MMFPS

Direcia egalitate de anse ntre

femei i brbai

Procedura operational

Ediia I

Comunicarea
intern
i Nr. ex. 1
Revizia
extern n cadrul direciei
COD P.O.

Nr. ex.
Pagina 1 din
Exemplarul nr. 1

PO.DESFB.02

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau, dup caz, a reviziei n
cadrul ediiei procedurii operaionale

1.1
1.2
1.3

Elemente
privind
responsabilii/
operaiunea
1
Elaborat
Verificat
Aprobat

Numele
prenumele

i Funcia

Data

Semntura
5

2
Andra Croitoru

3
Consilier

4
07.12.2010

tefania
Andreescu

Coordonator

07.12.2010

2. Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii operaionale

2.1

Ediia sau, dup Componenta

caz, revizia n cadrul revizuit
ediiei
1
2
Ediia I
-

Modalitatea
reviziei
3
-

Data de la care se aplic

prevederile ediiei sau reviziei
ediiei
4
07.12.2010

3. Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau, dup caz, revizia din cadrul
ediiei procedurii operaionale

3.1

Scopul
difuzrii
Aplicare

3.2

Informare

3.3

Arhivare

Exemplar Compartiment
nr.
1
Compartimentu
l Cercetare i
strategii
1
Compartimentu
l Cercetare i
strategii
1
Compartimentu
l Cercetare i
strategii

Funcia
Consilier
Inspector
de
specialitate
Inspector
superior

Nume i Data
Semntura
prenume
Primirii
Andra
07.12.2010
Croitoru
Paul
Nicolescu

07.12.2010

Elena
erban

07.12.2010

MMFPS
Direcia egalitate de anse ntre
femei i brbai

Procedura operational

Ediia I

Comunicarea
intern
i Nr. ex. 1
Revizia
extern n cadrul direciei
COD P.O.

PO.DESFB.02

Nr. ex.
Pagina 1 din
Exemplarul nr. 1

4. Scopul procedurii operaionale

4.1. Stabilete modul de realizare a activitii i persoanele implicate;
Buna comunicare este un proces n dublu sens ntre management i personal n cadrul DESFB i
este esenial pentru motivarea, morala, bunstarea personalului i eficacitatea directorului sau a
personalului de supraveghere. n cadrul DESFB exist o persoan desemnat responsabil cu
elaborarea i aplicarea strategiilor de comunicare intern i extern. Aceast persoan are
atribuii n elaborarea comunicatelor de pres, a discursurilor i ntreine relaia cu reprezentanii
presei.
Comunicarea este foarte important pentru realizarea cu succes a atribuiilor DESFB. Aceasta se
realizeaz prin intermediul comunicrii interne eficiente: de sus n jos, de jos n sus i
orizontal.
Comunicarea de sus n jos
Atunci cnd angajaii primesc o comunicare corespunztoare de sus n jos de la management, ei
pot fi mai bine motivai i mai eficieni.
Comunicarea de jos n sus
Comunicarea interna de jos n sus este de asemenea semnificativ. Este foarte important de a
avea comentarii corecte din partea angajailor, de a le asculta opiniile, plngerile, problemele,
sugestiile, n special, cnd acestea sunt clar i formulate.
Comunicarea cu omologii
O comunicare eficace orizontal dintre omologi este, de asemenea, esenial. Ei trebuie s fac
schimb de idei pentru rezolvarea problemelor, s-i ndeplineasc sarcinile de serviciu, s se
pregteasc pentru reuniuni i s coopereze n privina proiectelor importante.
4.2. Asigur continuitatea activitii, inclusiv n condiii de fluctuaie a personalului;
n cazul n care persoana cu atribuii n aplicarea strategiei de comunicare lipsete, aceste atribuii
sunt preluate de un alt coleg. n fapt toate procedurile de comunicare intern i extern sunt
cunoscute i asumate de toi angajaii DESFB.
Aspectelor comunicrii descrise n continuare, sunt:
Principiile i obiectivele de adoptat pentru comunicarea intern n AMPOSDRU /OI POS
DRU;
Canalele de comunicare, subliniindu-se scopul i utilizarea metodelor principale de
comunicare pentru comunicare eficient;
Metodele de comunicare curent utilizate n DESFB sunt:
- reuniunile formale;
- reuniunile ad hoc;
- discuiile individuale;
- mail;

MMFPS
Direcia egalitate de anse ntre
femei i brbai

Procedura operational

COD P.O.

Ediia I

Comunicarea
intern
i Nr. ex. 1
Revizia
extern n cadrul direciei
PO.DESFB.02

Nr. ex.
Pagina 1 din
Exemplarul nr. 1

internet, e-mail i fax;

prezentri;
telefon;
telefoanele mobile;
intranet;
nlocuirea angajailor;
politica cu mass-media.

4.3. Asigur verificarea conformitii activitii cu legislaia naional n vigoare ;

Strategia de comunicare intern i extern a DESFB este elaborat n conformitate cu prevederile
legii nr. 504 privind accesul la informaiile de interes public.
5. Domeniul de aplicare a procedurii operaionale
5.1. Precizarea (definirea) activitii la care se refer procedura operaional;
Comunicarea va avea un caracter deschis, transparent, se va derula n timp, corespunztor
i va include ntregul personal.
Se folosesc mecanismele care permit, faciliteaz i sprijin acest proces de comunicare n
dublu sens. n orice comunicarea se va asigura claritate, nelegerea aspectelor abordate i feedback-ul.
Protecia informaiilor personale i confideniale va fi avut n vedere n toate tipurile de
comunicare. Comunicarea eficient va asigura luarea deciziilor. Formatul i metodele comunicrii
interne vor fi corespunztoare. Responsabilitatea i metodologia pentru comunicri specifice vor fi
clare.
Se va dezvolta o cultur a comunicrii care s ncorporeze toate valorile principiilor de mai sus.
Pentru a se asigura c este utilizat eficient comunicarea intern n atingerea obiectivelor
sale de performan DESFB:
se asigur c exist o nelegere a rolurilor i activitilor departamentelor din cadrul
DESFB.
explic i discut natura i scopul politicilor, programelor, campaniilor organizate,
astfel nct personalul s fie informat i angajat n atingerea obiectivelor DESFB
furnizeaz informaii funcionale care ajut personalul n ndeplinirea atribuiilor de
serviciu.
disemineaz informaiile privind progresul n derularea a activitilor ntreprinse.
ofer oportunitatea feedback-ului din partea personalului asupra aspectelor legate
de activitate.
5.2. Delimitarea explicit a activitii procedurale n cadrul portofoliului de activiti desfurate
de entitatea public;

MMFPS
Direcia egalitate de anse ntre
femei i brbai

Procedura operational

Ediia I

Comunicarea
intern
i Nr. ex. 1
Revizia
extern n cadrul direciei
COD P.O.

PO.DESFB.02

Nr. ex.
Pagina 1 din
Exemplarul nr. 1

n derularea activitilor sale DESFB i stabilete o procedur de comunicare intern i extern

cu respectarea procedurilor legale n vigoare i n conformitate cu normele procedurale ale
MMFPS.
5.3. Listarea principalelor activiti de care depinde i/sau care depind de activitatea
procedural;
Comunicarea intern
Reuniuni oficiale
n cadrul direciei se organizeaz edine sptmnale conduse de coordonatorul direciei n care
sunt stabilite activitile sptmnii n curs, n funcie de prioritile direciei. n timpul acestor
reuniuni, personalul va avea oportunitatea schimbului de informaii, discutrii i revizuirii
progresului nregistrat asupra programelor derulate, discutrii problemelor ivite, identificrii
scurtcircuitrilor poteniale i propunerii de aciuni corective sau metode alternative de lucru.
Totodat se stabilesc responsabilii fiecrei activiti derulate, termele de care dispun, precum i
indicatorii care trebuie atini. n cele mai multe cazuri exist o bun colaborare ntre
compartimentele din cadrul direciei n vederea ndeplinirii atribuiilor asumate. n vederea
pregtirii edinei coordonatorul stabilete lista prioritilor direciei. Acestea sunt transmise
angajailor cu puin timp naintea organizrii edinei n vederea completrii.
Utilizarea unei agende naintea reuniunii este necesar n oferirea informaiilor ctre participani.
Exist un numr de elemente cheie ale agendei de dinaintea reuniunii, care sunt extrem de
importante: declararea obiectivului reuniunii i temele de dezbatere.
Pentru rezolvarea problemelor se recomand comunicarea n grup.
Avantajele acestei metode de comunicare:
calitatea deciziei este superioar
se promoveaz interaciunea i feed-back-ul, importante n calitatea deciziilor
Reuniunile ad-hoc
n general, ntlnirile ad-hoc sunt anunate cu cel puin 1 or nainte. ntlnirile ad-hoc urgente pot
fi anunate cu 15 minute nainte de ncepere. n cazul ntlnirii ad-hoc urgente, agenda poate fi
anunat pe parcurs.
Discuii individuale
Coordonatorul direciei va avea lunar cel puin o discuie individual cu fiecare subaltern.
Obiectivul acestor discuii este de a discuta despre activitile subordonatului, probleme personale
care sunt adiionale procedurilor de evaluare i de dezvoltare personal.
Comunicarea extern
Comunicarea cu mass media
DESFB are o politic proactiv i cooperativ privind mass media. Pentru a oferi un mesaj
coerent i consistent mass mediei, acest lucru este efectuat de o persoan autorizat.

MMFPS
Direcia egalitate de anse ntre
femei i brbai

Procedura operational

Ediia I

Comunicarea
intern
i Nr. ex. 1
Revizia
extern n cadrul direciei
COD P.O.

PO.DESFB.02

Nr. ex.
Pagina 1 din
Exemplarul nr. 1

Se aplic urmtoarele reguli:

nu se va comunica cu media, fr aprobarea coordonatorului/responsabilului de
comunicare;
se vor utiliza canale media sau materiale electronice, numai n cazul n care acest
lucru este autorizat de secretarul de stat sau ofierul de pres al MMFPS.
pe parcursul situaiilor de criz, toate contactele cu mass media trebuie s ajung la
unitatea de informare cu aprobarea secretarului de stat.
5.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date i/sau beneficiare de rezultate ale activitii
procedurale; listarea compartimentelor implicate n procesul activitii.
n cadrul DESFB exist o persoan responsabil pentru comunicarea extern. n vederea
ndeplinirii atribuiilor sale aceast persoan colaboreaz cu toate compartimentele direciei.

6. Documente de referin (reglementri) aplicabile activitii procedurale

6.1. Reglementri internaionale
6.2. Legislaie primar
- Legea nr. 202/2002 privind egalitatea de anse i tratament ntre femei i brbai
6.3. Legislaie secundar
- HG. Nr. 728/2010 privind modificarea i completarea H.G. nr. 11 din 16 ianuarie 2009
privind organizarea i funcionarea Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei Sociale
6.4. Alte documente, inclusiv reglementri interne ale entitii publice
- Regulamentul de organizare i funcionare al DESFB
- Strategia de comunicare intern avizat de coordonatorul Direciei.
7. Abrevieri ale termenilor utilizai n procedura operaional
Nr.crt.
1.

Abrevierea
DESFB

2.
3.
4.
5.
6.

E
V
A
Ap.
Ah.

Termenul abreviat
Direcia egalitate de anse ntre
femei i brbai
Elaborare
Verificare
Aprobare
Aplicare
Arhivare

MMFPS
Direcia egalitate de anse ntre
femei i brbai

Procedura operational

Ediia I

Comunicarea
intern
i Nr. ex. 1
Revizia
extern n cadrul direciei
COD P.O.

PO.DESFB.02

Nr. ex.
Pagina 1 din
Exemplarul nr. 1

8.1. Generaliti
n principal activitatea de comunicare intern i extern presupune desfurarea urmtoarelor
activiti:
a) Activitatea 8.1.1.Elaborarea unei strategii de comunicare intern i extern;
b) Activitatea 8.1.2 Aplicarea obiectivelor stabilite n cadrul strategiei de comunicare.
8.2. Documente utilizate
8.2.1. Lista i proveniena documentelor

Strategia de comunicare intern i extern;

Comunicatele de pres

Agendele edinelor de lucru organizate n cadrul direciei

8.2.2. Coninutul i rolul documentelor

Rolul documentelor utilizate este de informare.
8.2.3. Circuitul documentelor
Persoana cu responsabil cu comunicarea elaboreaz strategia de comunicare, comunicatele de
pres i orice alt document de comunicare. Documentele sunt avizate de coordonatorul direciei i
puse n aplicare de persoana responsabil.
8.3. Resurse necesare
8.3.1. Resurse materiale
calculator;
imprimant;
acces internet.
8.3.2. Resurse umane
Persoana cu atribuii pe comunicare trebuie s aib studii de specialitate fie n domeniul relaiilor
publice i comunicrii fie n domeniul jurnalistic.
8.4. Modul de lucru
8.4.1. Planificarea operaiunilor i aciunilor activitii
n vederea elaborrii strategiei de comunicare, persoana responsabil se documenteaz i
organizeaz grupuri de lucru n care sunt implicai toi angajaii direciei. Forma final este
rezultatul tuturor contribuiilor evaluate i avizate de coordonatorul direciei.

MMFPS
Direcia egalitate de anse ntre
femei i brbai

Procedura operational

Ediia I

Comunicarea
intern
i Nr. ex. 1
Revizia
extern n cadrul direciei
COD P.O.

PO.DESFB.02

Nr. ex.
Pagina 1 din
Exemplarul nr. 1

8.4.2. Derularea operaiunilor i aciunilor activitii

Activitate Elaborarea unei strategii de comunicare intern i extern
Etapele care se
deruleaz pentru
realizarea activitii
Documentarea,
colectarea
contribuiilor
din
partea
fiecrui
compartiment.

Intrri de informaii
Operaiuni
(de la cine, ce fel de
premergtoare
informaii)
aprobrii
Fiecare compartiment Redactarea unui
transmite
draft al strategiei.
responsabilului
cu
comunicarea
contribuiile proprii, n
care
sunt
incluse
activitile
specifice
compartimentului,
propuneri,
sugestii
privind modalitile de
comunicare n cadrul i
n afara direciei.

Rezultatul (ctre cine,

care sunt aceste ieiri)
Asumarea
documentului
final de ctre responsabilul
cu
comunicarea
i
aprobarea documentului de
coordonatorul
direciei.
Informarea
tuturor
angajailor cu privire la
coninutul documentului.

Activitatea Aplicarea obiectivelor stabilite n cadrul strategiei de comunicare.

Operaiuni de
pregtire

Demersuri de
aprobare

n funcie de obiectivul
specific al strategiei
responsabilul cu
comunicarea
elaboreaz
documentele necesare
consultndu-se cu
compartimentele care
pot oferi informaiile de
care are nevoie.

Orice produs
comunicaional
este asumat de
responsabilul cu
comunicarea
i
aprobat
de
coordonator.
In
lipsa
fiecruia
dintre cei doi se
identific
nlocuitori care i
asum aceleai

Rezultatul final al
activitii (ctre cine, care
sunt aceste ieiri)
Comunicate de pres;
discursuri;
rapoarte
ale
reuniunilor
de
serviciu;
discursuri;
mape
de
prezentare; luri de poziii
oficiale.

MMFPS
Direcia egalitate de anse ntre
femei i brbai

Procedura operational

Ediia I

Comunicarea
intern
i Nr. ex. 1
Revizia
extern n cadrul direciei
COD P.O.

PO.DESFB.02

Nr. ex.
Pagina 1 din
Exemplarul nr. 1

responsabiliti.

8.4.3. Valorificarea rezultatelor activitii

Orice comunicare n cadrul sau n afara direciei trebuie s aib un concept unitar, conform cu
realitatea activitilor i n conformitate cu prevederile legale n vigoare i ci normele
comunicaionale le MMFPS.

9. Responsabiliti i rspunderi n derularea activitii

Nr. Postul/activitatea
crt.
0
1.
Consilierul
2.

Coordonatorul

A1

A2

1
E
V
V
A

2
AP
AH
V
A