debitoare
Sume creditoare
Amortizare lunar
20 / 27

I12
I13
I14
I15
I16
I17
I18
I19
I20
I21
I22
I23
I24

Amortizare cumulat
Valoare neamortizat
Debit (sume finale luna precedent)
Credit (sume finale luna precedent)
Debit (sume finale)
Credit (sume finale)
Debit (sold final)
Credit (sold final)
Cantitate (din facturi emise)
Pre unitar (din facturi emise)
Cantitate (din facturi primite)
Pre unitar (din facturi primite)
Sum

C4. Lista indicatorilor

Indicator

Codul
documentului
care conine
indicatorul

I01

Valoare (factur
emis)

bani

calcul

momentul
actual

produs/
serviciu

valoric

M01

I02

TVA (factur
emis)

bani

calcul

momentul
actual

produs/
serviciu

valoric

M01

I03

Valoare (factur
primit)

bani

calcul

momentul
actual

produs/
serviciu

valoric

I04

bani

calcul

momentul
actual

produs/
serviciu

valoric

M02

bani

calcul

lunar

unit. ec.

valoric

M03

M11

I06

TVA (factur
primit)
ncasri (prin
Banc)
Pli (prin Banc)

bani

calcul

lunar

unit. ec.

valoric

M03

I07

ncasri (Cas)

bani

calcul

zilnic

unit. ec.

valoric

M04

I08

Pli (cas)

bani

calcul

zilnic

unit. ec.

valoric

M04

I09
I10

Sume debitoare
Sume creditoare

bani
bani

calcul
calcul

lunar
lunar

unit. ec.
unit. ec.

valoric
valoric

M05
M05

M11
se preia din actul
de cas
se preia din actul
de cas
M01,M02,M03,M04
M01,M02,M03,M04
se calculeaz n
funcie de tipul
amortizrii:

I05

M02

Mod de formare al
indicatorului
se calculeaz ca
produs ntre I20 i
I21
se calculeaz ca
fiind 19% din I04
se calculeaz ca
produs ntre I22 i
I23
se calculeaz ca
fiind 19% din I04

L: CL = 100%/D
Aa = Vu*CL

I11

Amortizare lunar

bani

calcul

lunar

unit. ec.

valoric

M06

D: CD = K*CL;
k=1,5 daca
D(1,5];
k=2 daca
D(5,10];
k= 2,5 daca D>10.
Aa=VRa*CD
Acc: Aa1=50% *
Vu
Aa2,3...-> RL=Ra/DRa

I12
I13

Amortizare
cumulat
Valoare
neamortizat

I14

Debit (sume
finale luna
precedent)

I15

Credit (sume
finale luna

bani

calcul

lunar

unit. ec.

valoric

M06

bani

calcul

lunar

unit. ec.

valoric

M06

bani

calcul

lunar

unit. ec.

valoric

M07

bani

calcul

lunar

unit. ec.

valoric

M07

se calculeaz ca
sum a I11
se calculeaz ca
I03-I12
se preia din
balana de
verificare din luna
precedent
se preia din
balana de

21 / 27

precedent)

I16
I17

I18

Debit (sume
finale)
Credit (sume
finale)

Debit (sold final)

I19

Credit (sold final)

I20

I23

Cantitate (din
facturi emise)
Pre unitar (din
facturi emise)
Cantitate (din
facturi primite)
Pre unitar (din
facturi primite)

I24

Sum

I21
I22

bani

calcul

lunar

unit. ec.

valoric

M07

bani

calcul

lunar

unit. ec.

valoric

M07

bani

calcul

bani

calcul

bani

calcul

bani

calcul

bani

calcul

bani

calcul

bani

calcul

lunar

unit. ec.

lunar

unit. ec.

momentul
actual
momentul
actual
momentul
actual
momentul
actual

produs/
serviciu
produs/
serviciu
produs/
serviciu
produs/
serviciu

momentul
actual

produs/
serviciu

valoric

M07

valoric

M07

valoric

M08

numeric

M08

numeric

M09

valoric

M09

valoric

M10

verificare din luna

precedent
se calculeaz ca
I14+I09
se calculeaz ca
I15+I10
se stabilete
maximul dintre
I16 si I17; din
valoarea maxim
se scade cealalt
valoare,
rezultnd, n
funcie de caz, I18
sau I19
se stabilete
maximul dintre
I16 si I17; din
valoarea maxim
se scade cealalt
valoare,
rezultnd, n
funcie de caz, I18
sau I19
apar n momentul
emiterii facturii
apar n momentul
emiterii facturii
apar n momentul
emiterii facturii
apar n momentul
emiterii facturii
se calculeaz ca
I03+I04

C5. Realizarea matricei indicator document

Indicatori
proprii
I01
I02
I03
I04
I05
I06
I07
I08
I09
I10
I11
I12
I13
I14
I15
I16
I17
I18

M01
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0

I
Cod document propriu
M02 M03 M04 M05 M06
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
1
0
0
0
0
1
0
0
0
0
0
1
0
0
0
0
1
0
0
0
0
1
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0

M07
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
1
1
1
1
1

II
Cod document extern
M08 M09 M10 M11

22 / 27

I19

0
III

1
IV

I20
I21
I22
I23
I24

1
1
0
0
0

0
0
1
1
0

0
0
0
0
1

0
0
0
0
0

D. Elaborarea fluxurilor informaionale la nivel conceptual

D1 . Matricea informaional indicator indicator
IP

I01

I02

I03

I01
I02
I03
I04
I05
I06
I07
I08
I09
I10
I11
I12
I13
I14
I15
I16
I17
I18
I19
I20
I21
I22
I23
I24

I04

I05

I06

I07

I08

I09

I10

I11

I12

I13

I14

I15

I16

I17

I18

I19

1
1

1
1

1
1

1
1
1
1
1
1

1
1
1
1

D2 . Matricea informaional indicator decizie

Indicator
I01
I02
I03
I04
I05
I06
I07
I08
I09
I10
I11
I12

D1
1
1
1
1

D2
1
1

D3

D4

1
1
1
1

1
1

1
1
23 / 27

I13
I14
I15
I16
I17
I18
I19
I20
I21
I22
I23
I24

1
1

1
1
1
1

1
1

Notaie:
D1 - Diminuarea cheltuielilor
D2 - Creterea veniturilor
D3 - Alegerea ritmului de amortizare
D4 - Achiziionarea de active imobilizate

E. Analiza fluxurilor informaionale la nivel logic

E1. Matricea cerinei externe de informaii
Indicatori
proprii
I01
I02
I03
I04
I05
I06
I07
I08
I09
I10
I11
I12
I13
I14
I15
I16
I17
I18
I19

S1

S2

1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1

-1
-1

IE\S

S1

S2

I20
I21
I22

1
1
1

S3

E1

-1
-1

S3

E1

-1
-1
-1
24 / 27

I23
I24

1
1

-1
-1

E2. Matricea modului de utilizare a indicatorilor

Indicator
I01
I02
I03
I04
I05
I06
I07
I08
I09
I10
I11
I12
I13
I14
I15
I16
I17
I18
I19
I20
I21
I22
I23
I24

SP
1
1

1
1
1
1

SC
1
1
1
1
1
1

CE

1
1
1

1
1
1
1
1
1
1
1

1
1
1
1
1
1

ANALIZA
U
U
U
U
U
U
I
I
R
R
U
U
U
C
C
C
C
U
U
U
U
U
U
I

F. Evaluarea i reproiectarea sistemului informaional

1. Evaluarea
Structura proiectului
Cod element
1
2
3
4
5
6

Denumire element
Organigrama
Machetele documentelor
Fiele documentelor
Lista documentelor proprii
Lista documentelor externe
Lista beneficiarilor

Cod element care

particip la
formare
2,3
3
1,3
25 / 27

7
8
9
10

Lista furnizorilor
Lista spaiului informaional
Schema fluxurilor la nivel fizic
Matricea document - document
Schema fluxurilor de formare a documentelor
proprii
Lista indicatorilor
Matricea indicator - document
Matricea indicator - indicator
Matricea indicator - decizii
Matricea cerinei externe
Matricea modului de utilizare a indicatorilor

11
12
13
14
15
16
17

1,3
6,7
5,8
4,5,8
3,5,8
2,3
4,5,12
12
2,3,1
3,5,12
14,15,16

Matricea proiectului
elem
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17

4
1
1

5
1

6
1
1

7
1

10 11 12 13 14 15 16 17

1
1

1
1

1
1

1
1
1
1

1
1

1
1

1
1
1
1

2. Reproiectarea
Indicatorii I07, I08 i I24 sunt inutili. De aici rezult c documentele din care provin
aceti indicatori, M04 - Registrul de cas (pentru indicatorii I07, I08), respectiv M10 Ordin de plat (pentru I24) ar putea fi eliminate din sistem n condiiile n care acestea
nu mai particip la formarea altor indicatori doar dac acest lucru este permis innd
cont de reglementrile financiar-contabile in vigoare. Aceste dou documente nu pot fi
ns eliminate ntruct este necesar ca ele s rmn n arhiva companiei, pentru a fi
26 / 27

prezentate la o eventual inspecie (n cazul Registrului de cas) i ca o baza legal

care atest efectuarea plilor (n cazul Ordinului de plat).
Indicatorii I09 i I10, aparinnd documentului intern M05 - Registru jurnal sintetic, sunt
redundani, deoarece ei apar de mai multe ori la beneficiar (Departamentul Financiar Contabil): o dat n M05 i o dat n M07 (Balana de verificare). Dei aceti indicatori
ar putea lipsi, calculul lor uureaz munca pentru ntocmirea altor documente contabile
mai elaborate, astfel justificndu-se pstrarea acestora, n condiiile reproiectrii
sistemului informaional actual.

27 / 27